Sammanträdesprotokoll sid 2 (18) Innehållsförteckning (klicka på paragrafen för att komma till den direkt) 185 Remiss handlingsprogram för Räddningstjänsten Öland. 186 Skrivelse med synpunkter på vägskötsel, Rönnvägen Löttorp. 187 Utredning, huvudmannaskap inom kommunens tätorter. 188 Utredning gällande att inkludera fiberanslutning i kommunal bostadsanpassning. 189 Remiss systematisk anpassning av hastighetsgränserna till vägarnas trafiksäkerhetsstandard. 190 Uppföljnings- och avstämningsmöte, socialnämndens arbetsutskott. 191 Uppföljnings- och avstämningsmöte, Borgholm Energi AB. 192 Hyreskostnad, för snickarna teknisk verksamhet, Kommunförrådets placering. 193 Äskande av tilläggsbudget, överföring av del av kommunförrådet till logistikavdelning f d Ekbacka kök. 194 Begäran om tilläggsbudget; förbättra arbetsmiljön Köpings skolkök. 195 Förslag; ombyggnad av Köpings skolkök till tillagningskök. 196 Begäran om anvisning av medel, arbetsmiljöåtgärd Åkerboskolans garage/ kontor, Löttorp 3:33. 197 Avtal gällande Teknisk service 198 Information/återrapportering, fastighetsfunktionen kommunen/bolaget. 199 Budgetberedning., budget 2017. 200 Information; HR-avdelningen. 201 Information från verksamheten. 185 Dnr 2016/52-015 KS Remiss handlingsprogram för Räddningstjänsten Öland. Ölands Kommunalförbund översänder 2016-03-01 förslag till handlingsprogram för räddningstjänstens operativa och förebyggande verksamhet för mandatperioden 2015-2018 i enlighet med Lagen om skydd mot olyckor. Eventuella synpunkter lämnas senast under maj månad. I tjänsteskrivelse 2016-05-03 redogör säkerhets- och utvecklingsstrateg Anders Sporrong för ärendet och lämnar förslag på yttrande. Enligt lagen om skydd mot olyckor (LSO 2003:778) ska kommunen ta fram ett handlingsprogram som visar hur räddningstjänsten arbetar förebyggande respektive operativt om en olycka inträffar. På Öland är det direktionen för
Sammanträdesprotokoll sid 3 (18) Ölands kommunalförbund som har detta uppdrag då kommunerna organiserat en gemensam räddningstjänst inom kommunalförbundet. Kommunledningskontorets bedömning Under punkten 7 (Framtid, utveckling, behov) i handlingsprogrammet står att en gemensam säkerhetssamordning för Ölandskommunerna ska utredas under mandatperioden. Ölandskommunerna hade under åren 2006-2013 en gemensam Säkerhetsingenjör (handläggaren i detta ärende) som arbetade med delar av de frågor som kan definieras som säkerhetssamordning. Erfarenheterna från detta arbete var både positiva och negativa. Om kommunerna överväger samverkan och då säkerhetssamordning i sig inte är någon i definierad uppgift, så är det angeläget vilka uppgifter som det eventuellt ska samverkas kring och att formerna för hur samverkan ska gå till ska dokumenteras. Vissa uppgifter kan vara möjliga/lämpliga att samordna medan andra kan vara olämpliga/ej möjliga. Exempel på en uppgift där juridiska aspekter inte medger gemensamhet är uppdraget som säkerhetsskyddschef i enlighet med Lag (1996:627) om Säkerhetsskydd. Denna lags tillsynsmyndighet är SÄPO och de har uttalat att anställd under en juridisk person (exempelvis ett kommunalförbund) inte kan vara säkerhetsskyddschef i en annan (exempelvis en kommun). Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar avge följande yttrande: Kommunen anser att handlingsprogrammet redovisar en verksamhet och organisation som i grunden har goda förutsättningar att uppfylla lagens krav på räddningstjänst och olycksförebyggande åtgärder. Förslaget om gemensam säkerhetssamordning bör utredas under hösten 2016 via arbetsgrupp som utses av huvudkommunerna och kommunalförbundet. 186 Dnr 2015/184-311 KS Skrivelse med synpunkter på vägskötsel, Rönnvägen Löttorp. Göte och Maj-Britt Strindhag framför i ny skrivelse 2016-04-27 synpunkter på underhåll och skötsel av samfälligheten Borgholm Skriketorp S3. Önskemålet är att man från kommunens sida samlar berörda parter från samhällsbyggnadsnämnden och övriga berörda för att diskutera ett hållbart förslag för både kommun och den enskilda fastighetsägaren avseende en
Sammanträdesprotokoll sid 4 (18) hållbar lösning. Bland annat önskas att diskussion förs gällande övergång till kommunalt ägande och ändringar i detaljplan samt att kommunen diskuterar med lantmäteriet att underhåll och skötsel går över i vägföreningen. I tjänsteskrivelse 2016-05-02 redogör mark- och exploateringsstrateg Anders Heidenfors Enquist för ärendet. Fastighetsägaren har i upprepade skrivelser begärt att kommunen övertar ansvaret för samfälligheten Skriketorp S:3 med motiveringen att samfälligheten inte sköter sina förpliktelser och att det skulle vara unikt att delägarna själva får ansvara för ett samfällt område. I själva verket är det regel att samfälld mark i grupphusområden förvaltas gemensamt. Förvaltningen kan underlättas av att en samfällighetsförening har tagit över ansvaret från delägarna. Samfälligheten är en del av kedjehusområdet Rönnvägen 12-40 i Löttorp och räknas som privat område. Det bör inte råda oklarhet om vilka som har ansvar för skötsel och underhåll av samfälligheten eftersom de 15 kedjehusfastigheterna är delägare med var sin 15-del. Det innebär att dessa fastighetsägare enligt lag gemensamt bestämmer över området och gemensamt får bekosta skötsel och underhåll av gångvägarna mellan husen. Lag (1973:1150) om förvaltning av samfälligheter I Lag (1973:1150) om förvaltning av samfälligheter framgår: 6 Vid delägarförvaltning beslutar delägarna gemensamt. 7 Kan delägarna inte enas i fråga om en viss förvaltningsåtgärd, skall, om någon delägare begär det, lantmäterimyndigheten eller den som myndigheten förordnar därtill hålla sammanträde med delägarna för att avgöra frågan eller, om omständigheterna föranleder det, anordna föreningsförvaltning. Lantmäterimyndigheten får, om synnerliga skäl föranleder det, vidta åtgärd som behövs för att säkerställa delägarbeslutet. Borgholms kommun har inte någon anledning att misstro samfälligheten mer än någon annan i kommunen och har därför inget intresse av att ta över ansvaret eller kostnaderna. Kommunen föreslår att fastighetsägaren hos lantmäteriet ansöker om bildande av samfällighetsförening. Om delägarna eller samfällighetsföreningen önskar att någon annan ska sköta området, exempelvis en fastighetsskötare, finns det inget som hindrar att de ingår avtal om detta. Kommunstyrelsens arbetsutskott anser att det i detta speciella ärende inte finns särskilda skäl för att kommunen ska överta fastighetsägarnas ansvar. Fastighetsägaren bör ansöka om lantmäteriförrättning för att bilda en samfällighetsförening.
Sammanträdesprotokoll sid 5 (18) 187 Dnr 2016/125-310 KS Utredning, huvudmannaskap inom kommunens tätorter. Vid dagens sammanträde lyfts frågan om utredning av det kommunala huvudmannaskapet i kommunens tätorter utanför Borgholm. Kommunstyrelsens arbetsutskott uppdrar till kommunledningskontoret utreda huvudmannaskap inom tätorterna Köpingsvik, Rälla och Löttorp. utreda möjlig avgiftslösning genom s k renhållningsavgift inom kommunala huvudmannaskapet. 188 Dnr 2016/45-048 KS Utredning gällande att inkludera fiberanslutning i kommunal bostadsanpassning. Framtid Öland lyfter i e-post 2016-04-04 frågan om utredning av möjligheten att inkludera fiberanslutning när det gäller kommunal bostadsanpassning. Detta för att skapa ett tryggt boende och möjliggöra snabbare implementering av e-hälsa i Borgholms kommun. Kommunstyrelsens arbetsutskott uppdrog 2016-04-12 151 till samhällsbyggnadsförvaltningen att undersöka lagligheten att inkludera fiberanslutning i kommunal bostadsanpassning för eventuell inarbetning i handlingsprogrammet för kommunens bredbandsstrategi. Gunnar Thernström, samhällsbyggnadsförvaltningen, redogör i e-post 2015-04-22 att så vitt det är känt för honom får man inte bostadsanpassning till trygghetslarm eller liknande. Enligt uppgift från Boverket har frågan om framdragning av fiber i samband med kommunens bredbandsstrategi inte prövats av domstol i något individuellt ärende om bostadsanpassningsbidrag. Förutsättningarna för att bostadsanpassningsbidrag ska lämnas regleras av lagen (1992:1574) om bostadsanpassningsbidrag med mera. Bidraget omfattar i princip alla slag av funktionsnedsättningar. Vid ansökan om bostadsanpassningsbidrag ska behovet av anpassningen styrkas genom intyg av arbetsterapeut, läkare eller annan sakkunnig. Bidrag lämnas för individuella åtgärder som behövs för att bostaden ska vara ändamålsenlig med hänsyn till funktionsnedsättningen.
Sammanträdesprotokoll sid 6 (18) Även om en åtgärd är nödvändig med hänsyn till sökandens funktionsnedsättning beviljas inte bidrag om åtgärden anses behöva utföras redan av väsentligen andra orsaker än funktionsnedsättningen. Till exempel om åtgärden bedöms utgöra upprustning till dagens bostadsstandardförhållanden, generella åtgärder eller har sin grund i byggnadstekniska brister och normalt bostadsunderhåll. Kommunstyrelsens arbetsutskott uppdrar till IT-chef Niklas Palmqvist undersöka eventuell tillämpning av fiberanslutning i bostadanpassningsärenden i andra kommuner, för att lyftas i arbetsgruppen för förstudie handlingsplan för kommunalt bredbandsstöd. undersöka om kommunalt bidrag kan betalas till föreningar som själva inte har ekonomisk möjlighet att ansluta sin föreningslokal till fiberbredbandet. 189 Dnr 2016/55-014 KS Remiss systematisk anpassning av hastighetsgränserna till vägarnas trafiksäkerhetsstandard. Trafikverket ger 2016-03-01 kommunen möjlighet att lämna synpunkter på rubricerade remiss. Av remissen framgår att den omfattar ett förslag till åtgärder för systematisk anpassning av hastighetsgränserna till vägarnas trafiksäkerhetsstandard för den nuvarande planperioden 2014-2025. Trafikverket har ett uppdrag att fortsätta arbetet med att anpassa hastighetsgränserna till vägarnas trafiksäkerhetsstandard. Utifrån regeringens skrivningar och det generella uppdrag som Trafikverket har att vidta åtgärder i syfte att nå de transportpolitiska målen är fokus för arbetet med anpassade hastighetsgränser att öka trafiksäkerheten samtidigt som bibehållna eller minskade restider eftersträvas. Trafikverket vill ge förutsättningar för det säkra mötet utmed landsvägar. Ur trafiksäkerhetssynpunkt finns det två sätt att skapa säkra möten för biltrafiken. Det bästa sättet är att förhindra kollisioner genom mittseparering. Om så görs kan hastigheten normalt sättas till 100 km/h och restiderna sänkas. Om detta inte kan göras av olika skäl så kan det säkra mötet skapas genom att hastigheten sänks till max 80 km/h, vilken är den maximala hastighetsnivå där två personbilar av högsta säkerhetsstandard kan klara en kollision utan alltför allvarliga konsekvenser.
Sammanträdesprotokoll sid 7 (18) Ett förslag till anpassning av hastighetsgränser har tagits fram av Trafikverket. Länsplaneupprättarna har informerats om arbetet. Hur detta gått till varierar mellan länen. I remissen redovisas dels genomförda och planerade investeringar för höjda hastighetsgränser i fastställda planer nationell plan och länsplanerna - för innevarande planperiod 2014-2025, dels förslag till hastighetsgränsförändringar utan ombyggnad, omskyltningar, av befintliga vägsträckor. Förslagen har effektberäknats översiktligt avseende restid, trafiksäkerhet och koldioxid. Effekterna redovisas i remissunderlaget på nationell nivå och på länsnivå. Beräkningarna avser år 2025. Genomförandet av förslag till justerade hastighetsgränser genom omskyltning av befintliga vägsträckor föreslås i huvudsak ske vid tre tillfällen; 2016, 2019 och 2023. Vissa av de justeringar som föreslås för år 2016 kommer i praktiken att genomföras under 2017. Justeringar av hastighetsgränser till följd av investeringar sker i samband med öppnandet för trafik (ÖFT) för respektive åtgärd vilket sker oberoende av huvudsakliga årtal för föreslagna omskyltningar av befintliga vägsträckor. De förslag som remitteras utgörs endast av de justeringar av hastighetsgränser som föreslås ske genom omskyltning av befintliga vägsträckor. Redovisningen av investeringar för höjda hastighetsgränser ska endast ses som information för att ge en helhetsbild av förändrade hastighetsgränser och effekterna av dessa. I tjänsteskrivelse 2016-05-03 redogör säkerhets- och utvecklingsstrateg Anders Sporrong och planarkitekt Hanna Olin Andersson för ärendet och upprättat förslag till yttrande. Förslagets innebörd berörande Borgholms kommun är kortfattat att maxhastigheten på väg 136 och 137 bestäms till 80 km/h från Böda in till Kalmar, vilket innebär att Trafikverkets åtgärder endast utgörs av hastighetssänkningar för vägar med anknytning till Borgholms kommun. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar avge följande yttrande och yrkanden: Kommunen ser i grunden positivt på trafiksäkerhetshöjande åtgärder. Dock måste åtgärder som görs vägas mot de eventuella negativa konsekvenser som åtgärden får avseende påverkan på möjlighet till arbetspendling med mera. Att Sverige redan 2013 var världens mest trafiksäkra land bör också vägas in. Utvecklingen avseende krocksäkerheten för personbilar går också kontinuerligt framåt. Väg 136 och 137 är de enskilt viktigaste färdvägarna på Öland och sammanlänkar oss med fastlandet. Eftersom att Borgholm är en avlång kommun och det inte finns ett parallellt vägnät saknar väg 136 och 137 alternativ för trafiken. Arbets- och skolpendlare samt transporter är beroende av att framkomligheten är god och tidsaspekten för förflyttningarna är här av största vikt.
Sammanträdesprotokoll sid 8 (18) Kommunen befarar att hastighetssänkningarna ytterligare kommer att medverka till avfolkningen på landsbygden samt att den kvalitetshöjning som vägen behöver för att uppnå standarden av 100 km/h inte kommer att genomföras om en sänkning sker idag. Kommunen ser gärna att en standardhöjning av väg 136 genomförs och att detta leder till en höjning av skyltad hastighet. Borgholms kommun har med ovanstående i beaktande, följande yrkanden: Kommunen anser 1. att sträckan Borgholm-Böda helt ska utgå ut förslaget till justerad hastighet. Sträckan Borgholm-Böda har ett ÅDT på 1450-2250. Detta är medelvärdet under året och kommunen vill betona att väg 136 har en stor skillnad i trafikbelastning mellan lågsäsong och högsäsong. ÅDT är ett trubbigt verktyg för att identifiera trafiksäkerhetsklassningen av vägar där belastningen under större delen av året inte ens klassas som aktuell för en sänkning (<2000). Att sänka hastigheten på sträckan Borgholm-Böda skulle därmed enligt kommunens bedömning innebära att syftet med projektet motverkas genom förlängda restider inom det funktionellt prioriterade vägnätet samtidigt som trafiksäkerheten inte påverkas menligt. I de stickprovspunkter som finns att se på Trafikverkets Vägtrafikflödeskarta har ÅDT varierat huvudsakligen nedåt sedan mätningarna började och idag ligger flödena på samma nivå som i början av 1990-talet. Kommunen bedömer därför att trafikmängderna inte kommer att öka så snabbt till år 2025 att sträckan ska ingå. Väg 136 mellan Borgholm och Böda ligger i ett slätt och öppet landskap och har en rak sträckning, detta innebär mycket god sikt och en hastighetssänkning av trafiksäkerhetsskäl ser kommunen därför inte som motiverat. 2. att sträckan Borgholm-Brofästet ska utgå för att utredas i pågående åtgärdsvalsstudie. En åtgärdsvalsstudie har inletts för sträckan Brofästet till Borgholm och medel finns avsatta i den regionala transportplanen 2014-2025. Kommunen ser mycket positivt på det arbetet och de stora satsningar som plane ras på sträckan och ser helst att förändringar sker utifrån vad åtgärdsvals studiens resultat. 3. att sträckan Brofästet-Kalmar behåller variabla hastigheter med 90 km/h som utgångshastighet. Idag har Ölandsbron variabla hastigheter som är ett bra verktyg för bron
Sammanträdesprotokoll sid 9 (18) där både väder och trafikmängder kan skifta stort. Enligt den lysande principen ska skyltarna endast aktiveras då sämre förhållanden än det normala råder vilket, om förslaget genomförs, innebär att hastigheten sänks även när goda vägförhållanden finns. Om de variabla hastigheterna får visa högre hastighet än den skyltade hastigheten är kommunen positiv till ändringen. I VH Tillämpningsrapport Trafikstyrd väg beskrivs att de variabla hastigheterna hade goda resultat avseende framkomlighet, attityder och anpassning till hastighetsgränserna. 190 Dnr 2015/129-012 KS Uppföljnings- och avstämningsmöte, socialnämndens arbetsutskott. Till dagens sammanträde är socialnämndens arbetsutskott och socialchef Ewa Ekman inbjudna med anledning av kommunstyrelsens uppföljningsansvar av nämndernas verksamhet. Under mötet informeras om och diskuteras - lokalfrågan Ekbacka, Höken och Murargatan. - möte mellan kommunstyrelsens ordförande och HR-chef och med SSR. - socialnämndens ekonomi. - äskanden inför budget 2017. - genomförda och pågående satsningar 1. Kläder inom ÄO och HSV, klart presskonferens 12 maj 2. PRIO, träffpunkt som är mycket uppskattad 3. Nya tider, satsningar upp till 80 och reducerat antal delade turer med 30 %, nästa steg är hemtjänst. Börjar till hösten 4. Kompetensutveckling OFN, start 12 maj 5. ehälsa, digitala lås 6. Fastigheter Ekbacka för HVB och Höken - Hög arbetsbelastning. Många projekt på en och samma gång; Mål och Vision, Budget 2017; Medarbetarenkäten, Lönerevision, lönekriterier i medarbetarsamtal inför revisionen, Planering inför sommaren, Stratsys, chefsrekryteringar både verksamhetschefer och enhetschefer. - Befolkningsutveckling och behov av kommunala insatser i framtiden. - Rekrytering, det blir allt svårare, sommaren -vilka åtgärder har vi om det krävs extra något utöver det vanliga? - Chefernas förutsättningar, medarbetare per chef - Ensamkommande barn, 2016-04-27: 62 unga inom överenskommelsen. - förebyggande teamet. - kommande annonsering i Dagens Nyheter. Nästa möte är bestämt 8 november klockan 13:00-15:00 om behov finns för ytterligare möte bestäms detta över tid.
Sammanträdesprotokoll sid 10 (18) 191 Dnr 2015/40-012 KS Uppföljnings- och avstämningsmöte, Borgholm Energi AB. Till dagens sammanträde är presidiet för Borgholm Energi AB samt vd och ekonomichef tillsammans med säkerhets- och utvecklingsstrateg Anders Sporrong inbjudna med anledning av kommunstyrelsens uppföljningsansvar av nämndernas och bolagets verksamheter Vid mötet diskuteras och informeras, utöver efterföljande separat behandlade ärenden, om - vattensituationen i kommunen. På direkt fråga framgår att bolaget i dagsläget inte anser att det är någon kris. Bolaget bedömer att man med de åtgärder som planeras klarar 2016. Skulle det bli en regn/snöfattig höst och vinter 2017 kan det däremot bli större problem sommaren 2017. - information till vattenabonnenterna om vattensituationen är på gång. - bolagets planer på att anlägga avsaltningsanläggning i Sandvik. Behandlas i särskilt ärende i kommunstyrelsen och kommunfullmäktige efter beslut i Borgholm Energi AB. - frågan hur många lantbruk som har egna brunnar i kommunen. Säkerhets- och utvecklingsstrateg Anders Sporrong undersöker. - hamnutredningen. Borgholm Energi önskar medel till konsult för att genomföra utredningen. Behandlas i särskilt ärendet efter beslut i Borgholm Energi AB. - erbjudande om att kommunen förvärvar Ölands Gymnasium. Behandlas i särskilt ärende efter beslut i Borgholm Energi AB. - information om Resedan 2. Fyra lägenheter finns kvar till försäljning. Presumtiva köpare har anmält intresse till två lägenheter. - kommande möte med Bosam gällande Resedan 8. - överläggningar med Brf Resedan gällande lantmäteriförrättning. - grushögarna vid Sjöstugan. Nästa möte är bestämt till 16 augusti klockan 08:30. 192 Dnr 2014/143-296 Hyreskostnad, för snickarna teknisk verksamhet, Kommunförrådets placering. Borgholm Energis styrelse beslutade 2016-04-13 61 att i och med flytten av snickarna på Fastighet till Smörblomman, ska kommunen debiteras hyreskostnaden på 70 tkr/år. Inför Borgholm Energis behandling av ärendet framkom att det finns behov av att flytta det nuvarande förrå för den tekniska verksamheten, som ligger på Resedan 4.
Sammanträdesprotokoll sid 11 (18) Vid kommunstyrelsens arbetsutskott 2016-04-12 återrapporterades uppdrag gällande kommunförrådets placering. I samband med beslutet noterades att kommunledningen gärna ser att VA och Fastigheter flyttar till andra befintliga lokaler snarast. Vid dagens avstämningsmöte med Borgholm Energi AB diskuteras ärendet. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar, i samband med avstämningsmötet, godkänna föreslagen hyreskostnad om 70 tkr/år i och med snickarnas flytt till Smörblomman. överlämna till ekonomiavdelningen att reglera kostnaden för år 2016 och inarbeta densamma i kommande budgetar. 193 Dnr 2016/93-043 KS Äskande av tilläggsbudget, överföring av del av kommunförrådet till logistikavdelning f d Ekbacka kök. Borgholm Energis styrelse beslutade 2016-04-13 59 att - hanteringen av förnödenheter överförs från förrådet för teknisk service kommunförrådet till logistikavdelningen på Ekbacka kök. - föreslå kommunstyrelsen godkänna tilläggsbudget på 111 tkr. Sammanfattning av ärendet. Logistikavdelningen finns idag på nedlagda Ekbacka kök och står för hanteringen av separata livsmedel till äldreomsorgen i centrala Borgholm och Köpingsvik. Verksamheten utgörs av en 50 % tjänst som faktureras socialförvaltningen för orderhantering, inköp, paketering och leverans av separata livsmedel för frukost och mellanmål, Utkörning av varor sker på fonsdagar och fredagar. Det är möjligt att utveckla verksamheten och därmed avlasta förrådet på gata-park. Genom att flytta försäljningen av förnödenheter (sopsäckar, diskmedel, engångsartiklar med mera) till logistikavdelningen är det möjlighet att minska förrådets lageryta inför deras eventuella flytt. Beställning av samtliga varor görs till logistikavdelningen som sedan levererar dem till verksamheterna. I en fortsatt utveckling av logistikavdelningen kan arbetskläder och arbetsskor till samtliga enheter administreras genom logistikavdelningen.
Sammanträdesprotokoll sid 12 (18) Konsekvenser Med en enhet som har lager på varor i stället för två, minskar administrationen, både för vaktmästarna som utgår från Ekbacka och i och med att det blir färre fakturor som ska hanteras. Samarbete med upphandlingsenheten kan utvecklas för att ännu bättre säkerställa avtalstroheten och det blir möjlighet att ta emot praktikanter från arbetsmarknadsavdelningen. Vid dagens avstämningsmöte med Borgholm Energi AB diskuteras ärendet. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar, i samband med avstämningsmötet, föreslå kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige godkänna Borgholm Energis begäran tilläggsbudget om 111 tkr för år 2016 för genomförandet av överföring av del av kommunförrådet till logistikavdelningen på Ekbacka. 194 Dnr 2016/23-043 KS Begäran om tilläggsbudget; förbättra arbetsmiljön Köpings skolkök. Borgholm Energi AB överlämnar 2016-01-14 10 ärendet till kommunstyrelsen för beslut. Av beslutet framgår att skyddsrond 2015-12-11 visar på flera brister i köket - mattan har legat i köket mycket lång tid och dess beskaffenhet visar på en pågående fuktskada. Mattan har också limsläpp på uppviket på ett antal ställen och en skarv/svets har spruckit. - vid dörren finns en stark mikrobiell doft. - det finns också en stark kemisk doft i köket. - fläktaggregatet som reglerar inomhusluften är föråldrat och har passerat bäst före datum vilket gör att luft som inte borde komma in i köket ändå gör det. - aggregat behöver bytas. I samband med åtgärderna bör köket göras om till ett tilllagningskök, vilket hanteras i eget ärende Dnr 2016/24. Av tjänsteskrivelsen framgår att kostnaden för åtgärderna uppskattas till ca 700 tkr. T f ekonomichef Linda Kjellin redogjorde vid sammanträde 2016-03-08 för att det under investeringsposten Ospec fastigheter finns medel att anvisa.
Sammanträdesprotokoll sid 13 (18) Det noterades att ärendet behandlas som anvisning av medel och inte som begäran om tilläggsbudget. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslog 2016-03-08 95 kommunstyrelsen att anvisa 700 tkr som mindre åtgärd ur kommunstyrelsens investeringsbudget 2016 konto Ospec fastigheter. Vid sammanträdet konstaterades att åtgärden utförs i samband med eventuell ombyggnad av Köpings skolkök till tillagningskök i enlighet med förslag som behandlas under Dnr 2016/24. Vid dagens sammanträde diskuteras ärendet tillsammans med Borgholm Energi AB:s begäran om ombyggnation av Köpings skolkök till tillagningskök. Då kommunledningen förespråkar att ärendet gällande ombyggnaden ska föranledas av utredning av behov av portioner och att eventuell ombyggnad tidigast kan ske under år 2017, bör ärendet gällande arbetsmiljöåtgärderna avvakta denna utredning och kommande beslut. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar i samband med avstämningsmötet och med ändring av sitt tidigare beslut 95/2016, föreslå kommunstyrelsen begära 700 tkr i tilläggsbudget till arbetsmiljöåtgärder i Köpings skolkök. Vidare föreslår arbetsutskottet kommunstyrelsen besluta arbetsmiljöåtgärderna i sin helhet får verkställas först efter att genomförd utredning gällande ombyggnation till tillagningskök är utförd och beslut om eventuell ombyggnad av skolkök till tillagningskök fattats. godkänna att en mindre del av beloppet får användas till punktinsatser utifrån framtagen tjänsteskrivelse som ska presenteras vid kommunstyrelsens sammanträde 2016-05-24, vilka kan verkställas i avvaktan på beslut om eventuell ombyggnad av skolköket till tillagningskök.
Sammanträdesprotokoll sid 14 (18) 195 Dnr 2016/24-043 KS Förslag; ombyggnad av Köpings skolkök till tillagningskök. Borgholm Energi AB föreslår 2016-01-14 11 kommunstyrelsen besluta att Köpings skolkök byggs om till tillagningskök, i samband med att arbetsmiljöproblemet med mikrobiell och kemisk doft åtgärdas. Av beslutet framgår att elevantalet på Köpings skola har ökat kraftigt och att skolan varje dag tar emot 220 portioner varm mat till lunch. Dessa portioner hade med fördel kunnat tillagas på Köpings skola, men det innebär att ett tilllagningskök måste etableras där i befintliga lokaler. Köpings skola är idag en så stor enhet att det finns underlag för ett tillagningskök i mindre skala. Maxkapaciteten på Viktoriaskolans kök är nådd och det finns behov att i kommunen möjliggöra tillagning av fler portioner. Det kan gå att bygga om/till på Viktoriaskolans kök, men genom att bygga om Köpings skolkök till ett tilllagningskök och ha fler produktionsenheter minskar sårbarheten i kostverksamheten. Genom att fördela ut produktionen på de enheter som har tillräckligt stort eget underlag skapas möjlighet till hjälp vid eventuella driftstopp. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade 2016-03-08 96 att efterfråga utbildningsnämnden om eventuell renovering/ombyggnad till tillagningskök kan innefattas i de 9,1 som kommunstyrelsen 2016-02-23 uppdrog till nämnden att ta fram prioritering för. att uppmana Borgholm Energi AB att inkomma med kostnadsredovisning för åtgärderna för ombyggnation. Ärendet behandlas slutligt efter det att utbildningsnämnden och Borgholm Energi AB återkommit till arbetsutskottet med svar och redovisning. Borgholm Energi AB har i e-post 2016-04-01, då det måste göras en förprojektering innan det går att få fram ett rättvisande pris, lämnat en grov uppskattning som säger att 5 miljoner är cirka kostnad för detta projekt. Utbildningsnämnden beslutade 2016-04-27 39 att avslå kommunstyrelsens arbetsutskotts förfrågan med hänvisning till att nämnds prioriteringar redan är beslutade. Vid dagens avstämningsmöte med Borgholm Energi AB diskuteras ärendet. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar i samband med avstämningsmötet ställa sig positiva till projektet att genomföras tidigast under år 2017. uppdra till kommunledningskontoret att utreda behov av antal portioner innan förslag om tillbyggnad slutligt beslutas.
Sammanträdesprotokoll sid 15 (18) Ärendet om eventuellt investeringsprojekt tas upp efter att utredning genomförts. 196 Dnr 2016/94-043 KS Begäran om anvisning av medel, arbetsmiljöåtgärd Åkerboskolans garage/kontor, Löttorp 3:33. Borgholm Energis styrelse beslutade 2016-04-13 62 föreslå kommunstyrelsen att för år 2016 tilläggsbudgetera 48 tkr för att åtgärda bristerna i arbetsmiljön på Åkerboskolans garage/kontor. Av beslutet framgår att efter genomförd skyddsrond i lokalen behöver åtgärder gällande arbetsmiljön genomföras enligt nedan. 1. installera EX-ventilering av utrymme för färg och kem. Kostnad ca 5 000 kronor. 2. Installera en värmepump för att uppnå lämplig temperatur i lokalen. Kostnad ca 25 000 kronor. 3. Installera en frånluftfläkt på tak ovan garagedel, rördragning frånluft till kontor samt tallriksventiler i yttervägg för tilluft. Kostnad ca 18 000 kronor. Vid dagens avstämningsmöte med Borgholm Energi AB diskuteras ärendet och det noteras att medel kan anvisas ur pågående investeringsprojekt. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar, i samband med avstämningsmötet, föreslå kommunstyrelsen godkänna föreslagna arbetsmiljöåtgärder om 48 tkr. medel anvisas från 2016 års investeringsbudget projekt Ombyggnad Åkerboskolans kök. 197 Dnr 2016/121-310 KS Avtal gällande Teknisk service Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade 2015-11-10 389 i samband med avstämningsmöte med Borgholm Energi att avtalsförslaget för teknisk service ska genomlysas av ordförandena i kommunstyrelsen och bolaget tillsammans med t f kommunchef och vd i bolaget
Sammanträdesprotokoll sid 16 (18) Vid avstämningsmöte 2016-01-13 lyftes ärendet. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade 2016-01-13 3 i samband med avstämningsmötet att gruppen träffas 2015-01-25 klockan 13:00-15:00 för att gå igenom avtalsförslaget. Det noterades att Tomas Lind framför önskemål att när avtalet för Teknisk Service och Fastighetsfunktionen är klart ska det tydliggöras vem som får göra beställningar hos bolaget. Vid dagens avstämningsmöte framkommer att avtalsförslaget är genomgånget och ska undertecknas av kommunledningen. Vidare framkommer behov av att lista över personer som får göra tilläggsbeställningar hos bolaget måste tas fram för att säkerställa beställningarna. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar, i samband med avstämningsmötet med Borgholm Energi AB, uppdra till ekonomiavdelningen att sammanställa lista på de funktioner/personer som har rätt att göra tilläggsbeställningar och vilken kostnad tilläggsbeställningen får omfatta vad gäller teknisk service. Listan ska efter beslut i arbetsutskottet lämnas till Borgholm Energi för antagande. för år 2016 godkänna och underteckna upprättade avtal. nya avtal ska upprättas inför år 2017 i samarbete mellan ekonomiavdelningen och Borgholm Energi. 198 Dnr 2015/285-630 KS Information/återrapportering, fastighetsfunktionen kommunen/bolaget. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade 2016-01-13 4 i samband med att frågan om fastighetsfunktionen lyftes vid avstämningsmöte med Borgholm Energi, bland annat att bilda en lokalgrupp bestående av representanter från kommunledning och Borgholm Energi; gruppchef Tobias Selldén, fastighetstekniker Magnus Petersson, fastighetsstrateg Maria Drott, controller Johan Andersson, fastighetsingenjör/förvaltare (ej tillsatt ännu) och vid behov representanter från kommunledning och/eller respektive förvaltning med stora lokalbehov.
Sammanträdesprotokoll sid 17 (18) att utifrån lokalgruppens arbete upprätta avtal mellan kommun och bolag som klargör ansvarsfördelningen gentemot respektive verksamheter. Återrapportering från arbetsgruppen vad gäller huvuddragen i uppdraget ska göras vid nästa avstämningsmöte. Vid dagens sammanträde återrapporterar fastighetsstrateg Maria Drott och gruppchef Tobias Selldén två olika förslag på huvuddragen för vidare uppdrag. Förslagen är framtagna utifrån hur verksamheten är i verkligheten, större förändringar kräver personalförändringar. Vid mötet diskuteras de olika förslagen varvid framkommer att kommunledningen anser att i kommunledningskontorets förslag återfinns det beslutade beställare-/utförarförhållandet mellan kommunen och bolaget. Ärendet kommer för vidare uppdrag att behandlas vid kommunstyrelsens arbetsutskotts sammanträde 2016-05-31 då upprättad tjänsteskrivelse i ärendet presenteras. 199 Dnr 2016/126-041 KS Budgetberedning budget 2017. Under dagens möte diskuteras arbetet med budget 2017 vad gäller drift och investeringsbudget. 200 Dnr 2016/14-020 KS Information; HR-avdelningen. HR-chef Ann Nilsson informerar om - nytt löneavtal med Kommunal är nu undertecknat som medför en löneökning med ca 3,5 %. - återkoppling av medarbetarenkäten pågår, i dagsläget har 30 arbetsplatser informerats. - inför sommaren har Hillevi Österbo, socialförvaltningen, meddelat att det endast saknas 4-5 semestervikarier. - frågan om möjligheten att införa tre semesterperioder - löneöversynen fortfarande pågår, lönespridningen har inte ökat trots att
Sammanträdesprotokoll sid 18 (18) detta påpekades inför översynen. - HR-strateg Björn Blomqvist nu börjat sin anställning på HR-avdelningen. - antal anställda/chef. 201 Information från verksamheten. T f kommunchef Lars-Gunnar Fagerberg informerar om - återställningsarbetet vid Hamnvägen och området runt Societetsbryggan pågår. Fråga om bänkar och planteringar runt Societetsbryggan lyfts med servicechef Hans Johannesson. - arbetet med norra delen av torget påbörjas v 20. - kommande möte gällande utsmyckning av Löttorps samhälle. - kommande möte i Löttorp 1 juni gällande utveckling och allaktivitetspark. - kommande möte gällande Regionala transportplanen.