Bilaga 1 Verksamhetsberättelse med resultatanalys Miljö- och byggnadsnämnden
Innehållsförteckning 1 Inledning... 3 1.1 Nämndens uppdrag... 3 2 Sammanfattning året som gått... 4 3 Ekonomi... 5 3.1 Nämndens resultat jämfört med budget... 5 3.2 Nyckeltal för prognossäkerhet... 5 3.3 Bedömning gällande 2015... 6 4 Verksamhetsanalys... 7 4.1 Åtaganden... 7 4.2 Budgetuppdrag... 10 4.3 Övriga utvecklingsinsatser... 11 4.4 Nulägesanalys... 11 5 Omvärldsanalys... 13 6 Sammanfattning planerade insatser 2015... 16 7 Framåtblick - bedömning inför 2016 och framåt... 17 Bilagor Bilaga 1: Mått/nyckeltal, bilaga till verksamhetsberättelse och resultatanalys MBN Miljö- och byggnadsnämnden, Verksamhetsberättelse med resultatanalys 2(17)
1 Inledning 1.1 Nämndens uppdrag Beskrivning Miljö- och byggnadsnämnden ansvarar för: tillsyn inom miljö-, hälsoskydds- och livsmedelsområdet, bygglov, tillsyn inom plan- och byggområdet, mät- och kartteknisk verksamhet samt energirådgivning. Miljö- och byggnadsnämnden, Verksamhetsberättelse med resultatanalys 3(17)
2 Sammanfattning året som gått Nämndens och kommunens påtryckningar ledde till att Trafikverket under juli månad genomförde ett arbete med att lägga ca 1,3 km bullerreducerande asfalt på väg E4 i höjd med Rotebro. Miljö- och byggnadskontoret har genom egna bullermätningar utvärderat att åtgärden haft en mycket positiv effekt på bullernivåerna. Trafikverket har under hösten även infört hastighetsbegränsningar längs E4 genom kommunen i syfte att minska partikelhalter. Även denna åtgärd ses som ett resultat av dialog och påtryckningar från nämndens och kommunens sida. Ett omfattande arbete har bedrivits med att införa e-tjänster inom flera verksamheter. Exempelvis har e-tjänster för bygglovsansökan, anmälan om installation av värmepump, anmälan om livsmedelsverksamhet och anmälan om matförgiftning utvecklats. Arbetet har varit resurskrävande och införandet innebär underhand både teknik- och verksamhetsutveckling av arbetsprocesser. Under året har kontoret bidragit till kravställning, upphandling och införande av ett nytt system för geografisk information. Systemet är ett viktigt stöd för flera förvaltningars arbete inom kommunen och viktigt för att kunna utveckla kommunens geografiska informationsanvändning. Samtliga handläggare har genomgått utbildningsprogrammet " Förenkla helt enkelt" i SKLs regi (2-4 dagar). Utbildningens syfte är att förbättra och samordna kommunens service till företagare vad gäller myndighetsutövning. Nya regler inom plan- och bygglagstiftningen från 2 juli innebar generella möjligheter för tillbyggnader och till bygglovsbefriade komplementbyggnader/bostäder m.m. Dessa åtgärder ska dock anmälas och uppfylla tekniska egenskapskrav m.m. Kontoret gjorde ett massutskick för att informera kommunens fastighetsägare om vad som gäller, inte minst för att förebygga risken för ökad mängd ärenden om sanktionsavgifter (för utebliven anmälan). Antalet anmälningsärenden ökade markant under året liksom antalet bygglovsansökningar och då speciellt under hösten. Ökningen av byggandet bedöms vara en positiv trend som nämnden måste möta och hantera resurs- och personalmässigt. Viktiga tillsynsprojekt som genomfördes/startades under året inom miljö-, hälsoskyddsoch livsmedelsverksamheten var exempelvis tillsyn av utemiljön på förskolegårdar, tillsyn över inomhusmiljön i flerbostadshus och kontroll/analys av innehåll och märkning av olika livsmedelsslag. Miljö- och byggnadsnämnden, Verksamhetsberättelse med resultatanalys 4(17)
3 Ekonomi Ekonomiskt utfall (mkr) Nettokostnader 2013 Intäkter Kostnader Nettokostnader Budget Avvikelse mot budget Nämnd -1,0 0,0 0,9-0,9-1,2 0,4 Kansli -1,7 0,5 2,5-2,1-1,6-0,5 Bygglov -2,5 6,3 12,3-6,0-5,5-0,4 Mät- o kartteknisk verksamhet -2,2 2,6 6,1-3,5-3,5 0,0 Miljö- o hälsoskyddsverksamhet -5,9 3,5 9,6-6,1-6,9 0,8 Summa nämnd -13,4 12,9 31,4-18,5-18,8 0,3 Investeringar (mkr) Nettoutgift er 2013 Inkomster Utgifter Nettoutgift er Årsbudget Avvikelse mot budget -0,2 0,0-0,8-0,8-2,0-1,2 3.1 Nämndens resultat jämfört med budget Miljö- och byggnadsnämndens verksamhet redovisar totalt sett ett överskott om 0,3 miljoner kronor. Nämndens resultat följer därmed i stort sett budget. Bygglovsenheten uppnår dock inte de budgeterade intäkterna vilket är avhängigt sökande parter och deras behov. Nämndverksamheten visar ett bättre resultat eftersom en omfördelning av administrativ personal har omförts till kansliet. Miljö- och hälsoskyddsverksamheten visar ett bättre resultat eftersom enheten har haft lägre personalkostnader på grund av sjukfall, vakanser och lägre finansiella kostnader. Det verksamhetsmässiga bortfallet som personalbortfallet innebar för livsmedelstillsynen kompenseras livsmedelsverksamheterna i kommunen tillsynsmässigt (i form av kontrolltid) under 2015. Investeringar uppgår till 0,8 miljoner kronor och avser partikelmätare och tillbehör. Nyckeltal Utfall 2012 Utfall 2013 Utfall Budgetföljsamhet % 4,6 % 18,4 % 1,6 % 3.2 Nyckeltal för prognossäkerhet E-tjänsteprojektet tilldelades år ett belopp om 1,6 miljoner kronor. Delårsprognosen visade på ett positivt resultat om totalt 1,8 miljoner kronor. I den prognosen uppgavs att hela det tilldelade beloppet för e-tjänster skulle tas i anspråk. I den ekonomiska rapporten gjordes, på grund av ett missförstånd, ett antagande om att ca. 1 miljon kronor inte skulle tas i anspråk. Det förklarar det stora överskottet i delårsrapporten och påverkar stort nyckeltalet för prognossäkerheten. I de efterföljande månadsrapporterna rättades detta till. Slutligen togs 1,5 miljoner kronor i anspråk under år gällande e-tjänsteprojektet. Miljö- och byggnadsnämnden, Verksamhetsberättelse med resultatanalys 5(17)
Det positiva utfallet för helår blev 0,3 miljoner kronor. Budgetföljsamheten var god 1,6 %. Prognosavvikelsen var 9,6 % av skäl som förklarats ovan. Allmänt gäller att bygglovsverksamhetens intäkter är starkt konjunkturberoende och därför svåra att prognostisera. Att intäkterna för bygglov helt är avhängiga externa parter måste tas med i analysen av nyckeltalet för prognossäkerheten för denna nämnd. För att säkerställa att nämnden visar ekonomisk ansvarsfullhet är mått för kostnadsavvikelser mer rättvisande. Nyckeltal Utfall 2012 Utfall 2013 Utfall Prognossäkerhet (%) 6,2 % 18,7 % 9,7 % 3.3 Bedömning gällande 2015 Miljö- och byggnadsnämnden bedöms i nuläget följa budget 2015. Miljö- och byggnadsnämnden, Verksamhetsberättelse med resultatanalys 6(17)
4 Verksamhetsanalys 4.1 Åtaganden Fokusområden: 4.1.1 Ansvarsfull ekonomisk politik Säkerställa ett effektivt resursutnyttjande med bibehållen eller förbättrad kvalitet Grön Utveckla den systematiska kvalitetsuppföljningen och formerna för ständiga förbättringar (Samtliga nämnder) Beskrivning Vid års slut ska samtliga nämnder ha etablerat former för kvalitetsuppföljning/redovisning med tydlig koppling till arbete med ständiga förbättringar. Handlingsplaner definieras utifrån nämndens utvecklingsbehov inom detta område. (Bakgrund: Enligt ekonomi- och verksamhetsstyrningsreglerna ska varje nämnd internt behandla en fördjupad kvalitetsredovisning minst en gång per år. Nämnden ska också redovisa verksamheternas kvalitet inom ramen för framförallt årsredovisning och resultatanalysdagar. ) Verksamheten har utvecklats bland annat genom förvaltningens förbättringssystem (idésystem). En rutin för att följa upp nyckeltal i kvalitetssystemet har tagits fram. Grön Genomföra utvecklingsinsatser för att höja eller möjliggöra höjning av verksamheternas kvalitet och effektivitet (Samtliga nämnder) Beskrivning Detta generella åtagande fungerar som "paraply" för viktiga effektiviserings- och kvalitetsåtgärder (handlingsplaner) som respektive nämnd/förvaltning identifierar och prioriterar under höstens verksamhetsplanering. Nämnderna ska särskilt beakta möjligheterna till effektivisering genom att etablera samarbete(n). Arbetats med enligt plan och genom aktiviteter i flera av övriga åtaganden. Ett exempel är arbetet genom det systematiska förbättringssystemet. Grön Utveckla och införa e-tjänster för att förenkla medborgarnas kontakter med miljö- och byggnadskontoret Beskrivning Införande av e-tjänster ger utökad service till allmänhet och företagare då ansökningar och svar kan levereras digitalt. På sikt kan e-tjänster leda till effektivare ärendeprocesser. E-tjänster har införts för registrering av livsmedelsanläggning, anmälan om installation av värmepump samt för ansökan om bygglov. Under hösten har e-tjänsten för bygglov integrerats med ärendehanteringssystemet Castor. Arbetet med att ta fram nya e-tjänster inom bygglovsenhetens verksamhet har påbörjats under hösten. Grön Öka andel tid som läggs på operativ tillsynsverksamhet Beskrivning Med operativ tillsyn avses kontroll av lagefterlevnad på fältet, dvs inspektioner och platsbesök. Åtagandet innebär fortsatt arbete med att förenkla projektadministrationen för att möjliggöra operativ tillsyn. Digital arkivering har införts på miljö- och hälsoskyddsenheten och administrativ personal har tillförts, vilket ger ökad tid för tillsyn. Kommunen ska vara en aktiv aktör mot näringslivet Miljö- och byggnadsnämnden, Verksamhetsberättelse med resultatanalys 7(17)
Grön Utveckla och skapa dialog med näringslivet om behov och förutsättningar för företagsamhet i Sollentuna Beskrivning Åtagandet innebär fortsatt arbete med att skapa en fördjupad dialog med företagarna. Dialogen syftar till att öka förståelsen för företagarnas behov, men även att skapa förståelse hos företagarna för myndighetens uppdrag och skyldigheter. Myndigheten deltar i företagarnas egna möten samt är tydliga i sin kommunikation med företagarna. Dialog har förts med företagarna för att öka förståelsen för deras behov, samt för att även skapa förståelse hos företagarna för myndighetens uppdrag och skyldigheter. Grön Stärka det konsultativa och kommunikativa förhållningssättet i myndighetsrollen Beskrivning Ett konsultativt och kommunikativt förhållningssätt betyder generellt att sätta den andra personen i fokus och utgå från dennes perspektiv och situation. I det här åtagandet åsyftas förhållningssätt vid myndighetsutövning. Insatser och forum för dialog skapar förutsättningar för medarbetarna att reflektera över och stärka sitt konsultativa och kommunikativa förhållningssätt i sin myndighetsroll. Förvaltningens medarbetare har bland annat medverkat i utbildningsprogrammet "Förenkla - helt enkelt" genom SKL (2-4 dagar). Kommunen ska vara en attraktiv arbetsgivare som skapar attraktiva arbetserbjudanden Grön Aktivt arbeta för att implementera reviderad personalpolicy (Samtliga nämnder) Beskrivning Under hösten 2013 revideras nuvarande personalpolicy och under ska den sedan, med metodstöd från KLK, implementeras i samtliga verksamheter. I kombination med arbetet kring vision och internkommunikation bedöms detta åtagande ge en bra grund för fortsatt arbete kring kommunen som attraktiv arbetsgivare. Den reviderade personalpolicyn har implementerats på förvaltningen under en förvaltningskonferens i november. Medarbetare och chefer ska utveckla sig själva och kommunens verksamheter Grön Medarbetares delaktighet och inflytande ska öka (Samtliga nämnder) Beskrivning Enligt samverkansavtalet ska all gemensam kompetens och erfarenhet tas tillvara inom verksamheterna. Nämnden ska analysera hur det interna arbetet enligt nya samverkansavtalet fungerar med arbetsplatsträffar och möten i samverkansgrupper och vid behov vidta åtgärder så att alla verksamheter tar vara på samverkansavtalets möjligheter. Medarbetares delaktighet och inflytande sker bland annat genom samverkan och förvaltningens förbättringssystem. Grön Utveckla förbättringssystem inom miljö- och byggnadsnämndens verksamheter Beskrivning Förbättringssystemet ska bidra till utveckling och ständiga förbättringar av verksamheten genom medarbetarnas delaktighet och inflytande. Förbättringssystemet infördes 2013 och rutiner har justerats under. Förbättringsförslag av olika karaktär diskuteras och fattas beslut om på olika nivåer. Miljö- och byggnadsnämnden, Verksamhetsberättelse med resultatanalys 8(17)
Fokusområden: 4.1.2 Omsorg Genom förebyggande arbete ge förutsättningar att leva ett tryggt och självständigt liv Orange Inventera och åtgärda enkelt avhjälpta hinder i Sollentuna centrum Beskrivning Inventering ska göras av publika ytor i Sollentuna centrum med avseende på enkelt avhjälpta hinder för ökad tillgänglighet. Inventeringen ska leda till att respektive fastighetsägare uppmanas att vidta åtgärder för att avhjälpa hindren. Delar av Sollentuna centrum har blivit inventerade av en examensarbetare. Återstående delar samt pendeltågsstationsmiljöerna kommer att inventeras under 2015. Fokusområden: 4.1.3 Miljö och klimat Minska utsläppen av växthusgaser från kommunens verksamheter och skapa förutsättningar för invånare och verksamma inom kommunens gränser att minska sina utsläpp av växthusgaser Grön Tillgängliggöra kunskap och information om olika konsumtionsvals klimatpåverkan (KS, MBN) Beskrivning Detta åtagande utgår från åtagande 1A i klimatstrategins åtgärdsplan 2012-2013. De insatser som lyfts fram i åtgärdsplanen för 2013 ska utvecklas vidare under genom handlingsplaner som innebär ett fortsatt samarbete mellan KS och den energi- och klimatrådgivning som finns inom MBK. Företagare och bostadsrättsföreningar har erbjudits kostnadsfri energiöversyn av sin verksamhet genom konsulter. Projektet har finansierats inom ramen för nämndens energirådgivning som stöds av Energimyndigheten. Arbeta för en god bebyggd miljö som främjar en hälsosam livsmiljö för kommunens invånare Grön Arbeta för en hälsosam inomhusmiljö i boende genom riktad tillsyn av flerbostadshus Beskrivning Riktad tillsyn av fastighetsägare för flerbostadshus är ett verktyg för att uppnå en hälsosam inomhusmiljö i boendet. Fastighetsägarna ska få en ökad kunskap och förståelse för miljöbalken samt förbättrade rutiner för sin egenkontroll. Arbetet ska särskilt inriktas på de flerbostadshus där problem med inomhusmiljön kan misstänkas. Riktad tillsyn har använts som ett verktyg för att uppnå en hälsosam inomhusmiljö i flerbostadshus. Grön Genom tillsyn följa upp att Trafikverket vidtar åtgärder enligt fastlagt åtgärdsprogram (fastlagd senast 2013) Beskrivning Åtgärdsprogrammet ska minska trafikbuller och luftföroreningar på de ställen längs E4 och järnväg som gällande riktvärden eller miljökvalitetsnormer överskrids. Nämnden bedömer hur Miljö- och byggnadsnämnden, Verksamhetsberättelse med resultatanalys 9(17)
Trafikverket går vidare med åtgärder. Trafikverket har lagt bullerreducerande asfalt (så kallad "tyst asfalt") på en 1300 meter lång sträcka på E4:an i höjd med Rotebro. Hastighetssänkningar är införda på hela E4:an genom Sollentuna. Fokusområden: 4.1.4 Integration och kommunikation Öka möjligheterna för invånarna att vara delaktiga i kommunens utveckling Grön Eftersträva ett enkelt och begripligt språk i information och texter som är avsedda för invånarna (Samtliga nämnder) Beskrivning För att stärka demokratin och människors delaktighet behöver kommunens information som riktar sig till invånarna vara begriplig. Det innebär både övergripande information och texter som riktar sig till enskild, såsom beslut. Bygglovsenheten har genom enkäter regelbundet följt upp sökandes synpunkter när det gäller enhetens information och språk i bygglovsbeslut. Uppföljningarna visar på fortsatta förbättringar. Grön Planera och strukturera informations- och kommunikationsinsatser där respektive aktivitets syfte, mål och tillvägagångssätt tydligt beskrivs i en kommunikationsplan Beskrivning Det är viktigt att informera och kommunicera om miljö- och byggnadsnämndens verksamheter, dels ur ett allmänintresse utifrån nämndens ansvarsområden, dels för att belysa nämndens myndighetsroll. Andra viktiga aspekter är att öka allmänhetens förtroende för dessa verksamheter och för kommunen i stort, men även för att effektivisera verksamheternas arbete. Genom att upprätta en kommunikationsplan beskrivs varför, vad och hur MBN ska kommunicera med externa intressenter, samt att planerade aktiviteter för förbättringar av kommunikationen redovisas. Informations- och kommunikationsinsatser har planerats och genomförts enligt kommunikationsplanen för. Utveckla den interna kommunikationen Grön Tydliggöra kommunens och förvaltningarnas interna kommunikationssystem och tillhandahålla verktyg för att tydliggöra vem, hur och vad som kommuniceras (Samtliga nämnder) Beskrivning Arbetet syftar till att öka effektiviteten i verksamheten, hålla ordning och reda i kommunikationen och ge goda förutsättningar för ledning, styrning och lärande. Förvaltningens interna kommunikationssystem och -vägar har tydliggjorts för att synliggöra vem, vad, hur och vad som ska kommuniceras. 4.2 Budgetuppdrag Typ av uppdrag Uppdrag Krav återredovisning Senaste kommentar - Från prel budget Redovisning av förslag på satsning av öppen data. Redovisning i samband med remiss preliminär Avslutad (enligt plan) Miljö- och byggnadsnämnden, Verksamhetsberättelse med resultatanalys 10(17)
Typ av uppdrag Uppdrag 2015 budget. Krav återredovisning Senaste kommentar 4.3 Övriga utvecklingsinsatser Under året har kontoret bidragit till kravställning, upphandling och införande av ett nytt system (GISO) för geografisk information inom kommunen. Systemet är ett viktigt stöd i handläggningen på flera förvaltningar och mät- och kartenheten har bland annat haft en central roll gällande överföringen av data till det nya systemet. Miljö- och hälsoskyddsenheten har från 1 januari rutiner för att endast hålla ett digitalt arkiv. 4.4 Nulägesanalys Miljö- och byggnadskontoret, Tabeller mått och resultat, se bilaga 1. Bygglovsverksamheten Totala antalet inkomna ärenden till bygglovsenheten ökade från 2013 till med sammanlagt 35 %. Åtgärder enligt de så kallade attefallsreglerna blev tillåtna efter den 2 juli. Ökningen av "övriga ärenden", t.ex. hisskontroller, obligatorisk ventilationskontroll m.m. kan till en del förklaras med att bygglovsenheten bättre har registrerat dessa digitalt men även med att uppföljningarna av dem har varit bättre genomförda. Det totala antalet beslut är 1 175 stycken vilket är en ökning från 2013 med 12 %. Handläggningstid räknas från det att en ansökan är komplett tills det att ett beslut om lov fattas. Enligt plan- och bygglagen ska den inte överstiga tio veckor men får förlängas med ytterligare tio veckor. Andelen beslut som vi klarar att hålla inom tio veckor (från det att ansökan är komplett) är 98 %. Medianvärden för handläggningstider liksom den totala ärendetiden har inte tagits fram före. Den totala ärendetiden räknas från det att ansökan registreras tills dess att ett beslut om lov fattas. I många ärenden föregås beslutet av en begäran om kompletteringar, inte sällan flera gånger, innan bygglovsenheten har fått in handlingar som kan utgöra underlag för beslut. Den totala handläggningstiden bedöms ha ökat under året och speciellt under hösten då oväntat många ansökningar inkom. Situationen föranledde miljö- och byggnadsnämnden att begära ytterligare resurser hos kommunstyrelsen för att utöka personalstyrkan inom enheten med ytterligare två personer. Den totala handläggningstiden är föremål för analys och utveckling under 2015, bland annat med hjälp av konsult. Den totala tiden innefattar den tid sökanden tar på sig att komplettera sitt ärende vilken kontoret inte kan styra. Det önskvärda är att den totala handläggningstiden ska minska avsevärt. Enheten kommer särskilt att arbeta för att förkorta tiden fram till att kompletteringar begärs samt med information för att fler ansökningar ska hålla måttet i ansökanskedet. Bygglovenhetens enkät till företag och privatpersoner som fått beslut under året visar att 77 % är nöjda med "Beslutets tydlighet och relevans". Resultatet överträffar målvärdet Miljö- och byggnadsnämnden, Verksamhetsberättelse med resultatanalys 11(17)
på 75 %. Som färdigställda bostäder räknas sådana som har fått ett slutbesked. Slutbeskedet innebär att bygglovsenheten anser att byggnaderna är färdigställda så att de kan tas i bruk, d.v.s. boende kan flytta in. Färdigställda bostäder för flerbostadshus ligger konstant medan färdiga en- och tvåbostadshus har ökat markant jämfört med 2013. Mät- och kartverksamheten Verksamheten har sett till nyckeltalen haft ett normalt år med viss ökning av antalet grundkartor/nybyggnadskartor vilket tyder på ett fortsatt trend med ökat byggande i kommunen. Även arbetet med att förbereda fastighetsregleringar (förrättningar) ökade något. Kontoret bedömer att denna typ av uppgifter kommer att öka markant under innevarande och kommande år inför Väsjöstadens genomförande. Miljö- och hälsoskyddsverksamheten Totalt antal genomförda inspektioner fortsätter att öka på enheten, från 546 inspektioner under 2013 till 584 under. I synnerhet har åtgärder för ett mer digitalt arbetssätt, utökat administrativt stöd och bättre planering av tillsynsinsatser inneburit att mer tid kunnat ägnas åt inspektioner. För enbart livsmedelskontrollerna minskade dock antalet inspektioner jämfört med året innan beroende på en personalbrist under våren. Under hösten utökades antalet livsmedelsinspektörer mer än i årets planering i syfte att kompensera för denna brist. För att helt komma i kapp behovet av livsmedelskontroller bedöms utökningen behöva kvarstå för hela 2015. De livsmedelsverksamheter med störst risk har prioriteras under året så att 45 av 46 verksamheter i riskklass 1-4 har kontrollerats. Verksamheten har med få undantag följt den tillsynsplan för som styr resursanvändningen på enheten. 4.4.1 Kommungemensamma personalnyckeltal Nyckeltal Utfall 2012 Utfall 2013 Utfall Referensvärde Sjukfrånvaro i % 2,71 % 3,2 % 3 % 5 % Senaste kommentar Såväl den korta som den långa sjukfrånvaron har minskat. Andel deltidsanställningar 0 % Miljö- och byggnadsnämnden, Verksamhetsberättelse med resultatanalys 12(17)
5 Omvärldsanalys Genom omvärldsanalys ges möjlighet till förbättrad beredskap och underlag till prioriteringar och verksamhetsutveckling. Följande trender påverkar miljö-och byggnadsnämndens områden redan nu och/eller på några års sikt. Omvärldens förväntningar och krav på service och tillgänglighet m.m. Förväntningarna och kraven från medborgare och företagare på myndighetens handläggning ökar. Till exempel ökar omvärldens krav på kort handläggningstid, hög rättssäkerhet och information. Det finns också förväntningar på den tekniska utvecklingen och att medborgare och företagare ska kunna hämta information och sköta sina ärenden via datorer, läsplattor och mobiltelefoner via e-tjänster. Komplexa kompetensbehov i hård konkurrens Stockholmregionen har en hög tillväxt och konjunkturen i byggbranschen har varit hög en lång tid utan tecken på avmattning. Sollentuna är en attraktiv kommun att bosätta sig i och byggandet ökar och ändrar delvis karaktär. Den ursprungliga bebyggelsen med villor på stora tomter håller på att förändras genom avstyckning av nya tomter och förtätning. Det medför ofta att nya villor byggs på platser som är topografiskt och tekniskt svåra att bebygga. Bygglovsenhetens rådgivning är viktig och ställer höga krav på personalens kompetens. Kommunens gradvisa förvandling till stad innebär också såväl möjligheter som svårigheter att hantera gällande miljö-, hälsoskydds- och klimataspekter. Det ställer också höga krav på kompetens hos medarbetarna. Dessa komplexa kompetensbehov tillsammans med god arbetsmarknad inom området i länet gör att det är svårt att rekrytera medarbetare med en fullständig kompetensprofil. Dessutom saknas ofta erfarenhet. Behoven att vidareutbilda personal liksom löneläget och kostnaderna för attraktiva yrkesgrupper bedöms därför komma att öka. Förändringar inom plan- och bygglagens område De senaste årens utveckling inom bygglovsenhetens verksamhetsområde har inneburit ökade möjligheter för tillbyggnader och komplementbyggnader för fastighetsägare av en- och tvåbostadshus. Endast en anmälan ska lämnas in till kommunen och att man följer och redovisar tekniska egenskapskrav. Efter den 1 januari 2015 kommer bygglov för större avvikelser att kunna beviljas från detaljplanebestämmelser än tidigare. Syftet med det är att i större omfattning än tidigare slippa kravet på ändring av detaljplaner och därigenom ytterligare kunna korta byggprojekttider. Lättnaderna gäller åtgärder för komplement till befintlig byggnation som gagnar fler än en eller några få människor. Det finns anledning att tro att det kommer att beslutas om ytterligare lagförändringar inom plan- och bygglagens område i framtiden. De utredningar som har legat till grund för de ändringar som redan är beslutade innehöll förslag på ytterligare reformer för att korta tiden från byggplaner till färdig byggnation. Förändrad informationsinsamling och -förvaltning Mät- och kartverksamhetens område har sedan 2000-talets början genomgått en gradvis digitalisering. Moderna digitala metoder för insamling av geografisk information, d.v.s. platsbestämd information (byggnader topografi, infrastruktur m.m.) har pressat priserna kraftigt och möjliggjort datainsamling på väsentligt kortare tid än tidigare. I ett Miljö- och byggnadsnämnden, Verksamhetsberättelse med resultatanalys 13(17)
framtidsscenario används drönare, det vill säga flygande farkoster som på egen hand samlar in geografisk information. Utvecklingen ställer nya krav verksamheten där fokus måste läggas mer på storskalig insamling och förvaltning av geografisk information än på mätning. Det förutspår en beställar- och förvaltningsorganisation snarare än en renodlad produktionsverksamhet som historiskt bedrivits. Det kommer även att ställas krav på kompetens att förvalta och kvalitetssäkra information från publika källor som till exempel Google och OpenStreetmaps. Öppna data och påverkan på kommunens finansiering av kartdata EU-direktiven PSI (Public Sector Information) och INSPIRE (Infrastructure for Spatial Information in Europe) påverkar hur Sveriges alla kommuner och myndigheter måste tillhandahålla information från den offentliga sektorn. Skärpningen kommer speciellt påverka möjligheterna att ta betalt för produktionen av information. Kommunen får ta betalt för den tid det tar att hantera information för utlämning men dessa kostnader är generellt sett mycket lägre än de som kommunen har för produktionen av informationen. Till exempel att upprätthålla kartinformation utifrån det byggande som sker kontinuerligt. I och med att statliga verk och andra offentliga verksamheter som berörs av PSI-lagen själva bör tillhandahålla information kostnadsfritt i framtiden kommer man troligen att sluta betala ersättningar till kommunerna. Det är oklart om och när detta kan få ett genomslag men om det sker kommer mät- och kartverksamhetens finansiering att undermineras. Samverkan med andra kommuner och myndigheter Kommuner och myndigheter kan samverka på många olika sätt. Syftet med samverkan kan vara att skapa kvalitet och tillsammans effektivisera och utveckla kommunala verksamheters arbete. Behovet av samverkan tenderar att öka och i synnerhet för mindre kommuner för att klara av det ansvar och de uppgifter som åvilar kommunen som myndighet. Kontoret deltar inom ett par organiserade nätverk men där kommunerna har kvar sin självständiga organisering. Andra former för samverkan är t ex att kommuner går samman och organiserar sina myndighetsfunktioner gemensamt, t.ex. genom kommunalförbund för ett givet område. Man kan samordna sig med gemensam personal och kontor för handläggning och/eller gemensam politisk nämnd för styrning och beslutsfattande. Kemikalier Mängden kemikalier som kan påverka människors hälsa och miljön negativt ökar i samhället. Under de senaste åren har hälsoproblem kopplat till kemikalier i varor kunnat konstateras på ett tydligare sätt. Barn är särskilt känsliga för kemikalier. Både nationella myndigheter liksom många kommuner riktar nu fokus och resurser på att minska de giftiga kemikalier som barn utsätts för på förskola och skola. Skolmiljöer Även inomhusmiljön i skolor är i fokus genom ett nationellt tillsynsprojekt som genomförs 2015 kring hur väl ventilation och städning m.m. lever upp till vad som krävs för att uppnå en hälsosam miljö. Inom dessa områden har det gång på gång visat sig vara stora brister på många skolor i hela landet. Genom att denna tillsyn genomförs samtidigt i nästan samtliga svenska kommuner förväntas dessa frågor få mycket uppmärksamhet under det kommande året/åren. Miljö- och byggnadsnämnden, Verksamhetsberättelse med resultatanalys 14(17)
Livsmedel De senaste åren har Sverige berörts av ett antal livsmedelsbedrägerier, till exempel färdigmat innehållande odeklarerat hästkött, falsk honung och löjrom med felaktiga angivelser om ursprung m.m. Hittills har livsmedelskontrollen i Sverige i huvudsak varit anpassad och uppbyggd för att hantera frågor om hygien och säkra livsmedel. Nu sker en utveckling av kontrollen så att mer arbete ska handla om att upptäcka och förebygga fusk i livsmedelsbranschen. Detta kan till exempel innebära att mer provtagningar av livsmedel kommer att genomföras och att samarbete med brottsbekämpande myndigheter behöver utvecklas. Miljö- och byggnadsnämnden, Verksamhetsberättelse med resultatanalys 15(17)
6 Sammanfattning planerade insatser 2015 Många av de insatser/projekt som pågår eller planeras under 2015 syftar till att närma sig något av målen nämnden satt upp fram till år 2019. Det ena målet innebär att ha länets nöjdaste kunder och bästa NKI, det andra målet handlar om att bygga upp webbinformationen så bra att våra sidor vinner Webb Service Award (WSA) i kategorin samhällsinformation. Under 2015 kommer fortsatt e-tjänsteutveckling att pågå för främst bygglovsprocessen som också kommer att genomlysas ytterligare för att korta handläggningstider. Det är nu särskilt viktigt att förkorta tiden från inlämnad ansökan/anmälan fram till att ärendet kan bedömas som komplett. Arbete kommen även att ske med att integrera kartan till kommunens e-tjänsteplattform. Därifrån kan olika e-tjänster ge kunden en interaktiv karta för att utföra sina ärenden utan att på förhand ha kunskap om fastighetsbeteckningar, adresser osv. "Öppna data" (d.v.s. tillgänglig icke sekretessbelagd information som kan nyttjas av andra aktörer) i form av t.ex. flygbilder och stomnätspunkter kommer att publiceras i tillgängliga format under 2015. Utbildning/coachning kommer att ske i bemötande/kundhantering i syfte att stärka handläggarna i den konsultativa myndighetsrollen. Arbete planeras med att skapa nya rutiner för synpunktshantering, kontaktcenter och bidra med att bygga upp en tillståndsguide på kommunens webb (kommunövergripande projekt). En stor tillsynsinsats som påbörjats och pågår hela 2015 är tillsyn på skolor, såväl de kommunala som privata och med fokus på ventilations- och hygienaspekter. Resultaten av tillsynen är viktig för att förbättra skolmiljöerna och öka förutsättningarna för barnens lärande och trivsel. Tillsynskampanjen kommer att påverka barn- och ungdomsnämnden och trafik- och fastighetsnämnden och därför finns personal från kontoren representerade vid inspektionerna. Kampanjen genomförs i nästan samtliga kommuner med stöd av Folkhälsomyndigheten och förväntas få ett stort medialt utrymme under året. Livsmedelstillsynen utökas något för att ge kommunens 410 livsmedelsobjekt en adekvat tillsyn i enlighet med deras riskklassning och behov av kontroll. Ökningen om ca 300 timmar sker genom en omfördelning av arbetsuppgifter inom enheten. Flera provtagningsprojekt planeras gemensamt av kommunerna inom Stockholms län. Syftet är få ett större genomslag och förhindra systematiskt fusk i livsmedelsbranschen. Kontoret kommer att delta i så många av dessa som möjligt. Samtliga miljö- och byggnadskontorets planerade insatser finns beskrivna i Verksamhetsplan 2015 för miljö- och byggnadsnämnden, inklusive tillsynsplan, kontrollplan och kommunikationsplan. Miljö- och byggnadsnämnden, Verksamhetsberättelse med resultatanalys 16(17)
7 Framåtblick - bedömning inför 2016 och framåt Beroende på status i de projekt som pågår eller planeras under 2015 och syftar till att närma sig något av målen nämnden satt upp fram till år 2019 (länets bästa NKI och vinna Webb Service Award), planeras ytterligare åtgärder för dessa framåt från 2016-2019. Till exempel behöver arbetet fortsätta med att förkorta handläggningstiderna och med att förfina det konsultativa förhållningssättet i myndighetsutövningen. Nya servicefunktioner kan behöva utredas framledes. Hemsidan och e-tjänsterna ska utvärderas och förbättras kontinuerligt och det är troligt att nämnden under 2016 kan behöva konsultstöd och extra anslag för att införa interaktiva servicefunktioner på verksamhetens sidor. Ett exempel är verktyg för att placera hus på fastighetskartor för att testa olika utformningar. Ett annat är att bygga in information om realtidsdata för luftföroreningar, visat per område längs E4. Trenden med att antalet byggärenden ökar måste följas upp löpande och mötas med motsvarande behov av personalresurser. Risken är annars stor att handläggningstiderna blir långa, att byggprojekt hindras liksom att arbetsmiljön blir oacceptabel. Mät- och kartenheten kommer att initiera ett samarbete med någon närliggande kommun för att vinna stordriftsfördelar. Det är också möjligt att utföra en förstudie tillsammans med intresserad kommun om ett eventuellt samgående i en gemensam organisation. Som nämnts i omvärldsanalysen kan sån samverkan ske på olika sätt och en förstudie bör utreda vilka former som är det bästa alternativet. Bästa ur olika hänseenden som t.ex. effektivitets-, kvalitets-, styrnings- och personalpolitiskt m.m. En förstudie ska även visa vilka för- och nackdelar, liksom vilka kostnader ett eventuellt samgående skulle innebära för kommunerna. Under 2016 planerar miljö- och hälsoskyddsenheten att byta ut nuvarande ärendehanteringssystem, Ecos, till ett uppdaterat system från samma leverantör. Alla ärenden och andra uppgifter i nuvarande system behöver föras över till det nya systemet alternativt tillgängliggöras i ett e-arkiv. Kostnaden för att föra över all data uppskattas kosta förvaltningen ca.400 000 kr. Kostnaden beror framförallt på behovet av extern konsulthjälp. Driftskostnaden för det nya systemet bedöms öka med ca.100 000 kr per år. Tillsynskampanjen som pågår hela 2015 på skolor i kommunen kan antas komma att påverka barn- och ungdomsnämnden och trafik- och fastighetsnämnden och deras behov av resurser för att vidta förbättringar i skolmiljöerna. Investeringar kan behöva göras från 2015 men kan påverka en längre tidshorisont. Effekterna av nämnda EU-direktiv om öppna data kan få genomslag och påverka finansieringen av kommunens produktion av kartdata inom något år. Miljö- och byggnadsnämnden, Verksamhetsberättelse med resultatanalys 17(17)