Verksamhetsutveckling och digitalisering med invånaren i fokus. Bygg- och miljökontoret

Transkript

1 Verksamhetsutveckling och digitalisering med invånaren i fokus Bygg- och miljökontoret

2 Bygg- och miljönämnden Bygg- och miljökontoret Bygg- och miljöchef Sara Helmersson Stab Enhetschef Ulrika Isgård Bygglovenheten Enhetschef Anna Keskitalo Miljö- och hälsoskyddsenheten Enhetschef Carl Wesslén GIS-, Mätnings- och kartenheten Enhetschef Martin Karlsson Livsmedelsenheten Enhetschef Per Nilsson

3 Identifierade behov 2010 Öka rättssäkerheten för invånaren Öka invånarnas nöjdhet och mervärdet i vår leverans Bättra på tillgänglighet och transparens för invånaren Jobba med den interna kulturen avseende avvikelser Behålla duktiga medarbetare (och kunna rekrytera nya) Arbeta systematisk med verksamhetsutveckling

4 Granskning Rättssäkerhet Tillståndsprocess Ärendeutdelning ansökan/anmälan Granskning ansökan/anmälan Fastställande om intern samverkan Öka rättssäkerheten för invånaren Resultat: rätt andel rätt i överinstanser Är ärendet komplett? Ja Besked om fullständig ansökan/anmälan Nej Begäran om komplettering Ja Inkommer Nej Metod: Skapa ett kvalitetssystem och förbättra det (ISO 9001, Lean, Agile) Behov av platsbesök Nej Ja Platsbesök Beslut om avvisning samt debitering Engagera medarbetarna i arbetet Behov av yttrande Ja Hörande av sakägare FoU-grupp Nej Beredning av beslut alt. tjänsteyttrande Separat process Kommunicering om det inte är obehövligt Avser endast delegationsbeslut Beslutsinstans Nämnd Separat process Nämndprocess Inkommen överklagan Delegation Delegationsbeslut Separata processer Expediering av beslut (underrättelse) Debitering

5 Invånarnas nöjdhet Öka invånarnas nöjdhet med vår leverans Resultat: bättre HL-tider och NKI Metod: Processanalys baserad på faktiskt data, Lean och agila metoder, Värdskapsarbete Tät uppföljning i realtid och månadsvis HL-tid median HL-tid medel 0 Feb Mar Apr Maj Jun Jul AugSep Okt NovDec Jan

6 Är vi tillgängliga för invånaren? Bättra på tillgänglighet och transparens för invånaren Resultat: ökad andel ärenden via e- tjänster, NKI samt svarstider Metod: Helt igenom digital handläggning. (Men även Torsdagsöppet och Bygglov/VA-bussen ) Enkäter efter varje beslut i realtid Procent 45,0% 40,0% 35,0% 30,0% 25,0% Andel e-ansökningar PBL Andel e- ansökningar Mål (andel e- ansökningar) 20,0% Mar Apr Maj Jun Jul AugSep Okt NovDec Jan Feb

7

8 Älska avvikelser Jobba med den interna kulturen Resultat: ökat antal rapporterade avvikelser Metod: Infört (2010) strukturerad metod för rapportering och hantering av avvikelser. Upprepade workshops kring detta med medarbetarna Rapporterade avvikelser/föbrättringsförslag

9 Attraktiv arbetsgivare Behålla duktiga medarbetare (och kunna rekrytera nya) Resultat: Många studiebesök från andra kommuner (gott rykte) Metod Mobilt arbete Automation (mindre belastning) Personliga (individuella) mål Feedback i realtid I framkant med ny teknologi

10 Digitalisering som verktyg

11 Dagens kommunala lösning för informationsflöden

12 Hämtar information Lämnar information Ett smartare infoflöde Dela ut data Hjälp invånaren att göra rätt

13 Vår digitala handläggning

14

15 Framtiden handlar om relationer & informationsflöden Samverka med invånarna i kommunens ITmiljö Automation: flera av de processer som idag utförs manuellt i en föråldrad förvaltningsstruktur kan utföras i automatiserade processer Möten: vi möter invånaren i en interaktiv miljö i realtid men även i verkligheten i närmiljö

16 Utveckling Bygglov HL-tid median Antal årsarbetare HL-tid medel Antal beslut om bygglov ,5 10,5 14,

17 Utveckling Miljöbalken Antal beslutade ärenden 150 Handläggningstider Antal årsarbetare HL-tid median HL-tid medel

18 Verksamhetsutveckling och digitalisering med invånaren i fokus Bygg- och miljökontoret

19 Bygg- och miljönämnden Bygg- och miljökontoret Bygg- och miljöchef Sara Helmersson Stab Enhetschef Ulrika Isgård Bygglovenheten Enhetschef Anna Keskitalo Miljö- och hälsoskyddsenheten Enhetschef Carl Wesslén GIS-, Mätnings- och kartenheten Enhetschef Martin Karlsson Livsmedelsenheten Enhetschef Per Nilsson

20 Identifierade behov 2010 Öka rättssäkerheten för invånaren Öka invånarnas nöjdhet och mervärdet i vår leverans Bättra på tillgänglighet och transparens för invånaren Jobba med den interna kulturen avseende avvikelser Behålla duktiga medarbetare (och kunna rekrytera nya) Arbeta systematisk med verksamhetsutveckling

21 Granskning Rättssäkerhet Tillståndsprocess Ärendeutdelning ansökan/anmälan Granskning ansökan/anmälan Fastställande om intern samverkan Öka rättssäkerheten för invånaren Resultat: rätt andel rätt i överinstanser Är ärendet komplett? Ja Besked om fullständig ansökan/anmälan Nej Begäran om komplettering Ja Inkommer Nej Metod: Skapa ett kvalitetssystem och förbättra det (ISO 9001, Lean, Agile) Behov av platsbesök Nej Ja Platsbesök Beslut om avvisning samt debitering Engagera medarbetarna i arbetet Behov av yttrande Ja Hörande av sakägare FoU-grupp Nej Beredning av beslut alt. tjänsteyttrande Separat process Kommunicering om det inte är obehövligt Avser endast delegationsbeslut Beslutsinstans Nämnd Separat process Nämndprocess Inkommen överklagan Delegation Delegationsbeslut Separata processer Expediering av beslut (underrättelse) Debitering

22 Invånarnas nöjdhet Öka invånarnas nöjdhet med vår leverans Resultat: bättre HL-tider och NKI Metod: Processanalys baserad på faktiskt data, Lean och agila metoder, Värdskapsarbete Tät uppföljning i realtid och månadsvis HL-tid median HL-tid medel 0 Feb Mar Apr Maj Jun Jul AugSep Okt NovDec Jan

23 Är vi tillgängliga för invånaren? Bättra på tillgänglighet och transparens för invånaren Resultat: ökad andel ärenden via e- tjänster, NKI samt svarstider Metod: Helt igenom digital handläggning. (Men även Torsdagsöppet och Bygglov/VA-bussen ) Enkäter efter varje beslut i realtid Procent 45,0% 40,0% 35,0% 30,0% 25,0% Andel e-ansökningar PBL Andel e- ansökningar Mål (andel e- ansökningar) 20,0% Mar Apr Maj Jun Jul AugSep Okt NovDec Jan Feb

24

25 Älska avvikelser Jobba med den interna kulturen Resultat: ökat antal rapporterade avvikelser Metod: Infört (2010) strukturerad metod för rapportering och hantering av avvikelser. Upprepade workshops kring detta med medarbetarna Rapporterade avvikelser/föbrättringsförslag

26 Attraktiv arbetsgivare Behålla duktiga medarbetare (och kunna rekrytera nya) Resultat: Många studiebesök från andra kommuner (gott rykte) Metod Mobilt arbete Automation (mindre belastning) Personliga (individuella) mål Feedback i realtid I framkant med ny teknologi

27 Digitalisering som verktyg

28 Dagens kommunala lösning för informationsflöden

29 Hämtar information Lämnar information Ett smartare infoflöde Dela ut data Hjälp invånaren att göra rätt

30 Vår digitala handläggning

31

32 Framtiden handlar om relationer & informationsflöden Samverka med invånarna i kommunens ITmiljö Automation: flera av de processer som idag utförs manuellt i en föråldrad förvaltningsstruktur kan utföras i automatiserade processer Möten: vi möter invånaren i en interaktiv miljö i realtid men även i verkligheten i närmiljö

33 Utveckling Bygglov HL-tid median Antal årsarbetare HL-tid medel Antal beslut om bygglov ,5 10,5 14,

34 Utveckling Miljöbalken Antal beslutade ärenden 150 Handläggningstider Antal årsarbetare HL-tid median HL-tid medel