Erasmus+ högre utbildning KA1 Mobilitet Guide för högskolor Läsåret 2014 15 Uppdaterad 13.11.2014
Innehållsförteckning Till läsaren... 4 Kontaktuppgifter... 5 Termer och förkortningar som används inom programmet erasmus+... 6 1. Deltagande i programmet Erasmus+... 7 1.1. Erasmus+ Charter... 7 1.2. Mobility Consortium Certificate... 7 1.3. PIC och URF... 8 2. Avtalsförhållandet mellan CIMO och högskolan/konsortiet... 9 2.1. Ansökan om mobilitetsbidrag... 9 2.2. Grunderna för beviljande av mobilitetsbidrag... 9 2.3. Finansieringsavtal mellan CIMO och högskolan/konsortiet... 12 2.4. Ändringar i högskolan avtalskontaktuppgifter... 12 2.5. Utbetalning av bidraget till högskolan/konsortiet... 14 2.6. Tilläggsstipendier... 15 2.7. Återbetalning av bidrag... 16 2.8. Rapportering... 16 2.8.1. Mobility Tool+... 16 2.8.2. Mellanrapport... 17 2.8.3. Slutrapport... 18 2.9. Evenemang som CIMO arrangerar... 18 2.10. Arkiveringstid för dokumenten... 18 2.11. Uppföljning och revision... 18 3. Administration av Erasmus+ -bidraget vid högskolan... 20 3.1. Almänna anvisningar för administration av mobilitetsbidraget... 20 3.2. Överföringar mellan bidragskategorierna... 21 3.3. Mobilitetsstipendiernas beräkning och utbetalning till deltagarna... 21 3.3.1. Allmänna principer för mobilitetsstipendierna... 21 3.3.2. Stipendieavtal och utbetalning av stipendiet... 23 3.3.3. Stipendier för student- och praktikantmobilitet... 25 3.3.4. Stipendier för lärar- och personalmobilitet... 29 3.3.5. Tilläggstipendium för personer med specialbehov... 32 3.4. Bidrag för organisation av utbytet (OS)... 33 4. Principerna för genomförande av mobiliteten... 34 4.1. Utbytesavtal mellan högskolorna... 34 4.2. Länderna som deltar i programmet Erasmus+... 35 4.3. Student- och praktikantutbyte... 36 4.3.1. Behörighetsvillkor för utresande... 36 4.3.2. Tolv utbytesmånader per examensnivå... 37 4.3.3. Behörighetsvillkor för utbytesperioden... 37 4.3.4. Lämpliga praktikplatser... 38 4.3.5. Utbyte till det egna hemlandet... 39 4.3.6. Kombinerad studie- och praktikperiod... 39 4.3.7. Val av utresande deltagare... 39 4.3.8. Språktest och språkkurser inom Erasmus+... 39 4.3.9. Utbytets längd... 40 4.3.10. Förlängning av utbytesperioden... 41 4.3.11. Avbrytande av utbytesperioden... 42 4.3.12. Utbytets uppföljning och kvalitetssäkring... 43 2
4.3.13. Tillgodoräknande... 44 4.3.14. Inga studieavgifter... 44 4.3.15. Uppehållstillstånd... 45 4.3.16. Försäkringar och ansvar... 46 4.3.17. Erasmus+ Student Charter... 46 4.3.18. Blanketter för student- och praktikantutbytet... 47 4.4. Lärar- och personalutbyte... 49 4.4.1. Behörighetsvillkor för utresande och utbytesperioden... 49 4.4.2. Val av utresande deltagare... 50 4.4.3. Utbytets längd... 50 4.4.4. Utbytesavtal... 50 4.4.5. Rapportering efter utbytet... 51 Bilaga 1. Kalender över högskolans Erasmus+ -mobilitet läsåret 2014 15... 52 Bilaga 2. Nyttiga Erasmus+ -länkar... 53 Bilaga 3. Dokument per kategori som kontrolleras vid dokumentkontroll och inspektioner... 54 3
TILL LÄSAREN Den här guiden ger högskolor och Erasmus+-mobilitetskonsortier anvisningar och hjälp för att administrera Erasmus+-mobilitetsstödet och genomföra Erasmus+-utbyten. Den är sammanställd av Finlands nationella Erasmus+-kontor, CIMO. Vi hoppas att guiden ger svar på de flesta frågor om utbytet. Läsåret 2014 2015 är det första verksamhetsåret för det nya programmet Erasmus+, vilket innebär att många av programmets regler, praxis och blanketter har ändrats. Själva produkten mobiliteten är dock i stort sett oförändrad. Det nya programmet medför speciellt stora förändringar i beräkningen av mobilitetsstipendierna, för nu används fasta bidragsbelopp för såväl student- som personalmobiliteten. Därför är det mycket viktigt att omsorgsfullt läsa den här guiden och också avtalet mellan CIMO och högskolorna med alla bilagor. För att hjälpa läsaren har de viktigaste förändringarna jämfört med tidigare praxis märkts ut med OBS!. Den första versionen av guiden publicerades den 9.9.2014. Ändringar som har gjorts efter det är märkta med gult. Vi tar gärna emot alla typer av kommentarer om guidens innehåll! Vi uppdaterar guiden vid behov och i synnerhet så här i början av programperioden kan det uppstå mer uppdateringsbehov än normalt. Uppdateringar och andra aktuella saker meddelas per e- post via listorna campo och cimeoni. Den nyaste, uppdaterade versionen av guiden finns på CIMOs Erasmus+-webbsidor: http://www.cimo.fi/program/erasmusplus/hogre_utbildning/programomrade_1_mobil itet/till_deltagande CIMOs Erasmus-team svarar gärna på alla frågor om programmet Erasmus+! 4
KONTAKTUPPGIFTER Centret för internationell mobilitet och internationellt samarbete CIMO PB 343 (Hagnäskajen 6) 00531 Helsingfors Tfn 0295 338 500 (växel) Fax: 09 753 1123 E-post: erasmus@cimo.fi Erasmus+-teamet för högre utbildning: erasmus@cimo.fi De aktuella uppgifterna för kontaktpersonen för varje funktion finns på adressen: http://www.cimo.fi/program/erasmusplus/hogre_utbildning/kontakta_oss Erasmus+ Charter for Higher Education Anne Siltala, ledande sakkunnig, anne.siltala@cimo.fi, 0295 338 541 Erasmus+ -mobilitet Anni Kallio, ledande sakkunnig, anni.kallio@cimo.fi, 0295 338 696 Sofia Lähdeniemi, programsakkunnig, sofia.lahdeniemi@cimo.fi, 0295 338 523 Heli Tiilikainen, programkoordinator, heli.tiilikainen@cimo.fi, 0295 338 564 Kiira Noponen, projektkoordinator, kiira.noponen@cimo.fi, 0295 338 531 Erasmus+ -strategiska partnerskapsprojekt Outi Jäppinen, programsakkunnig, outi.jappinen@cimo.fi, 0295 338 590 Tiina Pärnänen, programsakkunnig, tiina.parnanen@cimo.fi, 0295 338 529 Erasmus+ - gemensamma magisterprogram och kapacitetsförstärkningsprojekt Sini Piippo, programsakkunnig, sini.piippo@cimo.fi, 0295 338 595 Annika Sundbäck-Lindroos, ledande sakkunnig, annika.sundback-lindroos@cimo.fi, 0295 338 542 5
TERMER OCH FÖRKORTNINGAR SOM ANVÄNDS INOM PROGRAMMET ERASMUS+ DS Diploma Supplement (Bilaga till examensbetyget som ges åt utexaminerade studerande) ECAS European Commission Authentication System (EU-kommissionens elektroniska identifikationssystem som används i de flesta av kommissionen elektroniska verktyg ) ECHE Erasmus Charter for Higher Education ECTS European Credit Transfer and Accumulation System (Europeiska systemet för överföring av studieprestationer och vitsord) HEI Higher Education Institution (Högskola) KA Key Action (Programområde inom Erasmus+ ) KA1 Nyckelfunktion 1 / Mobilitet KA2 Nyckelfunktion 2 / Samarbetsprojekt (inkl. strategiska partnerskapsprojekt, kunskapsallianser, kapacitetsförstärkningsprojekt ) KA3 Nyckelfunktion 3 / Stöd till policyreformer (inkl. Jean Monnet) LA Learning Agreement for Studies/Traineeships (studie-/praktikavtal) MT+ Mobility Tool+ (Erasmus+-programmets elektroniska rapporteringsverktyg) NA National Agency (Nationella programkontoret för Erasmus+, i Finland CIMO) NEO National Erasmus+ Office (Erasmus+-kontor i partnerland, tidigare Tempuskontor) OLS On-line Linguistic Support (Webbaserat verktyg för språktest och språkkurser) OS Organisation of Mobility (Bidrag för organisation av utbytet) PIC Participant Identification Code (Organisationens specifika kod som krävs i ansökningsskedet av alla organisationer) SM Student Mobility (Student- och praktikantutbyte) SMS Student Mobility for Studies (Studentutbyte) SMP Student Mobility for Traineeships (tidigare Placements) (Praktikantutbyte) SP Strategic Partnership (Strategiskt partnerskapsprojekt) ST Staff Mobility (Lärar- och personalutbyte) STA Staff Mobility for Teaching Assignments (Lärarutbyte) STT Staff Mobility for Staff Training (Personalutbyte) URF Unique Registration Facility (Europeiska kommissionens organisationsregister, där organisationer som deltar i Erasmus+ ska registrera sig) 6
1. DELTAGANDE I PROGRAMMET ERASMUS+ 1.1. Erasmus+ Charter För att kunna delta i programmet Erasmus+ måste högskolan ha Erasmus Charter for Higher Education (ECHE), som beviljas av Europeiska kommissionen. ECHE utgör ramverket för högskolans hela Erasmus+-samarbete och via den förbinder sig högskolan att följa programmets grundprinciper och villkor. Erasmus Charter används också som utgångspunkt för uppföljningen av högskolans Erasmus+-mobilitet. Erasmus Policy Statement (EPS) som ingår i ECHE är en plan över högskolans verksamhet inom Erasmus+ och den omfattar uppgifter om åtgärder för mobilitetens organisation och kvalitet. Den undertecknade Erasmus Charter for Higher Education och Erasmus Policy Statement måste publiceras på högskolans webbplats. Kvalitetskraven på högskolans mobilitetsarrangemang som ECHE ställer beskrivs i detalj i de så kallade Annotated Guidelines som finns på CIMOs webbplats: http://www.cimo.fi/instancedata/prime_product_julkaisu/cimo/embeds/cimowwwstru cture/31152_eche_annotated_guidelines_en.pdf Det går att ansöka om ECHE en gång per år. De beviljade Erasmus Charters gäller fram till slutet av programmet Erasmus+, dvs. till och med läsåret 2020 21. Alla Finlands högskolor har för närvarande en giltig ECHE, men man kan bli tvungen att ansöka om en ny exempelvis om högskolor sammanslås. Då är det bäst att kontakta CIMO i frågan. Följande ansökningstid för Erasmus Charter slutar förmodligen i maj 2015. Närmare information om ansökan finns på genomförandeorganet EACEA:s webbplats: Förteckning över giltiga Erasmus Charters: http://eacea.ec.europa.eu/erasmus-plus/funding/erasmus-charter-for-highereducation-2014-2020-2014_en http://eacea.ec.europa.eu/erasmus-plus/selection-results/erasmus-charter-for-highereducation-2014-2020-selection-2014_en 1.2. Mobility Consortium Certificate Mobiliteten inom Erasmus+ kan utöver enskilda högskolor också arrangeras av mobilitetskonsortier som består av högskolor och andra organisationer. Under föregående programperiod kunde konsortierna bara arrangera Erasmus-praktikantutbyte, men nu under Erasmus+-programperioden kan konsortierna arrangera alla typer av högskolemobilitet. 7
Ett mobilitetskonsortium kan vara exempelvis en regional eller tematisk högskolesammanslutning som också kan innefatta andra organisationer, som föreningar, stiftelser, handelskammare, företag och kommuner. Ett konsortium måste ha minst tre medlemmar, av vilka minst två måste vara högskolor. Konsortiet är nationellt, det vill säga att alla medlemsorganisationer måste vara verksamma i samma land. En högskola kan genomföra vissa eller alla sina mobilitetsaktiviteter som en del av ett mobilitetskonsortium. Om högskolan genomför alla utbyten inom ett mobilitetskonsortium, kan den inte ansöka separat om mobilitetsstipendier i den årliga ansökningsomgången för mobilitetsbidrag. En högskola kan dock delta i ett mobilitetskonsortium bara delvis, till exempel genomföra utbyten inom ett visst ämne eller alla praktikantutbyten genom konsortiet och all annan mobilitet genom ett eget mobilitetsbidragsavtal. Mobilitetskonsortierna i Finland ansöker om Mobility Consortium Certificate (konsortieintyg) för Erasmus+ av det nationella programkontoret CIMO. Konsortieintyget beviljas för 3 år i taget utifrån en kvalitetsbedömning. Konsortier som har fått intyget kan ansöka Erasmus+-mobilitetsstipendier och bidrag för organisation av utbytet i den årliga ansökningsomgången för mobilitetsbidrag. Konsortiet ansöker Mobility Consortium Certificate och mobilitetsbidrag under samma ansökningsomgång. Det nationella programkontoret och konsortiet ingår ett avtal som binder konsortiets alla medlemmar (multi-beneficiary grant agreement). Konsortiet ansvarar för administrationen och rapporteringen av Erasmus+-bidraget. Konsortiets koordinator ingår ett avtal med konsortiets övriga medlemmar, i vilket man avtalar om de olika parternas uppgifter och skyldigheter samt administrativ och ekonomisk praxis. 1.3. PIC och URF Inom Erasmus+ sköts en allt större del av administrationen elektroniskt, bland annat alla ansökningsformulär är elektroniska. För administrationen har Europeiska kommissionen utvecklat ett organisationsregister (Unique Registration Facility, URF), där organisationer som deltar i Erasmus+ ska registrera sig. Registrerade organisationer har en egen 9-siffrig identifikationskod (Participant Identification Code, PIC). PIC-koden för koordinatorn och partnerna i alla Erasmus+-projekt behövs för såväl ansökan som projektavtalen. Alla finländska högskolor har en validerad PIC-kod och denna samma kod ska användas i alla ansökningar till EU-program, också exempelvis för forskningsprojekt inom Horizon 2020. Det är alltså bra att inkludera anvisningarna som gäller PIC-koden till exempel på webbplatsen för högskolans internationella enhet, i anvisningar för projektadministration och ekonomiförvaltning eller motsvarande. Observera att EU:s utbildnings- och forskningsprogram har olika portaler till URFdatabasen, trots att PIC-koden är den samma: 8
Utbildningsprogram http://ec.europa.eu/education/participants/portal/desktop/en/home.html Forskningsprogram http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/home.html 2. AVTALSFÖRHÅLLANDET MELLAN CIMO OCH HÖGSKOLAN/KONSORTIET 2.1. Ansökan om mobilitetsbidrag Högskolor och mobilitetskonsortier ansöker årligen om mobilitetsbidrag från det nationella programkontoret CIMO. Bidrag beviljas till stipendier för student-, praktikant-, lärar- och personalutbyten mellan europeiska programländer. Dessutom utdelas bidrag för organisation av utbytet (OS). Från och med läsåret 2015 16 kan också stipendier för så kallad global mobilitet ansökas för utbyten med länder utanför Europa. Finland har beviljats ett anslag på totalt 10,8 miljoner euro ur Europeiska kommissionens budget för Erasmus+ läsåret 2014 15. Av detta belopp är mobilitetsbidragets andel totalt 10,2 miljoner euro (läsåret 2013 14 var motsvarande summa 9,3 miljoner euro). Utöver detta finns 166 000 euro som sparats vid CIMO från medlen för LLP-programmet under tidigare år. Ansökningstiden för mobilitetsbidrag för läsåret 2015 16 slutar den 4 mars 2015. CIMO informerar högskolorna om ansökningstiderna och ansökningsanvisningarna via campooch cimeoni-listorna samt på sin webbplats. Ansökningsformulären för alla Erasmus+projekt har samlats på adressen http://www.cimo.fi/program/erasmusplus/ansokningsprocessen 2.2. Grunderna för beviljande av mobilitetsbidrag För läsåret 2014 15 beviljar CIMO mobilitetsbidrag inom ramen för högskolornas finansieringsavtal uppgående till totalt 10 215 000 euro som fördelar sig på de olika funktionerna enligt följande: Studentutbyte 5 637 990 Praktikantutbyte 1 678 710 Lärarutbyte 528 560 Personalutbyte 398 090 Bidrag för organisation av utbytet (OS) 1 971 650 9
Därtill har det ur mobilitetsbidraget reserverats 208 481 för tilläggstipendier som fördelas senare (här ingår en reservering på 30 000 för tilläggstödd för specialbehov). Se närmare uppgifter om hur tilläggstipendier ansöks i kapitel 2.6. Mobilitetsbidraget allokerades till högskolorna för läsåret 2014 15 enligt genomförda utbyten under de två föregående läsåren (11/12 och 12/13) samt det ansökta beloppet för läsåret 2014 15. Det uppskattade antalet lärar- och personalutbyten måste dock skäras ner till 70 % av det beräknade, för att det tillgängliga bidraget skulle räcka till. 10
För studentutbyte beviljades 230 och för praktikantutbyte 330 per varje beräknad utbytesmånad. För lärar- och personalutbyte beviljades 615 i bidrag per utbyte, utom till högskolor i Lapplands och Uleåborgs län, som fick 700 i bidrag per utbyte på grund av de längre avstånden därifrån. Den största förändringen i det beviljade mobilitetsbidraget under den nya Erasmus+programperioden skedde i bidraget för organisation av utbytet (OS) där bidragsbeloppen blev mer än 2,5 gånger större jämfört med året innan. Bidrag för organisation av utbytet beviljas utifrån det beräknade antalet deltagare i alla fyra utbyteskatergorier. Vid beräkningen av OS används fastslagna enhetspris, det vill säga en kalkylmässig summa per deltagare. Bidraget som högskolan får per deltagare minskar när antalet utbyten ökar. Vid allokeringen av OS-bidraget används en beräkningskategori som består av det totala antalet deltagare i student-, praktikant-, lärar- och personalutbytena. Härigenom kompenserar ökningen av deltagare i en kategori av minskat antal deltagare i en annan. OS-bidragets enhetspriser är följande: 2014 15 Tot. antal deltagare OS-bidrag / deltagare 1-100 pers 350 101-200 OS-bidragets slutliga belopp fastställs efter att slutrapporten har inlämnats. Då upprepas samma beräkning med enhetspriserna enligt det totala antalet student-, praktikant-, lärar- och personalutbyten som genomförts under läsåret. I antalet inberäknas också studenter och praktikanter som rest ut utan stipendium samt personal som inbjudits från utländska företag via lärarutbytet. CIMO beräknar det slutliga OS-bidragsbeloppet. Om högskolan/konsortiet genomför färre antal utbyten än planerat, kan en del av det beviljade OS-bidraget krävas tillbaka. En marginal på 10 % tillämpas dock på antalet genomförda utbyten: om det slutliga antalet deltagare blir under 10 % mindre än planerat, behöver inget OS-bidraget återbetalas. Om antalet deltagare i utbytena däremot blir över 10 % mindre än planerat, beräknas OS-bidragets slutliga belopp enligt modellen ovan och skillnaden jämfört med det ursprungligen beviljade beloppet bör återbetalas. OBS! Till skillnad från tidigare kan bara 50 % av OS-bidraget enligt övervägande överföras till andra funktioner, se närmare kapitel 3.2. Överföring rekommenderas speciellt i ett läge där OS-bidraget i annat fall måste återbetalas till CIMO, men under Erasmus+programperioden uppmuntras högskolorna att överföra OS-bidrag till utbytesstipendier också för att finansiera ytterligare mobilitet, eftersom de ansökta beloppen för läraroch personalutbyte måste skäras ner när bidrag beviljades. Överföringarna ska meddelas till CIMO i samband med slutrapporteringen. Större antal deltagare än planerat leder inte till att OS-bidragsbeloppet blir större. 11
För mobilitetskonsortier beräknas stipendierna och bidraget för organisation av utbytet enligt samma principer som för högskolorna. 2.3. Finansieringsavtal mellan CIMO och högskolan/konsortiet CIMO och högskolan/konsortiet ingår ett finansieringsavtal för mobilitetsfunktionerna i början av avtalsperioden. Avtalet måste undertecknas senast inom tre månader efter det att högskolan/konsortiet fått meddelande om att bidrag har beviljats. Avtalsperioden börjar den 1 juni 2014 och slutar den 30 september 2015 (16 månader). Bidraget kan användas endast för utbyten och aktiviteter som sker under avtalsperioden. CIMO skickar avtalet för undertecknande till förmånstagaren, som returnerar båda avtalsexemplaren till CIMO. Avtalet undertecknas av högskolans juridiska representant, vanligen rektor. Därefter undertecknar CIMO avtalet, returnerar ett exemplar till högskolan/konsortiet och utbetalar den första delen av det beviljade bidraget. För mobilitetskonsortierna ingår konsortiets koordinator avtalet med CIMO, men avtalet binder konsortiets alla medlemmar. I finansieringsavtalet avtalas det beviljade mobilitetsbidragets belopp, ändamål samt utbetalningen av bidraget till högskolan/konsortiet. I avtalets bilagor ingår bland annat avtalsmallar för de olika utbytena, som finns på CIMOs Erasmus+-webbsidor. Också finansieringsavtalets allmänna avtalsvillkor som gäller alla funktioner inom programmet Erasmus+ finns på CIMOs webbplats. Denna guide utgör en bilaga till finansieringsavtalet och innehåller detaljerade regler och anvisningar för administrationen av mobilitetsbidraget och grunderna för beviljande av enskilda stipendier. Finansieringsavtalets bilagor finns läsårsvis på CIMOs webbplats. http://www.cimo.fi/program/erasmusplus/hogre_utbildning/programomrade_1_mobil itet/till_deltagande --> Administration och avtalsbilagor 2014-2015 Ändringar i avtalet bör göras skriftligt med ett tilläggsavtal. Tilläggsavtal ingås speciellt när bidragsbeloppet ändras i och med att tilläggsstipendier eller bidrag för specialbehov beviljas. 2.4. Ändringar i högskolan avtalskontaktuppgifter Om högskolans/konsortiets avtalskontaktuppgifter ändras, ska detta meddelas CIMO på ett särskilt formulär som finns på CIMOs Erasmus+-webbplats i samband med avtalsbilagorna för mobiliteten under det aktuella läsåret. Med ändringsformuläret kan man meddela om högskolans juridiska representant eller avtalskontaktperson (= Erasmus-koordinator) ändras, och förändringar i adress-, konto- eller faktureringsuppgifterna. 12
Ändringar som gäller högskolans namn, kontaktuppgifter, Erasmus-koordinator eller juridiska representant ska också meddelas till kommissionens genomförandeorgan (EACEA), som administrerar databasen över högskolor som beviljats Erasmus+ Charter. Närmare anvisningar finns på genomförandeorganets webbplats. 13
https://eacea.ec.europa.eu/erasmus-plus/funding/erasmus-charter-for-highereducation-2014-2020_en -> Change of data Om den juridiska representanten ändras måste högskolan själv dessutom uppdatera uppgifterna för den juridiska representanten i både Mobility Tool och URF-systemet. När avtalskontaktpersonen/erasmus-koordinatorn byts ska högskolan också säkerställa att den nya personen är medlem på CIMOs e-postlista campo (för yrkeshögskolor) eller cimeoni (för universitet). Programmet Erasmus+ har ingen egen e-postlista för koordinatorer, utan information om ansökningar, evenemang och andra aktuella saker skickas ut via de ovan nämnda listorna. För att säkerställa en bra informationsgång rekommenderas att flera personer från varje högskola är med på listan. På dessa e-postlistor förmedlar CIMO aktuell information också om andra samarbetsprogram för högskolorna. Närmare information om e-postlistorna finns på adressen http://www.cimo.fi/kontakta_oss/e-postlistor 2.5. Utbetalning av bidraget till högskolan/konsortiet CIMO betalar den första delen av bidragsbeloppet till högskolan/konsortiet inom 30 dagar efter att båda parterna har undertecknat finansieringsavtalet. Denna så kallade första förhandsbetalning är under det första året av programmet Erasmus+ undantagsvis 65 % av det totala bidragsbeloppet definierat i avtalet. Under de följande åren kommer förhandsbetalningen sannolikt att vara 80 % av hela bidragsbeloppet, liksom det var under den förra programperioden. Om högskolan/konsortiet i delrapporten (lämnas in senast 13.2.2015) visar att man använt minst 70 % av den första förhandsbetalningen (=46 % av hela bidragsbeloppet läsåret 2014 15), betalar CIMO den så kallade andra förhandsbetalning av mobilitetsbidraget. Den andra förhandsbetalningen är högst 35 % av det högsta bidragsbeloppet som definierats i avtalet och utgör i regel återstoden av bidraget. Ifall det i delrapporten framgår att högskolan/konsortiet inte kommer att använda hela sitt beviljade bidragsbelopp under avtalsperioden, är den andra förhandsbetalningen mindre än detta, eller den betalas inte alls. Om antalet utbyten blir klart mindre än planerat, kan CIMO också kräva att en del av redan utbetald förhandsbetalning återbetalas. Om högskolan/konsortiet inte har använt minst 70 % av förhandsbetalningen fram till inlämningen av delrapporten, kan man anhålla om betalning av den andra förhandsbetalningen så snart den krävda procenten har använts. Anhållan görs genom att lämna in en ny delrapport, dock senast 31.8.2015. Om högskolan vill lämna in en andra delrapport, ska den kontakta CIMO för att få ytterligare anvisningar. 14
2.6. Tilläggsstipendier CIMO reserverar årligen en separat så kallad reservpott för tilläggsstipendier som beviljas högskolorna. Syftet med tilläggsstipendierna är att säkerställa flexibilitet i användningen av bidraget och ge en möjlighet till tilläggsbidrag för de högskolor som har fler deltagare än vad CIMO beräknat. För läsåret 2014 15 har det reserverats 208 481 euro för tilläggstipendier, vilket inkluderar 30 000 euro för extra bidrag för specialbehov. 15
Läsåret 2014 15 kan tilläggstipendier anhållas av sådana högskolor vars beviljade mobilitetsbidrag (beslut 21.5.2014) inte räcker till för att finansiera alla utbyten som genomförs. Tilläggsstipendier beviljas i första hand för student- och praktikantutbyte och i andra hand för lärar- och personalutbyte. OBS! Eftersom beloppen för mobilitetsstipendierna är fasta i det nya programmet, kan högskolorna inte längre ansöka om tilläggsbidrag för att höja stipendierna, vilket var möjligt under den förra programperioden. Däremot kan högskolorna anhålla om tilläggstipendier för att täcka förhöjda stipendier som betalats till studerande med familj. En ansökningsomgång arrangeras för tilläggsstipendier under avtalsperioden. Ansökan lämnas in senast 13.2.2015, samtidigt som delrapporten. Tilläggsstipendierna anhålls av CIMO på en separat blankett. Därtill kan man ansöka om tilläggstipendium för sådana deltagare som har speciella behov på grund av sitt fysiska eller psykiska hälsotillstånd. För detta har 30 000 euro reserverats. Ansökningar kan lämnas in fortlöpande. Se närmare anvisningar i kapitel 3.3.5. 2.7. Återbetalning av bidrag Det lönar sig för högskolan/konsortiet att noggrant planera användningen av det beviljade bidraget och överföringarna mellan kategorierna för hela avtalsperioden, så att alla medel används (närmare anvisningar i kapitel 3.1.). Detta är speciellt viktigt inom Erasmus+, eftersom deltagarnas stipendier inte längre kan höjas efter utbytet från eventuella medel som blivit över. Om stipendier trots detta blir oanvända, ska högskolan/konsortiet omedelbart kontakta CIMO som strävar efter att i stället utbetala bidraget till andra högskolor under läsåret. CIMO skickar en separat faktura för återbetalning av det oanvända bidraget till högskolan/konsortiet efter att slutrapporten har inlämnats. 2.8. Rapportering 2.8.1. Mobility Tool+ Mobility Tool+ är ett webbverktyg som Europeiska kommission har skapat för samarbete mellan olika instanser, det vill säga kommissionens genomförandeorgan, de nationella programkontoren som CIMO, högskolorna samt deras studerande och personal som deltar i Erasmus+. Mobility Tool används för att administrera och rapportera mobilitetsperioderna och budgetanvändningen inom Erasmus+. Högskolorna matar in uppgifter om Erasmus+-mobilitetsperioderna i Mobility Tool: vem deltar, vart de åker, för hur lång tid och hur stort stipendium deltagarna får. Också del- och slutrapporterna inom Erasmus+ görs i huvudsak via 16
Mobility Tool. I verktyget kan högskolorna därtill läsa återkoppling som utresande och inkommande deltagare har gett på högskolans verksamhet. Enskilda deltagare, det vill säga studerande och personal fyller i en rapport över sin utbytesperiod (EU Survey) som skickas till dem från Mobility Tool. De nationella kontoren administrerar och följer upp bidragen som beviljats till högskolorna, mobilitetsperiodernas behörighet, läser återkopplingen som deltagarna gett via EU Survey och godkänner del- och slutrapporterna. Europeiska kommission (DG EAC) är verktygets huvudadministratör. Inloggningen på Mobility Tool+ görs på adressen: https://webgate.ec.europa.eu/eac/mobility För inloggningen krävs ett personligt ECAS-konto (ECAS, the European Commission Authentication System) och att användaren registrerar sig i Mobility Tool. Erasmuskontaktpersonerna vars uppgifter finns i mobilitetsbidragsansökan för läsåret 2014 15 blir automatiskt Mobility Tool-användare. När CIMO har matat in uppgifterna från mobilitetsbidragsansökan i Mobility Tool, får Erasmus-kontaktpersonerna ett e- postmeddelande om att ett MT-projekt har skapats för högskolan. Erasmuskontaktpersonerna är alltid de första som kan logga in i ett projekt som skapats för den nya avtalsperioden i Mobility Tool och de kan vid behov lägga till andra användare för sin högskola. Om Erasmus-koordinatorn inte har ECAS-användarnamn och lösenord, kan de skapas på adressen https://webgate.ec.europa.eu/cas/ Det är speciellt viktigt att koordinatorns e-postadress som angetts på bidragsansökan är den samma som i ECAS-kontot, annars går det inte att logga in i Mobility Tool. Kommissionens Mobility Tool-guide finns på CIMOs webbplats på adressen: http://www.cimo.fi/program/erasmusplus/hogre_utbildning/programomrade_1_mobil itet/till_deltagande (så snart den blir klar) Det lönar sig att läsa igenom guiden omsorgsfullt för den innehåller detaljerade och tydliga presentationer av de olika funktionerna i Mobility Tool. 2.8.2. Mellanrapport Syftet med mellanrapporten är att rapportera bidragsbeloppet som högskolan/konsortiet har använt fram till mellanrapporten, så att CIMO kan betala den eventuella andra förhandsbetalningen av bidraget till högskolan. Därtill meddelas i mellanrapporten en uppskattning av det totala antalet mobilitetsperioder under hela läsåret och Erasmus+-bidraget som behövs för dem. Mellanrapporten för läsåret 2014 15 görs via webbverktyget Mobility Tool+. Mellanrapporten inlämnas till CIMO senast 13.2.2015. Utifrån återkoppling från högskolorna 17
har rapporteringstidtabellen senarelagts med en månad från det som anges i mobilitetsbidragsavtalet. Rapporteringsanvisningarna uppdateras här så snart det finns närmare information om dem. Information om rapporteringen skickas också ut via e-postlistorna campo och cimeoni samt publiceras på CIMOs webbplats. 2.8.3. Slutrapport Slutrapporten för läsåret 2014 15 görs via webbverktyget Mobility Tool+. Slutrapporten inlämnas till CIMO senast 14.11.2015. Rapporteringsanvisningarna uppdateras här så snart det finns närmare information om dem. Information om rapporteringen skickas också ut via e-postlistorna campo och cimeoni samt publiceras på CIMOs webbplats. CIMO kontrollerar slutrapporten och beräknar det slutliga beloppet för OS-bidraget utgående från antalet genomförda utbyten. Om bidrag bör återbetalas ur en eller flera kategorier, skickar CIMO en faktura till högskolan/konsortiet över beloppet som ska återbetalas. Om den andra förhandsbetalningen av bidraget inte har betalats till högskolan/konsortiet efter mellanrapporten, betalas den eventuella slutdelen efter slutrapporten. CIMO skickar ett avslutningsbrev till högskolan/konsortiet över att avtalsförhållandet har upphört och därefter utbetalas den eventuella slutdelen av bidraget eller en faktura över bidrag som ska återbetalas skickas. 2.9. Evenemang som CIMO arrangerar CIMO arrangerar årligen 1 2 träffar för Erasmus+-koordinatorerna med syftet att informera högskolorna och mobilitetskonsortierna om administrationen av Erasmus+mobiliteten och diskutera och utbyta god praxis bland högskolorna. Tidpunkt och program för dessa träffar meddelas via CIMOs e-postlistor. Högskolan/konsortiet ska delta i minst ett sådant evenemang årligen. 2.10. Arkiveringstid för dokumenten Dokumenten gällande Erasmus+-verksamheten ska arkiveras omsorgsfullt med tanke på eventuella inspektioner. Europeiska kommissionen förutsätter att de arkiveras i minst fem år och finska bokföringslagen kräver arkivering i minst sex år räknat från avtalets slutbrev som skickas efter att slutrapporten har godkänts. 2.11. Uppföljning och revision Avtalet mellan CIMO och Europeiska kommissionen ålägger CIMO som nationellt programkontor att utföra inspektioner och uppföljning av genomförandet av programmet 18
Erasmus+ vid högskolor och konsortier i Finland. Erasmus Charter används som utgångspunkt för uppföljningen av högskolans Erasmus+-mobilitet. Uppföljningen omfattar som mest allt stöd och all rådgivning som CIMO kan erbjuda högskolorna för att verkställa programmet Erasmus+. Uppföljningen görs via del- och slutrapporterna som högskolorna lämnar in samt genom att följa upp återkopplingen som deltagarna ger via sina personliga rapporter (EU Survey). Under separata uppföljningsbesök samlas information om genomförandet av Erasmus+-mobiliteten samt om programmets kvalitet, resultat och effekter. Besöken syftar vidare till att kartlägga och sprida god praxis samt avhjälpa eventuella brister. 19
Lyckade besök gagnar bägge parterna högskolan har möjlighet att ge förslag till utveckling av CIMOs tjänster och programadministration, och samtidigt ges möjlighet att tillsammans evaluera högskolans internationella verksamhet och diskutera dess utvecklingsbehov. Dessutom kan man fundera på samarbetet mellan CIMO och högskolorna samt genomförandet av programmet Erasmus+ överlag. En skriftlig rapport sammanställs över besöket. Syftet med Erasmus+-programmets dokumentkontroll och inspektionerna är att säkerställa att Erasmus+-mobiliteten har genomförts enligt det som rapporterats och att programmets medel används enligt villkoren i finansieringsavtalet. Dokumentkontrollen görs genom slumpmässigt urval efter slutrapporteringen. CIMO inbegär kopior av dokumenten för vissa av utbytesdeltagarna. Dessutom utförs årligen några inspektionsbesök och så kallade systeminspektioner till de största förmånstagarna. Vid en systeminspektion analyseras högskolans processer för stipendieadministrationen och en normal dokumentkontroll görs. Kontrollerna gäller alltid den senast rapporterade avtalsperioden. Dokumenten som kontrolleras vid dokumentkontroll och inspektioner finns listade per kategori i bilaga 3. 3. ADMINISTRATION AV ERASMUS+ -BIDRAGET VID HÖGSKOLAN 3.1. Almänna anvisningar för administration av mobilitetsbidraget Erasmus+-anslaget ska bokföras på högskolans konto som ett skilt moment så att alla betalningar kan utredas fullständigt vid en eventuell revision. Det lönar sig för högskolan/konsortiet att noggrant planera användningen av det beviljade bidraget och överföringar mellan kategorierna, så att hela anslaget säkert används. CIMO är tvungen att återbetala oanvända medel till kommissionen. Därför rekommenderas det att högskolan följer upp genomförandet av utbyten under läsåret och kontrollerar om det finns behov att anhålla om tilläggsbidrag eller överföra bidrag mellan kategorierna. Inom Erasmus+-programmet är det inte längre möjligt att höja mobilitetsstipendierna i efterskott, även om det finns oanvända bidragsanslag, så det är viktigt att planera och följa upp bidragsanvändningen omsorgsfullt. OBS! Erasmus+-mobilitetsstipendierna baserar sig på fasta enhetspriser, så stipendiebeloppet beror alltså inte på utbytets faktiska kostnader (med undantag för bidrag för specialbehov, se kap. 3.3.5.). Detta kan försvåra administrationen speciellt av stipendierna för lärar- och personalutbyte. För deras del är det bäst att inom den internationella ekonomiadministrationen följa upp användningen av Erasmus+-bidraget separat från utbytenas verkliga kostnader. Exempel: För ett lärarutbyte är det fasta Erasmus+-resebidraget beräknat enligt resans längd 530, men lärarens flygbiljetter kostar bara 290. Vad gör man då? 20
Resebidraget rapporteras enligt anvisningarna som uppgående till 530. Skillnaden i bidraget som blir över kan högskolan använda till andra kostnader enligt eget val. Dessa anvisningar gäller situationer där högskolan inte betalar utbytesstipendium direkt till deltagaren, utan täcker kostnaderna för utbytet enligt normal praxis med reseräkning. Om stipendiet betalas direkt till den som åker på utbyte, beräknas det enligt anvisningarna (se kap. 3.3.4.) och de faktiska kostnaderna för utbytet behöver inte alls rapporteras. Det går att betala stipendier och göra ändringar i bokföringen även efter Erasmus+avtalsperiodens slut, men bara fram till dess att högskolan lämnar in Erasmus+slutrapporten till CIMO. 3.2. Överföringar mellan bidragskategorierna Beroende på det beviljade bidragets storlek och antal utbyten som genomförs i respektive kategori kan högskolan under läsåret anse det nödvändigt att utnyttja flexibiliteten som avtalet tillåter och överföra bidrag mellan kategorierna. Observera att möjligheterna till överföringar har ändrat en aning jämfört med föregående programperiod. Högskolan kan vid behov överföra medel mellan bidragskategorierna enligt följande: högst 100 % av studentutbytesstipendierna kan överföras till praktikantutbytesstipendier, eller tvärtom; högst 100 % av lärarutbytesstipendierna kan överföras till personalutbytesstipendier eller tvärtom; högst 100 % av lärar- och personalutbytesstipendierna kan överföras till student- och praktikantutbytesstipendier; högst 50 % av OS-bidraget kan överföras till student- och praktikantutbyte och/eller lärar- och personalutbyte (OBS!: Inte längre 100 %); student- och praktikantutbytesstipendier får inte överföras till övriga kategorier. Övriga överföringar tillåts inte. Om högskolan/konsortiet beslutar att göra överföringar, ska man skriftligen meddela CIMO om dem. Utförda överföringar rapporteras också i samband med slutrapporten på en separat blankett. 3.3. Mobilitetsstipendiernas beräkning och utbetalning till deltagarna 3.3.1. Allmänna principer för mobilitetsstipendierna Inom Erasmus+ vill man bättre än under den föregående programperioden säkerställa att stipendierna som betalas till de enskilda deltagarna inte skiljer sig så mycket mellan de olika länderna och att principerna för att fastställa stipendierna är tydliga, genomsynliga och att deltagarna känner till dem i god tid före sin utlandsperiod. Därför har principerna för att beräkna stipendierna förnyats helt inför Erasmus+- 21
programperioden. Principerna för bidraget och stipendierna inom Erasmus+ ingår i mobilitetsbidragsavtalets bilaga III Ekonomiska och avtalsmässiga regler som förmånstagarna ska läsa igenom omsorgsfullt. Såväl student- som personalstipendiernas storlek fastställs enligt utbytets målland och längd (i månader och/eller dagar). I personalstipendiet ingår därtill ett resebidrag som beräknas enligt avståndet mellan avrese- och målorten. Erasmus+-stipendiet för varje deltagare måste alltså beräknas separat utifrån de ovan nämnda aspekterna och högskolan kan inte längre betala ett lika stort bidrag till alla deltagare i utbytet. Om det förekommer decimaler i det beräknade stipendiebeloppet, avrundas slutbeloppet uppåt eller neråt till närmaste hela tal i euro. Högskolan ska före avtalsperiodens början definiera de exakta stipendiebeloppen per dag och månad för student- och praktikantutbytet inom Erasmus+ och meddela dessa till deltagarna i utbytet. CIMO samlar in uppgifterna om högskolornas definierade stipendier i början av avtalsperioden efter det att mobilitetsbidraget för det ifrågavarande året har allokerats till högskolorna. Både bidragsbeloppen som högskolan själv fastställt för studentmobiliteten och bidragsbeloppen för lärar- och personalmobilitet som definieras i denna guide är fasta och de ska användas för beräkning av stipendierna under hela avtalsperioden. Det är alltså inte möjligt att i efterskott höja deltagarnas utbytesstipendier, även om högskolan skulle ha oanvända Erasmus+-medel kvar. Stipendiet kan bara höjas ifall utbytesperioden förlängs från den ursprungligen planerade tiden. Utöver Erasmus+-bidraget kan dock högskolan från sina egna medel betala tilläggsbidrag åt utbytesdeltagarna. Egna tilläggsbidrag är inte bundna till principerna för att fastställa Erasmus+-stipendierna som ges i denna guide. Därtill kan högskolan genomföra en del av utbytena helt utan stipendium, det vill säga så att det inte används något bidrag alls ur Erasmus+-medlen för utbytet. Dessa deltagare rapporteras i Mobility Tool+-systemet utan stipendium, så att också de ökar högskolans genomförda antal utbyten. Också dessa utbyten måste dock uppfylla alla andra villkor för Erasmus+-mobilitet. OBS! Möjligheten att genomföra vissa av de enskilda utbytesperioderna utan stipendium ger också flexibilitet till bidragsanvändningen. Den här möjligheten gäller såväl student- som personalmobilitet. När det gäller studentmobilitet är möjligheten tänkt speciellt för lägen där utbytet blir längre än planerat. I så fall kan högskolan godkänna en förlängning av utbytesperioden, men betalar inte stipendium för den förlängda tiden om det inte finns EU-medel kvar. Inom personalmobilitet kan högskolan besluta att betala uppehållsbidrag bara för en del av utbytesdagarna och genomföra resten av utlandsperioden utan stipendium. Om det för ett visst utbyte kombineras en tid med stipendium och en tid utan stipendium, måste stipendium betalas för den minimilängd som krävs för utbytet (studentutbyte: 3 månader, praktikantutbyte: 2 månader, läraroch personalutbyte: 2 dagar). Utbytesperioder delvis utan stipendium beaktas i stipendieavtalet för utbytet och perioden utan stipendium anges i uppgifterna för utbytet i Mobility Tool+. 22
Stipendierna bör fördelas enligt rättvisa, genomskinliga och offentliga principer. Urvalet av stipendiater och stipendiernas fördelning bör dokumenteras, och högskolan måste spara ansökningarna och andra dokument gällande urvalet i fem år efter att den fått avtalets avslutningsbrev som skickas efter att slutrapporten har godkänts. Det går inte att använda finansiering från flera olika program som administreras av EU eller CIMO för samma utbytesperiod. Om studerande har fått en utbytesplats i Europa via CIMOs praktikprogram och får stipendium av CIMO för praktiken, kan de inte dessutom få Erasmus+-stipendium av högskolan för samma praktik. Det här gäller närmast ett fåtal praktikanter som valts till Finlands beskickningar, europeiska kulturoch vetenskapsinstitut eller till Finpros kontor, eftersom CIMOs praktikprogram i övrigt numera riktar sig till länder utanför Europa eller länder som inte kan delta i Erasmus. Obs! Om högskolan vill kan den dock betala Erasmus+-stipendium till studerande som reser på IAESTE-praktik, eftersom IAESTE-praktikanterna inte får stipendium av CIMO och arbetsgivarna oftast betalar dem en mycket anspråkslös lön. 3.3.2. Stipendieavtal och utbetalning av stipendiet Ett stipendieavtal ingås före utbytesperioden med deltagarna i både student- och personalutbytet. Det finns färdiga avtalsmallar (en för student- och praktikantutbyte, en för lärar- och personalutbyte) på CIMOs Erasmus+-webbsidor. Avtalsmallarna finns på finska, svenska och engelska. Stipendieavtalet undertecknas av den sändande högskolan och personen som åker på utbyte. Ett avtal måste ingås även om stipendiet inte betalas direkt till deltagaren i utbytet, vilket ofta är fallet inom lärar- och personalutbyte. Ett avtal ingås också med dem som inte får något stipendium för sin utbytesperiod. Stipendieavtalet kan även undertecknas elektroniskt om högskolan använder ett elektroniskt system som kräver att användarna identifierar sig och där det registreras en uppgift om tidpunkten när den elektroniska underskriften är gjord. Utbytesdeltagarna får en kopia av sitt avtal för att veta vad de har förbundit sig till i och med avtalet. Stipendiet för student- och praktikantutbyte betalas till utbytesstudentens konto senast 30 dagar efter att stipendieavtalet har undertecknats och senast när utbytesperioden inleds. Utbetalningen kan dock göras senare om studenten inte har lämnat in de dokument som krävs inom utsatt tid. Stipendiet betalas till studenten i en eller två rater. Om stipendiet betalas i två rater, ska minst 70 % av beloppet betalas före utbytet börjar. Slutbeloppet betalas senast 45 dagar efter att studenten har fyllt i sin elektroniska utbytesrapport (EU Survey) efter utbytet. Högskolan måste exempelvis vid en revision kunna bevisa att stipendiet har utbetalats till studentens konto. 23
I stipendieavtalet för student- och praktikantutbyte ingår bland annat följande: Utbytets start- och slutdatum. Till utbytets längd kan tilläggas en språkkurs som studenten tar före själva utbytet, om högskolan anser att det är nödvändigt. Uppgift om studenten får Erasmus+-stipendium för utbytet eller om utbytet sker helt eller delvis utan stipendium. Om stipendium utbetalas, definieras i avtalet utbytets exakta längd och för hur många månader och/eller dagar stipendium betalas. Det totala stipendiebeloppet för hela utbytesperioden samt uppgift om storleken på månads- och dagsstipendiet som används för att beräkna beloppet. Principerna för återkrävande av stipendiet om studenten inte uppfyller skyldigheterna i stipendieavtalet. Tidtabell för utbetalningen av stipendiet och uppgiften om det betalas i en eller två delar. Information om vilka försäkringar som krävs samt vem som ansvarar för att teckna de obligatoriska försäkringarna. För försäkringar som studenten tecknar rekommenderas att uppgifter om försäkringen antecknas i avtalet. Uppgifter om studentens deltagande i Erasmus+-språktest och -språkkurs (gäller utbyten som börjar 2015). Learning Agreement for Studies/Traineeships bifogas till stipendieavtalet. I stipendieavtalet för lärar- och personalutbyte ingår bland annat följande: Utbytets start- och slutdatum. Uppgift om 1 2 resdagar räknas in i utbytets längd så att uppehållsbidrag betalas också för de dagarna. Uppgift om deltagaren får Erasmus+-stipendium för utbytet eller om utbytet sker helt eller delvis utan stipendium. Om stipendium utbetalas, definieras utbytets exakta längd och för hur många dagar stipendium betalas och vilka dagar som eventuellt genomförs utan stipendium. Vid punkten Ekonomiskt bidrag väljs det alternativet som motsvarar högskolans praxis för utbetalning av stipendiet. Om stipendiet betalas direkt till deltagaren i utbytet och personen själv sköter om kostnaderna, väljs alternativ 1 och det exakta stipendiebeloppet antecknas i avtalet. Om stipendiet inte betalas till deltagaren, utan högskolan ersätter resekostnaderna och dagtraktamenten, väljs alternativ 2. 24
Om stipendiet utbetalas enligt alternativ 2 (högskolan betalar utbytets kostnader som en arbetsresa), går det att utesluta punkterna 4.2 och 5.2 ur avtalet. Principerna för återkrävande av stipendiet om deltagaren inte uppfyller skyldigheterna i stipendieavtalet. Tidtabell för utbetalningen av stipendiet och uppgiften om det betalas i en eller två delar. (gäller bara alternativ 1, det vill säga om högskolan betalar stipendiet direkt till deltagaren i utbytet). Staff Mobility Agreement bifogas till stipendieavtalet. Om utbytesperiodens längd ändras från det som avtalats, måste man ingå ett nytt stipendieavtal. Om utbytesperioden blir kortare, beräknas stipendiebeloppet på nytt så att det motsvarar längden på det genomförda utbytet. Om utbytet blir längre kan högskolan betala tilläggstipendium för förlängningen. Om det inte finns tillräckligt EU-medel kvar, kan den förlängda perioden också genomföras utan stipendium och detta avtalas med studenten/personalmedlemmen. Om en utbytesstuderande själv vill förlänga sin utlandsperiod, ska han eller hon kontakta både den egna högskolan och den mottagande organisationen senast en månad före utbytets ursprungligen planerade slutdatum. En förlängning av utbytesperioden kräver att stipendieavtalet ändras. Stipendieavtalets ändringar kan avtalas per e-post. 3.3.3. Stipendier för student- och praktikantmobilitet 3.3.3.1. Definition av utbytets längd och utbytets start- och slutdatum Studentstipendierna är avsedda att ersätta extra kostnader som uppkommer i samband med utbytet, såsom resekostnader, språkstudier samt högre levnadskostnader i värdlandet. För student- och praktikantutbytena betalas månadsstipendium för hela utbytesmånader samt dagsstipendium för dagarna utöver hela månader. Dagsstipendiet är 1/30 av månadsstipendiet för student- eller praktikantutbyte som högskolan fastställt. Principen är alltså att stipendium betalas för alla utbytesdagar (med undantag för dagar som genomförs utan stipendium), och det går inte att avrunda utbytets längd uppåt eller neråt till hela månader vid beräkning av stipendiet. Vid beräkningen av stipendiet är en månad alltid motsvarande kalendermånad, alltså 28 31 dagar beroende på vilken månad det är fråga om. En månad definieras enligt följande: månadens dag N följande månads dag N-1 25
exempelvis: 5 september 4 oktober Om utbytet pågår till exempel 5.9.2014 15.1.2015 är längden 4 månader (5.9 4.1) och 11 dagar (5.1 15.1). Alltså består utbytesstipendiet av fyra hela månadsstipendier och 11 dagsstipendier. Mobility Tool+ beräknar utbytets längd i månader och dagar när man matar in utbytets start- och slutdatum. I fortsättningen är utbytets rätta längd den som Mobility Tool anger. OBS! Definitionen av en månad som meddelades i början av Erasmus+avtalsperioden 2014 15 avvek från den nuvarande. Enligt den var en månad = 30 dagar och månadsstipendiet betalades för varje period på 30 dagar. Beräkningen av längden ändrade i augusti 2014, så stipendierna för studerande som åker på utbyte hösten 2014 har förmodligen redan beräknats och betalats enligt den tidigare definitionen. Eftersom ibruktagningen av Mobility Tool inom mobilitetsprojekten läsåret 2014 15 har försenats (i början av november var systemet inte ännu i bruk), är det sannolikt att också vårterminens utbytesstipendier beräknas och utbetalas innan det är möjligt att kontrollera utbytenas längd i Mobility Tool. Därför gäller en viss flexibilitet för de något varierande sätten att beräkna utbytenas längd under läsåret 2014 15 och högskolorna kan korrigera utbytets längd i Mobility Tool, förutsatt att ändringen i utbytets längd är högst +/- 5 dagar. Mobilitetsstipendium betalas för den tiden när studenten måste vara närvarande vid den mottagande högskolan/organisationen. Utbytets startdatum som anges i stipendieavtalet är den första dagen då studenten måste vara närvarande vid den mottagande högskolan eller organisationen (t.ex. terminens början, välkomstevenemang). Utbytets slutdatum är den sista dagen då studenten måste vara närvarande (t.ex. terminens eller tentperiodens sista dag). Utbytets faktiska längd kontrolleras efter utbytet på dokumentet Transcript of Records/Traineeship Certificate som den mottagande högskolan/organisationen utfärdat. Om studenten har skött sitt utbyte enligt avtalet och korrekt ska mottagande högskola/organisation i regel gå in för att på dokumentet ange samma dagar som avtalats före utbytet och de behöver inte ändras även om studenten till exempel reser hem några dagar tidigare (förutsatt att alla skyldigheter inom utbytet är uppfyllda). Utbytets faktiska start- och slutdatum matas in i Mobility Tool som beräknar utbytets genomförda längd. Om den är kortare än den planerade längden, måste utbytesstipendiet beräknas på nytt. Om den däremot är längre, behöver högskolan inte nödvändigtvis betala tilläggsstipendium, utan de extra dagarna kan anges som genomförda utan stipendium. Om högskolan dock har Erasmus+-medel kvar, kan den betala stipendium också för dagarna som går över den planerade utbytesperioden, men detta kräver att stipendieavtalet med studenten ändras. För att undvika onödiga ändringar av utbytesstipendiernas storlek, bör högskolan vara uppmärksam på att datumen som skrivs in i stipendieavtalet före utbytet faktiskt mots- 26