STADSREVISIONEN www.stockholm.se/revision Nr 12 Februari 2008 DNR 375-13/2008 Granskningspromemoria 2007 STOCKHOLM GLOBE ARENA FASTIGHETER AB (KONCERN)
Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Särskilda granskningar som sker under året publiceras löpande som revisionsrapporter och i vissa fall som promemorior. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. STADSREVISIONEN Revisionskontoret www.stockholm.se/revision Besöksadress: Hantverkargatan 3 A, 1 tr Postadress: 105 35 Stockholm Telefon: 08-508 29 000 Fax: 08-508 29 399
STADSREVISIONEN INNEHÅLL Sid 1 Redogörelse för granskningens planering och genomförande... 1 2 Redogörelse för granskningsresultatet... 1 2.1 Särskild granskning...1 2.1.1 Granskning av bolagets hantering av e-post enligt stadens regler... 1 2.1.2 Systematiskt brandskyddsarbete... 2 2.1.3 Avtalshantering... 3 2.2 Basgranskning...5 2.2.1 Bolagets arbete med internkontroll... 5 2.2.2 Bolagets resultatkrav och ekonomiska prognoser... 5 2.2.3 Uppföljning av ägarnas direktiv och uppdrag... 6
STADSREVISIONEN 1(6) 1 Redogörelse för granskningens planering och genomförande Årets granskningsinsats har planerats tillsammans med samtliga lekmannarevisorer vid ett planeringsmöte den 15 maj 2007. Vid planeringsmöte den 11 juni 2007 avseende företaget Globenarenorna informerade lekmannarevisorn om det granskningsuppdrag han givit revisionskontoret. Den auktoriserade revisorn presenterade sin Granskningsplanerings-PM. I övrigt har informationsutbyte skett mellan samtliga involverade i revisions- och granskningsarbetet. Resultatet av granskningen av intern kontroll och delårsbokslutet per 2007-08-31 rapporterades vid ett gemensamt avstämningsmöte den 17 oktober 2007, där bl a bolagets VD, administrativa chef och redovisningschef deltog. Under granskningsåret har revisionskontoret sammanträffat med representanter från bolaget i samband med information och avstämning av genomförda granskningar. Slutrevisionsmöte med bolagsledningen äger rum den 21 februari 2008. Årets granskning har enligt fastställd granskningsplanering omfattat bl a följande: E-post regler Avtalshantering Systematiskt brandskyddsarbete Granskningspromemorian har faktakontrollerats av bolaget. 2 Redogörelse för granskningsresultatet 2.1 Särskild granskning 2.1.1 Granskning av bolagets hantering av e-post enligt stadens regler Fullmäktige har i mars 2007 antagit nya e-postregler. Koncernstyrelsen har 2007-04-23 beslutat att uppmana bolagen inom koncernen Stockholms Stadshus AB att anta de nya reglerna. Granskningen ska ge svar på om bolagen har antagit och följer dessa nya regler. Bolagets styrelse har inte antagit de nya reglerna för elektronisk post. Det finns sedan tidigare en e-postpolicy vid bolaget som till stora delar följer det nya regelverket. Dock saknas riktlinjer för hur e-post som innehåller sekretessbelagda uppgifter ska behandlas.
STADSREVISIONEN 2(6) Vid längre frånvaro ska medarbetarna enligt bolagets policy använda autosvar alternativt lämna fullmakt till en kollega för bevakning av inkommande post. Enligt det nya regelverk som kommunfullmäktige har antagit bör fullmakter användas. Bolaget har en officiell e-postadress info@globearenas.se. Denna bevakas dagligen. Revisionskontorets bedömning och kommentarer Bolaget följer till stora delar stadens nya regelverk avseende e-posthantering. Bolaget bör komplettera sitt regelverk med ett avsnitt om hur sekretessbelagd eller annan känslig information ska hanteras. Vidare bör fullmakter utfärdas vid längre ledigheter. Detta gäller främst de tjänstemän som normalt får allmänna handlingar med elektronisk post. Bolagets styrelse har inte antagit fullmäktiges nya regelverk vilket bör göras. Styrelsemedlemmarna bör påminnas om de regler som gäller för e-post avseende bolagets verksamhet, som inkommer till deras personliga e-postadresser. 2.1.2 Systematiskt brandskyddsarbete Den 1 januari 2004 trädde Lag om skydd mot olyckor (LSO) i kraft och ersatte dåvarande Räddningstjänstlagen. Lagen ställer bland annat krav på att fastighetsägaren och den som bedriver verksamhet i fastigheten ska vidta åtgärder för att förebygga brand och förhindra eller begränsa skadorna till följd av brand. Enligt 2 kap. 3 i LSO ska en skriftlig redogörelse för brandskyddet för vissa byggnader eller anläggningar lämnas in till kommunen (Stockholms brandförsvar) som är tillsynsmyndighet. För att uppfylla lagens krav krävs att det bedrivs ett systematiskt brandskyddsarbete. Med det menas att både fastighetsägaren och nyttjanderättsinnehavaren ska ha ett organiserat arbetssätt för att planera, utbilda, dokumentera, kontrollera och följa upp brandskyddet i sina respektive organisationer. Syftet med granskningen är att bedöma i vilken omfattning bolaget bedriver ett brandskyddsarbete i enlighet med LSO och gällande föreskrifter från Statens räddningsverk.
STADSREVISIONEN 3(6) Iakttagelser Bolaget har fastställt en brandskyddsorganisation och fördelat såväl ansvarsområden som arbetsuppgifter för sitt förebyggande brandskyddsarbete. Personalen har fått brandskyddsutbildning anpassad efter de anställdas behov och arbetsuppgifter. Egenkontrollerna av brandskyddet sker på ett systematiskt sätt utifrån fastställda checklistor. Av dessa framgår vad som ska kontrolleras, av vem samt med vilken frekvens. Bolaget genomför även brandskyddskontroller före och under varje evenemang. Därtill rapporterar väktarna de brister de noterar vid sina ronder. Bolaget ansvarar även för brandskyddskontrollerna åt entreprenören som bedriver restaurang- och serveringsverksamheten i bolagets anläggningar. Brandskyddsbeskrivningar har upprättats för samtliga bolagets fastigheter och brandskyddsredogörelser har lämnats till brandförsvaret i enlighet med gällande lagstiftning. Revisionskontorets bedömning och kommentarer Enligt revisionskontorets bedömning bedriver bolaget ett brandskyddsarbete i enlighet med LSO och gällande föreskrifter från Statens räddningsverk. Denna bedömning baseras på att bolaget har ett organiserat arbetssätt för att planera, utbilda, dokumentera, kontrollera och följa upp sitt brandskydd. 2.1.3 Avtalshantering Bolaget hanterar ett stort antal avtal av olika slag. De avtal som finns vid bolaget är bland annat serviceavtal, leasingavtal, konsultavtal, entreprenadavtal och sponsoravtal samt evenemangsavtal. Revisionskontoret har granskat bolagets rutiner för hantering av avtal med avseende på registrering, bevakning, förnyelse, uppsägning mm. Iakttagelser Bolaget har tillsammans med en konsult utvecklat ett IT-system för att underlätta hanteringen av avtalen. I detta system skannas och registreras avtalen med uppgift om avtalsansvarig tjänsteman vid bolaget, avtalspart samt avtalets bindningstid. Därtill noteras sista datum för uppsägning av avtalet.
STADSREVISIONEN 4(6) Revisionskontoret kan konstatera att avtalssystemet saknar viktiga funktioner. Exempelvis är det inte möjligt att ta ut användbar statistik över aktuella avtal eller bindningstider. Enligt uppgift planerar bolaget att införskaffa ett nytt avtalssystem. Av bolagets attestinstruktion framgår att samtliga avtal i original ska lämnas till VD-sekreteraren för arkivering i brandsäkert skåp. Revisionskontoret kunde i samband med genomförd stickprovskontroll notera att alla avtal inte hanteras på det sätt som attestinstruktionen föreskriver. Bevakningen av avtalen med avseende på förnyelse och uppsägning ansvarar respektive avtalsansvarig tjänsteman för. De avtalsansvariga som revisionskontoret intervjuade har upprättat egna förteckningar med uppgift om avtalens bindningsoch uppsägningstider. En del avtal har villkor som innebär att de förlängs med ett år i taget om inte beställaren säger upp avtalet. Revisionskontoret kan notera att några avtal har förlängts ett flertal gånger under ett antal år. Revisionskontorets bedömning och kommentarer Enligt revisionskontorets bedömning har bolaget till övervägande del god kontroll över sina avtal. Det finns dock brister i hanteringen varför bolagets rutiner med avseende på registrering, bevakning, förnyelse och uppsägning samt förvaring av avtal kan förbättras. Revisionskontoret rekommenderar att berörd personal informeras om gällande regler för hur avtalen ska hanteras. Därtill bör bolaget förvara samtliga originalavtal i arkivskåp. Det är inte tillfredsställande att leverantörsavtal har förlängts ett flertal gånger under ett antal år. Motsvarande iakttagelse gjorde revisionskontoret vid den upphandlingsgranskning som genomfördes år 2004. I praktiken innebär det att leverantörer har direktupphandlats vilket har inneburit att lagen om offentlig upphandling (LOU) har åsidosatts. Bristande upphandlingsrutiner kan dessutom innebära att förtroendet för bolaget skadas.
STADSREVISIONEN 5(6) 2.2 Basgranskning 2.2.1 Bolagets arbete med internkontroll Bolagets internkontrollplan för verksamhetsåret 2007 godkändes av styrelsen hösten 2006. Under året har en rad stickprovsvisa egenkontroller genomförts. Kontrollerna har koncentrerats till områdena ekonomiadministration, löneadministration, klagomålshantering, investeringsverksamhet samt IT-system. Internkontrollplanen baseras på en väsentlighets- och riskanalys. Denna är dock inte dokumenterad. Resultatet av genomförda kontroller ska redovisas för styrelsen under första kvartalet 2008. Revisionskontorets bedömning och kommentarer Enligt revisionskontoret arbetar bolaget aktivt med att kontrollera och förbättra den interna kontrollen i sina rutiner. De kontroller som har genomförts har varit relevanta. Revisionskontoret rekommenderar bolaget att dokumentera sin väsentlighets- och riskanalys. 2.2.2 Bolagets resultatkrav och ekonomiska prognoser Revisionskontoret har granskat tertialrapporter och bokslut med inriktning på bolagets prognoser och resultat efter finansnetto. Av nedanstående tabeller framgår bland annat kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens krav på resultat enligt budget 2007 och bolagets prognoser över resultat och investeringar. Resultat efter finansnetto 2007 (mnkr) Kf:s budget Bolagets Prognos Prognos Bokslut S-hus budget budget T1 T2-68 -68-68 -68-68 Bolagets resultat ligger i nivå med ägarens budgeterade resultat. Årets resultat är ca 7 mnkr bättre jämfört med föregående år. Publikmässigt är 2007 bolagets tredje mest framgångsrika år. Det har genomförts 287 evenemang vilka har lockat 1 407 000 besökare.
STADSREVISIONEN 6(6) Enligt revisionskontorets bedömning har bolagets lämnade prognoser varit tillförlitliga. Fullmäktiges resultatkrav har uppnåtts. Investeringar (mnkr) Bolagets Prognos Prognos Bokslut budget T1 T2 69 29 29 24 Avvikelsen mot budget förklaras till övervägande del av att beslut om investering i en ny träningshall inte har fattas. Frågan är ännu inte färdigutredd. 2.2.3 Uppföljning av ägarnas direktiv och uppdrag Revisionskontoret har följt upp hur bolaget arbetat med kommunfullmäktiges mål och ägardirektiv för perioden 2007-2009. Bolaget ska Delta i utredningen om en ny arena i anslutning till Globen Delta i arbetet med Globenområdets utveckling för att öka områdets attraktionskraft Arbetet med att utreda frågan om uppförande en ny arena sker tillsammans med moderbolaget Stockholms Stadshus AB. Kommunfullmäktige har gett exploateringsnämnden i uppdrag att sälja fastigheterna Visthusboden 1-3 till bolaget där den nya arenan är planerad att uppföras. Bolaget medverkar i arbetet med att utveckla globenområdet tillsammans med representanter från Globe Hotell och ägaren till centrumanläggningen. Olika förslag på hur områdets attraktionskraft kan höjas har tagits fram. Lars-Erik Örsing Enhetschef Mats Bergqvist Revisor