PROTOKOLL fört vid styrelsemöte 2015-09-13 kl. 18.30 21.00 Närvarande: Stig-Arne Sjögren, Paul Nilsson, Per-Anders Lindgren, Erik Nilsson, Johanna Sundström, Frida Löfqvist Diane Nilsson från Samhall deltog under punkt 138 om avtal med Samhall. Maria Lindgren och Siv Bergqvist deltog under punkt 139 om valberedningens arbete. Frånvarande: Erland Forsmark, Ola Engman 130 Öppnande Ordföranden hälsade alla välkomna, och förklarade därefter mötet öppnat. 131 Dagordning Den föreslagna dagordningen godkändes. 132 Justerare Johanna Sundström valdes att tillsammans med ordföranden justera protokollet. 133 Föregående protokoll Föregående styrelsemötesprotokoll 2015-08-09 gicks igenom och lades därefter till handlingarna. 134 Lägenhetsöverlåtelser Två lägenhetsöverlåtelser har skett sedan förra styrelsemötet. Pekka Olavi och Ritva Anneli Autio har överlåtit sin lägenhet nr. 39, Snipgränd 30, till Kristian Eriksson. Siv Dannelöv har överlåtit sin lägenhet nr. 43, Snipgränd 38, till Johan Nilsson. Beslöts att Kristian Eriksson och Johan Nilsson beviljas inträde i föreningen och att Pekka Olavi och Ritva Anneli Autio och Siv Dannelöv beviljas utträde. 135 Rapporter 135:1 Avslut hyresärendet på Snipgränd Stig-Arne rapporterade att försäkringsbolaget Länsförsäkringar ersatt föreningen med 25 360 kr för de juridiska kostnaderna (totalkostnad 40 500 kr) avseende den olovliga andrahandsuthyrningen vilket innebär att vi får betala 15 140 kr. 135:2 Ny kontakt på PwC Stig-Arne informerade om att redovisningskonsult Christina Wiberg som varit föreningens kontakt på PwC under många år slutat. Ny kontakt är Marita Johansson: marita.johansson@se.pwc.com tel. nr: 010-212 47 12
136 Skrivelse om reglerna för uthyrning/utlåning av kvarterslokalen En skrivelse hade inkommit från Åsa Bergström som ansvarar för uthyrning/utlåning av kvarterslokalen. Hon föreslår en utökning av reglerna för nyttjande av lokalen. I skrivelsen påpekar hon att med de regler vi har, uppstår det ibland ett glapp mellan nyttjande av själva lokalen (med tydliga regler) och kringliggande lokaler och utemiljön. Beslöts att justera reglerna i enlighet med förslaget: Under nyttjandet av kvarterslokalen ansvarar medlemmen för att det ser städat ut i anslutning till lokalen. Det gäller i alla utrymmen som toalett, tvättstuga och hall. Utanför kvartersgården skall medlemmen städa upp ev. fimpar, burkar, flaskor, glas m.m. innan man lämnar lokalen. Städning av kvarterslokalen sker inom rimlig tid efter nyttjandet, dock senast 12.00 följande dag. 137 Göra-listan Göra-listan" gicks igenom. 138 Upprustningen av parkeringar och garage Ordföranden rapporterade från byggmöte 1 den 9 september med Andreas Hansson och Erik Andersson, OF Bygg, Bo Thomasson, Bosses Projektledning, Greger Bergström, Delt, Tomas Segerljung, Dräneringsspecialisten, Sven-Olov Juneblad, JBR.Konsult, Erik Gruffman, Markkonsulten och Bengt Bergqvist, Projektledargruppen. (Se bilagt protokoll.) Kontraktsfrågor, myndighetsfrågor, leverantörer, handlingar, byggfrågor, markfrågor, elfrågor, tidsplan, ekonomiska frågor, kvalitets- och arbetsmiljöfrågor togs upp. El-arbetena utförs av Delt och markarbetena av Dräneringsspecialisten. Arbetet följer tidsplanen. Nästa byggmöte 30 september. Inga otrevliga (kostsamma) överraskningar vid markarbetena. Brandväggar rekommenderas att uppföras och kommer att byggas mellan vart tredjefjärde garageplats. Styrelsen beslöt följande: Beslöts att garagens trädelar målas med acrylat i ungefär samma gråton som garagen har idag. Beslöts att garageportarna får en ljusgrå nyans. Beslöts att få in tre nya förslag från Delt på armaturer över garageportarna och tre förlag på armaturer för parkeringarna. Beslöts att byta ut armaturerna på innegårdarna med samma typ som kommer att sättas upp på parkeringarna. Beslöts att inte asfaltbelägga parkeringen vid kvarterslokalen på Snipgränd ( traktorparkeringen ) och parkeringen utanför el-centralen på Glassgränd. Beslöts att gräva om och asfaltbelägga vägen utanför soprummet på Snipgränd fram till knuten. Betalningsplan och behov av upplåning diskuterades.
Beslöts att Paul och ordföranden kollar upp detta och återkommer med förslag till nästa styrelsemöte. 139 Avtal med Samhall Diane Nilsson från Samhall gick igenom den reviderade behovsanalys över olika arbeten som föreningen behöver hjälpa av Samhall att få gjorda och som kan komma att ingå i ett kommande avtal mellan dem och föreningen. Per-Anders föreslog att eventuellt skulle Samhall också kunna utföra årlig storstädning och golvvård i tvättstugorna, kvarterslokalen bastun och korridorerna i kvartersgårdarna. Beslöts att Stig-Arne och Per-Anders kollar upp listan över vem som betalar för vad vid arbeten i lägenheterna och synkar den mot Samhalls behovsanalys som Diane gick igenom. Ny genomgång av behovsanalys och vem som betalar för vad vid arbeten i lägenheterna sker i kommande styrelsemöte. Beslöts att Stig-Arne går igenom vilka kostnader årlig storstädning och golvvård skulle innebära tillsammans med Diane och återkommer med förslag i kommande styrelsemöte. 140 Valberedningen Styrelsen gick tillsammans med valberedningen (Maria Lindgren och Siv Bergqvist) igenom aktuella omval/fyllnadsval/nyval vid kommande årsstämma. 141 Preliminärt bokslut för verksamhetsåret 1 juli 2014 30 juni 2015 Paul gick igenom det preliminära bokslutet för verksamhetsåret 1juli 2014 30 juni 2015. Det ekonomiska utfallet ser bra ut och kommer att ge ett positivtresultat på ca 650 000 kr. 142 Underhållsplanen Styrelsen beslöt 2015-03-08 att under våren gå igenom underhållsplanen ordentligt, uppdatera behov och ungefärliga kostnader för de olika underhållsdelarna och göra planen mer pedagogisk och mindre krånglig. Paul har gjort om uppställningen och presenterade kort ett förslag på mötet. Beslöts att bordlägga frågan till nästa styrelsemöte då tiden inte räckte till för en ordentlig genomgång och beslut. 143 Omsättning av lån Föreningen har ett lån på Swedbank Hypotek AB (f.d. SPINTAB) på ca.7 500 000 kr med aktuell ränta 2,65 % som skall villkorsändras 2015-09-25. Paul rapporterade från kontakter han haft med Swedbank, SE-banken och Handelsbanken och presenterade förslag på olika bindningstider och räntor från de tre bankerna (se bilaga). Beslöts att föreningen tecknar nytt lån på Handelsbanken med 1,33 % ränta (Den exakta räntan beror på ränteläget när lånet villkorsändras 25 september 2015.) 144 Skrivelse angående byggnationen vid Jula och Willys Det kommer att byggas ihop mellan Jula och Willys. XXL-sport heter företaget som ska flytta till den nya lokalen. Som det är i nuläget på byggritningen planeras ingen
öppningspassage eller entré åt "vårt" håll. Det kommer att innebära vissa problem då alla från bl.a. föreningens område kommer att behöva gå omväg runt ca 400 meter för att handla. Bygglov har nyligen utfärdats men det kan överklagas. Erik Nilsson tyckte att föreningen skulle göra det via en skrivelse för att påpeka problemet. Beslöts att Erik Nilsson skickar in den skrivelse som han skrivit (se bilaga). 145 Tid för höstsyn Beslöts att göra höstsyn den 22 september kl. 18.00 tillsammans med Samhall. 146 Fläktrengöring och filterbyte Beslöts att ordföranden beställer filter, informerar om filterbyte och delar ut filter till medlemmarna. 147 Nästa styrelsemöte Söndagen den 11 oktober kl.18.30. i styrelserummet. Frågor på kommande styrelsemöte: Underhållsplanen Ev. avtal med Samhall Frågor kring ombyggnationen av garagen Behov av upplåning Hyror för garage och motorvärmarplatser Frågor uppkomna under höstsynen Tid för träff med nya medlemmar Tid för årsstämman 148 Avslutning Ordföranden avslutade mötet. Umeå dag som ovan Stig-Arne Sjögren ordförande Johanna Sundström justerare Per-Anders Lindgren Sekreterare
Bilaga Byggnadsnämnden, Umeå kommun Umeå 2015-09-14 Att: Katrin Sandström, Bygglovsavdelningen Överklagande av beviljat bygglov Länken 1, diarienummer BN-2015/01225 Vår bostadsrättsförening Glassen (f.d. Riksbyggen Umehus 20) har 101 hushåll och är det gula området, beläget bredvid brf Kylen och mittemot Toyota. Vår förening anser oss berörda av det beviljade bygglovet och överklagar därmed beslutet. I princip samtliga av våra medlemmar cyklar eller går i nuläget, över övergångstället på Gräddvägen och därefter via befintliga passagen mellan Willys och Jula när det ska handlas något från de nuvarande affärerna till hemmet. Några av föreningens medlemmar är äldre personer med rullatorer som är tacksamma för att passagen finns, då passagen minskar avståndet till denna handel avsevärt. Ritningen för den tänkta nybyggnationen på Länken 1 saknar passage för gående och cyklister alternativt en entré från vårt håll, vilket i vår bedömning är ett misstag. Avsaknaden av en passage alternativt en entré innebär att boende får uppskattningsvis 500m längre avstånd tur och retur. Man måste först då ta sig ner mot Myrorna och därefter runt Jula-byggnaden längs kortsidan på byggnaden. Ett ökat avstånd som våra äldre medlemmar med rullatorer inte kommer att uppskatta. Den nya vägen kommer också innebära en liten uppförsbacke längs Jula-byggnadens kortsida samt trottoarkanter där en rullator måste lyftas över. I våra ögon är det mycket märkligt att det i det beviljade bygglovet inte tänkts på en passage mot Gräddvägen för gående och cyklister till handelsområdet. Vår förenings medlemmar är inte de enda som nyttjar passagen i nuläget utan även boende på Snipgränd, Måttgränd och sannolikt även cyklande från Ersforsen nyttjar den befintliga passagen. De som planerat byggnationen samt byggnadsnämnden som beviljat bygglovet kan väl inte räkna med att alla kunder kommer via bil eller buss till området? Med förhoppning om att denna överklagan kan påverka beslutet Mvh Styrelsen, Bostadsrättsföreningen Glassen ordf. Stig-Arne Sjögren, Glassgränd 37, 906 24 Umeå, sjogren@glassen.nu