Förvaltningsplan för KLARA SVPL IT stöd för samordnad vård-och omsorgsplanering År 2016

(1)12 Förvaltningsplan för KLARA SVPL IT stöd för samordnad vård-och omsorgsplanering År 2016

(2)12 Innehållsförteckning FÖRVALTNINGSPLAN FÖR RESP. SYSTEMFÖRVALTNING... 1 ÅR 2016... 1 1 INLEDNING... 3 1.1 Bakgrund... 3 1.2 Syfte och målgrupp... 3 1.3 Period... 3 2 SKRIV RESP. SYSTEMFÖRVALTNING... FEL! BOKMÄRKET ÄR INTE DEFINIERAT. 2.1 Uppdrag... 4 2.2 Förvaltningsorganisation... 5 2.3 Förvaltningsaktiviteter... 7 3 MÅL OCH BUDGET... 9 3.1 Problem och behov... 9 3.2 Mål... 11 3.3 Budget... 12 3.4 Finansiering... 12

(3)12 1 Inledning I detta dokument används följande förkortningar: GITS gemensam It samordningsfunktion mellan de 49 kommunerna i Västra Götaland och Västra Götalandsregionen. VG Västra Götaland VGR Västra Götalandsregionen VGK de 49 kommunerna i Västra Götalands län SITIV Styrgrupp IT I Väst LiSA Ledningsgrupp i samverkan SAMSA Arbetsgrupp för delregionala förvaltare VGPv Västra Götalands Primärvård SVPL - Samordnad vård-och omsorgsplanering ITMV Informationsöverföring mellan vårdgivare 1.1 Bakgrund Förvaltningsplanen är framtagen av funktionskoordinator SVPL i samverkan med GITS funktionsledare. Förvaltningsplanen godkänns av styrgrupp SVPL. Funktionskoordinator har ansvar för att förvalta och utveckla förvaltningsplanen. 1.2 Syfte och målgrupp Syftet med förvaltningsplanen är att klargöra vad som ska göras i förvaltningsarbetet samt hur förvaltningen ska utföras och styras. Förvaltningsplanen är det operativa styrdokumentet för förvaltningsarbetet. Funktionskoordinator har ansvar för att förvalta och utveckla förvaltningsplanen. Målgrupp för dokumentet är de som ansvarar för och de som bedriver förvaltningen av Samordnad vård- och omsorgsplanering. 1.3 Period Förvaltningsplanen gäller för perioden 2016-01-01 2016-12-31

(4)12 2 KLARA SVPL 2.1 Uppdrag Förvaltningsobjektet syftar till att stödja den verksamhet som har till uppdrag att hantera samordnad vård-och omsorgsplanering inom Västra Götaland. Samordnad vård- och omsorgsplanering omfattar bl.a. att hantera informationsöverföring när patienten skrivs ut från sjukhuset men har fortsatt vårdbehov av kommunal vård och omsorg eller primärvård. Processen styrs av Lag 1990:1404 om kommunernas betalningsansvar för viss hälso- och sjukvård. Aktörer inom objektverksamheten är främst läkare, sjuksköterskor, arbetsterapeuter, sjukgymnaster och biståndshandläggare som arbetar i kommuner, offentlig sluten- och öppenvård, habilitering och hälsa, Närhälsan, privata vårdgivare inom VGPv och kommuner och Vårdval rehab. Nedan följer exempel på handlingar/aktiviteter som objektverksamheten genomför; Skapa och avisera vårdbegäran från kommun och/eller primärvård till sjukhus och/eller primärvård Skapa och avisera meddelande till vård- och omsorg eller inskrivningsmeddelande från sjukhus till kommun och primärvård Skapa och avisera kallelse och underlag till vårdplaneringsmöte. Gemensamt genomföra vårdplaneringsmöten Gemensamt skapa och justera vårdplan Sjukhus aviserar utskrivningsklar Skapa och avisera information vid utskrivning från sjukhus till kommun och primärvård Underlag för öppenvård, startar ärendet och kan användas; vid patientrelaterad informationsöverföring från/till/inom öppenvård. Nytt ärende kan startas efter att patient är vald med; vårdbegäran, meddelande till vård och omsorg, inskrivningsmeddelande eller underlag för öppenvård. Målet med/resultatet av ovan nämnda handlingar/aktiviteter är en samordnad plan vid utskrivning som klargör ansvaret för insatser för patienten efter utskrivning från sjukhuset. Ärendeprocessen är framtagen efter en VG gemensam beslutad rutin som baseras på gällande lagar och överenskommelser. Informationen som ligger till grund för vårdplanen är tillgänglig och aktuell samt har hanterats på ett enhetligt sätt.

(5)12 2.2 Förvaltningsorganisation Förvaltning sker på central- delregional- och lokal nivå. Den regionala förvaltningen skall stödja och styra det delregionala och lokala arbetet. Förvaltningen skall tillsammans med lokala resurser arbeta för att erforderlig utveckling genomförs samt att den kvalitetssäkras. Förvaltningen ansvarar också för spridning av information om nya rutiner, tidplaner med mera. En lokal förvaltningsorganisation krävs inom varje enskild förvaltning (lokal nivå) och inom vårdsamverkans område (delregional nivå) som håller samman arbetet över förvaltningsgränserna i varje område. Ansvaret för det delregionala och lokala förvaltningsarbetet, inklusive bemanning ligger i verksamhetslinjen. Arbetet i förvaltningsobjektet styrs av regional styrgrupp SVPL med ordförande systemägare Jan Carlström. Förvaltningsgrupp SAMSA arbetar på uppdrag av styrgrupp SVPL och leds av funktionskoordinator för samordnad vård- och omsorgsplanering. Via SAMSA tillsätts vid behov arbetsutskott för specifika frågor t.ex. grupp för rutinfrågor, utbildning, psykiatri etc. arbetsutskotten rapporterar till SAMSA. Samtliga grupper i objektförvaltningen utses via de fem vårdsamverkansområdena i VG och representerar olika vårdgivare, verksamheter och yrkesroller.

(6)12 2.2.1 Förvaltningsstruktur för KLARA SVPL Styrgrupp Samarbete ger uppdrag till styrgrupp verksamhetsområde via systemägaren och beslutar om övergripande budget. Systemägare rapporterar till Styrgrupp Samarbete. Ansvarar för förvaltning av rutin och ITstöd. Beslutar om årlig förvaltningsplan. En gemensam regional förvaltargrupp får uppdrag från styrgrupp verksamhetsområde. Arbetsgrupper i förvaltargruppen av rutin och IT-stöd bereder ärende till Styrgrupp Verksamhetsområde. Informationsbärare mellan regional- och lokal nivå. GITS Funktionsledare utgör stöd till funktionskoordinator vid beredning av ärende till Styrgrupp Verksamhetsområde och Styrgrupp Samarbete GITS Funktionskoordinator utgör förvaltargruppens gränssnitt mot Styrgrupp verksamhetsområde. Leder arbetet i regional förvaltningsgrupp. Deltar i Styrgrupp verksamhetsområde som föredragande i förvaltningsfrågor Verksamhetsområde och mottar uppdrag från Styrgrupp verksamhetsområde inom ramen av förvaltningsområdet.

(7)12 2.2.2 Beslutsform För att arbetet med KLARA SVPL ska kunna styras så effektivt som möjligt krävs följande beslutsform. Beslutsform Arbetsuppgifter Deltagare Frekvens Kallar SITIV Se uppdragsbeskrivning Relevanta representanter från såväl verksamhetsoch IT-parter 2 ggr/halvår Ordförandeskap växlar mellan kommun och VGR varje år. Styrgrupp SVPL Relevanta representanter från verksamhets sidan 6-7/år Systemägare/ordförande Jan Carlström Resp. styrgrupp i kommun/vgr 2.2.3 Arbetsform För att arbetet med KLARA SVPL ska kunna hanteras så effektivt som möjligt krävs följande arbetsform. Arbetsform Arbetsuppgifter Deltagare Frekvens Kallar Beredningsgrupp/SAMSA Relevanta och utvalda av styrgrupp SVPL representanter från verksamhets sidan Ca 10/år Funktionskoordinator Arbetsutskott Utbildning/Rutingrupp/ Hemsida Uppdaterar utbildningsmaterial, rutiner och hemsidor. Relevanta representanter från verksamhets sidan. Varierar beroende på uppdrag En i varje utskott, ambulerande 2.3 Förvaltningsaktiviteter 2.3.1 Förvaltningsstyrning Åtgärder för att styra och förbättra förvaltningsverksamhet i syfte att uppnå överenskomna mål. Exempelvis; prioritera ärenden, besluta om förvaltningsplan, planera och fördela arbetsuppgifter i förvaltningsorganisationen.

(8)12 IT-tjänsten stöder en VG gemensam rutin. Regional tillämpning av rutinen är ett styrdokument hur användarna ska hantera rutinen via IT-tjänsten. Tillämpningen förvaltas och hanteras av SAMSA. Tillämpningen som uppdateras två gånger/år godkänns av styrgrupp SVPL. Funktionskoordinator prioriterar ärende, planerar, fördelar arbetsuppgifter i förvaltningsorganisationen samt förvaltar och utvecklar förvaltningsplanen. 2.3.2 Användarstöd inkl. support Manualer, mallar, lathundar och styrdokument finns på den externa hemsidan www.vgregion.se/svpl. På sidan finns även utbildningsmaterial för utbildare och användare samt länkar till utbildningsmiljö. Materialet uppdateras vid behov av Arbetsutskottet för utbildning. De lokala systemförvaltningarna ansvarar för att deras användare får relevant utbildning och att utbildare/superanvändare finns i systemförvaltningen. Support sker i första hand i verksamheten nära användarna av superanvändare. Andra linjens support hanteras av Cerner enligt support och underhållsavtal som följer huvudavtalet. Vid driftstörning kontaktar Cerner VGR IT. Första linjen support för de privata vårdcentralerna sköts fr.o.m. årsskiftet 2014/2015 av Cerner. 2.3.3 Ändringshantering, utveckling Under våren 2015 genomfördes andra delleveransen av funktionsutveckling i KLARA SVPL. Funktionsutvecklingen innebar framförallt bättre användbarhet. Hösten 2015 planeras ytterligare en leverans av förändringar som främst berör betalningsprocessen. Detta för att möta kraven i ELVIS integrationen. Ändringsförslag hanterats på följande sätt: Ändringsförslag, funktionalitetsfel inkommer från användare till supporten och SAMSA via de lokala förvaltningarna. Många ändringsförslag inkommer också vid tester av nya versioner av systemet. ÄF (ändringsförslag) lista finns som uppdateras och prioriteras kontinuerligt av SAMSA. Förvaltarmöte med leverantören av systemet, Cerner och den regionala förvaltningen(funktionskoordinator och applikationsledare VGR IT) sker kontinuerligt där en stående punkt är planering och uppföljning av uppgraderingar av systemet. P.g.a. upphandlingen av nytt IT-stöd för samordnad vård-och omsorgsplanering hanteras ändringar mera sparsamt.

(9)12 2.3.4 Daglig drift och underhåll Applikationsledare på VGR IT har VGR uppdrag att: på uppdrag av och tillsammans med objektledare IT följa objektplan och övriga förändringsaktiviteter följa upp och koordinera vidmakthållande och vidareutvecklingsaktiviteter utifrån åtaganden som ingår i leveransen av applikation/funktionen enligt objektplanen koordinera leverantörskontakter aktivt medverka i kravställande mot leverantör säkerställa resurser för planerade förändringar enligt objektplan delta i uppföljningsmöten för applikationen/funktionen medverka vid framtagande och uppföljning av budget att säkerställa att aktuell applikation/funktion är dokumenterad enligt gängse praxis driva arbetet med ständiga förbättringar Då system som ingår i GITS i praktiken leds av funktionskoordinator GITS blir samverkan för applikationsledare i första hand med funktionskoordinator. Funktionskoordinator och applikationsledare har gemensam dialog med VGR objektledare. 3 Mål och budget 3.1 Problem och behov Följande problem- och behovsbild har identifierats för förvaltningen av KLARA SVPL. Upphandlingen av nytt IT stöd avslutades hösten 2015 och nytt avtalstecknande med Cerner som leverantör blir klart hösten 2015. Det övergripande målet för år 2016 är att påbörja införandet och bredd införa nya versionen av KLARA SVPL i hela VGR före 2016-12-31. 3.1.1 Förvaltningsstyrning Det övergripande målet med förvaltningsstyrning är att förvaltningsaktiviteter i denna plan är genomförda.

(10)12 3.1.2 Användarstöd Det övergripande målet med användarstöd är behovsanpassat stöd till användarna avseende förvaltningsobjektets olika delar. Regionalt framtaget användarstöd och utbildningsmaterial för användare och utbildare finns tillgängligt på SVPLs hemsida. 3.1.3 Ändringshantering År 2016 kommer innebära projekt med implementering av ny version av KLARA SVPL. 3.1.4 Daglig IT-drift och underhåll Det övergripande målet med daglig IT-drift och underhåll är att IT-stöden ska vara tillgängliga enligt verksamhetsparternas behov.

(11)12 Följande förvaltnings- och utvecklingsaktiviteter har identifierats Behov/Aktivitet 2016 Orsak/Nytta Status Kommentar Prio Buggrättningar i KLARA SVPL Införandeplan Behov av buggrättningar inkomna: vid tester, Från användarna via support och lokala förvaltningar. Nuvarande system KLARA SVPL ska fasas ut och ny version av KLARA SVPL ska driftsätts. Lista över inkomna fel uppdateras kontinuerligt Bereds av SAMSA och kommuniceras med leverantör av funktionskoordinator samt applikationsförvaltare VGR IT Funktionskoordinator deltar i projektledningsgruppen tillsammans med projektledare för att skapa planen och genomförandet ihop med leverantören och VGR IT. 1 1 3.1.5 Projektpåverkan under perioden Följande projekt/kända ändringar kommer att påverka objektet under perioden. Projekt/känd ändring Påverkan Integration ELVIS Införande ny version av IT stöd Införande av distansmöte via Video 3.2 Mål Verksamhetsstyrd förvaltningsmodell anpassad efter GITS gemensamma styrmodell. Ny version av KLARA SVPL breddinfört i hela VGR 2016-12-31.

(12)12 3.3 Budget Systemförvaltningens totala budget under 2016-01-01-2016-12-31 är följande: Fastställd budget in, tjänsteövervakning? Indexuppräkning? BUDGET 2016, KLARA SVPL ansvar 92900 Benämning Budget Kommuner VGR VGR IT, Infrastruktur 261 651 VGR IT, applikationsdrift 58 609 VGR IT, systemadmin(christer Wik) 380 826 VGR IT, licens/uus Cerner 4 222 500 delsumma VGR IT debiterar 4 923 586 30 % 70 % Support, (inkluderat i leverantörsavtal) Oförutsedda kostnader 300 000 30% 70% Totalt KLARA SVPL 5 223 586 1 567 076 3 656 510 3.4 Finansiering System för samordnad vård- och omsorgsplanering är samfinansierat av VGR och VGK. Lönekostander för funktionskoordinator fördelas 50/50 % mellan VGK/VGR via fakturering från GITS till VästKom. Kostnader för IT tjänsten inkl. drift från VGR IT fördelas VGK/VGR med 30/70 % via fakturering från GITS till respektive kommun efter antal kommuninvånare.