Plan B Djäknegatan 5 211 35 Malmö Sverige 2011-10-03 Processtöd vid organisationsöversyn av Fakulteten för hälsa och samhälle vid Malmö högskola PlanB Consulting AB har dekanus Tapio Salonens uppdrag att medverka vid översynen av Fakulteten hälsa och samhälles organisation för att verka som processtöd och på så sätt nå en bredare förankring av frågeställningar och förslag hos dem som berörs av förändringarna. Bakgrund Förändringarna inom universitets och forskarvärlden går fort. Fakulteten hälsa och samhälle vid Malmö Högskola har haft en stark utveckling som inneburit både fler studenter, fler utbildningsprogram och mer forskning. Fakultetens organisation behöver därför ses över och anpassas, inte bara till den nuvarande verksamheten utan också till att kunna möta morgondagens behov och utmaningar. På uppdrag av fakultets styrelse har därför dekanen initierat en översyn av organisationen. En del av bakgrunden finns också att ta del av i Verksamhetsplan för Hälsa och Samhälle 2011. Där fastslås att organisationen ska föra en fördjupad diskussion om framtida vägval och strategier. Det ska ske med omsorg om de landvinningar som gjorts under de senaste årens snabba utveckling och att i översynsarbetet beakta involvering, delaktighet och förankring hos alla medarbetare för att tillvarata deras kreativitet och kompetens. Syfte En översyn av Fakulteten samhälle och hälsa för att få tillstånd en ändamålsenlig och effektiv organisation som möter dagens och framtidens utbildnings- och forskningsbehov Mål med uppdraget: En förändringsprocess där alla känner sig involverade och delaktiga En organisation som är väl förankrad i alla led En organisation med tydlig ledningsstruktur där uppdrag och befogenheter följs åt Metod Individuella intervjuer med medlemmarna i ledningsforum och med utvalda nyckelpersoner Processledning av strategidagar och APT möten Workshops med enheter Återrapportering och handledning Uppdragets genomförande
Etablera en projektledningsgrupp för att specificera uppdragets olika delar och fortlöpande stämma av de olika insatserna. Konsulterna och dekanen har utgjort projektledning och haft täta avstämningar. Tidigt bestämdes att arbetet skulle delas in i två faser, 1 och 2. Under fas 1 skulle fakultetens yttre organisationsstruktur fastställas, medan fas 2 skulle arbeta med innehållsfrågorna. Workshop 1 Fakultetsstyrelsen 23 augusti 2011 Under en heldag arbetade styrelsen varför en ny organisation behövs, fakultetens uppdrag och slutligen styrelsens uppdrag till dekanen. Varför ny organisation? - Liten kritisk massa för samverkan och samarbete i organisationen - Samordning och kommunikation behöver utvecklas - Organisationen har växtvärk - Fakulteten har för få anställda, (växtvärk) - Oklara rutiner, otydliga riktlinjer, många chefer (högt i tak) - Olika verkligheter för enheterna - Rekryteringsutmaningar - Utrymme behöver skapas så fler lärare kan forska Fakultetens övergripande uppdrag - Stimulera organisationen att bli tydlig och dynamisk, utrymme för rörelse och utveckling - Utbildning och forskning integreras - Särskilt beakta och stärka fakultetens roll i samhället, omgivningarna - Tydlig organisation som skapar förutsättningar för forskning, utbildning och tredje uppgiften - Främja akademiskt ledarskap - Skapa en organisation där medarbetare och studenter stöds i sin utveckling - Ta bort hinder som finns i vardagen börja i nulägesanalysen, ekonomi och enheter - Samverkan forskning, utbildning, uppdragsutbildning - Profilering av utbildningarna och fakulteten - spetskompetens Styrelsens uppdrag till dekanen att efter en öppen och involverande process föreslå en tydlig och dynamisk organisation som: - Utvecklar och stärker fakultetens gränsöverskridande uppdrag - Integrerar utbildning och forskning samt stärker vår samverkan med det omgivande samhället - Utvecklar nuvarande verksamhet och möjliggör tillkomsten av nya inslag baserade på analys av omvärlden Tidplan fastställdes till att beslut ska kunna tas den 9 december med lägesrapport på novembersammanträdet Workshop 2 Fakultetsledningen 26 augusti 2011 2(5)
Under ett strategiseminarium arbetade ledarforum därefter med att forma hur en ny organisation skulle kunna se ut utifrån styrelsens uppdrag. Resultatet blev en skiss som alla ställde sig bakom. Under arbetsprocessen uttrycktes det farhågor kring att skissen skulle uppfattas som att den kommande organisationslösningen redan var bestämd och att hela processen därmed skulle uppfattas som skendemokratisk. I skissen inordnades de olika enheterna i institutioner ledda av en prefekt. Där planerades också för morgondagens utbildnings- och forskningsbehov genom att sammanföra en del nuvarande utbildningar med idéer om vad samhället och studenterna kommer att efterfråga om 5 år (skissen bifogas som bilaga 1). Kommunikationsplanering med kommunikationsansvariga Fakultetens informatörer har deltagit i alla ledningsmöten. De har också haft planeringsmöten med konsulterna och dekanen. I fas 1 etablerades en kommunikationsstrategi där alla skulle ges möjlighet till information och kommunikation i förändringsprocessen. Detta kommer till uttryck på hemsidan, i dekanens blogg och genom öppna frukostmöten samt dokumentation från arbetet. Genomföra intervjuer med ledningspersonal En av förändringsarbetets bärande idéer var att genomföra ett antal intervjuer med ledningen och andra nyckelpersoner. Vi som konsulter har därför träffat ett 20 tal medarbetare, enskilt eller vid ett fåtal tillfällen i grupp och på så sätt kunnat få ta del av allas idéer och synpunkter på hur den nya fakulteten ska/eller inte ska se ut. Samtalen har sammanställts och presenterats på ledarforum innan förslaget till ny organisation beslutades. (Vilka som intervjuats och sammanställningen bifogas som bilaga 2). Frukostmöten Frukostmöten 7.45 på morgonen där alla har möjlighet att delta har hittills hållits två gånger, första gången för att presentera skissen till ny organisation och andra gången för att presentera förslaget till ny organisation. Alla har där haft möjlighet att ställa frågor och komma med egna synpunkter. Dekanen har hållit i mötena. Processtöd till de olika utbildningarna vid behov Enheten för folkhälsovetenskap, enheten för vårdvetenskap och kansliet har utnyttjat denna möjlighet. Arbetet återkopplas direkt till de enheterna och ingår inte i den här rapporten. Studenterna Intervjuer har hållits med studentombudet och några studenter från fakulteten. Studenterna är i stort sett ovetande om den pågående organisationsförändringen, men ser positivt på en ökad akademisering och att forskning och utbildning knyts ihop, vilket antas höja statusen på utbildningarna. En oro är dock att lärarna ska bli stressade av förändringen och att det ska gå ut över undervisningen. En annan oro är att utbildningarna glider ifrån varandra. 3(5)
Processen så långt Arbetet med organisationsförändringen har bedrivits i ett högt tempo. Alla medarbetare har dock varit förberedda på att en förändring måste komma till stånd men avvaktat byte av dekanus. Både i arbetet med styrelsen och ledningsforum har deltagarna varit öppna och engagerade. Det råder stor samstämmighet om att fakulteten behöver akademiseras ytterligare och att institutioner är ett bra sätt att organisera utbildning och forskning. Att integrera forskning och utbildning i större utsträckning möter inte heller något motstånd, även om det inte alltid finns samstämmighet mellan den forskning som bedrivs och utbildningsuppdragen. Detta förhållande skapar istället stora förväntningar på att forskning kopplat till grundutbildningarna kommer att öka. Däremot finns det olika uppfattningar om hur den optimala indelningen i institutioner ska se ut. Ledningsforum fattade beslut om fem institutioner, Vårdvetenskap, Biomedicin, Socialt arbete, Kriminologi och Institutionen för välfärdsstudier (arbetsnamn). Det fanns dock ett antal förslag där det som kvarstod till den slutliga beslutsomgången skiljde sig från huvudförslaget genom att biomedicin och vårdvetenskap skulle vara en institution. En majoritet av deltagarna i ledningsforum var dock för förslaget med 5 institutioner. Eftersom den nya organisationen ska börja gälla 1 januari 2012 beslutades också att ge fakultetens personalhandläggare i uppdrag att ordna så att alla som är intresserade av ett ledningsuppdrag i den nya organisationen ska få möjlighet att göra en intresseanmälan. Även en konsekvensanalys på respektive enhet kommer genomföras av personalhandläggarna. Med utgångspunkt i en fakultet med fem institutioner tillsattes sex arbetsgrupper som under fas 2 ska arbeta fram förslag till hur fakulteten övergripande och var och en av de fem institutionerna ska organiseras och ledas. Det beslutades också att en forskningsnämnd och en utbildningsnämnd skulle finnas på fakultetsnivå och att dessa skulle ledas av varsin prodekan. Under en gemensam heldag 1 november kommer alla arbetsgrupper att redovisa vad de kommit fram till och sedan vidtar arbetet med att utforma det slutliga förslaget som styrelsen ska fatta beslut om. Under det fortsatta arbetet finns några frågor som särskilt måste belysas för att förslaget ska bli trovärdigt och innebära den eftersträvade förändringen. Organisation Fakultetsnivån? Institutionsnivån? Prefekt hel, halv eller deltid? Vad behövs som stöd till prefekten? Administrativt stöd? Styrelse? Andra roller? Kostnader? Ledning och styrning Hur ser kopplingen ut mellan fakultetsstyrelse dekan prodekaner institutionsstyrelser prefekter övriga institutionsmedarbetare 4(5)
kansliet mm? Kommer subsidiaritetsprincipen att gälla? Ny delegationsordning där uppdrag och mandat hänger ihop. Ekonomi Hur ser fakultetens samlade budget ut och hur kommer pengarna att fördelas till de olika institutionerna? Transparens har efterlysts både vad gäller den totala budgeten, OH-kostnader och fördelningsprinciper. Det finns också en stor oro hos flera av fakultetens ledare att den nya organisationen ska bli underfinansierad. Integrering forskning utbildning Här behövs konkreta förslag från arbetsgrupperna på hur forskning och utbildning kan integreras successivt och hur forskningsaktiviteten hos lärarna kan ökas. Kontakten med samhället det tredje uppdraget Hur kommer integrationen av det omkringliggande samhället in i institutionsarbetet? Kansliets roll i framtiden Flera av de intervjuade har uttryckt önskemål om ökat administrativt stöd. I organisationsöversynen behöver denna fråga tas med för att kunna få ett komplett organisationsförslag. Vad är effektivast att hantera på fakultetsgemensam nivå och vad kan med fördel ligga på institutionsnivå? Hur integrera Hälsa och samhälle när institutioner införs? Hur behålla fokus på flervetenskap? Var får man sin professur och kommer titeln att finnas kvar? Sammanfattningsvis kan konstateras att arbetsklimatet är öppet men som alltid i en organisationsöversyn förekommer positionering vilket inte gör processen förutsättningslös organisationsöversynen går framåt enligt den planerade tidtabellen men det går fort informationsflödet är rikligt och alla som vill kan skaffa sig information möjlighet att göra sin röst hörd och föreslå lösningar på såväl organisations- som enhetsnivå finns fas 1 är avslutad alla fick inte som de ville, men alla som ville har fått uttrycka sin åsikt fas 2 har initieras och kommer att behöva både stöd och konkret underlag för att slutföra sitt arbete Vi ser fram emot fortsättningen! Åsa Dourén Margaretha Spjuth 5(5)