Tomelilla kommun Ledamöter kallas Ersättare underrättas Tid: Måndagen den 26 oktober 2015 kl. 16.00 Plats: Svea Hund, kommunhuset i Tomelilla Kallelse med föredragningslista Ärenden 1 Ändringar i föredragningslistan 2 Fastställande av preliminär skattesats för år 2016 2015/133 2 3 Anmälan av ordförandebeslut - Reviderad 2014/279 3-5 stödansökan för projektomgång 2 4 Intern kontrollplan för byggnadsnämnden 2015 2015/281 6-9 Leif Sandberg (C) Ordförande Christian Björkqvist Sekreterare Meddela förhinder i god tid till Kommunledningskontoret som kallar ersättare. Telefon 0417-18253 Christian Björkqvist Telefon 0417-18245 Britt Ekstrand E-post: kommun@tomelilla.se 1
Tomelilla den 15 oktober 2015 Dnr KS 2015/133 Kommunledning, Samhällsbyggnad, Kultur- och fritid Besöksadress: Gustafs torg 16 273 80 Tomelilla Växel 0417-180 00 Fax 0417-144 00 Postgiro 126 88-8 Bankgiro 5346-0465 www.tomelilla.se Fastställande av preliminär skattesats för år 2016 Handläggare: Christian Björkqvist Kanslichef Direkt 0417-182 53 Mobil AnsvarigMobil christian.bjorkqvist@tomelilla.se Förvaltningens förslag till beslut fastställer preliminärt skattesatsen för 2016 till XX kr. Ärendebeskrivning Enligt kommunallagen 8 kap 6 ska kommunstyrelsen före oktober månads utgång föreslå skattesats för den kommunalskatt som ingår i den preliminära inkomstskatten under det följande året (så kallad preliminär skattesats). För 2015 uppgår Tomelilla kommuns skattesats till 20:61 kr. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, kanslichefen, 15 oktober 2015 Kommunledningskontoret Christian Björkqvist Kanslichef Beslutet skickas till: 2 1 (1)
Tomelilla den 30 september 2015 Dnr KS 2014/279 Tomelilla kommun Kommunledning Besöksadress: Gustafs torg 16 273 80 Tomelilla Växel 0417-18000 Fax 0417-144 00 Postgiro 126 88-8 Bankgiro 5346-0465 www.tomelilla.se Handläggare: Ordförandebeslut - Reviderad stödansökan för projektomgång 2 s ordförandes beslut 1. s ordförande beslutar att revidera antalet områden för projektomgång 2 från två områden till sex områden enligt kartbilaga 1 och kartbilaga 2. 2. s ordförande beslutar att revidera antalet fastigheter från cirka 570 stycken till cirka 230 fastigheter. 3. s ordförande beslutar revidera finansieringsmodellen så att 60 k utgör statligt stöd, 36 k är anslutningsavgif ter samt att kommunal medfinansiering för icke stödberättigade åtgärder utgör 4 A Ärendebeskrivning Projektomgång 1 för Tomelilla Landsbygds Fibernät är nu Mar och den 3 juni beslutade kommunstyrelsen att godkänna en stödansökan för projektomgång 2. Stödansökan skulle omfatta ca 570 fastigheter inom två områden. (KS 5 121) För att möjliggöra att nå upp till den anslutningsgrad om 75 To för permanentbebodda fastigheter som Jordbruksverket kräver för att erhålla statligt stöd, föreslår förvaltningen att kommunstyrelsen reviderar antalet utbyggnadsområden samt minskar antalet fastigheter som bör ingå. Antalet områden bör öka från två till sex men omfatta en mindre geografisk yta. Därigenom bör också antalet fastigheter som är tänkt att ansluta till fibernätet minskas från cirka 570 fastigheter till cirka 230 fastigheter. 3 1 (3)
Finansiering av projektomgång 2 sker utifrån delvis nya regler men som tidigare kvarstår att kommunen får ut de statliga stöden först efter att nätet är fullt utbyggt och slutredovisat. Inför projektomgång 2 föreslår förvaltningen att finansieringen sker enligt följande tabell: Statligt stöd 60 % Anslutningsavgifter 36 % Icke stödberättigande kostnader 4 k v fl- Beräknade kostnader Norra Björs orp När nätet är godkänt och driftsatt bör det avvecldas genom försäljning och då kommer kommunen kunna få tillbaka sin egen insats. 540 000 kronor Broröd 6 420 000 kronor Eljaröd 40 2 800 000 kronor Kvärrestad 44 3 080 000 kronor Östra Ingelsta 18 1 260 000 kronor Ljungstorp 40 2 800 000 kronor Beräknad anslutningskostnad per fastighet är 70 000 kronor. Tillkommande deltidsbebodda fastigheter är stödberättigade men får inte räknas med vid poängberäkningen vid prioritering av projekt. Vid en anslutningsgrad om 75 % skulle det ekonomiska utfallet bli följande: Anslutningsavgift Icke stödberättigande kostnader 4 250 000 kronor 510 000 kronor 4 2 (3)
Beslutsunderlag s 5 121 2015 Samhällsbyggnadsutskottet 5 47 Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse den 29 september 2015 Kartbilaga 1: Karta över utbyggnadsområdet i söder Kartbilaga 2: Karta över utbyggnadsområdet i norr Bilaga 3: Beställningar den 29 september 2015 Leif Sandberg s ordf rande Beslutet skickas till: Samhällsbyggnadsutskottet Kommunlednings kontoret 5
Tomelilla den 13 oktober 2015 Dnr Bn 2015/10 Tomelilla kommun Samhällsbyggnad Gustafs Torg 16 273 80 Tomelilla Växel 0417-180 00 Fax 0417-181 21 Postgiro 126 88-8 Bankgiro 5346-0465 www.tomelilla.se s arbetsutskott Intern kontrollplan för byggnadsnämnden 2015 Handläggare: Bengt Casselblad Bygglovchef Direkt 0417-181 45 Mobil Byggnadsnämndens beslut Byggnadsnämnden antar föreslagen modell för löpande Internkontrollplan för Byggnadsnämnden 2015. Byggnadsnämnden antar föreslagen modell för löpande Internkontrollplan för byggnadsnämnden enligt föreslagen modell från och med 2016. Ärendebeskrivning Intern Kontrollplan (enligt Reglemente för intern kontroll) Byggnadsnämnden ska årligen anta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. Olika granskningsområden väljs med utgångspunkt från en väsentlighets- och riskbedömning. Kontrollplanerna upprättas per nämnd. Väsentlighets och riskbedömning Konsekvens Försumbar = obetydlig Lindrig = uppfattas som liten Kännbar = uppfattas som besvärade Allvarlig = får inte hända Sannolikhet Mindre sannolik = praktisk taget obefintlig Möjlig = kan uppstå Sannolik= mycket trolig Konstruktion/Uppföljning av intern kontrollplan Resultatet av uppföljningen av den interna kontrollen ska, med utgångspunkt från antagen plan, löpande rapporteras till respektive nämnd. Kontrollansvarig rapporterar på separat kontrollrapport utfallet av kontrollen, mottagaren av kontrollrapportern ansvarar för att 1 (3) 6
sammanställning och att åtcrrapportering sker enligt överenskommelse. Rapportering ska ske till kommunchefen och till kommunens administrativt ansvarige för intern kontroll samt till kommunrevisorerna lämpligen samband med årsredovisningen. Sc även separat process beskrivning för Intern Kontroll. Tidigare har Intern Kontrollplan redovisats för samhällsbyggnadskontoret i sin helhet där byggnadsnämnden medverkat med 1-2 punkter. Den nu förelagda Internkontrollplan.en, omvandlad till enbart byggnadsnämndens har då den kontrollpunkt som återfinns i den för samhällsbyggnads gemensamma, överförd utan förändring då den gäller för året 2015. Från och med 2016 ska byggnadsnämnden fortsättningsvis löpande bereda reviderad Internkontrollplan för antagande innan årets sista sammanträde. Internkontrollplanen bör utgå ifrån den av Kommunfullmäktige nyligen antagna styrmodell, Kf 5 101 från den 28 september 2015, Dnr KS 2015/241. Styrmodellen presenterar under punkt "D) Systematiskt kvalitetsarbete, analys och uppföljning" en förklaring till hur detta ska genomföras. För byggnadsnämnden innebär detta att årligen, utifrån uppsatta mål, genomlysa ett antal punkter såsom: Taxan, Kommunicering, Överklaganden, Arkivering, Sekretesshantering osv. Analys görs genom stickprovskontroller, det vill säga t ex 5 stycken slumpvis utvalda ärenden för granskning och analys för att kunna ange och gradera måluppfyllelse/kvalitetskontroll. Detta ska leda till ett verktyg för att hela tiden förbättra och säkerställa den kvalitet Ad vill ha. Förslag till beslut Byggnadsnämnden föreslås anta Internkontrollplan för Byggnadsnämnden 2015. Byggnadsnämnden föreslås anta modell för löpande Internkontrollplan för byggnadsnämnden enligt föreslagen modell från och med 2016. För Bygg 'd änden Per Martin Svensson Ordförande byggnadsnämnden 2 (2) 7
Intern Kontrollplan 2015 Intern kontrollplan rör verksamhet: Byggnadsnämnden Intern Kontrollplan (enligt Reglemente för intern kontroll) ska årligen anta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen Olika granslmingsområden väljs med utgångspunkt från en väsentlighets- och riskbedömning. Kontrollplanema upprättas per nämnd. Väsentlighets och riskbedömning Konsekvens Försumbar = obetydlig Lindrig = uppfattas som liten Kännbar = uppfattas som besvärade Allvarlig = får inte hända Sannolikhet Mindre sannolik = praktisk taget obefintlig Möjlig = kan uppstå Sannolik= mycket trolig Uppföljning av intern kontrollplan Resultatet av uppföljningen av den interna kontrollen ska, med utgångspunkt från antagen plan, löpande rapporteras till respektive nämnd. Kontrollansvarig rapporterar på separat kontrollrapport utfallet av kontrollen, mottagaren av kontrollrapportem ansvarar för att sammanställning och återrapportering t sker enligt överenskommelse. Rapportering ska ske till kommunchefen och till kommunens administrativt ansvarige för intern kontroll samt till kommunrevisorema lämpligen samband med årsredovisningen. Se även separat process beskrivning för Intern Kontroll. 8
ntern Kontrollplan 2015 Process rutin/system Kontrollmoment, vad ska Kontroll- Granskning utförd/ Kontrollmetod Rapportering Väsentlighetsgranskas ansvarig. Kontroll frekvens till och riskbedömning; BN1 Plan och bygglovs- Den nya Plan och bygg- Bygg- Ny taxa enligt nytt förslag Ny taxa bygger på att en studie Samhälls- Kännbar/möjlig taxor lovstaxan enligt SKL:s lovschef byggnadschef konstruktionsförslag. från SKL. På bygglovschefsträff den 26 maj 2015 föreslogs följande tidplan: Hösten 2015: Fastställande av tidplan för process med framtagande av ny taxa. Våren 2016: Workshops/arbete i respektive kommun med SKL:s kon- struktionsförslag genom tidsåtgå'ngberälening per ärende och timkostnadsberäkning. Samverkan sker med gemensam genomgång av resultat. Förslag till ny taxa sammanställs. Hösten 2016: Skuggdebitering sker (under ca 6 mån) för att kontrollera att den nya taxekonstruktionen fungerar på avsett sätt och ger täckning för kostnaderna. Preliminärt finns nytt taxeförslag för antagande december 2016. genomförs över genomsnittskostnad över ett större antal "typärenden" vilket ska ge mer rättvis kostnadsfördelning. Översyn av taxan och antagande/införande av ny taxa föreslås ske genom samverkan mellan Sjöbo, Simrishamn, Ystad och Tomelilla kommuner via kommunernas bygglovchefer. Samverkan sker med gemensam genomgång av resultat. 9