Manual - Administration Svevac Webbadress: https://svevac.inera.se Webbadress demoversion: https://test.svevac.inera.se (användarnamn: demo / lösenord: demo) Supportärenden Kontaktuppgifter till Ineras kundservice: http:///felanmalan Telefonnummer: 0771-251010, öppet vardagar 07-22 E-postadress: nationellkundservice@inera.se
Innehåll ADMINISTRATION... 4 1. Enhetens ordinationer... 5 2. Vacciner... 6 3. Användare... 8 3.1 Lägg till användare... 9 3.2 Ändra användare... 12 3.2.1 Radera användare... 14 4. Lista användare... 15 5. Roller... 17 5.1.1 Lägg till Roll... 19 5.1.2 Ta bort Roll... 19 5.2 Enhetsattribut... 20 5.2.1 Lägg till enhetsattribut... 20 5.2.2 Borttag av enhetsattribut... 21 6. Bevakningslista... 22 6.1 Bevakning Vaccinationsplaner... 23 6.2 Bevakning Ordinationer... 25 6.3 Redigera utskicksmail... 27 7. Ändra lösenord... 28 8. Lokala vaccin... 29 8.1 Administrera lokala vaccin... 29 8.2 Administrera lokala satser... 30 9. Lista osignerade vaccinationer... 31 10. Personlogg... 32 11. Användarlogg... 33 12. Min enhet... 34 Sid 2/34
Revisionshistorik Version Datum Författare Kommentar 0.1 2014-12-10 Svevac förvaltning Ursprunglig version 1.0 2016-08-22 Anne Orton Ny dokumentmall samt total översyn av presenterade funktioner, texter och bilder i hela dokumentet 1.1 2016-11-03 Anne Orton Nya bilder för att illustrera de förändringar som införs med releasen 2016-11-03 1.2 2017-01-26 Emma Molin Ny funktion Min Enhet tillagd som införs med releasen 2017-01-26. Sid 3/34
ADMINISTRATION Funktionerna under Administration varierar beroende vilken roll man har i systemet och om man är behörig på enhets- eller regional nivå. Vilka administrativa funktioner som är tillgängliga för de vanligaste rollerna på respektive nivå kan utläsas av tabellerna nedan. Enhetsnivå: Administrativa funktioner tillgängliga per Roll Funktion / Roll Administratör Läkare Sekreterare Sjuksköterska Användare X Bevakningslista X X X Enhetens ordinationer X X Lista användare X Lista osignerade vaccinationer X X X Lokala vaccin X X X Min enhet X X X X Personlogg X X X Roller X Vacciner X X X Ändra lösenord X X X X Regional nivå: Administrativa funktioner tillgängliga per Roll Funktion / Roll Teknisk admin. Användare X X X BHV/SHV -överläkare Primärvårdschef/VC Samordnande Sekreterare Smittskyddsläkare Systemadmin. Användarlogg Lista användare X X X X Roller X X X Vacciner X X X X X X Ändra lösenord X X X X X X X Sid 4/34
1. Enhetens ordinationer Funktionen är tillgänglig för rollerna Läkare och Sjuksköterska på enhetsnivå. I vyn Enhetens ordinationer listas alla personer som har ordinationer, där vaccination inte genomförts. Klicka på Visa för att se vilka aktiva ordinationer vald person har. Sid 5/34
2. Vacciner Funktionen är tillgänglig för rollerna Administratör. Läkare och Sjuksköterska enhetsnivå samt för BHV-/SHV-överläkare, Samordnande, Sekreterare, Smittskyddsläkare, Systemadministratör och Teknisk administratör på regional nivå. Här kan man se vilka vaccin som finns tillgängliga att använda i systemet samt information om respektive produkt. Det först listade vaccinet är förvalt och information om detta presenteras initialt. Sid 6/34
Följande information presenteras när den är relevant för det vaccin som markerats/valts: Vaccin / produktnamn följt av Vaccin mot samt Tillverkare. Åldersintervall följd av Dos schema för vald intervall. Väljs annan åldersintervall uppdateras Dos schema utifrån detta val. Produktnummer följt av Förpackning för valt produktnummer. Väljs annat Produktnummer uppdateras Förpackning samt Satsnummer och Utgångsdatum utifrån dessa val. Satsnummer (kan även benämnas batchnummer eller LOT-nummer) följt av Utgångsdatum för vald sats. Väljs annat Satsnummer uppdateras Utgångsdatum utifrån detta val. Vaccin som inte finns tillgängligt i listningen måste läggas in i systemet av Systemansvarig på nationell nivå. Kontakta Kundservice med begäran om upplägg av önskat vaccin så kontaktar de i sin tur Systemansvarig. Sid 7/34
3. Användare Funktionerna är tillgängliga för rollen Administratör på enhetsnivå samt för rollerna Samordnande, Sekreterare och Teknisk Administratör på regional nivå. I vyn Användare presenteras formulär för två underfunktioner, Lägg till användare samt Ändra användare. Lokala rutiner ska följas för upplägg och borttag av användare. Sid 8/34
3.1 Lägg till användare Formuläret används för att registrera ny användare av systemet. Obligatoriska fält att fylla i är o Personnummer o Förnamn o Efternamn o Epost. Finns ingen e-postadress så skriv in en fiktiv e-postadress, t.ex. ss@s.s. men använd detta ytterst sparsamt! Mobil är obligatoriskt om man vill kunna använda SMS-inloggning. Det rekommenderas dock att alltid ange även denna information. Ja-valet för Tillåt SMS-inloggning måste markeras om SMS-inloggning ska fungera. Mobil blir då obligatorisk att ange. HSA-id är obligatorisk för användare som ska använda SITHS-kort för inloggning. Ett av följande alternativ måste också väljas innan Signering kan ske: Skicka inte E-post till användaren Skicka E-post automatiskt Skicka E-post från egen dator Vill man använda funktionen att skicka inloggningsuppgifter via e-post från egen dator så testa först så att detta fungerar hos er lokalt. Om det fungerar, skapas ett fördefinierat meddelande till användaren med användarnamn och lösenord i er Utkast-mapp när man väljer Signering. Därifrån kan e-postmeddelandet sedan ev. redigeras och skickas. Det är dock inte säkert att det fungerar hos er beroende på inställningar i ert lokala e-postprogram. Sid 9/34
Efter att formuläret fyllts i och Signering valts genererar systemet användarnamn och lösenord. Direkt efter val av Signering visas en Notis om att användaren lagts till samt beroende på val en notis om att E-post skickas. Dessutom visas en knapp Skriv ut kontoinformation under Signera knappen. Klicka på knappen Skriv ut kontoinformation för att få kontoinformationen presenterad i ett nytt fönster med möjlighet till utskrift av denna. OBSERVERA att detta är det enda tillfället där man få ut en utskrift på kontouppgifterna från systemet. Sid 10/34
Efter att en användare lagts in i systemet måste användaren tilldelas behörighet till en eller flera vaccinationsenheter för att få tillgång till relevanta funktioner i systemet. Detta görs via funktionen Roller. OBS! En person läggs endast in som ny användare en gång. Om meddelandet Personnumret existerar redan i systemet visas när man klickar på Signera, innebär detta att användaren redan finns inlagd i Svevac på annan vaccinationsenhet eller att användaren har inaktiverats. När detta inträffar måste man först skapa en roll (behörighet) till användaren på den egna vaccinationsenheten, innan det går att komma åt användaruppgifterna i Ändra användare. Detta görs genom att aktivera funktionen Roller och söka fram användaren via Personnummer och därefter tilldela relevant(a) roller på den egna enheten. Sid 11/34
3.2 Ändra användare Sök fram den användare vars uppgifter ska ändras genom att ange ett eller fler av följande och klicka på Sök: Personnummer, HSA-id, Efternamn och/eller Förnamn För att kunna söka efter och aktivera en användare som inaktiverats måste man klicka Ja vid Inkludera inaktiva användare: innan man klickar på Sök. Sid 12/34
När sökt person visas i rutan under Sök-knappen klickar man på namnet för att visa personens användaruppgifter. Följande kan ändras genom denna vy: Lösenord: Varje användare kan ändra sitt eget lösenord med valfritt tidsintervall i vyn Ändra lösenord. I denna vy kan en Administratör på enhetsnivå samt övriga behöriga användare enligt ovan uppdatera Lösenord åt användare som glömt bort detta. Fyll i fälten Lösenord och Lösenord igen. Sid 13/34
Användarinformation: Personnummer, Förnamn, Efternamn, Epost och/eller Mobil kan justeras och sedan sparas. Observera att om personnummer ändras så blir användaren endast sökbar på det uppdaterade personnumret. Tillåta/Spärra SMS-inloggning: Välj Ja för att tillåta SMS-inloggning eller Nej för att stänga av denna funktion. Inaktivera/Aktivera användare: Man kan även inaktivera användare som ej längre kommer att använda Svevac i någon roll. Vid Aktiv, välj NEJ för att inaktivera användaren alternativt JA om användaren ska Aktiveras. OBS! Man ska inte inaktivera en användare som bara byter roll från en vaccinationsenhet till en annan utan detta administreras i vyn Roller. Kontakta Nationell kundsupport för att ta fram en lista på användare som inte använt Svevac inom en viss vald tidsperiod. HSA-id: Man kan lägga till ett eller flera HSA-id för en användare i denna vy och även ändra befintliga HSA-id. Klicka på knappen Spara/Signera för att spara ändringarna. 3.2.1 Radera användare Vyn innehåller även funktion för att helt Radera användare. Oftast är det bättre att bara inaktivera användaren genom att ta bort rollen/erna som är kopplade till hen istället för att radera användaren. Följ lokala rutiner för detta! Sid 14/34
4. Lista användare Funktionen är tillgänglig för rollen Administratör på enhetsnivå samt för rollerna Samordnande, Sekreterare och Teknisk Administratör på regional nivå. I denna vy listas alla som har en roll (behörighet) till aktuell vaccinationsenhet alternativt till aktuell region. Bilden ovan visar två listboxar för användare med regionsbehörighet. För enhetsbehöriga visas endast en listbox. För listning av användare, välj aktuell information i listboxen/arna. Välj sedan ett av alternativen: Visa roller för respektive användare Visa användare på organisation Listningen initieras då automatiskt. Sid 15/34
Exempel på listning Visa roller för respektive användare för en användare med rollen Samordnande på regional nivå: Exempel på listning Visa användare på organisation för en användare med rollen Samordnande på regional nivå: Listningarna innehåller en funktion för utskrift. Klicka på knappen Skriv ut för utskrift. Inaktiva användare indikeras med en asterisk (*) Om man i listan upptäcker användare som slutat sin anställning på vaccinationsenheten ska administratören ta bort rollen/erna som är kopplad till denna på enheten. Se länkningen till ta bort roll/erna ovan. Sid 16/34
5. Roller Funktionen är tillgänglig för rollen Administratör på enhetsnivå samt för rollerna Samordnande, Sekreterare och Teknisk Administratör på regional nivå. En administratör på enhetsnivå kan administrera användare och roller för den vaccinationsenhet denna har tilldelats en roll (behörighet) till. En behörig användare på regional nivå kan administrera användare och roller för det/de områden denne tilldelats roller (behörighet) till. Observera att lokala rutiner för tilldelning och borttag av behörigheter ska följas. En användare måste tilldelas minst en roll (behörighet) för att kunna logga in i Svevac. Rollen(erna) medger behörighet till en/flera vaccinationsenheter (mottagningar) eller en region. En användare måste vara tilldelad en roll på enhetsnivå för att kunna registrera vaccinationer. Sid 17/34
Sök fram den användare som ska tilldelas roll(er) (behörigheter) genom att ange Personnummer och/eller Efternamn och ev. även Förnamn och klicka på Sök. När sökt person visas i rutan under Sök-knappen, klicka på namnet för att aktivera personen och för att visa rutorna för att kunna lägga till roller. Bilden ovan illustrerar behörighet att uppdatera roller för användare på enhetsnivå. Sid 18/34
5.1.1 Lägg till Roll Genom att markera rollen i fältet Enhetsroller/Regionala roller och sedan klicka på knappen Lägg till presenteras rollen i fältet Användarens enhetsroller alternativt Användarens regionala roller. Vald roll kan behöva kompletteras med enhetsattribut, se avsnittet Enhetsattribut nedan. En användare kan ha flera roller, t.ex. en samordnande sjuksköterska som på regional nivå har tillgång till statistik för en hel region, men i rollen som sjuksköterska på en lokal vårdenhet (t.ex. BVC) har hon tillgång till registreringsfunktioner för enskild individ och statistik på lokal vårdenhetsnivå. 5.1.2 Ta bort Roll Om en användare slutar så tar man bort behörigheten genom att ta bort den aktiva rollen för berörd enhet från användaren. Sid 19/34
Detta görs genom att markera rollen i fältet Användarens enhetsroller eller Användarens regionala roller och sedan klicka på knappen Ta bort. Rollen flyttas då tillbaka till fältet Enhetsroller alternativt Regionala roller och är därmed bortkopplad från användaren. 5.2 Enhetsattribut För att kunna registrera en ordination måste det finnas minst en användare med ordinationsbehörighet upplagd på vaccinationsenheten. Till enhetsrollerna sjuksköterska och läkare kan man koppla enhetsattributet Ordinatör. Enhetsattribut ska endast tilldelas användare som har behörighet att ordinera och skriva ut recept. Till läkarrollen läggs enhetsattributet till med automatik när man lägger till enhetsrollen på användaren. Till sköterskerollen får man lägga till Ordinatör manuellt för de sjuksköterskor som har ordinationsrätt. 5.2.1 Lägg till enhetsattribut Genom att markera attributet i fältet Enhetsattribut och sedan klicka på knappen Lägg till så flyttas det till fältet Användarens enhetsattribut. Sid 20/34
5.2.2 Borttag av enhetsattribut Genom att markera attributet i fältet Användarens enhetsattribut och därefter klicka på knappen Ta bort flyttas attributet tillbaka till fältet Enhetsattribut och är därmed borttaget från användaren. Enhetsattribut är precis som enhetsroller specifika för vald enhet och det framgår för varje roll och attribut vilken enhet de tillhör. Sid 21/34
6. Bevakningslista Funktionen är tillgänglig för rollerna Administratör, Läkare och Sjuksköterska på enhetsnivå. Bevakning kan ske för Vaccinationsplaner samt för Ordinationer om användaren har ordinationsbehörighet. Klicka på önskad flik. Sid 22/34
6.1 Bevakning Vaccinationsplaner I vyn Vaccinationsplan går det att filtrera för hur långt bakåt och framåt i tiden bevakningslistan ska presenteras samt för olika åldersintervall. I fälten Antal månader bakåt/framåt anger man hur långt bakåt/framåt i tiden man vill titta efter vaccinationer för aktiva personer på aktuell vaccinationsenhet. När önskad information fyllts i klicka på knappen Sök för att erhålla listning. Sid 23/34
Listan kan sorteras på Personnummer, Namn, Ålder eller Månad (planerad år-mån). Klicka på rubriken för att sortera önskad kolumn. Klick på ett personnummer dirigerar användaren till Visa vaccinationsplan för vald person. Här finns möjlighet att redigera i Ordinera vaccinationsplan, se Manual Svevac för instruktioner om detta. Eventuella förändringar där påverkar visningen i Bevakningslistan. Kallelse: Endast en kallelse kan skapas åt gången. Tidpunkt för vaccination väljs in i Datum-fältet för att skapa en kallelse. Välj datum och klockslag genom att klicka på knappen med 3 punkter ( ). Klicka på Signera för att spara. Kallelsen skrivs sedan ut genom att välja Skriv ut och/eller Epost. Systemets Bekräftelse på Utskrift/Epost presenteras i Statusfältet. För att skriva ut kallelse eller skicka Epost måste adressuppgifterna vara inlagda på personen, se Manual-Svevac, Registrera Uppdatera person. Om inte dessa uppgifter finns registrerade är knapparna Skriv ut och Epost nedsläckta. Det är möjligt att skicka Epost till mottagaren med hjälp av datorns standardprogram för mail (detta fungerar inte överallt, en lösning för alla finns ännu inte på plats). Borttag bevakning: Genom att klicka på knappen Inaktivera tas bevakningen bort för personen och personen tas bort från listan. En inaktiverad bevakning kan inte aktiveras igen. En person tas med automatik bort från Bevakningslistan när aktuell vaccination har registrerats. Sid 24/34
6.2 Bevakning Ordinationer I vyn Ordinationer går det att filtrera för hur långt bakåt och framåt i tiden bevakningslistan ska presenteras. I fälten Antal månader bakåt/framåt anger man hur långt bakåt/framåt i tiden man vill titta efter ordinationer för aktiva personer på aktuell vaccinationsenhet. När önskad information fyllts i klicka på knappen Sök för att erhålla listning. Sid 25/34
Listan kan sorteras på Personnummer, Namn, Ålder eller Månad (planerad år-mån). Klicka på rubriken för att sortera önskad kolumn. Klick på personnumret dirigerar användaren till Ny Ordination i ändringsläge för vald person. Här finns möjlighet att redigera eller ta bort Ordinationen, se Manual Svevac för instruktioner om detta. Eventuella förändringar där påverkar visningen i Bevakningslistan. Kallelse: Endast en kallelse kan skapas åt gången. Tidpunkt för vaccination väljs in i Datum-fältet för att kunna skapa en kallelse. Välj datum och klockslag genom att klicka på knappen med 3 punkter ( ). Klicka på Signera för att spara. Kallelsen skrivs sedan ut genom att välja Skriv ut och/eller Epost. Systemets Bekräftelse på Utskrift/Epost presenteras i Statusfältet. För att skriva ut kallelse eller skicka Epost måste adressuppgifterna vara inlagda på personen, se Manual-Svevac, Registrera Uppdatera person. Om inte dessa uppgifter finns registrerade är knapparna Skriv ut och Epost nedsläckta. Det är möjligt att skicka Epost till mottagaren med hjälp av datorns standardprogram för mail (detta fungerar inte överallt, en lösning för alla finns ännu inte på plats). Borttag bevakning: Genom att klicka på knappen Inaktivera tas bevakningen bort för personen och personen tas bort från listan. En inaktiverad bevakning kan inte aktiveras igen. En person tas med automatik bort från Bevakningslistan när aktuell ordination av vaccination har registrerats. Sid 26/34
6.3 Redigera utskicksmail I vyn Redigera utskicksmall kan respektive vaccinationsenhet utforma texten på kallelsen för den egna vaccinationsenheten tillsammans med den standardtext som finns i mallen. Texten som ska stå mellan { } hämtas från databasen baserat på den taggning som står inom klamrarna. Ändra inte denna text. Det går att flytta placeringen på texten som ska ersätta det som står mellan { }, t.ex. {fullname} genom att markera hela posten inkl. klamrarna och sedan klippa ut den och klistra in den på önskad plats. Sid 27/34
7. Ändra lösenord Funktionen är tillgänglig för alla roller på både enhets- och regional nivå. Användarnamn: Genererat av systemet när användaren skapades. Kan inte ändras. Lösenord: Varje användare kan ändra sitt eget lösenord med valfritt tidsintervall. Det nya lösenordet skrivs in i fältet Nytt lösenord samt upprepas i fältet Nytt lösenord igen. Lösenordet kan bestå av 3-50 tecken och innehålla både bokstäver och siffror. Klicka därefter på knappen Ändra. Har man glömt sitt användarnamn eller lösenord, så får man kontakta en administratör alternativt Kundservice för att få hjälp. Se funktionen Användare, Ändra användare. Rekommendera nya användare att ändra lösenord i samband med att de loggar in första gången i Svevac och därefter ändra det med jämna mellanrum. Sid 28/34
8. Lokala vaccin Funktionerna är tillgängliga för rollerna Administratör, Läkare och Sjuksköterska på enhetsnivå. Lokala vaccin innehåller 2 funktioner, Administrera lokala vaccin samt Administrera lokala satser. 8.1 Administrera lokala vaccin I denna vy kan man skapa en lokal vaccintabell, vilket innebär att man väljer bort de vacciner som man inte använder på aktuell vaccinationsenhet från vaccintabellen som ligger i den centrala databasen och skapar en mindre och mer hanterbar lokal vaccintabell. Alla vaccin hamnar automatiskt i den Aktiva kolumnen initialt. Inaktivera de vaccin som inte används genom att markera önskat vaccin i kolumnen Aktiva och klicka på knappen Ta bort. Valt vaccin flyttas då till kolumnen Inaktiva. Tabellen går att uppdatera efterhand genom att antingen välja inaktivt vaccin och klicka på Lägg till eller genom att välja aktivt vaccin och klicka på Ta bort. Sid 29/34
8.2 Administrera lokala satser På samma sätt som för Administrera lokala vaccin kan man välja vilka satsnummer som ska visas i vyerna där registrering av vaccinationer utförs. Satsnummer som visas i Aktiva kolumnen visas i lokala vaccintabellen. Alla nya satsnummer hamnar automatiskt i den Aktiva kolumnen, Inaktivera de satsnummer som inte används genom att markera önskat satsnummer i Aktiva kolumnen och klicka på knappen Ta bort. Valt vaccin flyttas då till kolumnen Inaktiva. Tabellen går att uppdatera efterhand genom att antingen välja inaktivt satsnummer och klicka på Lägg till eller genom att välja aktivt satsnummer och klicka på Ta bort. Sid 30/34
9. Lista osignerade vaccinationer Funktionen är tillgänglig för rollerna Administratör, Läkare och Sjuksköterska på enhetsnivå. Denna vy listar alla personer vars vaccinationsjournal innehåller osignerade vaccinationer på berörd vaccinationsenhet. Endast funktionen Skriv ut är tillgänglig i denna vy. Vaccinatörens namn är detsamma som den person som ska kontrasignera vaccinationen. Rekommendationen är att alla vaccinationer ska vara signerade av vårdnadsgivaren så långt det är möjligt. Det är i systemet möjligt att kunna kontrasignera vaccinationer även när en person med osignerade vaccinationer flyttats till en annan vaccinationsenhet. Denna funktion används även då en vårdgivare som skall utföra kontrasignering flyttat till annan vaccinationsenhet. Detta innebär att på listan över vaccinationer som ska kontrasigneras, kan även utflyttade individer att finnas. Sid 31/34
10. Personlogg Funktionen är tillgänglig för rollerna Administratör, Läkare och Sjuksköterska på enhetsnivå. I vyn Personlogg kan man se vad som behandlats i en specifik persons vaccinationsjournal och vem som har utfört detta. Det finns två behandlingsnivåer Läst eller Skrivit. I Skrivit har ny eller ändrad information registrerats. De sist utförda behandlingarna listas överst och 20 rader visas per sida. Endast funktionen Skriv ut är möjlig från denna vy. Har man använt sig av nödupplåsning av en vaccination (öppnat utan kontrollsamtycke), visas detta rödmarkerat i rött i loggen. Sid 32/34
11. Användarlogg Funktionen är tillgänglig för rollen Samordnande på regional nivå I vyn Användarlogg kan man se vad en användare behandlat i olika personers vaccinationsjournaler. Det finns två behandlingsnivåer Läst eller Skrivit. I Skrivit har ny eller ändrad information registrerats. De sist utförda behandlingarna listas överst och 20 rader visas per sida. Endast funktionen Skriv ut är möjlig från denna vy. Sid 33/34
12. Min enhet I vyn Min Enhet kan man ta del av information lagrad i Svevac om sin egna vaccinationsenhet, det vill säga den enhet man är inloggad på. Här kan man ta del av följande information gällande enheten: Enhetens namn HSA-id Kontaktuppgifter Vårdgivare Verksamhetschef Vilka som är administratörer och samordnare Om enheten är aktiverad för SVI (Sammanhållen vaccinationsinformation) Om enheten har export till NVR (Nationella Vaccinationsregistret) aktiverat. Det går inte att redigera vyn Min Enhet, bara att läsa. Om man uppfattar att ändringar behövs gällande enheten ska man kontakta Ineras kundservice som finns länkad på denna sida. Sid 34/34