Ärenden för socialnämndens arbetsutskott

Socialnämnden Helena Eskedahl Kallelse/Underrättelse 31 augusti 2016 1 (2) Till ledamöterna i socialnämnden och till övriga för kännedom Kallelse till sammanträde: Socialnämndens arbetsutskott onsdagen den 7 september. Kl 9.00 12:30 i konferensrum Rügen, plan 4, Rådhuset, Visborgsallén 19. Inga gemensamma ärenden med hälso - och sjukvården. Ordinarie ledamot som inte kan delta på sammanträdet anmäler detta till Helena Eskedahl som kallar in ersättare. Telefon 26 91 93 eller e-post helena.eskedahl@gotland.se Justeringsledamot i tur: Jonas Niklasson (C) Ärenden för socialnämndens arbetsutskott 1. Socialdirektören informerar 2. Månadsrapport juni/juli 2016 sid 1-4 Bilaga 3. Ekonomiska jämförelser mellan särskilda boenden sid 5-7 Bilaga 4. Remissvar på revisionsrapport om brukares privata medel sid 8-22 Bilaga 5. Övergångsavtal mellan Region Gotland och sociala företag sid 23-57 Bilaga Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE-621 81 Visby Telefon +46 (0)498 26 90 00 vxl E-post registrator_son@gotland.se Bankgiro 339-8328 Plusgiro 18 97 50-3 Org nr 212000-0803 Webbplats www.gotland.se/socialtjanst

Socialnämnden Region Gotland 2 (2) 6. Informationsärende. Utveckling av verksamheten ensamkommande barn sid 58-64 Bilaga 7. Plan för handling; Social barn- och ungdomsvård sid 65-68 Bilaga 8. Värdighetsgaranti särskilt boende sid 69-73 Bilaga 9. Värdighetsgaranti korttidsplats sid 74-78 Bilaga 10. Utred möjligheten att på utvald enhet införa sex timmars arbetsdag med bibehållen lön 11. Uppföljning av individutskottets beslut om rehabiliteringsplaceringar inom beroendeenheten 12. Möjligheten att pröva alternativa driftsformer inom vissa verksamheter 13. Övriga ärenden Maria Björkman ordförande

Socialförvaltningen Anna-Lena Gutedal Tjänsteskrivelse SON 2016/6 29 augusti 2016 Socialnämnden Månadsrapport juni-juli 2016 Förslag till beslut Socialnämnden ger socialförvaltningen i uppdrag, enligt beslut i delårsrapport 1, att se över åtgärderna att nå ytterligare kostnadsminskningar samt att återkomma i delårsrapport 2 med konkreta förslag till kostnadsminskningar. Socialnämnden godkänner månadsrapporten för juni-juli 2016. Sammanfattning Socialnämnden prognostiserar ett underskott mot budget för helåret på -30 mnkr samt -7,5 för ensamkommande flyktingbarn (majrapport 31,5 mnkr varav 24 mnkr ordinarie verksamhet samt 7,5 mnkr för ensamkommande flyktingbarn). Försämringen beror framför allt på fler placeringar av barn och ungdomar. Det ekonomiska läget är ansträngt och obalansen mellan behov och resurser kvarstår. I majrapporten äskade socialnämnden medel från regionfullmäktige enligt följande: 2,5 mnkr för att täcka ökade lönekostnader med anledning av Kommunals avtal. 7,5 mnkr för att täcka ökade kostnader med anledning av flyktingmottagande. 15,8 mnkr för att täcka ökade kostnader för LSS-insatser. Läget är dock något ljusare än föregående år, där underskottet blev 45,5 mnkr, med anledning av de tillskott nämnden fått för hemsjukvården. Det är balans i ekonomin för äldreomsorgen och hemsjukvården medan det är fortsatt underskott inom individ- och familjeomsorgen och LSS-verksamheter. Helårsprognosen försämras då det under sommaren skett ett antal placeringar av barn och ungdomar som inte kunde förutses. Kostnaderna för placeringar har ökat kraftigt de senaste åren samtidigt som volym ökat något vilket lett till ett stort underskott inom individ- och familjeomsorgen. Inga budgetmedel har tillförts och bedömningen är det inte finns några möjligheter att få ekonomisk balans. Dock beräknas kostnaderna kunna sänkas genom de åtgärder som vidtas, bland annat ett eget utredningshem för föräldrar och barn som startas vid årsskiftet. 1 (4) Region Gotland Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE-621 81 Visby Telefon +46 (0)498 26 90 00 E-post registrator-son@gotland.se 1 Org nr 212000-0803 Webbplats www.gotland.se

Socialförvaltningen Tjänsteskrivelse Region Gotland SON 2016/6 Medarbetare Bemanningssituationen inom hemtjänsten och särkskilt boende har under sommaren varit mycket svår. Upplevelsen är att vikarier har varit mer sjuka än tidigare år samt svårighet att bemanna då det inte funnits vikarier att tillgå. Bedömningen är ändå att brukarna fått sina behov tillgodosedda. Kommunals löneavtal innefattar en särskild satsning på undersköterskor, som är förvaltningens största yrkesgrupp, som innebär en löneökning med 4,58 procent i år. Avtalet kommer att leda till större personalkostnadsökningar än tillskottet i budget 2016, och ny lön utbetalas i november (retroaktivt från 1 maj). Antalet årsarbetare har ökat sedan förra året. Skälen till detta är övertagande av LSSboenden i Klintehamn, inflödet av ensamkommande flyktingbarn samt fler anställda med anledning av stimulansmedel för ökad bemanning i äldreomsorgen. Denna utveckling har avstannat och förvaltningen har inte ökat antalet anställda vid jämförelse med april 2016. Den genomsnittliga sysselsättningsgraden fortsätter att öka, om än i blygsam takt. Årsarbetstidsavtalet utvärderas och omarbetas och ett av syftena med detta är större möjlighet till heltid och önskad sysselsättningsgrad. Förhoppningen är att avtalet kan vara reviderat till årsskiftet. Antal anställda Mars 2013 Mars 2014 Dec 2014 Dec 2015 April 2016 Juli 2016 Tillsvidare 1 503 1 572 1 596 1 663 1 747 1 751 Visstid 133 175 211 198 169 163 Totalt 1 636 1 747 1 807 1 861 1 916 1 914 Antal årsarbetare Mars 2013 Mars 2014 Dec 2014 1 Dec 2015 April 2016 Juli 2016 Tillsvidare 1 354 1 416 1 440 1 511 1 587 1 593 Visstid 116 147 183 171 145 139 Totalt 1 470 1 563 2 1 624 1 683 1 732 1 732 Genomsnittlig sysselsättningsgrad 3 89,9 % 89,5 % 89,9 % 90,4 % 90,4 % 90,5 % Sjuktalet ökar även under första halvåret 2016. Åtgärder för att vända utvecklingen genomförs i enlighet med verksamhetsplanen, men arbetet behöver prioriteras ytterligare. Särskilt fokus ligger på hemtjänsten och särskilt boende där sjuktalen är högst. Sjuktal 2013 2014 2015 Mars 2016 4 April 2016 5 Juli 2016 Kvinnor 4,94 5,48 7,53 7,63 7,61 7,85 Män 3,29 3,48 3,91 3,79 3,95 4,10 Totalt 4,70 5,20 6,97 7,02 7,03 7,23 1 Uppgifter för mars 2015 finns inte att tillgå, på grund av byte av personalsystem. 2 Ökningen härrör sig till övertagandet av Pjäsen, likaså minskningen i genomsnittlig sysselsättningsgrad. 3 För månadsanställda (både tillsvidare och visstid) 4 Senaste tolv månaderna 5 Senaste tolv månaderna 2 2 (4)

Socialförvaltningen Tjänsteskrivelse Region Gotland SON 2016/6 Ekonomi Perioden januari-juli För perioden redovisas ett underskott mot budget med 10 mnkr, exklusive ensamkommande barn. Nettokostnaderna har ökat 0,6 procent jämfört med föregående år vilket är lågt. Personalkostnaderna har minskat med 1,9 procent men detta ska alltid ställas mot kostnaden för köp av verksamhet. Den stora ökningen av personalkostnaderna för sommaren, då förvaltningen tar in cirka 600 sommarvikarier, kommer först i augusti och september. Kostnad för köp av verksamhet ökar. Kostnaden för placeringar av barn och ungdomar har ökat med 13 procent mot föregående år. Helårsprognos Bedömningen är att det blir ett underskott mot tilldelad budget med -30 mnkr samt -7,5 för ensamkommande flyktingbarn (majrapport 31,5 mnkr varav 24 mnkr ordinarie verksamhet samt 7,5 mnkr för ensamkommande flyktingbarn). Kommunals nya avtal innebär en kostnadsökning för socialförvaltningen med 16,1 mnkr och för övrig personal innebär nya avtal en kostnadsökning på 2,8 mnkr. Total kostnad för lönerevisionen blir 18,9 mnkr att jämföra med tilldelad budget på 16,4 mnkr, en differens på 2,5 mnkr och är inget som förvaltningen kan påverka eller ha ekonomisk beredskap för. Denna löneökning betalas ut retroaktivt under november. Särskilt boende För den totalt verksamheten prognostiseras ett överskott med 1 mnkr vilket är en försämring med 1,8 mnkr mot tidigare prognos. Egna utförare: Avdelningen försämrar sin prognos med 1,9 mnkr och prognostiserar ett underskott på -3,1 mnkr. Den största orsaken till underskottet är ökade kostnader för bemanning. Några enheter har bemannat med extra personal för att täcka enskilda behov hos brukare, till exempel boendena i Roma. Korttidsenheten har under första halvåret haft ett stort flöde av brukare: 29 vård i livets slutskede, 74 brukare utslussade till ordinärt boende, 28 brukare till särskilt boende samt 20 boende åter till lasarettet. Kommunals avtal är också en anledning till prognostiserat underskott. Hemtjänst För den totala verksamheten vård och omsorg i ordinärt boende, hemtjänst, bedöms ekonomin vara i balans. Egna utförare hemtjänst dag LOV: Ett underskott på -4,3 mnkr prognostiseras då antalet hemtjänsttimmar sjunkit och bemanningen inte kunnat anpassas omedelbart. Kommunals löneavtal slår också hårt mot verksamheten samt svårigheten med bemanning sommartid. Hemtjänst natt: Detta är en verksamhet som helt utförs i egen regi, här befaras ett underskott mot budget på -2 mnkr. Där finns ett fortsatt fokus på bemanning, utifrån riskbedömning och riskanalys i syfte att sänka kostnaderna. På landsbygden är det endast två patruller, en för norr och en för söder, och det är svårt att minska bemanningen. 3 3 (4)

Socialförvaltningen Tjänsteskrivelse Region Gotland SON 2016/6 Hemsjukvården: Beräknas ha ett överskott mot budget med 0,7 mnkr främst på grund av vakanta tjänster och statliga stimulansmedel för ökad bemanning. LSS-verksamheten Verksamheten utförs till låga kostnader på Gotland men volymen ökar sakta och då inga nya medel tillförts innebär det ett underskott för korttidsvistelse, daglig verksamhet och personlig assistans. Personlig assistans kommer att läggas ut på privat utförare från och med 2017 vilket minskar nettokostnaderna. Underskottet för hela LSS-verksamheten beräknas uppgå till cirka 15,9 mnkr (underskott 14,3 mnkr 2015). Jämfört med föregående år beräknas nettokostnaderna för personlig assistans ökat med 14 procent och för daglig verksamhet med 8 procent. Egna utförare LSS: Ett underskott befaras på -4,2 mnkr för 2016 vilket är en försämring. Underskottet avser framför allt korttidsvistelse och personlig assistans. Individ- och familjeomsorgen Inom individ- och familjeomsorgen bedöms kostnaderna för barn- och ungdomsvården öka ytterligare från 121 mnkr för 2015 till 133 mnkr för 2016. Detta är en försämring mot majprognosen med 7 mnkr och avser placeringar som skett under sommaren. Kostnaderna för placeringar har ökat kraftigt de senaste åren samtidigt som volym ökat något vilket lett till ett stort underskott inom individ- och familjeomsorgen. Inga budgetmedel har tillförts och bedömningen är det inte finns några möjligheter att få ekonomisk balans. Dock beräknas kostnaderna kunna sänkas något genom de åtgärder som vidtas, bland annat ett eget utredningshem för föräldrar och barn som startas vid årsskiftet. Det ekonomiska biståndet minskar ytterligare och ett överskott mot budgeten på 65 mnkr beräknas med cirka 7 mnkr. Kostnaderna för beroendevården prognostiseras bli cirka 30 mnkr för 2016 vilket är ett underskott mot budget på -2 mnkr. Det är kostnaderna för placeringar som ökat. Totalt underskott för verksamheten individ- och familjeomsorg bedöms bli -30 mnkr (2015 var underskottet -25 mnkr). Ensamkommande flyktingbarn Ensamkommande flyktingbarn är ett särskilt uppdrag. Beräknat underskott med dagens bedömning av antal flyktingbarn är cirka 7,5 mnkr och avser dels HVBverksamheten med 1,5 mnkr, dels övrigt så som barnutredningar 5,5 mnkr samt dyra placeringar 0,5 mnkr. Intäkterna från Migrationsverket består av en del som utbetalas enligt avtal samt en del som återsöks utifrån redovisning. Denna senare delen är svår att bedöma. Socialförvaltningen Marica Gardell Socialdirektör 4 4 (4)

Anna-Lena Gutedal Tjänsteskrivelse SON 2016/320 30 augusti 2016 Socialnämnden Ekonomiska jämförelser mellan särskilda boenden (SÄBO) Förslag till beslut Socialnämnden godkänner informationen. Sammanfattning Idag finns cirka 570 platser på särskilt boende och av detta drivs 435 platser i egen regi. Vid jämförelse mot privata utförare med entreprenadavtal kan konstateras att kostnaderna är lägre för dessa platser än för platserna i egen regi. Det framgår också att kostnader per plats varierar mellan de olika boendena i egen regi. Orsaken till skillnaderna beror på lokalernas utformning, bemanning, arbetstidsavtal och livsmedelshantering. Kostnad per plats i äldreboenden Kostnad per plats i äldreboenden redovisas i två tabeller: drift i egen regi samt drift i privat regi. Sedan redovisas olika orsaker till varför kostnaderna varierar mellan de olika boendena. Kostnad per plats i egen regi exklusive lokalkostnader, kronor per dygn 2015 Fältgatan Tingsbro- Roma Syren- Stux- Hemse Illians- Åvalle- Totalt/ Äldreboende Pjäsen gården Kilåkern äldreb gården gården äb gården gården g-snitt Antal platser Säbo 41 70 40 12 40 24 227 Debo 42 30 32 20 10 20 24 30 208 Kostnad per vårddygn 1 652 1 503 1 813 1 579 1 646 1 760 1 533 1 520 1 671 1 536 1 621 Lönekostnad 1 338 1 212 1 498 1 300 1 350 1 464 1 239 1 222 1 470 1 246 1 334 Livsmedel 159 151 136 130 141 143 146 140 52 138 134 Övriga kostnader* 155 140 178 149 156 153 148 158 149 152 154 * Inventarier, hjälpmedel, sjukvårdsartiklar, bilkostnader, tele, data, post, städ, overhead, arbetskläder, kontorsmaterial, utbildn I ovanstående tabell visas direkta kostnader per plats utifrån redovisningen i ekonomisystemet. Inga justeringar har sker för speciella omständigheter. I dagsläget 1 (3) Region Gotland Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE-621 81 Visby Telefon +46 (0)498 26 90 00 E-post registrator-son@gotland.se 5 Org nr 212000-0803 Webbplats www.gotland.se

Tjänsteskrivelse Region Gotland SON 2016/320 finns 435 platser i egen regi. Kostnaden per plats varierar mellan de olika boendena beroende på lokalernas utformning, bemanning och livsmedelshantering. Kostnad per plats i privat regi entreprenadavtal och ramavtal, kronor per dygn 2015 Entreprenad exkl lokalkostnad Ramavtal inkl lokalkostnad Totalt Äldreboende Attendo Sudergården Kosmo Katthammarsvik Solrosen Gotlands sjukhem Hattstugan Antal platser Säbo 10 20 42 72 Debo 20 10 24 10 64 Ersättning per vårddygn 1 367 1 447 1 847 1 906 1 987 Kostnad per plats är den avtalade ersättning förvaltningen betalar till utföraren. Entreprenadavtalen innebär att regionen disponerar samtliga platser och står för lokalkostnaderna. Ramavtal innebär att regionen nyttjar de antal platser som behövs för tillfället, kostnaden per dygn inkluderar lokalkostnader. Driften av Sudergården har upphandlats under 2016 varför ett nytt avtal med annan ersättning tecknas under hösten. Orsaker till skillnad i kostnader per plats Bemanning Privata utförare har ett annat arbetstidsavtal som bland annat innebär skillnad vad gäller heltidsmått vilket ger något lägre personalkostnad för privata utförare. Stimulansmedel har tillförts för boenden med flera våningsplan för att öka bemanningen nattetid och detta täcker bara kostnad för grundlön, inte kostnad för ob, semester och övriga personalkostnader. Detta leder till högre personalkostnad. Inom egenregin är bedömningen att demensboende har ett större behov av tätare bemanning. Genom interna omställningar ökas antalet demensplatser kontinuerligt med ökad bemanning som följd vilket ökar kostnaderna. Lokaler Antal platser på boendet påverkar kostnaden per plats. Ett boende bör ha minst 30 platser för att gå ihop ekonomiskt. Lokalens utformning påverkar också kostnaden, till exempel behövs mer bemanningen då byggnaden är i två eller flera plan. Vissa boenden är inte byggda enligt dagens standard vilket också ger högre kostnader. Se vidare SON 9 2016 Revidering av plan för särskilt boenden för äldre inom Region Gotland, samt tillhörande handlingsplan. Vid jämförelse mellan kostnad per plats i egen och privat regi ska beaktas att båda driftentreprenaderna verkar i nybyggda lokaler, helt ändamålsenliga enplanshus, vilket påverkar bemanningen. Livsmedel Boendena i egen regi följer regionens beslutade livsmedelspolicy och tar större delen av måltiderna från serviceförvaltningens måltidsservice. Detta är troligen dyrare än att köpa måltider från stora livsmedelstillverkare, vilket skulle kunna vara en besparing. 6 2 (3)

Tjänsteskrivelse Region Gotland SON 2016/320 Det varierar mellan boendena hur livsmedelshanteringen ser ut, från att ta samtliga måltider från serviceförvaltningen till att laga maten själva. På till exempel Fältgatan finns ingen möjlighet att laga mat så där tas huvudmålen från serviceförvaltningen. På Iliansgården däremot lagar personalen maten, där av lägre livsmedelskostnader samtidigt som personalkostnaden blir högre. För att laga mat måste det finnas ett kök som är godkänt för tillagning samt personal som är kunnig i måltidshantering. Socialförvaltningen Marica Gardell Socialdirektör 7 3 (3)

Socialförvaltningen Anna-Lena Gutedal Tjänsteskrivelse SON 2015/551 29 augusti 2016 Socialnämnden Svar på revisionsrapport Privata medel Förslag till beslut Socialnämnden lämnar förvaltningens förslag som sitt svar på revisorernas granskning av privata medel. Sammanfattning Revisionsbyrån PwC har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna granskat hantering av privata medel på två gruppbostäder och två särskilda boende. PwC bedömer att Socialnämnden har ändamålsenliga regler för hantering av privata medel men att den interna kontrollen i vissa avseenden inte är tillräcklig. Förvaltningen instämmer i revisorernas bedömning och arbetar med att säkerställa att befintliga regler, riktlinjer och rutiner följs. Bedömning Hantering av brukares medel så som kontanter, kort och banktillgodohavanden är strikt reglerat och uppföljning av hanteringen ska göras kontinuerligt. Socialnämnden antog 2003-10-15 regler för hantering av privata medel. Utifrån dessa regler finns riktlinje från 2013 för hantering av privata medel inom socialförvaltningens verksamhetsområden samt rutiner för kontroll av kassaböcker. Revisorerna har granskat om regler, riktlinjer och rutiner för hantering av privata medel finns och om de är ändamålsenliga. Revisorerna har granskat om regler, riktlinjer och rutiner tillämpas vid hantering av privata medel. Granskningen har skett genom stickprov på två gruppbostäder inom LSS-verksamheten och två särskilda boende. Revisorernas bedömning att det finns ändamålsenliga regler för hantering av privata medel men att den interna kontrollen i vissa avseenden är otillräcklig. Ett av fem kontrollmål bedöms vara helt uppfyllt medan resterande fyra bedöms vara delvis uppfyllda: Är befintliga riktlinjer rörande hantering av privata medel ändamålsenliga? - Uppfyllt 1 (2) Region Gotland Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE-621 81 Visby Telefon +46 (0)498 26 90 00 E-post registrator-son@gotland.se 8 Org nr 212000-0803 Webbplats www.gotland.se

Socialförvaltningen Tjänsteskrivelse Region Gotland SON 2015/551 Efterlevs riktlinjer/policy? - Delvis uppfyllt Privata medel förvaras på ett betryggande sätt i exempelvis låst utrymme - Delvis uppfyllt Förs räkenskaper i enlighet med god sed? - Delvis uppfyllt Finns en strukturerad uppföljning och utvärdering av hantering av privata medel? - Delvis uppfyllt Socialförvaltningen instämmer i revisorernas bedömning av om privata medel hanteras enligt gällande regler. Då revisorerna anser att reglerna är ändamålsenliga finns inget behov av att revidera dessa i nuläget. Resultatet av granskningen visar att det finns ett behov av att arbeta med efterlevnad av regler och riktlinjer internt. För att säkerställa att befintliga regler, riktlinjer och rutiner tillämpas sker genomgång av detta kontinuerligt med samtliga chefer inom äldreomsorgen och LSS-verksamheten. Cheferna har i sin tur i uppdrag att diskutera detta med sina medarbetare på arbetsplatsträffar. Utifrån revisionsrapporten har det nu varit extra fokus på hantering av privata medel. Inom hemtjänsten, som inte varit föremål för denna granskning, pågår ett arbete med att ta fram nya riktlinjer för hantering av privata medel. Beslutsunderlag Revisionsrapport Privata medel daterad 2015-12-16 Svar på revisionsrapport Privata medel, tjänsteskrivelse 2016-08-29 Socialförvaltningen Marica Gardell Socialdirektör Skickas till Region Gotlands revisorer Registrator RS Anna-Lena Gutedal, ekonomichef Socialförvaltningen 9 2 (2)

Regionens rev i sorei Revisionsskrivelse Änr Datum 2015-12-16 Regionstyrelsen Socialnämnden REGION GOTLAND Granskning av hantering av privata medel På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Region Gotland har PwC genomfört en granskning av hanteringen av privata medel. Syftet med granskningen är att bedöma om Socialnämnden har ändamålsenliga regler för hantering av privata medel och att den interna kontrollen är tillräcklig. Efter genomförd granskning gör PwC den samlade bedömningen att Socialnämnden har ändamålsenliga regler för hantering av privata medel men att den interna kontrollen i vissa avseenden inte är tillräcklig. I bifogad revisionsrapport framgår vad bedömningen grundar sig på. I rapporten lämnas även ett antal rekommendationer i syfte att stärka den interna kontrollen. Revisorerna önskar senast den 30 mars 2016 bli informerade om vilka åtgärder Socialnämnden kommer att vidtas med anledning av granskningens resultat och de lämnade rekommendationerna. Revisionsrapporten överlämnas till Regionstyrelsen för kännedom. För Region Gotlands revisorer Carin Backlund Ordförande -. s ' Trltfon 46 (OvWH 2690 QÖ VA! Or* nr 212000-0803 ^ W f* f\4-\ > f» f\ F.-pOTl regiongollandw gotlam] M: Wrbbplatt www.guthnd.x \ \ «A vjvsllcl l U 10

www.pwc.se Revisionsrapport Carin Hultgren Cert. kommunal revisor Sandra Volter Ebba Lind December 2015 pwc 11

Privata medel 2015-12-16 Sandra Volter Projektledare Carin Hultgren Uppdragsledare December 2015 PwC 12

Privata medel Innehållsförteckning 1. Sammanfattande bedömning 2 2. Inledning 3 2.1. Bakgrund 3 2.2. Syfte, revisionsfråga och kontrollmål 3 2.3. Revisionsmetod och avgränsning 3 3. Lagar och styrdokument 4 3.1. Lagstiftning och normgivande organ 4 3.2. Regionövergripande regler, riktlinjer och rutiner 4 3.2.1. Socialnämndens regler för hantering av privata medel 4 3.2.2. Socialförvaltningens riktlinjer för hantering av privata medel 5 4. Granskningsresultat 7 4.1. Tillämpning av lagar, regler och riktlinjer 7 4.1.1. Resultat av verifiering 7 5. Bedömning och rekommendationer 9 5.1. Svar på revisionsfråga 9 5.2. Avstämning mot kontrollmål 9 5.3. Förslag till åtgärder/rekommendationer 10 December 2015 PwC 13 1 av 10

Privata medel i. Sammanfattande bedömning PwC har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i region Gotland genomfört en granskning av hanteringen av privata medel på gruppboenden och särskilda boenden. Granskningen syftar till att bedöma om den granskade nämnden har ändamålsenliga regler för hantering av privata medel. Följande revisionsfråga har varit ledande för granskningen: Finns ändamålsenliga regler för hantering av privata medel och är den interna kontrollen kring hanteringen tillräcklig? Efter genomförd granskning är bedömningen att det finns ändamålsenliga regler för hantering av privata medel men att den interna kontrollen i vissa avseenden är otillräcklig. Ett av fem kontrollmål bedöms vara helt uppfyllt medan resterande fyra bedöms vara delvis uppfyllda vilket framgår nedan. Är befintliga riktlinjer rörande hantering av privata medel Uppfyllt ändamålsenliga? Efterlevs riktlinjer/policy? Delvis uppfyllt Privata medel förvaras på ett betryggande sätt i Delvis uppfyllt exempelvis låst utrymme Förs räkenskaper i enlighet med god sed? Delvis uppfyllt Finns en strukturerad uppföljning och utvärdering av Delvis uppfyllt hantering av privata medel? December 2015 PwC 14 2 av 10

Privata medel 2. Inledning 2.1. Bakgrund Regionen ansvarar för verksamheten inom gruppboenden och särskilda boenden. Beträffande ekonomisk förvaltning av de boendes penningmedel är det vårdtagaren, om denne är vid sina sinnes fulla bruk, eller annars, anhörig med fullmakt eller vårdtagarens legale företrädare (god man eller förvaltare) som har det övergripande ansvaret för den privata medelshanteringen. Det är dock vanligt att regionens personal hjälper till med hanteringen av vårdtagarens privata medel, som främst avser vårdtagarens så kallade fickpengar. Det finns en risk att oegentiigheter kan förekomma. Det är väsentligt att hantering av privata medel sker korrekt för att bevara medborgarnas och brukarnas förtroende för kommunal verksamhet. 2.2. Syfte, revisionsfråga och kontrollmål Granskningen syftar till att bedöma om den granskade nämnden har ändamålsenliga regler för hantering av privata medel. Följande revisionsfråga ska besvaras. Finns ändamålsenliga regler för hantering av privata medel och är den interna kontrollen kring hanteringen tillräcklig? För att besvara revisionsfrågan och därmed uppnå syftet med granskningen har vi utgått från följande kontrollfrågor: Är befintliga riktlinjer rörande hantering av privata medel ändamålsenliga? Efterlevs riktlinjer/policy? Privata medel förvaras på ett betryggande sätt i exempelvis låst utrymme. Förs räkenskaper i enlighet med god sed? Finns en strukturerad uppföljning och utvärdering av hantering av privata medel? 2.3. Revisionsmetod och avgränsning Granskningen baseras på intervjuer med ansvariga tjänstemän och på dokumentgranskning med fokus på riktlinjer, dokumenterade uppföljningar och utvärderingar. Revisonskriterier utgörs av kommunal redovisningslag (KRL), information om redovisning av privata medel från rådet för kommunal redovisning (RKR), samt regionens styrande dokument. Granskningen avgränsas till två särskilda boenden avseende äldreomsorg och två gruppboenden avseende funktionsnedsättning. December 2015 PwC 15 3 av 10

Privata medel 3. Lagar och styrdokument 3.1. Lagstiftning och normgivande organ Av lag om kommunal redovisning (SFS 1997:614) framgår bland annat hur kommunens bokföring ska vara ordnad och vid vilken tidpunkt bokföring ska ske. Mer specifik information avseende redovisning av privata medel står att finna i RKR vilken ger vägledning avseende god redovisningssed vid redovisning av privata medel. Följande är ett utdrag ur RKR som sammanfattar god redovisningssed vid hantering av annans medel: In- och utbetalningar ska styrkas med verifikationer. Huvudbokföring ska ske på separata balanskonton eller i ett sidoordnat system. Redovisning i sidoordnat system framgår av kommunens beskrivning och dokumentation av redovisningssystemet. Avstämning av sidoordnad redovisning med huvudbokföring ska ske senast i samband med framtagandet av bokslut. 3.2. Regionövergripande regler, riktlinjer och rutiner 3.2.1. Socialnämndens regler för hantering av privata medel Dåvarande social- och omsorgsnämnden antog i maj 2003 (SON 87) regler för hantering av privata medel. Dessa gäller för hantering av brukarens privata medel på boenden i både egen regi och enskild regi 1. Där framgår att en skriftlig överenskommelse måste upprättas mellan brukaren eller dess anhörig/god man och boendet om boendets personal ska hantera brukarens privata medel. I överenskommelsen ska det framgå för vilken sorts ekonomiska transaktioner personalen får tillåtelse att hantera brukarens medel. Vidare ska det framgå på vilket sätt brukarens medel ska fyllas på, om fullmakt ska utfärdas till boendet och om kvitton på köpen ska sparas. Vidare ska det framgå att brukarens kassabok och kvitton ska överlämnas till brukaren/anhörig/god man efter att årlig kontroll genomförts och dokumenterats. Det är brukarens kontaktperson på boendet som har rätt att hantera brukarens privata medel efter att den skriftliga överenskommelsen ingåtts. En förteckning över vilken personal som hanterar privata medel samt vid vilket boende detta sker ska finnas hos Socialförvaltningen. Vid misstanke om oegentligheter avseende hanteringen av privata medel ska enhetschefen omedelbart informeras och denne bedömer om händelsen ska polisanmälas. Förvaring av brukarens medel och värdehandlingar såsom kassabok och uttagskvitton ska ske i ett låst utrymme hos brukaren. Nycklar till utrymmet ska 1 Revidering av regler för hantering av privata medel inom särskilt boende samt bostäder med särskild service för verksamhet i enskild regi (SON 144). December 2015 PwC 16 4 av 10

Privata medel kvitteras ut och enhetschefen och Socialförvaltningen ska känna till vilka som har tillgång till dem. Inventarieförteckningar ska finnas över brukarnas värdesaker och möbler. En separat kassabok ska föras för varje brukares medel. Noteringarna i kassaboken ska föras med kulspetspenna. Kassaboken ska vara indelad i minst följande kolumner: datum, text, verifikationsnummer, inkomster, utgifter, saldo och signering. Samtliga transaktioner ska signeras, och inkomsttransaktioner ska dubbelsigneras. Regelbunden avstämning och kontrollräkning av kassabok och medel ska genomföras och dokumenteras i kassaboken. Huvudregeln är att kvitton ska sparas i samband med kassaboken om inget annat överenskommits. Lån, både brukare emellan och mellan brukare och personal, är förbjudet. I de fall då brukarens privata medel uppgår till en större summa än vad som beräknas användas under den närmaste månaden ska brukarens pengar placeras på ett eget räntebärande konto. Interkontrollen av kassa- och bankbok består av löpande kontroll och stickprovskontroll. Enhetschefen ansvarar för utförandet av löpande kontroll och rimlighetsbedömning av kassa- och bankbok i enlighet med regler för hantering av privata medel. Ekonomichefen ansvarar för utförandet av stickprovskontrollen. Kontrollerna ska dokumenteras och sammanfattas i rapporter. Rapporten för den löpande kontrollen ska överlämnas till Socialförvaltningen senast 28 februari året efter den utförda kontrollen. Efter att kontrollerna genomförts ska, som framgår av den skriftliga överenskommelsen mellan brukare och boende, kassabok och kvitton överlämnas till brukaren. 3.2.2. Socialförvaltningens riktlinjer för hantering av privata medel Socialförvaltningen har vidarebearbetat reglerna för hantering av privata medel. Av dessa framgår att huvudregeln är att brukaren själv ansvarar för och hanterar sina privata medel. Skulle brukaren inte vara förmögen att hantera sina ekonomiska angelägenheter kan personalen på boendet hjälpa brukaren med att exempelvis betala räkningar under en kort period fram till dess att en permanent lösning etablerats. I de fall personal ska hantera brukares privata medel ska detta överenskommas och undertecknas av brukaren eller dess företrädare och behörig personal eller enhetschef. Då privata medel används för inköp å brukarens vägnar ska detta redovisas på särskilda transaktionsblad. Transaktionsbladen ska vara numrerade i ordningsföljd och eventuella noteringar ska göras med kulspetspenna. Kassakvittot ska fästas på transaktionsbladet. Både brukaren och behörig personal ska kvittera på transaktionsbladet i samband med utlämning av medel för inköp och vid återredovisning av medel och kvitton. Transaktionsbladen ska förvaras i ett låst utrymme som endast personalen har tillgång till. Med fördel finns detta utrymme hos brukaren själv. Den mängd kontanta medel som personal hanterar åt en brukare bör vara anpassad efter brukarens enskilda behov. Dock är det socialförvaltningens rekommendation December 2015 PwC 17 5 av 10

Privata medel att den inte bör överstiga sex procent av ett prisbasbelopp. Prisbasbeloppet för 2015 är 44 500 kronor vilket medför att den rekommenderade maxgränsen ligger runt 2 600 kronor. Socialförvaltningen har fastslagit att personal inte får använda bankkort å brukarens vägnar, varken för betalning eller kontantuttag. Betalning, men inte uttag, med livsmedelsaffärers kort är tillåtet och förvaltningens rekommendation är att korten är kreditlösa. Brukarens kontanta medel, livsmedelsaffärskort och betalkort ska förvaras i låst säkerhetsskåp. Enhetschefen ansvarar för att hålla en förteckning över vilken personal som hanterar brukares privata medel samt för att rutin finns för nyckelhantering till säkerhetsskåpen. Kassaavstämning ska göras minst två gånger om året. Socialförvaltningen har sammanställt en anvisningsblankett som används vid avstämningen av kassaboken. Där framgår att kontrollen ska innefatta en övergripande bedömning av hur tydlig redovisning som förts i kassaboken, en avstämning att brukarens kontanta medel överensstämmer med saldot i kassaboken, en granskning av fullständigheten av transaktionsbladen för transaktioner överstigande 3 ooo kronor, samt att det finns en skriftlig överenskommelse mellan brukaren och personal om hantering av kontanta medel. Denna avstämning ska genomföras av personal som inte hanterar brukarens privata medel. Vidare fastslås att misstankar om oegentligheter ska framföras till enhetschefen samt att transaktioner och gåvor inte för förekomma mellan brukare och personal. Förbudet omfattar även att personal hjälper brukare att genomföra en transaktion med någon utomstående part. December 2015 PwC 18 6 av 10

Privata medel Granskningsresultat 4.1. Tillämpning av lagar, regler och riktlinjer Två gruppboenden avseende funktionsnedsättning och två särskilda boenden inom äldreomsorgen har granskats. Stickprovsbedömningar har genomförts på samtliga boenden där bland annat kassabok, kvitton, skriftliga överenskommelser och kassaskrin inkluderats. Ett antal kassaböcker med tillhörande kvitton och överenskommelser har studerats per boende. En kontrollberäkning mellan kassabok och kassaskrin har gjorts för en brukare per boende. I tabell i nedan presenteras en översikt av de granskade boendena. Tabell i. Översikt av granskade boenden. Typ av boende Gruppboende Gruppboende Särskilt boende Särskilt boende Antal brukare på boendet/avdelningen 4 5 32 Antal brukare som får stöd med hantering av privata medel 10 i 4 5 32 4.1.1. Resultat av verifiering Resultaten av verifieringen framgår av tabell 2 nedan. Tabellen är uppbyggd efter socialnämndens och socialförvaltningens regler som presenterades under avsnitt 3.2. Tabell 2. Efterlevnad av socialnämndens och socialförvaltningens regler, riktlinjer och policys. Regel/riktlinje/policy Efterlevnad Skriftlig överenskommelse Skriftlig överenskommelse mellan brukare och boendet fanns på tre av mellan brukare och boendet fy ra boenden. Av dem framgick vilken typ av transaktioner som Typ av ekonomisk personalen fick utföra samt hur brukarens kontanta medel skulle fyllas transaktion på. Påfyllnad av medel Vad hanteras på boendet Räkningar Räkningar: inget av boendena hanterade räkningar. Kort: två av fyra boenden hanterade kort å brukarens vägnar. K rt Kontanter: samtliga boenden hanterade kontanter å brukarens vägnar. Kontanter (max 6 % av tre av fyra fall bestämde god man/anhörig hur mycket kontanter som prisbasbeloppet) sku! e fön/aras. På ett boende tillämpades en maxgräns om 2000 Livsmedelskort kronor. Uttag av kontanter med Livsmedelskort: på tre av fyra boenden hanterades livsmedelskort å brukarens vägnar. Uttag av kontanter med kort: på två av fyra boenden skedde December 2015 PwC 19 7 av 10

Privata medel kontantuttag med bankkort. På ett boende genomfördes kontantuttag via ICA-konto. På ett boende ansvarade god man/anhöriga för kontantuttag. Ansvarsfördelning: Kontaktpersonen hanterar medlen Lista över kontaktperson Kassabok Prydlig Bläck Kolumner Signering (dubbelsignering vid insättning och uttag) Transaktionsblad Numrering Lån Räntebärande konto Förvaring Kontanter/kort Kassabok Kvitton Nycklar till kontantförvaringen Förvaring Kvittering Internkontroll Avstämning av kassabok minst två ggr/år Avstämning vid årsskiftet Egna stickprov Kontaktpersonen ansvarade för de privata medlen på samtliga boenden. På två av fyra boenden hade all personal tillgång till medlen och kunde hjälpa till med inköp. Lista över vem som är kontaktperson för vilken brukare fanns på två av fyra boenden. Prydlig: samtliga kassaböcker var tydliga och lättlästa. Bläck: på samtliga boenden gjordes noteringar i kassaboken med bläck. Kolumner: på tre avfyra boenden innehöll kassaböckema samtliga obligatoriska kolumner. På ett boende saknades verifikationsnummer. Signering: På samtliga boenden signerades kvitton och transaktionsrad i kassabok. Dubbelsignering vid insättning och uttag av kontanter tillämpades vid två av fyra boenden. Numrerade transaktionsblad tillämpas inte på något boende. På tre av fyra boenden numrerades kvitton i överensstämmelse med verifikationsnumret i kassaboken och häftades fast i ett spiralblock. På ett boende förvarades kvittona utan inbördes ordning i ett kuvert. Lån förekommer inte på något boende. Räntebärande konto tillämpas inte på något boende. På tre av fyra boenden förvarades kontanter/kort, kassabok och kvitton i ett låst utrymme i brukarens rum. På ett boende sker förvaringen på personalens kontor. På ett boende förvaras nycklama i ett "smart nyckelskåp" som loggar nyckelhanteringen. På ett boende förvarades nycklama i ett kodlåsskyddat skåp. På ett boende förvarandes nycklarna på personalens kontor. På ett boende hade personalen nycklarna på sina egna nyckelknippor. Nycklarna kvitterades ut på ett av fyra boenden. Avstämning av kassaböckerna görs minst två gånger per år för samtliga boenden. Arsavstämning av kassaböckerna för 2014 gjordes på tre av fyra boenden. Socialstyrelsens anvisningsblankett användes på två boenden vid avstämningen. Stickprovskontroller genomförs på ett av fyra boenden. Oegentligheter Skriftliga lokala rutinbeskrivningar Kontrollräkning av kontanter vs kassabok. På samtliga boenden finns rutin avseende oegentligheter som innebär att enhetschefen ska bli informerad om t.ex. kassaboken inte stämmer. På ett av fyra boenden fanns lokala skriftliga tilläggsrutiner, Fyra av fyra kontrollräknade kassaskrin stämde överens med tillhörande kassabok. December 2015 PwC 20 8 av 10

Privata medel 5. Bedömning och rekommendationer 5.1. Svar på revisionsfråga Finns ändamålsenliga regler för hantering av privata medel och är den interna kontrollen kring hanteringen tillräcklig? Efter genomförd granskning gör vi bedömningen att det finns ändamålsenliga riktlinjer för hantering av privata medel som tillämpas inom regionen. Den interna kontrollen är dock i vissa avseenden otillräcklig. Detta baseras på följande granskningsiakttagelser: Efterlevnaden av reglerna var i vissa avseenden bristfällig på boendena. Olika brister iakttogs på boendena. Privata medel förvarades inte på ett betryggande sätt på ett boende. Nyckelhanteringen var bristfällig på ett boende. På en granskad enhet fördes inte räkenskaperna inte i enlighet med god redovisningssed. Uppföljningen av räkenskaperna gjordes på olika sätt på boendena. På ett boende var inte uppföljningen i enlighet med god redovisningssed. 5.2. Avstämning mot kontrollmål I tabell 3 presenteras en uppfyllnadsavstämning mot kontrollmålen. Tabell 3. Avstämning mot kontrollmål Kontrollmål Kommentar Är befintliga riktlinjer Uppfyllt ing av privata medel ändamålsenliaa? Efterlevs riktlinjer/policy? Delvis uppfyllt Privata medel förvaras på Socialnämndens och socialförvaltningens regler för hantering av privata medel avseende hantering av privata medel överensstämmer med god redovisningssed. Redovisningen görs i sidoordnat system som stäms av inför bokslutet. Transaktionerna verifieras i kassaboken med verifikationsnummer. Riktlinjer och policy efterlevs i de flesta avseenden vilket framgår av ovan presenterad tabell. l granskningen noterades bristande kontroll av kassaböcker på ett boende, bristande nyckelförvaring på ett boende samt att det saknades skriftlig överenskommelse om hantering av privata medel på ett boende. Delvis uppfyllt ett betryggande satt i Privata medel förvaras på ett betryggande sätt på tre av fyra boenden. exempelvis låst utrymme... Forvanngen bedömdes som icke betryggande på ett boende dar samtliga brukares privata medel förvarades i samma utrymme på personalens kontor. Till detta utrymme hade all personal nyckel som December 2015 PwC 21 9 av 10

Privata medel förvarades på personalens egna nyckelknippor. Förs räkenskaper i enlighet med god sed? Delvis uppfyllt Räkenskaper förs i enlighet med god sed på tre av fyra granskade boenden. På ett av boendena saknades verifikationsnummer för transaktionerna. Finns en strukturerad uppföljning och utvärdering av hantering av privata medel? Delvis uppfyllt Strukturerad uppföljning och utvärdering fanns på tre av fyra boenden. i granskningen noterades att årsavstämning för 2014 inte genomförts på ett boende samt att socialstyrelsens anvisningsblankett endast användes på två boenden. 5.3. Förslag till åtgärder/rekommendationer Efter genomförd granskning gör vi bedömningen att de regler som finns i regionen ger förutsättningar för en god internkontroll under förutsättning att de efterlevs fullt ut. Vi noterar dock viss diskrepans i efterlevnaden då reglerna inte efterlevs till fullo på samtliga granskade boenden. Vår rekommendation är att efterlevnaden av socialnämndens och socialförvaltningens regler och riktlinjer förbättras i regionen. December 2015 PwC 22 10 av 10

Socialförvaltningen Therese Thomsson Tjänsteskrivelse Ärende SON 2016/294 20 juli 2016 Socialnämnden Sociala företagen Förslag till beslut Socialnämnden ger socialförvaltningen i uppdrag att ingå övergångsavtal med Lövsta kooperativet, Suderviljan, Visby Catering och Återanvändarna i de fall där det bedöms möjligt. Slutdatum för övergångsavtalen ska vara senast december 2018 gällande övertagande av lönekostnader och hyreskostnader. Socialnämnden ger socialförvaltningen och verksamheten i uppdrag att lägga en plan för hur finansieringen av hyresavtalet på Suderviljan skall se ut framåt. Planen skall innehålla en tidsram med slutdatum senast december 2018. Socialnämnden ger socialförvaltningen i uppdrag i samarbete med utbildnings- och arbetslivsförvaltningen (UAF) att omgående se över och förändra Offentligt skyddade anställningar (OSA-anställningarna) på företaget Återanvändarna. Socialnämnden ger socialförvaltningen i uppdrag att återrapportera resultat av ovanstående åtgärder till socialnämnden i juni 2017. Sammanfattning Socialdirektören har beslutat att redovisa bakgrund och aktuell situation kring de sociala företagen för socialnämnden. Ärendet behandlar de fyra sociala företag där socialförvaltningen har ett avgörande ekonomisk engagemang. Dessa är Lövsta kooperativet, Suderviljan, Visby Catering och Återanvändarna. Kostnader som socialförvaltningen täcker i de sociala företagen gäller lönekostnader för handledare samt hyreskostnader som uppgår till 4,3 mkr. Bakgrunden kring ärendet beskrivs i bilaga 2. Bilden över nuläget i företagen har skapats genom möten med ordföranden i företagen både enskilt och i grupp samt med handledarna i företagen vilket beskrivs i bilaga 1. Förvaltningen har vid något tillfälle också mött Coompanion. Huvudfokus i mötena har varit hur företagen jobbar för ekonomisk självständighet. Bedömningen som både ordförande och förvaltning gör är att det finns goda möjligheter för självständighet när det gäller Lövsta Kooperativet och Visby Catering inom en relativt snar framtid, men att det bör ske successivt. Suderviljan och Återanvändarna bedöms inte ha samma ekonomiska möjligheter för självständighet. Konstruktionen av dessa sociala företag, 1 (3) Region Gotland Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE-621 81 Visby Telefon +46 (0)498 26 90 00 E-post registrator-son@gotland.se 23 Org nr 212000-0803 Webbplats www.gotland.se

Socialförvaltningen Tjänsteskrivelse Region Gotland Ärende SON 2016/294 det vill säga att socialförvaltningen är involverade med anställda handledare i företagen gör att det finns en otydlighet när det gäller arbetsmiljöansvaret för de som arbetar i företagen. Det är av största vikt att ansvarsfördelningen ses över och tecknas ner i en övergångslösning för att säkra arbetsmiljön för medarbetare i företagen. Definition Sofisam, det vill säga Tillväxtverket, Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan, beskriver att arbetsintegrerande sociala företag är företag som driver näringsverksamhet (producerar och säljer varor och/eller tjänster): med övergripande ändamål att integrera människor som har stora svårigheter att få och/eller behålla ett arbete, i arbetsliv och samhälle som skapar delaktighet för medarbetarna genom ägande, avtal eller på annat väl dokumenterat sätt som i huvudsak återinvesterar sina vinster i de egna eller liknade verksamheter som är organisatoriskt fristående från offentlig verksamhet Sofisam understryker att i de arbetsintegrerande sociala företagen är de som arbetar i företaget delaktiga i arbetet. Det är en viktig del i att själv ta ett aktivt ansvar och ha inflytande över sin utvecklings- eller rehabiliteringsprocess. Kommunen har ansvar enligt socialtjänstlagen att erbjuda meningsfull sysselsättning till personer med funktionsnedsättning. Det är därför vanligt att kommuner gör en överenskommelse eller köper platser hos arbetsintegrerande sociala företag för framförallt personer med psykisk funktionsnedsättning. Kommunen har också ett sysselsättningsansvar enligt LSS (lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade). En grupp som också finns inom de sociala företagen är de som är på väg att bli utförsäkrade. För några kommuner har personer med utländsk bakgrund med behov av att komma in på arbetsmarknaden samt att få språkkunskaper blivit en målgrupp för sociala företag. De målgrupper som främst är aktuella för platser inom socialt företagande, samt som företagare inom socialt företagande är alltså följande: Nyanlända Psykiskt funktionsnedsatta Fysiskt funktionsnedsatta Personer som står långt från arbetsmarknaden (Sociala arbetsintegrerade företag SON 2014/27) Bedömning Förvaltningen bedömer att Lövsta kooperativet och Visby Catering har tydliga målsättningar att vara självständiga företag inom ca tre år (2019). För att detta skall kunna ske behöver ekonomin stärkas i båda dessa företag. Det sker genom att förtydliga deras affärsidéer och skapa ett goda kundunderlag vilket förbättrar företagens intäkter. Lövsta gör en planering för att överta hyreskontrakt och hyreskostnader från socialförvaltningen, och förhoppningen är att detta skall kunna ske inom en snar framtid. Visby Catering kommer från oktober 2016 att ta över hyreskontrakt och hyreskostnader från socialförvaltningen. När det gäller lönekostnaderna för de tre handledarna i dessa två företag ser man att en övergångslösning är att föredra, där företagen successivt tar över kostnaderna för handledarnas lön. Detta för att skapa hållbarhet och trygghet hos såväl företagen som hos handledarna. 24 2 (3)

Socialförvaltningen Tjänsteskrivelse Region Gotland Ärende SON 2016/294 Socialförvaltningen gör bedömningen att Återanvändarna för närvarande inte har möjlighet att kunna ta över hyreskostnader och lönekostnader för de två handledarna. Bedömningen är att en successiv överflyttning av kostnaderna skulle kunna vara möjlig. Återvändarna sysselsätter i dagläget 8 personer med OSAanställningar, bedömningen förvaltningen gör är att denna lösning omgående bör ses över då det inte är optimalt med olika anställningsvillkor för företagets självständighetsutveckling. Socialförvaltningen gör bedömningen att Suderviljan har mycket små förutsättningar att bli självständiga i nuvarande lokal utifrån en mycket hög årshyra på nästan 800.000 kronor. Företaget kan öka sina ekonomiska förutsättningar genom att se över möjligheten att samarbeta med övriga sociala företag och/eller daglig verksamhet samt se över sina möjligheter att förändra hyreskostnader och verksamhetslokaler. Beslutsunderlag Bilaga 1 Sociala företagen Kunskapsunderlag/kartläggning Bilaga 2 Sociala arbetsintegrerade företag, Framtida organisation och stöd (SON 2014/27) Bilaga 3 Policy arbetsintegrerade sociala företag (RS 2014/100) Socialförvaltningen Marica Gardell Socialdirektör Skickas till Anna-Lena Gutedal, ekonomichef Socialförvaltningen Anna-Lena Pettersson, avdelningschef för omsorgen av funktionshindrade Registrator GVN 25 3 (3)

Socialförvaltningen Therese Thomsson Kunskapsunderlag Ärende SON 2016/294 20 juli 2016 Bilaga 1 Socialnämnden Sociala företagen kunskapsunderlag/kartläggning Socialdirektör, avdelningschef OOF och enhetschef daglig verksamhet har träffat ordföranden för de fyra sociala företag som har koppling till Region Gotland. Socialdirektören har beslutat att redovisa den aktuella situationen för SON och få nämndens uppfattning om hur samarbetet mellan SOF och de sociala företagen ska utvecklas. Det får anses klarlagt att företagen spelar stor roll för att ge sysselsättning/arbete/anställning till ett betydande antal personer. Företagen har förutsättningar att utvecklas vidare. Inget företag har i dagsläget möjlighet att klara sig utan stöd från regionen. Det finns inget krav om besparing (februari 2016). Lövsta Ordförande Anders Larsson uttrycker en vision om självständighet om tre år. Det betyder att ekonomin behöver förstärkas. Företaget har otillfredsställda behov avseende lokaler, arbetsmiljö, fordon. Under 2015 skedde en kraftig utökning av antal anställda. SOF:s lokalkostnader för Lövsta var 2015, 167 531 kr. Företaget har därutöver egna lokalkostnader och skulle troligen på relativt kort sikt kunna ta över hyreskontrakt och hyreskostnad från SOF. Suderviljan Företaget bedriver verksamhet i regionens lokaler, Sicklings väg 7, Klintehamn. Lokalerna är nybyggda och hyran är hög, ca 65 000 per månad. En närbelägen daglig verksamhet 10:an, Sicklingsväg 10, har inte helt tillfredsställande lokaler. Det är främst behovet av fler toaletter som sätter gränser för antalet brukare där. Arbete har inletts (februari 2016) med att se vilka samarbetsmöjligheter som finns och hur det kan utveckla berörda verksamheter. Ett närmare samarbete förefaller nödvändigt med hänsyn till lokalkostnader och lokalbehov. Suderviljan ekonomiska förening har mycket små förutsättningar att bli självständiga i nuvarande lokal, dvs. att kunna betala hyra och löner till handledare. 1 (4) Region Gotland Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE-621 81 Visby Telefon +46 (0)498 26 90 00 E-post registrator-son@gotland.se 26 Org nr 212000-0803 Webbplats www.gotland.se