Verksamhetsberättelse 2012 Byggnadsnämnden #{enhet}#
Innehållsförteckning 1 Organisation... 3 2 Viktiga händelser under 2012... 4 3 Måluppfyllelse... 5 Bygga och bo... 5 Demokrati och dialog... 8 Miljö och energi... 9 Näringsliv och arbetsmarknad... 10 4 Uppföljning hälso- och arbetsmiljöplanen... 13 Bemötande internt/externt... 13 Hälso-undersökning... 13 Sjukfrånvaro... 13 Sociala och hälsofrämjande insatser... 13 Systematiskt arbetsmiljöarbete... 13 Arbetsmiljöarbetet kränkande särbehandling och konflikthantering... 13 Kunskap om tillämpning av arbetsmiljölagen, riktlinjer, m m... 14 Kunskap om ledarskapsrollen... 14 5 Uppföljning jämställdhetsplanen... 15 Arbetsförhållanden (Diskrimineringslag, 3 kap 4 )... 15 Föräldraskap och arbete (Diskrimineringslag 3 kap, 5 )... 15 Sexuella trakasserier (Diskrimineringslag 3 kap, 6 )... 15 Främja en jämn könsfördelning (Diskrimineringslag 3 kap, 7 )... 16 Rekrytering (Diskrimineringslag 3 kap, 9 )... 16 Löneskillnader (Diskrimineringslag 3 kap, 10-11 )... 16 6 Ekonomiskt utfall... 17 Bilagor Bilaga 1: Bokslutskommentar Bilaga 2: Ombudgetering Bilaga 3: Resultatbalansering Bilaga 4: Bokslut Byggnadsnämnden, Verksamhetsberättelse 2012 2(17)
1 Organisation Lantmäteri- och kartavdelningen består av 22 personer, varav åtta ingår i den kommunala lantmäterimyndigheten (KLM). Avdelningen ansvarar i övrigt för kart- och mätningsverksamhet samt GIT/GIS. Bygglovsavdelningen består av 20 personer. Assistenter och handläggare är organiserade i tre team som jobbar med olika geografiska områden. Förutom handläggning av bygglov och strandskyddsdispenser ansvarar bygglovsavdelningen för tillsyn. Vi deltar även vid framtagande av detaljplaner och översiktsplaner och driver stadsmiljöfrågor och delar årligen ut arkitekturpriset på Stadens Dag. Byggnadsnämnden, Verksamhetsberättelse 2012 3(17)
2 Viktiga händelser under 2012 Byggnadskontorets verksamhet har under 2012 arbetat med att säkerställa att alla förändringar och utmaningar som skede 2011 fungerar som det är avsett. Olika processer inom byggnadskontoret och samverkansformer mellan de samhällsbyggande förvaltningarna har setts över och nya rutiner och samarbetsformer har arbetats fram för att få en fungerande samhällsbyggnadsprocess i kommunen. Byggnadskontoret har arbetat med att tydliggöra processer och mål och LEAN-production fungerar som ett verktyg för att kvalitétssäkra verksamheten. Flera utbildningsinsatser har gjorts för hela personalgruppen inom bl a LEAN, arbetsmiljö, team- och målarbete. Personalomsättningen har varit förhållandevis hög, 7 st personer har valt att sluta på byggnadskontoret, 1 st på lantmäteri- och kartavdelningen och 6 st på bygglovavdelningen. Några har gått i pension och andra har valt att gå till annan verksamhet, främst privata marknaden. 11 st rekryteringar har gjorts under året främst bygglovhandläggare men också GIS-ingenjörer och mätingenjörer har anställts. I maj 2011 kom en ny plan- och bygglagstiftning som underlättar och tydliggöra bygglovhanteringen för bygglovsökande men som också innebär ökade krav och mer arbetsinsatser för verksamhetens bygglovhantering. Bl a regleras handläggningstiden att omfatta maximalt 70 dagar. Flera utbildningsinsatser har genomförts för berörda handläggare. Nya lagstiftningen bidrog också till att betydligt fler lämnade in bygglovansökningar månaden innan och efter förändringen, ca 160 st ärenden i veckan mot normalt 25 st ärenden. En anhopning av ärenden har uppstått bl a till följd av detta och byggnadskontoret har haft en målsättning att arbeta ikapp med ärendehanteringen till en nivå på under 200 pågående ärenden under 2012. Detta arbete har lyckats och i november månad 2012 låg antal ärenden under 200. Lantmäterimyndigheten har under en följd av år arbetat med att minska balansen av lantmäteriförrättningar till målnivån 140 pågående ärenden. Från att 2007 ha varit 212 ärenden har balansen under 2012 minskat till 157. Lantmäteri- & kartavdelningens GIT/GIS-personal har under året påbörjat arbetet med att inventera och förteckna avdelningens och byggnadskontorets systemstruktur samt programvaror med avseende på gällande avtal, licenser m m. Man har även aktivt medverkat i arbete som migreringen till Windows 7 samt genomfört en uppgradering av karthanteringsprogrammet DP/Cadaster, vilket varit komplicerat och inneburit mycket arbete. Avtalsbaserat samarbete med Kungsbacka och Jönköpings kommuner har inletts kring etablerandet av en ny webb-karta för kommunen. Samarbetet innebär bl a att vi får större utvecklingsresurser och gemensamt kan utveckla ett flertal av de tjänster vi vill tillgängliggöra via webbkartan. En ny flygfotografering har genomförts gemensamt med länets övriga kommuner. Fotograferingen ger oss tillgång till ett uppdaterat ortofoto som via Kartago, Solen m fl kan användas vid ärendehantering och i samhällsplaneringen. Arbetet med att modernisera mätorganisationen har fortsatt. Bl a har ytterligare två mätinstrument inköpts, vilka ersätter äldre, omodern utrustning. Avtal om leasing av nya, enhetligt inredda och utrustade miljöbilar för mätverksamheten har tecknats. Bygglovsavdelningen har organiserats till tre bygglovs-team med enskilda ärendefördelningsmöten.syftet var att uppnå en mer enhetlig handläggning samt att få ett större meningsutbyte och en mer effektiv kunskapsspridning mellan handläggarna. Byggnadsnämnden, Verksamhetsberättelse 2012 4(17)
3 Måluppfyllelse Bygga och bo Kommunen ska hushålla med markresurserna genom att förtäta befintlig bebyggelse samtidigt som tillgången till goda närmiljöer säkerställs. Kommunens tätorter skall utvecklas genom förtätning och utifrån hållbart ekologiskt, ekonomiskt och socialt byggande kopplat till bostadsförsörjningsprogrammet Kommentar Byggnadsnämnden medverkar i planprocessen där denna aspekt beaktas kontinuerligt. Kvalitetsmått på närområdena Antal kvm grönyta per kommuninvånare En strategi ska arbetas fram för hur förtätning i tätorterna kan göras så att kvalitén på värdefulla befintliga stads- och närmiljöer kan behållas och kvalitativt utvecklas Ligger inte på BN:s ansvarsområde Kommunens expansion utanför tätorterna på jordbruksmark ska beaktas på ett genomtänkt sätt så att produktiv jordbruksmark används på ett ändamålsenligt sätt Kommentar Byggnadsnämnden medverkar i planprocessen där denna aspekt beaktas kontinuerligt. Andel produktiv jordbruksmark som tas i anspråk för annat ändamål En strategi ska tas fram för hur kommunen kan expandera på jordbruksmark så att produktiv jordbruksmark beaktas vid utbyggnad av tätorterna Ligger inte på BN:s ansvarsområde Byggnadsnämnden, Verksamhetsberättelse 2012 5(17)
Kommunens tätorter ska ha möjligheter att utvecklas och expandera genom att tätortens centrum utvecklas och genom att mark planläggs för bostäder och verksamheter. Tillse att stadsmiljöfrågor, landsortsmiljöer, gestaltning och tillgänglighet beaktas i utvecklingen av tätorterna och dess centrum Kommentar Arbetet pågår. Väntas bli klart under våren 2013. Utvärdera insatser enligt Stadsmiljöprogrammet Ta fram strategiska dokument utifrån Stadsmiljöprogrammet som stöd för den fortsatta planeringen av tätorternas utveckling och expansion. Arbete pågår. Klart våren 2013. Pågående Kommunen ska skapa förutsättningar för byggnation av 700 bostäder med blandade upplåtelseformer och bostadstyper. Andelen hyresrätter ska öka väster om Nissan Kommentar Byggnadskontoret har inga möjligheter att påverka genomförandet av aktiviteten. en behöver istälet hänföras till planprocessen och samhällsbyggnadskontoret. Antal hyresrätter som producerats under året väster om Nissan Vid planläggning ska möjligheten att bygga hyresrätter beaktas Ligger inte på BN:s ansvarsområde Kommunen ska verka för att tillskapa fastigheter med olika boendeformer Kommentar Vid byggnadskontorets medverkan i planprocessen beaktas denna aspekt kontinuerligt. Antal nyproducerade bostäder med ägandeformen bostadsrätt Antal nyproducerade bostäder med Byggnadsnämnden, Verksamhetsberättelse 2012 6(17)
ägandeformen äganderätt Vid planläggning ska möjligheten att bygga bostäder med olika boendeformer beaktas Vid byggnadskontorets medverkan i planprocessen beaktas denna aspekt kontinuerligt. Avslutad Kommunen ska vid all etablering väga in översvämningsrisker, ras- och skredrisker och klimatpåverkan för att säkerställa en långsiktigt hållbar samhällsutveckling Kommentar För att kunna hantera bygglov i bl a vattennära lägen behöver byggnadskontoret en översvämmningsplan. Det är dock lämpligare att samhällsbyggnadskontoret med sin plankompetens tar fram planen och att byggnadskontoret bistår med höjdkartor och övrig information. Utvärdering om plan tagits fram En plan som hanterar översvämningsrisker och klimatpåverkan med höjdkarta behöver tas fram. Samhällsbygnadskontoret ansvarar för framtagande av karta. Andelen bostadsrätter och bostäder med äganderätt i de östra stadsdelarna Nyhem, Linehed, Gustavsfält och Andersberg ska öka. Kommunen ska verka för att tillskapa fastigheter med olika boendeformer Kommentar Byggnadskontoret har ringa möjligheter att påverka genomförandet av aktiviteten. en behöver istälet hänföras till planprocessen och samhällsbyggnadskontoret. Antal nyproducerade bostäder med äganderätter Vid planläggning ska möjligheten att bygga bostäder med olika boendeformer beaktas. Lantmäteriet ska i den omfattning som detaljplanen medger skapa fastigheter lämpliga för olika boendeformer Byggnadskontoret har ringa möjligheter att påverka genomförandet av aktiviteten. en behöver istälet hänföras till planprocessen och samhällsbyggnadskontoret. Främst kan denna aktivitet styras upp iinom exploateringsverksamheten på samhällsbyggnadskontret i expolateringsavtalet mellan kommunen och exploatören. Byggnadsnämnden, Verksamhetsberättelse 2012 7(17)
Demokrati och dialog en hänförs därför lämpligast till samhällsbyggnadskontoret och lantmäteriverksamheten bistår exploateringen vid ev förättning. Kommuninvånarna ska vara nöjda med kommunens information. Informationen på hemsidan om vår verksamhet och våra ärenden ska bli mer konkret, informativ och inriktad på olika målgrupper Nöjd-Inflytande-Index avseende information Betyg området Bygga & Bo på webben 55 88 Informationen skall bli mer lätt förstålig, användarvänlig och tillgänglig. Möjligheten att använda sociala medier ska undersökas och att ge informationen på flera språk. Hemsidan uppdateras kontinuerligt med ett intervall på 1 vecka främst avseende bygglovfrågor där behovet är som störst av utveckling, även lantmäteri- och kartverksamheten är uppdaterad. Målet är utformat för att få igång en kontinuitet av ständiga förbättringar av hemsidan och förvaltningens information. Målet kommer att ha uppnått sitt syfte vid årsskiftet men kommer sedan att drivs vidare i ett förvaltningsskede av ständiga förbättringar och utveckling. Möjligheten att använda sociala medier har inletts och kommer att undersökas färdigt till årsskiftet. Det samma gäller undersökningen av att ge information på flera språk. P g a rådande personalsituation kommer arbetet med aktiviteten att i huvudsak genomföras under hösten. Avslutad Pågående Riktad information och service till olika målgrupper genom öppna möten Nöjd-Inflytande-Index avseende information 55 Bjuda in kommuninvånarna till olika aktiviteter typ Stadens Dag Stadens dag med utdelande av Arkitekturpriset hölls den 25/8 för allmänheten. Evenemanget är årligen återkommande med uppehåll 2011. Avslutad Bjuda in olika målgrupper för Under hösten kommer olika Pågående Byggnadsnämnden, Verksamhetsberättelse 2012 8(17)
information och dialog om bygglov aktiviteter attt genomföras i form av målinriktade informationsinsatser och utbildning för bl a restaurangägare, du som ska bygga småhus, du som ska bygga till, näringsidkare, fackfolk i byggbranchen, m fl. Kommuninvånarna ska ha möjlighet att vara delaktiga i kommunens utveckling. Kommuninvånarnas nöjdhet med möjligheterna att påverka kommunala beslut ska öka Nöjd-Inflytande-Index avseende information 55 Dialogen med kommuninvånarna om bygglovssökande ang arkitekturens betydelse för bla trygghet, tillgänglighet, miljö och energi utökas. en genomförs kontinuerligt i rådgivning och information till bygglovsökande. Ytterligare insatser planeras inte i nuläget utan aktiviteten övergår i ett förvaltningsskede av kontinuerlig service och ständiga förbättringar. Avslutad Marknadsföring av Byggnadsnämndens verksamhet. Kommentar Arbetet inte påbörjat. Ta fram en marknadsföringsplan Arbetet ej påbörjat. Görs 2013. Miljö och energi Koldioxidutsläppen från energianvändningen ska minska med 45 procent mellan år 1990 och 2020. All nybebyggelse ska uppfylla högt ställda krav på energieffektivitet Antal nyproducerade bostäder med en total energiförbrukning av högst 50 kwh/kvm och år Rutiner ska tas fram för bevakning av energiplanering och energihushållning i kontorets rådgivningsverksamhet och i bygglovsprocessen Arbetet ej påbörjat. Görs 2013. Byggnadsnämnden, Verksamhetsberättelse 2012 9(17)
Fortbildning ska ske av all personal i energi-/miljöfrågor och hållbar utveckling Utbildningsinsatser görs kontinuerligt av berörd personal. Pågående Näringsliv och arbetsmarknad Fler företag ska starta eller etablera sig i Halmstad. Bidra till en av näringslivet ansedd ändamålsenlig s k företagslots Nöjdhet hos näringslivet Se över nuvarande funktion och utveckla den på ett ändamålsenligt sätt Beslut om funktionen tillståndslots är tagen. BN medverkar med kontaktpersoner. Avslutad Underlätta näringslivsetableringar genom att utveckla en servicefunktion Nöjdhet hos näringslivet Företagsträffar med information om bygglovsprocessen m fl myndighetsutövningar inom kommunen Kompetensutveckla bygglovhandläggare inom näringslivsfrågor Dialog med näringslivet för ömsesidig förståelse för myndighetsutövning och företagande S k riktade träffar med anpassad information för näringsidkare planeras att hållas under hösten. En bygglovhandläggare kommer att utses och kompetensutvecklas under hösten. I nuläget bedöms aktiviteten kunna vara uppfylld till årsskiftet. Funktionen hänger ihop med lotsfunktionen i näringslivsutredningen. Inga insatser har gjorts hittills under året p g a rådande personalsituation med mång nytillträdda bygglovhandläggare. en hänger ihop med flera andra aktiviteter som riktar sig mor näringslivet och följer intentionerna i näringslivsutredningen. Kommunens stöd och information till etablerade företag eller företag som vill starta och etablera sig i Halmstad ska vara god. Byggnadskontoret ska tillhandahålla näringslivsanpassad information och portal specialiserad för företagare på hemsidan Byggnadsnämnden, Verksamhetsberättelse 2012 10(17)
Nöjdhet hos näringslivet Information, råd och anvisningar för etablering av näringsverksamhet utifrån myndighetsrollen Beskrivning av hur processen runt bygglovhantering ser ut Möjlighet att följa sitt bygglovärende på nätet ska undersökas Arbetet tas upp igen i samband med att tillståndslotsen tillsätts. Processen har förtydligats under året och bl a har LEAN införts för att förtydliga och effektivisera bygglovprocessen. Ytterligare insatser kommer att göras under hösten för att genomföra aktiviteten. Att arbeta med processen kommer sedan att gå in i arbetet med ständiga förbättringar av verksamheten för kontinuerlig utveckling. Arbetet tas upp i samband med att e- förvaltningsarbetet pågår. Avslutad Halmstads kommun ska när det gäller kommunpolitikers och kommunala tjänstemäns attityder till företagande finnas bland de 25 bästa kommunerna år 2013 på Svenskt Näringslivs ranking. Skapa forum för ökat utbildnings- och erfarenhetsutbyte mellan Byggnadskontoret och näringslivet för utvecklad service och förståelse Nöjdhet hos näringslivet Ta fram mötesformer för utökad dialog och undersöka utbildningsinsatser för förståelsen för näringsliv och bygglovhanteringen Utbildning i bemötande för personalen på byggnadskontoret en går ihop med flera andra aktiviteter som avser information, dialog och kompetensutveckling vad avser att underlätta för näringslivet att söka bygglov. Insatser stämmer också överens med kommunens näringslivsutredning. Samordning kommer att ske med uppfyllelsen av denna aktivitet med flera andra berörda förvaltningar i kommunen där stadskontoret svarar för samordningen. Utbildningsinsatsen kommer att hållas under 2013. Pågående Tillgängligheten till Byggnadskontoret ska utvecklas och kundanpassas Nöjdhet hos byggnadskontorets kunder Byggnadsnämnden, Verksamhetsberättelse 2012 11(17)
Besöks- och telefontider ska ses över Receptionens funktion ska utvärderas En översyn och reglering har gjorts där främst flexibiliteten i att besöka och ringa till kontoret har utökats betydligt från 4 timmar per vecka till ca 40 timmar per vecka. Insatsen bedöms även gynna arrbetsmiljön och minska risken för yttre hot- och våld på arbetsplatsen. En rutin för kontinuerlig översyn och utvärdering av besöks- och telefontider kommer också att genomföras. Utvärdering kan inte avslutas förrän 2013 på grund av etablering av tillståndslotsen. Avslutad Pågående Byggnadsnämnden, Verksamhetsberättelse 2012 12(17)
4 Uppföljning hälso- och arbetsmiljöplanen Bemötande internt/externt Ett gott bemötande hos BK ska kännas igen på ett gott förhållningssätt, och goda attityder både internt och externt Utbildningsinsatser och kontinuerliga uppföljningar om bemötandesituationer och attityder Hälso-undersökning Anställda ska få ett nuläge på sitt hälsotillstånd och bli medvetna om vikten av god hälsa Previa utför undersökningen Sjukfrånvaro Minska sjukfrånvaron Följa upp sjukfrånvaron månadsvis och vidta åtgärder Sociala och hälsofrämjande insatser Öka teamkänslan och välbefinnandet på arbetsplatsen Ta fram program och genomföra insatser Systematiskt arbetsmiljöarbete Alla anställda ska känna till handboken i verksamhetsstyrning ang arbetsmiljö På bl a APT gå igenom handboken Arbetsmiljöarbetet kränkande särbehandling och konflikthantering Genomföra framtaget handlingsprogram för psykosocialt arbetsmiljöarbete Utbildning och enkätuppföljning Byggnadsnämnden, Verksamhetsberättelse 2012 13(17)
Kunskap om tillämpning av arbetsmiljölagen, riktlinjer, m m Tillse att lagar, avtal, föreskrifter och lokala riktlinjer ang arbetsmiljön följs Utbildning och information Kunskap om ledarskapsrollen Avdelningschefer ska genomgå kommunens certifierande chefsutbildning Tillämpa färdigt utbildningsprogram Byggnadsnämnden, Verksamhetsberättelse 2012 14(17)
5 Uppföljning jämställdhetsplanen Arbetsförhållanden (Diskrimineringslag, 3 kap 4 ) Kvinnor och män skall ha lika rätt och samma möjligheter att arbeta och trivas på samtliga arbetsplatser i förvaltningen. Förvaltningen ska motverka diskriminering och på andra sätt främja lika rättigheter och möjligheter oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionshinder, sexuell läggning eller ålder. Exempelvis ska arbetsbord, stolar maskiner och verktyg, m m, vara anpassade efter män och kvinnor. Undvika monotona arbeten och skapa en varierande arbetsplats. Arbetsplatsen och arbetsförhållandena ska vara anpassade för både män och kvinnor. Exempelvis ska arbetsbord, stolar maskiner och verktyg, m m, vara anpassade efter män och kvinnor. Arbetsklimatet skall vara anpassat för både män och kvinnor Föräldraskap och arbete (Diskrimineringslag 3 kap, 5 ) Både kvinnor och män ska på ett bra sätt kunna förena föräldraskap med arbete på förvaltningen och samtidigt må bra Både kvinnor och män ska i samband med tillökning i familjen informeras om rätten till föräldraledighet. Föräldralediga ska ges möjlighet att informera sig om vad som händer på arbetsplatsen samt bjudas in till personalaktiviteter. Föräldralediga ska inte släpa efter vad gäller kompetens- och löneutveckling. Sexuella trakasserier (Diskrimineringslag 3 kap, 6 ) Både kvinnor och män ska kunna känna sig behandlade med respekt av chefer och arbetskamrater. Sexuella trakasserier får inte förekomma. S k nolltolerans gäller. Vid kännedom om sexuella trakasserier ska detta omedelbart informeras om till närmaste avdelningschef eller förvaltningschefen. Vid kännedom om sexuella trakasserier ska detta tas upp omedelbar med berörd personal. Trakasserierna skall utredas och klarläggas. Bilder som kan upplevas som sexuellt kränkande får inte sättas upp på Byggnadskontorets arbetsplatser. Attityder eller annat som kränker kvinnliga eller manliga medarbetare får ej förekomma. Byggnadsnämnden, Verksamhetsberättelse 2012 15(17)
Främja en jämn könsfördelning (Diskrimineringslag 3 kap, 7 ) I olika yrkesgrupper och på olika nivåer i organisationen ska könsfördelningen vara jämn Rekrytering (Diskrimineringslag 3 kap, 9 ) Olika typer av arbete ska kunna sökas av både kvinnor och män Genom att både män och kvinnor anges som kontaktpersoner i anställningsannonser markeras att en jämn könsfördelning eftersträvas. Vid rekrytering aktivt verka för det underrepresenterade könet i de fall kompetensen är lika och meriterna likartade. Löneskillnader (Diskrimineringslag 3 kap, 10-11 ) Handlingsplan för jämställda löner Osakliga löneskillnader ska inte förekomma mellan kvinnor och män i samma, lika eller likvärdiga yrken och arbetsuppgifter Löneskillnader inom förvaltningen ska varje år kartläggas och analyseras. Vid lönerevisioner ska en del av löneutrymmet avsättas för att jämna till skillnader som i analysen har bedömts som omotiverade. Byggnadsnämnden, Verksamhetsberättelse 2012 16(17)
6 Ekonomiskt utfall Bokslutet visade på ett överskott på driftbudgeten med 1 537 kkr. Överskottet av verksamheten beror delvis på en sen fakturering till Samhällsbyggnadskontoret på 2 000 kkr som avsåg år 2011 samt minskade personalkostnader på grund av vakanser. Det beror även på högre IT-kostnader som avser nya programvaror samt underhåll av befintliga system. Investeringsbudgeten för inköp av karthanteringssystem visar på att 40 kkr har nyttjats under år 2012, budgeten är på 174 kkr. Det återstår 134 kkr och arbetet kommer fortgå under år 2013. Byggnadsnämnden, Verksamhetsberättelse 2012 17(17)