Styrelsemöte: 2012-09-04, PROTOKOLL 1. Mötet öppnas Föreningens ordförande Magnus Hanehöj öppnade mötet. 2. Närvarande Närvarande på mötet: Magnus Hanehöj Aaron Buzas Joakim Lundberg David Avanzi Björn Körner Frånvarande: Lenny Karlsson Alex Andersson 3. Val av sekreterare David valdes till mötets sekreterare. 4. Val av justerare Aaron och Magnus valdes till justerare. 5. Godkännande av dagordning Dagordning godkändes. 6. Ekonomi Joakim redovisade ekonomin i nuläget. Prognosen är att vi kommer att ha tömt våra konton under september månad. Vi saknar kontantkassa eller kvitto för ca 35 tusen kronor. Finns det pengar kvar i kassan? Magnus utreder frågan med berörda. Utreda fråga om saknad kassa eller kvitton Ansvar: Magnus GSF: Protokoll Styrelsemöte 2012-01-17 1
Styrelsen beslutade även att vi måste ha fasta regler för hur kassan skall skötas och att ett avtal skall skrivas ang detta. Detta skall läggas till befintligt avtal med kafet. Ändra befintligt avtal med Kafe ang hur kassa redovisas Ansvar: Joakim 7. Arbetsgrupper Bygg Magnus redovisade status på de olika projekten. Projektet med den nya street-ytan pågår. Beräknas att vara klar till slutet av September. Viss osäkerhet finns på om alla kostnader för arbete och material är debiterade. Magnus undersöker detta vidare med Sverigerampen. Undersöka om alla kostnade är debiterade Ansvar: Magnus & Aaron Övrigt bygg - Kommunen SDN ställer krav på att vi måste byta ut porten, nödutgångar samt att renovera nödbelysningen för att vi skall få lov att öppna berget utan att vi skriver under en fullmakt att vi tar fullt ansvar vid olycka. Port och nödutgångar skall eventuellt SDN betala för om det får lov att använda ett av rummen bakom Nordpoolen till den kommunala teaterverksamheten. Vi avvaktar besked ifrån Joakim i Gula huset. Undersöka kostnader för nödbelysning Ansvar: Magnus Bidrag David redovisade för de bidrag vi sökt och vad som pågår Utvecklingsbidrag sökt och fått 18.500sek för medverkan på Kulturkalaset. Vi har nu i slutet av Augusti sökt Särskilt drift och verksamhetsbidrag 2013. Vi har ansökt om 350,000 för löpande renovering av belysning mm. Avvaktar besked Kommande - Att söka ca 30,000 i utvecklingsbidrag för att finansiera fritt inträde och ett tjejevent under vinter-vår termin. Ansöka om bidrag för tjejskate. Ansvar: David 2 GSF: Protokoll Styrelsemöte 2012-01-17
Sponsorer - David redovisade vad som sker just nu. Dark Dog Avtalsförslag är skrivet och förhandling pågår Sluta avtal med Dark Dog Ansvar: David Klart senast: Mitten av September Hollywood.se - Avtalsförslag är skrivet och förhandling pågår Sluta avtal med Hollywood Ansvar: David Klart senast: Mitten av September 8. Övriga frågor Medlem Henrik Wadsten önskar att undersöka om nordpoolen kan målas eller ev slipas. Att låta Henrik undersöka och återkomma med förslag Ansvar: Joakim Skate Varberg har ställt en fråga om vi kan ta emot ett antal åkare under höst till vår om de annordnar resa till Göteborg. Styrelsen positiv om dessa åkare blir medlemmar och att det planeras in på en av de vanliga öppettiderna för skate. Frågan om GSF skall vara medlem av Sveriges Skateboard Förbund lyftes av Magnus. David och Magnus läser igenom stadgar innan beslut Ansvar: David och Magnus Klart senast: 13-09-11 Nästa möte 13-09-11 kl 1800 Bunkeberget 9. Avslutning Magnus avslutade mötet Mötesordförande Magnus Hanehöj Mötessekreterare David Avanzi Justeras Aaron Buzas Justeras Magnus Hanehöj GSF: Protokoll Styrelsemöte 2012-01-17 3
Kontaktlista styrelse Magnus Hanehöj Joakim Lundberg Aaron Buzas Alex Andersson Björn Körner David Avanzi Lenny Karlsson Rasmus Lindell Michell Alex Purmonen Ordförande Kassör Suppleant Suppleant Beslutslogg styrelsemöten GFS (fattade beslut) Mötesdatum Pkt Ämne Ansvarig Klart senast 20111005 9 Städning skall underlättas. Väggfasta bänkar Peter/ april (bockade plattjärn och reglar) sätts upp. 20111106 8 Avtal med Linda/ Peter om café/ reception: Alla mars Kostnader GSF (mot Linda/ Peter) 250:- / timma för bemanning reception och städning. Kostnader Linda/ Peter (mot GSF) för ersättning hyra och kassasystem 2.000:- / månad då berget är öppet. 1.000:-/ månad då berget är stängt 20111205 10 Alternativ för trucken utredda. Inget batteri Peter april finns att köpa. Peter kan skänka bort eller sälja symboliskt på blocket. 20111205 10 Magnus H tar fram pris på tre LED-armaturer att Magnus H april sätta upp som test. Armaturer för dyrt. Kollar lösa LED-lampor 20120213 9 Fredagsuthyrning. Betalar in till GSF & Skatefond. Pengarna går till bidrag för skatemöbler på stan. 20120213 9 Inventera elmätare i berget. Inkl Berg 211 och Bandet inför energikartläggning av kommunala projektet Sol, vind & vatten. Kontakta Joackim på SDN (Joakim GSF) och gör detta tillsammans (Peter, Magnus H). 20120213 9 Ordningsregler inkl värderingar: Ses över på med avseende av smitning. Ta fram förslag, inkl infofolder till nästa möte. 20120213 9 Byta lås och cylinder in till berget. Koordinera med Joakim SDN. Peter J Joakim, Peter Magnus H Johanna Magnus O, Peter J Löpande mars mars april Ok? 4 GSF: Protokoll Styrelsemöte 2012-01-17
Beslutslogg styrelsemöten GFS (fattade & genomförda beslut) Mötesdatum Pkt Ämne Ansvarig Klart Ok? senast 20110804 7 Kontakta tidigare kassör, Bernt J, för Ansvar: augusti Klart överlämnande och genomgång av kassörens rutiner och arbetsuppgifter. Joakim L 20110804 7 Att undersöka: är elkostnad vidarefakturerad till Joakim L augusti Klart övriga bergets hyresgäster? JA KLART 20110804 8 Följande beslutades angående agenda och Martin O augusti Klart protokoll: - Ta fram förslag till fast agenda. - Beslut markeras med ram i protokoll, ämne, ansvarig person och klart senast. - Beslut loggas och bockas av i slutet av protokoll. 20110804 8 Följande arbetsgrupper bildades: ---- Löpande Klart - Städ och renhållning Ta fram rutiner för medlemsstädning samt organisera städdagar där lokalerna grovrengörs, tex 4 ggr/ år. Kontaktperson :Vakant - Bygg och underhåll Organiserar nybyggnads- och större underhållsarbeten. Kontaktpersoner: lsevik, Peter Johansson - Bidrag & stipendier Letar upp lämpliga bidrag och stipendier och formulerar ansökningar, tex Allmänna arvsfonden. Kontaktperson: Martin Ohldin - IT & hemsida Organiserar, utvecklar och underhåller föreningens hemsidor. Kontaktperson: Joakim Lundberg 20110804 8 Hemsida GSF och Area51: - Peter J kontaktar Niklas för överlämnande av domännamn. Joakim påbörjar sätta ihop nya hemsidor. KLART! BYTT NAMN TILL BUNKEBERGET.ORG!!! Peter J, Joakim L september Klart 20110804 10 Ta fram förslag till öppettider och innehåll för Area51. Torsdag (hela) och lördag förmiddag reserverad för gubbskate kombinerat med tjejoch juniorskate. 20110804 8 Kalendarium med styrelsens och föreningens aktiviteter läggs in i nya hemsidan. 20110804 8 Martin Ohldin utsågs till föreningens sekreterare. 20110804 10 Vilka möjligheter finns att sänka energiförbrukningen? Peter J, augusti Klart Joakim L, Hösten Klart Martin O Martin O Direkt Klart Peter J september Klart GSF: Protokoll Styrelsemöte 2012-01-17 5
Kontakta konsult som kan ge förslag på utredningsupplägg. SE NYTT BESLUT 20110824 20110804 8 Justering och omformulering av drogpolicy. Nya versionen + skyltar för uppsättning i berget beslutas på nästa möte. KLART OCH GODKÄNT 20110824 20110804 7 Kommunalt bidrag att söka förfaller i augusti. Kontakta tidigare kassör alternativt Gbg Fritid för uppgifter och dokument. Söks av firmatecknare i föreningen (ordförande eller kassör). Sökt - möte 12/10 20110804 10 Är Göteborgs eventsystem något för Area51 och föreningen? Joakim kontrollerar med leverantör och utvärderar med Peter. 20110824 9 Möte med Kortedala (kommunen): Lena Svärd, Ulf Kri. Representanter GSF: Johanna, Martin, Joakim. Eventuellt ta med föreningsjurist från Fritid. Johanna återkommer med förslag till mötestid 20110804 8 Kontakta kommunen angående hur kommunen jobbar med berget samt föreningens behov av stöttning med daglig städning och underhåll etc. 20110824 12 Styrelsemedlemmar och kontaktpersoner i arbetsgrupperna åker fritt. Arvode till styrelsemedlemmar eller kontaktpersoner i arbetsgrupper utgår ej. Istället åker dessa fritt i berget. Undantaget suppleanter i styrelsen + sponsor (Dewrang) 20110824 10 Namnbyte till Bunkeberget Skatepark Area51 byter namn till Bunkeberget Skatepark. Ny adress till hemsida: www.bunkeberget.org 20110824 12 Undersök försäkringsläget. Undersök status försäkringar för lokaler och medlemmar. Vid avsaknad ta in offert 20110804 7 Förslag till avtal mellan GSF och Linda/ Peter tas fram. Linda/ Peter skickar underlag till Joakim som gör jämförande kalkyler med alternativet att föreningen har egen anställd personal. Avtalsförslag tas fram till styrelsemöte i september. 20110804 8 Lista med arbetsområden för styrelsens medlemmar (vem-gör-vad). Styrelsens medlemmar funderar och återkopplar förslag till Martin O i augusti. Lista redovisas i september. 20110804 8 Ett styrelsemöte under året viks åt framtida planer och visioner. 20110804 8 Förebyggande samverkan med polisen. Johanna representerar föreningen och kontaktar polismyndigheten i Kortedala 20110824 10 Utvecklingsbidrag för lånebrädor och hjälmar. Undersök möjligheten för bidrag till lånebrädor 6 GSF: Protokoll Styrelsemöte 2012-01-17 Johanna J augusti Klart Martin augusti klart Peter J, Joakim L september Klart Johanna september Klart Johanna J september Klart Alla direkt Klart Joakim september Klart Joakim september Klart Joakim L november Klart Alla november Klart Johanna J, Hösten Martin O Johanna J oktober Klart Martin oktober Klart
och hjälmar 20110824 10 Minska energiförbrukningen i berget genom byte till effektivare armaturer etc. Joakim tar fram uppgifter på energiförbrukning (GSF, Berg 211, bandet & övrigt). Martin gör en energideklaration. Magnus H hör med sin arbetsgivare om grovt pris på elentreprenad (byta ut armatur mot LED + eventuellt kablage, skåp). Martin Joakim Hanehöj oktober Klart Målsättning: byte av armaturer nästa sommar. 20111005 8 Köp av kassasystem. Beslut att köpa in lösning Joakim november Klart från Retailsolutions under förutsättning att denna har de funktioner, avtalslängd, uppdatering och annat som behövs. Joakim och Peter stämmer av detta på möte med säljare. 20111005 9 Medlemskort gäller kalendervis (per år) fram till Joakim/ november Klart 31/12 2011. Peter Om nya kassasystemet så medger kommer medlemskap därefter gälla löpande 12 månader. Övriga frågor angående kort, priser, borttappat etc tas upp på nytt då systemet är inköpt. 20111005 9 Verksamhetsrutin GSF antagen. Johanna 12/10 Klart Johanna kontaktar SDN/Projektledare + Lena Svärd för info om innehåll + kontroll om veckostädning fungerar måndagar mellan 1200-1600. Det vill säga att GSF då har tillgång till hallen för städning. 20111005 9 Fri tjejskate både torsdag och lördag. Alla direkt Klart 20111005 9 Rektor Angeredsgymnasiet kontaktas för betalning kvällsåkning/ reklamvepa med mera 20111005 10 Köp och installation av UPS enhet. Inköp och intstallation av Frank, Berg 211. 20111005 10 Nya funktioner på hemsidan: IT ansvarig har mandat att ta fram det han anser vara ok. 20111005 10 Trådlöst internet till IT-ansvarig. Ok att teckna abonnemang. 20111005 12 Köp av ställning. Föreningen köper ställning för 3000:- 20111106 9 Barnskejt? Peter hör med kickbikeåkarna på söndagar om den tiden kan passa. Beslutas senare NEJ 20111106 9 Mer öppettid för kickbike? Nej! Inte i dagsläget. 20111106 9 Kurs i första hjälpen och hjärt/ lungräddning för Maitane. Ok- boka!. 20111106 9 Öppettider jul, sportlov och påsk. GSF vill ha öppet dagtid alla lov 1000-2100. Johanna meddelar SDN Kortedala/Ulf. 20111106 11 Arbetsgrupp Tjejskate bildad. Ansvarig Johanna Jonstrand 20111106 11 Köp in skyddsutrustning x 10 st och bredare brädor x 5 st. Peter/ oktober Klart Joakim? oktober Klart Joakim direkt Klart Joakim direkt Klart Joakim/ oktober Klart Magnus H PJO december Ok Alla direkt Ok PJO december Ok PJO, JJO december Ok JJO löpande Ok JJO, MOL december Ok GSF: Protokoll Styrelsemöte 2012-01-17 7
20111106 11 Heldagsaktivitet Tjejskate i Berget 6/1. JJO organiserar 20111005 9 Uthyrning av berget. Ingen uthyrning av berget på andra tider tex fredag eller lördag kväll. Undantag: Inom föreningen till kända medlemmar som själva kan sköta öppning och stängning. 20111005 9 Längre öppettid någon kväll. Är ok för styrelsen under förtsättning att det funkar för receptionen (Peter/ Linda) som tar fram förslag. Öppet måndag till 2200 fr 21/11 20111005 9 Bättre luftcirkulation vid Nordpolen. Köp in fläkt och montera i taket. JOL januari Ok Alla direkt ok Peter november Ok Magnus x 2 oktober Ok 20111005 10 Mobiltelefon till GSF/ Bunkeberget Joakim direkt Ok (receptionen): IT ansvarig har mandat att ta fram det han anser vara ok. 20111106 9 Öppet senare en kväll i veckan?. Alla december Ok Ja! måndagkväll till 2200 fungerar från 21/11. 20111106 9 Uthyrning av berget. Alla direkt Ok Ja! Till medlemmar som är kända och betrodda och själva kan öppna och stänga. 20111005 9 Frågan om fritt åk vid köp av medlemskap vilar Alla januari ok till årsskiftet. NEJ 2012 20111005 9 Köp begagnat batteri till trucken eller utred vad Peter/ november Ok göra: Skrot! 20111205 10 Tjejer åker alltid gratis! Alla Direkt OK 20111205 11 Gubbskate är avsett för gubbar. Egna barn får medtagas men föräldrar ansvarar för deras åkning och disciplin. Inget annat än skateboard tillåtet. Martin, Joakim 20120228 OK Text på Facebook och Hemsidan 20111205 8 Alla kvitton för utlägg och köp till kassör senast 1/1-12. Extern revisor anlitas 20111205 9 Öppettider jullovet 26/12-6/1 1000-1630, tömning/städ, 1730-2100 ALLA 20120101 OK Alla 20120106 OK 27-28/12 1000-1630 Prova på dag med fri entré (Peter fixar coacher) 6/1 Tjejskate (Johanna arrangerar) Peter+ Joakim tar fram text till hemsidan. 20111205 9 Medlemsavgift 100:- per halvår Åkavgifter Kort laddat m 10 ggr 35:- Kontant 40:- Ej medlem/gäst 60:- Inget fritt åk vid köp av medlemskort. Tjejer åker alltid gratis med medlemskort (denna termin). Alla Direkt OK 8 GSF: Protokoll Styrelsemöte 2012-01-17
20120117 9 Utökad tid för kickbike: Onsdagar kickbike+ barnskejt (max 10 år), Gubbskate i Nordpoolen. 20120117 9 Kassan vid gubbskate: Peter sitter i kassan under gubbskate så länge besöksunderlaget är tillräckligt bra. 20111005 9 Fixa dörrar till skyddsklass 1. Annars gäller inte lokalförsäkringen Påverkar även nödutgången Alla direkt OK Peter direkt OK Peter/ februari OK GSF: Protokoll Styrelsemöte 2012-01-17 9