Kommunikationsstrategi och plattform för fortsatt samverkan

Kommunikationsstrategi och plattform för fortsatt samverkan för miljömyndigheterna i Västra Götaland och Halland Innehållet i Tillsynsutveckling i Väst ska leva vidare

Innehåll Kommunikation ger resultat 3 Bakgrund om projektet 4 Fortsatt samverkan 5 TUV-projektets övergripande mål 6 Syfte med strategi och plattform 7 Miljösamverkan tar vid 8 Tydlig riktning 9 Önskat läge, december 2016 10 Vårt uppdrag varför vi finns till 11 Våra kunder 12 Som den myndighet vi själva vill möta! 13 Steg för steg i kommunikationstrappan 14 Målgrupper en översikt 15 Kort och kärnfullt huvudbudskap 16 Framgångsfaktorer 17-19 Planerade aktiviteter 20 Uppföljning på olika sätt 21 2

Kommunikation ger resultat Det här dokumentet är ett verktyg för chefer. Det ger oss en gemensam utgångspunkt för vår kommunikation och vår fortsatta samverkan. När vi omsätter dokumentet i praktiken bidrar vi till till att innehållet i Tillsynsutveckling i Väst lever vidare och utvecklas. På det sättet kan vi tillsammans skapa en tydligare och mer samstämmig bild av vilka vi är och vad vi gör. Meningen med kommunikationen är den återkoppling vi får och det resultat vi åstadkommer. Intentionen är att vår gemensamma kommunikation ska leda till att vi utför vårt uppdrag på ett ännu bättre sätt och att omgivningen upplever att det vi gör är värdefullt. Den 5 december 2013 Styrgruppen för Tillsynsutveckling i Väst Ulrika Samuelsson, miljöskyddsdirektör, Länsstyrelsen i Västra Götalands län Leif Schöndell, miljöchef, Borås Stad Lars Wilke, miljöchef, Härryda kommun Britt Olmsäter, ekonom, Länsstyrelsen i Västra Götalands län Henrik Frindberg, miljövårdsdirektör, Länsstyrelsen i Hallands län Anders Ramberg, miljöchef, Falkenbergs kommun Martin Gustafsson, miljöchef, Uddevalla kommun Sonja Lejmark, förbundschef, Miljösamverkan östra Skaraborg Thomas Hammarlund, avdelningschef, Miljöförvaltningen Göteborgs Stad 3

Bakgrund om projektet Tillsynsutveckling i Väst (TUV) har varit ett gemensamt projekt för oss som jobbar inom miljömyndigheter i Halland och Västra Götaland. Alla projektdeltagare arbetar, direkt eller indirekt, med tillsyn enligt miljöbalken, livsmedels- och djurskyddslagarna och med angränsande frågor. Cirka 1 000 personer i 58 organisationer har medverkat i projektet. TUV har pågått under tiden september 2011-februari 2014. Länsstyrelsen i Västra Götalands län har varit projektägare. Europeiska Socialfonden har finansierat projektet. Länsstyrelsen i Västra Götalands län har drivit TUV i samverkan med Länsstyrelsen i Halland, alla 55 kommuner i Halland och Västra Götaland, Region Halland och fyra kommunförbund i Västra Götaland. I TUV har vi fokuserat på de mjuka frågorna, som kommunikation, retorik, ledarskap och processledning. För att nå framgång i sakfrågorna behöver vi känna oss trygga i vår roll, vara duktiga på att kommunicera, göra rätt saker, samverka och tycka att det känns bra att gå till jobbet. 4

Fortsatt samverkan Genom att fortsätta samverka kan vi integrera erfarenheterna från TUV i vår dagliga verksamhet och se till att innehållet lever vidare och utvecklas. På det sättet kan vi inspirera varandra, ha roligare på jobbet och utföra vårt uppdrag på ett ännu bättre sätt. Med utgångspunkt i vår fortsatta samverkan ska vi bland annat åstadkomma: likartade bedömningar likartat sätt att jobba utifrån samma värderingar kvalitetssäkring för högre och jämnare kvalitet större gemensam kunskapsbas bättre resursutnyttjande 5

TUV-projektets övergripande mål Att miljömyndigheterna når målen och möter samhälleliga behov med medarbetare som är kompetenta och trygga i sin yrkesroll och som arbetar rättssäkert och effektivt i samverkan med andra relevanta myndigheter och aktörer. 6

Syfte med strategi och plattform Kommunikationsstrategin och plattformen för samverkan ska stödja projektets övergripande mål och bidra till att innehållet i TUV lever vidare, så att verksamheten utvecklas i rätt riktning. Kommunikationsstrategin och plattformen är främst ett verktyg för chefer i det långsiktiga kommunikationsarbetet. Utifrån strategin och plattformen utarbetas en årlig plan för aktiviteter för att skapa överblick och för att vi ska kunna prioritera. En genomtänkt aktivitetsplan underlättar också bedömningen av ad hoc-händelser som kan kräva olika insatser. Övergripande mål för TUV Kommunikationsstrategi och plattform för samverkan Aktivitetsplan Genomförande Uppföljning 7

Miljösamverkan Halland Miljösamverkan Västra Götaland Miljösamverkan tar vid Styrgrupp samverkan Styrgrupp Styrgrupperna för Miljösamverkan Halland och Västra Götaland äger gemensamt kommunikationsstrategin och plattformen för samverkan Utbildning Ledarforum Öppet forum 8

Tydlig riktning Vi behöver ha en levande, tydlig bild av vart vi ska, så att chefer och medarbetare kan förändra och utveckla verksamheten i rätt riktning. Vi behöver också analysera hur nuläget ser ut. Genom målinriktad, integrerad kommunikation bidrar vi till förflyttningen, från nuläget till det önskade läget. Final TUV själva projektet After TUV innehållet som lever vidare och omsätts Nuläge dec. 2013 Önskat läge dec. 2016 9

Önskat läge, december 2016 För några år sedan var vi långt ifrån säkra på hur innehållet i vårt spännande projekt Tillsynsutveckling i Väst skulle leva vidare. Nu vet vi att det har gått över förväntan att integrera TUV i vår vanliga verksamhet. Det är faktiskt så att andra offentliga verksamheter besöker miljöförvaltningar och länsstyrelser i Halland och Västra Götaland för att få inspiration och vägledning. De är imponerade över att vi har kommit så långt i vår strävan att uppträda som en och samma myndighet trots att vi är så många förvaltningar med olika huvudmän. En myndighet vi själva vill möta Det som imponerar mest är nog att vi får så goda omdömen från våra kunder. Vi är numera en sådan myndighet som vi själva vill möta. Det innebär i korta ordalag att vi underlättar för våra kunder att följa lagar och krav inom miljö och hälsa. Vi lyssnar på dem, vi är bra på att föra en respektfull dialog med dem och vi förklarar på ett tydligt sätt vad lagen kräver för deras verksamhet och varför kraven måste uppfyllas. Det leder till att kunderna förstår vårt uppdrag och att vi använder resurserna på bästa möjliga sätt. Gemensam praxis Eftersom vi i stort sett jobbar på samma sätt och utifrån samma beslutskriterier i de olika förvaltningarna, har vi lyckats skapa en gemensam praxis i Halland och Västra Götaland. Det ger oss trygghet när vi utför vårt uppdrag. Branschorganisationer, företag och privatpersoner uppskattar att det blir så tydligt vad som krävs och de värdesätter att vi gör likartade bedömningar oavsett vilken ort det gäller. Ett kvitto på kundernas positiva attityder till oss är vår topplacering i den landsomfattande undersökningen Insikt, som numera är riktigt bra tack vare att vi hjälpt SKL att utveckla den. Plattform för utveckling Vår unika och öppna samverkan har lett till att vi generöst delar med oss av erfarenheter till varandra och hjälper varandra att lösa problem. Vår gemensamma introduktions- och fortbildning är en bra plattform för utveckling, erfarenhetsutbyte och samverkan, inte minst när det gäller bemötande och kommunikation. Vår egen utbildning börjar göra avtryck på universitet och högskolor. Några drivande personer, som är aktiva inom vår miljösamverkan, har varit gästföreläsare på universitet och högskolor. Det innebär att satsningen på bemötande och kommunikation, liksom det öppna förhållningssättet, sprider sig allt mer. Ögonen på oss Vi märker att universitet, högskolor och statliga verk lyssnar på oss på ett helt annat sätt än tidigare. Alla är intresserade av att använda sig av de goda resultaten från TUV, som nu är en permanent del i den ordinarie verksamheten. Våra ledare får numera goda betyg av medarbetarna i vårt årliga NMI. Tidningen Chef gjorde nyligen ett reportage om detta och det har fått genomslag i hela landet. Vi har ögonen på oss och genom våra framsteg banar vi väg för andra. Attraktiv arbetsgivare Genom vårt målmedvetna utvecklingsarbete har vi också blivit Sveriges mest attraktiva arbetsgivare inom den offentliga sfären. Idag är det inga problem att rekrytera kompetenta medarbetare, oavsett om det är en liten eller stor förvaltning. Det goda samarbetet och medarbetarnas stora utvecklingsmöjligheter attraherar många. Vi fortsätter Våra framsteg ger oss inspiration och lust att fortsätta samarbeta och utveckla vår verksamhet med kunden i fokus. Det är vårt sätt att bidra till en hållbar utveckling när vi utför vårt uppdrag. 10

Vårt uppdrag varför vi finns till Bron Vi är en bro mellan lagstiftningen och våra kunder och bidrar till att skapa förståelse för lagens syfte och mening. Vi arbetar för hållbar utveckling, enligt bestämmelserna i lagstiftningen. Vi underlättar för våra kunder att följa lagar och krav genom vägledning, kontroll och framsynthet. Lagstiftningen Våra kunder 11

Våra kunder I vårt uppdrag arbetar vi för en hållbar utveckling, där naturen, tredje part och kommande generationer ska må väl. De personer vi möter när vi utför vårt uppdrag är såväl privatpersoner som kontaktpersoner i företag och organisationer. Vi kallar dem kunder eftersom vi vill markera att vi har ett kundorienterat förhållningssätt. Det förhållningsättet bidrar till ett gott samarbete och hjälper oss att utföra vårt uppdrag på ett bra sätt. Vi har ingen köp/sälj-relation till våra kunder och de kan inte välja fritt att anlita oss eller någon annan. Vår kund har inte alltid rätt, eftersom vi har mycket att ta hänsyn till i vårt uppdrag. Men vår ambition är att göra det lätt för våra kunder att göra rätt. De personer vi möter när vi utför vårt uppdrag! Privatpersoner 12

Som den myndighet vi själva vill möta! Så vill vi uppfattas av varandra, våra kunder och övriga intressenter. Vi har ett tydligt kundfokus och vi vill göra det lätt för kunden att göra rätt. När vi utför vårt uppdrag är vi lyhörda, tydliga och effektiva. Genom att lyssna och ha en respektfull dialog kan vi skapa en god relation med våra kunder. Lyhörda Det ger oss möjligheter att sätta rätt förväntningar, tydliggöra vårt uppdrag och använda resurserna på ett effektivt sätt. Vår kund Tydliga vi är Effektiva 13

Steg för steg i kommunikationstrappan Genom tydlig, trovärdig och samstämmig kommunikation kan vi medverka till att medarbetare, kunder och andra målgrupper tar önskade steg i kommunikationstrappan. Utgångspunkten är att vi bidrar till att öka målgruppernas kunskap om ett ämne eller en fråga så att de blir intresserade och vill förstå mer. Detta kan leda vidare till ett djupare engagemang där man blir mer och mer involverad. Engagemanget ska helst bli så starkt att det omsätts i konkreta handlingar som är i linje med våra mål. För att vi ska hjälpa målgrupperna upp i trappan behövs inte bara information utan även dialog. Internt är det viktigt att medarbetare är med och processar olika frågor i så stor utsträckning som möjligt. Engagemang Handling Intresse Förståelse Process Kännedom Dialog Information 14

Kort och kärnfullt huvudbudskap Om huvudbudskapet Vårt gemensamma huvudbudskap är ett koncentrat av det vi vill förmedla till våra målgrupper. Innehållet kan uttryckas så att det känns naturligt för var och en det viktiga är att andemeningen kommer fram i både ord och handling. Huvudbudskapet bryts ner och anpassas till respektive målgrupp. För att kommunikationen ska bli trovärdig, måste huvudbudskapet kunna bekräftas med fakta och exempel. I alla lägen måste det vi säger stämma överens med vårt agerande, om vi vill att målgrupper och övriga intressenter ska ta oss på allvar. Vårt huvudbudskap anknyter till beskrivningen av vårt uppdrag. Vårt huvudbudskap Vi arbetar för hållbar utveckling och underlättar för våra kunder att följa lagar och krav som leder till bra miljö och hälsa, säkra livsmedel och god djurhållning. 15

Målgrupper en översikt Detta är prioriterade målgrupper som vi behöver kommunicera med för att nå vårt önskade läge. Internt Miljömyndigheter i Halland: chefer och medarbetare Miljömyndigheter i Västra Götaland: chefer och medarbetare Politiska beslutsfattare på regional och kommunal nivå i Halland och Västra Götaland Externt Kunder: privatpersoner och representanter för företag Potentiella medarbetare Studenter Media: lokal/regional och nationell (för att nå allmänheten) Beslutsfattare i centrala verk: Naturvårdsverket, Folkhälsomyndigheten, Kemikalieinspektionen, Havsoch vattenmyndigheten, Livsmedelsverket, Boverket, Jordbruksverket, Energimyndigheten, Tillsyns- och föreskriftsrådet Beslutsfattare på universitet och högskolor Näringslivsorganisationer: Svenskt Näringsliv, Företagarna, Västsvenska Handelskammaren Branschorganisationer: relevanta med koppling till tillsynen Domstolar Länsstyrelser och kommuner utanför Halland och Västra Götaland Beslutsfattare i regering och riksdag 16

Framgångsfaktorer (1) Våra framgångsfaktorer visar vad som är avgörande för att vi ska lyckas nå det önskade läget. Kännetecknen beskriver hur det är när framgångsfaktorerna blivit en del av vår verklighet. Våra interna framgångsfaktorer lägger grunden för vår relation och kommunikation med externa målgrupper. Målgrupp Framgångsfaktor Kännetecken Politiker, chefer och medarbetare Chefer och medarbetare Gemensam syn på uppdrag och roller Vi använder samma definition av uppdrag och roller och samma kundbegrepp Vi agerar på samma sätt i förhållande till kunder och övriga målgrupper Vi har en bra dialog med kommunala och regionala politiker Trygga ledare och medarbetare Goda betyg för ledare i NMI (eller motsvarande). Goda betyg för arbetssituationen i NMI Goda betyg för arbetsklimatet i NMI Internt arbete på varje arbetsplats utifrån innehållet i TUV (gemensam värdegrund, kommunikation, attityder, bemötande) Stor delaktighet bland medarbetare Goda exempel visar att medarbetare omsätter kunskaperna i praktiken. Goda betyg i kundundersökningar om bemötande. Stabil organisation för samarbete Vi har fungerande nätverk för erfarenhetsutbyte och lärande av varandra Vi använder varandras kompetens i uppdragen Vi arbetar smart och effektivt 17

Framgångsfaktorer (2) Målgrupp Framgångsfaktor Kännetecken Kunder Studenter och potentiella medarbetare Media Vi är lyhörda och tydliga i informationen och dialogen med våra kunder NKI visar att kunderna upplever att vi behandlar dem på ett respektfullt sätt NKI visar att kunderna upplever att vi förstår deras behov NKI visar att kunderna förstår vårt uppdrag. Vi är en attraktiv arbetsgivare Det är enkelt att rekrytera medarbetare med rätt kompetens till både små och stora arbetsplatser. Vi är kända för bra utvecklingsmöjligheter och bra arbetsvillkor Våra arbetsplatser präglas av mångfald. Vi är väl förberedda och proaktiva i kontakterna med media Vi identifierar regelbundet ämnen som har allmänintresse och nyhetsvärde (t ex badvatten och livsmedelskontroll) Vi är experter som media använder som talespersoner i olika frågor Fler medieinslag speglar vårt arbete och vårt uppdrag på ett balanserat och relevant sätt 18

Framgångsfaktorer (3) Målgrupp Framgångsfaktor Kännetecken Beslutsfattare i centrala verk Beslutsfattare på universitet och högskolor Konstruktivt samarbete med tillsynsvägledande centrala verk Konstruktivt samarbete med Högskoleverket, högskolor och universitet Tydligare uppdrag Väl förankrade och underbyggda beslut Realistiska krav och förväntningar från verken Kommunikation och bemötande är en obligatorisk del i kursplanerna för inspektörsutbildningarna Gemensamt forum för långsiktig utveckling av utbildningarna utifrån verksamheternas behov Behovsinriktad forskning 19

Planerade aktiviteter Utifrån vårt önskade läge och våra framgångsfaktorer behöver vi genomföra ett antal aktiviteter kopplade till olika målgrupper. Miljösamverkan i våra två län ser till att aktiviteterna definieras och genomförs utifrån de förutsättningar som finns och enligt chefsmötets intentioner. Aktiviteterna sammanställs i ett separat dokument Aktivitetsplan baserad på kommunikationsstrategi och plattform för fortsatt samverkan. Planen uppdateras minst en gång per år. 20

Uppföljning på olika sätt Det är viktigt att vi följer upp rätt saker som leder oss fram mot vårt önskade läge. Valet av metod för uppföljning påverkas bland annat av hur mycket resurser vi vill lägga på detta, om det är möjligt att göra kvantitativa undersökningar eller om vi har satt ett mätbart mål som vi kan följa upp på annat sätt. Vissa saker kan vi följa upp systematiskt år från år, exempelvis i NMI och NKI. Kvalitativa intervjuer och fokusgrupper kan ge djupare insikter inom olika områden. Vi kan också göra mer ovetenskapliga uppföljningar genom att ha tentaklerna ute och ställa frågor i olika sammanhang för att få en bild av läget. Man kan även ha en systematisk genomgång av lärdomar lessons learned när exempelvis ett projekt är klart. Kvalitativt Kvantitativt Uppföljning Tentaklerna ute Lessons learned 21