Migrationsverkets samlade strategi för bosättning av kvotflyktingar

Verksamhetsområde Mottagning 2014-09-08 reviderad 2014-09-23 Migrationsverkets samlade strategi för bosättning av kvotflyktingar

Sammanfattning Migrationsverket står idag inför det högsta antalet asylsökande på många år. I verkets prognos förutspås att så många som 80 000 personer kan komma att söka asyl i Sverige under 2014. Därtill har verket regeringens uppdrag att ta ut och överföra 1 900 kvotflyktingar under 1 januari-31 december. Ett mål som under många år varit svårt att uppnå exakt, främst på grund av faktorer i omvärlden som är svåra att styra över. Askmoln, strejker på flygplatser eller i värdländer, konflikter, sjukdom och ändrade regler har medfört att målet vissa år understigits med upp till 10 procent. Det har under de senaste tre åren dock blivit tydligt att svårigheterna i allt högre grad handlar om bosättningsarbetet och kommunernas kapacitet att ta emot de personer som tas ut inom flyktingkvoten. Detta naturligtvis i samklang med det ökande behovet av kommunplatser för andra grupper. Verksamhetsområde Mottagning har därför fått i uppdrag att ta fram en strategi för en effektivare bosättning av kvotflyktingar. Strategin syftar till att förbättra förutsättningarna för att kunna bosätta kvotflyktingar och möjliggöra överföringen av 1 900 personer under 2014 såväl som på längre sikt. Detta genom att säkerställa ett systematiskt och strukturerat arbetssätt för att skapa jämnare flöden, ökad förutsägbarhet och minimera de nödlösningar som skapar stress och osäkerhet kring måluppfyllelsen sent under året. Strategin har tagits fram under en period då verket genomgår en omfattande organisationsförändring och många av de åtgärder som föreslås passar väl in i detta arbete. Ett av huvudområdena handlar om en ökad integrering av de team som arbetar med vidarebosättningens olika delar, för att öka kunskapsöverföringen och därmed kompetensen och minimera slöseri i form av onödiga överlämningar och dubbelarbete. Genom att i högre grad se till att rätt person/funktion har tillgång till rätt information och kan genomföra rätt insatser i rätt tid är mycket vunnet ur effektivitetssynpunkt. 2

Vidare identifieras förbättringsområden som i högre grad har med omvärlden och kommunernas möjligheter att ta emot kvotflyktingar att göra. Även här kan viktiga insatser göras såväl internt som externt för att stärka arbetet. De insatsområden som identifierats är bland annat åtgärder för effektivare bosättning av personer med särskilda behov av stöd, ökad information om kostnader och ersättningar, samt information och kommunikation. För att komma till rätta med dessa aspekter har Verksamhetsområde mottagning gemensamt med Verksamhetsområde asylprövning skapat projektet SMAK Stärkt mottagande av kvotflyktingar. Projektet drivs med 90-procentig medfinansiering från Europeiska flyktingfonden och i samarbete med Länsstyrelserna i fem län i syfte att formulera just en strategi för effektivare bosättning, mottagning och överföring av kvotflyktingar. De insatser som presenteras i föreliggande dokument blir därmed naturligt kopplade till de aktiviteter som drivs inom SMAK och har också samberetts med projektet. Det är därför lämpligt att föreliggande strategi revideras i juni 2015, utifrån SMAK-projektets resultat. Strategin beskriver problembilden och listar genomförda, pågående och förslag till nya insatser för att stärka möjligheterna att nå den årliga måluppfyllelsen. Som bilaga finns en handlingsplan med specifika prioriteringar av inresor och anvisningar för att säkerställa målet 2014. Handlingsplanen är ett levande dokument som kommer att ses över kontinuerligt under hösten. Den bygger på ett dokument som togs fram hösten 2013 för att hantera riskerna kring måluppfyllelsen. Flera av de insatser som omnämns i strategin kan också komma att konkretiseras och föranleda särskilda åtgärder för att bli så användbara som möjligt i det praktiska arbetet. För detta arbete ansvarar cheferna för berörd verksamhet. 3

Innehåll Inledning... 5 Uppdrag och syfte... 6 Metod... 6 Identifierade utmaningar i bosättningsarbetet... 7 Bristen på kommunplatser... 7 Fler anläggningsboenden... 7 Omorganisationer i kommunerna... 7 Delat ansvar mellan olika aktörer... 8 Obligatoriskt mottagande av ensamkommande barn... 8 Förankring av överenskommelsen om flyktingmottagandet... 8 Strategi för en effektivare bosättning av kvotflyktingar... 9 Projektet SMAK... 9 Kunskapsöverföring och samarbete... 10 Metod- och teknikstöd... 16 Översyn över kostnader och ersättningar... 17 Information och kommunikation... 18 Bosättning av personer med särskilda behov... 19 Hur går vi vidare?... 20 Sammanställning över föreslagna åtgärder... 21 4

Inledning Behoven av vidarebosättning växer hos flyktingar runt om i världen. Men det saknas platser i vidarebosättningsländerna. FN:s flyktingorgan UNHCR bedömer att fler än 800 000 flyktingar behöver vidarebosättas, medan mottagande stater i dagsläget bara erbjuder en tiondel så många platser. Sverige, som har en årlig flyktingkvot om 1 900 personer, har dessutom allt större svårigheter att överföra de flyktingar som tas ut. Den främsta anledningen är att det blivit svårare att hitta platser i kommunerna. Liknande erfarenheter har under de senaste åren beskrivits i andra länder, bland annat i Norden. Svårigheterna i bosättningsarbetet gäller såväl kvotflyktingar som andra nyanlända som behöver Migrationsverkets eller Arbetsförmedlingens hjälp att anvisas kommunplats. Det totala antalet personer som behöver denna hjälp ökar i takt med att antalet asylsökande ökar, men tillgången på kommunplatser ökar inte i samma takt. Det beräknas för närvarande saknas uppemot 3 500 anvisningsbara platser. Migrationsverket har i uppdrag att bosätta 1 900 kvotflyktingar under 2014, samt de asylsökande med uppehållstillstånd som inte omfattas av etableringsförordningen och uppgår till drygt 100 personer per år. Bland dessa grupper har ledtiderna från uppehållstillstånd till att personen är kommunplacerad blivit allt längre, särskilt för personer som har särskilda behov av till exempel handikappanpassat boende eller tillgång till specialistsjukvård eller annat stöd. För många kvotflyktingar skapar detta en utdragen väntan i tillfälliga och osäkra boendesituationer, i flyktingläger eller på andra platser runt om i världen. För att kvotflyktingar ska kunna överföras till Sverige behöver Migrationsverket anvisa plats i en kommun som kan ta emot dem. Detta eftersom kvotflyktingar har permanenta uppehållstillstånd redan vid ankomsten till Sverige och därmed inte ska vistas i mottagningssystemet. Det ställer krav på att kommunerna, inom ramen för det frivilliga mottagandet av flyktingar och andra nyanlända, ska vilja och kunna ta emot dem och ordna bland annat bostad. Detta samtidigt som tusentals andra väntar i anläggningsboenden på att även de tilldelas någon av de befintliga platserna. 5

Uppdrag och syfte I Migrationsverkets verksamhetsplan för 2014 har verksamhetsområde Mottagning fått i uppdrag att ta fram en samlad strategi för effektivare bosättning av kvotflyktingar. Genom strategin tydliggörs vilka prioriteringar Migrationsverket bör vidta för att förbättra förutsättningarna för bosättningsarbetet. Eftersom ett snarlikt arbete bedrivs inom projektet SMAK Stärkt mottagande av kvotflyktingar, har strategin begränsats till att i första hand ta upp insatser som kan genomföras till dess att projektet tagit fram en mer genomarbetad och långsiktig strategi i juni 2015. Dokumentet har samberetts med SMAK och bör revideras i ljuset av projektets resultat. Metod Strategin bygger på insamlat material vid värdeflödesanalyser främst inom Bosättningsfunktionen, samt enskilda samtal och diskussioner med medarbetare inom bosättnings- och kvotfunktionerna samt med expertenheten inom Verksamhetsområde mottagning. Därtill bygger en stor del av såväl problembeskrivning som föreslagna åtgärder på SMAK-projektets kartläggningar och verksamhet. Åtgärderna har definierats och förankrats efter en workshop med bosättningshandläggare, som genomförts med stöd från Leancentret i september 2014. Strategin ska bidra till: att säkerställa ett systematiskt och strukturerat arbetssätt som borgar för god måluppfyllelse en fortlöpande utveckling och förbättring av Migrationsverkets arbete med bosättning. Strategin har tagits fram i samråd med Verksamhetsområde asylprövning. Den berör främst bosättnings- och kvotfunktionernas arbete. 6

Identifierade utmaningar i bosättningsarbetet Migrationsverket har i uppdrag att under 2014 överföra och ordna kommunplats till 1 900 kvotflyktingar. Antalet anvisade kvotflyktingar var i april 2014 något högre än under motsvarande period förra året. Trots det goda resultatet bedömer Migrationsverket att det generellt kommer att bli svårare att få fram kommunplatser framöver. Det är flera faktorer som bidrar till den ökade trögheten i anvisningssystemet, och till att försvåra bosättningen av kvotflyktingar i allmänhet och personer som behöver särskilt stöd i synnerhet. Bristen på kommunplatser Prognosen för beviljade ansökningar om uppehållstillstånd på grund av asylskäl för 2014 är 35 000 stycken. Därtill beräknas ungefär 15 000 anhöriginvandrare samt 1 900 kvotflyktingar att vara i behov av bosättning i någon kommun. Vid årsskiftet 2013/2014 fanns också en ingående balans på drygt 10 000 inskrivna med uppehållstillstånd i Migrationsverkets mottagningssystem. Sammantaget innebär detta att det finns ett stort behov av platser för mottagande av nyanlända invandrare i landets kommuner. Arbetsförmedlingen fastställer årligen en länsvis fördelning av mottagningsbehovet i landet. Inför 2014 fastslogs att sammantaget drygt 55 000 kommunplatser behövs för att klara mottagningsbehovet i landet. Av dessa behöver drygt 14 000 vara så kallade anvisningsbara platser. Utdrag ur Migrationsverkets prognos februari 2014 Fler anläggningsboenden Det höga trycket på mottagnings- och anvisningssystemet innebär att nya anläggningsboenden behöver öppnas. I de fall nya anläggningsboenden etableras på orter som traditionellt tagit emot många kvotflyktingar finns risken att de senare prioriteras ned för att kommunen ska kunna fokusera på anläggningsboendet. Särskilt prioriteras de personer bort som kan anses kräva mycket i mottagandet eller som behöver anpassat boende, till exempel på grund av funktionsnedsättning eller sjukdom. Omorganiseringar i kommunerna Kommunernas integrationsenheter har omorganiserats och begränsats. Detta som en konsekvens av att lag (2010:197) om etableringsinsatser trädde i kraft den 1 december 2010. Etableringsreformen gav Arbetsförmedlingen ett utökat och samordnande ansvar för etableringsinsatser för nyanlända och deras anhöriga, medan kommunerna ansvarar för mottagande och bostadsförsörjning (och endast vid behov ska ge praktisk hjälp i samband med bosättning). Det medför svårigheter för många kommuner i mottagandet av kvotflyktingar, eftersom dessa ofta anses kräva ett utökat stöd från de numera begränsade kommunala integrationsenheterna i det initiala mottagandet, i form av exempelvis. hämtning vid flygplats, iordningsställande av lägenhet och guidning vid de första mötena med svenska institutioner. Detta eftersom kvotflyktingar inte har vistats i Sverige tidigare utan kan komma direkt från ett flyktingläger, utan större kännedom om hur det svenska samhället (sjukvården, bostäder, kollektivtrafik, språket eller omsorgen mm) fungerar. Även i detta avseende ställer funktionshinder, sjukdom eller en outredd vårdnadssituation större krav på ett anpassat mottagande, som många kommuner inte anser sig kunna uppfylla. 7

Delat ansvar mellan olika aktörer Migrationsverket ansvarar för att bosätta kvotflyktingar samt de personer som inte omfattas av etableringsreformen och som begär hjälp med bosättning medan Arbetsförmedlingen har i uppdrag att anvisa plats till övriga personer som begär denna hjälp. Det riskerar därför att uppstå konkurrens om anvisningsbara platser för olika målgrupper, med konsekvensen att personer som behöver särskilt stöd och som kan betraktas som arbetskrävande eller kostsamma (till exempel personer med en prestationsförmåga under 25 procent men även kvotflyktingar som grupp) kan prioriteras bort till förmån för andra individer eller grupper. Detta samtidigt som personer som beviljats asyl i Sverige har möjlighet att tacka nej till en anvisad plats, som exempelvis hade kunnat erbjudas en kvotflykting istället. Obligatoriskt mottagande av ensamkommande barn Samtliga kommuner kan anvisas ensamkommande barn och unga från och med januari 2014. Detta innebär i praktiken att Migrationsverket kan placera ensamkommande barn i alla Sveriges kommuner utan att kommunerna kan överklaga. Vad gäller anvisning av kvotflyktingar och övriga nyanlända ska det fortfarande, liksom för övriga grupper, ske en överenskommelse och en dialog kring mottagandet mellan Migrationsverket och kommunen i fråga. Det finns en risk för att det obligatoriska mottagandet av ensamkommande barn inverkar negativt på kommunernas vilja att ta emot andra grupper, däribland kvotflyktingar, som fortfarande omfattas av ett frivilligt mottagande. Förankring av överenskommelsen om flyktingmottagandet Det tycks många gånger saknas en realistisk förankring av överenskommelsen om flyktingmottagande och kunskapsöverföring mellan de som tecknar överenskommelserna och de som ansvarar för det faktiska mottagandet i många kommuner. Det saknas dessutom ibland kännedom om att kvotflyktingar ingår i det antal anvisningsbara platser som kommunerna kommer överens om med länsstyrelserna, varför en del kommuner tror att de kan väljas bort. 8

Strategi för en effektivare bosättning av kvotflyktingar De team som ansvarar för vidarebosättningsarbetet inom Verksamhetsområde mottagning (Bosättningsfunktionen) och Verksamhetsområde asylprövning (Kvotfunktionen) har vidtagit en rad åtgärder för att utveckla bosättningen av kvotflyktingar och stärka möjligheterna att nå god måluppfyllelse. Under hösten 2013 sammanställdes en särskild handlingsplan för att garantera 1 900 inresor före den 31 december. För att undvika att hamna i samma läge 2014 har åtgärder vidtagits tidigare under året, och en liknande handlingsplan för höstens arbete finns som bilaga till föreliggande strategidokument. Projektet SMAK Huvuddelen av det utvecklingsarbete som bedrivs för att underlätta bosättningen av kvotflyktingar sker inom ramen för projekt SMAK Stärkt mottagande av kvotflyktingar, som drivs gemensamt av Verksamhetsområde mottagning och Verksamhetsområde asylprövning med stöd från Europeiska flyktingfonden. SMAK-projektet initierades under hösten 2013 mot bakgrund av de svårigheter som beskrivs i detta dokument, och sker i nära samarbete med Länsstyrelser och mottagande kommuner. Projektets syfte är att utveckla en ny arbetsmodell för bosättning och mottagande av kvotflyktingar samt personer med särskilda behov. 1 SMAK-projektet har inletts med en kartläggning av tidigare undersökningar kring villkoren för bosättning och mottagande av kvotflyktingar och andra nyanlända. Bosättnings- och kvotfunktionerna är arbetsgrupper i projektet och utgör på så vis ett stöd och en integrerad del i arbetet. I detta ingår att delta vid olika större projektaktiviteter som seminarier och konferenser men även att konsulteras vid behov vid arbetsmöten och löpande projektarbete för att skapa de bästa förutsättningar att nå ett hållbart resultat. Att projektet bedrivs parallellt med ordinarie verksamhet är viktigt för att kunna arbeta med produktion och inte tappa fart samtidigt som ett koncentrerat utvecklingsarbete kan ske med stöd från verksamheten för att underlätta och förbättra förutsättningarna för bosättningsarbetet. När projektetet avslutas i juni 2015 kommer resultatet att lämnas över till ordinarie organisation och det är där arbetet kommer att fortsätta. Det är av den anledningen av största vikt att projektarbetet är integrerat i linjearbetet och att verksamheten skapar förutsättningar för resultatets fortlevnad. Strategin som beskrivs i detta underlag blir således en del av projektets arbete med att genomföra en fortlöpande utveckling och förbättring av Migrationsverkets interna arbete med bosättning och projektet blir på samma sätt en avgörande del av strategin. 1 Projektet medfinansieras till 90 procent av Europeiska flyktingfonden. 9

Förbättringsområden Strategin identifierar utvecklingsbehov inom följande områden: Kunskapsöverföring och samarbete Översyn över den årliga planeringen Ett mer strategiskt bosättningsarbete Kunskapshöjande insatser Metod- och teknikstöd Översyn över kostnader och ersättningar Information och kommunikation Bosättning av personer med särskilda behov Varje område presenteras tillsammans med ett antal åtgärder som kommer att testas och justeras för att nå bästa möjliga resultat. Huvuddelen av detta arbete kommer att ske inom eller i samarbete med projektet SMAK. Åtgärderna finns även samlade i en lista sist i dokumentet. Kunskapsöverföring och samarbete I centrum för de åtgärder som listas i denna strategi finns en tanke om att vidarebosättningen som process gynnas av att hållas ihop och att arbetet med dess olika delar gagnas av ett helhetstänk inom och mellan såväl berörda team som myndigheter/aktörer. Den första rekommendationen i strategin är därför att arbetet i de berörda teamen (främst Bosättningsfunktionen och Kvotfunktionen) tydligare integreras, antingen organisatoriskt eller mer organiskt oavsett teamtillhörighet. Genom att formulera och förankra gemensamma mål och ett gemensamt språk och i högre grad arbeta tillsammans kring olika uppgifter kan kompetensen höjas och slöseri i form av onödiga överlämningar och annat dubbelarbete elimineras. Genom att i högre grad göras delaktiga i planeringen av den årliga flyktingkvoten och de olika uttagningarna skulle personal som vanligtvis arbetar med anvisningarna få större kunskap att använda i samtalen med kommunerna. På samma sätt skulle erfarenheter från bosättningsarbetet tydligare kunna integreras i planeringen av uttagningar och förberedande insatser. Gemensamma mål- och uppdragsformuleringar och sammankopplade redovisningskrav skulle också göra det mer motiverat att ta ansvar för hela processen istället för dess olika delar. Det förekommer redan idag samarbete mellan funktionerna, trots deras olika organisatoriska hemvister. Det skulle dock vara eftersträvansvärt att ytterligare systematisera samarbetet för att höja effektiviteten. Detta har framförts av medarbetare i flera olika sammanhang och under lång tid. Det ingår också i Bra ska bli bättre att se över organiseringen av vidarebosättningsprocessen. 10

I uppdraget att ta ut och överföra flyktingar till Sverige ingår även att förbereda flyktingarna inför deras ankomst. Därför anordnar Migrationsverket så kallade Sverigeprogram på plats i länder där flyktingar befinner sig. Eftersom det är önskvärt att i ett tidigt skede etablera kontakt mellan flyktingarna och mottagande kommuner är det angeläget att representanter från mottagande kommuner deltar i Sverigeprogrammen. För kommunerna är deltagande i Sverigeprogram en unik möjlighet att öka den egna personalens kompetens och insikter i flyktingmottagandets villkor. 2 Vid rekryteringen av kommundeltagare har verket som krav att kommunen tar emot kvotflyktingar från aktuell grupp. Verket har även som ambition att så många kommuner som möjligt ska ges möjlighet att delta och att det ska finnas en geografisk spridning bland de deltagande kommunerna i teamet. En ambition är att det även ska finnas en mångfald inom teamet gällande kön och ålder. Kvotfunktionen har utvecklat Sverigeprogrammet i två olika ERF-projekt, Swedish Quata Communication Strategy projects, SQCS, samt Empowerment in Resettlement project mellan 2008-2011 och i samarbete med andra ERF-projekt som drivit utveckling av kvotflyktingmottagningen som exempelvis LANDA och Begripligt hela vägen och nu även SMAK. Åtgärd (1): Se över den organisatoriska uppdelningen av teamen inom ramen för Bra ska bli bättre Åtgärd (2) : Skapa tvärkompetenta team/konstellationer av personal från bosättnings- och kvotfunktionerna för att bredda och spetsa kompetens Åtgärd (3): Skapa utpekade samordnare/specialister som ansvarar för överblick, fördjupad analys, uppföljning och informationsspridning kring olika uttagningar eller tematiker Åtgärd (4): Säkerställ att personal från bosättnings-och kvotfunktionerna finns representerade i samtliga uttagningsdelegationer och Sverigeprogram Åtgärd (5): Skapa en gemensam struktur för insamling av förbättringsförslag och systematiskt utvecklingsarbete Åtgärd (6): Ta fram rekommendationer för hur kommundeltagarna kan förbereda sig innan avresa och hur kommunernas erfarenheter och kunskaper kan tas tillvara efter deltagande i Sverigeprogram Åtgärd (7): Se över rekryteringsförfarandet av deltagare till Sverigeprogrammen tillsammans med utvecklingsledare i SMAK för att tillmötesgå ett mer strategiskt urval 2 Riktlinjer för medverkan i Sverigeprogram. Uppdaterad 2011-12-06 11

Översyn över den årliga planeringen Det har under de senaste åren bedrivits ett aktivt arbete inom Kvotfunktionen för att försöka skapa ett jämnt flöde av uttagningar och överföringar av kvotflyktingar. Detta för att säkerställa måluppfyllelse, utjämna arbetstoppar och skapa en förutsägbar process. Samtidigt upplever Bosättningsfunktionen allt mer att tillgången på platser i kommunerna är störst under det första halvåret och att det är enklare att anvisa platser till personer under denna period. Det stora underskottet på platser i kommunerna och de generella svårigheterna i att anvisa har gjort varje plats mycket värdefull och det har upplevts extra viktigt att ha ärenden klara för matchning när en kommunplats blir tillgänglig. Bosättningsfunktionen har därför efterlyst att den årliga processen justeras så att det finns fler nya ärenden att arbeta med under det första halvåret. Med dagens process finns det vanligtvis cirka 500 personer i behov av anvisning i början av ett nytt år. 3 En andel av dessa ärenden är sådana som på grund av olika faktorer har varit svårplacerade, och som därmed blivit kvar under föregående år. 4 Detta skulle kunna justeras genom ett större antal uttagningar på hösten. Samtidigt är det viktigt att poängtera att myndigheten ska arbeta utan diskriminerande inslag och enligt en rättvis och rimlig kronologi. Det är avgörande att ärenden inte skjuts åt sidan och blir liggande till förmån för andra, mer lättplacerade grupper. 3 Den 1 januari 2014 väntade 582 personer, motsvarande 153 familjer på kommunplats. 4 En preliminär genomgång visar att 233 av 582 anvisningsbara kvotflyktingar i början av 2014 hade någon form av medicinskt behov, bestod av många familjemedlemmar eller hade andra behov av särskilt stöd och därmed kunde bedömas som svårplacerade. Problematiken med lätta kontra svåra, eller långsamma kontra snabba ärenden blir tydligast sent under året, då verket riskerar att hamna i ett läge då anvisningsarbetet måste intensifieras, ofta på bekostnad av de ärenden som legat längst. Det krävs en noggrann analys av den årliga verksamhetscykeln där samtliga moment i processen kopplar i varandra för att undvika att hamna i stress och onödiga prioriteringssituationer sent under året. En översyn över årscykeln och testning av nya arbetssätt genomförs under 2014 och 2015 inom SMAK-projektet i samarbete med utvalda län. Genom att kommuner går samman och tidigt annonserar när de har möjlighet att ta emot en större grupp flyktingar kommer Migrationsverket bl.a. att försöka anpassa processens tidigare delar för att matcha tillgången till platser. På samma sätt ska tydligare kommunikation från Migrationsverkets sida om när platser kan tänkas behövas förhoppningsvis också kunna leda till att kommuner har platser redo vid rätt tidpunkt. Åtgärd (8): Genomför en gemensam analys av hur uttagningar, anvisningar och överföringar bäst kan fördelas över året för att kunna utnyttja tillgängliga kommunplatser optimalt Åtgärd (9): Använd SMAK-projektet som remissinstans i planeringen av vidarebosättningsprogrammet för 2015 (samrådsprocessen) Åtgärd (10): Samarbeta med Länsstyrelserna för att genom regionalt samarbete och viljeyttringar från kommunerna skapa ett mer planerat mottagande Åtgärd (11): Skapa rutiner för regionalt samarbete och uppföljning av vidarebosättningsarbete mellan Migrationsverket och Länsstyrelserna som testas inom SMAK-projektet 12

Ett mer strategiskt bosättningsarbete I takt med att förutsättningarna för anvisningsarbetet har förändrats måste Migrationsverket också förändra sitt fokus och förhållningssätt till bosättningsarbetet. Det går inte längre att arbeta med handläggning av bosättningsärenden utan att också koppla in ett tydligare strategiskt förhållningssätt. Bosättningsfunktionen har traditionellt utformats som ett produktionsteam med tydlig inriktning på ärendehandläggning. Detta har medfört att det funnits begränsat utrymme för att medverka i sammanhang som inte leder till tydliga resultat och är direkt kopplat till produktionen. Idag finns behov av att såväl synas och höras som att analysera trender, formulera strategier och följa upp verksamheten på ett annat sätt än tidigare. Kraven på redovisning och samarbete med externa aktörer som Arbetsförmedlingen, Länsstyrelserna, regeringskansliet, kommuner och även andra länder har också ökat. I en tid då det är ont om anvisningsbara platser är bosättningsprocessens resultat helt avhängigt relationen med kommunerna, eftersom det är deras vilja och förmåga att ta emot personer som avgör mottagandet. Migrationsverket har av tradition lagt mycket omsorg på relationerna till kommunerna och har satt stort värde på lyhördhet i anvisningsarbetet. Detta är också något som verket fått beröm för, bland annat av Riksrevisionen i dess utvärdering av bosättningsuppdraget. 5 De personliga kontakterna sköts och vårdas i allmänhet över telefon samt vid deltagande vid nätverksträffar där kommuner träffas regionalt för att samtala kring bland annat bosättningsfrågor. Det har visat sig av stort värde att finnas på plats ute i landet och medverka i olika former av samtal. Detta är något som bör upprätthållas och vidareutvecklas. Det är dock en resursfråga och något som måste prioriteras, inte minst i tider av hårt tryck och svårigheter att anvisa platser. Det är avgörande att det avdelas tillräckligt med resurser för att verkets bosättningshandläggare ska kunna bedriva arbete utanför kontoret, för att såväl inhämta kunskap och förståelse för de lokala och regionala förutsättningarna, som vårda sina relationer och Migrationsverkets varumärke. Att bygga vidare på det arbetet är en del i strategin. 5 Riksrevisionen granskar: etablering och integration (rir 2014:15) 13

Det är därtill viktigt att vidareutveckla samarbetet med Arbetsförmedlingen, som delar bosättningsuppdraget med Migrationsverket. Det faktum att Sverige både har ett högt antal personer som behöver anvisas plats från anläggningsboenden och ett uppdrag om vidarebosättning gör det nödvändigt med en fungerande samverkan mellan de två ansvariga myndigheterna. Detta rekommenderas av den nationella bosättningsgruppen med representanter för Migrationsverket, Länsstyrelserna, Arbetsförmedlingen och SKL. 6 Åtgärd (12): Inrätta en experttjänst direkt knuten till Bosättningsfunktionen för att i högre grad kunna analysera omvärlden och hantera icke-ärendeknutna uppgifter Åtgärd (13): Utifrån en analys och diskussion inom enheten finns det behov av att inrätta ytterligare två handläggartjänster på bosättningsfunktionen för att säkra att föreslagna arbetssätt i strategin kan genomföras, vilket i sig anses öka förutsättningar att skapa hållbart resultat och öka funktionens måluppfyllelse Åtgärd (14): Utred möjligheten och fördelarna med att medverkan vid nätverksträffar, förberedande möten med uttagningsdelegationer, kommuner, m.fl. som en integrerad del av bosättningshandläggarnas tjänstebeskrivningar Åtgärd (15): Identifiera sammanhang där Migrationsverket och Arbetsförmedlingen kan dra nytta av gemensamma insatser och en enad bild gentemot kommunerna, exempelvis nätverksträffar 6 Se bl.a. en rekommendation daterad 28/10 2013 14

Kunskapshöjande insatser Migrationsverket har traditionellt kopplat bosättningsarbetet till ett antal utpekade kommuner som visat stort engagemang i vidarebosättningsfrågan och därmed också haft stor erfarenhet och kunskap. I takt med att förutsättningarna för anvisningsarbetet har ändrats måste även denna strategi bytas ut. Verket behöver tillgång till en bredare bas av kommuner som kan ta emot kvotflyktingar. För detta krävs informationsinsatser och ett strategiskt kommunikationsarbete. Migrationsverkets statistik visar att endast 98 av 274 kommuner (motsvarande 36 procent) med överenskommelse om mottagande av nyanlända har tagit emot kvotflyktingar under perioden 2011-2013. Kunskapshöjande insatser är en central del av SMAK-projektet. Den 4 juni 2014 genomfördes ett första seminarium med kommunhandläggare för att öka kunskapen hos kommuner som inte hade erfarenhet av att ta emot kvotflyktingar. Deltagarna ansåg att informationen och dialogen som fördes bidrog till att underlätta för kommunen i det praktiska mottagandet. Utöver kunskap och informationsinsatser gentemot externa aktörer är kompetensutveckling för den egna personalen en viktig del för att stärka verkets bosättningsarbete. Arbetet har påbörjats bland annat genom studieresor till länder där kvotflyktingar vistats. Genom att följa flyktingarnas väg till Sverige har medarbetarnas insikt i researrangemang och praktiska förutsättningar inför, under och efter överföringen ökat. Resorna har bidragit till att teamen kunnat identifiera förbättringsområden och göra anpassningar av processen efter flyktingarnas behov och också kunnat förklara den bättre för mottagande kommuner och andra aktörer. Det faktum att Migrationsverket visat intresse för verksamheten och följt upp mottagandet har också uppskattats av de kommuner som tagit emot medföljare. Det har därtill genomförts värdeflödesanalyser och workshops såväl inom de enskilda teamen som gemensamt. Verkets leancenter är bland annat inkopplat för att stötta Bosättningsfunktionen i att se över och ta till vara resultatet från de två värdeflödesanalyser som genomförts tidigare under året på funktionen. Det gemensamma arbetet i SMAK kommer också ge tillfällen till analys och förbättringar av det gemensamma arbetet. Åtgärd (16): Anordna årliga kunskapshöjande seminarier för kommunhandläggare (till att börja med i samarbete med SMAK-projektet) Åtgärd (17): Ta fram informationspaket till nya och oerfarna kommuner med praktisk information och vägledning inför mottagandet av kvotflyktingar Åtgärd (18): Genomför en kunskapshöjande konferens inom SMAK riktad mot länen i södra Sverige som har minst erfarenhet av att ta emot kvotflyktingar Åtgärd (19): Skapa en struktur för återkommande besök/träffar med kommuner och vidarebosatta flyktingar för att säkerställa att verkets personal har förståelse och känsla för individens behov och perspektiv 15

Metod- och teknikstöd Vid genomförda värdeflödesanalyser och workshops med Bosättningsfunktionen har det uppdagats behov av verksamhetsstöd som inte finns idag. Behovet handlar både om teknikstöd för att kunna logga kommunkontakter, uppgifter om kommuners svar mm. för att möjliggöra uppföljning på ett annat sätt än vad som är möjligt idag, och om metodstöd som kan vägleda handläggningen genom exempelvis standarder och rutinbeskrivningar. Behovet av att Migrationsverket kan presentera data för uppföljning av bosättningsarbetet har påtalats av länsstyrelserna inom ramen för SMAK. Det har också diskuterats och i viss mån utvecklats i samarbete med Kvotfunktionen som drivit två ERF-stödda projekt 7 för att öka medarbetarnas möjligheter att överblicka vidarebosättningsprocessen och öka kontrollen över hur ärendena passerar genom dess olika arbetsmoment under de senaste åren. ERF-projektet Leanviz som nyligen avslutades har i nära samarbete med Processtyrningsenheten utvecklat en applikation inom Milos-systemet som visualiserar och följer upp vidarebosättningen. Appen är tillgänglig för och visualiserar data från samtliga tre team som medverkar i vidarebosättningsprocessens olika delar: asylprövningen, kvotsamordningen och bosättningen. Den förväntas leda till minskad manuell dataföring och undvikande av dubbelarbete i form av muntliga eller skriftliga överlämningar mellan olika team, manuell uppföljning av uppgifter samt registervård och upptäckt av avvikelser och felregistreringar. Kopplat till detta beställs under hösten 2014 även utvecklingen av ett antal registreringsfunktioner i Skapa som ska syfta till att 7 Vidarebosättning i ord, bilder och siffror under 2012 och fortsättningsprojektet Leanviz som avslutades i juni 2014. tydligare fånga data rörande bl.a. ärenden som har särskilda behov att beakta i bosättningsarbetet. I Leanvizprojektets slutrapport nämns att bosättningsarbetet skulle kunna gagnas av vidare utveckling, eventuellt inom ramen för ett eget projekt framöver. Även i kontakter med Arbetsförmedlingen, som har ett mer utvecklat IT-stöd för registrering och uppföljning av liknande uppgifter, beskrivs hur en fungerande dataregistrering och -visualisering kan leda till bättre resultat. Arbetsförmedlingen har sett en 40-procentig ökning av myndighetens effektivitet under det senaste året, bland annat just på grund av möjligheten till tydligare uppföljning mot operativa mål med hjälp av sitt teknikstöd. Åtgärd (20): Ta fram ett metodstöd som utgår ifrån det som idag används av Arbetsförmedlingens bosättningsfunktion Åtgärd (21): Dokumentera befintliga arbetssätt och skapa standardbeskrivningar för ett enhetligt arbete Åtgärd (22): Identifiera och diskutera förbättringsområden såsom hantering av särskilda behov, anti-diskrimineringsfrågor, metod- och teknikstöd mm. på Bosättningsfunktionens planeringsdagar i september 2014 Åtgärd (23): Utbilda personalen i Milos Kvotapplikationen som förvaltas av Processtyrningsenheten, under hösten 2014 Åtgärd (24): Kartlägg vilka möjligheter som finns att vidareutveckla befintliga system för att bättre möta verksamhetens behov (se bl.a. rekommendation kring vidareutveckling av Milos Kvot) Åtgärd (25): Utvärdera och ev. vidareutveckla Milos Kvot-applikation eller liknande system för att i högre grad erbjuda ett stöd i bosättningen av bl.a. personer med särskilda behov (ev inom ramen för ett separat utvecklingsprojekt beroende på omfattning) 16

Översyn över kostnader och ersättningar Många kommuner uppger att de inte kan ta emot kvotflyktingar för att de kostar mer än den gruppen nyanlända som kommer från anläggningsboende. Många gånger är kostnadsfrågan även kopplat till gruppen med särskilda behov, där kommunerna många gånger inte anser att den statliga ersättningen täcker den faktiska kostnaden som mottagandet innefattar för denna grupp. Kvotflyktingar har behov av personella resurser initialt som kan stötta dem när de anlänt till Sverige. Migrationsverket betalar ut ersättning för initiala kostnader som kommunen kan ha vid mottagandet. Verket har det senaste året varit mer generöst i sin bedömning av ersättning för initiala kostnader för kvotflyktingar och bland annat inkluderat personalkostnader under de två första månaderna efter mottagandet. Cirka 15 miljoner kronor utbetalades för att täcka sådana kostnader 2013, att jämföra med cirka 10 miljoner tidigare år. Möjligheten att erbjuda kommunen extra ersättning anses av medarbetarna ha gett resultat och möjligheten och behovet av utökat ekonomiskt stöd till kommunerna får sägas vara en egen del i bosättningsstrategin som bör undersökas ytterligare. Åtgärd (26): Inled samarbete med kommuner som kan kartlägga de faktiska kostnaderna kopplade till mottagandet av kvotflyktingar Åtgärd (27): Förmedla information om ersättningar och kostnader och sprid goda exempel (samlas bl.a. in hos Stockholmskommunerna inom SMAKprojektet) Åtgärd (28): Undersök om de initiala ersättningarna för kvotflyktingar även kan täcka kommunens kostnader för glappet vid kvotflyktingars ankomst Åtgärd (29): Undersök om 32-medel kan utökas för att tydligare stötta mottagandet av personer med särskilda behov eller som har väntat länge på kommunplats Åtgärd (30): Undersök om och hur EU-medel (sk. vidarebosättningsmedel) kan ge en mer direkt effekt på kommunmottagandet inom ramen för projektverksamhet eller i någon annan form 17

Information och kommunikation En viktig del i Migrationsverkets bosättningsarbete handlar om information. Information delas i dag i flera led: från UNHCR till Migrationsverket, inom och mellan olika team och enheter, och från Migrationsverket vidare till kommunerna. Kommunerna delar därefter med sig till skola, vårdcentral och andra berörda instanser. Centrala dokument är de utredningsunderlag som sammanställs av UNHCR och de bosättningsunderlag som verket använder för att delge kommunerna uppgifter om flyktingar som ska bosättas. För att undvika missförstånd eller att information utelämnas eller faller bort blir det återigen av vikt att i möjligaste mån sammanfoga de olika delarna i processens olika ändar. Under 2013 gjordes detta bland annat genom att Kvotfunktionen tog fram överskådliga informationsblad om de grupper som skulle tas ut. Det testades bland annat för att snabbt få gensvar för behoven av att bosätta flyktingar från Syrien och fick god respons både från kommunerna och bosättningshandläggarna, som fick lättare att förmedla ett budskap och kunna förhandla med kommunerna. Åtgärd (31): Öka utbytet mellan personal vid Kvotfunktionen och Bosättningsfunktionen för att öka kunskapen om vilken information som finns och behövs i processens olika delar (bl.a. genom att låta bosättningshandläggare sammanställa bosättningsunderlag och Kvotfunktionens personal sitta med vid kontakter med kommunerna, något som gjorts under sommaren 2014) Åtgärd (32): Se över bosättningsunderlagen i samråd med kommuner och länsstyrelser och testa olika varianter för utvärdering (inom ramen för SMAK) Åtgärd (33): Standardisera arbetet med att skapa grupprofiler/översiktliga sammanställningar av flyktingars bakgrund eller behov på grund av hur olika konflikter eller levnadsförhållanden ser ut. Säkerställ att informationen hålls uppdaterad och förmedlas till kommunerna Åtgärd (34): Säkerställ att det finns utrymme för bosättningshandläggarna att medverka vid utresekurser, landinformationspresentationer och ta del av information som idag kommer från UNHCR till Kvotfunktionen (se åtgärd 11) Åtgärd (35): Säkerställ och systematisera att personal vid Kvotfunktionen kan följa med bosättningshandläggare ut i kommunerna och medverka vid informationsinsatser Det framförs också återkommande synpunkter på de bosättningsunderlag som delges kommunerna, vari en del kommuner önskar mer information och andra mindre för att undvika att hamna i en sits då de förväntas välja mellan individer. En översyn av bosättningsunderlagen sker inom projektet SMAK och testning av olika typer av underlag kommer att genomföras under 2014 och 2015. 18

Bosättning av personer med särskilda behov Som tidigare konstaterats slår bosättningsproblematiken hårdast mot personer med funktionshinder, eller som har andra behov av exempelvis anpassat boende och stöd. Detta gäller såväl för anvisning av asylsökande som vidarebosatta. Svårigheterna att hitta handikappanpassat boende eller tillgång till adekvat vård och stöd i kommunerna är några av de främsta orsakerna till att både kvotflyktingar och asylsökande med särskilda behov får vänta länge på anvisad plats efter att de beviljats uppehållstillstånd. Problematiken gäller även stora familjer som behöver stora lägenheter eller andra typer av lösningar. En nyligen genomförd sammanställning och analys av vidarebosättningsärenden för 2012-2013 visar att 129 personer (35 ärenden) som blivit uttagna under denna period ännu inte har kommunplacerats. Analysen visar att av 90 personer (25 ärenden) har nio personer (sju ärenden) särskilda behov som förmodas försvåra bosättningen. Som redan nämnts, är en avgörande faktor som försvårar bosättningen även stora familjer och så kallade länkade ärenden (där olika kärnfamiljer ändå har behov eller önskemål om att bo tillsammans eller nära ihop). I syfte att underlätta kommunplaceringen för kvarstående stora familjer, bad Kvotfunktionen under juli 2014 UNHCR att specificera vilka familjer som skulle kunna delas upp i mindre lägenhetslösningar, i samma stad, kommun eller län. De inkomna uppgifterna har gett bosättningshandläggarna nya förutsättningar för att kommunplacera dessa ärenden. Liknande genomgångar förespråkas av andra typer av långsamma eller svåra ärenden. En viktig aspekt att ta hänsyn till i förhållande till bosättningsarbetet är rättighetsperspektivet. Det finns en reell risk att svårplacerade ärenden konsekvent prioriteras ner till förmån för andra, mer lättplacerade ärenden. Detta inte minst sent under året, då vikten av att nå måluppfyllelse blir som mest påtaglig. Följden blir att vissa kvotflyktingar får vänta länge på en kommunplats, till nackdel (och fara) både för individen och för systemet. Det förekommer att kommunerna gör ett selektivt och därmed diskriminerande bortval av vissa grupper (nationaliteter, personer med särskilda behov, låg utbildning, stora familjer etc). Vissa flyktingar blir då satta på väntelista medan andra får förtur till tillgängliga platser. Dessutom signalerar en del kommuner att mottagandet av vissa kvotflyktingar medför merkostnader. Migrationsverket bör undersöka om så är fallet och i sådana fall utreda möjligheterna att kompensera kommunerna i syfte att underlätta och effektivisera mottagandet (se åtgärder under rubrik översyn av kostnader och ersättningar). Åtgärd (36): Erbjuda kompetenshöjande insatser till personalen gällande antidiskrimineringsfrågor. Åtgärd (37): Kvartalsvis återkoppling till länsstyrelsen genom en särskilt framtagen mall för uppföljning gentemot kommunerna Åtgärd (38): Ta fram en definition av särskilda behov. Dra nytta av Arbetsförmedlingens definition. Åtgärd (39): Arbeta fram en årsplanering för hantering av såväl lättplacerade kontra svårplacerade ärenden. Dra nytta från andra verksamheter där man arbetar parallellt med ärenden som förutsätts kräva mer respektive mindre handläggning/utredning. Grunden till arbetssättet bör utgå från en kartläggning av vilka ärenden som ska hamna inom vilken kategori och även behandla prioritering av olika klassade ärenden Åtgärd (40): Testa nya sätt att presentera ärenden inom SMAK-projektet. Exempelvis genom runda bord-samtal med kommuner, workshops mm. 19

Hur går vi vidare? Efter att strategin har godkänts hos ledningen kommer de åtgärder som listats i dokumentet att vidareutvecklas till en mer fullödig handlingsplan, med tidssatta aktiviteter och utpekade ansvariga personer. Flera av aktiviteterna genomförs redan eller kommer att genomföras inom eller i samarbete med SMAK-projektet. Det är viktigt att strategin hålls levande och att den också revideras utifrån projektets resultat i juni 2015. Först därefter har verket tillräcklig kunskap om hur problematiken ser ut och vilka metoder och förhållningssätt som kan motverka den, för att då ta fram en mer omfattande och långsiktig bosättningsstrategi. Bosättningsfunktionen ansvarar för att strategin med tillhörande handlingsplan implementeras. Då flera av de åtgärder som föreslås är av mer omfattande eller långsiktig karaktär biläggs en åtgärdsplan för att säkra måluppfyllelsen om 1 900 överföringar under 2014. Planen är framtagen i samarbete mellan Bosättningsfunktionen och Kvotfunktionen och fokuserar på mer konkreta prioriteringsfrågor och instruktioner för verksamheten under perioden september-december 2014. Slutligen återstår ett par frågor av större karaktär, som möjligen bäst hör hemma inom SMAK-projektet. Den ena är frågan om prioriteringar, och hur bosättningen av kvotflyktingar ska relateras till det uppdrag som getts till Arbetsförmedlingen om bosättning av andra grupper. Skulle det visa sig att de strategier och åtgärder som listas i föreliggande dokument samt i SMAK-projektet inte ger tillräcklig effekt för måluppfyllelsen kan det vara nödvändigt att lyfta frågan om hur Migrationsverket ska kunna genomföra sitt vidarebosättningsuppdrag i konkurrens med andra myndigheter och målgrupper. Ett exempel på frågeställning blir då: Ska kvotflyktingar prioriteras i överenskommelser om flyktingmottagning gällande bosättning? Hur ska detta i så fall ske och vad blir konsekvenserna av en prioritering, eller utebliven sådan? Därtill återstår frågan om hur Migrationsverket som myndighet ska lyckas balansera mellan att effektivt anvisa tillräckligt många ärenden för att nå god måluppfyllelse utan att hamna i ett diskriminerande urval av lätta ärenden framför mer svårplacerade. Det är verkets förhoppning att de åtgärder som presenteras i föreliggande strategi ska bidra till att undvika att hamna i en sådan polemik, och istället möjliggöra ett rättvist förfarande där samtliga ärenden kan anvisas plats inom en rimlig tidsrymd. Sverige har idag ingen politisk instruktion om att något annat urval ska göras än det som grundas i individers skyddsbehov. Därför är det av högsta vikt att Migrationsverket som myndighet förmår leva upp till sitt uppdrag och leverera ett gott resultat med hög kvalitet, även i tider av ett stort antal asylsökande som konkurrerar med kvotflyktingarna om ett begränsat antal platser i kommunerna. 20

Sammanställning av föreslagna åtgärder Åtgärd (1): Se över den organisatoriska uppdelningen av teamen inom ramen för Bra ska bli bättre Åtgärd (2) : Skapa tvärkompetenta team/konstellationer av personal från bosättnings- och kvotfunktionerna för att bredda och spetsa kompetens Åtgärd (3): Skapa utpekade samordnare/specialister som ansvarar för överblick, fördjupad analys, uppföljning och informationsspridning kring olika uttagningar eller tematiker Åtgärd (4): Säkerställ att personal från bosättnings-och kvotfunktionerna finns representerade i samtliga uttagningsdelegationer och Sverigeprogram Åtgärd (5): Skapa en gemensam struktur för insamling av förbättringsförslag och systematiskt utvecklingsarbete Åtgärd (6): Ta fram rekommendationer för hur kommundeltagarna kan förbereda sig innan avresa och hur kommunernas erfarenheter och kunskaper kan tas tillvara efter deltagande i Sverigeprogram Åtgärd (7): Se över rekryteringsförfarandet av deltagare till Sverigeprogrammen tillsammans med utvecklingsledare i SMAK för att tillmötesgå ett mer strategiskt urval Åtgärd (8): Genomför en gemensam analys av hur uttagningar, anvisningar och överföringar bäst kan fördelas över året för att kunna utnyttja tillgängliga kommunplatser optimalt Åtgärd (9): Använd SMAK-projektet som remissinstans i planeringen av vidarebosättningsprogrammet för 2015 (samrådsprocessen) Åtgärd (10): Samarbeta med Länsstyrelserna för att genom regionalt samarbete och viljeyttringar från kommunerna skapa ett mer planerat mottagande Åtgärd (11): Skapa rutiner för regionalt samarbete och uppföljning av vidarebosättningsarbete mellan Migrationsverket och Länsstyrelserna som testas inom SMAK-projektet Åtgärd (12): Inrätta en experttjänst direkt knuten till Bosättningsfunktionen för att i högre grad kunna analysera omvärlden och hantera icke-ärendeknutna uppgifter Åtgärd (13): Utifrån en analys och diskussion inom enheten finns det behov av att inrätta ytterligare två handläggartjänster på bosättningsfunktionen för att säkra att föreslagna arbetssätt i strategin kan genomföras, vilket i sig anses öka förutsättningar att skapa hållbart resultat och öka funktionens måluppfyllelse. Åtgärd (14): Utred möjligheten och fördelarna med att medverkan vid nätverksträffar, förberedande möten med uttagningsdelegationer, kommuner, m.fl. som en integrerad del av bosättningshandläggarnas tjänstebeskrivningar Åtgärd (15): Identifiera sammanhang där Migrationsverket och Arbetsförmedlingen kan dra nytta av gemensamma insatser och en enad bild gentemot kommunerna, exempelvis nätverksträffar Åtgärd (16): Anordna årliga kunskapshöjande seminarier för kommunhandläggare (till att börja med i samarbete med SMAK-projektet) Åtgärd (17): Ta fram informationspaket till nya och oerfarna kommuner med praktisk information och vägledning inför mottagandet av kvotflyktingar Åtgärd (18): Genomför en kunskapshöjande konferens inom SMAK riktad mot länen i södra Sverige som har minst erfarenhet av att ta emot kvotflyktingar 21

Åtgärd (19): Skapa en struktur för återkommande besök/träffar med kommuner och vidarebosatta flyktingar för att säkerställa att verkets personal har förståelse och känsla för individens behov och perspektiv Åtgärd (20): Ta fram ett metodstöd som utgår ifrån det som idag används av Arbetsförmedlingens bosättningsfunktion Åtgärd (21): Dokumentera befintliga arbetssätt och skapa standardbeskrivningar för ett enhetligt arbete Åtgärd (22): Identifiera och diskutera förbättringsområden såsom hantering av särskilda behov, anti-diskrimineringsfrågor, metod- och teknikstöd mm. på Bosättningsfunktionens planeringsdagar i september 2014 Åtgärd (23): Utbilda personalen i Milos Kvotapplikation som förvaltas av Processtyrningsenheten, under hösten 2014 Åtgärd (24): Kartlägg vilka möjligheter som finns att vidareutveckla befintliga system för att bättre möta verksamhetens behov (se bl.a. rekommendation kring vidareutveckling av Milos Kvot) Åtgärd (25): Utvärdera och ev. vidareutveckla Milos Kvot-applikationen eller liknande system för att i högre grad erbjuda ett stöd i bosättningen av bl.a. personer med särskilda behov (ev inom ramen för ett separat utvecklingsprojekt beroende på omfattning) Åtgärd (26): Inled samarbete med kommuner som kan kartlägga de faktiska kostnaderna kopplade till mottagandet av kvotflyktingar Åtgärd (27): Förmedla information om ersättningar och kostnader och sprid goda exempel (samlas bl.a. in hos Stockholmskommunerna inom SMAKprojektet) Åtgärd (28): Undersök om de initiala ersättningarna för kvotflyktingar även kan täcka kommunens kostnader för glappet vid kvotflyktingars ankomst Åtgärd (29): Undersök om 32-medel kan utökas för att tydligare stötta mottagandet av personer med särskilda behov eller som har väntat länge på kommunplats Åtgärd (30): Undersök om och hur EU-medel (sk. vidarebosättningsmedel) kan ge en mer direkt effekt på kommunmottagandet inom ramen för projektverksamhet eller i någon annan form Åtgärd (31): Öka utbytet mellan personal vid Kvotfunktionen och Bosättningsfunktionen för att öka kunskapen om vilken information som finns och behövs i processens olika delar (bl.a. genom att låta bosättningshandläggare sammanställa bosättningsunderlag och Kvotfunktionens personal sitta med vid kontakter med kommunerna, något som gjorts under sommaren 2014) Åtgärd (32): Se över bosättningsunderlagen i samråd med kommuner och länsstyrelser och testa olika varianter för utvärdering (inom ramen för SMAK) Åtgärd (33): Standardisera arbetet med att skapa grupprofiler/översiktliga sammanställningar av flyktingars bakgrund eller behov på grund av hur olika konflikter eller levnadsförhållanden ser ut. Säkerställ att informationen hålls uppdaterad och förmedlas till kommunerna Åtgärd (34): Säkerställ att det finns utrymme för bosättningshandläggarna att medverka vid utresekurser, landinformationspresentationer och ta del av information som idag kommer från UNHCR till Kvotfunktionen (se åtgärd 11) Åtgärd (35): Säkerställ och systematisera att personal vid Kvotfunktionen kan följa med bosättningshandläggare ut i kommunerna och medverka vid informationsinsatser Åtgärd (36): Erbjuda kompetenshöjande insatser till personalen gällande antidiskrimineringsfrågor. Åtgärd (37): Kvartalsvis återkoppling till länsstyrelsen genom en särskilt framtagen mall för uppföljning gentemot kommunerna Åtgärd (38): Ta fram en definition av särskilda behov. Dra nytta av Arbetsförmedlingens definition. 22