Tjänstefördelning 2.0 Användarhandledning (Utkast)
Introduktion... 3 Inloggning... 3 Menyval... 4 Inställningar... 4 Personöversikt... 6 Lägg till lärare... 7 Scenario 1: Lägg till person inom universitet.... 8 Scenario 2: Lägg till person utanför universitetet.... 8 Lärarlån... 9 Kursöversikt... 10 Lägg till kurstillfälle... 10 Definiera grupper... 13 Lägg till grupper för hand... 13 Kopiera grupper från tidigare kurstillfällen... 13 Kursbemanning... 12 Uppdrag... 14 Registrera nytt uppdrag... 15 Tidstyper... 15 Tjänstefördela lärare... 16 Undervisning... 17 Uppdrag... 18 Lägg till kurser eller uppdrag... 18 Lägg till Kurs... 18 Lägg till uppdrag... 19 Sammanfattning... 20 Administration... 21 Kurskategorier... 21 Avdelning... 21 Lärare... 22 Systemanvändare... 23 Termin... 23
Introduktion Tjänstefördelningen är ett system med vilket man i detalj kan definiera innehållet i en tjänst. Man kan också betrakta det som ett system för bemanning av kurser och uppdrag. Systemet har varit i bruk sedan 2006 på LHS. Under det senaste året har anpassningar gjorts för samgåendet med Stockholms Universitet. Denna handledning avgränsar sig till tillämpningar av systemet för institutioner på Stockholms Universitet. Dokumentet är ett första utkast och kommer att uppdateras kontinuerligt. Inloggning Här anger du samma inloggningsuppgifter som du gör när du loggar in på din dator. (SU användare måste under övergångsfasen ansöka om ett LHS konto). Under inloggningsfälten finns information om de senaste uppdateringarna.
Menyval Efter lyckad inloggning har man tillgång till följande huvudfunktioner Inställningar Personöversikt Kursöversikt Uppdrag Tjänstefördela lärare Administrera Dessa finns tillgängliga enligt bilden nedan: Inställningar Det första man bör göra är att se över gällande inställningar. Här ska man främst välja institution och termin som man avser arbeta med. I de flesta fall behöver du inte göra något aktivt val här - systemet vet som regel vilken institution och termin du vill arbeta med.
Man kan även valfritt ange en specifik avdelning att arbeta med om sådana är definierade i systemet. Följden av detta är att systemet endast visar personal, kurser och uppdrag knutna till den valda avdelningen. Alternativet Hela institutionen visar information oavsett avdelning. Läs mer om avdelningar under rubriken Administration/Avdelning När dessa inställningar är gjorda kan du börja använda systemets funktioner. Dina val syns hela tiden högst uppe i sidan Du kan när som helst återkomma till inställningar om du vill växla till en annan termin eller avdelning. Du kan även välja att byta till en annan institution för att ta del av bemanning där.
Personöversikt Personöversikten listar all personal på institutionen och kan dessutom vara filtrerad på avdelning om man valt att arbeta med en specifik avdelning. Om institutionen nyligen skapats i systemet är denna lista tom. Under fliken Lärare kan man överblicka personer från den egna institutionen. Under fliken Lånade lärare visas lärarlån som företagits. Kolumnernas betydelse Lärare Namnet på läraren/personen. Klicka på namnet för att växla till tjänstefördela lärare. Tjänst (%) Tjänstgöringsgrad angiven i % Rikttal timmar Antal timmar som personen borde vara utlagd på Ingående tid Antal timmar som personen för med sig från föregående termin. Undervisning Antal timmar av tjänsten som utgörs av undervisning på kurser Uppdrag Antal timmar av tjänsten som utgörs av uppdrag Admin Antal timmar av tjänsten som utgör administrativ tid FoU Antal timmar av tjänsten som utgör FoU/egen tid Utlagd tid Antal timmar som personen är utlagd på +/- tid Den planerade tiden i förhållande till rikttalet timmar. Här kan man identifiera vilka som är över- respektive underbelastade. Här är även ingående tid inberäknad. Övrigt Senast ändrad Sjukskrivning, VAB mm. Datum för när personens tjänstefördelning senast ändrades.
Vill man skapa diagram och egna nyckeltal, medelvärden m.m. så går det att exportera hela listan till Excel genom att klicka på länken Spara till excel. Lägg till lärare För att lägga till personal till din institution tryck på Följande dialog dyker upp. Välj först avdelning som personen ska tillhöra, därefter vilket avtal som ska gälla för denna. Det finns två sätt att lägga upp lärare beskrivna som två olika scenarion nedan. (För att ta bort lärare från listan, se Administrera flik Lärare )
Scenario 1: Lägg till person inom universitet. 1. Välj rätt namn från listan 2. Tryck lägg till. Scenario 2: Lägg till person utanför universitetet. Detta görs typiskt för gästföreläsare eller andra externa resurser. 1. Ange för- och efternamn. 2. Tryck därefter på Lägg till manuellt.
Lärarlån Växla till fliken Lärarlån för att överblicka vilka externa resurser som institutionen tar hjälp av. Här skiljer vi på externa lån och interna lån. Externa lån representerar lån från andra institutioner medan interna lån representerar lån mellan avdelningar inom samma institution. Externa lån: Interna lån
Ändamålet med listning av lärarlån är att underlätta ekonomisk avräkning. Observera att Lånade lärare endast visar lärare, du kan ej lägga till dessa. Ett lärarlån registreras genom att en tjänstefördelare för tid för en lärare inom den egna institutionen på en kurs som tillhör en annan institution. Se Tjänstefördela lärare för mer information. Kursöversikt Kursöversikten visar en lista på kurser som är tillgängliga för bemanning i systemet. Om institutionen nyligen är skapad är listan tom. Följ anvisningarna under beskrivningen Lägg till kurstillfälle för att lägga till kurser/kurstillfällen i översikten. Lägg till kurstillfälle Om du arbetar med en ny institution är listan helt tom. Kurserna hämtas in från LADOK genom funktionen Lägg till nya kurstillfällen. Här visas en förteckning över kurstillfällen i LADOK associerade med din institution. Du kan även filtrera listan på kursnamn och kurskod.
1. Välj avdelning och kategori 2. Kryssa i Lägg till för de kurser som du vill lyfta in i systemet. 3. Tryck därefter på Lägg till kurstillfällen. Om kurstillfället inte ligger i Lärdok/Ladok/kursinfo kan man lägga till det manuellt genom att klicka på länken Lägg till kurstillfällen manuellt.
Kursbemanning För att bemanna en kurs, klicka på kursnamnet i kursöversikten. Nedanför kurslistan dyker bemanningen upp. Om kursen inte är bemannad är listan givetvis tom. Lägg till personal till kursen genom att trycka på länken Lägg till person. Välj därefter lärare och tryck lägg till. Upprepa tills du är nöjd och stäng slutligen fönstret. För att registrera kurstid på läraren - klicka Ändra och ange antal klocktimmar under någon av grupperna. Klicka på Spara för att spara ändringarna
Definiera grupper/aktiviteter per kurs Genom grupper kan man definiera aktiviteter inom kursen. På gruppen registrerar man därefter tid. Tryck på länken Lägg till grupper Lägg till grupper för hand 1. Ange hur många grupper du vill lägga till 2. Tryck på Lägg till grupper 3. För att ändra namn på grupperna, tryck Ändra, därefter Spara. Kopiera grupper från tidigare kurstillfällen Man kan också kopiera grupper från tidigare kurstillfällen. (Mer information kommer senare)
Uppdrag Uppdrag är till skillnad från kurs någonting som institutionen själva registrerar och bestämmer innehållet till. De är för ordningens skull indelade i tre kategorier Forskningsuppdrag Uppdragsutbildning Övriga uppdrag Följande forskningsuppdrag finns fördefinierade i systemet med tidstyp FoU tid Uppdragsnamn Tidstyp Doktorand FoU tid Forskarassistent FoU tid Forskningsprojekt FoU tid Professor FoU tid Amanuens FoU tid Övrig FoU FoU tid Följande Övriga uppdrag är fördefinierade i systemet med tidstyp Admin tid Uppdragsnamn Tidstyp Studierektor Admin tid Prefekt Admin tid Fackligt arbete Admin tid Kursutveckling Admin tid Kursansvar Admin tid Övrig administration Admin tid Man bör ej registrera nya uppdrag förrän man uteslutit att man kan använda något av dem som redan existerar i systemet. Risken finns annars att man över tiden får oöverskådligt många uppdrag på institutionen.
Registrera nytt uppdrag Ange ett uppdragsnamn, tidstyp, avdelning och antal grupper. Om uppdraget ska vara tillgängligt att bemanna för hela institutionen väljer man alternativet Hela institutionen. Grupper kan betraktas som aktiviteter under uppdraget och som man kan föra tid på. Tryck slutligen på knappen Lägg till uppdrag för att lagra uppdraget i systemet. Tidstyper Tidstyper påverkar hur uppdragstid registreras i systemet. Tidstyper kan också generera tid till andra tidstyper. För närvarandet gäller detta endast tidstypen Undervisning som genererar administrativ tid och FoU tid till tjänsten. I systemet finns följande tidstyper fördefinierade: Admin tid FoU tid Undervisning 100% administrativ tid. Genererar ingen FoU tid. 100% FoU/egen tid. Genererar ingen Admin tid. 100% Undervisning. Genererar FoU/Admin enlig angiven fördelning i Tjänstefördela lärare.
Tjänstefördela lärare Till denna skärmbild kommer man antingen genom att navigera till Tjänstefördela lärare eller genom att klicka på ett namn i Personöversikten. Skärmbild: Tjänstefördela lärare
Överst kan man börja med att registrera grundläggande variabler relaterade till tjänsten. Tjänst Anges i timmar eller % Tjänstledighet Räknar av från timmar Fördelning Anger hur stor andel av undervisningen som består av Admin tid, respektive Fou tid (eller egen tid). Sjukledighet/föräldraledighet/VAB Anges i timmar eller % av tjänsten. Det går även att registrera en liten kommentar som kommer att synas i sammanfattningen längst ner på sidan. Ingående tid Överförs automatiskt från vår till höst. Kan även anges explicit. Undervisning Här kan man ange personens deltagande i undervisning på kurser i systemet. (För att lägga till en kurs, se rubrik Lägg till kurser eller uppdrag.) Undervisning genererar FoU och administrativ tid enligt den angivna fördelningen (se ovan). Den genererade tiden visas längst ner i sektionen Sammanfattning.
Uppdrag Här kan man ange personens deltagande i olika uppdrag. (För att lägga till ett uppdrag, se rubrik Lägg till kurser eller uppdrag.) Lägg till kurser eller uppdrag Tryck på länken Lägg till kurser/uppdrag för att lägga till ett uppdrag eller en kurs. Lägg till Kurs 1. Välj alternativ Kurstillfällen 2. Välj institution, kurs och grupp (Om man registrerar undervisning på annan institutions kurs kommer läraren att visas i den andra institutionens lista över lånade lärare.) 3. Tryck på Lägg till
Lägg till uppdrag 1. Välj bland alternativ av uppdragstyper 2. Välj institution, uppdrag och grupp 3. Tryck på Lägg till
Sammanfattning Längst ner på sidan sammanfattas den utlagda och fördelade tiden. Undervisning kurser Sammanlagd tid för undervisning på kurser Genererad admin tid Administrativ tid för undervisning på kurser Genererad FoU tid FoU tid för undervisning på kurser Uppdragsutbildning Sammanlagd tid för uppdrags utbildning. Forskningsuppdrag Sammanlagd tid forskningsuppdrag. Övriga uppdrag Sammanlagd tid för övriga/administrativa uppdrag. Summa FoU FoU tid från uppdrag + Genererad FoU tid från kurser och uppdragsutbildning. Summa undervisning Sammanlagd tid från kurser och uppdragsutbildningar. Summa administrativ tid Admin tid från uppdrag + Genererad administrativ tid från kurser och uppdragsutbildning. Summa utlagd tid Summa FoU tid +Summa Undervisnings tid +Summa administrativ tid Ingående tid Överförd +/- tid från föregående termin. (Överförs endast från vår till höst) Frånvaro Motsvarande Sjukledighet/föräldraledighet VAB som registreras högst upp. +/- tid Om positivt innebär det att antalet timmar överstiger tjänsten, om negativt att antalet timmar understiger tjänsten. Frånvaro+ FoU+Admin+Undervisning+ Ingående tid - Tjänst i timmar Admin av tjänst (%) FoU av tjänst (%) Andel av tjänst som utgörs av administrativ tid. Andel av tjänst som utgörs av FoU tid.
Exempel På varje institution finns exempel på tjänstefördelade personer med särskilda roller. Dessa kan fungera som referensmallar för hur man tjänstefördelar dessa. Case, Timlärare Case, Lärare Case, Doktorand Case, Forksarassitent Case, Studierektor Administration Endast de som är upplagda som administratörer har tillgång till administratörsfunktionerna. Kurskategorier Kurskategorier används främst för sortering/gruppering av kurser och återkommer i kursöversikten och lägg till kurstillfällen. Följande kurskategorier är fördefinierade i systemet för alla institutioner: Fristående kurs Programkurs Lägg till kurskategorier genom att trycka på Lägg till kurskategori. Avdelning Genom avdelningar kan man gruppera personal, kurser och uppdrag. För att lägga till en avdelning tryck Lägg till avdelning.
Lärare Vid administration av lärare kan man lägga till, ta bort och ändra namn på lärare i systemet. Man kan också definiera lärarens avdelningstillhörighet.
Systemanvändare Här kan man ange vilka personer som ska ha skrivrättigheter till institutionen samt vilka som ska kunna ha tillgång till den här funktionen. En admin har skrivrättigheter på institutionen. Endast en super_admin kan lägga upp andra admin/super_admin användare. Termin Här kan man ange om terminen som man arbetar med ska vara läsbar för utomstående. Detta anger man typiskt när man slutfört arbetet med en termin. Härifrån initieras även nya terminer. (Kommer att dokumenteras senare)