STADSREVISIONEN www.stockholm.se/revision Nr 10 Februari 2009 DNR 370-13/2009 Granskningspromemoria 2008 STOCKHOLMS HAMN AB
Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Särskilda granskningar som sker under året publiceras löpande som revisionsrapporter och i vissa fall som promemorior. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. STADSREVISIONEN Revisionskontoret www.stockholm.se/revision Besöksadress: Hantverkargatan 3 A, 1 tr Postadress: 105 35 Stockholm Telefon: 08-508 29 000 Fax: 08-508 29 399
STADSREVISIONEN INNEHÅLL Sid 1 Redogörelse för granskningens planering och genomförande... 1 2 Redogörelse för granskningsresultatet... 1 2.1 Särskild granskning...1 2.1.1 Granskning av bolagets avtalshantering... 1 2.2 Basgranskning...2 2.2.1 Bolagets arbete med internkontroll... 2 2.2.2 Bolagets ekonomiska prognoser... 3 2.2.3 Uppföljning av ägarnas direktiv och uppdrag... 4 2.2.4 Uppföljning av föregående års granskning... 5
STADSREVISIONEN 1(6) 1 Redogörelse för granskningens planering och genomförande Årets granskningsinsats har planerats tillsammans med samtliga lekmannarevisorer vid ett planeringsmöte den 12 maj 2008. Vid planeringsmöte den 9 juni 2008 avseende Stockholms Hamn informerade lekmannarevisorn om det granskningsuppdrag han givit revisionskontoret. Den auktoriserade revisorn presenterade sin Granskningsplanerings-PM. I övrigt har informationsutbyte skett mellan samtliga involverade i revisions- och granskningsarbetet. Resultatet av granskningen av intern kontroll och delårsbokslutet per 2008-08-31 rapporterades vid ett gemensamt avstämningsmöte den 9 oktober 2008, där representanter från bolagets ledningsgrupp deltog. Under granskningsåret har revisionskontoret sammanträffat med representanter från bolaget i samband med information och avstämning av genomförda granskningar. Slutrevisionsmöte äger rum den 20 februari 2009. Granskningspromemorian har faktakontrollerats av bolaget. 2 Redogörelse för granskningsresultatet 2.1 Särskild granskning 2.1.1 Granskning av bolagets avtalshantering Bolaget hanterar ett stort antal leverantörsavtal. Det är bland annat serviceavtal, driftavtal, konsultavtal och entreprenadavtal. Revisionskontoret har granskat bolagets rutiner för hantering av leverantörsavtal med avseende på registrering, bevakning, förnyelse, uppsägning mm. Iakttagelser Bolagets upphandlingsverksamhet är centraliserad. Samtliga upphandlingar genomförs av bolagets upphandlingsenhet. Upphandlingsprocessen är dokumenterad liksom bolagets riktlinjer för upphandlingsverksamheten. Upphandlingsenheten ansvarar för att ramavtal och upphandlade leverantörer registreras i bolagets inköpssystem. Samtliga användare har tittarbehörighet till databasen men endast upphandlingsenheten har behörighet att ändra i det.
STADSREVISIONEN 2(6) Inköpsenheten tar årligen ut en bevakningslista från inköpssystemet där det framgår vilka avtal som löper ut under det kommande året. Kontakt tas i god tid med berörd avdelning med förfrågan om vilka avtal som ska sägas upp, förlängas eller om ny upphandling ska genomföras. Varje halvårsperiod stäms leverantörsreskontran av mot uppgifterna i inköpssystemets avtalsdatabas. Detta för att identifiera om leverantörer anlitas som inte är upphandlade i enlighet med bolagets regelverk. Revisionskontorets stickprovskontroll av bevakningslistan mot leverantörsreskontran visade att det finns aktuella ramavtal med de leverantörer bolaget har anlitat under året. Enligt revisionskontorets bedömning har bolaget ändamålsenliga rutiner och god kontroll över sina leverantörsavtal vad gäller registrering, bevakning, förnyelse, uppsägning mm. 2.2 Basgranskning 2.2.1 Bolagets arbete med internkontroll Iakttagelser Moderbolagets kvalitetsledningssystem och miljöledningssystem är certifierat enligt ISO 9001:2000 respektive ISO 14001:2004. Externa kvalitetsrevisorer genomför revisioner av de båda systemen två gånger per år. Därtill genomför bolagets interna kvalitetsrevisorer årliga granskningar utifrån en fastställd revisionsplan. Under 2008 har internrevisorerna kontrollerat om hyresdebiteringarna sker i enlighet med fastställd instruktion. Vidare har stickprovsvisa granskningar genomförts av att löneunderlagen attesteras på ett korrekt sätt. Därtill har det kontrollerats att de körjournaler som finns till respektive tjänstebil fylls i samt att bensinförbrukningen är rimlig. Även stickprovsvisa kontroller av reseräkningsunderlag har genomförts. Vid föregående års granskning rekommenderade revisionskontoret bolaget att även genomföra interna revisioner vid dotterbolagen. Revisionskontoret kan notera att de administrativa rutinerna vid de båda döttrarna Kapellskärs Hamn och Nynäshamns Hamn har granskats. Efter genomförda granskningar är internrevisorernas bedömning att den interna kontrollen är tillräcklig vid de båda dotterbolagen.
STADSREVISIONEN 3(6) Enligt revisionskontorets bedömning bedriver bolaget ett systematiskt arbete med att kontrollera och förbättra den interna kontrollen inom bolagets olika verksamhetsområden. 2.2.2 Bolagets ekonomiska prognoser Revisionskontoret har granskat tertialrapporter och bokslut med inriktning på bolagets prognoser och resultat efter finansnetto. Av nedanstående tabeller framgår bland annat kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens krav på resultat enligt budget 2008 och bolagets prognoser över resultat och investeringar. Resultat efter finansnetto 2008 (mnkr) Kf:s budget Bolagets Prognos Prognos Bokslut S-hus budget budget T1 T2 45 45 45 45 43 Årets resultat är 2 mnkr lägre än resultatkravet. Detta förklaras bland annat av att resultatet har belastats med ett skadeståndskrav om 2 mnkr i en tomträttstvist. Vidare har det avslutade avtalet med Abba the Museum inneburit att hyresgästanpassningar för 6,4 mnkr på St Tullhuset har kostnadsförts. Bolagets totala intäkter för verksamhetsåret är högre än budget, vilket har finansierat en stor del av kostnadsökningarna. Den försämrade konjunkturen har inneburit en nedgång i godstransporterna under sista kvartalet. Passagerartrafiken har däremot inte påverkats. Investeringar (mnkr) Bolagets Prognos Prognos Bokslut budget T1 T2 371 328 268 255 Avvikelsen mellan budget och bokslut förklaras främst av att de båda investeringsprojekten utveckling av Värtan samt förlängningen av kajen i Frihamnsbassängen har fått senareläggas i avvaktan på miljöprövningar.
STADSREVISIONEN 4(6) Avvikelsen mellan bokslutet och lämnade prognoser förklaras främst av att skadeståndskravet i samband med tomträttstvisten inte var känt vid prognostillfällena. Med hänsyn tagen till detta har årets lämnade prognoser över årets resultat varit tillförlitliga. Även för investeringsverksamheten har prognossäkerheten varit tillfredsställande. Förklaringar finns till uppkomna avvikelser. 2.2.3 Uppföljning av ägarnas direktiv och uppdrag Revisionskontoret har översiktligt följt upp hur bolaget arbetat med kommunfullmäktiges mål och ägardirektiv för perioden 2008-2010. Bolaget ska Fortsätta arbetet med att söka alternativ för oljeverksamheten vid Loudden Fullfölja arbetet enligt den nya hamnstrategin för Värtan/Frihamnen samt utvecklingsprojekten i Nynäshamn och Kapellskär Fortsätta utvecklingen och upprustningen av stadens innerstadskajer Utveckla kryssningstrafiken Stuveriverksamheten ska konkurrensutsättas Iakttagelser Förslag på alternativa depålägen för oljeverksamheten har tagits fram sedan tidigare. Fullföljandet av arbetet enligt hamnstrategin pågår liksom utvecklingsprojekten i Nynäshamn och Kapellskär. Miljötillståndsansökningar är inlämnade för Norviksudden och Värtaprojektet. För Kapellskär ska tillståndsansökningar lämnas in under 2009. Upprustningen av stadens innerstadskajer pågår där upprustningen av kajen längs Norr Mälarstrand är det största projektet. Under våren 2008 invigdes den nya kryssningsterminalen i Frihamnen. Som ett led i konkurrensutsättningen av stuveriverksamheten bedrivs verksamheten i ett helägt dotterbolag sedan årets början. I kommunfullmäktiges budget för 2008 ska ett antal nämnder samt Stockholms Hamn bidra till att kommunfullmäktiges mål Stockholm ska upplevas som en ren, vacker och trygg stad uppnås. Detta ska ske genom att nämnderna och bolaget, var för sig, ska planera för hur Stockholm ska utvecklas som stad på vattnet med bad, kajliv, boende, transporter etc under perioden 2008-2030. De ägardirektiv bolaget erhållit täcker stora delar av detta uppdrag.
STADSREVISIONEN 5(6) Enligt revisionskontorets bedömning arbetar bolaget aktivt med att genomföra ägarens direktiv och uppdrag. Härigenom bidrar bolaget också till att kommunfullmäktiges mål Stockholm ska upplevas som en ren, vacker och trygg stad uppnås. 2.2.4 Uppföljning av föregående års granskning Systematiskt brandskyddsarbete Enligt Lagen om skydd mot olyckor (LSO) ställs krav på att fastighetsägaren och den som bedriver verksamhet i fastigheten ska vidta åtgärder för att förebygga brand och förhindra eller begränsa skadorna till följd av brand. För att uppfylla lagens krav krävs att det bedrivs ett systematiskt brandskyddsarbete. Med det menas att både fastighetsägaren och nyttjanderättsinnehavaren (hyresgästen) ska ha ett organiserat arbetssätt för att planera, utbilda, dokumentera, kontrollera och följa upp brandskyddet i sina respektive organisationer. Enligt 2 kap. 3 i LSO ska en skriftlig redogörelse för brandskyddet för vissa byggnader eller anläggningar lämnas till kommunen som är tillsynsmyndighet. Från den 1 januari 2009 är kommunalförbundet Storstockholms Brandförsvar tillsynsmyndighet för stadens verksamheter. Under 2007 genomförde revisionskontoret en granskning av Stockholms Hamns brandskyddsarbete. Syftet med granskningen var att bedöma i vilken omfattning bolaget bedriver ett brandskyddsarbete i enlighet med LSO och gällande föreskrifter från Statens räddningsverk. Revisionskontorets sammanfattande bedömning var att bolaget bedriver ett brandskyddsarbete men inte på sådant sätt och i den omfattningen att kraven i LSO och gällande föreskrifter från Statens räddningsverk uppfylls till alla delar. Syftet med 2008 års uppföljande granskning är att bedöma om bolaget har utvecklat och förbättrat brandskyddsarbetet. Iakttagelser Bolaget har under 2008 bedrivit ett aktivt arbete i syfte att förbättra brandskyddsarbetet. För de åtta fastigheter där LSO ställer krav på att det ska finnas skriftliga redogörelser för brandskyddet har brandskyddsbeskrivningar upprättats. Därtill har bolaget valt att upprätta brandskyddsbeskrivningar för ytterligare att antal fastigheter. Bolaget har på ett bra sätt involverat hyresgästerna i det löpande brandskyddsarbetet. Exempelvis har fastigheternas utrymningsvägar i ett flertal fall inventerats
STADSREVISIONEN 6(6) tillsammans med hyresgästerna. Vidare har gränsdragningslistor, som reglerar ansvarsfördelningen för det förebyggande brandskyddsarbetet mellan Stockholms Hamn och hyresgästerna, tagits fram. Flertalet av hyresgästerna har utsett lokala brandskyddssamordnare. Samordnarna ska kontrollera brandskyddet i de lokaler de förhyr samt vara kontaktpersoner gentemot Stockholms Hamn. I fastigheternas allmänna ytor ansvarar bolagets larmleverantörer samt bolagets leverantör av släckutrustning för att brandskyddskontroller genomförs. Vad som ska kontrolleras och med vilken frekvens är reglerat i serviceavtal. Resultatet av genomförda kontroller och vidtagna åtgärder rapporteras löpande till bolaget. De brandskyddskontroller bolaget gör i de egna verksamhetslokalerna är enligt revisionskontorets uppfattning väl översiktliga. Motsvarande iakttagelse gjordes vid föregående års granskning. Bolaget har ännu inte upprättat några skriftliga redogörelser över sitt brandskydd. Bolaget genomför inte några systematiska uppföljningar av de brandskyddskontroller hyresgästerna genomför. Enligt revisionskontorets bedömning har bolaget vidtagit en rad åtgärder och brandskyddsarbetet har utvecklats sedan föregående år. Genom att hyresgästerna har engagerats i arbetet har det skapats goda förutsättningar för att bedriva ett systematiskt brandskyddsarbete. För att brandskyddsarbetet ska uppfylla kraven i LSO och gällande föreskrifter från Statens räddningsverk återstår ett par åtgärder att vidta. Egenkontrollerna av brandskyddet i de egna verksamhetslokalerna bör bli mer systematiska. Vidare bör det skapas en rutin som säkerställer att bolaget får information om hyresgästernas utförda kontroller. Därtill bör bolaget upprätta och lämna in skriftliga redogörelser för brandskyddet till Storstockholms Brandförsvar för de fastigheter där sådana ska finnas. Lars-Erik Örsing Enhetschef Mats Bergqvist Revisor