SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 1 (14) Plats och tid Kontorshuset Hjorten kl 14 00 Beslutande Övriga deltagande Valter Stenberg, ordförande (S) Jörgen Lindqvist, avdelningschef Agda Johansson, vice ordförande (C) Per-Erik Berglund, handläggare Lars-Erik Lidman (S Susanne Johansson, sekreterare Carina Lillbacka (S) Marianne Vedin, handläggare 87 Inger Lundqvist (FP Kjell Norén, förvaltare 87 Harriet Sundström (S) Norsjö Ersättare Styrbjörn Lindh (S) Elisabeth Öhmark (M) Utses att justera Paragrafer 75-87 Underskrifter.. /Valter Stenberg, ordförande/ /Susanne Johansson, sekreterare/.. Agda Johansson, protokollsjusterare BEVIS OM ANSLAG Justering av överförmyndarnämndens protokoll har tillkännagivits på kommunens anslagstavla Sammanträdesdatum Anslaget har satts upp Anslaget tas ner efter 2012-11-13 2012-11-16 Förvaringsplats för protokollet Kontorshuset Hjorten Underskrift. Susanne Johansson
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 2 75 Genomgång av läsplattor Isac Nyberg delar ut läsplattor
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 3 76 Dnr 2012.4139 Budgetprognos för överförmyndarnämnden per 31 oktober. En prognos på det ekonomiska utfallet den 31 december 2012. Överförmyndarnämnden godkänner budgetprognosen per 31 oktober. Bygg- och miljökontorets tjänsteskrivelse 2012-10-31 Beslutet sänds till: Kommunledningskontoret
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 4 77 Dnr 2011.3701 Uppföljning av internkontrollplan på bygg- och miljökontoret 2012 Uppföljningen är en rapport på de genomförda kontroller som gjorts utifrån den av nämnden beslutade internkontrollplan för 2012. Godkänner uppföljningen av internkontrollplanen för 2012. Administrativa kontroller Delegationer De stickprov som är gjorts visar inga avvikelser från delegationsordningen. Arbetsmiljö På samtliga avdelningar har arbetsmiljön har tagits upp som diskussionspunkter på arbetsplatsträffarna under året. Det har inte gjorts någon skyddsrond under 2012. Förbättringsarbete: Under året har det tagits ett helhetsgrepp på förvaltningen när det gäller det systematiska arbetsmiljöarbetet. Samtliga chefer, den övergripande samverkansgruppen samt avdelningarnas samverkansgrupp har fått utbildning. Arbetet pågår med att ta fram rutiner för förvaltningens systematiska arbetsmiljöarbete. Dessa rutiner kommer samtliga avdelningar att jobba med under 2013. Samverkan Enligt stickprovskontrollen som har gjorts finns inget att anmärka på. Den övergripande samverkansgruppen har varit delaktig i utvecklingen av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Ärendehantering De stickprov som gjorts visar att arkivplan och reglementet efterföljs. Förbättringsarbete: Förvaltningens dokumenthanteringsplan ska däremot uppdateras och kompletteras med arkivbeskrivning och arkivförteckning. Ett speciellt arkivprojekt kommer att startas upp och organisationen kring arkivvården ska sättas under 2012.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 5 Redovisningskontroller Kvalitetshöjning Rutinerna kring faktureringsrutinerna fungerar tillfredställande. Eventuella kvittningar görs efter beslut av ansvarig handläggare. Förbättringsarbete: Förvaltningens rutiner kring debitering ses över och kommer att införas successivt med början under slutet av 2012. Syftet med översynen är att minska den manuella hanteringen vid faktureringen. Bidragshantering Inga bidrag har hanterats av överförmyndarverksamheten under 2012. Representation De stickprov som genomförts visar att ingen chef har attesterat sina egna representationer. I några undantagsfall är däremot informationen om syfte och deltagare bristfällig. Antalet representationsfakturor har minska med 40 procent jämfört motsvarande period förra året. Verksamhetskontroller Tjänsteresor Samtliga tjänsteresor ska beställas genom upphandlad leverantör, för närvarande Via Travel. En genomgång av hur tjänsteresor redovisas visar ingen avvikelse. Ärendehandläggning Kundtjänsten arbetar med tre av bygg- och miljökontorets register. OVK (Obligatorisk ventilationskontroll) Registrets kvalitet är inte ok. Bristerna försvårar arbetet för samtliga inblandade, både kundtjänst och bygglovsavdelningen. Bristerna har flera orsaker och kopplar till både kundtjänst, bygglovsavdelningen och staben. Frågan är under utredning och måste prioriteras av bygg- och miljökontoret. CFC (Köldmedia) Registrets kvalitet är ok. Samarbetet mellan kundtjänst och bygg- och miljökontoret fungerar bra. Oljecisterner På grund av ändrade bestämmelser så har kundtjänsten inte längre något aktivt arbete med registret.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 6 Kvalitetshöjning Kundtjänsten har under perioden januari tom september förmedlat 54,44 procent (7 449 st) ärenden till förvaltningen, motsvarande period 2011 var 54,17 procent (7 083 st). Målet är att inte förmedla mer än 30 procent, dvs att 70 procent av frågorna ska lösas av kundtjänsten. Under 2012 så har det skett en utveckling av checklistorna och handläggare från bygg- och miljökontoret har både utbildat men även fått utbildning av kundtjänst. När det gäller svarstiden från inkommet ärende till att kunden har fått en återkoppling på sin fråga så har den genomsnittliga handläggningstiden minska med 56 procent. Från 5,5 dagar 2011 till 2,4 dagar 2012. Diarium De kontroller som är gjorts visar inga avvikelser. Bygg- och miljökontorets tjänsteskrivelse 2012-1023 Beslut sänds till: Kommunledningskontoret
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 7 78 Förvaltningschefen informerar Förvaltningschefen informerar om: En ny bygglovchef är på gång att rekryteras. Den nya chefen beräknas vara på plats inom en snar framtid. Kommunrevisorerna kommer inte att besöka nämnderna i år. Revisionsrapporterna beräknas vara klara i december. Bygg- och miljökontoret kommer att under 2013 arbeta med ett projekt om jämställdhet externt hur förhåller vi oss till våra kunder? Projektet är döpt till HÅJ (Hållbar jämställdhet). Bygg- och miljökontoret arbetar med att ta fram serviceförklaringar inom ett antal verksamheter. Under 2013 står konsumentvägledningen på tur. Kommunledningskontoret har hört sig för om bygg- och miljökontoret vill flytta någon verksamhet till Stadshuset. Bygg- och miljökontorets förvaltningsledning har tackat nej till förslaget. Bygg- och miljökontoret arbetar aktivt med att utveckla medborgardialogen. Under 2013 är 3-dimensionella modeller över staden på gång. Överförmyndarnämnden tackar för informationen.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 8 79 Överförmyndarnämndens sammanträdesdagar 2013 Överförmyndarnämnden beslutar att ha följande sammanträdesdagar 2013: 12 februari 12 mars 9 april 7 maj 11 juni 10 september 8 oktober 12 november 10 december Gruppmöten 13 00 Sammanträdet börjar 14 00 Bygg- och miljökontorets tjänsteskrivelse 2012-11-01 Beslutet sänds till: Kommunledningskontoret
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 9 80 Dnr.2012.4112 Rapporteringsplan från överförmyndarverksamheten i Norsjö Verksamheten i Skellefteå har en återkommande rapportering. Den gemensamma överförmyndarnämnden med Norsjö kommun saknar en strukturerad återkoppling, rapportering och uppföljning från verksamheten i Norsjö kommun. Rapporteringsplanen ger en överblick och vägledning hur nämnden vill att rapporteringen under 2013 ska se ut. Överförmyndarnämnden godkänner rapporteringplanen och beslutar att begära information från verksamheten i Norsjö enligt bifogad plan. Beslut sänds till: Norsjö
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 10 81 Dnr 2012.4154 Anmälan till Justitieombudsmannen Brottsoffermyndigheten (BrOM) sätter in ersättningsbelopp även under ett prisbelopp till underåriga på spärrade konton i strid med föräldrabalken. Detta orsakar merarbete för förmyndare, banker och överförmyndare. Anmäler Brottsoffermyndighetens förfaringssätt till JO för granskning. Skäl för beslutet Myndighetens avsteg från föräldrabalken medför ett merarbete för banker, förmyndare och överförmyndare, som inte kan anses motiverat i lag eller av allmänna skäl. Bygg- och miljökontorets tjänsteskrivelse 2012-11-07. Beslutet sänds till: JO
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 11 82 Dnr 2012.4200 Utredningsambition vid anmälan om brottsskadeersättning Fastställande av vad som är en rimlig omfattning av överförmyndares ansvar att utreda vid anmälan om utbetalning av mindre belopp från Brottsoffermyndigheten. Fastställer att meddelanden om utbetalning av belopp på högst ett prisbasbelopp till underåriga enbart ska medföra uppläggning av s.k. bevakningsakt. Utredning ska dock göras om det framgår av anmälan eller annat underlag att det finns särskilda skäl att spärra insatta medel. Skäl för beslutet Föräldrabalken stadgar att överförmyndarens tillsyn enbart gäller utbetalningar som överstiger ett prisbasbelopp. Bygg- och miljökontorets tjänsteskrivelse 2012-10-30.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 12 83 Dnr 2012.4113 Verksamhetsstatistik Överförmyndarenhetens verksamhetsstatistik för oktober månad presenteras. Godkänner rapporten. Bygg- och miljökontorets tjänsteskrivelse 2012-10-31.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 13 84 Dnr.2012.4114 Delegationsärenden Anmälan av delegationsärenden. Lägger anmälda delegationsbeslut till handlingarna. Bygg- och miljökontorets tjänsteskrivelse 2012-10-31.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 14 85 Dnr 2012.4165 Principfråga om skäligt arvode Bedömning av skäligt arvode när en tillfällig god man granskar en tidigare ställföreträdares uppdrag. Skäligt arvode vid granskning av tidigare ställföreträdares räkenskaper bör inte överstiga skäliga 6 timmars nedlagd tid per granskat kalenderår om inte särskilda skäl finns. Delutbetalning kan även fortsättningsvis ske när ersättningen för extraordinära uppgifter överstiger 10 % av aktuellt prisbasbelopp. Bygg- och miljökontorets tjänsteskrivelse 2012-10-29 Beslutet sänds till: Veijo Laine