Digitalisera nu! Slutrapport från projektet Forskarstyrd digitalisering via ny scanning on demand-tjänst vid Umeå universitetsbibliotek

2011-01-31 Digitalisera nu! Slutrapport från projektet Forskarstyrd digitalisering via ny scanning on demand-tjänst vid Umeå universitetsbibliotek Christer Karlsson Umeå UB

1 Sammanfattning Projektet Forskarstyrd digitalisering, som bedrivits vid Umeå universitetsbibliotek (UmUB) 2010, har implementerat och utvärderat en ny modell för efterfrågestyrd skanning. Utgångspunkten har varit den tjänst ebooks on Demand som i nuläget bedrivs vid ett trettiotal europeiska bibliotek, och som UmUB som första bibliotek i Sverige anslutit sig till. Lansering av tjänsten skedde den 22 september. Genom projektet har Umeå universitetsbiblioteks icke upphovsrättsskyddade samlingar öppnats upp för onlinebeställningar direkt via befintliga kataloger. Böckerna digitaliseras och levereras som PDF med OCR-tolkat innehåll till slutanvändaren. Detta är en avgiftsbelagd tjänst och resultatet införlivas senare i bibliotekets digitala samlingar (open access). En central del av projektet har varit att att integrera beställningsfunktionen i några större katalogsystem Aleph respektive IPAC - för automatiserade beställningsrutiner, något som gett ökad funktionalitet i katalogerna. Skanning av böckerna sker lokalt vid UmUB, medan OCR-tolkning och administrativ hantering sker vid EoD-nätverkets centrala server i Innsbruck. Systemet är, ur användarsynpunkt, tids- och platsoberoende: beställaren behöver inte vara registrerad låntagare, kan befinna sig var som helst och göra sin beställning när som helst därtill på ett av nätverkets 10 olika språk. Implementeringen har inneburit att UmUB gjort översättningar och innehållsliga tolkningar av centrala, gemensamma texter inom EoD-nätverket. Svenska har i och med detta blivit ett av tjänstens arbetsspråk för beställningar. Under projekttiden I projektet ingår att dels undersöka vilka insatser som krävs för att anpassa systemet till svenska förhållanden när det gäller språk, dels att standarder för digitalisering följs samt organisation av arbetsflöde. De tekniska minimikrav som EoD-nätverket tillämpar har inte inneburit några problem de är alla av en sådan karaktär att de kan uppfyllas med tämligen ordinär utrustning som redan finns i många digitaliseringsmiljöer. Jämfört med den skanning som tidigare utförts vid UmUB är det framför allt några faktorer som kräver en anpassning av arbetsflödet: (1) beställaren bestämmer; (2) kort leveranstid; (3) OCRtolkning och (4) publicering. För att säkerställa ett tidigt erfarenhetsutbyte med framtida potentiella nyttjare av systemet har projektet haft en referensgrupp med representanter bl.a. från ett par av de större forskningsbiblioteken och LIBRIS. Projektet har under hela tiden det bedrivits vid ett flertal tillfällen kommunicerats utåt. Under konferensen Digitalisera nu! vägval, strategier, framtid, UmUB 20-21 oktober, presenterades och diskuterades tjänsten för många aktörer och intressenter. Projektet Forskarstyrd digitalisering har väl uppfyllt de mål som projektet inledningsvis satte upp och har också övergått från att vara tidsbegränsat till att vara en permanent del av den service UmUB erbjuder sina användare. Det är ett viktigt komplement till mer storskaliga digitaliseringssatsningar. Utbyggt ger det UmUB en möjlighet till en tydligare användartyrning urval för digitalisering, men det ger också våra respektive universitets forskare och studenter tillgång till böcker från andra bibliotek äldre böcker som normalt inte är tillgängliga annat än för läsning på plats och då ofta enbart i bevakade specialläsesalar.

2 Sammanfattning... 1 1. Inledning... 3 Syfte och uppdrag... 3 Dokumenthantering... 3 2 ebooks-on-demand... 4 EoD-nätverket... 4 Teknik & administration... 5 Användarperspektivet... 7 3. Projektetet Forskarstyrd digitalisering... 7 Övergripande tids- och arbetsplan... 8 Projektorganisation... 8 Implementering: administrativa system... 10 Implementering: teknik... 10 Marknadsföring... 13 Ekonomisk redovisning... 13 4. Slutsatser och diskussion... 14 Bilaga 1... 17 Bilaga 2... 18

3 1. Inledning ebooks on Demand (EoD), är ett nätverk av europeiska bibliotek som öppnar upp sina samlingar och erbjuder en lättillgänglig tjänst för efterfrågestyrd skanning med leverans direkt hem till beställaren. Sverige blev det 12:e landet som gick med när Umeå universitetsbibliotek (UmUB) under våren 2010, inom ramen för det KB-finansierade projekt (dnr 51-790-2009) vars slutrapport här föreligger, anslöt sig nätverket. Syfte och uppdrag Målet för projektet har varit att, inom ramen för ett pilotprojekt, testa, implementera och utvärdera en ny modell för forskarstyrd digitalisering. Projektet har dels syftat till att undersöka vilka insatser som krävs för att anpassa systemet till svenska förhållanden när det gäller språk, dels undersöka standarder för digitalisering samt organisation av arbetsflöde. En central del av projektet har varit att integrera beställningsfunktionen i några större katalogsystem för automatiserade beställningsrutiner. Detta ger indirekt ökad funktionalitet i katalogerna. Viktigt har också varit att undersöka förutsättningarna för att expandera projektet till att innefatta flera svenska bibliotek med stora boksamlingar och ev. ytterligare katalogsystem. Utöver detta har projektet haft ytterligare ett konkret mål: att organisera en konferens/workshop under ht 2010 med för projektet relevanta frågeställningar i fokus. Dokumenthantering I dag bedriver flera offentliga aktörer inom ABM-sektorn större digitaliseringsprojekt, såväl i Sverige som utomlands. Därtill finns kommersiella aktörer, som i omfattning är väl i paritet med de förra; Google Books får väl sägas vara det mest kända exemplet på sådan. När det gäller urvalet av vad som skall digitaliseras, eller rättare sagt den enskilde användarens möjlighet att påverka detta har insatserna varit färre. Ett exempel är Niedersächsische Staats- und Universitätsbibliothek Göttingen (SUB), som sedan 2005 erbjuder tjänsten Digiwunschbuch. 1 Ett annat exempel är den på andra sidan Atlanten, av det kommersiella företaget Kirtas, lanserade tjänsten Digitizing Books on Demand som erbjuder böcker från flera större Nordamerikanska bibliotek, bl.a New York Public Library. 2 Fjärrlån En användarstyrd del av bibliotekssektorns verksamhet är fjärrlånen. I Sverige finns i dag ett utvecklat mediesamarbete mellan offentliga bibliotek. Denna verksamhet har senast 2010 i utredningen Lätt att hitta lätt att låna analyserats. Utredningen behandlar både folkbibliotekens och forskningsbibliotekens roller i detta samarbete som det senaste decenniet har minskat i volym överlag utgör fjärrlånen en liten andel av de totala utlånen. I antal uppgick de 2008 till omkring en miljon. Forskningsbiblioteken är dock fortfarande stora aktörer. Den totala kostnaden för fjärrlånen 1 http://digiwunschbuch.sub.uni-goettingen.de/ 2 http://kirtasbooks.com

4 samma år uppgick till 274 mkr, medan kostnaden för ett enskilt lån av utredningen uppskattats till 294 kr. Handläggningstiden var igenomsnitt 68 minuter. 3 Utredningen kommer med ett antal förslag för att förbättra fjärrlåneservicen i landet, som i dag präglas av avsaknad av tydlig rollfördelning och ojämlik servicenivå beroende på skiftande policys. Bl.a föreslås ett intensifierat mediesamarbete mellan de samhällsfinansierade biblioteken, där användarperspektivet prioriteras framför bibliotekens lokala uppdrag. Det innebär, enligt utredningen, bl. a. att den tekniska infrastrukturen föreslås kompletteras med fler användarstyrda och automatiserade funktioner. 4 2 ebooks-on-demand Ett annat europeiskt exempel på efterfrågestyrd digitalisering är tjänsten ebooks on Demand. Det är en tjänst som syftar till att öppna upp icke upphovsrättsskyddade samlingar för onlinebeställningar direkt via befintliga kataloger. Böckerna digitaliseras och levereras som PDF till slutanvändaren. Normalt levereras ocr-skannade filer, dvs. det är teckentolkad text som är sökbar, detta oavsett om typsnitten är antikva eller fraktur. Det är en avgiftsbelagd men subventionerad tjänst och resultatet införlivas senare i respektive biblioteks digitala samlingar genom open access. Skanning av beställda böcker sker lokalt, medan ocr-tolkning och administration sker i Innsbruck vid Universitäts- und Landesbibliothek (ULB Tirol). Det är frågan om en tids- och platsoberoende tjänst: beställare behöver inte vara registrerade låntagare, beställningar och leverans sker elektroniskt när och var som helst. EoD-nätverket Från att ha börjat som ett EU-projekt 2006 med ett specifikt antal medlemmar har tjänsten i dag övergått till att bedrivas i nätverksform. I dag är ett trettiotal bibliotek medlemmar, flera av dem stora national- eller universitetsbibliotek som t. ex. Bayrische Staatsbibliothek, universitetsbiblioteken i Wien, Berlin (Humboldt) samt nationalbiblioteken i Portugal, Schweiz och Estland. Närmast Sverige återfinns Det Kongl. Bibl. i Danmark, som tillsammans med ett av de andra deltagande biblioteken, universitesbiblioteket i Greifswald, även har stora samlingar av svenskt tryck. Tjänsten har en gemensam hemsida www.books2ebooks.eu där deltagande bibliotek och kort information om samlingarna vid dessa återfinns. Årligen anordnar nätverket dels General Meetings (våren), dels Technical Workshops (hösten) då medlemmarna har möjlighet att träffas och diskutera aktuella frågor för nätverket. 2009-2013 bedriver EoD ett uppföjningsprojekt, EoD Culture, som syftar till att utöka nätverket med nya medlemmar. 3 Johansson, Annette & Storhagen, Nils G., Lätt att hitta lätt att låna. Ny modell för bibliotekens nationella mediesamarbete en utredning av bibliotekens fjärrlån. Stockholm: 2010, s. 5. 4 Ibid, s. 5f.

5 Deltagande bibliotek betalar en årsavgift till nätverket, f. n. 1000 EUR, samt en fast eller rörlig kostnad deltagande bibliotek väljer enskilt bland flera olika affärsmodeller beroende på antalet beställningar som processas per år. Teknik & administration Integration i kataloger Tjänsten bygger på att onlinebeställning kan göras direkt i en bibliotekskatalog. Det görs genom att en klickbar beställningsikon infogas katalogposter (se figur 1). Den presumtive beställaren ser alltså direkt vilka böcker som är beställningsbara. Så gott som alla deltagande bibliotek tillämpar en tidsgräns (av copyrightskäl); böcker utgivna efter år 1900 är i allmänhet ej tillgängliga för beställning. Whenever you see a catalogue entry with this sign, you will be able to order this book as an EOD ebook! Figur 1. EoD-ikonen (engelsk version) Skanning Skanning sker lokalt, vid varje deltagande bibliotek. Vissa kvalitetskrav måste härvidlag följas. På ett övergripande plan gäller full informational capture, dvs. skanning skall omfatta hela den beställda boken. Kvalitetskraven finns sammanställda I ett för nätverket gemensamt dokument, med kriterierna graderade i tre nivåer: must (måste följas), should (rekommendation), nice to have (upp till varje bibliotek). I bilaga 1 finns ett urval av dessa kriterier. Centrala funktioner Efter skanning överförs bildfilerna till Innsbruck för vidare processande. Där behandlas filerna, först i systemets Digital Object Generator (DOG) för att sedan läggas in i Order Data Manager (ODM). För utveckling, drift och support ansvarar ULB Tirol. Det är alltså frågan om centrala system, till vilka biblioteken vart och ett kopplar upp sig (fig. 2).

6 Bibliotek Bibliotek ODM & DOG (ULB Tirol, Innsbruck) Bibliotek Bibliotek Figur 2. EoD-systemet I DOG sker dels den centrala OCR-behandlingen, dels ges den skannade boken ett gemensam automatgenererat omslag (se fig. 3). För OCR-behandlingen finns stöd både för olika typer av typsnitt (fraktur, antikva) och olika språk. Flera olika alternativ kan här väljas samtidigt, t. ex. kan om en bok innehåller språken svenska, latin och franska alla dessa väljas. Fig. 3. Från OCR-behandlingen i DOG förs den processade boken över till ODM, som är systemets administrativa system. Det är ODM som den enskilde beställaren först kommer i kontakt med efter att ha klickat på ikonen i en katalogpost. Systemet är, ur användarsynpunkt, helt självinstruerande. En preliminär prisuppgift ges omedelbart (manuell kontroll görs dock alltid av biblioteken) liksom möjliga betalningsalternativ visas. Systemet stöder t. ex. kortbetalning (ODM innehåller säker server

7 för detta). En annan tilltalande funktion med ODM är det omfattande språkstödet: stöd finns för närmare ett dussin olika språk. Den enskilde beställaren kan, oberoende från vilket bibliotek beställningen görs, välja på vilket språk beställningen skall göras. När boken är klar att levereras skickas meddelande till beställaren från ODM. Efter betalning skickas en länk till ODM där den beställda boken kan laddas ned. Även för biblioteken är ODM viktig och enkel att handha. Inloggning sker genom ett webbgränssnitt. Den fungerar som en databas över de egna beställningarna (beställningar vid andra bibliotek är ej synliga). Det är i ODM möjligt att manuellt ändra uppgifter, att se status för varje beställning (t. ex. OCR-process pågår, leveransklar, har betalats m. m.). Användarperspektivet EoD-tjänsten bygger idag på att presumtiva beställare, antingen på egen hand eller via nätverkets hemsida, hittar till de lokala kataloger där beställningsbara böcker finns. Det är också genom den lokala katalogen som kostnadsuppgift kan fås för skanning vid respektive bibliotek. Under det senaste året har förändringar, syftande till ett ur användarsynpunkt mer pedagogiskt system, inletts. De olika bibliotekens kostnader som kan vara väldigt varierande kan i dag utläsas på nätverkets hemsida. På gång (se vidare under kap. 4) är också en gemensam katalog, som inte bra skall innehålla beställningsbara böcker utan också uppgifter om redan skannade och fritt tillgängliga titlar. Open access-tanken är ju, som nämnts ovan, en grundsten i tjänsten; det är dock upp till varje bibliotek att bygga upp en funktionell infrastruktur för webbpublicering av redan skannade böcker. 3. Projektetet Forskarstyrd digitalisering Projekt har vanligen som mål att skapa något nytt; de skall utveckla verksamheten och bidra till att det som finns efter skall skilja sig från det som fanns före. De är vidare ofta tillfälliga och avgränsade, med uppgifter som ligger utanför ordinarie verksamhet. Dessa allmänna utgångspunkter för projekts bedrivande har också varit relevanta för projektet Forskarstyrd digitalisering. Förutsättningar för projektets genomförande har från början varit goda. Umeå UB har tidigare erfarenhet av liknande projekt, lång erfarenhet av digitalisering och en fungerande produktionsmiljö för digitalisering. Det s.k. RARA-projektet (rara.ub.umu.se) är ett exempel på detta. Kontakter med EoD-nätverket togs redan under 2009. Representanter träffade då ledningen för EoD-nätverket, besökte ett av de deltagande biblioteken (Sächsische Landesbibliothek - Staats- und Universitätsbibliothek (SLUB), Dresden, http://www.slub-dresden.se) samt deltog under hösten i en teknisk workshop som nätverket anordnade. Medel beviljades av KB för 2010 enligt den ansökan som Umeå UB skickade in (se nedan).

8 Övergripande tids- och arbetsplan Projektet har haft flera olika delar, som var och en haft olika behov av tid, kompetenser och stöd av EoD-ledningen i Innsbruck. På ett övergripande plan har projektet varit uppdelat i två större block: Vt 2010 Planering; tekniskt och administrativt förarbete Ht 2010 Implementering av ny tjänst; marknadsföring och konferens; projektets avslut Den planerade lanseringen av tjänsten sattes vid projektets start till 1 juni 2010, men av administrativa skäl (se nedan) uppsköts denna till 22 september. Projektorganisation Projektet har bedrivits av ett flertal personer på uppdrag av huvudsökanden för projektet, Umeå UB:s dåvarande ÖB, Kjell Jonsson. Det vardagliga operativa arbetet har involverat personal från flera avdelningar på Umeå UB, främst Avdelningen för samlingar och Forskningsarkivet. Den senare utgör Umeå UB:s avdelning för digitalisering. Andra avdelningar har tillhandahållit resurser i form av personal, kunskap eller material vid behov. Den lokala arbetsgruppen Tidigt formades en lokal arbetsgrupp bestående av dels en styrgrupp, dels projektledare. Styrgruppen har bestått av Anna Swärd Bergström och Mats Danielsson, avdelningschefer vid Avdelningen för samlingar respektive Forskningsarkivet vid Umeå UB. Projektledare har varit Christer Karlsson, Avdelningar för samlingar. Tillsammans har den lokala arbetsgruppen fattat besluten inom projektet och ansvarat för verksamhetsledning. Gruppen har också, särskilt under fasen fram till implementering, utfört mycket av det operativa arbetet i form av tekniskt och administrativt förarbete samt extern kommunikation (med EoD) och information om projektet inom inåt och utåt. Det har inneburit att gruppen frekvent har träffats och/eller kommunicerat sinsemellan. Referensgrupp Projektet har redan i ett tidigt skede arbetat efter att få ett erfarenhetsutbyte med externa representanter från framtida potentiella nyttjare av tjänsten, från ett par av de större forskningsbiblioteken, från Libris och från aktiva forskare. Därför bildades vid projektstarten en referensgrupp bestående av Per Cullhed (Uppsala UB), Madeleine Enström (Sveriges depåbibliotek, Umeå), Marianne Ladenvall (Göteborgs UB), Kristin Olofsson (KB/Libris) samt Patrik Svensson (Humlab, Umeå universitet). Genom referensgruppen har råd inhämtats till projektet samtidigt som projektets innehåll på ett bra sätt kommunicerats externt via referensgruppens medlemmar. Råden från referensgruppen har framför allt getts och varit värdefulla avseende projektets genomförandefas (teknik, marknadsföring).

9 Utöver kommunikation via telefon och e-post har den lokala arbetsgruppen arrangerat två möten med referensgruppen i Umeå, tisdag 30 mars och onsdag 20 oktober, då projektorganisationen varit samlad under en hel respektive en halv dag. Det senare tillfället förlades i anslutning till den av projektet arrangerade konferensen. Madelein Enström, Umdp; Marianne Ladenvall, GUB; Kristin Olofsson, KB/Libris; Christer Karlsson, UmUB; Mats Danielsson, UmUB, Per Cullhed, UUB; Anna Swärd Bergström, UmUB Projektverktyg Ur dokumentationssynpunkt och för att underlätta informationsinhämtning för projektorganisationen har en sharepointsida på Umeå UB:s intranät utnyttjats. Denna har även den externa referensgruppen haft tillgång till. Den har fungerat som dokument- och filsamling (t.ex. minnesanteckningar från möte, presentationer, EoD-information) samt kalendarium för aktiviteter inom projektet. Projektutbyte Vid ett antal tillfällen har värdefull information och inspiration till projektets genomförande inhämtats vid träffar med andra, liknande projekt inom ABM-sektorn såväl i Sverige som utomlands. Det gäller t. ex. OCR-projektet som Uppsala UB och Umeå UB bedrivit gemensamt under samma tidsperiod som Forskarstyrd digitalisering. Ett annat exempel är de tre dagar i maj 2010 då tre stora EU-projekt inom digitaliseringsområdet sammanstrålade i Bratislava: EoD, EuropeanaTravel och IMPACT då många praktiska demonstrationer och föreläsningar från projekten gavs. Särskilt IMPACT (Improving Access to Text) kan här lyftas fram. Det är ett stort projekt med fokus på att utveckla metoder för att förbättra ocr-tolkningen av historiska texter.

10 Implementering: administrativa system Den 22 september 2010 togs den nya skanningstjänsten i drift vid Umeå UB. Från detta datum kan böcker med tryckår före 1900 beställas för digitalisering direkt i bibliotekets lokala katalog Album genom att en beställningsknapp för tjänsten införlivats i de katalogposter som uppfyller den ovan givna tidsgränsen. Denna lansering hade dock föregåtts av en hel del arbete med administrativa system och teknikfrågor. Användargränssnittet En ur användarsynpunkt viktig del av ebooks on Demand är användargränssnittet, ODM, som nämnts ovan. En ambition, t. o. m. målsättning, inom nätverket är att beställningar av en önskad bok även om systemet är tids- och platsoberoende skall kunna göras på de språk som använd i de deltagande EoD-bibliotekens länder. Det har inneburit att projektet, förutom att sätta sig in i en omfattande dokumentation runt tjänsten, även har gjort översättningar och innehållsliga tolkningar av centrala, gemensamma texter inom EoD-nätverket. Svenska har i och med detta blivit ett av tjänstens arbetsspråk för beställningar. Lokala parametrar och priser Inom EoD bestämmer varje deltagande bibliotek vilka av de egna samlingarna (böckerna) som skall vara tillgängliga för tjänsten, om ocr skall erbjudas och kostnaden att beställa skanning. Vad gäller de böcker som är tillgängliga för beställning så har så gott som alla deltagande bibliotek satt en tidsgräns vid år 1900; böcker utgivna efter detta år är ej tillgängliga för automatiska beställningar via katalogerna. Det är en gräns som UmUB också valt att implementera för sin bibliotekskatalog. Kostnadsnivån har varit svår att förhålla sig till: vad är en rimlig kostnad, både för UmUB (som utför arbetet) och för en presumtiv beställare? Som visats ovan är nivåerna högst varierande inom EoDnätverket priserna kan också när som helst ändras. Då projekttiden haft utgångspunkten av att vara en test- och utvärderingsperiod bestämdes att en grundavgift på 100 SEK och 1.50 SEK/sida skulle tillämpas, en nivå som fortfarande gäller. Nätverkets hemsida Även vad gäller nätverkes hemsida har UmUB ansvarat för att information om den egna tjänsten och de egna samlingarna tillfogats där. Ambitionen från EoD:s sida är också att hemsidan skall vara tillgänglig på så många språk som möjligt. En översättning till svenska av denna från UmUB:s sida har dock av tidsskäl fått anstå. Implementering: teknik Som nämnts tidigare är EoD-tjänsten en webbaserad tjänst, med ett centralt system som driftas vid Universitets- und Landesbibliothek Tirol i Innsbruck och som innehåller funktioner från beställning till betalning och leverans av den digitaliserade boken. Lokalt görs anpassningar i lokala kataloger för

11 att integrera beställningsfunktionen och säkerställa att alla viktiga kataloguppgifter automatiskt exporteras från lokal katalog till EoD:s centrala beställningssystem. Ett arbete som hos oss skett i nära samarbete med katalogansvarig och vår IT-avdelning. All fysisk hantering av den beställda boken, inklusive digitalisering, görs naturligtvis lokalt Lokal katalog En viktig del i EoD-tjänsten är integrationen av beställningsfunktionen i lokala kataloger. Med hjälp av ett centralt framtaget javascript infogas en beställningsikon i aktuella katalogposter i UmUBs katalog Album (figur 4). Då beställaren klickar på ikonen öppnas ett nytt fönster i användargränssnittet ODM med prisuppgift. Utöver smärre justeringar i javascriptet och konfigurering av vårt system för åtkomst via z39.30 har denna integrering inte krävt så stora insatser. Som många av de andra deltagande EoD-bibliotekens kataloger är UmUB:s en Aleph-katalog. Infogandet av ikonen utifrån givna parametrar (tryckår 1900 som gräns) har varit förhållandevis okomplicerat. De problem som visat sig har att göra med katalogposters utformning (huvudposter, faksimiltryck etc.). Sådana katalogposter kan för beställaren (i ODM) ge felaktiga eller missvisande besked här finns dock möjligheten för bibliotek att manuellt korrigera och ge beställaren möjlighet att ändra eller annullera beställningen. Fig. 4. Katalogpost från UmUB:s lokala katalog Album (www.ub.umu.se)

12 Digitala bildkataloger Systemet har också funktioner för beställningar av material som bara finns i analoga eller digitala kortkataloger (t.ex de IPAC-kataloger som finns vid många forskningsbibliotek). Eftersom det där inte är möjligt att hämta kataloguppgifter via z39.50 eller liknande måste dessa skrivas in manuellt. Genom att infoga en beställningsknapp i de digitala kortkatalogerna ges beställaren möjlighet att mata in grundläggande data från katalogkortet till beställningssystemet. Beställningen hanteras sedan på samma sätt som övriga beställningar. Denna halvmanuella beställningsfunktion gör det förstås också möjligt att hantera beställningar från andra analoga kataloger, men t.ex även tryck senare än 1900 som saknar upphovsrätt. Arbetsflöde och skanning De tekniska minimikrav och optimumnormer som EoD-nätverket tillämpar (se bil. 1) har inte inneburit några problem de är alla av en sådan karaktär att de kan uppfyllas med tämligen ordinär utrustning som redan finns i många digitaliseringsmiljöer. Jämfört med den skanning som tidigare utförts vid UmUB, t. ex. inom RARA-projektet, är det framför allt några faktorer som kräver en anpassning av arbetsflödet: Beställaren bestämmer. Det går inte på förhand att veta vilka böcker som kommer att beställas och därför kan inte samma förberedelser göras som vid mer långsikt digitalisering. Kort leveranstid. UmUB lovar relativt kort leveranstid, vilket medför att det måste finnas en beredskap att låta denna typ av beställningar gå före i kön. OCR-tolkning är en viktig funktion för EoD-tjänsten. Skanning för OCR-tolkning kräver anpassningar för att få bästa möjliga resultat, t.ex genom att definiera upp vilka delar av sidan som skall tolkas. Det är nya moment som tillkommit. Publicering. UmUB har behövt en ny plattform för publiceringen då de befintliga varit mindre väl lämpade. Det centrala EoD-systemet innehåller idag ingen central lagring av de digitaliserade böckerna, ansvaret ligger på de lokala biblioteken. Webbpublicering Från lanseringen i september till årets slut har ett tiotal böcker processats av UmUB via EoD-tjänsten. Tiden från beställning till färdig e-bok har genomgående varit mindre än de tio arbetsdagar UmUB satt som leveranstid. Böckerna har varit både sådana med antikva och sådana med fraktur som typsnitt. De böcker som behandlat genom EoD-tjänsten har, i enlighet med EoD-nätverkets mål, en tid efter beställning i UmUB:s fall ett par veckor fritt publicerat de digitaliserade böckerna (pdf-filerna). För detta ändamål har vi skapat en egen hemsida (http://eod.ub.umu.se), som dock ännu till sin struktur och grafiska formgivning är tämligen outvecklad. Den kommer under 2011 att få ett mer funktionellt utseende.

13 Marknadsföring Projektet har under hela tiden det bedrivits vid ett flertal tillfällen kommunicerats utåt. UmUB har också ett flertal gånger blivit kontaktade av externa aktörer, privata såväl som offentliga, som intresserat sig för den tjänst projektet har implementerat. Särskilt stort har intresset varit från andra större forskningsbibliotek. Media och presentationer Vid två tillfällen har pressmeddelanden om tjänsten skickats ut via universitetets informationsavdelning, dels i februari, dels i september. Vid båda dessa tillfällen har media, även på riksplanet, förmedlat information om tjänsten. Utöver det har tjänsten vid ett flertal tillfällen, inte minst vid lanseringen, stått i fokus för diskussioner på e-postlistan Biblist. Internt vid Umeå Universitet har ett tiotal presentationer gjorts (för UmUB:s personal, biblioteksstyrelsen, institutioner). Externt har presentationer gjorts både i Umeå och i andra delar av landet i samband med konferenser eller vid andra tillfällen (se bilaga xx). Projekt har vid dessa tillfällen rönt stort intresse och många frågor har ställts till de projektansvariga. Oktoberkonferensen I den ursprungliga ansökan ingick också arrangerandet av en konferens under hösten 2010. Den 20-21 oktober hölls konferensen Digitalisera nu! vägval, strategier, framtid vid Umeå UB med ett sjuttiotal deltagande från Sverige, övriga Norden och Europa (http://www.ub.umu.se/konferenser/digitalisera-nu). Hela ABM-sektorn var representerad, likaså var några privata, kommersiella aktörer med. Programmet innehöll presentationer såväl om EoDtjänsten som övriga aktuella digitaliseringsfrågor så var t. ex. merparten av de under 2010 KBfinansierade digitaliseringsprojekten på plats. Förutom att projektets referensgrupp också var på plats, så förlade även Expertgruppen för digitalisering vid KB ett möte i anslutning till konferensen. Många av Sveriges stora aktörer och intressenter var därmed på plats. Ekonomisk redovisning Projektet har ur ekonomisk synvinkel bedrivits på det sätt som angavs i ansökan. Kostnader och intäkter framgår av tabell 1. Tabell 1. Översiktlig ekonomisk sammanställning KB-finansierat UmUB-finansierat Projektledare 0,25 tj inkl sociala avgifter 123.900 Projektmedarbetare 0,25 tj inkl sociala avgifter 111.200 Resekostnader 27.000 8.000 Indirekta projektkostnader 36.200 Konsultkostnader integrering katalog 15.000 EoD-nätverket, årsavgift mm 15.000 Resultatspridning 20.000 237.100 119.200

14 4. Slutsatser och diskussion Projektet Forskarstyrd digitalisering har väl uppfyllt de mål som projektet inledningsvis satte upp. EoD-tjänsten har implementerats, en automatiserad beställningsfunktion finns i dag i bibliotekets online-katalog. Projektet har därmed övergått från att vara tidsbegränsat till att vara en permanent del av den service UmUB erbjuder sina användare. Som alla projekt finns kommentarer och synpunkter som kan lämnas, grundade på den erfarenhet genomförandet gett, liksom det finns idéer och planer för framtiden. Svårigheter Projektet har under resans gång stött på några mindre, oväntade flaskhalsar. Inga av dem har dock varit av en sådan art att extra resurser, annat än i arbetstid, varit tvungna att tillföras. Ett exempel är det stundtals omfattande och svåra översättningsarbetet av avtalstexter, användargränssnitt osv. som resulterat i att svenska nu är ett av beställningsspråken inom EoD böcker kan alltså nu beställas även från andra EoD-bibliotek på detta språk. Det är också ett arbete som, vad gäller omfattningen, inte kunde överblickas och planeras vid projektets start. En särskild svårighet här har varit juridisk, i samband med översättning av avtalstexter vid användande av tjänsten: i vilka avseenden har avtalstexten skiljt sig från svensk konsumenträtt och hur förhåller sig den svenska översättningen till konsumenträtten i andra länder (om beställning görs på svenska men från annat europeiskt bibliotek)? Detta har UmUB löst genom infogandet av friskrivningar i texten (svensk konsumenträtt gäller i första hand i Sverige, för övriga länder respektive lands lagar och avtal). Ett annat problem, från centralt håll, har varit tidpunkten för lansering, som från början planerades till senvåren. Med många nya bibliotek som medlemmar i EoD fördröjdes arbetet i Innsbruck med att integrera lokala kataloger med ODM en kösituation uppstod där UmUB till slut beslöt att uppskjuta lanseringen till september, något som kunde fullföljas utan problem. Utveckling inom EoD-nätverket För EoD-nätverket kommer 2011 att innebära en ökad synlighet och bättre funktionalitet gentemot presumtiva användare. Inom kort lanseras en gemensam sökmotor, EODISE ( för EoD Integrated search Engine), som möjliggör sökning i alla medverkande biblioteks samlingar samtidigt. Det öppnar upp ungefär 20-30 miljoner böcker för beställning av digitalisering. EODISE blir också en form av digitalt bibliotek på så sätt att redan digitaliserade böcker vid respektive bibliotek framgår i katalogposterna. UmUB har i ett tidigt skede anmält intresse för utvecklandet av denna och kommer inom kort att exportera de aktuella katalogposterna till systemet. Ur användarsynpunkt är det inte bara mängden, framför allt äldre tryck (-1900), som är anmärkningsvärd. Det finns genom EODISE också möjlighet att jämföra prisnivåer för skanning och beställa där det är mest förmånligt. Andra förändringar på gång inom EoD rör leveransformat och distribution. Läsplattornas starka frammarsch det senaste året har lett till utvecklande av fler elektroniska leveransformat (än bara pdf). Beställda böcker kan sedan en tid levereras även i tryckt form, s. k. print-on-demand, för de bibliotek som väljer även det alternativet. EoD har under hösten 2010 inlett samarbete med internetbokhandeln Amazon för distribution av dessa. (En sökning på EoD som utgivare visar att blott ett trettiotal titlar hunnit ut där än så länge.) Andra pågående utvecklingsprojekt inom

15 nätverket behandlar t. ex. överföring av OCR-skannad text till talsyntes och (i samarbete med projektet Arrow) länkning av katalogposter till en författardatabas med dödsår inlagda (därmed kan upphovsrätten snabbt och enkelt kontrolleras). Aktuella lokala och nationella insatser För UmUB:s del väntar fler insatser för att förbättra tjänsten. Arbete med integration av beställningsfunktionen i bibliotekets IPAC-kataloger igångsattes under projekttiden och kommer att genomföras inom kort. Därmed öppnas fler delar av UmUB:s samlingar upp för online-beställningar. UmUB har också under projekttiden kontaktas av andra bibliotek, som saknar egen digitaliseringsutrustning, angående möjligheten att utnyttja EoD-tjänsten för digitalisering av böcker de önskar se digitaliserade (och som inte finns i UmUB:s samlingar). Som nämnts i kap. 2 är denna form av institutionellt värdskap möjligt och önskvärt inom EoD-nätverket; sådana digitaliserade skrifter kommer också att publiceras på EoD-bibliotekens sidor via open access. En av de vanligaste frågorna vid presentationer av projektet har rört nationell synlighet. Det är också en fråga som UmUB diskuterat med Libris. Sedan januari 2011 finns beställningsfunktionen integrerad även där (se bild) för alla katalogposter med böcker från UmUB tryckta före år 1900. Figur 5. Beställningsfunktionen i Libris En viktig lokal insats av ett annat slag vad gäller EoD, kan nämnas, kommer att äga rum i Umeå sista veckan i maj 2011: UmUB står då som värd för nätverkets General Meeting flertalet medverkande bibliotek kommer då att vara på plats, samtidigt som merparten av programmet under de två dagarna kommer att vara öppet för externa intressenter. Avslutande reflektioner EoD är ett viktigt komplement till mer storskaliga digitaliseringssatsningar. Utbyggt ger det biblioteken själva, t. ex. UmUB, en möjlighet till en tydligare forskarstyrning av urvalet för digitalisering. En viktig aspekt är också att det ger forskare, studenter och andra intresserade tillgång

16 till böcker från flera stora bibliotek. Äldre böcker som normalt inte är tillgängliga annat än för läsning på plats och då ofta enbart i bevakade specialläsesalar får på detta sätt ett nytt liv, oberoende av tid och plats. Den typ av tjänst som projektet implementerat faller också väl in i den inledningsvis refererade analysen av fjärrlån: det är en tjänst som betonar användarperspektivet, därtill på ett enkelt, automatiserat sätt. Miljoner böcker en knapptryckning bort hör framtiden till.

17 Bilaga 1 Quality standards EOD General Resolution Colour depth Image formats Image processing Delivery of files to ODM/DOG OCR Delivering formats Order processing time Must: Books must be scanned completely Must: A minimum of 300 ppi must be applied Minimum are 1 bit for text pages and half-tone illustrations Must: 8 bit grey scale for photos and illustrations in grey or colour Must: TIFF Group IV for 1 bit images Must: One of these formats for 8 or 24 bit scans: TIFF RGB and/or LZW, JPEG, JPEG2000, PNG Must: Splitting of double pages into single pages Should: Remove black borders from page images Should: Cropped pages should have the same size Should: Deskewing of pages Must: Files are delivered via FTP to the ODM FTP fileserver Should: All books published after 1800 should be processed and delivered with OCR within the ODM. Of course the library may also opt to do it locally; All books published before 1800 should only be processed with the OCR functionality if it the rate of recognition will be reasonable high Must: a single PDF ebook Must: Minimum of 150 dpi bitonal, greyscale or colour for the ebook PDF Must: Delivery time according to the Terms & Conditions of each library Should: 7-10 working days Nice to have: 5 working days Anm: Figuren visar endast ett urval av kriterier Källa: Quality Standards for EOD. Version 2.2 (22/07/2009).

18 Bilaga 2 Projektpresentationer Datum Ort/fora 11 mars Umeå: besök från och information till Uppsala UB (fyra personer) 16 mars Umeå: SFIS Norr, årsmöte 5-7 maj Bratislava: EoD General Assembly 10 augusti Göteborg: World Library and Information Congress: 76th IFLA 26 augusti Umeå: Medicinska bibliotekskonferensen, UmUB 23 september Göteborg: Bok- och bibliotek 30 september Ljubljana: EoD 2nd Technical Workshop 13 oktober Göteborg: Centralbiblioteket, Göteborgs UB 20 oktober Umeå: Digitalisera nu!, internationell konferens UmUB 27 oktober Stockholm: Libris inspirationsdagar 2 december Norrköping: Teknikdag, SFIS Mellansverige 6 december Umeå: Inlån, utlån, e-lån fjärrlånelandskap i förändring Media Datum 17 feb. Dagens Nyheter: Umeå med i digitalt jättebibliotek 18 februari Västerbottens-kuriren: två notiser 18 februari SR P4: Digitala böcker till 12 mars Biblioteksbladet 02:2010 : Nytt digitaliseringsprojekt i Umeå, s. 12, Henriette Zorn 24 september Inetmedia.nu nyhetsbrev (nr. 28 2010): Umeå universitetsbibliotek lanserar unik tjänst för e-böcker [Nov.] DIK-forum 2010:7: Första e-böckerna lånas ut