Vallokalssystemet Period 2

Vallokalssystemet Period 2 Instruktion till valnämnd Registrering av vallokaler och särskilda röstmottagningsställen på valdagen KYRKOKANSLIET POSTADRESS: 751 70 Uppsala BESÖKSADRESS: Sysslomansgatan 4 TELEFON: 018-16 95 00 FAX: 018-16 96 40 E-POST: kyrkoval@svenskakyrkan.se HEMSIDA: www.svenskakyrkan.se/kyrkoval

Innehållsförteckning Inledning... 3 Behörighet till systemet... 3 Logga in i Vallokalssystemet... 3 Starta period 2... 4 Registrera särskilda röstmottagningsställen på valdagen... 4 Registrera vallokaler... 5 Alternativ 1... 5 Kontrollera exempeladresser (gäller endast församlingar som valdistriktsindelar)... 7 Alternativ 2... 8 Alternativ 1 och 2, gemensam fortsättning... 11 Granska exempelröstkort... 13 Avsluta registrering... 15 Sida 2 av 15

Inledning Under perioden 27 februari - 1 april (i instruktionen kallad period 2) ska vallokaler och särskilda röstmottagningsställen på valdagen registreras i Vallokalssystemet. Den 1 april ska samtliga valnämnder ha registrerat och kontrollerat att det finns namn på vallokalen, adress till lokalen och öppettider. Dessutom ska de valnämnder som vill ha särskilda röstmottagningsställen på valdagen ha registrerat och kontrollerat dessa uppgifter. Det är viktigt att samtliga uppgifter registreras korrekt eftersom uppgifterna trycks på röstkorten. Valhandläggaren på ditt stift svarar på frågor om vallokaler, särskilda röstmottagningsställen och öppettider. Vid tekniska problem och frågor angående registrering kontakta Svenska kyrkans kanslistöd kanslistod@svenskakyrkan.se eller 018 169700. Behörighet till systemet För att kunna registrera i Vallokalssystemet måste du vara ansluten till Kyrknätet och ha en behörighet som handläggare vallokaler. Denna behörighet lägger den lokala behörighetsadministratören på församlingen/pastoratet (samfälligheten) upp. Den som arbetar i församling/pastorat (samfällighet) och har behörighet handläggare organisationsregistret har åtkomst till och registreringsmöjligheter i systemet. Observera att du som arbetar i ett pastorat(samfällighet) och har behörighet handläggare organisationsregistret måste ha behörighet för både pastorat(samfälligheten) och för alla de ingående församlingarna om du ska kunna registrera uppgifter för dem. Har du behörighet handläggare vallokal behöver behörigheten endast läggas upp för pastorat(samfälligheten) och kommer då att automatiskt slå igenom till de i pastoratet(samfälligheten) ingående församlingarna. Det är den lokala behörighetsadministratören som kan lägga upp nya behörigheter Logga in i Vallokalssystemet Vallokalssystemet hittar du på intranätet, internwww.svenskakyrkan.se. Klicka på fliken Nationellt och IT-system och sedan på Vallokalssystemet under rubriken Inloggningar. Ange användarnamn och lösenord (samma som för organisationsregistret, Kbok och KOB) och klicka på Logga in. Sida 3 av 15

Starta period 2 När du loggar in i vallokalssystemet för första gången i period 2 visas följande startsida. Här listas de församlingar du har behörighet för. Du kan också se LKF-kod och status. I det här läget är status Vallokalregistrering pågår. Obs! För handläggare som har behörighet för flera valnämnder finns en särskild meny där de olika valnämnderna kan väljas. Denna meny syns inte på bilden ovan. Registrera särskilda röstmottagningsställen på valdagen Om det ska finnas särskilda röstmottagningsställen på valdagen, börja med att registrera dessa eftersom uppgifterna behövs för granskning i kommande kontrollsteg. Klicka på knappen som finns på startsidan. Sida 4 av 15

Följande sida visas: Fält som är markerade med * är obligatoriska. Lämna uppgift om namn, adress (adressrad 1 och vid behov adressrad 2) ort, telefon (om det finns) samt öppettider. De uppgifter som registreras här kommer att visas på röstkortet. Det gäller inte fältet telefonnummer som endast används av valkansliet och stiftet. Öppettider kan registreras i flera intervall om man öppnar och stänger lokalen under valdagen. Välj klockslag från och till genom att klicka på pilarna i dropplisterna. Klicka på knappen Lägg till mellan varje nytt tidsintervall som registreras. Felaktigt registrerad tid tas bort genom att klicka på texten Ta bort efter den felaktigt angivna tiden. Observera bestämmelserna om öppettider som säger att ett särskilt röstmottagningsställe på valdagen måste vara öppet minst 2 sammanhängande timmar under valdagen. Utöver det måste rösterna vara i vallokalen innan den stänger kl.20.00. När du är klar kontrollerar du dina uppgifter och klickar på knappen Spara så kommer du tillbaka till startsidan. Registrera vallokaler Alternativ 1 Nedanstående beskrivning gäller för: församlingar som valdistriktsindelar församlingar som berörts av indelningsändring sedan föregående kyrkoval församlingar som valdistriktsindelade föregående val men ej vid aktuellt val. Välj församling genom att klicka på församlingsnamnet på startsidan. Statussidan öppnas. Sida 5 av 15

(Denna bild visar hur det kan se ut för församling som valdistriktsindelat) På Statussidan finns knappar för att: Registrera vallokal (visas endast om församlingen inte valdistriktsindelats). Ändra (visas om du återanvänt uppgifter från föregående valår eller lämnat uppgifter om vallokalen i period 1). Lägg till (visas om enheten har valdistriktsindelat och ännu inte registrerat vallokal). Gå till valnämnd (tar dig tillbaka till startsidan för att till exempel registrera särskilda röstmottagningsställen på valdagen). Visa samtliga uppgifter (visar de uppgifter om särskilda röstmottagningsställen på valdagen, valdistrikt och vallokaler som hittills registrerats vid handläggningen samt historiska uppgifter från tidigare valår). Tillbaka till startsida Längst ned på sidan återfinns de kontrollsteg som ska utföras av valnämnden för att säkerställa att röstkorten innehåller korrekta uppgifter om vallokaler och särskilda röstmottagningsställen på valdagen. Sida 6 av 15

Kontrollera exempeladresser (gäller endast församlingar som valdistriktsindelar) För de församlingar som valdistriktsindelats visas ett kontrollsteg som heter: Kontrollera adresser på valdistrikt. Detta är ett steg för att kontrollera att valdistriktsindelningen blivit korrekt så att de röstberättigade hänvisas till rätt vallokal. Om ni önskar ta ut kartkorrekturet över valdistrikten så kan ni klicka på knappen Gå till steg vid Kontrollera kartkorrektur i period 1. Öppna pdf-filen Kartkorrektur och skriv ut kartan. Klicka på knappen Tillbaka för att komma till Statussidan. Klicka på knappen Gå till steg bredvid Kontrollera exempeladresser och följande sida visas: Sida 7 av 15

Denna bild visar slutet på sidan: Här ser du 10 stickprov på adresser från varje valdistrikt i församlingen. Kontrollera att dessa adresser ligger inom valdistriktets gränser och att vallokalen är placerad inom valdistriktet. Kartan du skrev ut kan hjälpa dig att kontrollera att adressens geografiska läge är inom angivet valdistrikt. Samtliga adresser måste kontrolleras om de är belägna inom valdistriktet. Bocka i rutan Korrekt eller Ej korrekt vid varje adress. Kontrollen slutförs genom att man trycker på knappen Spara. Den gröna symbolen (steget är utfört) ska nu visas på statussidan. Om ni markerat någon som Ej korrekt måste ni omgående ta kontakt med valkansliet kyrkoval@svenskakyrkan.se Knappen Avbryt tar dig tillbaka till statussidan och du har möjlighet att återvända till detta steg senare. Alternativ 2 Nedanstående beskrivning av vallokalsregistrering gäller: församlingar som består av ett enda valdistrikt och som gjorde det även vid föregående kyrkoval och som inte indelningsändrat sedan dess. Välj församling genom att klicka på församlingsnamnet på startsidan. En sida öppnas som frågar om tidigare uppgifter om vallokaler ska återanvändas eller om helt nya uppgifter ska registreras. Sida 8 av 15

Välj det alternativ som stämmer överens med den registrering som ska göras detta val och klicka på knappen Bekräfta val och i dialogrutan som då visas bekräftar du ytterligare en gång med knappen Ok. (Knappen Avbryt används för att ångra ditt val.) Vill du se vilka uppgifter som finns om vallokaler från föregående val kan du klicka på knappen Visa information om valdistrikt och vallokaler från tidigare valår. Sida 9 av 15

När du bekräftat valet visas följande statussida: (just denna bild visar status när du valt Registrera vallokal. Ingen information från förra valet används). På sidan visas följande knappar: Registrera vallokal (visas endast om du valt att inte återanvända vallokalsuppgifter från föregående val). Ändra (visas om du på föregående sida valde Använd vallokalsinformation från förra valet, uppgifterna kan ändras). Gå till valnämnd (tar dig tillbaka till startsidan för att till exempel registrera särskilda röstmottagningsställen på valdagen). Visa samtliga uppgifter (visar de uppgifter om särskilda röstmottagningsställen på valdagen och vallokaler som hittills registrerats samt historiska från tidigare valår). Tillbaka till startsida Längst ned på sidan återfinns de kontrollsteg som ska utföras av valnämnden för att säkerställa att röstkorten innehåller korrekta uppgifter om vallokaler och särskilda röstmottagningsställen på valdagen. Sida 10 av 15

Alternativ 1 och 2, gemensam fortsättning För att gå vidare och registrera vallokalsuppgifter väljs knappen: Registrera vallokal om du ska fylla i helt nya uppgifter om vallokal och församlingen består av ett enda valdistrikt. Ändra om du lämnat uppgifter om vallokalen i period 1 eller återanvänder uppgifter från föregående valår. Lägg till om församlingen valdistriktsindelades i period 1 men inga uppgifter om vallokal registrerades då. Sida 11 av 15

Följande sida visas: Fält som är markerade med * är obligatoriska. Lämna uppgift om namn, adress (adressrad 1 och vid behov adressrad 2), ort, telefon (om det finns) samt öppettider. De uppgifter som registreras här kommer att visas på röstkortet. Det gäller inte fältet telefonnummer som endast används av valkansliet och stiftet. Öppettider kan registreras i flera intervall om man öppnar och stänger lokalen under valdagen. Välj klockslag från och till genom att klicka på pilarna i dropplisterna. Klicka på knappen Lägg till mellan varje nytt tidsintervall som registreras. Felaktigt registrerad tid tas bort genom att klicka på texten Ta bort efter den felaktigt angivna tiden. Observera de tider som gäller enligt regelverket. Vallokalen ska vara öppen kl 18:00 20:00 Totalt måste vallokalen vara öppen minst 6 timmar under valdagen Vallokalen ska ej vara öppen under huvudgudstjänsten (stiftet kan dock bevilja undantag). Om öppettider som inte följer regelverket avseende antal timmar registreras måste inskränkt öppethållande beviljas av stiftet innan man kan gå vidare till att granska exempelröstkort. När du sparar varnar systemet att öppettiderna inte överensstämmer med regelverket. Bekräfta med Ok om inskränkt öppethållande önskas och Avbryt om tidsintervallen ska korrigeras. Om vallokalen är öppen 10:00-14:00 så varnar systemet om att vallokalen måste vara stängd under huvudgudstjänst om inte stiftet beviljar undantag. Under rubriken Öppettidsstatus på statussidan visas nu texten Enligt regelverk eller Måste godkännas av stift. I de fall stiftet måste godkänna öppettiderna eller om ni vill ha öppet under huvudgudstjänsten, kontrollera informationen du fått från ditt stift för vidare handläggning. Sida 12 av 15

Öppettidsstatus ändras enligt följande när stiftet avslagit eller bifallit ansökan om inskränkt öppettid: Avslaget av stift klicka i detta fall på knappen Ändra och justera tidsintervallen till godkända tider eller i enligt överenskommelse med stiftet. Godkänd av stift önskemålet har bifallits och steget Granska exempelröstkort får en gul stjärna som visar att steget kan utföras. Granska exempelröstkort Har du glömt att registrera särskilda röstmottagningsställen på valdagen eller behöver ändra någon uppgift, måste detta göras innan du granskar exempelröstkortet. (Om uppgifterna om särskilda röstmottagningsställen ändras efter att kontrollsteget utförts måste granskningen göras om.) Sida 13 av 15

Klicka på knappen Gå till steg till höger om texten Granska exempelröstkort. Detta steg blir tillgängligt först när vallokaler med giltiga öppettider registrerats. Öppna samtliga exempelröstkort under rubriken PDF och granska alla uppgifter som lämnats om valdistrikt, vallokal och eventuella särskilda röstmottagningsställen på valdagen. Uppgifterna vid namn- och adressfält till den röstberättigade, samt nummer i röstlängden ska inte granskas. Dessa fält uppdateras av valkansliet. Observera att detta är de uppgifter som kommer att tryckas på röstkortet! Markera i rutan när röstkortet är granskat och du har godkänt innehållet. När samtliga exempelröstkort har granskats och är korrekta tryck på knappen Spara. Vid fel på röstkortet - kontakta stiftet. Knappen Avbryt tar dig tillbaka till statussidan och du har möjlighet att återvända till detta steg senare. Om den röda ikonen under rubriken PDF inte syns kan det bero på att du inte har Adobe Acrobat Reader installerat, ladda ner programmet gratis från Adobes hemsida. Sida 14 av 15

Avsluta registrering När exempelröstkort granskats kan det sista kontrollsteget utföras. Klicka på knappen Gå till steg Avsluta registrering för att granska och bekräfta alla inregistrerade uppgifter om valdistriktet. Kontrollera en sista gång att alla uppgifter är korrekta. Om allt ser korrekt ut, klicka på knappen Slutför registrering. Bekräfta att all registrering är klar genom att klicka Ok i dialogrutan med texten Vill ni bekräfta församlingen som klar?. Knappen Avbryt tar dig tillbaka till statussidan. Du har möjlighet att återvända till det avslutande steget senare. Sida 15 av 15