Kultur- och fritidsnämnden Sammanträdeshandlingar 2010-03-02
Tjänsteutlåtande Nämndsekreterare 2010-02-03 Emelie Cederqvist 08-590 977 08 Dnr: Fax 08-590 733 40 KFN/2010:4 Emelie.Cederqvist@upplandsvasby.se Kultur- och fritidsnämnden Informations- och frågestund Ärendebeskrivning a) Information om föräldrastöd och stödgruppsverksamheter i Upplands Väsby kommun Föredragande: Helene Hagberg, Väsby välfärd Tid: ca 20 min b) Återrapport om hur övriga bidrag har använts Föredragande: Andreas Åstrand Tid: ca 5 min c) Återrapport miljöarbetet (stående punkt på dagordningen) Föredragande: Maria Jonsson Tid: ca 10 min d) Chefen för kundvalskontoret informerar Föredragande: Eva Dahlgren - Provisoriska lokaler för folkbiblioteket, återrapport från projektgrupp - Övrigt Tid: ca 15 min e) Diskussion i nämnden (stående punkt på dagordningen) f) Utbildning för användare av nämndens google-grupp 1
Tjänsteutlåtande Nämndsekreterare 2010-02-05 Emelie Cederqvist 08-590 977 08 Dnr: Fax 08-590 733 40 KFN/2010:3 Emelie.Cederqvist@upplandsvasby.se Kultur- och fritidsnämnden Meddelanden Ärendebeskrivning Fullständiga meddelanden finns vid sammanträdet i särskild meddelandepärm. 1. Rapport från Friluftsfrämjandet om användande av bidrag från kulturoch fritidsnämnden 2008 Friluftsfrämjandet köpte för bidraget om 34 900 kronor tre stycken nya kajaker med kapell, paddlar och flytvästar samt nya paddlar till föreningens kanadensare. Bidraget täckte 2/3 av kostnaden. 2. Skrivelse från PRO angående möteslokaler i kulturhuset Föreningen har inte kunnat boka lokalen Måsen i kulturhuset p.g.a. att kulturhuset planeras för andra ändamål. Svar på PRO:s skrivelse angående möteslokaler i kulturhuset Ordföranden i kultur- och fritidsnämnden Johan Magnussons svar på PRO:s skrivelse 3. Information från Förvaltningsrätten i Uppsala Från och med den 15 februari 2010 ska alla kommunala beslut som tidigare överklagades till länsrätt överklagas till Förvaltningsrätten i Uppsala. 4. Inbjudan till seminarium Torsdag den 15 mars 2010 hålls en föreläsning om FN:s konvention om rättigheter för personer med funktionsnedsättning. 5. Uppdrag från kommunstyrelsen/kommunfullmäktige - Svar på medborgarförslag om träningsparker utomhus KF beslut: Kultur- och fritidsnämnden får i uppdrag att föreslå lämpliga platser för att anlägga träningsparker utomhus. KF 2009-10-19 108 (KS/2008:165 och KFN/2008:111) - Medborgarförslag att bygga om den gamla simhallen till en rackethall KF beslut: Medborgarförslaget överlämnas till kultur- och fritidsnämnden för besvarande. KF 2009-10-19 102 (KS/2009:205) 1
- Månadsrapport per 31 oktober 2009 KS beslut: Nämnder och utskott uppmanas att fortsätta vidta åtgärder för att minimera årets beräknade negativa resultat och för att nå ekonomisk balans senast under 2010. KS 2009-11-30 228 (KS/2008:207) 6. Meddelande från kommunfullmäktige - Antagande av ett idrottspolitiskt program KF beslut: Kommunfullmäktige fastställer upprättat förslag med vissa justeringar. KF 2009-10-19 107 (KS/2009:113) - Samordnad tillsyn ändring av social- och äldrenämndens, kultur- och fritidsnämndens och miljö- och hälsoskyddsnämndens reglementen KF beslut: punkt 2. Kommunfullmäktige beslutar att fr.o.m. 1 oktober 2009 överföra följande uppgift till miljö- och hälsoskyddsnämnden från kultur- och fritidsnämnden: - Tillstånd, registrering och tillsyn enligt lotterilagen KF 2009-09-21 82 (KS/2009:110) - Översyn och ändring av sammanträdestider för 2010 KS och KF:s sammanträdestider finns att läsa i ärendet (KS/2009:68) KF 2009-10-19 - Flerårsplan med budget 2010-2012 inklusive ändrade taxor 10. KF fastställer avgifter till musikskolan att gälla fr.o.m. 2010-02-01 11. KF fastställer taxor för idrottslokaler att gälla fr.o.m. 2010-02-01 KF 2009-12-14 132 (KS/2008:204) 7. Gestaltningsrådets möte nr 7 2009 (BN/2009:43) Mötesanteckningar från mötet den 18 november 2009 8. Detaljplan för Östra Frestaby, i Frestaby Utlåtande efter ny utställning (KFN/2009:27) 9. Skrivelse från Upplands Väsby Hembygdsförening Lista över bevaransvärda detaljer från Messingen 10. De svenska musik- och kulturskolorna en unik tillgång att slå vakt om Konferens i Malmö 17-19 mars 2010. 11. Beskrivande data 2009 från Skolverket Förskoleverksamhet, skolbarnomsorg, skola och vuxenutbildning 12. Skolverkets lägesbedömning 2009, rapport 337 13. Skrivelse från Strålsäkerhetsmyndigheten 14. Skrivelse från Svensk Solarieförening 15. Rapport till kultur- och fritidsnämnden angående hur Upplands Väsby Hembygdsförening har använt Särskilt kulturstöd utbetalat 2009. 2
Tjänsteutlåtande Nämndsekreterare 2010-02-05 Emelie Cederqvist 08-590 977 08 Dnr: Fax 08-590 733 40 KFN/2010:5 Emelie.Cederqvist@upplandsvasby.se Kultur- och fritidsnämnden Anmälan av delegationsbeslut Ärendebeskrivning Inga beslut har anmälts till kultur- och fritidsnämnden. 1
Tjänsteutlåtande Välfärdsstrateg 2010-01-12 Andreas Åstrand 08-590 9 7156 Dnr: Fax 08-590 890 77 KFN/2009:100 Andreas.Astrand@upplandsvasby.se Kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsnämndens verksamhetsberättelse 2009 Sammanfattning Ansvarsområde Kultur- och fritidsnämnden är huvudman och/eller myndighet inom nedan angivna ansvarsområden. Detta innebär att nämnden ansvarar för finansiering, målformulering och uppföljning av verksamheten samt för att de som verksamheten riktar sig till får en allsidig information om verksamheten och hur den fullgörs. Inom kultur och fritidsnämndens ansvarsområden finns kulturverksamheter innehållande bibliotek, kulturmiljövård/gunnes Gård och musikskola. Fritidsverksamhet innehållande Vilundaparken och övriga idrottsanläggningar. Ungdom som innehåller fritidsgårdar/samkraft, kulturhuset, VEGA, konferens/bio, samt Allmänkultur och Fritid/bidrag. Viktiga händelser under 2009 Framtagande av idrottspolitiskt program. Giltigt 2009-2012. Visar kommunens och föreningslivets gemensamma prioriteringar inom fritidsområdet de kommande åren. Framtagande av kulturpolitiskt program. Arbetet har inletts under 2009 och beräknas att färdigställas under våren 2010. Ska vara vägledande för kommunens framtida arbete med kulturfrågor. Framtagande av ungdomspolitiskt program. Arbetet har inletts under 2009 och beräknas att färdigställas under 2010. Arbetet fokuserar på den öppna ungdomsverksamheten Tydliga idrottssatsningar i Runby och Bollstanäs. På Bollstanäs innebar satsningen två nya fullstora 11-manna konstgräsplaner samt ett nytt kanslihus. På Runby etablerades en 7-manna konstgräsplan, en näridrottsplats samt förbättrade möjligheter för friidrott med nya löparbanor, längdhoppsgrop och kulring. Färdigställande och driftsättning av Nya Vilundabadet. Anläggningen färdigställdes under året och togs i drift av 1
Medley AB som entreprenör. Nya Vilundabadet är ett välkommet tillskott för fritidsverksamheten och kommer med största sannolikhet öka kommunens attraktionskraft. Vidareutveckling av VEGA (ungdomens hus). VEGA har under 2009 övergått från projektform till fast verksamhet. Verksamheten har innehållit öppen verksamhet, kulturgrupper och Ung Arr. Ett café är välkommet nytillskott under 2009. Överenskommelser. Den nya organisation i kommunen innebär en åtskillnad mellan finansiär och utförare. Nämnden gav i uppdrag till det nyinrättade Kundvalskontoret att teckna överenskommelser med den kommunala utföraren, Väsby välfärd. Överenskommelser har slutits om musikskola, kulturhuset/konferens och bio, Gunnes gård, allmänkultur/offentliga arrangemang och fritidsgårdar. Prestationsersättning infördes i 2 överenskommelser. Nämnden har också träffat överenskommelse med teknik och fastighet angående skötsel och drift av idrottsanläggningar. Kundvalskontoret har gjort en marknadsanalys av samtliga utförare. Utifrån resultat av den analysen har kontoret träffat de olika utförarna vid ett flertal tillfällen, bl a för att informera om de ekonomiska förutsättningarna. Kontoret har också haft öppna mötestillfällen för samtliga utförare. Ett arbete med en särskild webbsida för kontakter mellan kundvalskontoret och utförarna och utförarna emellan håller på att tas fram för att underlätta kommunikationen mellan kontoret och utförarna Kundvalskontorets förslag till beslut 1. Kultur- och fritidsnämnden godkänner verksamhetsberättelse och bokslut 2009 med bilagor och överlämnar den till kommunstyrelsen. 2. Kultur- och fritidsnämnden överlämnar sammanfattande verksamhetsberättelse, miljöredovisning samt intern kontrollplan till kommunstyrelsen. Bakgrund Avstämning av nämndspecifika uppdrag Vidareutveckla VEGA Att driva ungdomsverksamheten VEGA vidare som en trygg mötesplats och en plats för ungdomars kulturutövande har varit prioriterat under 2009. Ett café har färdigställts och startade under hösten. VEGA har under året bedrivit öppen verksamhet för unga vuxna i åldern 15-25 år, bedrivit gruppverksamhet med kulturinriktning för gruppen 15-25 år samt handlagt arrangörsstödet UngArr. Många aktiviteter har erbjudits till den öppna verksamheten, allt från läxhjälp och film till nattfotboll och biljard. 2
Tydliga idrottssatsningar i Runby och Bollstanäs På Bollstanäs IP innebar satsningen anläggande av två fullstora 11-manna konstgräsplaner, en på befintligt naturgärs samt en på befintlig grusplan. Dessutom förbättrades kanslifunktionen då ett nytt kansli ställdes på plats vilket i sin tur genererar ett minskat tryck på omklädningsrummen. I Runby innebar satsningen en 7-manna konstgräsplan, en näridrottsplats, en 60 meters löparbana med 4 banor, längdhoppsgrop, möjlighet att hoppa tresteg, samt en kulring. Tillse färdigställande och driftsättning av den nya badanläggningen Anläggningen färdigställdes under året och överlämnades från kommunstyrelsen till nämnden. Medley AB kom att bli den entreprenör som ansvarar för driften av anläggningen, såväl den tekniska som verksamhetsmässiga. Upplands Väsby kommun kan nu stoltsera med en av Sveriges mest moderna anläggningar. Ta fram förslag på hur Gunnes Gård kan utvecklas som turistattraktion och särskilt pröva om andra intressenter är villiga att samverka med kommunen. En förstudie om utveckling av Gunnes gård med utvecklingsplan för fortsatt arbete har under året presenterats för nämnden. Nämnden har gett kundvalskontoret i uppdrag att arbeta vidare med utvecklingsplanen 2010. Arbetet med ett kulturpolitiskt program har startat. En del av detta arbete kommer att beröra Gunnes Gård. Införa kvalitetsgarantier Biblioteket har under 2009 infört kvalitetsgarantier. Ett arbete med införande av kvalitetsgarantier för musikskolan påbörjades under 2009 och fortsätter 2010. Måluppfyllelse Nämndens styrkort visar att de flesta målen är uppfyllda. Kundperspektivet Tillväxt Fullmäktiges mål att förbättra nöjd-medborgar-index Tillhandahålla efterfrågade mötesplatser/arenor som stimulerar till ett dynamiskt kultur- och fritidsliv, med prioritering på aktiviteter för barn och ungdomar. Målet uppfyllt. 3
Två stycken fullstora 11-mannaplaner i Bollstanäs har färdigställts under året samt ett nytt kanslihus tillhörande området. En 7-manna konstgräsplan samt en näridrottsplats har etablerats i Runby. Området har även fått förbättrade friidrottsmöjligheter då 4 stycken 60 meters banor har anlagts, en ny länghoppsgrop och kulring likaså. Anläggningarna kommer med största sannolikhet att bidra till en ökning av antalet utnyttjade. Nya Vilundabadet öppnades för allmänheten 5 september och erbjuder Upplands Väsbys invånare tillgång till ett av Sveriges modernaste bad. Medley AB sköter såväl den tekniska driften som verksamhetsdriften. Som underentreprenör för simskola har ett avtal slutits mellan Medley AB och Väsby Simsällskap. Belysning Vilundavallen. Ny belysning har tillkommit på Vilunda A-plan för att garantera framtida spel i högre divisioner i Upplands Väsby. Offentliga kulturprogram och program för förskola och skola har genomförts. Antal besökare till de offentliga programmen har minskat något efter införandet av entréavgift på 25 kronor. Kulturprogrammen för förskola och skola är fullbokade och efterfrågade i lika hög grad från såväl privata som kommunala utförare. Inventering av konstsamlingen avslutades under året. Konstverk har återförts till samlingen privata utförare inom förskola, skola och äldreomsorg. Ett samarbete med Gycklarna i en teaterproduktion har genomförts och varit välbesökt, cirka 1000 besökare totalt över två föreställningar. Att medborgarna ska vara nöjda med kulturutbudet i kommunen Undersökningen har inte genomförts 2009. Medborgarundersökningen kommer under 2010. Att medborgarna ska vara nöjda med möjligheterna till idrotts och friluftsliv i kommunen. Undersökningen har inte genomförts under 2009. Medborgarundersökningen kommer under 2010. Att tillhandahålla en attraktiv musikskola med ett varierat utbud av kurser. Under året har musikskolan haft kurser i 19 olika instrument samt solosång. Kön har varierat under året, men ingen har stått i kö längre än två terminer. 4
Att biblioteket är ett attraktivt besöksmål för kommuninvånare och turister. Under 2009 hade biblioteket 150 111 besökare. Det är drygt 7000 fler besök än budget för 2009. Beror med stor sannolikhet på att biblioteket under 2009 hade för röstning för EU-valet. Totala antalet utlån under året uppmättes till 221 468 stycken. Budget för 2009 var 209 500 utlån. Valfrihet Fullmäktiges mål att säkra mångfalden av utförare inom den skattefinansierade verksamheten. Att stödja och samspela med kommuninvånarna samt föreningslivet, med prioritering på barn och ungdomar. Framtagandet av det idrottspolitiska programmet gör att målet uppfylls delvis. Kulturpolitiska programmet som är under framtagning men inte hunnits färdigställas under 2009 gör att målet inte nås fullt ut. En brukarundersökning gjordes under 2009 som visade på att föreningslivet ger ett högt betyg till de stödfunktioner som finns inom fritidsområdet. Kulturstipendiet har delats ut till sex stipendiater, som delade på 100 tkr. Att aktivt pröva vilka verksamheter inom kultur och fritidsnämnden som kan drivas i annan driftsform Målet uppfyllt. Totalt 12 samarbetspartners, varav två nya 2009, Medley AB och Bollstanäs SK. Att medborgarna ska få lättförståelig och tydlig konkurrensneutral information om kultur och fritidsaktiviteter. Målet delvis uppfyllt. Har skett ett arbete med hemsidan under 2009 för att göra den enklare för externa besökare. Olika e-tjänster är också under utveckling för ökad servicenivå till medborgarna. Kommunfullmäktiges mål att säkra möjligheten till fria val genom olika kundvalssystem. Minst en verksamhet inom kultur och fritidsnämndens område har prestationsersättning. Målet uppfyllt. Följande verksamheter har prestationsersättning från 2010: Musikskola 5
Bibliotek Trygghet Fullmäktiges mål att öka samarbetet med frivilliga organisationer. Att bidra till en trygg, meningsfull, stimulerande och rolig fritid, med prioritering på barn och ungdomar. Under året har 4 fritidsgårdar varit öppna med sammanlagt 16 öppetkvällar i veckan, varav 6 helgkvällar. Medelantalet besök totalt, ca 35 per kväll och gård. Medelantal besök helgkvällar 45st per kväll och gård och 25 st. vardagkvällar per gård. Under sommaren genomfördes 4 egna verksamheter av Väsby Välfärd/Väsby förebyggande och fritid som genererade sommarjobb och verksamhet för ungdomar: Smedby summercamp Fotbollscamp i Runby Grimbogårdens sommarjobbare Sommarladan Vidare har ett arbete med att utveckla tjejverksamhet i alla kommundelar samt samordning och utförande av ett tjejläger genomförts. Aktivt pröva vilka verksamheter som kan drivas i annan driftsform. Målet uppfyllt. Det sker ett aktivt arbete med föreningsdriftsfrågan, vilket innebär att förening eller annan extern operatör får möjlighet att ansvara för tillsyn och skötsel av en anläggning och för detta erhålla ersättning. Vid upphandlingen sker en konkurrensutsättning, antingen mellan föreningar eller mellan förening/föreningar och en extern operatör. Elva avtal finns idag och senaste tillskotten är dels Medley AB som svarar för simhallsdriften och dels Bollstanäs SK som ansvarar för tillsyn och skötsel av Smedsgärdshallen. Idrottspolitiskt program Upplands Väsby kommun fick under året ett idrottspolitiskt program. Syftet med programmet är att: - samla idrottens intresse och därmed stärka idrottens roll - åstadkomma ett långsiktigt samarbete mellan kommunen och idrottsrörelsen - lyfta fram av kommunen och idrottslivet prioriterade områden. Programmet togs fram i samarbete med det lokala föreningslivet och resulterade i ett program som sträcker sig till 2012 där både kommunen och föreningslivet har åtagande framför sig. Programmet fokuserar på fyra huvudområden: Folkhälsa, Samverkan, Bidrag och Anläggningar med delmål under respektive huvudområde. 6
Kulturpolitiskt program Arbetet med det kulturpolitiska programmet har varit pågående under året och beräknas vara avslutat våren 2010. Programmet har fokus på fyra målområden: Kulturens roll i vårt samhälle Samverkan mellan kommun, näringsliv och föreningsliv Mötesplatser/arenor Bidrag Open Space och medborgardialog har genomförts för inhämtande av synpunkter från föreningar, studieförbund och andra intressenter. Ungdomspolitiskt program En projektledare arbetade under första halvåret 2009 med att samla information som ska ligga till grund för det politiska programmet för den öppna ungdomsverksamheten. Mycket dokumentation har hämtats från forskning på området samt erfarenheter från andra kommuner. Den politiska styrgruppen hade ett möte under våren och en referensgrupp med tjänstemän från utförarsidan träffades vid fyra tillfällen. Den 15 april arrangerades ett öppet forum i kulturhuset där ett 40-tal ungdomar deltog. Arbetet med det ungdomspolitiska programmet beräknas att färdigställas under 2010. Prioriterade nämndmål Utveckla samspelet med föreningslivet genom att skapa tydliga spelregler Målet uppfyllt. Framtagandet av de politiska programmen har gjorts i samarbete med föreningslivet. En kartläggning som visar på de kommunala kostnaderna för att hålla med idrottsanläggningar har genomförts. Rapporten ligger som underlag för kommande bidragsutredning under 2010/2011. Stödja ungdomars kulturarrangemang Under året har 7 stycken UngArr genomförts enligt nedan: Disco Design Ungdomar mot våld Konsert Suryoyo party (syriansk afton) African night entertainment (show, disco) Vernissage, utställning på KTH. 7
Genom samarbete med föreningslivet skapa kultur och idrottspolitiska program. Målet delvis uppfyllt. Idrottspolitiskt program är antaget under 2009. Arbetet med det kulturpolitiska och ungdomspolitiska har påbörjats med färdigställs inte förrän 2010. Omställning Kundvalskontoret har under året arbetat med att anpassa sin verksamhet efter de nya krav som ställs utifrån att över hälften av välfärdstjänsterna utförs av andra leverantörer än den egna kommunala verksamheten. Konkurrensneutralitet är vår ledstjärna. Befolkningsprognos och Lokalförsörjningsprognos är två viktiga verktyg som används i den kontinuerliga utvecklingen av finansieringsmodeller för välfärdstjänsterna Medarbetare Kundvalskontoret har under 2009 kontinuerligt arbetat för att utveckla ett enat kundvalskontor av de tidigare separata förvaltningarna. Vi tar del av och lär av varandras tidigare rutiner och erfarenheter för att ur detta skapa en enhetlig struktur för framtida arbetssätt. Dessa ska vara anpassade till de krav som ställs utifrån att nästan hälften av välfärdstjänsterna utförs av andra leverantörer än den egna kommunala verksamheten. Som en del av detta pågår en kompetensomställning för anpassning till kontorets uppdrag. Vid medarbetarenkät 2008 fanns inte Kundvalskontoret, utan var då separata förvaltningar med egna kulturer. Kundvalskontorets arbetsuppgifter kräver ett förändrat sätt arbeta på. En kompetensomställning pågår för att anpassning till kontorets uppdrag Den kommer att utvisa tillgängligheten av kompetent personal till de nya uppdrag kontoret står inför att hantera. Korttidssjukfrånvaron under perioden var 4,0 dagar per anställd. Långtidsfrånvaron under perioden var 40,6 dagar per anställd. Uppgifterna avser all personal anställd på Kundvalskontoret, plus ett antal långtidssjukskrivna personer som felaktigt har varit placerade på KVK i personalsystemet. Detta gör det svårt att dra någon slutsats om den faktiska sjukfrånvaron på kundvalskontoret. Ekonomi och verksamhet Kultur- och fritidsnämnden redovisar ett överskott på 1,6 mkr vilket motsvarar 2,3 % av kommunersättningen. Överskottet är att hänföra till kostnader för effektivisering 0,5 tjänst och nämndens budgetreserv för nya Vilundabadet. Administrativa kostnader inklusive nämndkostnader, redovisar positiv avvikelse på 0,6 mkr. Effektivisering motsvarar 0,5 tjänst avseende fritidsadministration. Något lägre kostnad inom allmänkultur och budgeterad reserv 1,0 mkr kan också tilläggas till avvikelsen. 8
Under året har Nya Vilundabadet öppnat sina portar för allmänheten. Avvikelse för badet återfinns i ökade intäkter och kostnader på 5,3 mkr (omslutning) och beror på bruttoredovisning. Verksamheterna: Bibliotek, Gunnes gård, Konferens/Bio, Fritidsgårdar, Idrottsanläggningar och Fritid som utförs av Väsby välfärd redovisar inga avvikelser mot budget. De har finansierats via utfördelning av månatlig ersättning. För musikskolan och biblioteket blir ersättningen för 2010 prestationsbaserad, vilket är en stor förändring jämfört med 2010. Framtid/Risker Nya Vilundabadet som togs i bruk i september 2009 har stor utvecklingspotential. Entreprenören Medley AB med stor erfarenhet i branschen förfogar över ett av Sveriges modernaste bad. Anläggningen har potential att bli kommunens verkliga flaggskepp och en mötesplats för Upplands Väsbys invånare, stora som små. Anläggningen lockar också utomkommunala gäster och är medialt uppmärksammat, mycket tack vare Väsby Simsällskap och Svenska Simspelen. Anläggandet av nya konstgräsplaner och multiarena i Bollstanäs och Runby förstärker ytterligare fritidsverksamheten i kommunen. Anläggningarna är och kommer att bli ännu mer besökta av såväl föreningsliv som spontana besökare. De politiska programmen som är under framtagande (idrottspolitiska klart) ökar möjligheten att tillsammans med berörda parter stärka kommunens fritids, ungdoms och kulturverksamheter. För verksamhetsåret 2010 har prestationsersättning för respektive verksamhetsområde (se ovan) tagits fram. Ekonomiska risker, i form av negativa avvikelser mot budget, finns om prestationer överträffar budget. En risk som alltid är aktuell för kultur och fritidsnämndens verksamheter är möjligheten att erbjudna tjänster inte är de som efterfrågas av kommuninvånarna. Investeringsuppföljning Under 2009 har 5 investeringsprojekt färdigställts/genomförts. Dessa avser bl.a. inventarier till Kulturhuset, utrustning till Vilundaparken, 2 st 11 manna konstgräsplaner i Bollstanäs samt ett kanslihus, 7 manna konstgräsplan och näridrottsplats till Runby samt näridrottsplats vid Hasselskolan. Total kostnad för dessa investeringar blev för Kultur- och fritidsnämnden 1,5 mkr. 9
Intern kontroll Uppföljning enligt nämndens interna kontrollplan har genomförts. Kontrollen inför löneutbetalningen är inte tillfredsställande pga. att utanordningslistor skickas för attest efter att lönefilen har skickats iväg till banken. Processen har gjorts om från och med oktober månad 2009 med utanordningsattest direkt i lönesystemet. Miljöredovisning Målet att nämnden ska aktivt medverka till inrättande och tillämpning av det nya miljöledningssystemet har uppnåtts. Kundvalskontoret har genomgått intern revision och tagit fram handlingsplan och rutiner för sitt miljöarbete. Nämndens viktigaste roll i kommunens miljöarbete är prövning av ansökan, d.v.s. avtalsskrivningar och överenskommelser med såväl interna som externa uppdragstagare. En rutin för att säkerställa att miljöaspekterna beaktas vid varje enskild avtalshandling eller överenskommelse har tagits fram. I beställningar och överenskommelser med utförare har därmed miljökrav ställts. För Kundvalskontoret har handlingsplan tagits fram, vilken rör energiförbrukning, köptrohet, avfall och kompetens. Kundvalskontoret Eva Dahlgren Chef kundvalskontoret Bilaga 1: Kultur- och fritidsnämndens sammanfattade verksamhetsberättelse 2009 Ekonomiska bilagor: Bilaga 1: Nämndens resultatuppföljning Bilaga 2: Resultatuppföljning per verksamhet Bilaga 3: Nämndens resultaträkning Bilaga 4: Omstruktureringskostnader Bilaga 5: Investeringsuppföljning Bilaga 6: Effektiviseringar och åtgärdsplaner Bilaga 7: Verksamhetsmått Bilaga 8: Medarbetare beslut om avveckling Bilaga 9: Verksamhetsmått, personaltal, uppföljning Bilaga 10: Styrkort Bilaga 11: Intern kontrollplan 10
Bilaga Tjänsteutlåtande Välfärdsstrateg 2010-01-08 Andreas Åstrand 08-590 9 7156 Dnr: Fax 08-590 890 77 KFN/2009:100 Andreas.Astrand@upplandsvasby.se Kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsnämndens sammanfattade verksamhetsberättelse 2009 Ansvarsområde Kultur- och fritidsnämnden är huvudman och/eller myndighet inom nedan angivna ansvarsområden. Detta innebär att nämnden ansvarar för finansiering, målformulering och uppföljning av verksamheten samt för att de som verksamheten riktar sig till får en allsidig information om verksamheten och hur den fullgörs. Inom kultur- och fritidsnämndens ansvarsområden finns kulturverksamheter innehållande bibliotek, kulturmiljövård/gunnes Gård och musikskola. Fritidsverksamhet innehållande Vilundaparken och övriga idrottsanläggningar. Ungdom som innehåller fritidsgårdar/samkraft, kulturhuset, VEGA, konferens/bio, samt Allmänkultur och Fritid/bidrag. Viktiga händelser under 2009 Fastställt idrottspolitiskt program. Framtagande av kulturpolitiskt- och ungdomspolitiskt program pågår. Tydliga idrottssatsningar i Runby och Bollstanäs. På Bollstanäs innebar satsningen två nya fullstora 11-manna konstgräsplaner samt ett nytt kanslihus. På Runby etablerades en 7 manna konstgräsplan, en näridrottsplats samt förbättrade möjligheter för friidrott med nya löparbanor, längdhoppsgrop och kulring. Färdigställande och driftsättning av Nya Vilundabadet. Anläggningen färdigställdes under året och togs i drift av Medley AB som entreprenör. Vidareutveckling av VEGA (ungdomens hus). VEGA har under 2009 övergått från projektform till fast verksamhet. Verksamheten har innehållit öppen verksamhet, kulturgrupper och Ung Arr. Ett café är välkommet nytillskott under 2009. Överenskommelser. Nämnden har träffat överenskommelse med Väsby Välfärd inom musikskola, kulturhuset/konferens och bio, Gunnes gård, allmänkultur/offentliga arrangemang och fritidsgårdar. Beslut har fattats i nämnden. Nämnden har också träffat överenskommelse med teknik och fastighet angående skötsel och drift av idrottsanläggningar. 1
Framtid/Risker De politiska programmen som är under framtagande (idrottspolitiska klart) ökar möjligheten att tillsammans med berörda parter stärka kommunens fritids, ungdoms och kulturverksamheter. För verksamhetsåret 2010 har prestationsersättning för olika verksamhetsområden tagits fram. Ekonomiska risker, i form av negativa avvikelser mot budget, finns om prestationer överträffar budget. Investeringsuppföljning Under 2009 har 5 investeringsprojekt färdigställts/genomförts. Dessa avser bl.a. inventarier till Kulturhuset, utrustning till Vilundaparken, 2 st 11 manna konstgräsplaner i Bollstanäs samt ett kanslihus, 7 manna konstgräsplan och näridrottsplats till Runby samt näridrottsplats vid Hasselskolan. Total kostnad för dessa investeringar blev för Kultur- och fritidsnämnden 1,5 mkr. Intern kontroll Uppföljning enligt nämndens interna kontrollplan har genomförts. Miljöredovisning Målet att nämnden ska aktivt medverka till inrättande och tillämpning av det nya miljöledningssystemet har uppnåtts. Kundvalskontoret har genomgått intern revision och tagit fram handlingsplan och rutiner för sitt miljöarbete. Nämndens viktigaste roll i kommunens miljöarbete är prövning av ansökan, d.v.s. avtalsskrivningar och överenskommelser med såväl interna som externa uppdragstagare. En rutin för att säkerställa att miljöaspekterna beaktas vid varje enskild avtalshandling eller överenskommelse har tagits fram. I beställningar och överenskommelser med utförare har därmed miljökrav ställts. För Kundvalskontoret har handlingsplan tagits fram, vilken rör energiförbrukning, köptrohet, avfall och kompetens. 3
Måluppfyllelse Nämndens styrkort visar att de flesta målen är uppfyllda. Inom kundperspektivet har målet att tillhandahålla efterfrågade mötesplatser/arenor nåtts genom bland annat stora satsningar i Bollstanäs och Runby. Tillskottet av Nya Vilundabadet, ett av Sveriges modernaste bad, har ytterligare stärk kommunens mötesplatser/arenor för barn och ungdomar. Avstämning av nämndspecifika uppdrag Vidareutveckla VEGA målet uppnått. Verksamheten har ytterligare utvecklats och nått fler ungdomar i målgruppen. Ett café har inrättats för att ytterligare stärka attraktionskraften. Idrottssatsningar Bollstanäs och Runby målet uppnått. Anläggningarna är i bruk. Färdigställande/drift Nya Vilundabadet målet uppnått. Medley AB som operatör. Gunnes Gård - En förstudie om utveckling av Gunnes gård med utvecklingsplan för fortsatt arbete har under året presenterats för nämnden Införa kvalitetsgarantier målet uppnått. Biblioteket har under 2009 infört kvalitetsgarantier. Ett arbete med införande av kvalitetsgarantier för musikskolan påbörjades under 2009 och fortsätter 2010. Omställning Kundvalskontoret har under året arbetat med att anpassa sin verksamhet efter de nya krav som ställs utifrån att över hälften av välfärdstjänsterna utförs av andra leverantörer än den egna kommunala verksamheten. Medarbetare Det var inte aktuellt för Kundvalskontoret att arbeta med resultatet av 2008 års medarbetarenkät under det gångna året. Detta då omorganisationen innebar en sammanslagning av fyra förvaltningar. Kundvalskontorets arbetsuppgifter kräver att förändrat sätt arbeta på. En kompetensomställning pågår för att anpassning till kontorets uppdrag. Korttidssjukfrånvaron under perioden var 4,0 dagar per anställd. Långtidsfrånvaron under perioden var 40,6 dagar per anställd. Uppgifterna avser all personal anställd på Kundvalskontoret, plus ett antal långtidssjukskrivna personer som felaktigt har varit placerade på KVK i personalsystemet. Detta gör det svårt att dra någon slutsats om den faktiska sjukfrånvaron på kundvalskontoret. Ekonomi och verksamhet Kultur- och fritidsnämnden redovisar ett överskott på 1,6 mkr vilket motsvarar 2,3 % av kommunersättningen. Överskottet är att hänföra till kostnader för effektivisering 0,5 tjänst och nämndens budgetreserv för nya Vilundabadet. 2
Resultatuppföljning per nämnd, mkr Bilaga 1 Bokslut 2009 NÄMND: DRIFTREDOVISNING, SAMMANFATTNING Belopp i mkr Bokslut Bokslut Förändr Budget Bokslut Avvikels 2008 2009 08-09 2009 2009 2009 Kommunersättning 61,0 70,5 9,5 70,5 70,5 0,0 Intern prestationsersättning, intäkt 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Övriga intäkter 11,3 5,6-5,7 0,2 5,6 5,4 Summa intäkter 72,3 76,1 3,8 70,8 76,1 5,3 Intern prestationsersättning, kostnad 0,0-52,6-52,6-53,0-52,6 0,4 Övriga kostnader -68,6-21,9 46,7-17,8-21,9-4,1 Summa kostnader -68,6-74,5-5,9-70,8-74,5-3,7 Resultat 3,7 1,6-2,1 0,0 1,6 1,6 KFN_2009_100 - Bilagor 1-10 till verksamhetsberättelse 2009 - ver 3{FCFE-63A4-0000-BE0B-0000-A100}.xls/Bil 1 Nämndsammanst
Resultatuppföljning per verksamhetsområde, mkr. Bilaga 2 Bokslut 2009 NÄMND: Verksamhet belopp i mkr Bokslut Budget 2009 Bokslut 2009 2008 Intern Intern Resultat Kommun Intern prest ers Kostnader Kommun Intern prest ers Kostn- Avvik ersättn prest ers Intäkter kostn Resultat ersättn prest ers Intäkter kostn ader Resultat 2009 Nämndadministration 0,1 0,6 0,0 0,0 0,0-0,6 0,0 0,6 0,0 0,0 0,0-0,5 0,1 0,1 Ledning o administration 3,6 10,8 0,0 0,0-1,7-9,1 0,0 10,8 0,0 5,4-1,3-14,5 0,4 0,4 Stöd studieorg.allmänkulturvht 0,8 13,2 0,0 0,2-9,2-4,2 0,0 13,2 0,0 0,2-9,2-3,9 0,3 0,3 Bibliotek -0,2 9,7 0,0 0,0-9,7 0,0 0,0 9,7 0,0 0,0-9,7 0,0 0,0 0,0 Musikskola 0,2 4,5 0,0 0,0-4,5 0,0 0,0 4,5 0,0 0,0-4,5 0,0 0,0 0,0 Idrotts-o fritidsanläggningar 0,0 21,8 0,0 0,0-21,1-0,8 0,0 21,8 0,0 0,0-21,1-0,5 0,2 0,2 Allmän fritidsverksamhet -1,0 5,2 0,0 0,0-2,1-3,1 0,0 5,2 0,0 0,0-2,1-2,5 0,6 0,6 Frritidsgårdar inkl.lss-vht 0,2 4,7 0,0 0,0-4,7 0,0 0,0 4,7 0,0 0,0-4,7 0,0 0,0 0,0 Summa verksamheter 3,7 70,5 0,0 0,2-53,0-17,8 0,0 70,5 0,0 5,6-52,6-21,9 1,6-2,1 Kostnader minus, intäkter plus Kommentar till större budgetavvikelser: Lägre kostnad för arvoden inom nämnden 0,1 mkr. Delar av buffert ej förbrukade 0,9 mkr. Lägre kostnad administration kulturverksamhet 0,1 mkr, allmän kultur Lägre kostnad fritidsadministration (personalkostnad 0,5 tjänst) 0,5 mkr. KFN_2009_100 - Bilagor 1-10 till verksamhetsberättelse 2009 - ver 3{FCFE-63A4-0000-BE0B-0000-A100}.xls/Bil 2 Utfall driftuppf per vht
Nämndens resultaträkning, mkr Bilaga 3 Bokslut 2009 NÄMND: Intäkter/kostnader Bokslut Budget Bokslut Avvikelse belopp i mkr 2008 2009 2009 2009 INTÄKTER (+) Kommunersättning 61,00 70,5 70,5 0,0 Intern prestationsersättning, intäkt 0,00 0,0 0,0 0,0 Försäljningsmedel, taxor, avgifter o ersättningar 2,80 0,0 0,0 0,0 Hyror och arrenden 3,10 0,0 5,3-5,3 Bidrag 2,10 0,0 0,0 0,0 Försäljning av verksamhet och entreprenader 3,30 0,3 0,3 0,0 Summa intäkter 72,3 70,8 76,1-5,3 KOSTNADER (-) Intern presationsersättning, kostnad 0,00-53,0-52,6-0,4 Personalkostnader -28,90-2,2-1,8-0,4 Bidrag och transfereringar -6,20-5,4-5,3-0,1 Entreprenader och köp av verksamhet -2,00-7,4-6,6-0,8 Lokal- och markhyror, fastighetsservice, bränsle, energi, vatten -19,10-0,1-7,2 7,1 Övriga material och tjänster mm -9,50-2,6-0,9-1,7 Kapitaltjänstkostnader -2,90-0,1-0,1 0,0 Summa kostnader -68,6-70,8-74,5 3,7 Resultat 3,7 0,0 1,6-1,6 Ekonomisk analys avvikelse mot budget: Nämndens omslutning har ökat eftersom Nya Vilunda badet bruttoredovisas. I budget redovisades den som nettokostnad. Effekt - ökade intäkter med 5,3 mkr. Överskott för nämnden beror på lägre nämnd-, personalkostnader 0,5 tjänst och budgetreserv som inte nyttjades fullt ut, totalt 1,6 mkr.
Förklaringar: Inklusive interna poster Kostnader minus, intäkter plus Se not kontointervall Not kontointervall: Intäkter: Kommunersättning (3790) Intern prestationsersättning, intäkt (3650-3695) Försäljningsmedel och taxor, avgifter och ersättningar (konto 30xx, 31xx (38xx ksk) Hyror och arrenden (konto 34xx) Bidrag (konto 35xx) Försäljning av verksamheter och entreprenader (konto 3611-3630) Kostnader: Intern prestationsersättning, kostnad (4650-4695) Personalkostnader (löner och arbetsgivaravgifter) (konto 5000-5699) Bidrag och transfereringar (konto 45xx) Entreprenader och köp av verksamhet (konto 4610-4648) Lokal- och markhyror, fastighetsservice, bränsle, energi, vatten (konto 60xx, 62xx) Övriga material och tjänster mm (konto 4xxx men ej 45xx och 46xx; 58xx, 6xxx men ej 60xx och 62xx; 7xxx men ej 79xx) Kapitaltjänstkostnader (79xx, 8599) (ränta aff driv TN konto 8597-8497 netto)
Omstruktureringskostnader, tkr Bilaga 4 Bokslut 2009 NÄMND: Omstruktureringskostnad, belopp i tkr Utfall 2009 Avgångsvederlag BAD 1 tjänst KFN 420 Summa omstruktureringar 420
Investeringsuppföljning, tkr Bilaga 5 Bokslut 2009 NÄMND: Projektnummer Investeringsprojekt, tkr Utfall tom Budget Bokslut Avvikelse Prognos Beräknad 2008 2009 2009 2009 hela färdigställandetidpunkt investeringen i51070 Runby bollplan -375-734 0-734 2009-06-30 i51130 Kulturhusets inventarier -366-597 -624 27 2009-06-30 i51320 Utrustning övrigt Vilundaparken -325-325 -417 92 2009-11-30 i51340 NärIP Hasselskolan 0-450 -450 0 2009-11-30 i51350 Staket Konstgräsplan Vilundaparken -305-126 0-126 2009-10-30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Summa -1 371-2 232-1 491-741
Effektiviseringar och åtgärdsplaner, tkr Bilaga 6 Bokslut 2009 NÄMND: Effektiviseringsåtgärder, belopp i tkr Boklsut 2009 Helårseffekt 2010 Påverkan Påverkan Text Intäkt (+) Kostnad (-) Netto Intäkt (+) Kostnad (-) Netto Prestationsersättning Verksamhet Kultur (nedräkning) 0,0 0 10,0 10 Prestationsersättning Gunnes gård (nedräkning) 0 15,0 15 Prestationsersättning Vega (nedräkning) 0 18,0 18 Prestationsersättning Kulturhuset (nedräkning) 0 49,0 49 Prestationsersättning Bibliotek (nedräkning) 0 97,0 97 Prestationsersättning Musikskola (nedräkning) 0 45,0 45 Prestationsersättning Vilundaparken (nedräkning) 0 232,0 232 Prestationsersättning Fritidsgårdar inkl LSS-vht (nedräkning) 0 47,0 47 Prestationersättning Vilundaparken (ökat intäktskrav) 0 230,0 230 Prestationersättning Kulturhuset, konferens/bio (ökat intäktskrav) 0 130,0 130 Prestationersättning Biblioteket (ökat intäktskrav) 0 100,0 100 Allmän kulturverksamhet (kulturkallender nedräkning) 0 76,0 76 Avgångsvederlag BAD 1 tjänst KFN -400-400 400 400 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Summa 0-400 -400 0 1 449 1 449
Verksamhetsmått Bilaga 7 Bokslut 2009 NÄMND: Verksamhet, volymer och kostnad per enhet i kr Bokslut 2007 Bokslut 2008 Budget 2009 Uftall 2009 Avvikelse 2009 Barnomsorg Barnomsorg 1-5 år, barn 2 210 2 247 2 290-2 290 Skolbarnomsorg 6-9 år, barn 1 464 1 493 1 588-1 588 Skolbarnomsorg 10-12 år, barn 181 148 159-159 Grundskola Förskoleklass, elever 467 464 474-474 Grundskola, elever 4 280 4 183 4 079-4 079 Gymnasieutbildning Gymnasium, elever 1 617 1 647 1 667-1 667 Vilunda gymnasium 728 658 612-612 Gymnasiesärskoleelever 26 27-27 Vuxenutbildning Grundläggande vuxenutbildning 95 89 85-85 Gymnasial vuxenutbildning 254 238 225-225 Svenska för invandrare 130 201 200-200 Äldreomsorg Särskilt boende 180 192 194-194 Korttidsplatser 46 35 31-31 Hemtjänst, utförda timmar 153 432 192 857 183 000-183 000 Omsorg funktionshindrade Boende LSS omsorg, årsplatser 115 117 123-123 Boendestöd, brukare 65 75 75-75 Individ- och familjeomsorg Försörjningsstöd, antal hushåll 836 843 820-820 Försörjningsstöd, exkl flyktingar bruttokostnad, Mkr 29,4 26,7-26,7 Hem för vård och boende, barn 10 11 10-10 Hem för vård och boende, vuxna 7 12 7-7 Familjerättsliga frågor Antal barn vars förälder varit aktuella under året för samarbetssamtal, snabbyttrande, vårdnadsboende- eller umgängesutredningar Antal medgivandeutredningar i samband med adoptioner under året Antal barn där faderskap fastställts under året genom bekräftelse 610 592-35 34-794 749 - Kultur Musikskolan, elever 700 668 650 672 22 Biblioteket, besökare 143 221 141 127 143 000 150 111 7 111 Gunnes gård, besökare 11 000 15 278 10 500 15 409 4 909
Verksamhetsmått Bilaga 7 Bokslut 2009 NÄMND: Verksamhet, volymer och kostnad per enhet i kr Bokslut 2007 Bokslut 2008 Budget 2009 Uftall 2009 Avvikelse 2009 Fritid Föreningsbidrag, föreningar 51 53 50 57 7 Fritidsgårdar, medlemskort 756 889 550 671 121 Gator, vägar och fastigheter Vägar, km 146 146 151-151 Gång- och cykelvägar, km 94 94 94-94 Offentlig belysning, energiförbrukning, MWh 2 333 2 176 2 300-2 300 Lokalyta m2 188 400 178 600 180 500-180 500 Energiförbrukning i kommunens lokaler, kwh 32 280 700 31 635 097 ######### VA-verksamhet och avfallshantering Vattenförbrukning, m3 2 905 000 3 074 000 2 900 000-2 900 000 Hushållsavfall/invånare, kg 274 266 274-274 Byggnad och planer Antal lägenheter i laga kraftvunna planer - - 1 196-1 196 -Därav flerfamiljshus, bostadsrätt 654-654 -Därav flerfamiljshus, hyresrätt 72-72 -Därav småhus 470-470 Antal beslutade bygglov 310 350-350 Miljö och hälsa Antal inspektioner 321 446 330-330 Naturskolan, besökande barn 2 850 3 025 3 000-3 000
Medarbetare - beslut om avveckling Bilaga 8 Bokslut 2009 NÄMND: Beslut om avveckling Är beslutet Engångsskostnad vid Kostnadsminskning verkställt? personalavveckling, Ja/Nej tkr Prognos Helårseffekt Text Datum Befattning 2009 2010 0,5 tjänst KVK -KFN Ja 250 250 Summa 0 250 250
Verksamhetsmått, personaltal Bilaga 9 uppföljning, bokslut 2009 Obligatoriska uppgifter, totalt per nämnd/utskott NÄMND: 2007 2008 2009 Antal årsarbetare totalt (1) 61 Antal anställda 31 december 76 Totalt Totalt Totalt Kvinnor Kvinnor Män Män 2007 2008 2009 2008 2009 2008 2009 Totalt antal sjukdagar/anställd (2) 44,60 47,50 22,80 - varav korttidsfrånvaro (3) 4,00 4,00 3,90 - varav långtidsfrånvaro (3) 40,60 43,50 18,90 1/ Den faktiska bemanningen i form av antal årsarbetare. Mätdatum är den sista oktober enligt SKL:s rekommendationer. 2/ Totalt antal sjukdagar under året delat med antalet anställda 2007-12-31. 3/ Korttidsfrånvaron avser de första 14 dagarna, långtidsfrånvaron räknas från och med dag 15.
Begäran om ombudgetering av investeringsanslag Bilaga 9 per nämnd, tkr Bokslut 2009 NÄMND: Projektnummer Investeringsprojekt Budget 2009 Beräknad Begärd ombudgetering inklusive ombudgetering från 2008 Förbrukning färdigställandetidpunkt Summa 0 0 0
Målavstämning per 31 augusti 2009 Bilaga 10 Kultur- och fritidsnämnden Kommunfullmäktiges mål Nämndmål Nyckeltal Utfall 2008 Budget 2009 Utfall 2009 Kund Förbättra Nöjd-Medborgar- Index Tillhandahålla efterfrågade mötesplatser/arenor som Nyttjandegrad i våra anläggningar stimulerar till ett dynamiskt - Gymnastikhallar 43% 43% 37% kultur- och fritidsliv, med prioritering på aktiviteter för - Sporthallar 61% 61% 56% barn och ungdomar. - Grus- och gräsplaner 26% 26% 37% Öka mångfalden av utförare inom den verksamhet som kommunen i dag bedriver som inte är myndighetsutövande. Medarbetare Korttidssjukfrånvaron under 4 dagar/anställd/år, år 2010. Ekonomi Ekonomiskt resultat ska uppgå till 2% av skatteintäkter m.m. Process Öka tillgängligheten för att underlätta för medborgare och företag i kontakterna med kommunen Minst en verksamhet ska införa kvalitetsgarantier Aktivt pröva vilka verksamheter som kan drivas i annan driftsform. Korttidsfrånvaron ska minska till 3,5 dagar/anställd/år Verksamheterna ska budgetera med utrymme för eventuella oförutsedda utgifter Antal verksamheter i förhållande till samtliga antal verksamheter Biblioteket och Fritidsgård LSS-vht har infört kvalitetsgaranti Musikskolan har infört garanti Påbörjat, färdigställ s 2010. Antal verksamheter i annan regi: - föreningsdrift 10 10 11 - entreprenörsdrift 0 1 1 Korttidssjukfrånvaro, antal dagar per anställd och år Resultatavvikelse i % av omslutning 3* - 4,00 5,3% 0,0% 2,3% STYRKORT uppföljning 31 augusti 2009
Bilaga 11 INTERN KONTROLL 2009 Förvaltningschefens rapport Nämnd/förvaltning: Kultur- och fritidsnämnden 1. Kontrollen har genomförts i enlighet med antagen plan för intern kontroll X Ja, enligt plan Nej, med följande avvikelser: 2. Resultat av genomförda kontroller Kontrollen inför löneutbetalningen är inte tillfredsställande på grund av att utanordningslistor skickas för attest efter att lönefilen har skickats iväg till banken. Brister har upptäckts i posthanteringen t.ex. registreras inte all post. 3. Åtgärder som skall vidtas Processen görs om från och med oktober månad 2009 med utanordningsattest direkt i lönesystemet. Utbildning pågår. Brister i posthanteringen ska åtgärdas genom förtydligande av rutiner kring hanteringen. Datum: 2010-02-02 Förvaltningschef: Namnförtydligande: Eva Dahlgren
Tjänsteutlåtande Nämndsekreterare 2010-01-25 Jenny Wiik 08-590 972 18 Dnr: Fax 08-590 890 77 KFN/2008:103 Jenny.wiik@upplandsvasby.se Kultur- och fritidsnämnden Tillägg i kultur- och fritidsnämndens delegationsordning - hantering av överenskommelser Ärendebeskrivning En av kundvalskontorets främsta uppgift är att arbeta med beställningen av välfärdstjänster. Beställningar till Väsby välfärd görs i form av överenskommelser. Arbetet med överenskommelser sker löpande över hela året. För att underlätta arbetet föreslår kundvalskontoret att kultur- och fritidsnämnden delegerar viss löpande hantering av överenskommelser till nämndens presidium. Presidiet kan kallas in på kort varsel för hantering av till exempel uppsägningar och andra frågor som kan uppstå under arbetets gång. Beslut om tecknande av nya överenskommelser och förlängningar kommer även fortsättningsvis att fattas av nämnden. Kundvalskontorets förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden delegerar hanteringen av det löpande arbetet med överenskommelser till kultur- och fritidsnämndens presidium. Kundvalskontoret Eva Dahlgren Chef kundvalskontoret Margreth Reiniusson Avdelningschef 1
Tjänsteutlåtande Nämndsekreterare 2010-02-03 Emelie Cederqvist 08-590 975 31 Dnr: Fax 08-590 733 31 KFN/2010:8 margreth.reiniusson@upplandsvasby.se Kultur- och fritidsnämnden Överenskommelse mellan kultur- och fritidsnämnden och SISU-idrottsutbildarna Ärendebeskrivning Verksamheter, ersättningar och avtalsperiod Verksamhet Ersättning Avtalsperiod SISU-idrottsutbildarna 40 000 kronor 2010-03-02 Bil.1 2010-12-31 Kommunicering med SISU-idrottsutbildarna Förslaget är kommunicerat med SISU-idrottsutbildarna. Kundvalskontorets förslag till beslut 1. Kultur- och fritidsnämnden godkänner förslaget till överenskommelse med SISU-idrottsutbildarna. 2. Kultur- och fritidsnämnden fastställer den föreslagna ersättningen. 3. Kultur- och fritidsnämnden uppdrar åt kundvalskontoret att teckna överenskommelsen. Kundvalskontoret Eva Dahlgren Chef kundvalskontoret Margreth Reiniusson Avdelningschef för skollagstiftning, fritid och kultur 1
Bilagor: Bil 1 Överenskommelse med SISU-idrottsutbildarna 2
Överenskommelse Välfärdsstrateg 2010-01-27 Andreas Åstrand 08-590 9 7156 Dnr: Fax 08-590 890 77 KFN/2010:8 Andreas.Astrand@upplandsvasby.se Överenskommelse mellan kultur- och fritidsnämnden och SISU-idrottsutbildarna Huvudman: Kultur- och fritidsnämnden Uppdragsgivare: Kundvalskontoret Uppdragstagare: SISU Idrottsutbildarna Avtalsperiod: 2010-03-02 2010-12-31 med möjlighet till 2 års förlängning. Uppsägning: Uppsägning av överenskommelsen ska ske senast tre månader före avtalstidens utgång, 30 september. Prisjustering: Prisjustering kan ske i samband med förlängning av avtalsperioden. Övergripande mål för verksamheten: Fritidsverksamheten bedrivs utifrån mål fastställda av KFN: - Utveckla samspelet med föreningslivet genom att skapa tydliga spelregler. - Tillhandahålla efterfrågade mötesplatser/arenor som stimulerar till ett dynamiskt kultur och fritidsliv, med prioritering på aktiviteter för barn och ungdomar. - Att stödja, stimulera och samspela med kommuninvånarna samt föreningslivet, med prioritering på barn och ungdomar. - Att aktivt pröva vilka verksamheter inom kultur och fritidsnämnden som kan drivas i annan driftsform. - Att bidra till en trygg, meningsfull, stimulerande fritid, med prioritering på barn och ungdomar. Miljöarbete: Se bilaga 1. Beskrivning av uppdraget: Se bilaga 2. 1
Angränsning av uppdraget: Bilaga 2 utgör ramen för uppdraget. Eventuella tillkommande uppdrag hanteras utanför bilaga 2. Uppföljning och utvärdering: Uppdragstagaren ska medverka vid uppföljning av verksamheten. Informationsskyldighet: Parterna förbinder sig att informera varandra om sådana förändringar som kan påverka verksamheten enligt denna överenskommelse. Uppdragstagaren ska fortlöpande informera kundvalskontoret om förändringar i verksamheten. Ekonomisk ersättning: För uppdraget tilldelas SISU Idrottsutbildarna 40 000 kr. Omförhandling: Om förutsättningarna för den överenskomna verksamheten förändras i väsentlig grad, skall parterna informera om förändringarna för gemensamt ställningstagande till eventuell omförhandling av överenskommelsen. Anmälan om omförhandling befriar inte part från att fullgöra förpliktelserna i överenskommelsen till dess eventuell skriftlig överenskommelse träffats. Tvist: Om tvist uppstår inom ramen för denna överenskommelse, ska den i första hand lösas av parterna. I andra hand ska tvist avgöras av representanter för ägarna. Kundvalskontoret SISU Idrottsutbildarna Eva Dahlgren Chef kundvalskontoret Eva Arfwedsson Utbildningschef Bilagor: 1. Miljöarbete 2. Överenskommelse mellan Upplands Väsby kommun och SISU Idrottsutbildarna Stockholm inkl. uppdragsbeskrivning 2
Bilaga 1 Anbudsgivaren ska redovisa sitt miljöarbete. Detta kan vara miljöpolicy, miljöprogram, certifiering eller liknande. Anbudsgivaren bör ha ett miljöledningssystem enligt följande modell Leverantören ska i sin verksamhetsberättelse redovisa sitt miljöarbete.
Bilaga 2 Överenskommelse mellan Upplands Väsby kommun och SISU Idrottsutbildarna Stockholm Följande överenskommelse beträffande studie-, bildnings- och utbildningsinsatser för idrottsföreningarna i kommunen har träffats mellan Upplands Väsby kommun, kundvalskontoret 212000-0019 nedan kallad kommunen och SISU Idrottsutbildarna Stockholm 802012-3355. 1. Bakgrund SISU Idrottsutbildarna är idrottens studieförbund och utbildningsorganisation. Parterna är genom denna överenskommelse överens om ett samarbete. 2. Aktuell verksamhet I kommunen finns cirka 40 stycken idrottsföreningar som bedriver barn- och ungdomsverksamhet. SISU Idrottsutbildarna samverkade under 2009 med 22 idrottsföreningar, när det gäller utvecklingsbildnings- och utbildningsinsatser. Därutöver genomför SISU kurser, temakvällar och olika mötesplatser i samarbete med Upplands Väsby kommun. 3. Framtida samverkan - syfte Parterna är överens om ett fortsatt och utvecklat samarbete. Kommunen stöder SISU Idrottsutbildarnas verksamhet som bedrivs utifrån verksamhetsinriktning och måldokument fastställda av SISU Idrottsutbildarnas stämma. Inriktningen är att SISU ska stödja folkrörelseidrottens ideologiska, demokratiska, hälsofrämjande och sociala funktion inom föreningar i kommunen. SISU Idrottsutbildarna ska erbjuda ledarutbildning för organisations- och aktivitetsledare, samt medlemsutbildning för aktiva och föräldrar. Särskilda utvecklingsområden är: föreningskunskap och demokrati värderingsfrågor SISU Idrottsutbildarnas har från regeringen fått ett utökat uppdrag som omfattar fokusering på ledarutbildning och värderingsfrågor. 4. Målsättning (fler och bättre ledare) Målsättningen för 2010 är: Fler och bättre utbildade ledare inom idrottsföreningarna i kommunen. SISU ska under 2010 vara aktiva i minst 25 av de 40 idrottsföreningarna Ökat antal ledare som deltar i verksamheten med minst 10 % 5. Metod SISU Idrottsutbildarna arbetar med uppsökande verksamhet, direkta kontakter och föreningsbesök för att undersöka behov och vara bollplank i utbildnings-/utvecklingsfrågor. Föreningsutvecklarna (konsulenterna) har ett brett uppdrag, den uppsökande verksamheten kompletteras med anordnandet av kurser, föreläsningar, utvecklingsprocesser och olika mötesplatser. 6. Särskilda uppdrag SISU Idrottsutbildarna ska utöver det som framgår i detta avtal årligen genomföra särskilda uppdrag om kommunen så önskar, vilket avtalas separat. 7. Organisationsbidrag För verksamheten under perioden 2010 tilldelas SISU en årlig ersättning. Ersättningen för 2010 uppgår till 40 000 kr.