IT-samordningsgruppen mellan Åbo Akademi och Yrkeshögskolan Novia /JF

ÅBO AKADEMI DATACENTRALEN IT-samordningsgruppen mellan Åbo Akademi och Yrkeshögskolan Novia 19.11.2007/JF Innehållsförteckning för arbetsgruppens slutrapport 1. Tillsättandet av arbetsgrupp för samordning av IT-funktioner mellan Åbo Akademi och Yrkeshögskolan Novia 2 2. Uppgiften, arbetsgrupperna, UvM, samordningen och målsättnngar 2.1. Uppgiften, arbetsgruppen och undergrupper 2 2.2. UvM:s strategi för dataadministrationen 2006-2015 3 2.3. Samarbete och samordning, möjligheter och begränsningar 3 2.4. Arbetsgruppens målsättningar 4 3. Utmaningar med samordning och splittring av nuvarande bolag 3.1 Sammanslagningen av Yrkeshögskolan Sydväst och Svenska yrkeshögskolan 4 3.2 Andra stadiets utbildning, dess IT-service 5 3.3 Mervärdesskatten, konkurrenssättnig 5 4. Kartläggning av IT-funktioner vid Sydväst, SYH och ÅA 5 5. Samordningsmöjligheter 5.1 IT-infrastrukturen, förutsättningarna för samarbete 6 Administreringen av datoranvändarna 6 Datakommunikation 7 Datanätbaserade videomötestjänster 7 5.2 IT-tjänster, där samordning eller samarbete utretts E-postservice 7 Webbportaltekniken, eventuellt utvecklingssamarbete 8 E-lärande verktyg 8 5.3 Det lokala samarbetet mellan IT-personalen på de olika orterna 8 6. Samarbetet, former och strukturer 6.1 IT-samordningen i framtiden, samarbete mellan datacentralerna 9 6.2 Undergruppernas fortsatta samarbete 9 7. Sammanfattning, förslag och nya satsningar 9 8. Bilagor 10

1. Tillsättandet av arbetsgrupp för samordning av IT-funktioner mellan Åbo Akademi och Yrkeshögskolan Novia Den 20.6.2007 undertecknades ett tillsättande av arbetsgrupp av rektor Jorma Mattinen, rektor Örjan Andersson, utvecklingsdirektör Roger Broo och förvaltningschef Kjell Heir. Arbetsgruppens uppgift är att kartlägga samordningsmöjligheter inom IT-funktioner mellan Åbo Akademi (i forts. ÅA) och Yrkeshögskolan Novia (i forts. Novia) på dess verksamhetsorter. Särskilt bör arbetsgruppen överväga samordning inom: användaradministrationen, inklusive autentisering av användarna datanäten och kommunikationen, inklusive bl.a. brandmurar e-lärandeplattformar och verktyg e-postservicen webbportaltekniken det lokala (även inom båda totala organisationerna) samarbetet mellan IT-personalen på de olika orterna, utnyttjande av specialexpertis gemensamt I arbetsgruppen ingår: Stig-Göran Lindqvist (ordförande), Åbo Akademi Stefan Levander, Åbo Akademi Jarl Österholm, Svenska yrkeshögskolan (deltog under augusti-oktober) Göran Jansson, Ab Utbildning Sydväst Jan Fröjdö (sekreterare), Yrkeshögskolan Sydväst Arbetsgruppen har sammanträtt vid fyra tillfällen, den 21.8 i Åbo, den 20.9 i Ekenäs, den 12.10 i Vasa och den 8.11 per videokonferens. Arbetsgruppen fick i uppgift att sammanställa denna rapport till 15.11.2007. 2. Uppgiften, arbetsgrupperna, UvM, samordningen och målsättningar Här följer en beskrivning av uppgiften, arbetsgrupperna och arbetsgruppens beskrivning av målsättning med arbetet. 2.1 Uppgiften, arbetsgruppen och undergrupper Arbetsgruppen har utgått från de ovannämnda arbetsuppgifterna och har träffats fyra gånger för att diskutera och sammanställa det material som samlats in. För att utreda de föreslagna frågeställningarna har arbetsgruppen tillsatt undergrupper. Undergrupperna har försett arbetsgruppen med material till slutrapporten, samtidigt som de utrett samordningsmöjligheterna. Undergrupperna ser ut enligt följande: Moodle-gruppen: Mikael Ekblom, ÅA Klaus Hansen, Sydväst Kenneth Mattson, SYH E-post-gruppen: Tomas Lindroos, ÅA Monica Polenius, Sydväst Kenneth Mattsson, SYH Användaradministrationsgruppen: Barbro Sjöholm, ÅA Monica Polenius, Sydväst Kenneth Mattson, SYH Datanät-gruppen: Stefan Levander, ÅA Vasa Nicke Sjöström, ÅA Göran Jansson, Sydväst Jarl Österholm, SYH 2

2.2 UvM:s strategi för dataadministrationen 2006-2015 Undervisningsministeriets IT-strategi (se UvM:s rapport 2007:20, Strategi för dataadministrationen inom undervisningsministeriets förvaltningsområde 2006-2015 ) ger ramar åt universitetens och yrkeshögskolornas ITfortsatta IT-samarbete, och berör sålunda samordningsgruppens arbete. Nedan en del av de nyckelåtgärder som Undervisningsministeriet föreslår i sin rapport (s 27,33): - Utgående från utredningar utarbetas en rekommendation gällande inlärningsplattformer, som föreslår några plattformer som lämpar sig för olika miljöer. Målet är att tillhandahålla 2 3 alternativa inlärningsplattformer som en gemensam tjänst. - HAKA-infrastrukturen* införs i bred skala. - Tillgången till licensbelagda elektroniska material förbättras bland annat genom att möjliggöra användarautentisering oavsett nätadress. samt: - Gemensamma uppgifter sköts tillsammans. Man utarbetar en sådan samarbetsmodell som får den part som leder den gemensamma upphandlingen att känna sig uppskattad och ger den mer i utbyte än om den skulle göra det endast för sig själv. - Man bygger upp en organiserad, bestående nätverksmodell för utarbetande och köp av tjänster i sådana fall där ett ämbetsverk producerar tjänster för ett annat. - Undervisningsministeriet utvecklar stödet för dataadministrationen** inom de funktioner inom ministeriets sektor som ankommer på kommunerna genom KommunIT-projektet. - IT-samarbetet mellan ämbetsverk och inrättningar effektiveras inom sådana verksamhetssektorer där det fysiska läget och språket är av vikt. Samarbetet mellan yrkeshögskolorna och universiteten som är belägna inom samma område, inklusive de svenskspråkiga, intensifieras också i fråga om dataadministrationen**. I stödet för dataadministrationen** för personalen och de studerande vid de svenskspråkiga högskolorna beaktas att alla tjänster skall finnas tillgängliga på svenska i sin helhet. - Universitetens IT-infrastruktur d.v.s. arbetsstationerna, datanätet, de gemensamma tillämpningsprogrammen och servrarna samt användarhanteringen*** upprätthålls i första hand centraliserat inom universiteten. Källa: http://www.minedu.fi/opm/julkaisut/2007/strategi_dataadministrationen.html?lang=sv */ HAKA-samarbetet grundar sig på ett förtroendeavtal mellan deltagande universitet och yrkeshögskolor. Genom avtalet förbinder sig organisationen till att följa vissa normer i administrationen av sina datoranvändare. Avtalet möjliggör att en främmande HAKA-organisation litar på användarens hemmaorganisations autentisering av denne. **/ Läs IT ***/ Läs användaradministrationen 2.3 Samarbete och samordning, möjligheter och begränsningar Arbetsgruppen anser att det i detta skede är möjligt att etablera samarbete mellan ÅA och yrkeshögskolorna lokalt på de gemensamma verksamhetsorterna kring vissa funktioner och tillämpningar (bl.a. datanätförbindelser och närstödet). Exempel på dessa är G18 i Helsingfors och det nya campuset som skapas i Jakobstad och där verksamheten inleds 1.8.2009. Efterhand konsolideringen av IT-verksamheten inom Novia fortskrider kan utvecklandet och driften av en del tillämpningar och sakkunskap samordnas med Åbo Akademis datacentral. Konsolideringen inom Novia försvåras allvarligt av den uppdelning av IT-resurser som görs mellan instituts- och yrkeshögskolenivå och som synes resultera i en brist på IT-personal. Sydvästs och SYH:s IT-omgivningar baserar sig på Novell, ett integrerat system som bl.a. i sig innehåller filservrar, e-postservice och webbservice. ÅA:s IT-omgivning bygger främst på MS-Windows och Linux samt på dedikerade system. En samordning av IT-omgivningarna i sin helhet är ett orealistiskt stort arbete i några års perspektiv. De olika omgivningarna ställer vissa begränsningar på samarbetet kring t.ex. e-post och IT-stöd. Respektive högskola behöver naturligtvis också i framtiden en egen IT-strategisk ledning kopplad till den egna högskolans ledningsstrategi. 3

Närstöd bör också i fortsättningen finnas utlokaliserat. Yrkeshögskolorna har, och kommer att ha, egna specifika tillämpningar, ex. på sådana tillämpningar är sjöfartens navigationsutrustning. Dessa speciella tillämpningar kommer också i framtiden att upprätthållas skilt av högskolan. 2.4 Arbetsgruppens målsättningar Arbetsgruppen har haft som mål att sammanställa en konkret rapport innehållande realistiska åtgärder inom ÅA och Novia som huvudsakligen kan utnyttja befintlig expertis. Arbetet har utförts genom att låta experter inom de egna organisationerna reda ut hur gemensamma system kan utvecklas. Arbetsgruppen vill poängtera att en central målsättning med IT-samarbetet mellan ÅA och Novia är att upprätthålla och utveckla den finlandssvenska IT-sakkunskapen och det svenskpråkiga IT-användarstödet, vilket också UvM:s rapport betonar. IT-sakkunskapen är smal på vissa centrala områden (t.ex. e-lärandet), särskilt inom yrkeshögskolorna, och samarbetet med ÅA:s datacentral kan ses som en strävan att något bredda och fördjupa denna. IT-samarbetet är en förutsättning för kunskapsutbytet och samarbetet mellan organisationernas substansenheter. Samordningen av SYH och Sydväst kräver betydande satsningar vid konsolideringen av IT-systemen. Vissa ekonomiska satsningar kan också behövas för samordningen mellan Novia och ÅA. De inbesparingar som kan uppnås berör närmast dubbleringar i driften och utvecklandet av vissa IT-system, men de förverkligas i så fall först på några års sikt. IT-samordningen kan nu ses i form av flera steg, splittringen av yrkeshögskole- och yrkesinstitutverksamhetens ITfunktioner inom Sydväst och SYH, konsolideringen av IT-funktionerna inom Novia, och samordningen av vissa ITfunktioner mellan ÅA och Novia. Ett mål blir därvid att inom planeringen av de förstnämnda åtgärderna samtidigt beakta den sistnämnda samordningen. 3. Utmaningar med samordning och splittring av nuvarande bolag I och med att båda yrkeshögskolorna som skall bilda Yrkeshögkolan Novia kommer från olika bakgrunder vill arbetsgruppen beskriva ett antal utmaningar som kan förekomma i arbetet. 3.1 Sammanslagningen av Yrkeshögskolan Sydväst och Svenska yrkeshögskolan Som känt slås Sydväst och SYH ihop och verksamheten inleds 1.8.2008. De båda yrkeshögskolorna befinner sig nu i sådana konstellationer där också en andra stadiets utbildning ingår. Sydväst ingår i Ab Utbildning Sydväst som upprätthåller yrkeshögskolan och yrkesinstitutet. Ab Utbildning Sydväst har således en gemensam IT-verksamhet för både YH och YI. En splittring av både personal, hårdvara och mjukvara skall så ske till 1.8.2008 för att YH övergår till Novia och YI övergår till Axxell. SYH bryts på samma sätt den 1.8.2008 ut från Svenska Österbottens förbund för utbildning och kultur (Söfuk). I Söfuk ingår nu också yrkesinstitutet som skall övergå till EduWest. På samma sätt som inom Sydväst har Söfuk en gemensam IT-verksamhet för institutet och yrkeshögskolan som skall splittras. I och med splittringen av IT-verksamheten inom respektive yrkeshögskola är det ännu idag oklart hur stor del av personalen som övergår till YH respektive YI. Inom Sydväst ser läget idag ut som att det endast är fyra+1/2 person som övergår till Novia av totalt 9,5 personer. Exakt hur fördelningen av personalen kommer att se ut inom SYH är ännu oklart. Särskilt frågan huruvida YI:s IT-funktioner även i fortsättning skall skötas av blivande Novias ITpersonal. De problem som arbetsgruppen ser här är att säkerställa att det även i framtiden finns garanterat IT-stöd på alla enheter inom Novia och att det finns en klar fördelning mellan yrkeshögskolorna och yrkesinstituten. I och med att en stor del av sakkunskapen flyttas till Axxell kommer det att behövas stöd av de IT-personer som flyttas från 4

Sydväst till Axxell, eventuellt i form av köpta tjänster. (tex. stödet av VoIP, IP-telefonsystemet inom Sydväst, och av ekonomisystemet). Resurseringen av IT-personal gäller såväl Ekenäs som Åbo. Ett annat område som kräver vidareutredning är Malmgatan i Åbo där sjöfartsutbildningen finns på YH- och YI-nivå, men där även kursverksamhet pågår. På Malmgatan finns ett bolag inom Ab Utbildning Sydväst, Sydnav, som upprätthåller en del av IT-funktionen och som delvis har extern finansiering. Här bör alltså utredas vilka IT-funktioner som finansieras av Sydnav, vilka av Axxell och vilka av Novia. Arbetsgruppen anser att sammanslagningen av SYH och Sydväst till Novia och dess IT-funktion bör prioriteras i detta skede. Det behövs resurser och ett starkt initiativ för att föra fram arbetet, vilket nu kompliceras av att förmannen är tjänstledig för en längre tid. 3.2 Andrastadiets utbildning, dess IT-service Andrastadiets utbildning och dess IT-service kan i övergången till Novia, Axxell och EduWest orsaka oklarheter i början av verksamheten. Därför önskar arbetsgruppen en klar indelning av IT-funktionerna mellan dessa. Det finns även orsak att se över planeringen av IT-funktionerna i Ekenäs för att garantera ett IT-stöd på orten efter 1.8.2008. Samma sak gäller indelningen av IT-funktionerna i Vasa mellan Novia och EduWest. Utredningen av IT-funktionerna mellan yrkeshögskolorna och yrkesinstituten överlåts till de berörda parterna. 3.3 Mervärdesskatten, konkurrensutsättning Momsplikten kommer troligen att påverka upphandlingen av IT-tjänster mellan ÅA, Novia, Axxell och EduWest. Arbetsgruppen ser här att ansvarspersonerna inom ekonomifunktionerna kunde göra en utredning av moms-frågan. En klarering mellan parterna av momser anses inte realistiskt i detta skede när det är många parter som kan komma att bli inblandade och transaktionerna till stor del sker i en riktning. Enligt Novias ekonomichef är det komplicerat för bolagiserade yrkeshögskolor att sälja tjänster. Samma sak kommer att gälla ÅA 1.8.2009 när Akademins status ändras så att den blir en privaträttslig stiftelse eller en offentligrättslig juridisk person. Kan samarbetsparterna sinsemellan fritt sälja tjänster? Vilka begränsningar ställer lagstiftningen angående konkurrensutsättning? 4. Kartläggning av IT-funktioner vid Sydväst, SYH och ÅA Rapporter från Sydväst (bilaga 1), SYH (bilaga 2) och ÅA (bilaga 3) sammanställs här i tabellform. Mera detaljerad information finns i rapporterna från respektive organisation. Kartläggningen, alla uppgifter 2006. Budget anges för Sydväst och SYH gemensamt med YI. Driftskostnader (endast YH) Personal 213 000 Hyra och leasing 168 000 Programvara 31 197 Datakomm. 78 000 (47 000 Funet) Funktion Sydväst (inkl moms) SYH (exkl moms) ÅA (exkl moms) IT-budget Ab Utbildning Sydväst totala IT-budget 980 000. YH:s del ca 60 %, resten YI. Innehåller inte enheternas IT-kostnader. SYH:s (Söfuk) IT-budget är ca 900 000, inkl. tfn. och övrigt. YH:s del är ca 60%, resten Yi. Innehåller inte enheternas IT- ÅA datacentralens IT-budget är ca 2,27 milj. Innehåller inte enheternas IT-kostnader. Enheternas IT-kostnader 2006 kostnader. Personal 234 000 Hyra och leasing 0 Programvara 57 000 Datakomm. 18 000 (17000 Funet) Microsoft Campus 16 000 c:a 1,5 milj. Personal 1 514 000 Hyra och leasing 0 Programvara 281 000 Datakomm 150 000 (122 000 Funet) Tekniskt underhåll 52 000 Investeringskostnader 23 040 (endast YH) 12 000 (endast YH) 257 000 (endast YH) Personal 9,5 årsverken (inkl YI) 11 årsverken (inkl YI) 37 årsverken + 2 övriga Antal datorer 850 st (inkl YI) 600 st (inkl YI) 3400 st Antal datorklasser 25 st (inkl YI) 20 st (inkl YI) 24 st Servrar 60 st (inkl YI) 35 st (inkl YI) 100 st Skrivare 90 st (inkl YI) 270 st 5

5. Samordningsmöjligheter inom IT mellan Novia och ÅA Arbetsgruppen har i första hand koncentrerat sig på de arbetsuppgifter den tilldelats och har tillsammans med undergrupperna sett på förutsättningar för samordning inom nedannämnda IT-funktioner. 5.1 IT-infrastrukturen, förutsättningarna för samarbete Förutsättningar för samarbete inom förvaltning, undervisning samt forskning och utveckling mellan Novia och ÅA är att IT-användaradministrationen, datakommunikationen och videomötestjänsterna är kompatibla. Administreringen av datoranvändarna Administreringen av användarna skiljer sig en del p.g.a. av den IT-infrastruktur som ligger bakom. Antal användare inom respektive enhet är idag: - Sydväst har ca 3660 användarnamn och ca 500 personalanvändare, inkluderar YI. - SYH har totalt ca 5000 användarnamn, varav 50% är aktiva, inkluderar YI. - ÅA har ca 11 000 användarnamn. Sydväst och SYH har liknade system. Administrering av konton avses att på sikt skötas via Novell Identity Manager. - Användaradministration: Novell NetWare och edirectory, Ldap access per edirectory - Ekonomi-/personaladminsystem: Novia gemensamt, Sonet - Studentregister: Winha Åbo Akademis användaradministration baserar sig på Open LDAP och på basregistren Sture (studentdatabas), Personec F (personaldatabas) och mindre register. Akademin är part i HAKA-samarbetet för autentisering av användare mellan olika högskolor och universitet. Den LDAP-kompatibla användardatabasen utgör samtidigt ÅA:s kontaktinformationsdatabas. Novia kunde med fördel delta i Haka-initiativet för att ge förutsättningar för utökat samarbete mellan ÅA och Novia. Haka-kompatibiliteten är också en förutsättning för att underlätta samarbetet mellan Novia och övriga yrkeshögskolor och för att ge tillgång till de nationella bibliotekssystemen och andra nationella tjänster. (HAKA-samarbetet grundar sig på ett förtroendeavtal mellan deltagande universitet och yrkeshögskolor. Genom avtalet förbinder sig organisationen till att följa vissa normer i administrationen av sina datoranvändare. Avtalet möjliggör att en främmande HAKA-organisation litar på användarens hemmaorganisations autentisering av denne.) Shibboleth-funktionen borde införas åtminstone i Moodle (Shibboleth-tekniken möjliggör att användaren autentiserar sig i sin hemmaorganisations datanät med sitt eget användarnamn och -lösenord även mot en applikation på en annan organisations dator. Säkerheten förbättras också av att själva lösenordet inte överförs till den andra organisationen). Arbetet kunde utföras som ett delprojekt underställt samordningen av Novias basregister. Arbetet omfattar bl.a.: - Sonet ibruktagningen. Att se till att information från Sonet kan föras över till edirectory automatiskt (tex en gång per dygn). Reda ut vilka uppgifter ur Sonet som behövs. - Sammanslagning av Winha databaserna. Winha-id:na kan komma att krocka! Se till att information från Winha kan föras över till edirectory automatiskt (t.ex en gång per dygn). Reda ut vilka uppgifter ur Winha som behövs. - Välja format på och förenhetliga användarnamnen. - Utarbeta gemensam policy för utgivning och stängning av anv.namn i enlighet med HAKA:s policy. - Besluta hur man hanterar personer som är både studerande och personal om sådana finns. - Utreda om personuppgifter för alla personer som behöver användarnamn kommer att finns i Winha eller Sonet. Behövs kompletterande register? - att införa Shibboleth-funktionen i Moodle Sammanslagningen av SYH och Sydvästs studerande- och personalregister kräver troligen så mycket resurser och teknisk expertis att detta bör slutföras före HAKA-arbetet inleds. Vid sammanslagningen av basregistren bör man 6

dock beakta HAKA:s krav och införandet av Shibboleth. En person från ÅA:s datacentral skulle förslagsvis delta i lämpliga skeden i planeringsarbetet mellan SYH och Sydväst för utbyte av information. Datakommunikation Arbetsgruppen konstaterar att ÅA:s, Sydvästs och SYH:s datanät redan är kompatibla. Enskilda åtgärder t.ex. i brandmurar kan krävas vid ibruktagningen av någon tillämpning. Undergruppen för datakommunikation noterar att ÅA och Novia redan samarbetar kring Funets anslutning i Åbo. Inbesparingar (6000 /år) kan göras genom att Novia börjar utnyttja den fiber som ÅA har mellan Nunnegatan och ÅA. Novia kunde även delta i Sparknet i Åbo för attt ge sina studerande och anställda tillgång till det omfattande trådlösa datanätet i staden. Idag är ÅA:s internetförbindelse i Helsingfors otillräcklig och instabil. En undersökning har redan påbörjats för en uppgradering av förbindelsen, men man bör även ta i beaktande ett samutnyttjande av Novias existerande förbindelse i G18 (Helsingfors). I Jakobstad har SYH en egen internetförbindelse, multi.fi. 4,6Mb. ÅA har en dedikerad 10Mb linje mellan Jakobstad och Vasa (VLT). Vasaförbindelsen kunde vara gemensam. I framtiden kunde ett samarbete i det nya campusområdet mellan ÅA, Novia och Mellersta Österbottens Yrkeshögskola etableras. Resurspersoner för datanäten i respektive högskola finns enligt: - ÅA har 3 personer i Åbo varav 2 även jobbar med övriga uppgifter, 1 person i Vasa som även har andra uppgifter - SYH har 2 personer som även har andra uppgifter - Sydväst har 1 person som även har andra uppgifter Ingen egentlig kontakt finns nu mellan ansvarspersonerna i de olika organisationerna. Samarbete och kunskapsutbyte kunde ökas genom gemensamma möten. Datanätbaserade videomötestjänster IP-videokonferensutrustningen på ÅA och Novia är kompatibel. Utrustning finns enligt följande: - SYH har tillgång till 5 apparaturer - Sydväst har 5 st som kommer att tillhöra Novia - ÅA har 4 i Vasa, 4 i Åbo och 1 i Jakobstad (+1 st i Övningsskolan) ÅA:s videokonferensbrygga Polycom ReadiConvene MGC50 med 16st 2Mb samtidiga linjer kan tekniskt börja utnyttjas av parterna vid anordnandet av multipartsmöten. 5.2 IT-tjänster, där samordning eller samarbete utretts E-post service ÅA anpassar för tillfället sitt e-postsystem så att man kan upprätthålla även Hankens e-postserverfunktioner. Det fortsatta utvecklandet görs i samarbete. Också i Novias fall kunde vissa serverfunktioner skötas av ÅA enligt motsvarande koncept. Novias e-postlådor och deras hantering är dock integrerade i Novellsystemet och dessa funktioner skulle fortsättningsvis handhas av Novia, liksom även användarstödet. E-posten, möjliga gemensamma funktioner för Novia och ÅA: - hantering av inkommande och utgående e-post - grålistning och annan SPAMfiltrering - virusskyddet - skräddarsytt "vacation"-meddelandesystem 7

- mailtools, en verktygsbox för användaren med bl.a. arkivering och bilagehantering - resurser för ökad driftsäkerhet, dubblerade datorer, SAN-skivsystem, el, kylning Webbportaltekniken, eventuellt utvecklingssamararbete ÅA:s och Hankens datacentraler samarbetar kring webbportalerna. ÅA utnyttjar den av Hanken utvecklade tekniska plattformen och utvecklingsarbetet kring denna sker gemensamt och koordinerat. Samarbetet är öppet även för andra högskolor. Utgångspunkten är att portalerna, webbens substans, grafiska layout och upprätthållandet av dessa sköts separat av respektive högskola. Driften av servrar kan skötas separat eller tillsammans. Uppbyggandet av Novias webb har påbörjats men inte kommit långt. Den grafiska layouten är inte fastslagen och inte heller det bakomliggande systemet. Novias kontaktpersoner för webbarbetet är i kontinuerlig kontakt med ÅA om ett eventuellt användande av samma bakomliggande system. E-lärande verktyg Substansunderhållet, innehållet och utseendet på e-lärandeplattformen Moodle sköts separat av respektive högskola nu och även i framtiden. Däremot finns det fördelar att uppnå med tekniskt samarbete och gemensam drift och utveckling. Det föreslås att ett gemensamt Moodle-system planeras för Novia och ÅA. SYH:s och Sydvästs Moodle-plattformar kommer att slås ihop inom en nära framtid och genom denna sammanslagning av systemen kommer detta nya system att förberedas så att det blir kompatibelt med ÅA:s system. Novia föreslås ta i bruk Shibboleth-tekniken så att Novia och ÅA i sin undervisning bekvämt kan utnyttja varandras Moodlekurser efter behov. Tidtabellen för en samordning av system mellan SYH och YHS är till hösten 2008 och ett samarbete mellan Novia och ÅA kunde planeras av utsedda nyckelpersoner från våren 2008. ÅA-Novia arbetsgruppen föreslås fungera från våren 2008. Novia har också uttryckt sitt intresse för desktop-videomötessystemet och gruppverktyget Adobe ConnectPro som har tagits ibruk vid Akademin. Datacentralen vid ÅA kan kontaktas gällande upprättande av mötesrum. Det behövs endast ett godkännande av mötesvärden för att kunna delta i ett möte, men det behövs en registrering för att kunna administrera ett möte. På så sätt existerar premisserna för att ta ibruk detta system redan. Samarbete finns redan inom ConnectPro mellan bla ÅA och SYH. 5.3 Det lokala samarbetet mellan IT-personalen på de olika orterna Gruppen har utrett förutsättningarna för ett lokalt samarbete på de gemensamma verksamhetsorterna. Kontakter och utbyte av information sker redan på en del av orterna och intentionen är att utöka det allmänna samarbetet. Åbo I Åbo kommer samarbetet kring datanäten att fortsätta från den redan startade utredningen mellan Novia och ÅA. I övrigt kan man mellan enheterna hålla konsultativ kontakt under planeringsarbetet. Vasa Det finns intresse av lokalt samarbete mellan ÅA och Novia. Det kunde även vara frågan om en viss arbetsfördelning ifall man tänker sig en mera konkret samordning. Detta kunde vara tex i form av att personalen sköter specialuppgifter. En sak som redan diskuterats tidigare är Macintosh-stödet. Samarbete mellan ÅA och Novia i Vasa utreds vidare. 8

Jakobstad I Jakobstad har SYH en person som IT-stöd och ÅA en halv person som IT-resurs. IT-stödet kunde samordnas, möjligen även med finskspråkiga Mellanösterbottens yrkeshögskola. Vid det planerade campuset borde det diskuteras om gemensamma utrymmen, gemensamma servers och gemensam förbindelse till Vasa. Ekenäs, Överby och Västankvarn Det finns inte ett direkt behov av samarbete mellan ÅA och Novia på någon av dessa orter. Helsingfors I Helsingfors finns ett klart behov av samarbete kring IT-stödtjänster mellan ÅA och Novia. IT-stödresursen som Novia har på G18 kan utnyttjas av ÅA i framtiden. IT-stödet utnyttjas även av Överby-enheten. 6. Samarbetet, former och strukturer 6.1 IT-samordningsgruppen i framtiden, samarbete mellan datacentraler Arbetsgruppen (IT-samordningsgruppen) föreslår att forumet fortsätter för samordning av IT-tjänster inom ÅA och Novia. Arbetsgruppen skulle efter slutrapporten fungera såsom projektledningsgrupp för att kunna koordinera planeringsarbetet. En bestående koordinerings- eller samordningsgrupp kunde tillsättas efter det att Novias verksamhet startas 1.8.2008. 6.2 Undergruppernas fortsatta arbete Inom användaradministrationen behövs fortsatt arbete av undergruppen, redovisning i punkt 5.1. Inom dataförbindelser borde undergruppen fortsätta sitt arbete för att utreda samarbetsmöjligheterna på de olika orterna. Inom dataförbindelserna kan man redan nu göra konkret samarbete. Se punkt 5.1. Undergruppen inom e-lärandet har kommit långt med sitt arbete och har konkreta förslag i sin rapport. Arbetsgruppen kommer att fortsätta sitt arbete under våren 2008. E-post gruppen kommer att fortsätta sitt utredningsarbete. Först krävs en konsolidering av det stora antalet servrar inom yrkeshögskolorna och en sammanslagning av e-post systemen mellan SYH och Sydväst, med beaktande av ett eventuellt samarbete mellan ÅA och Novia. 7. Sammanfattning, förslag och nya satsningar Arbetsgruppen vill poängtera att en central målsättning med IT-samarbetet mellan ÅA och Novia är att upprätthålla och utveckla den finlandssvenska IT-sakkunskapen och det svenskpråkiga IT-användarstödet, vilket också UvM:s rapport betonar. IT-sakkunskapen är smal på vissa centrala områden (t.ex. e-lärandet), särskilt inom yrkeshögskolorna, och samarbetet mellan Novias och ÅA:s datacentraler kan ses som en strävan att bredda och fördjupa denna. Samordningen av IT-användaradministrationen, datakommunikationen och e-lärandeverktygen är en förutsättning för fördjupat kunskapsutbyte och samarbete mellan Novias och ÅA:s substansenheter. Samordningen inom Novia bör först göras, dock i samråd med IT-arbetsgruppen, så att samordningen inom Novia också kan beakta det efterföljande samarbetet mellan Novia och ÅA. Detta gäller de flesta områden inom ITfunktionerna. Det bör nämnas att kostnader kommer att uppstå vartefter som samordningsprojekt startas. 9

Arbetsgruppen kunde i och med dessa samordningsprojekt arbeta fram förslag till projekt och kostnadsberäkningar till dessa. Förslag till åtgärder: (se avsnitt 3.1) Sammanslagningen av SYH och Sydväst till Novia och planeringen av dess IT-funktion borde ges mera uppmärksamhet. Det förutsätter resurser och ett starkt drivande. Initiativet ligger hos SYH:s ledning. (3.2) I och med att en stor del av IT-sakkunskapen flyttas till Axxell kommer det åtminstone till en början att behövas stöd av de personer som flyttas från Sydväst till Axxell, eventuellt i form av köpta tjänster. Resurseringen av IT-personal gäller även Åbo. Saken torde utredas av SYH:s och Sydvästs ledning. (3.1) Ett annat område som kräver vidareutredning är Malmgatan i Åbo där sjöfartsutbildningen finns på YHoch YI-nivå. Här bör alltså utredas vilka IT-funktioner som finansieras av Sydnav, vilka av Axxell och vilka av Novia. Saken torde utredas av Sydvästs ledning. (3.3) Det bör utredas vilka konsekvenserna för inbördes fakturering är av att organisationerna behandlas olika beträffande mervärdesskatten. Vilka begränsningar ställer lagstiftningen gällande konkurrensutsättning? Förslagsvis utreds frågorna av organisationernas ekonomiförvaltning. (5.1) Novias basregister över personal och studerande integreras. En Novia-ÅA -ITarbetsgrupp tillsätts för att bistå vid arbetet så att Novias IT-användaradministration blir HAKA-kompatibel. Shibboleth-funktioner implementeras i Moodle och ev. andra system. IT-arbetsgruppen initierar (5.2) E-postservicen inom Novia konsolideras och antalet servrar minskas. Ett samarbete kring vissa e- postserverfunktioner mellan Novia och ÅA initieras därefter. IT-arbetsgruppens ansvar. (5.2 och 6) IT-arbetsgruppen deltar i planeringen av IT-funktionerna i campuset i Jakobstad. (5.2 och 6) Samarbete införs i Helsingfors G18 kring nätverk och IT-personal. Datacentralernas ansvar. (5.2 och 6) I Åbo inleder ÅA:s och Sydvästs IT-personal samarbete kring datanät (fiberkablar och trådlösa nät) (5.2) Ett samarbete kring utveckling av gemensam Moodle-verksamhet och andra e-lärandefunktioner inleds. IT-arbetsgruppens ansvar. (5.2) Novia överväger möjligheterna till ett webbportalsamarbete. (6.2) IT-Arbetsgruppen föreslår att forumet fortsätter under våren för samordning av IT-tjänster inom ÅA och Novia. Arbetsgruppen skulle efter slutrapporten fungera såsom projektledningsgrupp för att kunna koordinera planeringsarbetet. En bestående koordinerings- eller samordningsgrupp tillsätts efter att Novias verksamhet startas 1.8.2008. ÅA:s och Novias ledning. 8. Bilagor Bilaga 1, Sydvästs kartläggning Bilaga 2, SYH:s kartläggning Bilaga 3, ÅA:s kartläggning På webbadressen www.abo.fi/dc/admin/novia finns undergruppernas alla delrapporter. Logga in med användarnamn novia och lösenord sydvest. Åbo den 19.11.2007 Arbetsgruppen Stig-Göran Lindqvist Jan Fröjdö Stefan Levander Göran Jansson 10