Åbo Akademi. protokoll Datadirektionen Lindqvist, e-post: stigo, tel: 4227

Transkript

1 Möteskallelse Datadirektionen sammanträder onsdagen den kl 9.15 på datacentralen. Föredragningslistan är bifogad. De ordinarie medlemmarna ombedes vid eventuellt förfall själva underrätta sin personliga suppleant och meddela undertecknad (t.ex. per mail). Åbo den enligt uppdrag Stig-Göran Lindqvist

2 Ärenden 1. Konstaterande av mötets laglighet och beslutförhet 2. Meddelanden 3. Arbetsavtal 4. Skrivelser angående FileMaker-programvara 5. Datasäkerhetsplanen Bilagor 3. Ansökningshandlingar 4a. Skrivelse av Pedagogiska fakulteten angående FileMaker-programvara 4b. Skrivelse av Sibeliusmuseum angående FileMaker 4c. Förslag till svar på 4a 4d. Förslag till svar på 4b 5. Datasäkerhetsplanen

3 1. Konstaterande av mötets laglighet och beslutförhet Enligt datacentralens instruktion bör kallelse utsändas senast tre vardagar före mötet. Kallelsen, föredragningslistan sändes ut den Enligt instruktionen är datadirektionen beslutför när förutom sammanträdets ordförande minst hälften av medlemmarna är närvarande. Beslutsförslag: Mötet konstateras vara lagligt och beslutfört. Beslut: Föredragandens förslag godkändes.

4 2. Meddelanden Personalnytt - Joakim Björklund har beviljats tjänstledighet för studier för jan-feb Vikarie söks för närstödsdelen av arbetsuppgifterna. - Jan Wennström (datakomm, närstöd) har beviljats fortsatt studieledighet för jan-feb Johan Sundström fortsätter att vikariera Wennström. Resultatförhandlingarna och budgeten 2005 Protokollet från resultatförhandlingarna har inte ännu anlänt. Rektors beslut om fördelning av medlen i statsbudgeten är gjort, däremot saknas beslutet angående stiftelsens medel. Direktionens nästa möte Nästa möte kunde förslagsvis hållas onsdagen den kl De nya direktionsmedlemmarna skulle ännu tillfrågas om tidpunkten. Beslutsförslag: Meddelandena antecknas till kännedom. Beslut: Föredragandens förslag godkändes.

5 3. Arbetsavtal Ett antal arbetsavtal skall förnyas vid årsskiftet. Av dessa är tre sådana som direktionen skall besluta om, de övriga är kortvarigare och beslut om dem görs av direktören. Vissa ansökningshandlingar är bifogade (Brunberg, Ekblom, Anderssén, Thomén). En IT-planerare för MinPlan-projektet och i fortsättningen för studiesystemen i allmänhet. Planeraren är anställd vid DC. Enheten för studieärenden svarar för projektet och bekostar planeraren fortsättningsvis för åtminstone nästa år. Arbetet påbörjades hösten 2003 och har under hela tiden skötts av stud. (inf.beh.) Christoffer Brunberg. Utvecklingsarbetet kring olika studiesystem kommer att fortsätta även efter 2005 och samtidigt kommer de nya systemen att medföra underhållsarbete. Enligt statlig personalpolicy borde DC ifall Brunbergs avtal förlängs nu gå in för en fast anställning, trots att finansieringen är oklar från 2006 framåt. Brunberg har just fått sin pro gradu godkänd och räknar med att få också de återstående studieveckorna registrerade och sålunda sin examen klar inom december. Han har nu 158 sv (se bilaga 3). Han uppfyller sålunda DC:s kompetensvillkor. Brunberg har skött sitt arbete väl och såväl studieärenden som DC bedömer att det vore en fördel för projektet ifall han kunde fortsätta. Det föreslås att Brunberg anställs tillsvidare. En IT-planerare för projektet ÅA:s virtuella universitet. Planeraren är anställd vid DC och svarar för systemunderhållet och IT-användarrådgivningen kring ÅA:s e-lärandeplattformer Blackboard och Moodle. Planeraren bekostas med virtuella universitetets projektmedel. Stud. (inf.beh.) Mikael Ekblom har skött uppgiften medelst tidsbundna förordnanden sedan Han har skött arbetet väl. Det är såväl Lärcentrets som DC:s uppfattning att arbetsuppgifterna förutsätter kontinuitet. Ekblom har avlagt 78 studieveckor, varav 52 i inf.beh.(se bilaga 3). Ekblom uppfyller sålunda inte DD:s riktgivande krav på sv för en fast anställning. Det föreslås att Ekbloms avtal förlängs med ett år. En IT-planerare på halvtid (55.2%) i Jakobstad. Platsen har under de senaste åren varit lediganslagen ett flertal gånger, senast nu, utan att kompetenta sökanden hittats. Den här gången finns det två sökande, eltekniker Thomas Anderssén och Staffan Thomén. Anderssén har skött jobbet under benämningen IT-instruktör sedan Arbetet har bestått främst av närstöd och lokalt underhåll av Windowsmiljön och det lyder under DC:s Vasasektion. Anderssén är praktiskt kunnig och också

6 intresserad av att vidareutbilda sig såväl inom pedagogik (han har avlagt 2 sv) som inom datateknik. Arrangemanget har fungerat väl. Staffan Thomén verkar på basen av sin ansökning att vara praktiskt kunnig. Han har dock ingen egentlig yrkesutbildning och endast begränsad arbetserfarenhet. Det föreslås att Anderssén anställs fortsättningsvis för tiden Under nästa år kunde man överväga huruvida IT-instruktörskompetens kunde vara tillräcklig för platsen i fortsättningen. Beslutsförslag: Brunberg anställs som IT-planerare för studiesystemen tillsvidare från och med , under förutsättning att medel beviljas i 2005 års budget. Ekbloms anställning som IT-planerare för ÅA:s virtuella universitet förlängs för tiden Andersséns anställning som IT-instruktör (55.2%) i Jakobstad förlängs för tiden Beslut: Föredragandens förslag godkändes.

7 4. Skrivelser angående FileMaker-programvara Pedagogiska fakulteten har lämnat in en skrivelse (bilaga 4a) om en databasserver för fakultetens bruk. Sibeliusmuseum har lämnat in en skrivelse (bilaga 4b) angående FileMakerbruk. Båda berör frågan om ett ev. stöd från Datacentralen för programvaran FileMaker. FileMaker är ett programpaket för uppgörande av kataloger, tabeller och enkla databaser ursprungligen utvecklat för Macdatorer men numera också tillgängligt under MS-Windows. Förslag till svarsbrev åt respektive enhet återfinns i bilagorna 4c och 4d. Beslutsförslag: DD besvarar breven i enlighet med förslagen i bilagorna 4c och 4d. Beslut: Föredragandens förslag godkändes.

8 5. Datasäkerhetsplanen (information, diskussion) Genom rektors beslut av den tillsattes en ledningsgrupp för ÅA:s datasäkerhet med datasäkerhetschef Matti Huvila som ordförande. Gruppen har som sin centrala uppgift att kontinuerligt uppdatera och utveckla Akademins datasäkerhetsplan (samt komma med initiativ i datasäkerhetsfrågor). Den rapporterar till första prorektor och DC:s direktör, och koordinerar sitt arbete med Akademins (allmänna) säkerhetsgrupp. Gruppen har arbetat med en ny datasäkerhetsplan inom ramen för ett av finansministeriet lett samarbetsprojekt under åren och med planens detaljinnehåll därefter. Planen är nu i sådant skick att projektet kan anses avslutat. En säkerhetsplan är dock aldrig färdig, utan bör kontinuerligt uppdateras med bl.a. olika nya delplaner, regler och åtgärdsförslag. Jobbet fortsätter nu inom gruppen bl.a. med prioritering av åtgärdsförslagen och förnyande av riskanalysen, samt inom DC:s sektioner med olika detaljplaner. Planen har klassificerats som konfidentiell (skyddsklass III). Den delas följaktligen inte ut med föredragningsmaterialet utan först på mötet. Efter mötet samlas kopiorna in tillbaka. Avsikten är att informera direktionen om ÅA:s datasäkerhet (som ju DC enligt sin instruktion har ansvar för). Direktionen kan självfallet komma med förslag och initiativ för vidareutvecklandet av planen. Beslutsförslag: DD tar del av datasäkerhetsplanen och diskuterar den. Beslut: Föredragandens förslag godkändes.