Utmaningsdriven innovation: Projektbeskrivning för Projektform A 2011 Öppna sociala molntjänster erbjuder två viktiga innovationer inom utmaningen Informationssamhället 3.0, dels en gemensam molnplattform för kommunala tjänster vilket är nytt i Sverige och dels konfigurerbara tjänster vilket är nytt i EU. Konfigurerbara tjänster gör det möjligt att erbjuda generella IT-lösningar enkla att anpassa till lokala behov. Projektet levererar dessutom grunden för ett kommunalt processbibliotek, som i sig erbjuder en innovativ analysplattform. Konstellationen består inledningsvis av Stockholms universitet, föreningen Sambruk och Järfälla kommun och kommer att utökas med intresseorganisationer, kommuner och tjänsteleverantörer. 1 Bakgrund och state-of-the-art Sverige är indelat i 290 kommuner, som är ansvariga för majoriteten av den samhällsservice som finns i vår närmiljö. Viktiga uppgifter är utbildning samt familje- och socialomsorg. För att erbjuda medborgare bra service arbetar kommuner ständigt med översyn och förbättringar av rutiner och arbetsprocesser. Flertalet processer inom kommunerna är lika i många avseenden och följer samma lagar och regleringar. Till exempel erbjuder alla kommuner tjänster för äldre och funktionshindrade som i stor utsträckning liknar varandra. Informationssystem har en central roll i utvecklingen av effektiva möten, processer och rutiner. Trots stora likheter i verksamheterna, utvecklar och förvaltar svenska kommuner normalt sina informationssystem lokalt och det finns inget gemensamt nationellt IT-stöd. ITleverantörerna är få och stora i förhållande till kommunerna, vilket leder till att kommuner blir beroende av IT-leverantörer. Från IT-leverantörernas perspektiv är enskilda kommuner ofta små aktörer och deras enskilda önskemål om systemutveckling och modernisering dyra att genomföra. Det uppstår en låsning; allteftersom kommuner utvecklar sina arbetsprocesser behöver de vidareutveckla sina IT-system, men dessa investeringar är för kostsamma att bära på lokal nivå. För att komma runt detta ansluter sig kommuner till samarbetsnätverk såsom föreningen Sambruk och Samverkan LEX. Föreningen Sambruk omfattar idag drygt 80 svenska kommuner och bedriver kommunal verksamhetsutveckling med hjälp av IT, bl.a. genom framtagning av e-tjänster såsom eansökan-socialbidrag. Samverkan LEX driver gemensam framtagning av kravspecifikation för vidareutveckling av befintliga IT-system och omfattar 25 kommuner. Det tar dock tid att samordna gemensamma behovsbilder eftersom dessa ställer krav på standardisering av olika kommuners behov. I detta projekt vill vi arbeta med utvecklingen av en alternativ lösning, nämligen en molnplattform för kommunala tjänster i Sverige. Liknande molnplattformar finns redan i U.S.A. (www.apps.gov) och planeras i Storbritannien (G-Cloud). En sådan plattform skulle erbjuda tjänster för att hantera olika typer av tillstånd, intyg, och licenser. För att kommuner ska kunna upprätthålla sina egna särdrag, måste tjänsterna som erbjuds vara konfigurerbara vilket innebär att dessa ska lätt kunna anpassas för kommuners individuella behov. Dessutom behöver attraktiva affärsmodeller utvecklas för att leverantörer ska uppnå god lönsamhet och bra spridning för sina tjänster. Metoder för detta utvecklas just nu av Stockholms universitet i nära samarbete med tekniska högskolan i Eindhoven och projektet Configurable services for local governments (se avsnitt 6). Öppna sociala molntjänster bygger vidare på och återanvänder resultat från två tidigare Vinnova-projekt: Verksamhetsmodeller för e-tjänster i samspel mellan stat och kommun och Öppna sociala tjänster. I förlängningen kommer projektet att bidra till mer öppen förvaltning
(eng. Open Government) och därigenom överbrygga ekonomiska, sociala och miljömässiga utmaningar (www.oecd.org). 2 Idéns koppling till vald utmaning och till grön tillväxt Öppna sociala molntjänster är ett projekt för att möta utmaningen Informationssamhället 3.0 ur ett kommunalt perspektiv. Målsättningen för detta A-projekt är att utveckla idéer och en bred konstellation för anpassningsbara sociala e-tjänster, se figur nedan. I förlängningen, i projektfas B och C, skall en molnplattform för digitala kommunala tjänster implementeras. Projektet avgränsas till socialförvaltning och tjänster för omsorg av äldre och funktionshindrade. Lösningen tillfredsställer ett par grundläggande behov: effektiva tjänster och gemensamma lösningar. Lösningar för effektiva kommunala tjänster bygger på integrerade processer som skapar mervärde genom integration av information från olika källor och snabb återkoppling bland annat genom automatisering av beslut. Gemensamma lösningar bygger på det samhälleliga behovet av att inte 290 kommuner investerar utveckling i egna IT-lösningar utan samordnar sina lösningar. Härigenom kan även mindre kommuner dra nytta av större kommuners relativt sett mer sofistikerade IT-lösningar med t.ex. högre tillgänglighet och säkerhet. Molnbaserade tjänster har indirekt en långsiktigt positiv miljöpåverkan. Lokal processorkraft ersätts av gemensamma driftcentraler med tjänsteleverans över internet. Härigenom kan processorkapaciteten utnyttjas bättre genom balansering av lasten. Dessutom kan IT-miljön, såsom operativsystem, anpassas till den typ av tjänster som levereras för att uppnå bättre prestanda. Genom att implementera en molnplattform för kommunala tjänster tillfredställs behov från flera kunder/kravställare: samhälle, kommuninvånare, kommuner, kommunala handläggare och tjänsteleverantörer. Vi har valt att dela in behoven i fem kategorier utifrån respektive kund/kravställare: demokrati och rättssäkerhet, medborgarservice, administrativ effektivitet, professionalism samt affärsnytta. Demokrati och rättssäkerhet handlar om de krav som samhället ställer på rättsäkerheten inom socialförvaltning, såsom individuella beslut. Medborgarservice handlar om tillgänglighet, behandla medborgare med respekt, ge snabb handläggning och informera dem under hela processen. Administrativt effektiva tjänster bygger på tillämpning av principer för processhantering, såsom integration och automatisering. Genom att koncentrera manuella resurser till komplicerade ärenden och
automatisera enkla ärenden bibehålls en hög professionalism bland handläggare. Affärsnyttan bygger på att tjänsteleverantörer uppnår en bra spridning av tjänster med god lönsamhet vilket i sin tur ställer krav på gemensamma lösningar som kan konfigureras för att tillfredsställa behovsvariationer. 3 Förväntade resultat En molnplattform för kommunala tjänster där konfigurerbara versioner av tre tjänster för digital socialförvaltning implementerats. De konfigurerbara tjänsterna utvecklas i ett processhanteringssystem i öppen källkod (liknande prototypen som beskrivs på http://ostproject.blogs.dsv.su.se/prototype/). Konfigurerbarheten skall fånga skillnader i karakteristik mellan ett antal kommuner (såsom storlek och demografi). Dessa skillnader utgör grunden för framtagningen av en generell och konfigurerbar processmodell som prototypimplementeras som en molntjänst. En affärsmodell för molntjänsten utvecklas tillsammans med tjänsteleverantörer. Sammanfattningsvis ska projektet leda till följande resultat: Metod för konfigurerbara e-tjänster med höga krav på automatiserade och integrerade flöden mellan olika aktörer, såsom medborgare, kommuner, tjänsteleverantörer och myndigheter Tre konfigurerbara öppna sociala e-tjänster för leverans via Molnet Molnplattform för leverans av kommunala e-tjänster Bibliotek för spridning av processmodeller Affärsmodell för god lönsamhet och hög spridning av molntjänsterna 4 Konstellationen Projektet kommer att inledningsvis bedrivas som ett samarbete mellan följande partner: Institutionen för data- och systemvetenskap vid Stockholms universitet: projektägare/ledare fas A och forskningssamordnare samt ansvarig för processanalyser och prototyplösningar för konfigurerbara molntjänster för Järfällas e-tjänster inom socialtjänsten. Projektledarskapet kan komma att övertas av annan part i samband med fas B och C. Järfälla kommun: ansvarig för verksamhetskompetens inom socialtjänsten och för att välja ut tre relevanta e-tjänster inom socialförvaltningen. Föreningen Sambruk: stöd för integration av e-tjänsterna mot andra myndigheter och som effektiv kanal mot andra kommuner för att fånga upp skillnader i behov samt spridning av resultatet. Genom att vidareutveckla Sambruks multifråga (Vinnova-projekt Verksamhetsmodeller för e-tjänster i samspel mellan stat och kommun) kan projektet integrera mot de myndigheter som är involverade i processerna för omsorg av äldre och funktionsnedsatta. Utöver de myndigheter som redan täcks av multifrågan skall teknisk integration mot ytterligare två myndigheter utvecklas, såsom Skatteverket och Pensionsmyndigheten. Under fas A av projektet kommer därför dessa myndigheter att kontaktas med ändamålet att involvera dem i projektkonstellationen för fas B och C. Andra myndigheter och organisationer som vi planerar att involvera i projektet är: Skatteverket och Pensionsmyndigheten (se beskrivning ovan) Sveriges kommuner och landsting (SKL): en partner som behöver bli involverad för att hjälpa till med spridning av resultaten utöver medlemmarna i föreningen Sambruk. SKL är också en möjlig ägare till ett gemensamt processbibliotek med konfigurerbara processer för Sveriges kommuner. Processmodellerna som utvecklas under fas B utgör början till ett sådant bibliotek.
Under projektet kommer vi dessutom att samarbeta med olika tjänsteleverantörer. Dessa omfattar: Leverantörer av kommuners nuvarande verksamhetssystem, såsom Pulsen, Solar Plexus, Tieto och Logica Leverantörer av molnplattformar såsom Telia, IBM och Amazon Organisation Stockholms universitet/dsv Bekräftat deltagande? (ja/nej) Ja Roll(er) i konstellationen Projektledare och forskningsansvarig Namn på kontakt person Gustaf Juell- Skielse, Petia Wohed Kontaktuppgifter (telefonnummer och e-post) gjs@dsv.su.se, petia@desv.su.se Järfälla Ja Verksamhetsansvarig Jenny Wilhelmsson Jenny.Wilhelmsson@jarfal la.se Sambruk Ja Integrationsansvarig Claes-Olof Olsson claesolof.olsson@sambruk.se Annan Nej myndighet (2) SKL Nej IT system Nej Leverantör Molnplattform Leverantör Nej 5 Projektplan Fas A projektdetaljering och förberedelse. Under denna fas kommer en detaljerad projektplan att utformas och projektkonstellationen att etableras. Behov analyseras och krav på dellösningar utreds. Roller och ansvarsfördelning mellan projektets parter fastställs. Budget för fas B utarbetas. Fas B utveckling av konfigurerbara processmodeller som ligger till grund för utvecklingen av molntjänsterna. Under denna fas kommer prototyper för tre konfigurerbara e-tjänster för omsorg av äldre och funktionsnedsatta att utvecklas. Arbetet kommer att utföras: dels som en fortsättning på projektet Verksamhetsmodeller för e-tjänster i samspel mellan stat och kommun genom att arbeta vidare med Multifrågetjänstens integration mot två ytterligare myndigheter, och dels som en nyutveckling av processmodeller för tre sociala e-tjänster som implementeras i öppen källkod som en prototyp i processhanteringssystemet YAWL (www.yawlfoundation.org). Prototypen demonstreras för andra kommuner från föreningen Sambruk för att fånga lokala skillnader i processhanteringen. Dessa skillnader läggs till processmodellerna och konfigurerbara processmodeller för de tre tjänsterna utvecklas och implementeras i samma prototypsystem som tidigare, samt dels som en upphandling av molnplattform och molntjänster i enlighet med den affärsmodell som utvecklas i dialog med tjänsteleverantörer och utifrån erfarenheterna från Vinnova-projektet BOSSANOVA. Fas C implementering av tjänsterna som molntjänster samt analys av effekten av e- tjänsterna vid ett antal utvalda kommuner. Under denna fas kommer prototyplösningen för e- tjänsterna att realiseras som molntjänster.
6 Internationella satsningar Internationellt, relaterar vårt projekt till två större satsningar nämligen projektet CoSeLoG (http://www.win.tue.nl/coselog) som genomförs vid Technical University of Eindhoven (Tu/E) och initiativet Apromore (http://apromore.org/) som involverar forskare från Nederländerna, Tyskland, Frankrike, Estland och Australien. CoSeLoG står för Configurable Services for Local Governments. Målet med projektet är att utveckla en molninfrastruktur för kommunerna i Nederländerna. Det ska erbjuda tjänster för hantering av olika typer av tillstånd, skatter, certifikat och licenser. Ett grundläggande antagande är att kommuner har motsvarande tjänster som utförs på ett likartat sätt. Full standardisering vore dock alltför inskränkande och orealistiskt. Därför utvecklas konfigurerbara tjänster så att processer kan anpassas och dela på en gemensam infrastruktur. Apromore står för Advanced PROcess MOdel REpository och är ett initiativ som finansieras via ett antal nationella projekt vars övergripande mål är att utveckla en plattform i öppen källkod för att lagra och stödja arbete med processmodeller. Plattformen ska erbjuda funktionalitet för bland annat avancerad filtrering och smart design. Avancerat filtrering ger möjlighet att avgöra likheter mellan processer (för att kunna bygga tjänster som inkorporerar sådana likheter). Smart design betecknar funktionalitet för skapande/anpassning av processmodeller för specifika sammanhang. Projektet kommer att använda Apromore för att bygga upp ett öppet processbibliotek för svenska kommuner. Resultaten av vårt projekt kommer i sin tur att utgöra en fallstudie för Apromore. 7 Översikt Delar av utmaningen som adresseras Informationssamhället 3.0 Från mer information till mervärde genom information Informationssamhället 3.0 En utmaningsdriven infrastruktur driver nya affärsmöjligheter Konkurrenskraftig produktion Möta nya kundpreferenser med dynamiska, lösningar Hållbara attraktiva städer Informationshantering, transport och logistik för en attraktiv stad Grön IT Tänkta lösningar E-tjänster Lösningar i form av digitala tjänster fokuserar kraftigt på mervärdet för användaren som slutkund Molnplattform med kommunala tjänster många processer och tjänster [har] digitaliserats och förändrats, vilket i sin tur har medfört nya krav på infrastrukturen. Konfigurerbara och exekverbara processmodeller som implementering av tjänsterna. Marknaden efterfrågar allt mer individualiserade produkter vilket ställer högre krav än tidigare på flexibilitet och förmåga till snabb och integrerad utveckling av processer och tjänster BPMS (Business Process Management System) som back-end system för e-tjänster. Den verksamhet som sker i staden är i många fall beroende av fungerande infrastruktur för tillförsel av information Moln av servrar, stora moderna miljöanpassade serverhallar som flera kommuner delar på är betydligt mer kostnadsoch energieffektiva jämfört med små enskilda kommuners serverrum. Kunder/kravställare som berörs Medborgare, kommuner (Etjänsterna utvecklas för medborgarna. Vid dataförfrågningar från andra myndigheter, agerar kommunerna som en kund till dessa.) Kommuner Kommuner Kommuner och medborgare Kommuner och tjänsteleverantörer