Malmö stad Stadsområdesförvaltning Norr 1 (6) Datum 2015-06-04 Vår referens Eva-Britt Holmberg Socialbyråchef eva-britt.holmberg@malmo.se Tjänsteskrivelse Rapport för att sänka kostnaderna för försörjningsstöd tertial 1 2015 SOFN-2015-10 Sammanfattning Inför 2014 avsatte kommunfullmäktige 30 miljoner kronor för att utveckla arbetet med ekonomiskt bistånd och få fler personer självförsörjande, i synnerhet barnfamiljer. Målet med satsningen är att förkorta den tid hushåll är beroende av försörjningsstöd och därmed på sikt även minska kostnaderna för Malmö stad. Budget 2014 betonade även att individ- och familjeomsorgen ska säkerställa att de berörda personerna får rätt insatser. Inför 2015 har 31 miljoner kronor avsatts för det fortsatta utvecklingsarbetet. Stadsområdesförvaltning Norr erhöll 4,0 miljoner kronor av dessa för att fortsätta utveckla arbetet. Villkoren för tilldelade medel var att stadsområdet skulle inkomma med en rapport i form av sammanställning och analys efter varje tertial. Förslag till beslut Stadsområdesnämnd Norr föreslås besluta att godkänna rapporten och överlämna den till kommunstyrelsens arbetsutskott. Beslutsunderlag Protokollsutdrag AU II den 22 december 2014 Handlingsplan för att sänka kostnaderna för försörjningsstöd Rapport för att sänka kostnaderna för försörjningsstöd tertial 1 2015 Beslutsplanering Stadsområdesnämnd Norr 2015-03-26 Stadsområdesnämnd Norr 2015-06-25 Ärendet Personal och antal ärenden Stadsområdesförvaltning Norr följer den handlingsplan som avgivits för att erhålla tilldelade medel om 4,0 milj kr. Idag har Stadsområdesförvaltning Norr 31 handläggare inom arbetet med försörjningsstöd. I december 2014 uppbar 1619 hushåll försörjningsstöd. Av dessa var ca 490 barnfamiljer. I genomsnitt innebar det att varje socialsekreterare hade 52 hushåll att arbeta med per tjänst. I januari 2015 minskade antal beviljade hushåll till 1577 vilket innebar att varje handläggare arbetade med 51 hushåll. SIGNERAD
2 (6) En översyn av den totala ledningsorganisationen inom individ- och familjeomsorgen under hösten 2014 resulterade i att den tidigare uppdelningen mellan två enheter inom försörjningsstödet förändrades. Den totala verksamheten inom individ och familj delades i in i tre enheter. Varje enhet skulle ha tre sektioner. Den nya ledningsorganisationen innebär att enheten för försörjningsstödet numera är indelad i tre sektioner, arbetsmarknad, barnfamiljer och rehab. Sektionen rehab kommer också innehålla mottaget samt avdelningens administrativa personal. Den nya ledningsorganisationen är nu klar och en enhetschef samt tre sektionschefer ansvarar för verksamheten inom försörjningsstödet. Inledningsvis 2014 anställdes sju socialsekreterare för de medel som avsattes genom satsningen för att på så sätt minska ärendebelastningen för varje socialsekreterare och få fler personer i självförsörjning. På grund av det ökade antalet aktuella ärenden tillsattes ytterligare två tjänster under hösten 2014. Tanken var att de som arbetade med barnfamiljer skulle ha något färre ärenden än de som arbetade med ensamstående/par utan barn. Dessa två tjänster har permanentats inför 2015 då ärendemängden är fortsatt hög. Nuvarande antal handläggare inom försörjningsstödet är 31. Under årets första tertial har utvecklingen gått från 1577 hushåll i januari till 1619 hushåll i april. Under årets fyra första er har antal barnfamiljer och långvarigt bidragsberoendehushåll ökat mest. Ärenden som tar förhållandevis längre tid att utreda än arbetssökande och ensamhushåll. Detta har inneburit en ökad belastning på handläggarna eftersom antal handläggare har varit detsamma. Siffror för maj är klara och de visar på en minskning av antal beviljade hushåll till 1576 st. Under 2014 drev individ och familj ett projekt inom försörjningsstödet tillsammans med avdelningen för områdesutveckling. Projektet arbetade specifikt med barnfamiljer inom Segevångsområdet. Socialsekreterarna inom projektet arbetade med ca 40 hushåll per tjänst vilket möjliggjorde ett bra resultat med att få fler barnfamiljer i självförsörjning. Ett projekt för barnfamiljer som uppburit försörjningsstöd mer än 36 er planeras att starta i augusti 2015. I projektet kommer ytterligare tre socialsekreterare att anställas under projektiden på ett år. Projektet kommer att använda sig av de metoder som varit framgångsrika i det tidigare projektet med barnfamiljer inom Segevång. Med tillskottet av tre befattningar under ett år kommer antal hushåll per tjänst, totalt för hela försörjningsstödet, att bli ca 47, om antalet hushåll är 1619. För de handläggare som kommer att arbeta inom projektet kommer antal beviljade hushåll per tjänst att bli färre. Redan under första en 2015 har antal hushåll sjunkit till 1577. Bedömningen är att detta är en rimlig belastning för att kunna möta de krav som ställs på uppföljningar och planeringar i ärendena samt för att klara av samverkan med andra myndigheter så som Arbetsförmedling, Försäkringskassa, Psykiatrin och Integrerad närsjukvård Malmö (INM). Tabell 1 Jan 2015 Feb 2015 Mars 2015 April 2015 Beviljade hushåll per handläggare och 51 50 53 52
3 (6) Tabell 2 Jan 2015 Feb 2015 Mars 2015 April 2015 Beviljade hushåll 1577 1546 1628 1619 Tabell 3 Jan 2014 Feb 2015 Mars 2015 April 2015 Planerings- 214 260 351 310 eller uppföljningsbesök, per Planerings- 6,9 8,4 11,3 10,0 eller uppföljningsbesök per handläggare och Planeringseller uppföljningsbesök i relation till antalet ärenden, per 14% 17% 22% 19% Tabell 4 Jan 2015 Feb 2015 Mars 2015 April 2015 Aktuell genomförandeplan, per 719 787 813 833 Stöd Som stöd i arbetet finns det, med den nya ledningsorganisationen, en enhetschef samt tre sektionschefer. Den nya organisationen möjliggör ett nära samarbete mellan chef/medarbetare med bl a tjänstegenomgångar. På så sätt kvalitetssäkras verksamheten och säkerställer handläggningen på ett bättre sätt. Inom individ- och familjeomsorgen finns också en planeringssekreterare och en verksamhetscontroller som är behjälpliga i samband med uppföljning, kvalitetssäkring och till viss del metodutveckling. Socialsekreterarna erhåller extern handledning samt metodstöd i MI (motiverande intervjuer). Metoder Det pågår ett utvecklingsarbete inom försörjningsstödet för att dels implementera den nya organisationen men också för att bygga samverkan med externa aktörer och tvärprocesser mellan individ och familjeomsorgens olika sektioner. De utvecklingsidéer som kommer från socialsekreterarna kan i och med den nya organisationen fångas upp och bearbetas. Stor vikt läggs vid vär-
degrundsarbete och förhållningssätt, bland annat vid ärendegenomgångar och med hjälp av motiverande intervjuer/samtal (MI). Målsättningen är att använda MI som metod för alla socialsekreterare inom försörjningsstödet, och att alla ska erhålla utbildning. Det finns redan idag en bra organisation för metodstöd i MI. För att säkra metoden och hålla arbetet i gång har en socialsekreterare viss avlastning på sin tjänst för att planera och genomföra metodstödet. 4 (6) Det som anses vara det viktigaste i arbetet med försörjningsstöd är att ha tid och möjlighet till uppföljningar och personliga möten med klienterna. I Stadsområdesförvaltning Norr sker alla nybesök och alla uppföljningsbesök genom ett personligt möte. Uppföljning i pågående ärenden ska göras minst var tredje. Processerna kring detta har beskrivits konkret från det att ett ärende kommer till mottagningen till det att personen blir självförsörjande. Inom individ- och familjeomsorg sker även intern samverkan mellan enheterna för att se till att det finns en helhetssyn i de ärenden som är aktuella på mer än en enhet. Genom gemensamma ärendegenomgångar, tre/fyrparts samtal samt genom praktiska och kreativa lösningar med klienten i fokus, bedrivs detta arbete. Samverkan Ett nytt samarbete, utifrån den strategiska överenskommelsen mellan Malmö stad och Arbetsförmedlingen, är igång och samarbetet intensifierades under hösten 2014. Handläggare från Arbetsförmedlingen och arbetsmarknadssekreterare från Jobb Malmö finns i verksamhetens lokaler flera gånger i veckan. Syftet är att minska antalet kontaktytor och möjliggöra ett nära samarbete för att underlätta kommunikation, planering och tillgång till kommunala och statliga insatser. Då genomförs också tjänstemannamöten och tre/fyrpartssamtal utifrån behov. Stadsområdesförvaltning Norr har tagit fram rutiner och processer tillsammans med Arbetsförmedling och Jobb Malmö för att konkretisera samarbetet, helt enligt det beslutade samverkansavtalet. Det finns behov av att utveckla samverkan även med övriga arbetsförmedlingskontor, eftersom en del av våra klienter tillhör andra kontor än just Arbetsförmedlingens kontor, Bryggan. Det finns en önskan att skapa nätverk för både chefer och handläggare från andra kontor. Då detta är en process som påbörjats i Malmö stad, ser Stadsområdesförvaltning Norr fram emot att kunna delta i ett sådant samarbete när det finns möjlighet till det. Det pågår en stor omorganisation inom Arbetsförmedlingen som kommer att innebära att nya kontakter och relationer måste skapas. Det finns också behov av att utveckla samverkan med övriga delar av Jobb Malmö och möjligheten att handläggare från Aktivitetscentrum respektive Resursenheten kommer till individ- och familjeomsorgen ska undersökas. En nära samverkan med handläggare och chefer förväntas bidra till en ökad påverkansgrad på vilka insatser som Jobb Malmö erbjuder för de som räknas stå långt ifrån arbetsmarknaden. En lokal överenskommelse för utveckling av samverkansformer och kunskapsöverföring mellan individ- och familjeomsorg i Malmö stad och Försäkringskassan har tagits fram och undertecknats. I överenskommelsen ingår att det ska skapas konsultativa teamet på varje stadsområde där handläggare från Försäkringskassan och respektive individ och familjeomsorg kan föredra ärenden för att få stöd för beslut om fortsatt handläggning. FINSAM har också beviljat medel under två år för att säkra kvaliteten i samarbetet vilket innefattar bl a process-och metodutveckling, kompetensutveckling samt aktiviteter för att uppnå förståelse för varandras uppdrag och förutsättningar för samarbete.
5 (6) Inom FINSAM finns idag en utbildningsgrupp med uppdrag att, utifrån ett behov av gemensam kompetensutveckling, uppnå en samsyn och öka kunskapen kring olika aktuella problem och utvecklingsområde. Allt med fokus på bättre samverkan mellan myndigheterna (Malmö stad, Arbetsförmedling, Försäkringskassan och Region Skåne) för att uppnå bättre service och resultat för individen. Stadsområdesförvaltning Norr ser fram emot att delta i de utbildningar som planeras. Tabell 5 Jan 2015 Feb 2015 Mars 2015 April 2015 Flerpartssamtal 20 14 30 16 där AF har ingått, per Flerpartssamtal 25 38 55 48 där Jobb- Malmö har ingått, per Inskrivna på 1005 1005 1018 1062 Arbetsförmedlingen, per Inskrivna på JobbMalmö, per 328 333 372 356 Brukarinflytande Utifrån den brukarundersökning som genomfördes 2012, har Stadsområdesförvaltning Norr behov av att förbättra tillgängligheten för brukarna på olika sätt. Den satsning som Malmö stad gör på försörjningsstödet bidrar i många avseenden till detta. Genom att involvera brukarna i arbetet är målsättningen att skapa en serviceorganisation som uppfattas som tillgänglig och professionell av brukarna. Vad är tillgänglighet för brukarna? Hur och när vill de kunna komma i kontakt med socialtjänsten? Detta arbete är planerat under 2015 men har inte genomförts då införandet av ny ledningsorganisation har prioriterats. Arbetet med att involvera brukarna kommer att göras under hösten då organisationen är implementerad. Kommentarer Genom att öka antalet socialsekreterare från 22 till 31 (34 inkl projekt tjänster) görs bedömningen att Stadsområdesförvaltning Norr kommer att kunna leva upp till grunduppdragen enligt gällande riktlinjer och enligt ovanstående beskrivning. Stadsområdesförvaltning Norr kommer skriftligen varje tertial att redogöra för hur samverkan med Arbetsförmedling och Jobb Malmö fungerar samt hur vi bedömer att deras insatser möter våra brukares behov. Genom statistikuttag och manuell räkning varje följer verksamheten utvecklingen noga. Antal beviljade hushåll fortsätter att öka inom stadsområde Norr vilket också är stadskontorets bedömning då ett högre belopp tilldelades Norr inför 2015. De kriterier som används för fördelning av 30 miljonerssatsningen visar att det har skett en ökning av både barnfamiljer och arbetssökande 6-12 er med 12,50% under 2014 till 13,82% 2015. Individ och familjeomsorgen i Norr ser en ökning av anhöriginvandring, stora barnfamiljer, ökat tungt missbruk i samsjuklighet med psykiskt dåligt mående. Hemlösheten är fortsatt mycket hög i stadsområde Norr och dessa svårigheter hos brukarna innebär också stora svårigheter att
komma ut i självförsörjning. Trots att antal avslutade ärenden fortsätter att öka är ingång av nya ärenden stor, vilket påverkar resultatet negativt. Den tyngd/svårighet i ärenden, som socialsekretarena beskriver, påverkar i mycket hög grad möjligheten till självförsörjning. Vi ser ett ökat antal ärenden inom sektionen för rehab där många brukare är i behov av bl a arbetsförmåge bedömning som underlag för att erhålla sjukersättning från försäkringskassan och därmed bli självförsörjande. Möjlighet till denna bedömning kan endast ske inom Jobb Malmö och där är denna grupp inte prioriterad. I avvaktan på denna bedömning fortsätter brukarna att erhålla försörjningsstöd. Vår samverkan med Jobb Malmö och Arbetsförmedlingen är bra och individ och familj i stadsområde Norr har under en längre period haft flest brukare inskrivna på Jobb Malmö. 6 (6) Ansvariga Eva-Britt Holmberg, Avdelningschef Ann Söllgård, Förvaltningsdirektör