2013-06-10 BESLUT Dnr LiU-2013-00880 1(2) Internrevisionens rapport granskning av miljöledningssystemet vid Linköpings universitet 1 Allmänna konstateranden Internrevisionens rapport utgör en angelägen genomgång av miljöledningsverksamheten vid universitetet. Mot bakgrund av pågående förändringsarbeten inom universitetsförvaltningen kan rapporten att bli vägledande i arbetet med en utveckling och effektivisering av miljöledningsarbetet. 2 Ställningstaganden till lämnade rekommendationer 2.1Tydliggör och fastställ en aktuell beskrivning av hela miljöledningssystemets organisation och ansvar. En aktuell beskrivning av miljöledningssystemets organisation och ansvarsförhållanden är viktig för ett effektivt och väl fungerande miljöledningsarbete. Under hösten 2013 kommer förslag till en uppdaterad organisationsstruktur med ansvarsfördelningar att arbetas fram av universitetets miljöstrateg. Hur LiU ska arbeta med miljöledningscykelns hållpunkter, enligt förordning (2009:907) om miljöledning i statliga myndigheter, ska förtydligas. Beslut rörande befogenheter och ansvar fattas av universitetsdirektören inom ramen för rektors delegationsordning. Resultatet av detta arbete ska presenteras för universitetsstyrelsen vid junisammanträdet 2014. 2.2 Genomför årligen ledningens genomgång. Ledningens genomgång bör omfatta utvärdering av miljöpolicy, genomgång av resultaten av miljömål och handlingsplaner, redovisning av lagefterlevnad samt en översyn av miljöledningssystemet för att bland annat säkerställa att organisation och ansvar fortlöpande är aktuell och sanktionerad. En årsbunden rutin för ledningens genomgång ska arbetas fram i samband med beskrivning av miljöledningssystemets organisation och ansvar, enligt punkt 2.1. Här måste bl a förtydligas vilka företrädare som i detta sammanhang ska representera ledningen vid dessa genomgångar. Miljöpolicyn ska utvärderas årligen. Resultat av LiUs miljömål samt den centrala miljöhandlingsplanen och institutioners-/enheters miljöhandlings- Universitetsstyrelsen
2(2) planer presenteras och utvärderas. Lagefterlevnaden ska redovisas, liksom den interna miljörevisionens översyn av miljöledningssystemet. En första ledningens genomgång ska vara genomförd senast april månad 2014. 2.3 Säkerställ och kvalitetssäkra insamling, uppföljning och redovisning av relevant miljödata Relevant miljödata är kopplad till LiUs aktuella miljömål och även data som rapporteras till utbildningsdepartementet, naturvårdsverket och energimyndigheten. Att säkerställa och kvalitetssäkra dessa data är av största vikt för att kunna utläsa en förändring med hänsyn till de åtgärder som vidtas för att nå miljömålen. Ett arbete har inletts för att förtydliga vem som ansvarar för uppföljning av statistik och då även ansvarar för att kvalitetssäkra denna. Detta arbete ska kunna redovisas vid ledningens genomgång 2014. 2.4Återkom till universitetsstyrelsen med avsikterna gällande en eventuell certifiering av miljöledningssystemet Det finns anledning att redan i dagsläget erinra om de tveksamheter som råder kring ett certifieringsarbete. Internrevisionens rapport utvisar att universitetet har ett stort antal förbättringsåtgärder att vidta beträffande sitt miljöledningssystem. Ett certifieringsarbete måste kunna utgå från en mer kvalificerad nivå än den nu rådande. Frågan om initiativ till certifiering bör rimligen avvakta åtgärderna i ovanstående punkter och kan aktualiseras tidigast 2015. En bedömning av åtgärdsläget beträffande certifiering bör tills vidare lämnas i samband med ledningens årliga genomgång, jfr punkt 2.2. 2.5 Tydliggör den interna miljörevisionens syfte och relation till miljöledningssystemet Ett förtydligande av syftet med de interna miljörevisionerna och relationen till miljöledningssystemet kommer att göras i samband med arbetet enligt punkt 2.1. Beslut i detta ärende har fattats av universitetsstyrelsen vid dess sammanträde denna dag. I beslutet har deltagit ordföranden Anna Ekström, universitetets rektor Helen Dannetun och övriga ledamöterna, Jenny Andersson, Carin Franzén, Magnus Hall, Paul Håkansson, Margareta Josefsson, Oskar Lyding, Helena Persson, Niclas Söör, Kerstin Wigzell, Anders Ynnerman och Karin Öllinger. Vidare har närvarit prorektor Karin Fälth-Magnusson, suppleanten Daniel B. Wilhelms, personalföreträdarna Janerik Lundquist och Gabriel Thott, styrelsens sekreterare Jenny Ljung och Maria Hoffstedt, tillträdande studeranderepresentanterna Sebastian Becker, Tobias Karlsson och Albin Mannerfelt, revisionschefen Margareta Fallsvik, kommunikationsdirektören Mariethe Larsson, universitetsdirektören Kent Waltersson samt miljöstrategen AnnaKarin Unger och chefsjuristen Göran Hessling, de sistnämnda föredragande. Anna Ekström Göran Hessling
2013-05-07 REVISIONSSRAPPORT Dnr LiU-2013-00880 1(14) Granskning av miljöledningssystemet vid Linköpings universitet Internrevisionen
2(14) Innehåll SAMMANFATTNING... 3 1 Bakgrund och riskbedömning... 4 2 Granskningens omfattning och inriktning... 4 3 Granskningens resultat... 4 3.1 Förordning om miljöledning i statliga myndigheter... 4 3.2 Miljöledningssystemets utformning... 10 3.3 Miljöledningsarbetet i organisationen... 11 3.4 Ett system för ständig förbättring... 11 3.5 Certifiering enligt ISO 14001... 11 4 Internrevisionens rekommendationer... 12 Bilaga 1 - Förordning (2009:907) om miljöledning i statliga myndigheter... 13
3(14) Styrelse och rektor Revisionsrapport: Granskning av miljöledningssystemet vid Linköpings universitet SAMMANFATTNING Internrevisionen (IR) har i enlighet med fastställd revisionsplan för 2013 granskat och lämnar förslag till förbättringar avseende universitetets miljöledningssystem. Linköpings universitet omfattas av förordning (2009:907) om miljöledning i statliga myndigheter. Förordningen anger att myndigheter inom ramen för sitt ordinarie uppdrag ska ha ett miljöledningssystem. Ledningssystemet ska integrera miljöhänsyn i verksamheten så att man tar hänsyn till verksamhetens direkta och indirekta miljöpåverkan på ett systematiskt sätt. Granskningen har syftat till att bedöma om universitetet lever upp till förordningens krav samt hur miljöledningssystemet fungerar i organisationen. Internrevisionens iakttagelser och konklusioner Internrevisionen bedömer att Linköpings universitet i det väsentliga lever upp till kraven i förordning om miljöledning i statliga myndigheter. Det finns dock brister i hur miljöledningssystemet fungerar och uppfyller sitt syfte att bidra till ständiga förbättringar inom miljöområdet. Främst återfinns brister och utrymme för förbättringar i styrningen av det centrala miljöledningsarbetet samt i uppföljning och dokumentation av resultat. En genomgång av den planerade och beslutade organisationen visar på ett antal avvikelser. Granskningen visar att flera viktiga delar i det beslutade miljöledningssystemet inte implementerades eller har förändrats sedan beslutet. Granskningen visar även att det idag saknas en aktuell och sanktionerad beskrivning av miljöledningens organisation och ansvar. Vid LiU bedrivs ett aktivt, och internationellt uppmärksammat, miljöarbete. Detta miljöarbete bedrivs dock inte i första hand inom ramen för miljöledningssystemet. Inom ramen för miljöledningssystemet hanteras istället åtgärder i marginalen som inte innefattar hela verksamheten. Miljöledningssystemet har t.ex. inte omfattat kärnverksamheten eller verksamhetens totala energiförbrukning. Det finns brister i insamling och redovisning av uppgifter vilket gör att uppföljningen av miljöledningsarbetet blir svårhanterligt. Det innebär bland annat att det inte går att bedöma måluppfyllelsen av miljömålen för den nyligen avslutade målperioden och att det varit svårt att visa resultat från handlingsplanens aktiviteter. Bristerna medför att LiU inte förmår att inom ramen för miljöledningssystemet visa om det skett förbättringar inom miljöområdet. Internrevisionens rekommendationer Internrevisionen lämnar efter genomförd granskning följande rekommendationer till förbättringsåtgärder: Tydliggör och fastställ en aktuell beskrivning av hela miljöledningssystemets organisation och ansvar. Genomför årligen ledningens genomgång. Ledningens genomgång bör omfatta utvärdering av miljöpolicy, genomgång av resultaten av miljömål och handlingsplaner, redovisning av lagefterlevnad samt en översyn av miljöledningssystemet för att bland annat säkerställa att organisation och ansvar fortlöpande är aktuell och sanktionerad. Säkerställ och kvalitetssäkra insamling, uppföljning och redovisning av relevant miljödata Återkom till universitetsstyrelsen med avsikterna gällandes en eventuell certifiering av miljöledningssystemet Tydliggör den interna miljörevisionens syfte och relation till miljöledningssystemet
4(14) 1 Bakgrund och riskbedömning Internrevisionen (IR) har i enlighet med fastställd revisionsplan för 2013 granskat och lämnar förslag till förbättringar avseende universitetets miljöledningssystem. Linköpings universitet (LiU) har, liksom andra statliga myndigheter, sedan slutet av nittiotalet haft i uppdrag att införa och underhålla ett miljöledningssystem. Sedan år 2010 regleras detta i en förordning. Linköpings universitet omfattas av förordning (2009:907) om miljöledning i statliga myndigheter samt högskolelagens (1992:1434) skrivningar om hållbar utveckling. Förordningen anger att myndigheter inom ramen för sitt ordinarie uppdrag ska ha ett miljöledningssystem. Ledningssystemet ska integrera miljöhänsyn i verksamheten så att man tar hänsyn till verksamhetens direkta och indirekta miljöpåverkan på ett systematiskt sätt. Systemet möjliggör att miljöarbetet som bedrivs är av förebyggande karaktär och leder till ständig förbättring av miljöprestanda. Om universitetet inte arbetar aktivt med miljöledning och miljöfrågor kan följande risker föreligga: att universitetet inte lever upp till statsmakternas krav att universitetet har större negativ miljöpåverkan än nödvändigt att universitetet har mindre positiv miljöpåverkan än önskvärt att kostnaderna för exempelvis energianvändning och avfall är högre än nödvändigt att universitetets anseende och konkurrenskraft skadas 2 Granskningens omfattning och inriktning Granskningen syftar till att besvara följande övergripande revisionsfrågor: Följer universitet förordning (2009:907) om miljöledning i statliga myndigheter? Hur fungerar det lokala miljöledningssystemet? För att bedöma detta har internrevisionen studerat interna och externa dokument samt intervjuat nyckelpersoner på central nivå och på ett antal arbetsenheter. 3 Granskningens resultat Skyldighet att ha ett miljöledningssystem regleras idag enligt förordning (2009:907) om miljöledning i statliga myndigheter. Uppdraget att införa ett miljöledningssystem fick Linköpings universitet år 1997 genom ett regeringsbeslut. 1 Dagens miljöledningssystem på LiU beslutades 2006. 2 Redan innan 2006 fanns det på LiU komponenter i ett miljöledningssystem såsom miljömål, miljöråd och miljösamordnare. Naturvårdsverket definierar att ett miljöledningssystem är en arbetsmetod som syftar till att systematisera och effektivisera en organisations miljöarbete. Metoden innebär ett målinriktat miljöarbete som följer en struktur där verksamheten betraktas i ett helhetsperspektiv. Ett miljöledningssystem styr miljöarbetet så att åtgärder genomförs där de bäst behövs. 3 3.1 Förordning om miljöledning i statliga myndigheter Enligt förordningen ska en myndighet inom ramen för sitt uppdrag ha ett miljöledningssystem som integrerar miljöhänsyn i myndighetens verksamhet så att man tar hänsyn till verksamhetens direkta och indirekta miljöpåverkan på ett systematiskt sätt. Direkt miljöpåverkan kan vara energianvändning, resor, kemikalier, avfall 1 Statsförvaltning för hållbar utveckling uppdrag till ytterligare myndigheter inom projekt Miljöledningssystem i statlig förvaltning, M97/4922/8, (1997-12-18) 2 Införande av miljöledningssystem vid LiU, Dnr LiU 325/06-10 (2006-03-15) 3 Miljöledningsguide för statliga myndigheter, utgiven av Naturvårdsverket
5(14) och pappersförbrukning. Den indirekta miljöpåverkan kommer av effekterna av en myndighets uppdrag, beslut och aktiviteter. För ett universitet innebär det i första hand utbildning och forskning. Ett miljöledningssystem ska innehålla följande: En miljöutredning som identifierar myndighetens miljöpåverkan och miljökrav i lag och annan författning En miljöpolicy Mätbara miljömål En handlingsplan med åtgärder, resurser och ansvarsfördelning Tydlig ansvarsfördelning för miljöarbetet Dokumenterade rutiner för att minska negativ miljöpåverkan och öka den positiva miljöpåverkan Rutiner för att miljöanpassa upphandlingarna där så är relevant Information och utbildning som utvecklar personalens miljökompetens Användning av energieffektiv informationsteknik Årlig uppföljning och redovisning av resultatet Årlig revision och genomgång av miljöledningssystemet Iakttagelser och konklusioner IR har uppmärksammat att delar av miljöledningssystemets komponenter och beslut har uppdaterats under revisionens gång. IR ser positivt på att detta arbete gjorts. Miljöutredning Den miljöpåverkan som universitetets verksamhet kan ge upphov till ska vara utredd. Miljöutredningen ska hållas aktuell genom att den ses över och uppdateras vid väsentliga förändringar i verksamheten eller minst vart femte år. LiUs miljöutredning är från 2010. Enligt miljöutredningen är de mest betydande direkta miljöaspekterna för LiU: Datorer och tillbehör, tjänsteresor och upphandling. Noterbart är att energiförbrukning i form av verksamhetsel, värme, kyla och vatten inte bedöms vara en av de mest betydande direkta miljöaspekterna fastän vi förbrukar långt över genomsnittet för statliga myndigheter. En ny miljöutredning planeras inför att miljömål för perioden 2016-2018 ska formuleras. Miljöpolicy Universitetet miljöpolicy fastställdes av universitetsstyrelsen 1999. 4 Miljöpolicyn är oförändrad sedan dess. Miljöpolicyn ska genomsyra all verksamhet och verksamheten ska bedrivas med hänsyn till hälsa och miljö, ska med god marginal uppfylla gällande hälsoskydds- och miljölagstiftning samt ska ständigt förbättras för att minska belastningen på hälsa och miljö. Miljöpolicyn uttrycker även ambitioner i relation till utbildning, forskning och samverkan. Miljöpolicyn ska uttrycka myndighetens vilja och ambition att förbättra sin miljösituation. Enligt miljöledningsguiden för statliga myndigheter 5 sätter miljöpolicyn tonen för övrigt miljöarbete och det ska finnas en röd tråd från miljöutrednings nulägesanalys, till miljöpolicyns vilja och ambition, vidare till konkreta miljömål och åtgärder i handlingsplan. Miljöpolicyn är oftast det dokument som kommuniceras utåt och ska därför vara nedskriven, godkänd och välbekant för samtliga medarbetare. Den ska även finnas tillgänglig för allmänheten. Miljöpolicyn bör vara giltig för en längre tidsperiod. Men då policyn är ledningens uttryckta vilja och ambition med miljöarbetet bör den vara utsatt för regelbunden prövning och eventuell revidering för att spegla den aktuella miljöpåverkan, ledningens ambition och den ständiga förbättringen inom området. Enligt LiUs beslutade miljöledningssystem ska det finnas en rutin för revision av miljöpolicyn. I diariet finns ett sådant dokument. 6 Det är dock oklart om det är en beslutad rutin eller ett förslag till en rutin. Oavsett status är rutinens innehåll inte aktuellt då man hänvisar till en beredning i ett Miljöråd, som inte finns, och beslut i ett forum, ledningens genomgång, som inte heller finns idag. 4 Fastställande av miljöpolicy samt åtgärder för integrering av miljöhänsyn i verksamheten vid universitetet, Dnr LiU 1458/99-10 (1999-12-13) 5 Miljöledningsguide för statliga myndigheter, utgiven av Naturvårdsverket 6 Rutin för revision av LiUs miljöpolicy, Dnr LiU 1409/07-70 (2007-11-09)
6(14) En synpunkt som lämnats vid intervjuer är att innehållet i miljöpolicyn upplevs som ambitiös och bra, men att den är för ordrik och därmed svår att kommunicera. Miljömål Enligt förordningen ska miljömålen vara mätbara, hållas aktuella och uppdateras minst vart tredje år. Det finns två typer av miljömål beslutade vid LiU. Den första typen är prioriterade miljöaspekter och långsiktiga miljömål som beslutades 2006. 7 Dessa är Ökad kunskap om miljödimensionen av hållbar utveckling, Begränsad klimatpåverkan, Effektiv resursanvändning samt Minimal påverkan av skadliga och smittsamma ämnen från verksamheten. De kallas idag miljömålsområden. Den andra typen är miljömål enligt förordningen som är mer konkreta än miljömålsområdena och som gäller för en utpekad period. Det finns både centrala miljömål och miljömål utarbetade lokalt på arbetsenheterna. De beslutade centrala miljömålen för 2011-2012 var: 8 1. Energianvändningen från IT-utrustning vid LiU (exklusive NSC) ska minska 2. Skadliga ämnen i LiUs IT-utrustning ska fasas ut 3. Andelen upphandlingar med miljökrav ska öka vid LiU 4. Klimatpåverkan från tjänsteresor ska minska De centrala miljömålen lever upp till förordningens grundläggande krav. Målen är aktuella genom att de uppdateras minst vart tredje år. Även om en beslutad kvantifiering av miljömålen under perioden 2011-2012 inte genomfördes är målen potentiellt mätbara då de visar en önskvärd resultatriktning för perioden. Målen innefattar både minskning av den negativa miljöpåverkan och en ökning av den positiva miljöpåverkan. IR noterar att kopplingen till miljöpolicyn i den avslutade periodens miljömål inte är uppenbar. Betoningen i miljöpolicyn och i det miljöledningssystem som beslutades 2006 är att hela verksamheten ska omfattas. I regeringsuppdraget från 1997 framgår dessutom att myndigheterna ska fokusera på insatser som ligger inom ramen för myndighetens uppdrag. LiUs Miljömål 2011-2012 inkluderar inte utbildning, forskning eller samverkan utan är till stor del riktad mot förvaltningen. Den stora direkta negativa miljöpåverkan som universitet har är energianvändning. Endast en liten del av den totala energianvändningen innefattas i miljömålet. Miljömålen för perioden 2013-2015, som beslutades i mars 2013, har en tydligare koppling till miljömålsområdena, är i högre grad kvantifierade och tidssatta samt omfattar en större del av verksamheten än tidigare. 9 Handlingsplan Universitetet ska ha en handlingsplan för arbetet med att nå miljömålen. De resurser, tillvägagångsätt och tidsramar som gäller för arbetet ska framgå av handlingsplanen. Även den ansvarsfördelning som ska gälla för arbetet med att följa miljöpolicy och nå miljömålen ska framgå av handlingsplanen. Kopplat till miljömål för 2011-2012 finns en central miljöhandlingsplan. 10 Vid arbetsenheterna har det även utarbetats egna miljöhandlingsplaner. En noterbar avvikelse är att fakulteterna inte har egna handlingsplaner utan att de fyra fakultetskanslierna har gjort en gemensam som inte omfattar hela fakultetsverksamheten. Av den centrala miljöhandlingsplanen framgår aktiviteter, vem som ansvarar för att genomföra aktiviteten och vem som ansvarar för uppföljning samt när aktiviteten förväntas vara genomförd. Det framgår inte lika tydligt resurser för arbetet. Ansvaret för uppföljningen är enligt den centrala handlingsplanen Rådet för IT och infrastruktur och Rådet för verksamhetsstöd. Dessa råd avvecklades i samband med omorganiseringen till den nuvarande rådsstrukturen. Det framgår inte om ansvaret för uppföljningen har överförts till något annat organ. IR har inte heller funnit 7 Revision av prioriterade miljöaspekter och långsiktiga miljömål vid Linköpings universitet, Dnr LiU 318/06-10 (2006-03-10) 8 Miljömål och miljöhandlingsplan för LiU 2011-2012, Dnr LiU 2011-00315 (2011-02-25) 9 Miljömål för Linköpings universitet under perioden 2013-2015, Dnr LiU-2013-00487 (2013-03-05) 10 Miljömål och miljöhandlingsplan för LiU 2011-2012, Dnr LiU 2011-00315 (2011-02-25)
7(14) någon fullständig dokumenterad uppföljning för den avslutade perioden av aktiviteterna som beslutats i handlingsplanen. En ny central miljöhandlingsplan för perioden 2013-2015 beslutades i mars 2013 i samband med beslutet om nya miljömål. 11 Tydlig ansvarsfördelning Enligt förordningen ska ansvarsfördelningen som ska gälla i arbetet med att följa miljöpolicy och miljömål tydligt framgå. En övergripande ansvarsfördelning finns beskriven på miljöhemsidan. Där framgår det att rektor är ytterst ansvarig för miljöarbetet men att ledningsansvaret för det löpande miljöarbetet har delegerats. Tidigare var det delegerat till biträdande universitetsdirektören. I och med uppdaterade delegationer gällandes från 1 mars 2013 är det universitetsdirektören som har delegerats ansvaret. Delegering till prefekter och chefer sker idag genom universitetsdirektören istället för, som tidigare, från rektor. På hemsidan framgår det även att personal på universitetsförvaltningen arbetar med miljörelaterade frågor. Direkt relevant för miljöledningen är de beskrivna funktionerna som miljöstrateg och koordinator för revision och uppföljning. Miljöstrategen har enligt hemsidan ansvaret för det övergripande arbetet med miljö och miljöledning vid LiU. Koordinatorn för revision och uppföljning arbetar enligt hemsidan främst med kvalitetssäkring av statistik, utbildning av miljörevisorer och organisation av LiUs interna miljörevisioner. IR konstaterar dock att det inom ett antal områden finns otydligheter i ansvarsfördelningen. Detta gäller framförallt den ansvarsfördelning som påverkar arbetets utförande. I beslutet att införa miljöledningssystemet saknas hänvisning till rollerna som miljöstrateg och koordinator för revision och uppföljning. Inte heller i underlagen till beslutet eller i något annat beslutande dokument gällandes miljöledning finns en sådan hänvisning. Det finns visserligen en hänvisning till central miljösamordnare som skulle kunna översättas till miljöstrategens uppgifter, men det skulle även kunna vara två separata funktioner. Det finns även en otydlighet hur miljöstrategen och koordinatorn förväntas relatera till varandra i systemet. Innebär t.ex. miljöstrategens övergripande ansvar för arbetet med miljö och miljöledning att denne har en överordnad position, eller är det två separata uppgifter? I praktiken flyter uppgifterna dock ihop. Det finns även otydligheter gällande ansvaret för styrning och årlig planering inom ramen för miljöledningens centrala tjänstemän. Det framgår inte vem miljöstrategen rapporterar till eller med vems röst miljöstrategen talar med när denne driver frågor i organisationen. Det finns ingen mottagare i linjeorganisationen och det allmänt formulerade miljöuppdraget har ingen tydlig avsändare. Inom ramen för ledningssystemet finns det ingen formaliserad rapporteringsväg till ytterst ansvariga, d.v.s. varken till universitetsdirektör eller till rektor. Även om miljöstrategens ansvar beskrivs som ett ansvar för det övergripande arbetet med miljö och miljöledning finns det idag inget eget mandat eller beslutsförmåga kopplat till positionen. I avsaknad av tydliga rapporteringsvägar eller egen beslutsförmåga finns således utrymme att förtydliga inom vilka ramar det övergripande ansvaret kan utverkas. Rapporteringsvägarna är tydligare i den lokala organisationen än på central nivå. Rollerna för prefekt, lokala miljösamordnare, LSG och institutionsstyrelse är tydligare på institutionsnivå än på central nivå. Det finns dock frågetecken kring fakulteternas roll och ansvar, då hela deras verksamhet inte omfattas av miljöledningsarbetet. Dokumenterade rutiner för att minska negativ miljöpåverkan och öka den positiva miljöpåverkan Enligt förordningen ska det finnas dokumenterade rutiner för styrningen av verksamheten som säkerställer att miljöpolicyn och gällande miljöregler följs, som bidrar till att minska negativ miljöpåverkan så långt som möjligt och som bidrar till att nå myndighetens miljömål. LiU har en stor mängd rutiner i verksamheten som direkt eller indirekt avser rutiner enligt förordningen. Exempel på det är universitetets rese- och mötespolicy samt rutiner kring hanteringen av kemikalier och avfall. 11 Central handlingsplan miljömål 2013-2015, Dnr LiU-2013-00488 (2013-03-05)
8(14) När det gäller dokumenterade rutiner för förvaltning och utveckling av miljöledningssystemet kan IR konstatera att det finns brister i de rutiner som säkerställer att arbetet hålls igång oberoende av specifika personer. Exempel på rutiner som saknas, ännu inte utarbetats eller som inte är aktuella är: Rutin för att regelbundet revidera policy Rutin och agenda för ledningens genomgång Rutiner för insamling, dokumentering och redovisning med koppling till LiUs betydande miljöaspekter och direkta miljöpåverkan (som t.ex. energi och avfall) Rutiner för hur miljömål och handlingsplaner dokumenteras, redovisas och rapporteras för att visa ständig förbättring i verksamheten Rutiner för återrapportering från fakulteterna av hur miljö och hållbar utveckling integrerats i utbildning och forskning Rutiner för att miljöanpassa upphandlingar Det finns rutiner för hur miljökrav kan ställas i upphandlingarnas kravspecifikationer. I gruppen av upphandlare diskuteras kontinuerligt hur miljöhänsyn kan balanseras mot andra hänsyn som ställs i upphandlingar. LiU ligger sammantaget de senaste åren en bit över 50 % av andelen anskaffningar med miljökrav, både gällandes antal och värde. Ett av de centralt beslutade miljömålen för 2011-2012 var att andelen upphandlingar med miljökrav skulle öka. Andelen upphandlingar med miljökrav ökade mellan 2011 och 2012. Jämfört med år 2010 var dock andelen upphandlingar med miljökrav lägre både 2011 och 2012. Information och utbildning som utvecklar personalens miljökompetens Enligt förordningen ska personalens kompetens och medvetenhet om miljöhänsyn i det egna arbetet utvecklas fortlöpande genom information och utbildning. Universitetet erbjuder anställda och studenter vid behov utbildnings- eller informationstillfällen med fokus på LiUs miljöpåverkan, miljöarbete och miljömål. Vidare finns specifika utbildningar i strålskydd, kemikaliefrågor och biosäkerhet samt för interna miljörevisorer. Generell information om miljöarbetet ges på introduktionen till nyanställda samt finns på hemsidan. Användning av energieffektiv informationsteknik Enligt förordningen ska energieffektiv informationsteknik användas så långt det är möjligt för att miljöanpassa verksamheten. Vidare finns en hänvisning till en annan förordning om bestämmelser för effektiv användning av energi för myndigheter där myndigheterna förväntas genomföra minst två av sex listade åtgärder Internrevision har inga indikationer på att LiU inte lever upp till förordningens krav. Årlig uppföljning och redovisning av resultatet Enligt förordningen ska resultatet av miljöledningsarbetet följas upp årligen. Det inkluderar att följa upp hur väl man lyckats med att följa miljöpolicyn och nå miljömålen samt hur väl handlingsplanen har fungerat. Enligt Naturvårdsverkets miljöledningsguide ska resultatet av miljöarbetet regelbundet, minst en gång per år, följas upp och redovisas. Det innebär: övervakning och mätning av betydande miljöaspekter uppföljning av resultatet av mål och handlingsplaner utvärdering av om lagstiftning efterlevs att myndighetsledningen genomför en genomgång av miljöledningssystemet En redovisning av betydande miljöaspekter (tjänsteresor, energianvändning och upphandling) ska årligen skickas till Naturvårdsverket och Utbildningsdepartementet som en del av redovisningen av myndigheters miljöledningsarbete. Någon annan redovisning av övervakning och mätning av betydande miljöaspekter görs inte vid LiU. Det innebär att den enligt miljöutredningen mest betydande direkta miljöaspekten, Datorer och tillbehör, inte mäts och redovisas. Redovisning och kvalitetssäkring av uppgifter om universitetets energianvändning uppvisar dessutom stora brister. IR kan konstatera att det saknas dokumenterade och fungerande rutiner för insamling, redovisning och kvalitetssäkring av uppgifter med koppling till LiUs betydande miljöaspekter och direkta miljöpåverkan.
9(14) Någon redovisning av måluppfyllelsen av miljömål och handlingsplan görs inte utöver den årliga redovisningen till Naturvårsverket och Utbildningsdepartementet. När det gäller miljömålen för den avslutade perioden är det svårt att bedöma måluppfyllelsen då inga mätpunkter finns för målen och ingen sådan data har samlats in och redovisats under perioden. När det gäller den centrala miljöhandlingsplanen har ingen samlad uppföljning gjorts av de beslutade aktiviteterna. Det organ som beslutades vara ansvarig för uppföljningen finns inte längre och inget annat ansvar har pekats ut i dess ställe. I efterhand har dock delar av handlingsplanen följts upp och i samband med detta har vissa aktiviteter redovisats till Naturvårdsverket och departement. När det gäller de lokala handlingsplanerna på arbetsenheterna har uppföljningen av resultatet begärts in av central nivå. Ungefär hälften av arbetsenheterna har valt att redovisa sina handlingsplaner. Någon sammanställning av den inlämnade uppföljningen har inte gjorts då det inte efterfrågats av ledningen. IR kan konstatera att även om det delvis finns rutiner för hanteringen av miljömål och handlingsplaner så finns det fortfarande luckor samtidigt som befintliga rutiner inte efterlevs eller uppdateras vid förändringar. En viktig del i den årliga uppföljningen och redovisning av resultat är den så kallade ledningens genomgång. Syftet är att miljöledningssystemet ska granskas strategiskt och att ledningen ska informeras om miljöarbetets utveckling. Ledningens genomgång bör omfatta: En utvärdering av miljöpolicyn för att se om den är ändamålsenlig och om miljöarbetet leder till ständiga förbättringar En genomgång av resultaten av miljömålen, kontroll av lagefterlevnad samt ansvarsfrågor En diskussion om hur miljöledningsarbetet ska fortsätta integreras i myndighetens ordinarie verksamhet. Vid LiU finns inte denna form av ledningens genomgång fastän det var en central komponent i det miljöledningssystem som beslutades 2006. Det finns därmed en risk att det saknas någon upplevd mottagare av uppföljningen av resultat. IR kan konstatera att det saknas rutin och agenda för ledningens genomgång. Årlig revision och genomgång av miljöledningssystemet Enligt förordningen ska årliga interna miljörevisioner genomföras för att kontrollera att universitet följer gällande miljöregler och andra styrande dokument för miljöledning och miljöarbete. En årlig genomgång av miljöledningssystemet ska göras för att stämma av eller kontrollera om systemet verkligen fungerar och fyller sitt syfte. För att uppfylla kravet på årlig revision och genomgång av miljöledningssystemet beslutades i maj 2011 att interna miljörevisorer skulle utses på varje institution. 12 De interna miljörevisorernas uppgift är att vara kontaktperson då den egna arbetsenheten revideras och att vara miljörevisor vid revision på andra arbetsenheter. De utsedda miljörevisorerna är inte sällan samma personer som tidigare utsetts till lokala miljösamordnare. De utsedda miljörevisorerna genomgår ett utbildningsprogram. I mars 2013 togs ett beslut om uppgifter inom ramen för funktionen som intern miljörevisor vid Linköpings universitet som övergripande beskriver rollen som intern miljörevisor. 13 Det saknas dock andra beslut och/eller dokumenterade rutiner som tydliggör miljörevisionens syfte och förväntade resultat. Till exempel är det oklart vilken roll miljörevisionen har i det befintliga miljöledningssystemet, hur revisionen planeras och vad som ska granskas. Dessutom framgår det inte på vilket sätt arbetet ska dokumenteras och till vem det ska rapporteras. IR kan konstarera att det har skapats en separat organisation av interna miljörevisorer. En sådan egen organisation uppfyller inte i sig förordningens krav på att genomföra miljörevisioner utan det förutsätter väldefinierade aktiviteter som planeras, genomförs och rapporteras. Det finns en potentiell komplikation gällandes den kontroll av regelefterlevnad som görs av miljörevisorerna. Då det finns brister och luckor i beslut och riktlinjer inom området som ska kontrolleras lutar sig den interna miljörevisionen istället mot standards enligt ISO och egna härledningar av förordningen. Det finns en risk att miljörevisionen av regelefterlevnaden i organisationen bedöms mot en reglering som inte är sanktionerad i organisationen och som därmed kan upplevas främmande för de som granskas. De interna miljörevisorerna har genomfört ett antal granskningsinsatser på arbetsenheter. Någon årlig genomgång av miljöledningssystemet har inte gjorts. 12 Interna miljörevisorer på LiU, Dnr LiU-2011-00968 (2011-05-31) 13 Beslut om uppgifter inom ramen för funktionen som intern miljörevisor vid Linköpings universitet, Dnr LiU- 2013-00216 (2013-03-05)
10(14) En viktig princip i revisionsarbete är att en revisor inte ska vara med och revidera ett system som vederbörande själv varit med och byggt upp eller har andra intressen i. Den person som är central koordinator för miljörevisionen är även ansvarig för uppföljningen inom miljöarbetet. Då uppföljningen är en tung och vital del av ett fungerande miljöledningssystem finns det en potentiell risk om personer som ansvarar för uppföljning även ska bedöma systemets funktionalitet. Sammanfattande iakttagelse Internrevisionen bedömer att Linköpings universitet i det väsentliga lever upp till kraven i förordning om miljöledning i statliga myndigheter. Vi har en miljöutredning som inte är äldre en fem år Vi har en beslutad miljöpolicy Vi har beslutade och tidsatta miljömål Vi har en beslutad central miljöhandlingsplan, samt lokala miljöhandlingsplaner på arbetsenheter Vi har en aktuell delegationsordning samt annan övergripande beskrivning av ansvarsfördelning Vi har relevanta dokumenterade rutiner inom området Vi har rutiner för miljökrav i upphandling Vi utbildar och informerar personalen vid behov Vi följer upp och redovisar delar av miljöledningsarbetet Vi har utsedda och utbildade miljörevisorer Även om LiU lever upp till kraven i förordningen finns det brister och utrymme till förbättringar inom nästan alla punkter för att öka effektiviteten i miljöledningssystemet. Mest noterbart är bristerna inom uppföljning, dokumentering och resultat i miljöledningsarbetet samt otydligheten i styrningen av det centrala miljöledningsarbetet 3.2 Miljöledningssystemets utformning Det finns idag ingen samlad och aktuell beskrivning av hur miljöledningssystemet är utformat och tänkt att fungera. Vad som finns är beslutet om att införa ett miljöledningssystem tillsammans med projektplanen som ligger till grund för beslutet. Därmed får projektplanen stå modell för hur miljöledningssystemet är tänkt att vara utformat. Miljöledningssystemet beslutades av rektor i mars 2006. 14 I beslutet står det Med hänvisning till regeringens uppdrag till universitetet och bifogade Projektplan för införande av miljöledningssystem vid LiU, Dnr 325/06-10, beslutas att ett miljöledningssystem enligt i planen beskriven modell ska införas vid LiU i enlighet med i planen beskriven tidplan Projektplanen för införande av miljöledningssystem vid LiU beskriver Omfattning och avgränsningar för systemet Organisation för miljöarbetet med definierade ansvar och befogenheter, både inom den särskilda miljöorganisationen och i linjeorganisationen Åtaganden på central och lokal nivå som krävs för att miljöledningssystemet ska vara infört Miljöledningssystemet skulle implementeras under 2006 och 2007. I samband med förnyad miljöutredning 2010 skulle även uppbyggnaden av miljöledningssystemet utvärderas. Iakttagelser och konklusioner En genomgång av den planerade och beslutade organisationen visar på ett antal avvikelser. Avvikelserna beror på att de antingen inte implementerats eller att förändringar skett i organisationen. Mest noterbart är att ledningssystemets koppling till ledningen inte implementerats och att ett antal centrala rutiner för insamling, uppföljning, rapportering och återkoppling av miljödata inte utarbetats. Det finns inte heller någon hänvisning till den interna miljörevisionen som förklarar dess roll och syfte i miljöledningssystemet. Någon utvärdering av uppbyggnaden av miljöledningssystemet gjordes inte 2010. 14 Införande av miljöledningssystem vid LiU, Dnr LiU 325/06-10 (2006-03-15)
11(14) IR kan konstatera att flera viktiga delar i det beslutade miljöledningssystemet inte implementerades eller har förändrats sedan beslutet. IR konstaterar vidare att det idag saknas en aktuell och sanktionerad beskrivning av miljöledningssystemet. 3.3 Miljöledningsarbetet i organisationen LiUs arbetsenheter fick i uppdrag att införa miljöledningssystemet enligt beslut 2006 och delegation till prefekt/chef. Iakttagelser och konklusioner Arbetsenheterna uppfyller sin roll i miljöledningssystemet genom att miljösamordnare utses, miljömål fastställs och att miljöhandlingsplaner upprättas. Rollen som lokal miljösamordnare upplevs i organisationen som allmänt accepterad, även om miljösamordnarna arbetar under skilda förutsättningar då en del av dem har tid avsatt för arbetet och andra sköter rollen inom ramen för ordinarie tjänst. Hanteringen av mål och handlingsplaner har integrerats i den reguljära styrningen, det vill säga med en beredning i LSG och beslut i institutionsstyrelse eller motsvarande. Nivå, innehåll och konkretion i handlingsplanerna varierar stort mellan arbetsenheterna. Även om det finns ett antal undantag så tenderar de lokala miljömålen och åtgärderna i handlingsplanerna att snarare adressera åtgärder i marginalen istället för att hantera hela verksamheten, såsom kärnverksamheten eller de största direkta miljöaspekterna. Universitetsförvaltningen och fakulteterna, som i viss mån sätter tonen och ska säkra verksamhetens kvalitet, är ingen förebild i arbetsenheternas arbete. Följsamheten i uppföljningen och redovisningen av handlingsplanen är inte heltäckande. Ungefär hälften av arbetsenheterna har inte följt upp och redovisat enligt beslut och instruktion. Den redovisning som görs visar inte på resultat och effekter av miljöåtgärderna kopplade till miljömålen, utan är snarare en aktivitetsredovisning. Det är därmed svårt att påvisa resultat av arbetet. 3.4 Ett system för ständig förbättring Ständig förbättring är ett nyckelbegrepp inom miljöledning. Det är även en central tes i LiUs miljöpolicy och miljöledningssystem. Innebörden av ständig förbättring är att kunna visa att miljöförbättringar faktiskt uppnås genom det miljöarbete som bedrivs. Enligt Naturvårdsverkets miljöledningsguide ligger grunden i ständig förbättring i att utvärdera resultaten som framkommer vid uppföljningen av miljöledningssystemet och utifrån resultaten sedan lägga ribban för framtida arbete. Eftersom det är svårt att bedöma ständig förbättring om resultaten inte dokumenteras och följs upp är uppföljningen kanske den viktigaste delen i ett moget miljöledningssystem. LiU har haft ett miljöledningssystem i någon form ända sedan 1998. Iakttagelser och konklusioner I stort sett samtliga som intervjuats upplever att LiUs verksamhet ständigt förbättras inom miljöområdet. Samtidigt medger de intervjuade att det är svårt att belägga detta. I LiUs årsredovisning för 2012 står det t.ex. att man genomfört åtgärder med bra resultat mot målet att klimatpåverkan från tjänsteresor ska minska genom en utveckling av resfria möten. Miljöstatistiken för tjänsteresor visar dock ett resultat där utsläppen av tjänsteresor har ökat både på totalen och per årsarbetskraft under året. IR kan dock konstatera att det bedrivs ett omfattande och ambitiöst miljöarbete vid LiU som står sig väl i en internationell jämförelse. Under 2012 rankades LiU som tolfte bästa universitet av 215 i den internationella Green Metric World University Ranking. Näst bästa svenska universitet kom på 126:e plats. Åtgärder som banat väg för den höga rankingen är campusbussen, ekologiskt och rättvisemärkt kaffe, gröna studentsektioner, kampanjen walk the talk, beslut om grön el och fond för klimatkompensation. Detta är dock inte åtgärder som drivits primärt inom ramen för miljöledningssystemet. IR kan konstatera att det finns indikationer på att en stor del av det faktiska miljöarbetet vid LiU inte stöds eller drivs inom ramen för miljöledningssystemet. 3.5 Certifiering enligt ISO 14001 Enligt förordningen om miljöledning i statliga myndigheter bör en myndighet vars verksamhet medför en betydande miljöpåverkan registrera sig enligt Emas och certifiera sig enligt ISO 14001. Redan innan förordningen trädde i kraft beslutade universitetsstyrelsen i april 2004 att Linköpings universitet skulle införa ett
12(14) miljöledningssystem i enlighet med standarderna ISO 14001 och EMAS. 15 Miljöledningssystemet skulle vara certifierbart/registrerbart senast 2006-06-01. Så skedde inte. En bakgrund till att styrelsens beslut inte implementerades finns beskriven i projektplan för införande av miljöledningssystem från 2006. Där förklaras det att i samband med ekonomiska besparingskrav för verksamheten som presenterades i juni 2004 beslöt dåvarande rektor att frysa styrelsebeslutet i avvaktan på en kostnads- och konsekvensanalys av den föreslagna modellen. Denna analys kom fram till att ett införande inte skulle vara ekonomiskt hållbart eller realistiskt då budgeten de kommande åren förväntades vara fortsatt stram. Man föreslog därför att vänta med en certifierbar modell för miljöledningssystemet till 2008-2010 då LiUs ekonomi förväntades vara bättre och att omorganisationen av universitetet och införandet av nya administrativa stödsystem förväntades ha kommit längre. Istället föreslogs att en förenklad modell skulle införas och fungera som en etapplösning för verkställigheten av universitetsstyrelsens beslut. I rektors beslut för införande av dagens miljöledningssystem står det således att Beslutet innebär verkställighet av en första etapp av universitetsstyrelsens beslut Miljöledningssystem jämte plan för implementering, Dnr LiU 337/04-10. Iakttagelser och konklusioner LiUs miljöledningssystem är inte certifierat idag, och det pågår inte heller något aktivt arbete mot att certifiera hela organisationen. En enskild enhet är dock certifierad. LiU-service är certifierad enligt ISO 14001 (miljö) och 9001 (kvalitet). Skälet är att delar av dess verksamhet är konkurrensutsatt. Biblioteket har de senaste åren arbetat aktivt mot att vara certifieringsbara. IR kan konstatera att styrelsens beslut från 2004 inte har implementerats och att ledningens beslut från 2006 inte har fullföljts. Statusen gällande ett certifierat miljöledningssystem är idag oklar. 4 Internrevisionens rekommendationer Internrevisionen lämnar efter genomförd granskning följande rekommendationer till förbättringsåtgärder: Tydliggör och fastställ en aktuell beskrivning av hela miljöledningssystemets organisation och ansvar. Genomför årligen ledningens genomgång. Ledningens genomgång bör omfatta utvärdering av miljöpolicy, genomgång av resultaten av miljömål och handlingsplaner, redovisning av lagefterlevnad samt en översyn av miljöledningssystemet för att bland annat säkerställa att organisation och ansvar fortlöpande är aktuell och sanktionerad. Säkerställ och kvalitetssäkra insamling, uppföljning och redovisning av relevant miljödata Återkom till universitetsstyrelsen med avsikterna gällandes en eventuell certifiering av miljöledningssystemet Tydliggör den interna miljörevisionens syfte och relation till miljöledningssystemet Margareta Fallsvik Revisionschef Mattias Pettersson Internrevisor 15 Beslut Universitetsstyrelsen Miljöledningssystem jämte plan för implementering, Dnr LiU 337/04-10, (2004-04-02).
Bilaga 1 - Fö rördning (2009:907) öm miljö ledning i statliga myndigheter Revisionsrapport 13(14) Senast införda ändring: (2010:1928) 1 Denna förordning är meddelad med stöd av 8 kap. 13 regeringsformen. Definitioner 2 I denna förordning avses med indirekt miljöpåverkan: en negativ eller positiv förändring i miljön som uppkommer som ett resultat av att någon annan än myndigheten vidtar en åtgärd som en följd av att myndigheten har meddelat föreskrifter eller fattat något annat beslut, gett råd, genomfört utbildning eller lämnat information, och direkt miljöpåverkan: en negativ eller positiv förändring i miljön som uppkommer som ett resultat av myndighetens verksamhet och som inte är indirekt miljöpåverkan. Skyldighet att ha ett miljöledningssystem 3 En myndighet som anges i bilaga 1 ska inom ramen för sitt ordinarie uppdrag ha ett miljöledningssystem som integrerar miljöhänsyn i myndighetens verksamhet så att man beaktar verksamhetens direkta och indirekta miljöpåverkan på ett systematiskt sätt. En myndighet vars verksamhet medför en betydande miljöpåverkan bör registrera sig enligt Europarlamentets och rådets förordning (EG) nr 761/2001 av den 19 mars 2001 (EMAS)1 eller certifiera sig enligt standarden ISO 14001. Om det av bilaga 1 framgår att myndigheten får ha ett förenklat miljöledningssystem, är det tillräckligt att miljöledningssystemet avser verksamhetens direkta miljöpåverkan. Miljöutredning 4 Miljöledningssystemet ska innebära att den miljöpåverkan som verksamhetens interna och externa verksamhet kan ge upphov till är utredd (miljöutredning). Miljöutredningen ska hållas aktuell genom att den ses över och uppdateras vid väsentliga förändringar i verksamheten eller minst vart femte år. Utredningen ska innehålla uppgifter om de miljökrav i lag och annan författning som rör verksamheten. 5 Miljöutredningen ska ligga till grund för miljöledningssystemets inriktning och utformning. 6 Om myndigheten har ett förenklat miljöledningssystem men miljöutredningen visar att verksamheten kan ge upphov till betydande indirekt miljöpåverkan, ska miljöledningssystemet omfatta denna indirekta miljöpåverkan. Miljöpolicy och miljömål 7 Miljöledningssystemet ska innebära att myndigheten har en miljöpolicy och fastställda miljömål för verksamheten. Miljömålen ska vara mätbara i den mån som det är praktiskt möjligt att mäta målen och hur de uppnåtts. Miljömålen ska hållas aktuella genom att de ses över och uppdateras minst vart tredje år. 8 Miljöpolicyn och miljömålen ska bidra till en hållbar utveckling och till att nå de nationella miljökvalitetsmålen. Handlingsplan, ansvarsfördelning och rutiner 9 Miljöledningssystemet ska innebära att myndigheten har en handlingsplan för arbetet med att nå miljömålen. De resurser, tillvägagångssätt och tidsramar som gäller för arbetet ska framgå av handlingsplanen. 10 Miljöledningssystemet ska innebära att myndigheten tydligt anger den ansvarsfördelning som ska gälla i arbetet med att följa miljöpolicyn och nå miljömålen. Ansvarsfördelningen ska framgå av handlingsplanen. 11 Miljöledningssystemet ska innebära att myndigheten har sådana dokumenterade rutiner för
14(14) styrningen av verksamheten som 1. säkerställer att miljöpolicyn och gällande miljöregler följs, 2. bidrar till att minska negativ miljöpåverkan så långt möjligt, och 3. bidrar till att nå myndighetens miljömål. 12 Handlingsplanen, ansvarsfördelningen och rutinerna ska innebära att arbetet med att följa handlingsplanen och nå miljömålen dokumenteras, redovisas, följs upp och revideras så att arbetet fortlöpande förbättras. Miljöanpassad upphandling 13 Miljöledningssystemet ska innebära att myndigheten miljöanpassar sina upphandlingar i den mån en sådan anpassning är möjlig. Verktyg för miljöanpassningen 14 Miljöledningssystemet ska innebära att myndigheten genom information och utbildning fortlöpande utvecklar personalens kompetens och medvetenhet om miljöhänsyn i det egna arbetet. 15 Miljöledningssystemet ska innebära att myndigheten så långt det är möjligt använder en energieffektiv informationsteknik som verktyg för att miljöanpassa sin verksamhet. Myndigheten ska i samma syfte även utarbeta en mötes- och resepolicy. 16 Bestämmelser om åtgärder för effektiv användning av energi för myndigheter finns i förordningen (2009:893) om energieffektiva åtgärder för myndigheter. Årlig uppföljning och redovisning 17 Miljöledningssystemet ska innebära att myndigheten årligen genomför interna miljörevisioner för att kontrollera att myndigheten följer gällande miljöregler och andra styrande dokument för myndighetens miljöledning och miljöarbete. 18 Myndigheten ska årligen göra en genomgång av miljöledningssystemet och följa upp resultatet av arbetet så att 1. det framgår hur väl myndigheten har lyckats med att följa miljöpolicyn och nå miljömålen, och 2. det finns underlag för beslut om det framtida miljöledningsarbetet. 19 För uppföljningen enligt 18 ska myndigheten 1. utföra den kontroll och göra de mätningar av verksamhetens miljöpåverkan som behövs, 2. utvärdera hur handlingsplanen enligt 9 har fungerat, och 3. utvärdera hur gällande miljöregler har följts. 20 Myndigheten ska årligen redovisa miljöledningsarbetet enligt formuläret i bilaga 2.31 Redovisningen ska vara undertecknad av myndighetens chef och i samband med myndighetens årsredovisning ges in till det departement i Regeringskansliet som myndigheten hör till och till Naturvårdsverket. 20 a Naturvårdsverket ska senast den 15 april varje år till regeringen lämna en sammanfattning av myndigheternas årliga redovisningar enligt 20. Förordning (2009:1481) Att inrätta ett miljöledningssystem för första gången 21 En myndighet som inrättar ett miljöledningssystem för första gången ska inom åtta månader från det att myndigheten enligt denna förordning blev skyldig att ha ett miljöledningssystem 1. ha en projektplan för inrättandet som innehåller en tidsplan för inrättandet samt uppgifter om hur inrättandet är avsett att organiseras och vilka som är ansvariga för det arbetet, och 2. redovisa en miljöutredning enligt 4, den miljöpolicy och de miljömål som avses i 7, den handlingsplan som avses i 9 samt hur miljöledningssystemet är avsett att integreras i den ordinarie verksamheten. Redovisningen enligt första stycket 2 ska ges in till det departement i Regeringskansliet som myndigheten hör till och till Naturvårdsverket. -------------------------------------------------------------------------------- 1. Denna förordning träder i kraft den 1 januari 2010. 2. Om en statlig myndighet genom ett särskilt beslut före den 1 januari 2010 har fått i uppdrag av regeringen att införa eller ha ett miljöledningssystem eller att följa riktlinjer för redovisning av arbete med miljöledning, ska myndigheten anses ha fullföljt uppdraget genom att följa bestämmelserna i denna förordning.