PM - Koncernsamordning Sollentuna kommun Samordning och samarbete mellan kommunen och de kommunala bolagen Dag Fagerhem Sofia Nylund Februari 2013
Bakgrund Sollentuna kommun bedriver genom Sollentunahem AB och Sollentuna Energi AB en relativt omfattande verksamhet i bolagsform. Bolagen styrs, i första hand, genom bolagsordningar och ägardirektiv. Enligt kommunallagen 8 kap 1 ska kommuner och landsting ha god ekonomisk hushållning i sin verksamhet och i sådan verksamhet som bedrivs genom andra juridiska personer. Förhållandet att verksamhet också bedrivs i andra former än förvaltningsformer kan innebära risker för att stordrifts- och samordningsmöjligheter inte utnyttjas och att istället suboptimering av resursanvändning sker. Med anledning av denna identifierade risk vill lekmannarevisorerna i de kommunala bolagen översiktligt kartlägga och granska vilken praktisk samordning och samarbete som sker mellan bolagen och kommunen, d.v.s. förvaltningsorganisationen i syfte att bidra till kostnadseffektivitet i koncernen Sollentuna. Vad som avses är exempelvis samordning av upphandling och ramavtal, samverkan beträffande administrativa funktioner och olika former av nyckelkompetenser. Det kan också handla om samnyttjande av resurser i den direkta verksamheten. Revisionsfråga Den översiktliga granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Finns det en strategi för samordning och samarbete i olika avseende mellan kommunen, d.v.s. förvaltningsorganisationen och bolagen i syfte att ge förutsättningar för att bedriva verksamheten på ett ekonomiskt tillfredställande sätt? Revisionsmetod Analys av styrdokument samt kontakt med följande personer: Ulf Bergh, projektledare SOLOM (intervjuad i egenskap av f.d. kommundirektör) Ingegärd Bornelind, kommunjurist, Sollentuna kommun Charlotte Enges, finanschef, Sollentuna kommun Lill Sandberg, upphandlingschef, Sollentuna kommun Håkan Wikman, ekonomichef, Sollentuna kommun Niclas Fagerstrlm, biträdande säkerhetschef, Sollentuna kommun Lars Callemo, Vd, AB Sollentunahem Karin Sundell, ekonomichef, AB Sollentunahem Göran Cumlin, fastighetschef/vice vd, AB Sollentunahem Gösta Söderkvist, Vd, Sollentuna Energi AB Håkan Larsson, ekonomichef, Sollentuna Energi AB 2 av 5
Finns det tydliga styrsignaler i exempelvis ägardirektiv eller andra styrdokument i syfte att skapa samordning och/eller samverkan mellan förvaltningsorganisationen och bolagen? I Sollentuna författningssamling finns ägardirektiv för AB Sollentunahem och Sollentuna Energi AB. I ägardirektiven framkommer följande gällande samverkan/samordning: Kommunkoncernens kassaflöden ska samlas i ett centralkontosystem så att koncernens ut- och ingående betalningsströmmar kan kvittas mot varandra. Vidare framgår att koncernens gemensamma centralkontosystem ska användas av kommunen och de kommunala bolagen Bolagen ska, under de förutsättningar som kommunfullmäktige anger, äga vindkraftverk och nyttja där producerad energi I ägardirektivet för Sollentuna Energi AB finns även följande: Bolaget ska ombesörja transporttjänster åt kommunen I övrigt innehåller ägardirektiven inga styrsignaler i syfte att skapa samordning och/eller samverkan mellan förvaltningsorganisationen och bolagen. Utöver ägardirektiven finns inga andra styrdokument där styrsignaler för koncernsamverkan framkommer. I kommunens författningssamling finns ett antal policyn som även omfattar de kommunala bolagen. Kommundirektören har regelbundna träffar med Vd:arna för de kommunala bolagen. På samma sätt har finanschefen i kommunen träffar med bolagens ekonomiansvariga (5-6 möten under 2012). På dessa möten finns det möjlighet för bolagen, men också för kommunen, att initiera olika former av samordning/samverkan inom kommunkoncernen. Exempel på samordning och/eller samverkan inom kommunkoncernen Samordning som framkommer av ägardirektiven: Gemensamt koncernkonto. Gemensamt ägande av vindkraftverk. I slutet av 2012 beslutade kommunfullmäktige att köpa två vindkraftverk med option på ett tredje. Tre vindkraftverk har upphandlats och dessa ska vara i drift sommaren 2014. Sollentuna kommun kommer att äga vindkraftverken tillsammans med Sollentuna Energi AB och AB Sollentunahem, något som även lagts till ägardirektiven. Sollentuna Energi AB har haft uppdraget att undersöka möjligheten att investera i vindkraft utifrån ett juridiskt, ekonomiskt och tekniskt perspektiv. För närvarande finns en skattebefrielse för den el som produceras för eget bruk. Elen från vindkraftverken ska gå till att täcka en del av kommunens eget behov men enligt ägardirekten får Sollentuna Energi AB även sälja den energi som är producerad i vindkraftverken. Gemensam transportcentral. Sollentuna Energi AB har det övergripande ansvaret för att tillgodose både kommunen och det egna bolagets behov av fordon inom olika verksamheter. I den gemensamma transportcentralen finns idag ca 135 olika fordon fördelade på personbilar, skåpbilar, lätta lastbilar, tyngre fordon, kranbil, schacktbil, skylift och släpvagnar. Sollentuna 3 av 5
Energi AB:s affärsområde Transport administrerar ägandet av fordonen samt sköter service och reparationer i egen verkstad. AB Sollentunahem ingår inte i den gemensamma transportcentralen. AB Solletunahem har gjort en utredning huruvida deras fordon skulle ingå men det visade sig att det inte skulle vara lönsamt med en så pass liten bilpark som bolaget har. Övrig samordning inom koncernen Gemensam telefonväxel. Kommunen och AB Sollentunahem har samordnat sin telefonväxel. Sollentuna Energi AB har däremot en egen. Upphandling. Det finns inget generellt beslut i kommunen att bolagen ska ingå i kommunens upphandlingar. Kommunens upphandlingspolicy reglerar endast kommunens upphandlingsverksamhet. I dagsläget finns samarbete med de kommunala bolagen endast inom ett begränsat antal områden, exempelvis gällande upphandling av tekniska konsulttjänster och byggnadsarbete. Sollentuna Energi AB har vid några tillfällen anlitat upphandlingsenheten som rådgivare vid upphandlingar, bl.a. gällande de nya vindkraftverken. Bolaget har därtill framfört önskemål om att kunna anlita upphandlingsenheten mer men det har inte varit möjligt eftersom upphandlingsenheten varken har resurser eller kompetens att hantera bolagets avtalsområden. Sollentuna Energi AB har nu påbörjat en rekryteringsprocess för att anställa en person som framöver bl.a. ska ansvara för bolagets upphandlingar. I samband med framtagandet av nya regler för miljökrav för upphandlingar har bolagen deltagit i denna dialog. Detta eftersom bolagen kommit längre än kommunen på detta område. Tänkbara områden för samordning och/eller samverkan inom kommunkoncernen som framkommit under granskningen Gemensamma försäkringar. Sollentuna Energi och Sollentunahem har vid granskningstillfället egna försäkringar och är därmed inte anslutna Stockholms Regionens Försäkring AB. Enligt uppgift finns det emellertid funderingar kring om det kommande AB SOLOM ska ansluta sig. Utökat samarbete avseende upphandlingar. Kommunen och bolagen skulle kunna upphandla mer gemensamt och dra nytta av varandras kompetenser inom vissa områden. Detta skulle kräva tydliga rutiner för hur samarbetet skulle fungera samt beslut om hur det skulle finansieras. Enligt uppgift från kommunens upphandlingsenhet finns det i dagsläget inte resurser för detta. Utökat samarbete avseende koncernsäkerhet. Kommunen och bolagen ska under 2013 göra en gemensam upphandling av bevakningstjänster. Övrigt Borgen. Kommunen går inte i borgen för de kommunala bolagens lån. Kommunen har enbart ett borgensåtagande om 17 mnkr för pensionsåtagande i Sollentuna Energi AB. Borgensåtagandet är gammalt och innehåller inget nyintjänande utan avser enbart gamla förpliktelser. Kommunen tar ingen borgensavgift från bolaget. 4 av 5
Jurist. Kommunens jurist kontaktas sällan av de kommunala bolagen. Vid de tillfällen där denna kontaktas har ärendet ofta avsett offentlighetsprincipen eller dylikt. AB Sollentunahem har en egen bolagsjurist. Sammanfattning och revisionell bedömning Den översiktliga granskningen visar att det finns bolagsordning och ägardirektiv för kommunens styrning av de kommunala bolagen. Det finns dock ingen särskild, dokumenterad strategi med syfte att genom samverkan bidra till ökad kostnadseffektivitet. Däremot framgår att det finns flera olika exempel på samordning och samnyttjande av resurser, bland annat gemensam transportcentral. De samarbetsformer som finns gör det enkelt för både bolagen och kommunen att ta initiativ till olika former av samordning. 5 av 5