1 Utvärderingsunderlag - gällande Östersunds kommuns övergripande kvalitetsutmärkelse Uppgifter om sökande arbetsplats/enhet Enhet/arbetsplats: Integrationsservice, kommunledningsförvaltningen Enhetschef/kontaktperson: KG Lindman/ Helén Eurenius Telefonnummer:14 39 74/14 31 59 E-postadress: helen.eurenius@ostersund.se Besöksadress: Rådhusgatan 56 Datum : 2008-05-19
2 Kort information kring utvärderingsunderlaget Utvärderingsunderlaget: För att underlätta för er som söker kvalitetspriset och för de examinatorer som ska utvärdera verksamheter har vi tagit fram detta utvärderingsunderlag som ska användas när ni besvarar frågorna. Manual: I manualen finns exempel på vad som kan fyllas i under respektive fråga. Observera att manualen bara ger exempel, den är inte heltäckande utan ska bara ses som en vägledning. Bedömningen: De svar ni lämnar i utvärderingsunderlaget är de svar som kommer att utvärderas/bedömas av examinatorerna. Försök att skriva så kortfattat det går utan att ge avkall på att det ska ge en tydlig bild av er verksamhet, då kompletteringar inte kan göras i efterhand. Angreppssätt: I angreppssätt ingår att i bedömningen ta hänsyn till om de metoder man använder är: Medvetet valda, genomarbetade och om det sker metodiskt och organiserat. Men också i vilken omfattning enheten utvärderar nyttan av valda metoder. Tillämpning : I bedömningen ingår också att se i vilken omfattning de angreppssätt (metoder) man beskriver används vid relevanta tillfällen och inom relevanta områden. Bilagor: Storlek på textrutor styr inte hur mycket ni får skriva utan de expanderar i takt med det ni skriver. Undvik därför att hänvisa till bilagor och de frågor ni ska sända med bilagor är; Område 2 Medarbetarna - resultat från organisationsdiagnosen som gäller område C Samverkan och delaktighet fråga 8. Min kännedom om verksamhetsmålen på min arbetsplats är. Upprättad handlingsplan utifrån resultat i organisationsdiagnosen sänds också med som bilaga. Område 4 Resultat resultat från organisationsdiagnosen: Se kommentarerna i detta utvärderingsunderlag( sista sidan) under kunder/brukare och medarbetarna vilken typ av bilagor det gäller.
3 Utvärderingsunderlag Verksamhetsbeskrivning Kommunernas flyktingverksamhet har ett tydligt nationellt politiskt uppdrag som för Integrationsservice utkristalliserats till följande uppdrag; Ge nyanlända flyktingar en bra introduktion i Östersund och det svenska samhället. Bedriva individualiserad introduktion för nyanlända flyktingar och invandrare Hjälpa flyktingar med sin första bostad och få ekonomiskt bistånd Erbjuda språkkursen Svenska för invandrare, Sfi, kurs i samhällsinformation samt ämnesinriktade kurser genom studieförbund Erbjuda kontakt med arbetslivet genom studiebesök, praktik och arbete. Information i olika samhällsfrågor Hjälp i kontakter med myndigheter Tolkhjälp och information. Bevaka, initiera och samordna integrationsfrågorna i kommunen Med anledning av att cirka 50 procent av dem som finns i Integrationsservice hantering är kvotflyktingar är målet anpassat därefter. De effektmål som verksamheten har att uppnå till inför 2008 är följande; 50 % av nyinskrivna flyktingar i åldern 20-64 år med uppehållstillstånd, arbetar eller är godkända i SFI samt praktiserat (minst 5 mån) under det första året. En förklaring till målet är att kvotflyktingar i relation till förläggningsflyktingar kan ha längre väg till etableringen i det svenska samhället eftersom de kommer från sitt hemland/transitland till Östersund. Förläggningsflyktingarna är de som tidigare varit asylsökande i Sverige och därmed tillbringat upp till 4 år på en förläggning någonstans i Sverige varför de redan har hunnit till viss del integreras i samhället. Men vår ambition och absolut främsta målsättning är att så många som möjligt övergår till egenförsörjning alternativ studier inom så kort tid som möjligt varför vi satsar mycket på deras kunskaper i svenska språket (genom svenska för invandrare och samhällsinformationen 15punktsprogrammet) och kontakten med arbetslivet. Dessutom ser vi även vikten av det sociala behovet, därför arbetar vi med kommunguider vars syfte är att skapa nätverk/kontakter med svenskar. Detta leder ofta till att de mår bra, trivs i det svenska samhället därmed stannar kvar i regionen. Med anledning av vår ambition och målsättning samarbetar Integrationsservice ständigt externt med stora delar av samhället såsom Arbetsförmedlingen, företag, Lärcentrum, bostadsföretag, Försäkringskassan, Landstinget, Länsstyrelsen, frivillig organisationer, utbildningsanordnare, studieförbund, Migrationsverket samt andra kommuner/regioner. Likaså internt med Östersunds kommuns berörda verksamheter.
4 Ange totalt antal anställda inom enheten/arbetsplatsen. Om det ingår flera arbetsplatser i enheten ange antal anställda per arbetsplats. Ange också antal anställda med arbetsledande ställning inom enheten/arbetsplatsen. Antal anställda; Antal arbetsledare/chefer; 11 personer ( exkl. Arbetsledare/chefer) 2 personer Ange vilka olika grupper av kunder/brukare ni finns till för och om möjligt antal personer totalt. Nyanlända flyktingar med uppehållstillstånd som väljer att bosätta sig i Östersund erbjuds ett personligt mottagande av Integrationsservice. Inför 2008 finns ett avtal om att kommunen ska ta emot 100-120 personer men eftersom dessa är inskrivna hos Integrationsservice under två år så handläggs drygt 200 personer kontinuerligt per år. Dessa kommer från cirka 30 olika nationaliteter. Med flyktingar avses kvotflyktingar, förläggningsflyktingar, anhöriga sekundärer. Integrationsservice är informations skyldiga gentemot invandrare. Under 2007 hjälptes 102 personer ut till praktik varav 62 var flyktingar och resterande invandrare. Invandrarna kommer till Östersund med anledning av studier, arbete eller kärlek och dessa ingår inte i det försörjningssystem som Integrationsservice handlägger. Enligt statistik så var det enligt följande; Utrikes födda; År 2007 hade Östersunds kommun 58 686 invånare. Av dem var 3186, vilket motsvarar 5,4 procent, utrikes födda, dvs. folkbokförda i Sverige men födda i ett annat land. Personer med utländsk bakgrund; Antalet som är födda i Sverige men där båda föräldrarna är födda utomlands, var samma år 462 personer, dvs. närmare 0,7 procent av Östersunds kommuns befolkning. Utländskt medborgarskap; Östersunds kommun hade 1573 personer utländskt medborgarskap 2007, vilket motsvarar 2,6 procent. Förutom denna riktade målgrupp har vi naturligtvis alla kommuninvånare som kunder. Beskriv hur ni återför resultaten från er verksamhet till kunder/medarbetar- /förtroendevalda mfl. Hur Integrationsservice återför/utbyter information och resultat är väldigt beroende på vem som efterfrågar vad. I samband med möten sker ett ömsesidigt utbyte av information till berörda mellan verksamhetspersonalen och kommunledningsgrupp, förvaltningsledningsgrupp, Lut (ledningsgrupp utveckling o tillväxt) samt centrala styrgruppen. Det kan vara sådant som rör verksamheten i form av arbetsmiljö, organisationsförändringar, budget, verksamhetsstyrning som i sin tur påverkar våra klienter.
5 Därtill har vi flertalet utbyten av strategisk information mellan verksamhetspersonalen och externa intressenter såsom Arbetsförmedlingen, bostadsföretag, Försäkringskassan, Landstinget, Länsstyrelsen och Migrationsverket. Detta sker kontinuerligt med 4-8 sammankomster per år. Utöver detta sker information till förtroendevalda genom bland annat skriftliga utskick i samband med ärenden till Utvecklingsutskottet och kommunstyrelsen. Information till allmänheten via kommunens hemsida. Gällande information till flyktingarna och invandrarna så har de tillgång till verksamhetens personal 1 dag i veckan då vi har drop-in. Utöver detta gäller tidsbokning (pga. rättssäkerheten används alltid tolkar). Till detta har vi även för allmänheten öppet hus 1 gång per år. Personalen sinsemellan återför resultaten kontinuerligt i samband med både personalträffar och handläggarmöten. Detta resulterar i att personalen har en ständig kontroll på flödet av både flyktingar och ekonomi. 1. Kunder/brukarens upplevelse av kvaliteten Beskriv hur ni tydliggör för kunderna/brukarna vilka förväntningar de kan ha på er verksamhet Genom att våra klienter har tillgång till handläggare har de från första dagen regelbundna träffar med tolk. Genom upprättandet av individuella introduktionsplaner både för vuxna och barn får de information om deras rättigheter och skyldigheter samt möjligheter givetvis kopplade till de mål och effektmål som verksamheten har. Därtill genomförs kontinuerligt hembesök hos våra klienter då det beskrivs vad som förväntas av både klienterna och personalen. Beskriv hur ni efterfrågar och tar emot synpunkter från kunderna/brukarna. Verksamheten är uppbyggd genom kontinuerliga träffar och är behovsstyrd utifrån kunden. För att uppnå en balans mellan kontinuitet och behov finns Drop in en gång/vecka och bokade individuella möten/uppföljnings träffar där tolk är med vid behov. En öppenhet råder från både verksamheten och flyktingen (oftast) där synpunkter tas emot, beroende på synpunkten tas den upp i rätt forum. Forum som elevvårdskonferens och styrgrupp gällande SFI och 15-punktsprogrammet. Stormöten på Integrationsservice är ett annat forum, likaså finns det grupper med kommunens verksamheter. Två gånger per år arrangeras en Öppethus dag för att ge kommuninvånare en extra möjlighet att komma med synpunkter. Kommunguiden är ett annat slags forum där svenskar hjälper flyktingen in i samhället som kompis och här ordnas större möten av Integrationsservice för att bl.a. ta in synpunkter. Vid utskrivning av flyktingarna får de fylla i en enkät för att kunna ge sina synpunkter om verksamheten/erna som ska sammanställas två gånger per år. Enkäten ska bl.a. användas som grund till verksamhetens utbud till kunden.
6 Beskriv hur ni följer upp och åtgärdar eventuella kvalitetsbrister. Genom att ständigt uppdatera och formulera rutiner och åtgärder utvecklas verksamheten. Vid personalmöten har vi en fast dagordning som inkluderar verksamhetens alla områden, se bilaga. Personalen har då i god tid innan mötet möjlighet att reflekterar över vad respektive arbetsroll skall göra/har gjort inom sitt område. Det är en relativt liten personalgrupp vilket gör det möjligt att diskutera utvecklingsområden på både ett övergripande och mer specifik område. Till detta ser vi också till att årligen ha personal- och planeringsdagar för verksamheten eftersom den är så beroende av vad som händer ute i världen och på regeringsnivå. Personalen vid verksamheten möter ständigt våra klienter varför vi väldigt snabbt får både positiv och negativ respons. Detta gör det möjligt för oss att förstärka det positiva och förändra/avsluta det negativa och fokusera mot individens mål och den arbetslinje vi skall följa. Upptäcks en kvalitetsbrist inom något specifikt område genomförs även en omvärldsbevakning för att se hur andra kommuner/regionen arbetar med frågan. Detta är av stor vikt eftersom målgruppen finns i 265 kommuner och de jämför gärna sin situation med varandra. När flyktingarna skrivs ut besvarar de en enkät som innefattar alla våra ansvarsområden. Se bilaga. Två gånger per år går vi igenom den för att se över eventuella brister, alternativt direkt när det finns tydliga och akuta brister samt behov av verksamhetsförändringar. Som ett övergripande dokument tas det i skrivande stund fram en Strategi om integration, vilket kommer att ur ett medborgarperspektiv tydliggöra hur vi ska arbeta med integration. Integrationsarbete kommer att inriktas på följande fyra strategiområden med koppling till de nationellt övergripande målen (med kursiv stil). Dokumentet visar på åtgärder som är aktuella för kommunen. Östersunds kommun ska förebygga och motverka diskriminering, främlingsfientlighet och rasism på arbetsplatser, skolor och i vardagslivet. (Ett samhälle fritt från diskriminering). Östersunds kommun ska erbjuda en kvalitativ introduktion till flyktingar och individer med migrationsbakgrund, med förutsättningar till individens egen försörjning och delaktighet i samhället. (Lika rättigheter, skyldigheter och möjligheter för alla oavsett etnisk och kulturell bakgrund) Östersunds kommun ska genom ett organisatoriskt samspel med berörda myndigheter tillvarata den invandrade tillväxtkraften. (En samhällsgemenskap med samhällets mångfald som grund
7 Östersunds kommun ska aktivt verka för ett samhälle där det råder ömsesidig respekt mellan medborgarna och för mötesplatser där människor kan mötas på jämlika villkor och bidra till ett aktivt medborgarskap. (En samhällsutveckling som kännetecknas av ömsesidig respekt för olikheter inom de gränser som följer av samhällets grundläggande demokratiska värderingar och som alla oavsett bakgrund ska vara delaktiga i och medansvariga för). 2. Medarbetarna Beskriv hur ni arbetar med kompetens- medarbetarutveckling inom verksamheten. Beakta särskilt kommunens fyra kvalitetsdimensioner. Kompetens Personliga kompetensutvecklingsplaner Vid de årliga utvecklingssamtalen har varje medarbetare möjlighet att påtala sitt behov av kompetensutveckling. Men eftersom dessa bara är en gång per år har ledning för verksamheten tydligt sagt att anser sig personalen/en grupp av personal behöva ytterligare kunskap inom nått område finns möjlighet till detta. Vid några tillfällen per år åker därför personal på kurser/utbildningar som är relaterade till verksamheten och målgruppen. Till detta försöker vi även vid några tillfällen per år att bjuda in personer/myndigheter som ger verksamheten ökad kompetens, exempel på detta kan vara personer från andra kommuners motsvarighet, Migrationsverket, Röda korset osv. Önskemålen från personalen och andra samarbetspartners tillgodoses utifrån förutsättningar och behov. Utvecklingsplaner för hela verksamheten Eftersom det finns tydliga politiska mål om vår verksamhet är det av stor vikt för oss att arbeta enligt de överenskomna mål och strategier, vilka vi har kopplade till målgruppen. Men därtill och kanske viktigare är att vi ständigt måste finna nya samarbets- och samverkansområden med övriga i samhället vilket ofta resulterar i projektplaner som kan resultera i permanenta verksamheter. Exempel på detta är projekt Integration modell Jämtland med 15-punktsprogrammet som är en utbildningsmodul parallellt med Svenska för invandrare och Hälsoportalen som är en hälsocentral för målgruppen, samt en kunskapsbank gentemot de övriga hälsocentralerna i länet. Ett led i detta samarbete är en ansökan där landstinget, länsstyrelsen och de åtta kommunerna i länet har sökt pengar från Europeiska flyktingfonden - Kris- och Traumacenter, för att uppnå en ökad samordning/samverkan till fördel för målgruppen. Planer på att bygga upp en länsgemensam mottagning och introduktion i Jämtland ligger också i startgroparna. Idén är grundad i ett projekt, Interkommunal samverkan kring flykting mottagning, där fyra av länets kommuner var delaktig. Genom att ta tillvara varandras erfarenheter och kunskaper från respektive kommun har alla verksamheter/personal utvecklats och kvalitetssäkrats. Avslutningsvis så har vi precis som övriga kommunala verksamheter gått igenom kompetensutvecklingsanalysen för att påtala behov och utvecklingsönskemål.
8 Tillgång & tillgänglighet Tillgodose verksamheten med rätt kompetens utifrån behov Förutom att personalen får den utbildning som krävs för att arbeta med målgruppen (coachutbildning, kris- och trauma, datasystem osv.) så har ledningen vid anställningstillfället valt att se kopplingen mellan utbildning/arbetslivserfarenhet och det uppdrag vår verksamhet har. Därför finns det idag följande kompetenser inom Integrationsservice; socionom, personalvetare, civilekonom, statsvetare, etnolog, marknadsförare. Att de anställda dessutom har en väldigt varierande arbetsbakgrund ser vi stora fördelar av. De har kunskaper från både Migrationsverkets förläggningsarbete, psykiatriskt behandlingsarbete, familjehemsverksamhet, arbetslösa ungdomar, skoladministration, Almi, kurativt arbete, omsorgsarbete med mera. Inflytande Hur tas personalens synpunkter tillvara Genom vårt öppna arbetsklimat där vi arbetar som ett team med samma målbild och resultatansvar är det lätt för ledningen att fånga upp personalens synpunkter. Genom så kallade stormöten varannan vecka avsätter Integrationsservice en förmiddag för att dels diskutera verksamhetens strategi men även mer operativt. Dessutom tas det även upp personalfrågor, arbetsmiljö, projektidéer, administration och kurser/utbildningar. Därtill har även handläggarna enskilt möte i arbetsgruppen för att vid dessa tillfällen enbart kunna diskutera ärendehantering. Under utvecklingssamtalen tas synpunkter in. Dörrarna är alltid öppna för synpunkter och de tas tillvara. Bemötande Hur genomförs medarbetarsamtal, omfattning, upplägg osv. Samtliga anställda på enheten erbjuds att ha ett utvecklingssamtal en gång per år, á 1½ timme. Underlag för samtalet finns för bägge parter och både chef och anställd kan i god tid förbereda sig. I stort handlar det om tiden som har varit, nutid och framtid. De delar som finns med är den egna arbetssituationen, arbetsmiljö- fysisk och psykisk, synen på ledarskapet, behov av kompetensutveckling, kolleger och den egna samarbetssynen/förmågan, kännedom om verksamhetens mål, egna synen på arbetet för att uppnå målen samt egen påverkansmöjlighet. Möjlighet till samtal och stöd i övrigt Förutom tidigare nämnda mötestillfällen så ser vi att mest fruktbart är att vi diskuterar så fort behov finns och när tillfälle ges. Arbetsgruppen ser idag inga problem eller begränsningar i detta. Dessutom har verksamheten de senaste två år erbjudit alla anställda handledning för att vid dessa tillfällen dels kunna ventilera ärenden men även arbetsfördelning och arbetsmiljö. Genomförs bemötandeutbildningar Ofta och kontinuerligt. Genom bland annat Rolf Björklund har personalen vid tre tillfällen senaste två åren gått utbildning inom gruppdynamik och bemötande. Personalen har också gått en utbildning i värdskap som distribuerades av Turismbyrån. Dessutom har de gått utbildningar/kurser på annan ort (Stockholm) inom området.
9 Värdegrundsarbete Vid tre olika tillfällen senast 2 åren har Integrationsservice fått utbildning och information om värdegrundsfrågor. Det är Röda korset som hjälpt till med detta. Till detta är Integrationsservice aktivt i omvärldsanalysarbetet för att kunna ta del av det som kan vara till nytta för personalen och verksamheten, nu senast har vi testat ett Värdegrundsspel som är en annan form av utbildning/kompetensutveckling. Beskriv annat som ni vill ta upp som rör kompetens och medarbetarutveckling. I verksamheten är det viktigt att se över verksamheten och ta in nya influenser/idéer för att utvecklas. Ett sätt som använts i verksamheten är att åka på studiebesök. Då det gäller utveckling av verksamhetens organisation har besök gjorts i Gävle och har även legat till grund för organisationsutvecklingen i verksamheten. I målinriktningsarbete besöktes Trondheim för att ta in idéer och utvecklingstänkande. Beskriv hur ni arbetar med att förbättra arbetsmiljön. Gällande den fysiska arbetsmiljön är vi noggrann med att värna om friskvård, alla medarbetare uppmanas att nyttja friskvårdstimmen. Påtalas det att någon har besvär (t.ex. ryggproblem) är det omedelbar koppling till företagshälsovården. Med anledning av arbetets karaktär arbetar man aldrig ensam på kontoret ur säkerhetssynpunkt, dessutom har det tagits fram en handlingsplan för hot och våld, se bilaga. Därtill har vi ett skyddsombud på arbetsplatsen som tillsammans med enhetschef gått utbildning i detta ämne. Den psykiska arbetsmiljön bistår enheten genom att fördela antalet ärende rättvist mellan handläggare. Till detta har personalen som tidigare nämnts tillgång till handledning 1 gång per månad för att diskutera dels ärendehantering men även övrig problematik. För de långtidssjukskrivna finner enheten individuella lösningar som passar personen för att så snart som möjligt kunna återgå till heltidssysselsättning. Beskriv hur ni arbetar med att tydliggöra målen för verksamheten så att de är väl kända av alla anställda. Sänd också med som bilaga: Resultat från organisationsdiagnosen som gäller område C Samverkan och delaktighet fråga 8. Min kännedom om verksamhetsmålen på min arbetsplats är På vilket sätt ni tydliggör målen Målen och uppdraget fastställs politiskt, dvs hur många som kommunen skall ta emot varje år kommuniceras kontinuerligt på personalmöten. Men hur vi fastställer och verklighetsanpassar målet till mätbara effektmål det sker tillsammans i hela personalgruppen. Eftersom verksamheten är väldigt beroende på hur läget är i världen så måste vi gemensamt diskutera oss fram till det bästa arbetssättet för att nå målet. Målet är väldigt beroende på hur Östersunds samhälle ser ut gällande boende, arbetstillfällen, möjlighet till sjukvård, skola för barn och vuxna samt fritidssysselsättning.
10 Finns exempelvis en bostadsbrist i Östersund smittar det av på vår verksamhet eftersom det hindrar oss att ta emot ett större antal flyktingar. Detta resulterar i att vi måste gemensamt i personalgruppen finna lösningar på problemen för att nå de politiska målsättningarna. Följer upp detta arbete kvalitetssäkrar osv. Uppföljningar både av Östersunds kommuns mål och effektmål och Migrationsverkets nationella mål sker vid budgetuppföljningar och rapporteras till personalen. Statistik på hur vi har lyckats med uppdraget ställs samman vid årsslut och då rapporterar varje områdesansvarig personal vid Integrationsservice in sina resultat som sammanställs och lämnas i årsbokslutet. Sammanställningen redogörs vid ett personalmöte som ger underlag för diskussioner för förändringsarbete och fortsatt utveckling i arbetet mot att nå målen. Dvs hur många flyktingar har vi mottagit av avtalets 100-120 stycken? Hur många har fått arbete/praktik/utbildning? Hur har vi arbetat enligt kommunens strategi för integration? Dessutom arbetar Integrationsservice ofta genom olika projekt för att främja integrationen och förbättra för flyktingarna (Integration modell Jämtland, Interkommunal samverkan, Kris- och traumacenter osv.) vilket automatiskt leder till de uppföljningsrapporteringar som EU-projekten kräver. I dessa rapporteringar finns även processutvärderingar som framställer hur hela projektet löpt samt vad de resulterat i. Gällande bifogad organisationsdiagnos från 2006 är det inte överensstämmande med dagens situation. Idag är cirka 50 procent av personalen ny samt att verksamheten ansvarsområde är utökat. Skulle önska att den nya diagnosen för 2008 också får efterkompletteras för ett mer korrekt underlag. Genom att jämföra diagnoserna från 2006 och 2008 ser man mer tydligt hur situationen utvecklats. 3. Verksamheten Beskriv hur ni arbetar med styrning och uppföljning av enheten. Vilka system metoder används? Avrapportering av verksamhetens mål i samband med budgetuppföljningar. Egenutvecklat uppföljningsmatrikel varifrån all statistik hämtas vid uppföljningarna, dvs inskrivna i vårt system, inskrivna på SFI (Svenska för invandrare), förmedlade praktikplatser, utskrivna, remitterades till sociala förvaltningen. Hur arbetar ni med egenkontroll? Gemensamma dokument som styr och ger riktlinjer och garanterar att alla behandlas utifrån samma mall. Vi har tydliga verksamhetsmål vilket Dessutom har vi så kallade introduktionsplaner för både barn och vuxna. Dessa planer är under ständig utveckling vilket sker i samråd med övriga kommuner i Jämtland för att vi skall nå en så homogen handläggning som möjligt i regionen. Dessutom avlutas varje ärende (efter två år) med en enkät (se bilaga), där verksamheten bedöms utifrån klientens syn på vårt uppdrag.
11 Beskriv hur ni arbetar med ständiga förbättringar av betydelse för verksamheten. Vilka metoder/modeller används? Omvärldsanalys och samarbete med andra kommuner och regioner är av stor betydelse för att Integrationsservice ska förbättras. Genom dessa metoder ser vi hur arbetet kan effektiviseras, exempelvis när det gäller flyktingarnas ersättningar så kommer Östersunds kommuns systemet att förändras under oktober 2008. Detta som ett resultat efter att ha jämfört med bland annat Huddinge, Boden och Kristianstad och sett fördelarna både för verksamheten och för flyktingarna. Hur ser planeringen/systematiken ut? Vi anpassar verksamheten efter verkligheten. Exempelvis så har vi i dagsläget en stor problematik i Östersund gällande boendet. Samtidigt har många kommuner i södra Sverige påtalat stora bekymmer med att de har för stort antal flyktingar i relation till kommunens kapacitet. Detta ser vi på Integrationsservice som en utvecklingsmöjligt både för kommunen och för länet. Integrationsservice har i skrivande stund lämnat in en skrivelse för att tydliggöra denna möjlighet och utredning om hur detta skulle kunna se ut organisatoriskt och ekonomiskt kommer att genomföras under sommaren 2008. Alltså; vår region behöver fler med utländsk bakgrund om vi ska klara konkurrensen och skapa tillväxt samt en positiv utveckling. Samtidigt konstateras svårigheten för Östersunds kommun att klara efterfrågan på boende. Med ett utökat geografiskt mottagningsområde skulle möjligheterna att ta emot fler flyktingar öka. Gemensamt skulle kommunerna i Jämtland kunna erbjuda flyktingar bra boende, kvalificerad och likvärdig introduktion oavsett kommun, närhet till praktik och arbete, professionell sjukoch hälsovård samt en SFI-undervisning av hög kvalitet. En länsgemensam mottagning skulle dessutom möjliggöra samarbete med kommuner som har en för stor mängd flyktingar i relation till kommunens kapacitet såsom Södertälje. Ett annat exempel är att vi sett förbättringsmöjligheter inom sjuk- och hälsovården för flyktingar varför det under hösten 2008 kommer att starta upp ett mobilt Kris- och traumacenter. Detta är ett samarbete mellan länets 8 kommuner och Landstinget. Det kommer att bli en förbättring av sjuk- och hälsovården samt en avlastning i arbete för både handläggare och övrig personal vid Integrationsservice och Landstingets psykiatriska avdelningen för barn och vuxna. Beskriv hur ni samverkar med andra för att utveckla verksamheten. Vilka samverkar ni med? Med anledning av att Integrationsservices målgrupp består av människor i alla åldrar och i olika situationer i livet så krävs också ett samarbete med många aktörer i samhället. Som nämnts tidigare så samverkar och samarbetar vi både internt inom kommunen men även externt utanför kommunens förvaltningar. Internt inom kommunen har vi kontinuerligt utbyte med barn- och utbildningsförvaltningen, teknisk förvaltning, sociala förvaltningen, vård- och omsorgsförvaltningen samt Jämtlands gymnasieförbund.
12 Externt samarbetar vi med Arbetsförmedlingen, företag, bostadsföretag, Försäkringskassan, Landstinget, Länsstyrelsen, frivillig organisationer, skolor, allmänheten, studieförbund, Lärcentrum, Migrationsverket samt andra kommuner/regioner. Dessutom har vi valt att samarbeta med Mittuniversitet för att kunna ta emot studenter som önskar praktisera hos oss under en längre tid. Vi ser detta som ett bra sätt att marknadsföra Östersunds kommun som en potentiell arbetsplats, berätta och förmedla kunskap om hur det är att arbeta med flyktingar, invandrare och andra kulturer samt bistå Mittuniversitet med praktikplatser. Hur går samverkan till, formerna för samverkan? Möten sker kontinuerligt 4-8 ggr per år beroende på ärende och angelägenhet. Det är olika aktörer som är sammankallande beroende på forum, deltagandet anpassas också efter behovet. Ibland sker det bara på ledningsnivå medan andra gånger på handläggarnivå. Vad ni samverkar kring Hanteringen av flyktingar och invandrarnas livssituation. Innebär således boende, hälsa, barn, arbete, utbildning, familjeliv samt övriga vardagshändelser. Vad som är aktuellt just i skrivande stund är en ny form av introduktionsersättning, etableringen av ett krisoch traumacenter, länsgemensamt flyktingmottagande och avslutningsvis ett samarbete gällande möjligheterna att ta emot flyktingar ifrån andra kommuner (istället för från Migrationsverket), som har en för stor mängd flyktingar i relation till kommunens kapacitet såsom Södertälje.. Omfattning hur ofta osv. regelbundenheten Se ovan. För att synliggöra strukturen använder vi oss av nedan schematiska bild. Den rödmarkerade texten förtydligar vem som är sammankallande. Men utöver dessa forum sker även inbördes träffar med myndigheter/organisationer utefter behov, såsom Migrationsverket, Försäkringskassan, m fl.
13 Bostäder Östersunds- Bostäder Teknisk förv. Privata fastighetsägare Integrationsservice Ensamkommande Ekonomi Ekonomikoordinator Integrationsservice Ensamkommande Barn- & utb. Jgy Ekonomikoordinator Fritid Kultur-& fritidskansliet Föreningar Studieförbund Integrationsservice Ensamkommande Barn- & utb. Soc/fältarbetsgruppen Näringsliv/STÖK Polis/räddningstjänst Frivilligorg. Ledningsgrupp Kommundirektör (sammankallande) Socialförvaltning Barn- & utbildningsf. Kommunledningsf. Teknisk förvaltning Östersundsbostäder Jgy, Landstinget Överförmyndaren Arbetsförmedlingen Skola Barn- & utb. Jgy Elevhälsan Integrationsservice Ensamkommande Hälsa Elevhälsan Barn och ungdomspsyk. Vuxenpsykiatrin Primärvården Folkhälsoplanerare Folktandvården Smittskydd Barnavårdscentralen Habiliteringen Integrationsservice Ensamkommande. De verksamheter som arbetar med flyktingar/ensamkommande /integration Arbete Arbetsförmedlingen Lärcentrum Kompassen arbetsträning Integrationsservice Ensamkommande Jgy Näringslivet Beskriv hur ni jämför er med andra, men även med föredömen för att utveckla verksamheten. Vilka jmf ni er med? Liknande verksamheter inom kommunen, annan kommun med liknande verksamhet helt annan verksamhet I vilken omfattning sker omvärldsorientering och jmf med liknande verksamheter som bedöms som föredömen? Eller andra verksamheter som bedöms som föredömen som kan utveckla verksamheten? Redovisa med vilka och hur det går till, nyttan osv. I syfte att utveckla är det viktigt att se över verksamheten och ta in nya influenser/idéer. Ett sätt som använts i verksamheten är att åka på studiebesök. Då det gäller utveckling av verksamhetens organisation har bl.a. besök gjorts i Gävle och det har även legat till grund för organisationsutvecklingen i verksamheten. Gällande målinriktnings arbete gjordes ett besök i Trondheim för att ta in idéer och utvecklingstänkande. Det ekonomiska systemet har inhämtas från Huddinge kommuns erfarenhet. Ett led i att utvecklas är att ett samarbete med landstinget, länsstyrelsen och de åtta kommunerna i länet har inletts och tillsammans sökt pengar från Europeiska flyktingfonden - Kris- och Traumacenter, för att uppnå en ökad samordning/samverkan till fördel för målgruppen.
14 Planer på att bygga upp en länsgemensam mottagning och introduktion i Jämtland ligger också i startgroparna. Idén är grundad i ett projekt, Interkommunal samverkan kring flykting mottagning, där fyra av länets kommuner var delaktig under 20060501-20080630. Genom att ta tillvara varandras erfarenheter och kunskaper från respektive kommun har alla verksamheter/personal utvecklats och kvalitetssäkrats. Planer kring den länsövergripande organisationen har idéer och erfarenheter hämtas från Umeå med dess sex kommuner i samverkan och Östsam med 13 samverkande kommuner. En kontinuerlig kontakt med Migrationsverket och inbjudna träffar för att få information om nuläget i omvärlden. I den uppbyggda kommunala organisationen kring flyktingen är det ett givande och tagande där alla lär av varandra. Resultaten Samtliga resultat ska på sikt redovisas för tre år i följd. För 2008 redovisas den tidsföljd (vartannat år eller liknande) man har tillgång till gällande punkten 1 och 2. Kunderna/brukarna Redovisa resultaten från mätningar av brukarnas upplevelse av verksamhetens kvalitet. Beskrivningen ska ske bl.a. utifrån kommunens fyra kvalitetsdimensioner. Beskriv om brukarenkäter, intervjuer etc. görs, samt i vilken omfattning det görs. Den största enkäten som bedömer vår verksamhet sker i samband med att flyktingarna skrivs ut efter två år. Den är relativt omfattande (se bilaga) med frågor som rör alla våra arbetsområden. Den togs i bruk 2008. Bilaga får skickas med under denna punkt, komplett omgång av resultat från respektive enkät. Kommentera resultat här: - Medarbetarna Redovisa resultat från senaste organisationsdiagnosen. Redovisa och sänd med som bilaga: Spindeldiagram från organisationsdiagnosen 2006 gällande frågor 4-14 och 15-28 samt redovisa och om ni har upprättat någon handlingsplan utifrån resultat i organisationsdiagnosen.( sänds också med som bilaga) Kommentera resultat här: Vad som måste poängteras är att organisationsdiagnosen för 2006 avsåg fler verksamheter än Integrationsservice (Gamla tingshuset och Arbus, Plan Ung) varför resultatet inte är hela sanningen.
15 Ekonomiskt resultat Redovisa det ekonomiska resultatet. Bokslut 2005 Bokslut 2006 Budget 2007 Bokslut 2007 Kostnader 7 060 000 13 286 864 27 925 000 20 456 248 Intäkter (inkl. skatteintäkter) 8 250 000 (varav 1 711 000 kommunbidrag) 13 286 864 (varav 1 800 000 kommunbidrag) 27 925 000 20 656 155 (varav 1 850 000 kommunbidrag) Resultat 1 190 000 0 0 199 907 Kommentera resultat här (både plus och minus resultat): Om minus kort orsak Om plus kort orsak Gällande 2005 låg viss del av verksamheten under socialförvaltningen och den dåvarande chefen kan inte nås för en kommentar. För åren 2006 och 2007 blev resultatet noll. Integrationsservice verksamhet är till stor del finansierad genom statsbidrag baserade på antalet flyktingar i systemet. Dvs. verksamheten får löpande schablonersättning när flyktingar folkbokförs i kommunen. Detta resulterar i att verksamheten skall uppvisa ett nollresultat eftersom schablonen skall täcka flyktingarnas kostnader under två år.