VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 8/2013 1 Sammanträdet inleddes med psalmsång Psb 460, textläsning ur Luk. 7 och bönen Fader Vår. Sammanträdets laglighet och beslutsförhet 136 Konstaterades att sammanträdet var lagenligt sammankallat och beslutfört, 12/15. John Åsvik utsågs till vice ordförande för mötet. Val av två protokolljusterare 137 Förslag: Till protokolljusterare väljs Gunborg Sjöberg och John Åsvik. Till protokolljusterare valdes Gunborg Sjöberg och Olle Victorzon. Godkännande av föredragningslistan 138 Föredragningslistan godkändes. Protokoll från Direktionen för barnverksamheten 139 Protokoll från barnverksamhetens sammanträde 2/2013, 19.6.2013 läggs fram. Protokoll från missionsdirektionen 140 Protokoll från missionsdirektionens sammanträde 5/2013, 28.8.2013 läggs fram. Protokoll från diakonidirektionen 141 Protokoll från diakonidirektionens sammanträde 4/2013, 3.9.2013 läggs fram. Beslutsförslag: Församlingsrådet behandlar 39, 40 och 41. Församlingsrådet omfattade beslutsförslaget.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 8/2013 2 Protokoll från Sundom kapellråd 142 Protokoll från Sundom kapellråds sammanträden 15.8.2013 och 3.9.2013 läggs fram. Rådplägningsdagar för kyrkans diakoni och fostran 8-10.10 2013 i Helsingfors 143 Årligen ordnas rådplägningsdagar för barn- och ungdomsarbetet i Borgå Stift. I år arrangeras dagarna tillsammans med diakonin. Rådplägningsdagarna är ett viktigt forum som ger inspiration och stöd i arbetet. Från ungdomsbyrån önskar Hanna Östman och Sofia Böckelman delta. Böckelman sitter med i planeringsgruppen för de gemensamma rådplägningsdagarna. De totala kostnaderna för rådplägningsdagarna är 1028. I deltagaravgiften (totalt 580 ) ingår kost och logi. Resan till och från Helsingfors (2 x 430 km) görs med kleinbussen (0,30 /km). Resan med samfällighetens kleinbuss uppgår till 258,- och denna summa fördelas enligt antal resenärer mellan diakonin och ungdomsarbetet. Böckelman åker i egenskap av prosteriungdomsarbetsledare till Helsingfors dagen innan med tåg, eftersom KCSA kallat prosteriungdomsarbetsledarna till möte. För rådplägningsdagarna anhålls om dagtraktamenten för 3 dygn, enlig följande 8.10 heldagtraktamente 36 9.10 halvt dagtraktamente 18 10.10 heldagtraktamente 36 Totalt 90 Kostnader för rådplägningsdagarna bör tas från ungdomsarbetets medel (223601 4380) samt från juniorarbete (223301 4380). Kostnader Deltagaravgifter, kost och logi 580,- (290 /pers.) Dagtraktamenten 180,- (90 /pers.) Reseersättning (kleinbussen) 100,- Reseersättning tåg 68,- (Böckelmans resa till H:fors 7.10) Övernattning (7-8.10) 100,- Totala kostnader 1028 Beslutsförslag: Församlingsrådet godkänner att Hanna Östman och Sofia Böckelman deltar i rådplägningsdagar för barn- och ungdomsarbetet i Borgå stift. Detta år arrangeras dagarna i Helsingfors. Kostnaderna på 1.028 euro tas från ungdomsarbetets medel (223601.4380) samt juniorarbetet (223301.4380). John Åsvik anmälde jäv och avlägsnade sig vid behandling av ärendet. Församlingsrådet omfattade beslutsförslaget. Tilläggsinformation om beslutet kan vid behov ges av ordföranden Tor-Erik Store, tfn 044-4808300.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 8/2013 3 Prästsituationen i Vasa svenska församling 144 Kyrkoherden ger information om prästsituationen i Vasa svenska församling. Domkapitlet har förordnat prosten Anders Kronlund att sköta en kaplanstjänst till 75% i Vasa svenska församling 1.9 31.10.2013. Kapellrådet i Sundom kapellförsamling förordar att teol. stud. Pär Lidén förordnas som vikarie i Sundom under kaplan Malin Lindbloms tjänstledighet 30.8.2013 15.7.2014. Val av arbetsgrupp för ekonomisk planering år 2014 och framtiden 145 Ledamot John Åsvik framförde vid församlingsrådets sammanträde 28.8.2013 önskemål om att i framtiden görs en budget upp som är hållbar för alla sektorer. Beslöts att ärendet hur budgetarbetet för kommande år struktureras tas upp till behandling vid församlingsrådets sammanträde 18.9.2013 Församlingsrådet utser en arbetsgrupp på fyra personer. Församlingsrådet utsåg en arbetsgrupp med följande fyra personer: Tor-Erik Store, sammankallare, John Åsvik, Daniel Djupsjöbacka och Christel Lax. John Åsvik redogjorde för arbetsgruppens uppgifter i stort, dvs. arbetsgruppens uppgift är en ekonomisk- och framtidsplanering för Vasa svenska församling. Beredning av en aftonskola för församlingsrådet och sektorsansvariga 146 Församlingsrådets förtroendevalda bjuds in till en informell samling med sektorsansvariga för att samtala och få information om aktuella saker måndagen den 18 november kl. 18 i Ungdomsbyråns utrymmen. Rapport från Vägskäl och projektet missionsfesten 2014 är på agendan. Församlingsrådet godkände förslaget. Anhållan om medel från Famins fond 147 Diakonidirektionen har av Famins fond årligen beviljats 15 000 till diakonidirektionens understödsmedel. Detta har skett sedan diakonidirektionens understödsmedel pga. en bokföringsmiss överfördes till församlingens övriga verksamhet år 2005. Diakonidirektionen anhåller om att församlingsrådet år 2014, tills vidare, ställer 15 000 till diakonidirektionens förfogande. Beslutsförslag: De i budgeten beviljade medlen på 15.000 euro överförs från Famins fond till diakonidirektionens understödsmedel. Församlingsrådet omfattade beslutsförslaget.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 8/2013 4 Förlängning av diakoniassistentens arbetsavtal 2014, tills vidare, samt höjning av arbetstiden med 5 % med oanvända medel för verksamhetsassistenten 148 Församlingsrådet beslöt ( 23, 2007) anställa Birgitta Åsvik som diakoniassistent på 50 % i arbetsavtalsförhållande för Brändö-området från 5.3.2007. Det stora distriktet som diakonissan Karin Sinisalo tidigare ansvarat för (Brändö - Vikinga, Dragnäsbäck, Västervik, Hemstrand, Gerby och Storviken) delades mellan två arbetare för att förhindra utmattning i arbetet. Arbetsavtalsförhållandet höjdes senare till 55 %. Birgitta beviljades ( 75, 2013) befrielse från sin tjänst med anledning av pensionering från 1.11.2013. Birgittas anställning sträcker sig till 31.12.2013 enligt församlingsrådets beslut ( 151, 2012). Susanne Blomqvist anställdes som vikarierande diakoniassistent 55 % under tiden 12.8 31.10.2013 samt som diakoniassistent till årets slut ( 90, 2013). Verksamhetsassistent Lise-Lotte Back har varit anställd sedan år 2004 för att assistera på diakonins olika evenemang. Lise-Lotte Back är tjänstledig under tiden 2.1.2013 11.11.2013 ( 216, 2012) hon ämnar flytta till annan ort och kommer sålunda att inte fortsätta inom diakonin. Lönemedlen: 1. Diakoniassistentens lön har tagits 25 % ur lönemedel för byråsekreterartjänsten och 75 % ur Famins fond. Lön utbetalas enligt kravgrupp 403. Grundlönen är 1 116 euro. 2. Verksamhetsassistentens lön har tagits från diakonins verksamhetsmedel 4030.224101, totalt 180 euro per månad. Dessa 180 euro skulle räcka till en 5 % ökning för diakoniassistenten. I praktiken utökat med 2 arbetstimmar vecka, totalt 23 h/ vecka. Tilläggas bör att Susanne Blomqvist har vikarierat inom diakonin sedan år 2011. För tillfället arbetar hon i östra distriktet, med mottagning i Roparnäs. Hon vikarierar även diakon Luisa Tast 40 %. (FR 22.5.2013) Hon är uppskattad bland både kolleger och klienter. Av praktiska skäl fortsätter Susanne att arbeta i östra distriktet medan Luisa Tast tar över Birgitta Åsviks uppgifter i Brändö, detta passar henne bra eftersom hon beviljats 60 % arbetstid fram till 31.7.2014 ( 91,2013.) Beslutsförslag: Diakonidirektionen föreslår att församlingsrådet anställer Susanne Blomqvist totalt 100 %. 1. Susanne Blomqvist har anställts på 40 % som vikarie för Luisa Tast t.o.m. 31.7.2014 ( enligt beslut: FR 22.5.2013 ) - Lönen tas från de ordinarie lönemedlen. - Kravgrupp 502 minus 3 %. 2. Susanne Blomqvist anställs som diakonisassistent 60 % från 1.1.2014 och tillsvidare - Lönen 60 % för diakoniassistenten tas 20 % ur lönemedlen för byråsekreterartjänsten och 80 % tas ur Famins fond. - Kravgrupp 403. Församlingsrådet remitterade ärendet för vidare utredning. Tilläggsinformation om beslutet kan vid behov ges av ordföranden Tor-Erik Store, tfn 044-4808300.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 8/2013 5 Matbanken 149 Matbanken grundades i syfte att tillfälligt förmedla gratis mathjälp till hushåll i nöd. I Vasa påbörjades verksamheten 7.1.1997. Under den första tiden var verksamheten ett samarbete mellan Hantaaki (förening för arbetslösa), Mannerheims barnskyddsförbund, Settlementföreningen, Röda korset, socialverket i Korsholm, Korsholms finska församling, Kvevlax församling, Arbetskraftsbyrån i Vasa, Vasa socialverk samt finska och svenska församlingarna i Vasa. En projektsekreterare anställdes av Vasa kyrkliga samfällighet för att organisera verksamheten, informera, ha kontakt med företag, skaffa livsmedel samt ansvara för förvaring och utdelning av varor. Arbetstiden var 30 timmar i veckan. En lagerarbetare anställdes med sysselsättningsstöd genom arbetskraftsbyrån, och Vasa stad ansvarade för fraktkostnader. Frivilliga deltog i verksamheten. Hantaaki skötte utdelningen av matkassarna, Mannerheims barnskyddsförbund, Settlementföreningen samt Röda korset (finska och svenska) gav sin del av EU-maten till matbanken. Projektsekreteraren fungerade som kontaktperson mellan Vasa stads missbrukarvård och matbanken. Matbankens verksamhet grundar sig på att EU överlåter jordbruksprodukter från sina interventionslager. Varusortimentet beror på de jordbruksprodukter som finns i interventionslagret. I Finland administrerar Landsbygdsverkets interventionsenhet programmet för mathjälp och den mat som församlingarna delar ut administreras ytterligare av Kyrkostyrelsen. Finlands andel av den utdelade mathjälpen i EU är 1,11 %. I Finland delas EU-kassar ut på c 450 olika platser. Dryga två miljoner kilogram mat delas ut av församlingar och organisationer. Andelen EU-mat som Vasa fått har varierat genom åren. Mest mat fick vi åren 1997-2005, sedan dess har mängden minskat år för år. Antalet utdelade kassar har ändå varit rätt så oförändrad. EU:s program för livsmedelshjälp har ännu inte fastställts för år 2014. Det nuvarande programmet för livsmedelshjälp gäller fram till utgången av 2013. Statistik för Vasa: 25 000 20 000 15 000 10 000 5 000 0 Ruokapankin tilastoja 1997 2012 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 EU ruoka kg Kassit yht. Vasa stad ansvarar ännu för transporten av matkassarna (Jupiter). De organisationer som tidigare var med ansöker inte mera om EU-mat. Förutom finska och svenska
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 8/2013 6 församlingarna i Vasa betjänar Vasaregionens matbank även Lillkyro-, Korsholms finska- och Kvevlax församlingar. Till matbankssekreterarens uppgifter hör uppbevaring av livsmedel, bokföring, fakturering och noggrann bokföring av EU-mat. Hon ansvarar även för statistikföring enligt EU-direktiv. Matbankssekreteraren planerar matkassarnas innehåll, hon drygar ut EU-maten med budgetmedel. Det innebär att hon har kontakt med företag, beställer varor, tar emot varorna och packar dem tillsammans med EU-maten samt levererar dem till diakonimottagningarna. Hon administrerar även gåvor till matbanken. Arbetaren har vid behov kontakt med kommunernas socialverk, församlingar, arbets- och näringsbyråer, yrkesskolor och Kyrkostyrelsen, som administrerar mathjälpen. Matbanken är en del av församlingens hjälpverksamhet. Matbankens matkassar används ännu som första hjälp vid människors ekonomiska nöd. Diakoniarbetarna vill fortsättningsvis bevara matkassarna som en form av diakonihjälp samt utveckla matbanksverksamheten. Innehållet i matpåsarna bör utvecklas så att de bättre tjänar familjer och för ensamma personer kunde flera tillfällen att äta varm mat ges. För tillfället ordnar svenska och finska församlingarna i Vasa matservering/diakonilunch två gånger i veckan, på tisdagar i Korsnästågets församlingshem och på torsdagar i Brändöförsamlingsgård. I Korsnäståget har antalet matgäster ökat. Diakoniarbetarna kan ge ett måltidskort, som berättigar till 16 måltider, åt personer som söker hjälp. Den hjälpbehövande kan vid behov få ett nytt kort vid ett besök hos diakoniarbetaren. Diakonilunchen tillverkas i samfällighetens kök varifrån den transporteras till Brändö och Korsnäståget. Frivilliga personer hjälper till vid utdelningen av maten. Frivilliga ställer även upp som vaktmästare. En diakoniarbetare stämplar gästernas måltidskort samt håller en kort andakt innan lunchen. Arbetsbeskrivningen för matbankssekreteraren bör göras mera ändamålsenlig. Hjälpen kan utvecklas både gällande matkassar och diakoniluncher. Motiveringar till en anställning av arbetare för matbanken och fortsättning på verksamheten: - Det stora antalet hjälpbehövande - Mathjälpen ger värdefulla kontakter till personer som annars kanske inte skulle kontakta församlingen, det goda arbetet bör fortsätta - Utveckling av diakoniarbetet o utökning av antalet lunchserveringar från två till tre dagar i veckan o matbankssekreteraren kunde delta i tillagningen av lunchen och organisera frivilligarbetet kring det o utveckla matutdelningen/ matkassarna så att de bättre tjänar dem som är i behov av dem. Diakonidirektionen föreslår att en arbetare anställs för matbanken även i fortsättningen. Ärendet förs till gemensamma kyrkorådet. Beslutsförslag: Eftersom det nuvarande programmet för livsmedelshjälp från EU gäller fram till utgången av 2013, bör behovet av matbank utredas. Församilngsrådet omfattade beslutsförslaget.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 8/2013 7 Anmälningsärenden 150 a) Kyrkoherdens beslutsförteckning 86-96/2013. Vice ordförande granskar kyrkoherdens beslutsförteckning. Församlingsrådet bordlade kyrkoherdens beslutsförteckning och behandlar ärendet vid sitt nästa sammanträde. Övriga ärenden 151 Inget övrigt ärende. På mötet väckt ärende 152 Inget på mötet väckt ärende. Rättelseyrkande och besvärsanvisning 153 Församlingsrådet gav anvisningar om rättelseyrkande och besvärsanvisning enligt bilaga 1 Blankett 2. Sammanträdets avslutning 154 Sammanträdet avslutades kl. 19.40 med nedkallande av Herrens välsignelse.