VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 6/2018. Församlingsrådets sammanträde torsdag kl

Transkript

1 VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 6/2018 Detta protokoll innehåller följande paragrafer: 103 Sammanträdets öppnande och andakt Sammanträdets laglighet och beslutförhet Val av två protokolljusterare Godkännande av föredragningslistan Protokoll från diakonikommittén Protokoll från kommittén för barnverksamheten Protokoll från distriktsrådet i centrum Protokoll från distriktsrådet i Dragnäsbäck Protokoll från kommittén för ungdomsarbetet Protokoll från kapellrådet Budgetförslag för år 2019 samt verksamhets- och ekonomiplan för åren Personalutvecklingsplanen för år Förlängning av vikariat inom diakonin Anhållan om bisyssla Anhållan om bisyssla Anhållan om tjänstledighet Utlåtande om Vasa kyrkliga samfällighets dataskyddsoch datasäkerhetspolitik Beviljande om avsked från förtroendeuppdrag Utse ny medlem av församlingsrådet Anhållan om befrielse från förtroendeuppdrag Anhållan om befrielse från förtroendeuppdrag På mötet väckt ärende: Anhållan om befrielse från förtroendeuppdrag Utse nya medlemmar till valnämnden Utse nya medlemmar till distriktsrådet i centrum På mötet väckt ärende: Kyrkvärdar till Trefaldighetskyrkan Anmälningsärenden Barnkonsekvensanalys av ärendena Anvisning om sökande av ändring Sammanträdets avslutning... 19

2 VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 6/ Sammanträdets öppnande och andakt Ordförande Mikael Forslund öppnade mötet kl med andakt. 104 Sammanträdets laglighet och beslutförhet Enligt församlingsrådets reglemente ( 2) är sammanträdet lagenligt sammankallat om möteskallelsen med ärendeförteckning tillställts medlemmarna senast fem dagar före sammanträdet. Församlingsrådet är beslutfört då över hälften av medlemmarna är närvarande. (KL 7:4) Sammanträdet konstaterades vara lagenligt sammankallat och beslutfört. Kallelsen hade sänts per e-post och beredningen per e-post och post Förutom ordförande var 13 medlemmar och en ersättare närvarande. 105 Val av två protokolljusterare Till protokolljusterare väljs Johan Backholm och Birger Enges. Till protokolljusterare valdes Johan Backholm och Birger Enges. Protokollet justerar måndag Godkännande av föredragningslistan Föredragningslistan godkändes efter komplettering med tre protokoll, ett nytt ärende och två på mötet väckta ärenden.

3 VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 6/ Protokoll från diakonikommittén Protokoll från diakonikommittén läggs fram. Protokollet antecknas för kännedom. Protokollet antecknades för kännedom. 108 Protokoll från kommittén för barnverksamheten Protokoll från kommittén för barnverksamheten läggs fram. Protokollet antecknas för kännedom. Protokollet antecknades för kännedom. 109 Protokoll från distriktsrådet i centrum Protokoll från distriktsrådet i centrum läggs fram. Protokollet antecknas för kännedom. Protokollet antecknades för kännedom. 110 Protokoll från distriktsrådet i Dragnäsbäck Protokoll från distriktsrådet i Dragnäsbäck läggs fram. Protokollet antecknas för kännedom. Protokollet antecknades för kännedom.

4 VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 6/ Protokoll från kommittén för ungdomsarbetet Protokoll från kommittén för ungdomsarbetet läggs fram. Protokollet antecknas för kännedom. Protokollet antecknades för kännedom. 112 Protokoll från kapellrådet Protokoll från Sundom kapellråd läggs fram. Protokollet antecknas för kännedom. Protokollet antecknades för kännedom.

5 VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 6/ Budgetförslag för år 2019 samt verksamhets- och ekonomiplan för åren Församlingsrådet tog vid sitt möte ( 86) del av Vasa kyrkliga samfällighets anvisningar för uppgörande av budget samt verksamhets- och ekonomiplan för åren I verksamhetsanslagen för år 2019 har verksamhetsenheternas besparingsskyldigheter beaktats samt ett anslag för IT-kostnader tillagts. Verksamhetsanslaget år 2019 för Vasa svenska församling uppgår till euro. På basen av anvisningarna från gemensamma kyrkorådet beslöt församlingsrådet ( 71) att spara euro av församlingens lönemedel så att verksamhetsmedlen kunde höjas med motsvarande summa. Utgående från detta inleddes budgetarbetet i församlingen. Gemensamma kyrkorådet ändrade vid sitt möte budgetramarna för år 2019 samt förlängde perioden under vilken församlingen ska spara euro. Den summa som församlingen ska spara år 2019 uppgår enligt det nya beslutet till euro, tidigare euro. Församlingsrådet kom samman till diskussion om de ändrade budgetramarna. Utgående från diskussionen uppmanades personalen att utarbeta nya budgetförslag. Kyrkoherden och församlingssekreteraren har utgående från sektorernas nya förslag sammanställt verksamhetsplanen för Vasa svenska församling och utarbetat ett budgetförslag som är anpassat till de nya anvisningarna (bilaga 1-3). Förslaget till församlingens verksamhets- och ekonomiplan för åren samt verksamhetsbudget för år 2019 jämte motiveringar framläggs för fastställande. a) Församlingsrådet fastställer förslaget till verksamhets- och ekonomiplan för åren b) Församlingsrådet fastställer budgetförslaget jämte budgetmotiveringar för verksamheten i Vasa svenska församling år Budgetförslaget år 2019 balanserar på euro. i enlighet med beslutsförslag a och b.

6 VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 6/ Personalutvecklingsplanen för år 2019 Arbetsgivaren ska upprätta en utbildningsplan för utveckling av anställdas yrkeskompetens (bilaga 4). Med utveckling av yrkeskompetensen avses systematisk utbildning som erbjuds arbetstagarna och som är nödvändig för att upprätthålla och utveckla deras yrkeskompetens så att den svarar mot kraven i arbetet och arbetsuppgifterna och de förutsebara föränderliga kompetenskraven. Vasa svenska församling torde år 2019 ha ett utbildningsanslag på euro. Anslaget fastställs när gemensamma kyrkofullmäktige i december tar ställning till budgeten Personalen i Vasa svenska församling har per inlämnat utbildningsönskemål som arbetsgruppen för personalutveckling tagit del av. Arbetsgruppen består av kyrkoherden, församlingssekreteraren (sammankallare) och förmännen. I enlighet med församlingsrådets beslut har arbetsgruppen sammanträtt två gånger, i april för beredning av utvecklingssamtal och kompetenskartläggning samt i september för beredning av personalutvecklingsplanen. Enligt tillämpningsanvisningarna för KyrkTAK mom. 2 kan arbetsgivaren enligt prövning ersätta skäliga kostnader om de har direkt samband med utvecklingen. Man kan bland annat ersätta resekostnader i enlighet med KyrkTAK och till exempel kurs- och deltagaravgifter samt kostnader för anskaffning av kursmaterial som blir kvar i arbetsgivarens ägo och besittning. Utgående från detta föreslår kyrkoherden att inget dagtraktamente utbetalas till dem som deltar i övrig nödvändig utbildning. De uppskattade kostnaderna för personalutvecklingen år 2019 meddelas på församlingsrådets sammanträde. Personalen deltar även i forum och andra evenemang. Kostnaderna för forum och övriga tjänsteresor ersätts med sektorns verksamhetsmedel. Församlingsrådet godkänner personalutvecklingsplanen för år John Åsvik och Mikael Forslund anmälde jäv och avlägsnade sig under behandlingen av ärendet. Olle Victorzon fungerade som ordförande. enligt beslutsförslaget.

7 VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 6/ Förlängning av vikariat inom diakonin Diakon Annina Herranen har beviljats förlängd lagstadgad tjänstledighet för tiden Diakon Anne Bjurbäck är anställd som Herranens vikarie under tiden (kyrkoherdebeslut 71/2016, FR ). Ledande diakonitjänsteinnehavare Lena Streng anhåller om att församlingsrådet förlänger vikariatet så att Bjurbäck kan fortsätta som Herranens vikarie under dennas tjänstledighet. Bjurbäck är villig att fortsätta på heltid. Församlingsrådet anställer Anne Bjurbäck som vikarierande diakon under tiden i enlighet med beslutsförslaget.

8 VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 6/ Anhållan om bisyssla Missionssekreterare Martin Sandberg anhåller per brev daterat om rätt att få utföra bisyssla vid sidan av sin tjänst. Sandberg önskar undervisa i religion, främst kristendom, inom kursen Samhälle, kultur och religion för nyfinländare vid Evangeliska folkhögskolan i Vasa. Kursen sträcker sig över hela läsåret och omfattar två lektioner varannan vecka på onsdagar eller torsdagar. Bisysslan hindrar inte Sandberg att utföra sina ordinarie uppgifter som missionssekreterare. Församlingsrådet beviljar Martin Sandberg rätt till bisyssla vid Evangeliska folkhögskolan under läsåret i enlighet med beslutsförslaget.

9 VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 6/ Anhållan om bisyssla Kantor Monica Heikius anhåller per brev daterat om rätt att få utföra bisyssla vid sidan om sin tjänst. Heikius önskar dirigera kören QvinnTon i Arbis regi. Kören övar måndagar kl under vår- och höstterminen, sammanlagt 70 lektioner. Heikius meddelar att kören under hösten kommer att uppträda på två församlingstillfällen. Församlingsrådet beviljar Monica Heikius rätt till bisyssla vid Arbis under läsåret i enlighet med beslutsförslaget.

10 VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 6/ Anhållan om tjänstledighet Innehåller personliga uppgifter.

11 VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 6/ Utlåtande om Vasa kyrkliga samfällighets dataskyddsoch datasäkerhetspolitik Gemensamma kyrkorådet har ( 180) behandlat Vasa kyrkliga samfällighets dataskyddsoch säkerhetspolitik. Övergångsperioden för EU:s gemensamma dataskyddsförordning har upphört Dataskyddsförordningen påverkar förutom databehandlingssystem också den dagliga verksamheten vid behandling av personuppgifter. Gemensamma kyrkorådet utsåg på sitt sammanträde Vasa kyrkliga samfällighets dataskyddsombud och kontaktperson för dataskyddet. Kyrkorådet tillsatte då också en dataskyddsgrupp. Dataskyddsgruppen har under våren och sommaren arbetat aktivt och strävat efter att säkerställa att de saker som tas upp i dataskyddsförordningen har verkställts på alla håll inom förvaltningen och verksamheten. Man har också arbetat för att beaktande av dataskyddsfrågor ska bli en del av varje arbetstagares vardag. Som en konkret åtgärd har dataskyddsgruppen gjort upp en dataskyddsoch datasäkerhetspolitik för Vasa kyrkliga samfällighet (kompletterande material 1/180). I dokumentet beskrivs bland annat behandlingsåtgärder som hör till dataskyddet och datasäkerheten, en projektplan, personuppgiftsansvariga, en vägkarta för dataskyddsarbetet samt olika överregister och särskilda dokument som anknyter till dem, bland annat dataskyddsbeskrivningar, anvisningar om behandling av personuppgifter, registerbeskrivningar av behandlingsåtgärder, kartläggningar av register och registeranalyser. Det är motiverat att be om utlåtanden av samfällighetens församlingars församlingsråd om Vasa kyrkliga samfällighets dataskyddsoch datasäkerhetspolitik. Man borde be om att få utlåtanden senast , så att de kan läggas fram till kännedom för gemensamma kyrkorådet på sammanträdet Avsikten är att gemensamma kyrkorådet skulle godkänna kyrkliga samfällighetens dataskyddsoch datasäkerhetspolitik i sin helhet på sammanträdet , så att dokumentet med dess bilagor officiellt kan tas i bruk från och med Gemensamma kyrkorådet gav församlingsråden i uppdrag att ge utlåtande om förslaget till Vasa kyrkliga samfällighets dataskyddsoch datasäkerhetspolitik (bilaga 5). Utlåtandena bör ges senast Församlingsrådet ger sitt utlåtande om förslaget till Vasa kyrkliga samfällighets dataskyddsoch säkerhetspolitik. Församlingsrådet konstaterade att det inte har något att anmärka på förslaget till Vasa kyrkliga samfällighets dataskyddsoch säkerhetspolitik.

12 VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 6/ Beviljande om avsked från förtroendeuppdrag Församlingsrådsmedlem Anders Kronlund har meddelat att han flyttar från orten och kan därmed inte längre fungera som förtroendevald. Kronlund är medlem i församlingsrådet och ordförande för distriktsrådet i centrum. Om befriande, beviljande av avsked, avstängning eller skiljande från ett förtroendeuppdrag beslutar det organ som har valt den förtroendevalda. I fråga om förtroendevalda som utsetts genom församlingsval fattas beslutet dock av det organ som den förtroendevalda är medlem av. (KL. 23:6). a) Anders Kronlund beviljas avsked från församlingsrådet i Vasa svenska församling b) Anders Kronlund befrias från förtroendeuppdraget som ordförande för Vasa svenska församlings distriktsråd för centrum. i enlighet med beslutsförslag a och b.

13 VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 6/ Utse ny medlem av församlingsrådet Församlingsrådets medlem Anders Kronlund har beviljats avsked från förtroendeuppdraget. Om en förtroendevald som utsetts genom församlingsval avlider, förlorar sin valbarhet, beviljas avsked eller avstängs eller skiljs från sitt förtroendeuppdrag, kallas en suppleant i stället för honom eller henne. (KL 23:7) Gunnel Granlid utses till ny ordinarie medlem i församlingsrådet för den återstående mandatperioden. i enlighet med beslutsförslaget.

14 VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 6/ Anhållan om befrielse från förtroendeuppdrag Johanna Ulrika Söderholm har per brev daterat meddelat att hon flyttar från orten och önskar bli befriad från förtroendeuppdragen i församlingen. Söderholm är medlem i distriktsrådet i centrum (FR ) och ersättare i valnämnden (FR ). Om befriande, beviljande av avsked, avstängning eller skiljande från ett förtroendeuppdrag beslutar det organ som har valt den förtroendevalda (KL. 23:6). a) Johanna Ulrika Söderholm befrias från förtroendeuppdraget som medlem i Vasa svenska församlings distriktsråd för centrum. b) Johanna Ulrika Söderholm befrias från förtroendeuppdraget som ersättare i Vasa svenska församlings valnämnd. i enlighet med beslutsförslag a och b.

15 VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 6/ Anhållan om befrielse från förtroendeuppdrag Ulla Salmenheimo-West anhåller per brev daterat om befrielse från medlemskapet i valnämnden, eftersom hon beslutat kandidera i församlingsvalet Om befriande, beviljande av avsked, avstängning eller skiljande från ett förtroendeuppdrag beslutar det organ som har valt den förtroendevalda (KL. 23:6). Församlingsrådet utsåg Salmenheimo-West till medlem i valnämnden ( 217). Ulla Salmenheimo-West befrias från förtroendeuppdraget som medlem i Vasa svenska församlings valnämnd. i enlighet med beslutsförslaget.

16 VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 6/ På mötet väckt ärende: Anhållan om befrielse från förtroendeuppdrag Rose-Marie Dahlgren-Sand anhöll på mötet om befrielse från medlemskapet i valnämnden, eftersom hon beslutat kandidera i församlingsvalet Anhållan inlämnas skriftligen till mötessekreteraren innan protokollet justeras. Om befriande, beviljande av avsked, avstängning eller skiljande från ett förtroendeuppdrag beslutar det organ som har valt den förtroendevalda (KL. 23:6). Församlingsrådet utsåg Dahlgren-Sand till medlem i valnämnden Rose-Marie Dahlgren-Sand befrias från förtroendeuppdraget som medlem i Vasa svenska församlings valnämnd. i enlighet med beslutsförslaget.

17 VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 6/ Utse nya medlemmar till valnämnden Ulla Salmenheimo-West har befriats från förtroendeuppdraget som medlem av valnämnden och Johanna Ulrika Söderholm har befriats från förtroendeuppdraget som ersättare nr. 5. Valnämnden består av en ordförande och minst fyra andra medlemmar samt minst lika många suppleanter. Suppleanterna ska ställas i den ordning i vilken de träder i stället för medlemmarna. Nämnden tillsätts av församlingsrådet. (KL 23:19) Församlingsrådet utser ordföranden för valnämnden. Till medlem i valnämnden kan man välja en konfirmerad församlingsmedlem som är känd för sin kristna övertygelse, har fyllt 18 år och inte är omyndig (KL 23:2,1). Valnämnden ska i mån av möjlighet utse medlemmar på så sätt att kvinnor och män är representerade till minst 40 procent vardera (KL 23:8). En kandidat eller en kandidats make eller maka, barn, syskon eller föräldrar kan inte vara medlem eller ersättare i valnämnden. Med make eller maka avses äkta makar samt personer som lever under äktenskapsliknande förhållanden eller i registrerat partnerskap med kandidaten. (KL 23:19,4) Församlingsrådet utsåg följande personer till valnämnden för församlingsvalet 2018: John Åsvik (ordf.), ordinarie medlemmar: Ulla Salmenheimo-West, Margaretha Stenroos, Niclas Carlsson och Gunnel Granlid samt ersättare: 1) Tom Lillhonga, 2) Göran Särs, 3) Anders Borg, 4) Rose-Marie Dahlgren-Sand, 5) Johanna Ulrika Söderholm och 6) Daniel Djupsjöbacka. a) Församlingsrådet utser en ordinarie medlem till valnämnden. b) Församlingsrådet utser Anders Dahlbäck till femte ersättare i valnämnden. Församlingsrådet befriade genom ett på mötet väckt ärende Rose-Marie Dahlgren-Sand från förtroendeuppdraget som fjärde ersättare i valnämnden. Ordförande konstaterade att en fjärde ersättare därmed behöver utses. a) Församlingsrådet utsåg Mikael Forslund till ordinarie medlem i valnämnden. b) Församlingsrådet utsåg Anders Dahlbäck till femte ersättare i valnämnden. c) Församlingsrådet utsåg Margareta Söderholm till fjärde ersättare i valnämnden.

18 VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 6/ Utse nya medlemmar till distriktsrådet i centrum Enligt instruktionen för distriktsrådet i centrum består distriktsrådet av en lekmannaordförande, sex ordinarie medlemmar, varav en är församlingsrådets representant, samt tre ersättande medlemmar. Församlingsrådet utser dessa. Distriktsrådet väljer årligen inom sig en viceordförande och en sekreterare. Kaplanen fungerar som föredragande. Idag består distriktsrådet av Terese Häggman, Dick Jungerstam (FR representant), Heidi Smart och Margaretha Stenroos (vice ordförande) samt ersättarna Maj-Britt Anderssén och Pia Sigfrids. Sigfrids har signalerat att hon kommer att anhålla om befrielse. Distriktsrådet diskuterade situationen vid sitt möte och beslöt be församlingsrådet söka ny ordförande. Under den återstående mandatperioden är ett möte inplanerat. Medlemmarna bör vara bosatta inom distriktsrådets område och valbara i församlingsval. a) Församlingsrådet utser vice ordförande Margaretha Stenroos till ordförande för den återstående mandatperioden. b) Församlingsrådet utser två nya ordinarie medlemmar till distriktsrådet i centrum. a) Församlingsrådet utsåg vice ordförande Margaretha Stenroos att leda distriktsrådets sammanträden för den återstående mandatperioden. Ingen ordförande utses. b) Församlingsrådet utsåg Siv-Britt Höglund och ersättare Maj-Britt Anderssén till ordinarie medlemmar i distriktsrådet för den återstående mandatperioden.

19 VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 6/ På mötet väckt ärende: Kyrkvärdar till Trefaldighetskyrkan Församlingsrådet har fått förfrågan om att fungera som kyrkvärdar under högmässan i Trefaldighetskyrkan på första advent, Ulla Salmenheimo-West och Rose-Marie Dahlgren-Sand fungerar som kyrkvärdar. 128 Anmälningsärenden a) Vice ordförande granskade kyrkoherdens beslutsförteckning 43-60/2018 samt beslutsförteckning i Populus under juni-augusti b) Elvira Håkans har redovisat för bidraget som hon erhållit från församlingsrådet. Håkans riktar ett stort tack till församlingen och församlingsrådet för understödet. c) från domkapitlet i Lappo stift 11 Ordförande för gemensamma kyrkorådet: Vasa kyrkliga samfällighet Domkapitlet beslöt utse kyrkoherde Petri Hautala till gemensamma kyrkorådets ordförande i Vasa kyrkliga samfällighet för tiden d) Kyrkostyrelsens cirkulär 10/2018 Samarbetsmodell för webbarbete 11/2018 Förvaltnings- och specialdomstolarna har en ny e-tjänst Besvärsanvisningar måste uppdateras 129 Barnkonsekvensanalys av ärendena Beredningsgruppen har prövat ärendena enligt barnkonsekvensanalysen. Inga ärenden har konsekvenser för barn. enligt förslaget.

20 VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 6/ Anvisning om sökande av ändring Församlingsrådet gav anvisningar om rättelseyrkande och besvärsförbud enligt bilaga 6 blankett Sammanträdets avslutning Sammanträdet avslutades kl med bön om Herrens välsignelse.