Miljöenheten Eddi Omrcen Aschebergsgatan 44 Box 170, 405 30 Göteborg 031 786 15 45 eddi.omrcen@gu.se REKTORSBESLUT 1 / 2 2012-11-19 dnr V 2012/796 Rektor Normerande beslut: Roller, ansvar och befogenheter inom miljöledningssystemet Syftet med det här normerande beslutet är att klargöra och definiera roller, ansvar och befogenheter för miljöhänsyn och miljöledningsarbete inom Göteborgs universitet. Ett normerande beslut fastställer handlingsregler som ska säkerställa att det inom Göteborgs universitet finns en intern styrning och kontroll som fungerar på ett betryggande sätt. Enligt gällande Delegationsordning ska beslutsfattare i alla beslut följa rektors normerande beslut. Det här normerande beslutet ingår i Göteborgs universitets styrdokument samt miljöhandbok och ska klargöra ansvarsfördelningen för miljöledningsarbetet inom linjeorganisationens tre organisatoriska nivåer: universitets-, fakultets- och institutionsnivå. I ett ledningssystem är ledningens roll central och detta tydliggörs i miljöledningsstandarden ISO 14001 där det är ett krav att ledningen skall säkerställa att de resurser som är nödvändiga för att upprätta, införa, underhålla och förbättra miljöledningssystemet finns tillgängliga. Vidare skall roller, ansvar och befogenheter vara definierade, dokumenterade och kommunicerade för att underlätta en effektiv miljöledning. Förslag till beslut: Rektor beslutar att fastställa normerande beslut Roller, ansvar och befogenheter inom miljöledningssystemet, i enlighet med bilagda dokument. Bilagor: - Roller, ansvar och befogenheter inom miljöledningssystemet. Miljöenheten Vasaparken, Box 100, SE 405 30 Göteborg 031 786 0000, 031 786 1064 (fax) www.gu.se
Med vänliga hälsningar Eddi Omrcen 2 / 2
NORMERANDE BESLUT Dnr V 2012/796 Roller, ansvar och befogenheter inom miljöledningssystemet Område/uppgift Beslutsfattare Handläggare Administrativt stöd, Miljöenheten Rektor Miljöchef och miljöcontroller Beslutsdatum 2012-11-19 Giltighetstid Tillsvidare Syftet med det här normerande beslutet är att klargöra och definiera roller, ansvar och befogenheter för miljöhänsyn och miljöledningsarbete inom Göteborgs universitet. Dokumentet ingår i Göteborgs universitets styrdokument samt miljöhandbok och ska klargöra ansvarsfördelningen för miljöledningsarbetet inom linjeorganisationens tre organisatoriska nivåer: universitets-, fakultets- och institutionsnivå. Det här normerande beslutet kompletteras av andra dokument i universitetets miljöhandbok. Göteborgs universitet Miljöenheten Aschebergsgatan 44, Postadress, SE 405 30 Göteborg, Sweden +46 31 786 1545, eddi.omrcen@gu.se, www.gu.se/miljo
1. Bakgrund I Högskolelagen 1 kap 5 fastställs att Högskolorna skall i sin verksamhet främja en hållbar utveckling som innebär att nuvarande och kommande generationer tillförsäkras en hälsosam och god miljö, ekonomisk och social välfärd och rättvisa. Begreppet hållbar utveckling lanserades första gången i Brundtlandkommissionens rapport Our Common future 1987. Där definierades hållbar utveckling som en utveckling som tillgodoser dagens behov utan att äventyra kommande generationers möjligheter att tillgodose sina behov. Rapporten betonar att begreppet Hållbar utveckling omfattar de tre dimensionerna ekologisk, ekonomisk och social hållbarhet. Arbetet med miljö och hållbar utveckling vid Göteborgs universitet påverkas, förutom av Högskolelagens skrivelse, även av svensk miljölagstiftning samt miljöcertifieringen enligt ISO14001 och EMAS (Eco-Management and Audit Scheme). Sedan 2010 är universitetet även ålagt att inrätta ett miljöledningssystem i enlighet med Förordning (2009:907) om miljöledning i statliga myndigheter. Göteborgs universitet är sedan 2006 miljöcertifierat enligt ISO 14001 och EMAS, vilket innebär att vi arbetar systematiskt i ett miljöledningssystem där vi ständigt förbättrar verksamheten i syfte att minska den negativa miljöpåverkan och stärka den positiva miljöpåverkan genom forskning, utbildning och samverkan med samhället. I miljöpolicyn slås fast att Göteborgs universitet skall vara ett av de ledande universiteten i Europa för utbildning och forskning inom hållbar utveckling och miljö. I ett ledningssystem är ledningens roll central och detta tydliggörs i ISO 14001- standarden där det är ett krav att ledningen skall säkerställa att de resurser som är nödvändiga för att upprätta, införa, underhålla och förbättra miljöledningssystemet finns tillgängliga. Vidare skall roller, ansvar och befogenheter vara definierade, dokumenterade och kommunicerade för att underlätta en effektiv miljöledning. I universitetets vision och strategi för år 2013-2020 står att Vårt samhällsansvar är också vägledande för den miljöprofil som är ett kännemärke för Göteborgs universitet. Hållbar utveckling är angelägen för oss; vi prövar alltid de sociala, ekonomiska och ekologiska konsekvenserna i ett längre tidsperspektiv och låter dem påverka vår verksamhet. Avsikten är att strategin ska brytas ned i rullande treåriga handlingsplaner för varje fakultet och institution samt för den universitetsgemensamma nivån. Handlingsplanerna kompletteras med ettåriga verksamhetsplaner kopplade till budget. Institutionerna förväntas därför bryta ner den universitetsgemensamma Handlingsplan för miljö och hållbar utveckling 2013-2015 och infoga relevanta aktiviteter inom miljö och hållbar utveckling i institutionens handlings- och verksamhetsplaner. Normerande beslut Ett normerande beslut fastställer handlingsregler som ska säkerställa att det inom Göteborgs universitet finns en intern styrning och kontroll som fungerar på ett betryggande sätt. Enligt gällande arbetsordning svarar rektor för att universitetet i sina beslut som myndighet och statlig arbetsgivare agerar på ett enhetligt sätt genom normativa beslut som ska följas av alla. Enligt gällande Delegationsordning ska beslutsfattare i alla beslut följa rektors normerande beslut. 2 (8)
Ett normerande beslut anger vilka handlingsregler och handlingsutrymme som finns, hur det normerande beslutet följs upp och i förekommande fall vilka åtgärder som vidtas om det normerande beslutet inte åtföljs. Det här normerande beslutet ingår i Göteborgs universitets styrdokument samt miljöhandbok och ska klargöra ansvarsfördelningen för miljöledningsarbetet i linjeorganisationen. Det kompletteras av andra dokument i universitetets miljöhandbok, t.ex. rutiner för miljörevision och uppföljning av miljöledningsarbetet samt regler för bland annat kemikaliehantering och tjänsteresor. Enligt gällande Delegationsordning ska beslutsfattare i alla beslut följa rektors normerande beslut. 2. Syfte Syftet är att klargöra och definiera roller, ansvar och befogenheter för miljöhänsyn och miljöledningsarbete inom Göteborgs universitet. 3. Omfattning Detta dokument omfattar hela Göteborgs universitet. 4. Ansvar Följande ansvar gäller på universitetets tre organisatoriska nivåer: universitets-, fakultetsoch institutionsnivå. 4.1 Universitetsnivå Universitetsnivån omfattar rektor, universitetsledning, gemensamma förvaltningen, universitetsbiblioteket och Lärarutbildningsnämnden. 4.1.1 Rektor Rektor är ansvarig för, och beslutar om, miljöledningssystemet inom Göteborgs universitet. Rektor ansvarar för delegation och uppdrag av miljöansvar till lämpliga nivåer i organisationen. Rektor utser en representant för universitetsledningen för frågor som rör miljöledningssystemet. 4.1.2 Universitetsdirektören Universitetsdirektören är ansvarig för miljöledningssystemet inom gemensamma förvaltningen enligt Delegationsordning (dnr V2011/155). Detta innebär konkret: Att klargöra och definiera roller, ansvar och befogenheter för miljöhänsyn och miljöledningsarbete inom gemensamma förvaltningen Att utse miljösamordnare för gemensamma förvaltningen i omfattning utifrån verksamhetens behov Att säkerställa att varje person inom gemensamma förvaltningen, som utför arbetsuppgifter som kan orsaka betydande miljöpåverkan, har kompetens grundad på lämplig teoretisk och praktisk utbildning och erfarenhet 3 (8)
Att tillämpa universitetets gemensamma och eventuellt egna utarbetade regler och rutiner för det löpande/operativa miljöarbetet samt för arbetsmoment som kan orsaka miljöpåverkan eller överträdelse av miljölagstiftning på gemensamma förvaltningen Att planera, genomföra och följa upp de uppdrag som ges till gemensamma förvaltningen i universitetets gemensamma Handlingsplan för miljö och hållbar utveckling 2013-2015 Att ansvara för att gemensamma förvaltningen genomför miljörevisioner i enlighet med universitetets miljörevisionsplan Samt ifråga om uppföljning: Att följa upp universitetets betydande miljöaspekter årligen Att följa upp de uppdrag som ges till gemensamma förvaltningen i universitetets gemensamma Handlingsplan för miljö och hållbar utveckling 2011-2015 Att rapportera enligt universitets checklista för efterlevnad av miljölagstiftning Att ansvara för gemensamma förvaltningens avvikelse-/incidentrapportering inom miljöledning/hållbar utveckling Att följa upp och åtgärda avvikelser från interna och externa miljörevisioner Att årligen ha en genomgång med gemensamma förvaltningens miljösamordnare och gå igenom årets resultat samt sprida resultaten till gemensamma förvaltningens medarbetare Att årligen lämna underlag till universitetets hållbarhetsredovisning och rapportering till regeringskansliet i en skriftlig rapport 4.1.3 Överbibliotekarie (ÖB) ÖB beslutar om miljöledningssystemet på universitetsbiblioteket (UB) enligt Delegationsordning (dnr V2011/155). Detta innebär konkret att ÖB ansvarar för: Att klargöra och definiera roller, ansvar och befogenheter för miljöhänsyn och miljöledningsarbete inom UB Att utse miljösamordnare för UB i omfattning utifrån verksamhetens behov Att säkerställa att varje person, som utför arbetsuppgifter som kan orsaka betydande miljöpåverkan, har kompetens grundad på lämplig teoretisk och praktisk utbildning och erfarenhet Att vid större förändringar i verksamheten, eller minst var tredje år, utvärdera vilka av UB:s miljöaspekter som är betydande 4 (8)
Att tillämpa universitetets gemensamma och eventuellt egna utarbetade regler och rutiner för det löpande/operativa miljöarbetet samt för arbetsmoment som kan orsaka miljöpåverkan eller överträdelse av miljölagstiftning på UB Att utifrån UB:s betydande miljöaspekter samt universitetets gemensamma Handlingsplan för miljö och hållbar utveckling 2011-2015, planera, genomföra och följa upp egna aktiviteter för miljö och hållbar utveckling och skriva in dessa i UB:s verksamhetsplan Att ansvara för att UB genomför miljörevisioner i enlighet med universitetets miljörevisionsplan Samt ifråga om uppföljning: Att följa upp UB:s betydande miljöaspekter årligen Att följa upp aktiviteter inom miljö och hållbar utveckling i verksamhetsplanen Att följa upp de uppdrag som ges till UB i universitetets gemensamma Handlingsplan för miljö och hållbar utveckling 2013-2015 Att rapportera enligt universitets checklista för efterlevnad av miljölagstiftning Att ansvara för UB:s avvikelse-/incidentrapportering inom miljöledning/hållbar utveckling Att följa upp och åtgärda avvikelser från interna och externa miljörevisioner Att årligen ha en genomgång med UB:s miljösamordnare och gå igenom årets resultat samt sprida resultaten till UB:s medarbetare Att årligen lämna underlag till universitetets hållbarhetsredovisning och rapportering till regeringskansliet ÖB ansvarar, förutom ovanstående, för att universitetsgemensamma beslut, regler och policys inom miljöledning/hållbar utveckling följs inom UB. 4.1.4 Ordförande i Lärarutbildningsnämnden (LUN) Ordförande i LUN beslutar om miljöledningssystemet för LUN enligt Delegationsordning (dnr V2011/155). Detta innebär konkret att ordförande i LUN ansvarar för: Att klargöra och definiera roller, ansvar och befogenheter för miljöhänsyn och miljöledningsarbete inom LUN Att utse miljösamordnare för LUN i omfattning utifrån verksamhetens behov Att säkerställa att varje person, som utför arbetsuppgifter som kan orsaka betydande miljöpåverkan, har kompetens grundad på lämplig teoretisk och praktisk utbildning och erfarenhet 5 (8)
Att vid större förändringar i verksamheten, eller minst var tredje år, utvärdera vilka av LUN:s miljöaspekter som är betydande Att integrera hållbar utveckling i utbildningen på grundnivå och avancerad nivå. Hållbar utveckling i enlighet med definitionen i Högskolelagen 1 kap 5 Att tillämpa universitetets gemensamma och eventuellt egna utarbetade regler och rutiner för det löpande/operativa miljöarbetet samt för arbetsmoment som kan orsaka miljöpåverkan eller överträdelse av miljölagstiftning på LUN Att utifrån LUN:s betydande miljöaspekter samt universitetets gemensamma Handlingsplan för miljö och hållbar utveckling 2011-2015, planera, genomföra och följa upp egna aktiviteter för miljö och hållbar utveckling och skriva in dessa i LUN:s verksamhetsplan Att ansvara för att LUN genomför miljörevisioner i enlighet med universitetets miljörevisionsplan Samt ifråga om uppföljning: Att följa upp LUN:s betydande miljöaspekter årligen Att följa upp aktiviteter inom miljö och hållbar utveckling i verksamhetsplanen Att rapportera enligt universitets checklista för efterlevnad av miljölagstiftning Att ansvara för LUN:s avvikelse-/incidentrapportering inom miljöledning/hållbar utveckling Att följa upp och åtgärda avvikelser från interna och externa miljörevisioner Att årligen ha en genomgång med LUN:s miljösamordnare och gå igenom årets resultat samt sprida resultaten till LUN:s medarbetare Att årligen lämna underlag till universitetets hållbarhetsredovisning och rapportering till regeringskansliet Ordförande i LUN ansvarar, förutom ovanstående, för att universitetsgemensamma beslut, regler och policys inom miljöledning/hållbar utveckling följs inom institutionen. 4.2 Fakultetsnivå 4.2.1 Dekan Dekan beslutar om miljöledningssystem i fråga om fakultetskansliet samt ansvarar för att följa upp arbetet med hållbar utveckling/miljöledningssystem årligen enligt Arbetsordning (dnr V 2011/155). Detta innebär konkret att dekanen ansvarar för: Att sammanställa och analysera institutionernas checklista för efterlevnad av miljölagstiftning 6 (8)
Att sammanställa och analysera institutionernas uppföljning av genomförda aktiviteter inom miljö och hållbar utveckling i institutionernas verksamhetsplaner Att sammanställa och analysera institutionernas återrapportering avseende GU:s miljömål och handlingsplan Dekan beslutar om åtgärder med anledning av uppföljning av verksamheten inom de ansvarsområden som delegeras från rektor till prefekterna, enligt Delegationsordning (dnr V2011/155). Detta innebär konkret att dekanen ansvarar för: Att följa upp och ta ansvar för att avvikelser från interna och externa miljörevisioner åtgärdas 4.3 Institutionsnivå 4.3.1 Prefekt Prefekt beslutar om miljöledningssystemet på institutionsnivå enligt Delegationsordning (dnr V2011/155). Detta innebär konkret att prefekten/motsvarande ansvarar för: Att bemanna funktioner för miljöhänsyn och miljöledningsarbete inom institutionen Att utse miljörepresentant/-er för institutionen i omfattning utifrån verksamhetens behov Att säkerställa att varje person, som utför arbetsuppgifter som kan orsaka betydande miljöpåverkan, har kompetens grundad på lämplig teoretisk och praktisk utbildning och erfarenhet Att vid större förändringar i verksamheten, eller minst var tredje år, utvärdera vilka av institutionens miljöaspekter som är betydande Att integrera hållbar utveckling i utbildningen på grundnivå och avancerad nivå. Hållbar utveckling i enlighet med definitionen i Högskolelagen 1 kap 5 Att tillämpa universitetets gemensamma och eventuellt egna utarbetade regler och rutiner för det löpande/operativa miljöarbetet samt för arbetsmoment som kan orsaka miljöpåverkan eller överträdelse av miljölagstiftning på institutionen Att utifrån institutionens betydande miljöaspekter samt universitetets gemensamma Handlingsplan för miljö och hållbar utveckling 2011-2013, planera, genomföra och följa upp egna aktiviteter för miljö och hållbar utveckling och skriva in dessa i institutionens verksamhetsplan Att ansvara för att institutionen genomför miljörevisioner i enlighet med universitetets miljörevisionsplan Samt ifråga om uppföljning: Att följa upp institutionens betydande miljöaspekter årligen 7 (8)
Att följa upp aktiviteter inom miljö och hållbar utveckling i verksamhetsplanen Att rapportera enligt universitets checklista för efterlevnad av miljölagstiftning Att ansvara för institutionens avvikelse-/incidentrapportering inom miljöledning/hållbar utveckling Att följa upp och åtgärda avvikelser från interna och externa miljörevisioner Att årligen ha en genomgång med institutionens miljörepresentant och gå igenom årets resultat samt sprida resultaten till institutionens medarbetare Att årligen lämna underlag till universitetets hållbarhetsredovisning och rapportering till regeringskansliet i en skriftlig rapport till dekan enligt Arbetsordning (dnr V 2011/155) Prefekten ansvarar, förutom ovanstående, för att universitetsgemensamma beslut, regler och policys inom miljöledning/hållbar utveckling följs inom institutionen. För praktiskt genomförande av ovanstående ansvar bör prefekten fördela nedanstående arbetsuppgifter på relevanta funktioner: Att vara prefektens stöd i arbetet med miljöledning och hållbar utveckling och rapportera till denne hur miljöledningsarbetet fortlöper Att leda och samordna det operativa arbetet med miljöledning och hållbar utveckling inom institutionen Att sammanställa den årliga redovisningen av institutionens arbete med miljöledning och hållbar utveckling Att kommunicera arbetet med miljöledning och hållbar utveckling till institutionens medarbetare och studenter Att samarbeta med miljörepresentanterna vid universitetet Att samordna avvikelse-/incidentrapporteringen vid institutionen Att planera, samordna och ta fram underlag för interna och externa miljörevisioner 8 (8)