MALL AVSEENDE PROCESSKARTLÄGGNING AV KARLSKRONA KOMMUNS SAMLADE VERKSAMHET.



Relevanta dokument
Hemuppgift 5. Kommunledningskontorets ärendehanteringsprocess. Karlstads kommun

Inspektion av arkivvården vid Överklagandenämnden för nämndemannauppdrag 1. Ansvar och organisation Postadress: Besöksadress: Telefon: Telefax:

Arbetsmiljöverket Distriktet i Göteborg Box Göteborg

Införande av digital mellanarkivering, e-arkiv, i Knivsta kommun KS-2014/29

Digital handläggning i. Älvsbyns kommun LATHUND FÖR HANDLÄGGARE

Inspektionsrapport 1(5) Nationella divisionen Enheten för tillsyn Dnr RA /4277

Riktlinjer för rektors beslutsmöten, Reb

Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Valdemarsviks kommun

Förstudie e-arkiv Begreppslista Begreppslista 1.0

Tillsynsavdelningen Dnr RA /195

Arkivreglemente för Motala kommun

STYRDOKUMENT DOKUMENT- OCH ÄRENDEHANTERING I FLENS KOMMUN

Nämndspolicy för barn- och grundskolenämnden

Policy för SLU:s hantering av verksamhetsinformation

S Arkivreglemente för Hässleholms kommun

Arbetssätt för kommunstyrelsens arbetsutskott KS-2015/112

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SKARPNÄCKS SKOLA

Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH

Samråd mellan bygg- och miljönämnden och arkivmyndigheten om makulering av pappershandlingar efter scanning KS-2016/333

Anvisning för ärende- och dokumenthantering

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN

Arkivansvar ROLLBESKRIVNING FÖR ARKIVANSVARIG OCH ARKIVREDOGÖRARE. Koncernkontoret

INSPEKTIONEN 1. Ansvar och organisation Förvaltningschefen är ansvarig för arkivverksamheten vid myndigheten.

Av rapporten framkommer också mindre brister som Riksarkivet anmärker på.

Arkivfunktionen. - beskrivning av roller och ansvar för arkivansvariga och arkivredogörare Styrdokument Version 1.

Att utbilda användare. Registrator 2017

Regler för dokument- och ärendehantering

Inspektion av arkivvården vid Fastighets arbetslöshetskassa den 11 mars 2014

Arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 på KTH. Märta Nyman Arkivarie Ulf Nilsson Arkivchef Kontakt

Processorienterad arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4

PM rutinbeskrivning ärendehanteringen inom VMKF

Slutrapport från arkivinspektion

Arkivfrågor när en myndighet startar

Riktlinjer för universitetsdirektörens beslutsmöten

Datum Dnr RA /5817

Enskilt ärende /Sekretess/ /Handlingar finns på sammanträdet/

Anvisningar för. Anvisningar med exempel för anmälan av förvaltningschefsbeslut.

Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013

Regler för hantering av allmänna handlingar

r.\ 2. Slutrapport projekt Verksamhetsbaserad arkiwedovisning 1. Tjänsteskrivelse: Information om projekt Verksamhetsbaserad arkiwedovisning

UPPFÖLJNING FÖR PERIODEN JUNI - AUGUSTI AV. Uppdrag. Mål

Bo Johansson. Sollentuna - en plats för möten, utveckling och aktivitet

Dagligen fattas beslut i Linköpings kommun som berör människor. företag som verkar i kommunen eller kommunens anställda.

Riktlinje Hantera e-arkiv

Riktlinjer för rektors beslutsmöten (Reb)

Inspektion av arkivvården vid Polismyndigheten i Södermanlands län, Eskilstuna

Kommungemensam Mötesadministration. Nytt sätt att arbeta inom Sundsvalls kommun

Tillsynsavdelningen Dnr RA /3975 Maria Nordström

forskningens behov Detta reglemente skall gälla även för de aktiebolag som kommunen äger ensam.

Registratorskonferens 22 maj Copyright SIPU Arkivkonsult

Styrdokument för Effektivare dokument- och ärendehantering inom kultur- och fritidsnämnden och kultur- och fritidsförvaltningen

Arkivbeskrivning INNEHÅLL OCH ANSVARSFÖRDELNING. Koncernkontoret. Området för informationsförsörjning och regionarkiv Enheten för informationsstyrning

Åstorps kommuns. Nämndadministration. Beslutat av Kommunfullmäktige Dnr 2014/304

Reglemente för arkiv

Riksarkivet har i uppdrag att utöva tillsyn över och regelbundet inspektera arkivverksamheten vid statliga myndigheter och vissa andra organ.

Förutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA /1121 Håkan Lövblad

Granskning av delegationsbeslut,

Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Vetenskapsrådet

Dokument- och ärendehantering i Kungälvs kommun Riktlinjer antagna av kommunstyrelsen

E-signatur (beslut) i Platina för administratörer eller handläggare

Revidering av internkontrollplan för 2014

Delegeringsordning PKLC

Dokumenthanteringsplan

Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Borgholms kommun och Borgholm Energi

Tid: kl Utbildning (obligatorisk) kl 13.00

Anvisningar för. Anvisningar med exempel för anmälan av förvaltningschefsbeslut.

Revidering av internkontrollplan för 2013

RIKTLINJE. Dokument- och ärendehantering i Nykvarns kommun. Fastställd av kommunstyrelsen den 29 oktober 2013, 175

3. Registrering/diarieföring och ärendehantering

Lokala rutiner för Lex Sarah Mars 2014

Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Vänersborg den 13 november 2013

Dokumenttyp Dokumentägare Beslutsinstans Giltig till Dokumentets typ Verksamhet Kommunstyrelsen xxxx-xx-xx

Hantering av allmänna handlingar hos Skolfastigheter i Stockholm AB (SISAB)

Landstingsstyrelsens förslag till beslut

Arkivreglemente för Uddevalla kommun

Inspektion brevledes av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden i Linköping

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad

1(8) Projekttitel: EDP Vision Verksamhetsbaserad arkivredovisning Delprojekt 1: EDP Vision Delprojekt 2: Verksamhetsbaserad dokumenthantering Dnr:

Rutiner och ärendehantering för beslut som fattas av rektor vid rektorssammanträde

Lex Sarah-rapport: är en rapport om ett missförhållande eller en påtaglig risk för ett missförhållande enligt 14 kap. 3 SoL respektive 24 b LSS.

Regionala etikprövningsnämnden i Uppsala Box 1964

Sammanträdande organ. Tid kl. 09:00 Plats. Viadidaktnämnden. Åbrogården, Vingåker

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (2) 92 Dnr KS/2018:20

Inspektion av arkivvården vid Förvaltningsrätten i Jönköping

Tillsynsperspektiv på verksamhetsbaserad arkivredovisning och mätning av mognadsnivåer. Patrik Höij / Sofia Särdquist /

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS LÄNSRÄTTEN I STOCKHOLMS LÄN

Inspektion av arkivvården vid Statens geotekniska institut den 3 april 2013

Förvaltningens beslutsförslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen beslutar att:

Rutin för hantering av avtal


Riktlinjer för informationshantering

Dokumenthanteringsplan

Övergång till sammanhållen digital ärendehantering gallring av ärendeakter i pappersform

Malmö stads. Ärendehandbok

1 (5) Rutiner för. Säg vad du tycker. Fastställda av kommunchefen rev. OXL100 v

Landstingets ärende- och beslutsprocess

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STADSHUS AB

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS ADOLF FREDRIKS MUSIKKLASSER

Riktlinjer för dokumenthantering i Mullsjö kommun

ÄRENDEHANTERINGSPROJEKTET

Transkript:

Handläggare Er beteckning Datum Telefon Vår beteckning 2012-07-05 MALL AVSEENDE PROCESSKARTLÄGGNING AV KARLSKRONA KOMMUNS SAMLADE VERKSAMHET. Bakgrund Riksarkivets (RA) fattade 2009 beslut om en övergång till processbaserad arkivredovisning. Övergången ska vara genomförd senast vid utgången av 2013. I system för långsiktig informationsförsörjning (e-arkiv) är processbeskrivningen det som skapar sammanhang mellan och arkiv. Den nya sbaserade redovisningen innebär att alla allmänna handlingar som myndigheten arbetar med ska redovisas tillsammans med de processer som ger upphov till dem. Informationen knyts på så sätt tydligt till myndighetens uppdrag och. Eftersom det är samma styrande principer i hela livscykeln kan kommunen skapa sammanhängande lösningar för hela dokumenthanteringen. Det gör det lättare att hantera, förvalta och söka handlingar. Den sbaserade redovisningen ska omfatta myndighetens hela handlingsbestånd, oberoende av sområde och medium. Metod Metoden för att processkartlägga har vi hämtat från en avhandling som heter Självbeskrivning och tjänstekognition - Om processkartläggning på Arbetsförmedlingen av Martin Fransson, konsult och forskare vid Centrum för tjänsteforskning (CTF) vid Karlstads universitet. Det vanliga är att dokumentationen sker som ett led i arbetet med ständiga förbättringar. All information samlas i en slags heltäckande modell över en, lätt tillgänglig och tydligt strukturerad så att alla kan leta sig fram till aktuell instruktion. Ingen ska kunna hävda att de inte vet vad som gäller. Processkartläggning kan ske genom en metod som kallas bottom-up genom att arbetslaget själva kartlägger processerna och, på eget initiativ Kommunledningsförvaltningen Postadress Besöksadress Telefon Telefax E-postadress Internetadress 371 83 KARLSKRONA Östra Hamngatan 7 b 0455-30 30 00 0455-30 30 00 kommunledningsforvaltningen@karlskrona.se www.karlskrona.se

med stöd av ledningen, genomför förändringar. Den andra metoden som kan användas kallas för top-down. Denna metod innebär att processerna kartläggs från strategisk nivå. Denna metod är sällan framgångsrik. Bottom-up metoden Att systematiskt prata igenom, kartlägga, och författa texter om hur en bäst utförs, ger en bredd, fördjupning och kännedom om såväl detaljer som helhet i erna. Det är viktigt att processerna inte blir för detaljerade (dokumentera normalflödet). Varje nämnd/bolag ansvarar för att deras blir processkartlagd. Under processkartläggningen ska följande göras: Flödesbilder med därtill hörande texter som beskriver aktiviteternas utförande (se exempel i bilaga 1). En flödesbild görs som beskriver en sprocess med en definierad kedja av händelser som har en början och ett slut! En beskrivning i text görs till flödesbilden. Denna ska kunna användas som ett processtöd för en och vid sutveckling I samband med att en beskrivning görs av ens processer ska en inventering och förteckning av dokumenten som kan kopplas till processerna göras. I detta sammanhang upprättas en bevarande- och. Under arbetets gång är det viktigt att säkerställa vem är ägare till processerna? Vem ska slutligen fatta beslut i dessa samt även fatta beslut om förändringar? Verktyg för processkartläggning som ska användas är VisAlfa samt manual för vilka figurer som ska användas. 2 (12)

3 (12) 2011-11-04

4 (12) 2011-11-04

5 (12) 2011-11-04

6 (12) 2011-11-04

Exempel Process nr 1: registrering av ärende 7 (12)

Syfte Registrering/diarieföring av ett ärende på ett enhetligt, rättssäkert och effektivt sätt. Ärendet ska när det är registrerat/diariefört lämnas vidare för handläggning. När ärendet är avslutat ska det arkiveras. Förkortningar i detta dokument: Sekreterare Nämnd/bolags Aktivitet Dokument Bevarande och 1. Inkommande/utgående/ upprättad handling Ett ärende initieras, d v s en handling kommer in, upprättas eller expedieras till/ från myndigheten. Kontrollera att handlingen är stämplad med myndighetens namn och datum. 2. Registrera ärende Handlingen ska registreras i ärendehanteringssystemet en digital akt skapas. Diarienummer påförs handlingen. 2.a Registrera nytt ärende En akt skapas. Följande uppgifter ska skrivas i akten: myndighet (nämnd/organ), diarienummer år löpnummer, diarieplansbeteckning, datum år mån dag, ärendebeskrivning/ärendemening. 2.b Registrera på befintligt ärende Handlingar skrivs in i akt under fältet: till ärendet hörande handlingar med datum samt ev protokollshänvisning fylls i rätt fält! Se manual för ärendehanterings systemet! Stöddokument: registreringsplan Se manual för ärendehanterings systemet! Stöddokument: registreringsplan Se manual för ärendehanterings systemet! Stöddokument: registreringsplan Ansvar Registrator Registrator Registrator Registrator Beslutsfattare/ Ägare Förvaltnings-/ bolagschef Förvaltnings-/ bolagschef Förvaltnings-/ bolagschef Förvaltnings-/ bolagschef 8 (12)

4. Handling expedieras Efter att handlingen expedierats så registreras detta i ärendehanteringssystemet. En papperskopia av expedierad handling läggs i pappersakt. 5. Avsluta ärende Ärendet avslutas när inget mer finns att tillföra i ärendet eller när det vunnit laga kraft. Två gånger om året kör registrator ut en lista på oavslutade ärenden per handläggare. Listan delges respektive handläggare. Pågående ärenden bör inte vara mer än 5 år gamla. Innan ett ärende avslutas i ärendehanteringssystemet ska handläggaren rensa och komplettera akten. 6. Arkivera ärende När ärendet har avslutats så arkivläggs akten. Vid årsskiftet körs en lista i pappersformat ut från ärendehanteringssystemet över ärenden som skapats under året. Denna lista arkivläggs. Ansvar Aktivitet Dokument Bevarande och 3. Handläggning av ärende Se bevarande- Handling överlämnas för och handläggning av ärende Förvaltnings-/bolagschef bestämmer vem som handlägger ett ärende. Handläggare av ärendet registreras i ärendehanteringssystemet som då får tillgång till sitt ärende. Handlingar som inte kan fås digtalt skannas in i ärendehanteringssystemet. Pappersoriginal läggs i pappersakt. Handläggare registrator/ registrator/ Registrator/ arkivredogö rare Beslutsfattar e/ägare Förvaltnings-/ bolagschef registrator/ registrator/ Utsedd enligt delegation arkivansvarig för nämnd och bolag 9 (12)

Exempel Process nr 2: handläggning av ärende 10 (12)

Aktivitet Dokument Bevarande och 1. Utredning av ärende Se bevarande- Handläggare får tillgång till sitt och ärende i ärendehanteringssystemet. En utredning av ärendet görs. Samråd med annan förvaltning/bolag kan ske. Handläggning av ärendet sker i Se manual för ärendehanteringssystemet. ärendehanterings Papperskopia ska finnas i systemet! pappers akt. 2. a Delegationsbeslut Efter att beslut har fattats enligt delegationsordning registreras detta i ärendehanteringssystemet. Ärendet expedieras. Papperskopia läggs i akt. Beslutet ska anmälas till nämnd/bolagsstyrelse. 2. b Förslag till beslut Efter utredning upprättas ett förslag till beslut som skickas till nämnd/bolagsstyrelse. Förslag till beslut består av tjänsteskrivelse och beslutsunderlag. De skrivs i ärendehanteringssystemet i befintlig mall. 3. Nämnd/bolags beslut När beslut har fattats så expedieras detta. Det kan också återemitteras eller avslutas utan åtgärd. 4. Expediering av beslut Efter att beslutet expedierats så registreras detta i ärendehanteringssystemet. En papperskopia av expedierad handling läggs i pappersakt. Delegationsordning för förvaltning/bolag Se manual för ärendehanterings systemet! Ansvar Handläggare registrator/ Beslutsfattare/ Ägare Förvaltnings-/ bolagschef registrator/ förvaltningschef /bolagschef Förvaltnings- Nämnd/bolag chef/bolags- chef Sekreterare Nämnd/bolag 11 (12)

Aktivitet Dokument Bevarande och 5. Avslutning av ärende Se bevarande- Ärendet avslutas när inget mer och finns att tillföra i ärendet eller när det vunnit laga kraft. Innan ett ärende avslutas i ärendehanteringssystemet ska handläggaren rensa och komplettera akten. 6. Arkivera ärende När ärendet har avslutats så arkivläggs akten. Vid årsskiftet körs en lista i pappersformat ut från ärendehanteringssystemet över ärenden som skapats under året. Denna lista arkivläggs. Ansvar Beslutsfattare/ Ägare Handläggare registrator Registrator / arkivredog örare Utsedd enligt delegation arkivansvarig för nämnd och bolag 12 (12)