KLOSS AkUt 2015-2016 Upplägg och uppföljning. Metoder och principer Bakgrund 1 Roller och struktur 1 Frågor för uppföljning 2 Metodupplägg 2 Uppföljning, analys och forskning säkerställs genom fokusgrupper, loggböcker och enkäter 4 Principer: fyra huvudkrav på projektets uppföljning, analys och forskning 4 Bakgrund Den här texten fördjupar upplägg och uppföljning liksom metoder och principer för det Vinnova-finansierade projektet: KLOSS AkUt. Sektorsförankrad personrörlighet 2015-2016. Det projektet är i sig en fördjupning av ett delprojekt om personrörlighet i det Vinnova-finansierade projektet KLOSS Kunskapsutbyte och lärande om strategisk samverkan 2014-2015. Det har presenterats och diskuterats vid ett projektmöte med AkUt delprojektledare den 11 maj 2015 och godkänts vid AkUt styrgruppsmöte den 19 augusti 2015. Därefter har metod-etiska principer tillkommit. Målet med KLOSS AkUt är ett väl förankrat förslag på hur personrörlighet kan stimuleras och förstärkas inom ett brett fält av för Sverige strategiskt relevanta forskningsområden, i kombination med praktiskt användbara resultat för de organisationer som deltar. 1 Roller och struktur Varje lärosäte beslutar själva vilka personalkategorier samt personer som ingår i utbytena. Så långt möjligt bör perioden med personrörlighet vara påbörjad oktober 2015 och vara fullt genomförd vid utgången av maj 2016. Projektkansliet vid KTH bistår med en akademisk ledare för uppföljning och analys av projektets personrörlighet. Akademiska ledaren har dels en referensgrupp till förfogande (3-4 personer från KLOSS AkUt styrgrupp), dels ett stöd från projektkansliet. En delprojektledare per lärosäte har ansvaret för att koordinera KLOSS AkUt lokalt och vara länk mellan lärosätets arbete med personrörlighet och dess dokumentering, och projektkansliet vid KTH. Delprojektledare ansvar för att varje mover har en host vid 1 Sid 1 ur ansökan KLOSS AkUT. Sektorsförankrad personrörlighet, daterad 24 oktober 2014. 1 (5) 6 oktober 2015
partnerorganisationen där utbytet ska ske. Med 11 lärosäten och tre projekt med personrörlighet vid varje lärosäte innebär det en grupp om 11 delprojektledare samt minst 66 personer som deltar i själva utbytet (33 movers från lärosäten, 33 hosts från partnerorganisationer). I de fall ett lärosäte har fler projekt med personrörlighet än tre bör ytterligare en grupp om sex personer eftersträvas (tre movers och tre hosts). Relevanta chefer för movers och hosts som är sponsorer för personernas deltagande (sponsorer), delprojektledare liksom styrgruppens ledamöter kommer också ingå i uppföljningen. Akademiska ledaren har sin främsta kontakt med delprojektledarna, men kan också komma ha direkt kontakt med movers och hosts. Frågor för uppföljning Övergripande frågeställningar för uppföljning av KLOSS AkUt enligt ansökan till Vinnova är: Vilka värden skapas av personrörlighet AkUt hos lärosäte och extern part och för lärosätenas del, hur stärker utbyten relevans och kvalitet i utbildning och forskning? Vilka mekanismer (processer/arbetssätt) krävs för att få till denna typ av personrörlighet och hur motiveras individer till personrörlighet ut från akademin? På vilket sätt förankras AkUt-projektet i befintliga strategier för samverkan, forskning och utbildning inom respektive lärosäte, vilka är de gemensamma urvalskriterierna och processerna och hur skiljer sig dessa åt mellan de olika lärosätena? Hur mäts, rapporteras, implementeras meritvärde av personrörlighet i meritportföljer och vilka kritiska faktorer bör tas hänsyn till för att skapa förankrade och strategiskt relevanta personrörlighetsprogram? Metodupplägg För att följa upp och analysera KLOSS AkUt-projektet 2 har KLOSS AkUt styrgrupp beslutat om att genomföra fokusgrupper, loggböcker och enkäter. De utgör en bra metodmix för att uppnå bredd och djup i uppföljningen, och ska tillsammans dokumentera personrörlighet på ett sådant sätt att projektets frågor för uppföljning besvaras. Det rör sig om: loggböcker för movers och hosts på individnivå, enkäter på gruppnivå (movers, hosts, sponsorer, delprojektledare, styrgrupp), inspelade fokusgruppsamtal med minst tre par av movers och hosts som leds av delprojektledare, på institutionell nivå. Loggböcker Efter varje vistelse vid partnerorganisationen, men gärna vid fler tillfällen, dokumenterar movers sina reflektioner, funderingar, frågor, slutsatser, glädjeämnen, bekymmer; helt enkelt spontana intryck och observationer kring hur samverkan och samarbete under dagen har gått. Hosts gör detsamma, men mindre ofta (2 gånger i månaden). Syftet är att 2 https://www.kth.se/samverkan/kloss/kloss-akut (åtkomst 21 september 2015). 2 (5) 6 oktober 2015
löpande fånga utmaningar och möjligheter, framgångar och motgångar, på individnivå. Enklast i ett elektroniskt dokument per person som används anonymt och förtroligt. Enkäter För att fånga in effekter och intryck på gruppnivå genomförs webbaserade enkäter inför, under och efter perioden med personrörlighet med personer kring movers och hosts: chefer och kollegor vid både lärosäte och mottagande organisationer. Fokusgrupper 3 Inför och efter perioder med personrörlighet genomför deltagande lärosäten under ansvar och ledning av delprojektledare videoinspelade fokusgruppsamtal. Lärosätet ordnar med lämplig lokal och att teknik för video- och ljudinspelning finns tillgänglig (tekniker ska bokas för ändamålet). I samtalen deltar grupper om tre movers, deras tre hosts under ledning av lärosätets delprojektledare. Samtalet föregås av skriftlig information och instruktioner, dels till deltagare, dels till delprojektledare. Samtalen inleds med att delprojektledaren förklarar upplägg och syfte med fokusgruppen, och hur dokumentationen är tänkt att användas (se fyra huvudkraven nedan i metod-etiska principer). Gruppstorleken om sju personer är mycket lämplig för sådana fokusgruppsamtal. I de fall ett lärosäte har fler projekt med personrörlighet än tre bör ytterligare en grupp om sex personer eftersträvas. För att fokusgrupper ska hålla en hög kvalitet, och delprojektledare ska känna sig förberedda inför uppgiften, har en arbetsdag den 9 september 2015 genomförts med Victoria Wibeck, författare till boken Fokusgrupper. Boken delades ut till delprojektledare i maj 2015. Tillsammans ger ovan nämnda metoder ett underlag om ca 22 inspelade fokusgruppsamtal, minst 33 loggböcker av movers, minst 33 loggböcker av hosts, och ett större antal ifyllda enkäter. En högst relevant dokumentation för fortsatt uppföljning och analys av personrörlighet och samverkan i KLOSS AkUt till värde och nytta för samhället. Förväntad arbetsinsats av movers Movers har sitt grundläggande uppdrag att arbeta vid partnerorganisationen; enligt projektansökan motsvarar det minst 20% under 6 månader, dvs minst 170 timmar. Samtidigt förväntas movers hjälpa till med dokumentation för att möjliggöra och underlätta uppföljning och analys. Nedan återfinns en uppskattning av tidsåtgång för varje delmoment i dokumentering vilket endast då möjliggör analys av personlig rörlighet, ett viktigt syfte med KLOSS AkUt: 5,5 tim skriva loggbok, max 15 min (en kvart) efter varje arbetsdag i partnerorganisationen (170 timmar motsvarar drygt 21 arbetsdagar, vilket max motsvarar 21 st kvartar ) 5-10 tim delta i ett fokusgruppsamtal om två timmar, inkl 3 tim restid per tillfälle (med möjlighet till deltagande i ett andra den 2 juni 2016) 1,5 tim enkäter, fylla i enkäter: 20 min per enkät, max 4 enkäter 12-17 tim 12-17 timmar vilket motsvarar mindre än 10% av uppdraget 3 Se också: Victoria Wibeck: Fokusgrupper. Om fokuserade gruppintervjuer som undersökningsmetod. Andra upplagan 2010. Lund: Studentlitteratur. Denna boken utgör utgångspunkt för delprojektledarnas förberedelser av fokusgruppsamtalen, inklusive en genomförd arbetsdag med författaren den 9 september 2015. 3 (5) 6 oktober 2015
Därutöver kommer KLOSS AkUt erbjuda alla movers och hosts att under juni 2016 delta i ett erfarenhetsutbyte tillsammans med delprojektledare och styrgruppsledamöter. Uppföljning, analys och forskning säkerställs genom fokusgrupper, loggböcker och enkäter KLOSS-kansliet vid KTH har tillsammans med en akademisk ledare det operativa ansvaret för att genomföra uppföljning och analys på lämpligt sätt och möjliggöra framtida forskning. Uppföljningens metoder i korthet: Loggböcker. Movers förväntas skriva loggböcker om max 15 minuter efter varje vistelse vid partnerorganisationen. Hosts skriver sina loggböcker mer sällan. I loggboken har movers och hosts möjligheten att reflektera kring personrörlighet, samverkan och dess förutsättningar. Fokus är mönster i beskrivningar från grupperingar av olika slag som exempelvis movers och hosts, och inte främst vad enstaka personer eller representanter för enstaka organisationer skriver. Enkäter. Enkäter riktas till fler grupper bortom movers och hosts: det kan exempelvis vara närmsta kollegor och sponsorer till movers och hosts, styrgruppens ledamöter och delprojektledare. Fokus är mönster i svar från grupperingar av olika slag, och inte främst svar från enstaka personer eller representanter för enstaka organisationer. Fokusgrupper. Vid varje lärosäte genomförs fokusgrupper med grupper om movers och hosts under ledning av lärosätets delprojektledare för KLOSS AkUt. Bild och ljud av dessa samtal om max två timmar spelas in. 2 juni 2016 ges möjligheten till en ytterligare fokusgrupp med movers från olika lärosäten och hosts från olika partnerorganisationer. Anonymiserad utskrift ligger sedan till grund för uppföljning och analys. Fokus är mönster i beskrivningar från grupperingar av olika slag som exempelvis movers och hosts, och inte främst beskrivningar från enstaka personer eller representanter för enstaka organisationer. Principer: fyra huvudkrav på projektets uppföljning, analys och forskning Det här avsnittet vänder sig till dig som deltar i fokusgrupper, skriver loggböcker och besvarar enkäter. Inför din medverkan i uppföljning och dokumentering av KLOSS AkUt ger avsnittet ger dig en förståelse för hur underlag från fokusgrupper, loggböcker och enkäter kommer att användas. De metodetiska principerna vilar på vedertagen praxis formulerad i Vetenskapsrådets Forskningsetiska principer inom humanistisk-samhällsvetenskaplig forskning 4 med syfte att säkerställa en säker och för dig trygg hantering av underlaget inför uppföljning, analys och forskning av KLOSS AkUt. KLOSS AkUt vill säkerställa att projektet lever upp till fyra huvudkrav som du ska känna dig trygg med: 4 http://www.codex.vr.se/texts/hsfr.pdf (åtkomst 21 september 2015). 4 (5) 6 oktober 2015
Informationskravet. KLOSS AkUt ska informera dig som deltagare om din uppgift i uppföljningen och vilka villkor som gäller för ditt deltagande, att det är frivilligt och att du har rätt att avbryta din medverkan även när fokusgruppen är genomförd, loggböcker inlämnad och enkäter besvarade. När du tagit del av denna text inkl hänvisade texter är informationskravet uppfyllt. Samtyckeskravet. KLOSS AkUt ska inhämta deltagares samtycke. Det innebär att du inför det att du deltar i fokusgrupper, börjar skriva loggböcker, respektive deltar i enkäter samtycker med projektets användning av material. Samtyckeskravet anses uppfyllt när du vid fokusgrupper har skrivit under en kortfattad blankett, och när du börjar skriva loggböcker och fylla i enkäter. Du kan när som helst i efterhand återkalla ditt samtycke till att just dina utsagor i anonymiserad form kan användas. Konfidentialitetskravet. KLOSS AkUt vill säkerställa att alla i undersökningen ingående personer ska ges största möjliga konfidentialitet så att enskilda människor inte kan identifieras av utomstående. Detta krav gäller också deltagande personer i fokusgrupper respektive skribenter av loggböcker. Konfidentialitetskravet är uppfyllt av varje deltagare i fokusgruppen när de inte berättar vidare om vad enskilda deltagare har sagt. Konfidentialitetskravet är uppfyllt av KLOSS AkUt genom att uppföljning och analys sker med hjälp av anonymiserade utskrifter av fokusgrupper, loggböcker och enkäter. Nyttjandekravet. Obearbetat material framtaget av ett lärosäte ägs av det lärosätet. Det rör sig om video- och ljudinspelning från fokusgrupper samt loggböcker i obearbetat skick. Obearbetat material från enkäter ägs och kan användas av alla KLOSS AkUt lärosäten (då enkäter till skillnad från fokusgrupper och loggböcker administreras centralt av KLOSS AkUt kansli). Bearbetat material där anonymisering säkerställs ägs och kan användas av alla KLOSS AkUt lärosäten; det rör sig här om filer av anonymiserade fokusgrupper, filer med anonymiserade loggböcker, samt anonymiserade enkätsvar. Samlad arkivering av allt bearbetat material i KLOSS AkUt säkerställs av KLOSS AkUt kansli; samlad arkivering av varje lärosätes obearbetade material (originalkällor) säkerställs på motsvarande sätt av lärosätets styrgruppsledamot. KLOSS AkUt säkerställer att insamlade uppgifter i anonymiserad form endast får användas för uppföljning och analys av projektet liksom för forskning och publicering av vetenskapliga texter. Insamlade uppgifter får exempelvis inte användas eller utlånas för kommersiellt bruk eller andra icke-akademiska syften. Genom detta är nyttjandekravet uppfyllt av KLOSS AkUt. Forskare som vill kan ta del av det anonymiserade materialet, med undantag för det material där enskilda deltagare ej har givit sitt samtycke, eller för det material där deltagare i efterhand har dragit tillbaka sitt samtycke. Vid frågor, hör gärna av dig till: - Delprojektledare vid ditt lärosäte eller det som du samverkar med: http://www.kth.se/samverkan/kloss/kloss-akut/kontakt-1.586316 - Johan Blaus, projektledare, KLOSS AkUt kansli: johbla@kth.se - Peter Dobers, akademisk ledare, KLOSS AkUt kansli: dobers@kth.se 5 (5) 6 oktober 2015