Medicinska biblioteket Umeå Universitetsbibliotek 100615 EndNote X3 Innehåll 1. Inställningar i EndNote som bör göras innan du börjar arbeta... 3 2. Skriv in referenser manuellt... 3 3. Bibliografiska fält i en referens... 3 4. Importera referenser via Online search / Connect... 6 5. Importera referenser med filter... 7 Ebsco:... 7 Ovid SP:... 7 PubMed:... 7 CSA:... 8 Cochrane:... 8 Zotero... 8 6. Importera referenser med direktimport... 9 Web of Science:... 9 Ebsco:... 9 APA:... 9 Ovid SP:... 9 Google scholar:... 10 SFX:... 10 7. Edit... 11 Kopiera referenser från ett bibliotek till ett annat... 11 Clear... 11 Copy formatted... 11 Change text... 11 Output styles... 11 Import filters... 11 Connection files... 11 Preferences: här görs inställningar i programmet!... 11 8. References... 14 New references... 14 Ändra i referenser... 14
Dölja eller visa valda referenser:... 14 Record summery... 14 Hitta dubbletter i ett bibliotek... 14 9. Groups... 15 Create a group... 15 Create a smart group... 15 Add references to... 15 Create group set... 15 Hide groups... 15 10. Tools... 16 Söka i ett EndNote-bibliotek... 16 Change and move fields... 16 Endnote Web... 16 Term listor, Lists... 16 Keywords... 16 Journals... 17 Sortera referenserna i ett bibliotek... 17 Library Summery... 17 11. Cite While You Write, CWYW... 18 Styles bibliografiska publiceringsformat... 18 Formatera citat och bibliografi i Wordprogram 2007... 18 Avformatera UNFORMAT referenserna... 19 Edit citations... 20 Ta bort fältkoder/remove field codes... 20 Infoga fotnot... 20 Traveling Library... 21 12. Skapa en bibliografi/litteraturlista utan tillhörande textdokument... 22 13. Lägg till bilder och filer... 23 Lägg till bilder i biblioteket... 23 Sätt in bilder i texten... 23 Lägg till filer i biblioteket... 23 Placera filer i texten... 23 2
1. Inställningar i EndNote som bör göras innan du börjar arbeta Gör de här inställningarna för varje bibliotek som du skapar. Klicka på edit, preferences, term lists. Ta bort bocken i andra rutan och tredje rutan (update lists when importing, update lists during data entry) klicka OK. Innan du börjar lägga in referenser bör du också importera uppgifter till Journals Term List, se sidan 16-17, under rubriken Termlistor och Journals. 2. Skriv in referenser manuellt 1. Skapa ett nytt bibliotek. File, new, namnge filen. Spara 2. Skapa ett formulär genom References, New Reference 3. Välj typ av publikation från rullistan: Reference type och skriv sedan in de uppgifter som du vill ha med i referensen. Olika fält blir aktiverade beroende på referenstyp. 4. Spara alltid en kopia av biblioteket. File, Compressed Library, (Create eller create & email eller File, Save a copy. Kopian kan läggas t.ex. i Mina dokument eller på ett USB minne. 3. Bibliografiska fält i en referens Author Skrivs in inverterat: Efternamn, Första förnamn Andra förnamn t.ex. Alexander, George Carl Lee, S.Y.D. Smith, Alfred, Jr de Gaulle, Charles ELLER Ian Smith Sätt punkt efter initialer. Varje författare eller editor måste få en ny rad för att bli sökbar. Görs med ENTER knappen. Ta med alla författarna. EndNote lägger till et al., om den bibliografiska stilen kräver. För att vara konsekvent med författarnamnens former och stavning kan man lätt göra listor över författarnamn som förekommer flera gånger i Termlistor. Dessa finner du under Tools-menyn. Om författaren är en firma eller myndighet skriver man ett kommatecken efter, däremot ska det inte finnas några kommatecken inne i namnet. t.ex Niles Software Inc., För att se alla författare i ditt bibliotek ändra inställning under: Edit, preferences, Display fields. Markera i rutan längst ned. Som heter Display all authors in the author field 3
Year Skrivs ut med fyra siffror. Lägg till in press, submitted om det förekommer. Title Skriv hela titeln utan att använda Enterknappen och avsluta utan punkt eller annat skiljetecken. Undertitlar kan avskiljas med kolon t ex: Privatization of British Rail: An Economic Analysis Journal Skriv in det fullständiga namnet eller förkortningen. Pages Antal sidor kan antigen skrivas fullständigt eller förkortat. T.ex. 1442-9 eller 1442-1449. EndNote formaterar detta efter de bibliografiska stilar man väljer. Short title Använd detta fält till förkortade versioner av hela titeln. Förkortningen kan sedan användas för att identifiera ett citat i texten med en referens i litteraturlistan. Används ofta inom humanistiska områden. Exempel: (Perin, Burning 141) Alternate journal Mest användbar om du importerar referenser från en databas som både förser dig med hela titeln och den förkortade varianten. Vill du uppdatera din tidskriftslista under Term Lists så hamnar data från detta fält i kolumn två d.v.s. Abbrevation 1. Reprint Edition Man skriver inte in orden "upplaga", "ed." eller "eds.". Däremot ska man ta med 1st, 2nd osv. Keywords Här hamnar ämnesord om man importerar från en databas. Man kan också skriva in egna ämnesord här. Flera ord skiljs åt med ; / eller ny rad. En stor hjälp är Keywords Term List till att komma ihåg vilka ämnesord man tidigare använt. Abstracts Klipp/kopiera och klistra in sammanfattning/recension här. Det ryms upp till 5 A4 sidor. Research Notes Används för egna anteckningar. URL I URL-fältet lägger man in direktlänkar till fulltext på webben, ftp -arkiv, filer på egna hårddisken m.m. 4
File attachments-kan göras på tre sätt 1. Spara först din pdf på hårddisken. Placera markören i fältet File attachments. Högerklicka med musen. Välj attach file Hitta din fil, markera öppna. Länkar till din pdf fil ligger nu sparad i endnote biblioteket. Kan ta upp till 45 filer i en referens. 2. Dra din PDF direkt till fältet File attachments. 3. Markera eller öppna den referens du ska ha fulltext i. Gå till References, Find fulltext. En ruta kommer upp. Följ instruktionen. Man ser att Endnote hämtar fulltexten. När proceduren är klar så ser man att en PDF ikon har kommit in i biblioteket under File attachments. Om det inte kommer någon fulltext kan det bero på att du inte har rättigheter till fulltexten eller att inte open url stöds, problemet kan också vara av teknisk natur. Pröva då att öppna din PDF på vanligt sätt och gör enligt punkt 1 eller 3. Om du vill kopiera ditt bibliotek till ett USB minne eller en annan dator och vill ha med dig din pdf se till att du sparar biblioteket under File, Compressed library. Här får man valet att kryssa i vad man vill ska sparas, t.ex. förvalda referenser eller om du vill skicka med attachments eller ej. Figure Under Figure lägger man in bilder eller olika filer. OBS man kan bara ha ett objekt under figure. Ska man ha flera filer kan man lägga detta under File attachments. Se sidan 19. Caption Här namnger du din bild/fil så att du lätt hittar igen den. 5
4. Importera referenser via Online search / Connect Sök direkt med online search. I dagsläget går det endast att göra en sökning via PubMed, Swedish national library (Libris), Umea U (Album vår lokala katalog) Web of science eller t.ex. bibliotekskataloger som ligger öppet på nätet. 1. Öppna ditt bibliotek i EndNote. 2. Välj Tools, klicka på online search välj från listan som öppnar sig genom att markera databas och klicka på choose. Din valda databas kommer nu att bli synlig på vänster sida i biblioteket under rubriken online search. 3. I övre vänstra hörnet så finns 3 ikoner som man kan använda för sökning: Integrated Library & Online Search Mode - Man gör en sökning och referenserna kommer automatiskt in i biblioteket. Integrated Library Mode- Kan du se ditt bibliotek och den sökning du gör sker i biblioteket inte i någon databas. Du kan välja att bara jobba i detta läge och byta till Online search mode när du vill söka och importera referenser från en databas. Online Search Mode (temporary library)- Man gör en sökning och man får själv markera vilka referenser som ska sparas till biblioteket. Högerklicka med musen och använd Copy references to för att få över referenserna till ditt bibliotek eller använd ikonen Copy to local library. För att växla mellan lägena, klicka på rätt ikon: (http://www.endnote.com/support/faqs/search/faq5.asp) 4. I nedre delen av biblioteket finns ett sökformulär. Markera search. Skriv sökord välj mellan AND, OR eller NOT. Under options har du fler valmöjligheter, så som t.ex. att spara din sökning och att sedan välja den sparade sökningen. 5. Klicka på Search 6. Bilden Confirm online search kommer upp med antal träffar. Klicka OK om du är nöjd. Om man inte är nöjd med antal referenser så klickar man Cancel. 7. Beroende på vilken sökfunktion du valt så kommer resultatet från din sökning att se olika ut. Se punkt 3. 8. När du stänger biblioteket så får du frågan om du vill spara trash/skräp. Vad som också händer är att referenserna från din sökning sedan bara kommer att ligga i mappen som heter All references. 6
5. Importera referenser med filter Sök i en databas, spara till din hårddisk, importera till EndNote med ett filter Filter är filer i EndNote som behövs vid import av referenser från vissa databaser och databasproducenter. Filtren anger vilka fält, som ska vara med för olika referenstyper, hur fälten ska se ut m.m. Det finns många färdiga filter i EndNote (ca 608 st), men ibland måste man skapa egna filter. Detta är ett urval av de databaser som man kan använda för import via filter. A. Exempel på databasleverantörer. Ebsco: 1. Gör en sökning. 2. Markera referenser genom att klicka på add to folder eller add i övre högra hörnet. 3. Klicka på Folder views. 4. Markera referenserna en gång till. 5. Klicka sedan på export. Markera Generic bibliographic management software 6. Klicka save 7. De referenser du har sparat blir nu synliga. 8. Välj arkiv(file), spara som (save as). Namnge filen spara som * *.txt Ovid SP: 1. Sök som vanligt. 2. Markera eller välj alla referenser. 3. Gå till Result manager. Välj fält som ska ingå under Fields. 4. Välj Reprint/Medlars-format under Result Format. 5. Välj Save under Action markera om det är windows, mac eller unix, och gå vidare med knappen Continue. 6. Namnge filen. Spara som en txt fil. PubMed: 1. Gör en sökning i Pubmed. 2. Markera de poster som du vill importera. 3. Välj Send to, File, Format Medline och Create File. 4. Namnge filen. Spara som en.txt fil. 7
CSA: 1. Gör en sökning. 2. Markera valda referenser eller ta alla. 3. Klicka på save, print, e-mail. 4. Record-format ska vara full. 5. Markera text. 6. Markera om det är Mac eller Pc. Klicka på Save. 7. Spara filen och namnge den. Cochrane: 1. Make a search. 2. Mark references or choose all the references. 3. In the end of the result list, you can choose between Export selected citations or Export all results. 4. Choose Export type and File type, press Go. 5. Save the file. Zotero 1. Öppna Zotero i firefox. 2. Markera hela biblioteket eller en samling, högerklicka med musen. 3. Välj format Refer/BibIX. 4. Spara filen på hårddisken. 5. Öppna i endnote web men hjälp av Refer/BibIX filter. B. Gå till EndNote, öppna ett bibliotek 1. Under rubriken File välj Import 2. Under Import data bläddra fram din sparade fil genom att klicka på Choose file. 3. Klicka på Import option och välj filter, om så behövs finns fler under Other filters. 4. Vill man ta bort dubbletter direkt ändrar man detta under Duplicates. 5. Om referenserna ser konstiga ut, fel tecken osv. kan man behöva titta på Text translation. 6. Klicka på import. De nya referenserna lägger sig i en grupp som heter Imported references, men de finns även under All references. Klicka på All references för att se hela ditt bibliotek. 8
6. Importera referenser med direktimport Exportera referenser från en sökning direkt in i Endnote. Referenserna hamnar under Imported references och ligger kvar där tills du gör en ny överföring av referenser men de hamnar samtidigt i ditt bibliotek, All references. Exempel på olika databasleverantörer Web of Science: Science Citation Index Expanded, Social Sciences Citation Index, Arts & Humanities Citation Index 1. Gå till lämplig databas. 2. Sök. 3. Markera de referenser du vill infoga i ditt bibliotek. 4. Överst på sidan med referenser klickar du på Save to Endnote, Refman or other reference software 5. Web of science processar referenserna klicka på export. sig. Välj bibliotek Ebsco: 1. Gör en sökning 2. Markera referenser genom Add to folder eller Add i övre högra hörnet. 3. Klicka på Go to folder view. Markera alla en gång till. 4. Välj Export 5. Markera Direct export to Endnote SAVE 6. Endnote öppnar sig. Välj bibliotek. APA: 1. Gör en sökning 2. Markera de referenser du vill infoga i ditt bibliotek. 3. Klicka på Export. Välj Export to: Reference Software och tryck GO. 4. I rutan som kommer upp väljer du Öppna. Filen du sparar heter PsychINFO_Eport.ris 5. Kommer en ruta upp som heter Choose Destination väljer du EndNote. 6. Leta fram ditt EndNotebiblioteket på din hårddisk och dubbelklicka. Ovid SP: 1. Sök som vanligt. 2. Markera eller välj alla referenser. 3. Gå till Result manager. Välj fält under Fields, under Result format välj Direct export. Under Actions välj SAVE 4. Välj Export results to Endnote 5. Klicka på Continue. Endnote öppnas. Välj bibliotek. Klicka på öppna. 9
Google scholar: 1. Gå till Google Scholars hemsida http://scholar.google.se/" 2. Klicka på Scholar-inställningar länken 3. Vid Bibliografiförvaltare välj Visa länkar att importera till och välj EndNote i rullistan 4. Klicka på Spara inställningar. För att få in referenserna gör följande: 1. Gör en sökning. Klicka på Import into EndNote länken under den referens du vill importera. 2. Om du får frågan öppna eller spara välj öppna. Annars fortsätt till punkt 3. 3. En ruta med Select reference library visas. Välj vilket bibliotek du vill att referenserna ska ligga i. OBS bara en referens åt gången. SFX: Vid en databassökning så kommer numera i de flesta databaser en liten SFX ikon. Klicka på ikonen och välj rubriken referenshantering. Din referens exporteras direkt till Endnote. Notera bara att det inte är säker att all information från referensen följer med. Om det t.ex. är flera författare så kanske bara förste författaren kommer med. OBS bara en referens åt gången. 10
7. Edit Kopiera referenser från ett bibliotek till ett annat Markera en eller flera referenser (håll Ctrl-knappen nedtryckt och markera flera ). Välj Edit, copy (eller Ctrl + c). Öppna biblioteket där referensen ska klistras in. Välj Edit, paste (eller Ctrl + v) Clear Clear tar enkelt bort alla information från en referens i ditt bibliotek. Copy formatted Markera dina referenser, kontrollera att du har rätt stil. Klicka på copy formatted. Gå till word, ctrl V eller paste. Du ser nu en bibliografisk lista av ditt bibliotek. Change text Detta kommando är ungefär som Change and move fields, men det bygger på att man först väljer fält, sedan gör en sökning på ett ord i ett fält, och slutligen byter ut det mot ett annat ord. Output styles Här ser man vilka stilar man har valt. Man kan också välja flera stilar på en gång genom att öppna Output style manager. Ändra i vald stil genom Edit. Den händige kan här också göra en egen stil. Om du inte hittar den stil du söker klick på get more on the web man kommer då till Endnote s hemsida. Import filters Här ser man vilka filter man har valt. Välj flera filter genom Open filter manager. Där kan man även sortera filter efter databasvärd eller editera ett filter. Connection files Välj flera connections files samtidigt genom att öppna Open connection manager. De baser som man enklast söker i är fria t.ex.pubmed, Libris, andra bibliotekskataloger, och web of sicence.. Preferences: här görs inställningar i programmet! Under denna rubrik kan man göra diverse inställningar Libraries: Välj om ett visst bibliotek alltid öppnas när du startar EndNote. Reference types: Här väljer man vilken referenstyp som alltid syns automatiskt när man gör en ny referens manuellt. Gör ett nytt fält under Modify reference types 11
1. Modify reference types. 2. Pila ner till Costum 1, Costum 2 osv. 3. Här namnger man sina egna fält till t.ex. Egna anteckningar. Man får frågan om man vill ändra i alla slags referenstyper, det bör man göra. Man kan också ta bort fält under denna rubrik. Display fields: Ställer in vilka fält som ska visas i biblioteket. Välj fält och klicka på verkställ. För att ändra tillbaka klicka på Endnote defaults. Duplicates: Här kan du sätta kriterier för EndNote att hitta dubletter i ditt bibliotek eller vid import från databaser. Fälten författare, år, titelfält och referenstyp är förinställda. Term lists: Varje Endnotebibliotek du skapar har tre termlistor: Author, Journal och Keyword. När du skriver in en referens får du stavningsförslag från dessa. Du kan välja att stänga av den automatiska uppdateringen av listorna, Update lists when importing or pasting references and Update lists during data entry, för att stoppa Endnote från att skriva över Journal index. Se sidan 3 och 17, Journals. Endnoteweb: Med Endnote 12 så får man automatiskt ett Endnote Web konto. Fyll i inloggning så får du snabbt tillgång till ENW. Find Fulltext: Under openurl path fyller man i en länk till Umeå Universitetsbiblioteks tidskriftslista för att öka chanserna att automatiskt kunna ladda ner full text artiklar. OpenURL path: http://www.ub.umu.se/infosok/etidskrifter.htm Authenticate with URL: http://proxy.ub.umu.se/login Sitter man utanför campus och inte får fram fulltexten för en viss referens så markerar man referensen, högerklickar, väljer Find Full text, Authenticate. En ruta för CAS inloggning kommer upp. Fyll i din CAS inloggning. En lista med resurser blir synlig, välj tidskrifter. Man får nu göra som vanligt leta fram tidskriften, spara fulltexten på hårddisken. Gå till referensen Placera markören i fältet File attachments. Högerklicka med musen. Välj attach file Hitta din fil, markera öppna. Länkar till din pdf fil ligger nu sparad i endnote biblioteket. OBS Denna inställning kan man enkelt ta bort genom att klicka på endnote defaults, verkställ. 12
13
8. References New references se sidan 2 Ändra i referenser med References, References Edit eller dubbelklicka på referensen. Ändra något ord på alla ref i hela biblioteket genom References, Change and move fileds eller Edit, change text. Move references to trash Tar bort valda referenser och lägger dem i papperskorgen Dölja eller visa valda referenser: Markera de referenser i ett bibliotek, som du vill dölja eller visa för sig. Välj Hide References eller Show References under References-menyn. Om du vill se hela biblioteket igen välj Show All References under samma meny. Record summery Ger information om en specifik referens i biblioteket, när den uppdaterats osv. Hitta dubbletter i ett bibliotek Vid dubblettkontroll jämför EndNote följande fält i referenserna: Author, Year, Title, och Reference Type. Välj Find Duplicates i Reference-menyn. De referenser som är dubbletter och skall bort är nu markerade. Vill man kontrollera vilka fält som är lika görs nu detta enkelt med att referenserna kan jämföras fält för fält. Tryck på Delete-tangenten eller Välj Delete References i References-menyn. Välj Show All References i sidomenyn för att gå tillbaka till hela biblioteket. VIKTIGT. En borttagen referens får aldrig tillbaka sitt ursprungliga Record number. 14
9. Groups Create a group Skapa en grupp i ditt bibliotek. Namnge din grupp. Vill du byta namn högerklicka med musen. Varje bibliotek kan ha upp till 500 grupper. Du kan lätt dra referenser in i gruppen med drag and drop. Create a smart group En Smart group bygger på en sökstrategi som du väljer att göra i sökformuläret. Du kan söka i redan befintliga referenser eller göra en ny sökning i en databas. Gruppen uppdateras sedan automatiskt om du lägger in nya referenser i biblioteket som kan matcha din sökning för din Smart group. För att göra en Smart group: 1. Välj menyn Groups, Create Smart group. 2. Skapa en sökning utifrån vilka referenser du vill ha samlade i formuläret som dyker upp, välj Create. 3. När du skapat gruppen kan du välja att döpa den till ett passande namn. Under menyn Groups väljer du Rename group för att göra detta. Se till att den grupp du vill döpa om är markerad. Add references to Lägg till referenser till din grupp. Create group set Med programmet så finns redan rubriken My groups. Du kan nu skapa en egen grupp rubrik och själv lägga till undergrupper i den. Varje group set kan ha 500 undergrupper Hide groups Dölj en group. 15
10. Tools Söka i ett EndNote-bibliotek Öppna det bibliotek du vill söka i. Du kan bara söka i ett bibliotek i taget. För att hitta en viss författare räcker det med att skriva några av de första bokstäverna i författarens efternamn så hoppar markören dit. Det finns två slags sökningar Quick research och Search library. Quick search är som det låter en snabbsökning som gör att man snabbt kan söka i sitt bibliotek. Search library når du under tools menyn eller genom att välja search fliken i det nedre högra fönstret. I Search library kombinerar man sökorden med operatorerna AND, OR, NOT. Man kan spara sökningar och göra samma sökning i andra bibliotek. Man kan söka på ord som slutar eller börjar ett fält, eller söka efter begynnelse bokstäverna i ett ord. Change and move fields Byt information i flera fält samtidigt. Välj referenser genom att markera eller söka fram dem. Klicka på change and move fields. Välj i vilket fält ändringen ska göras, välj hur du vill att inforamtionen ska visas. Skriv texten, klicka OK Endnote Web Med version XIoch nyare av Endnote så kan man på ett enkelt sätt flytta referenser mellan Endnote Web och Endnote desktop. Det som krävs för att använda Endnote Web är att man registrerar sig på hemsidan. www.endnoteweb.com Term listor, Lists När man för in en ny referens i biblioteket så uppdateras inte listorna med författare, keywords eller journals automatiskt, om du har bockat av update lists when importing, som står förklarat på sidan 3. Vill man ha uppdaterade listor (index) över sitt biblioteket får man komma ihåg att uppdatera listan själv. Gå till Tools, Define term lists, markera vad det är för slags lista du vill uppdatera t.ex. author, klicka på Update list. Markera vilken slags lista du vill ha (igen). Klicka OK. Endnote hämtar nu information från ditt bibliotek. Keywords Samma sak gäller för keywords. Du måste först uppdatare keywordslistan enligt följande: Tools, define term list, markera keyword, klicka på update list. När du skriver in keywords kan du leta i listan över inlagda keywords med Tools, open term list, keywords. Du kan importera från listan till den post du håller på att skriva genom att öppna ditt bibliotek, öppna referensen, placera markören i keyword fältet gå till: Tools, open term list, keywords markera ordet i listan och klicka på insert term. 16
Journals Term Lists kan även användas för tidskrifter. I EndNote programmet finns en mapp som innehåller tidskrifters titlar och förkortningar inom olika ämnesområden t.ex. medicin. Du kan importera innehållet från mappen till ditt bibliotek för att få ett mer komplett tidskriftsindex. Härifrån hämtar EndNote uppgifter om tidskriftens titel när du använder EndNote för att skapa en litteraturlista i ett word dokument. För att importera en lista gör så här: Tools, define termlist, markera lists, markera Journals, klicka på import list. Browsa fram till programmappen Endnote (installeras oftast under program), klicka på mappen Term lists, markera t.ex. medical, öppna. En lista med ca 9 000 tidskrifter hamnar nu i ditt bibliotek. Det finns även listor för andra ämnen. Vid formatering (se sidan 18) så hämtas information från dessa listor. Om du t.ex. väljer att formatera ditt dokument i stilen Vancouver så ska tidskriftens titel, i din referens, skrivas ut i förkortad form i litteraturlistan/bibliografin. För att Endnote ska kunna utföra detta så måste programmet veta hur tidskriften i din referens brukar förkortas. Programmet hämtar uppgiften från Journals Term list. Om tidskriften inte finns i Term lists så kan man själv lägga till den. Öppna din referens där tidskriften finns. I fältet Notes finns vanligtvis information om både tidskriftens hela namn och förkortning, om det inte finns gå till PubMed där finns en bra tidskriftslista. Klicka på Tools, Open term lists, välj Journals term lists, klicka på New term. Fyll i de olika fälten, och om man inte vet skillnaden mellan abbreviation 1 osv. kan man titta i den term list som man redan har hämtat, dvs. den lista du lägger in information i. Skillnaden mellan hur förkortningarna skrivs kan vara att det ska vara en punkt mitt i eller i slutet av tidskriftsnamnet. Klicka på Save journal för att slutföra. Måste man gå tillbaka och ändra så går man till Journal term lists, markerar tidskriftens namn och klickar på Edit term. Detta gäller för PC har man en Mac kan man redan när man öppnat referensen högerklicka för att komma till term lists det blir några klick mindre. Sortera referenserna i ett bibliotek Det är enkelt att tillfälligt sortera om referenserna. Genom att klicka på en kolumnrubrik i ditt bibliotek kan du sortera alfabetiskt, efter författare eller titel, eller kronologiskt o.s.v. Du kan också välja Sort References i References-menyn. Observera att den ursprungliga ordningen inte återställs igen, när man stänger biblioteket. Library Summery Ger information av hela biblioteket antal referenser, antal pdf:er osv. 17
11. Cite While You Write, CWYW Styles bibliografiska publiceringsformat Många tidskrifter har speciella krav på en bibliografisk citeringsstil för att man ska bli publicerad i dem. Valet av bibliografisk citeringsstil påverkar både citeringarnas och referenslistans/bibliografins utseende. EndNote innehåller över 3760 färdiga stilar uppdelade efter ämnesområden (blanda inte ihop dessa stilar med Journal termlist som är till för att formatera referensen och inte utseendet på bibliografin). Vill man snabbt se hur en style kommer att se ut kan man i bibliotekets nederkant klicka på Preview. Man kommer då i en ruta se hur referensen kommer att se ut i just den valda tidskriftsstilen. Regeln är att stilarna styr hur en bibliografisk lista ser ut, men det finns en del som sorterar som man själv har valt t.ex: Acta haematological Journal of American medical association Journal of clinical investigation. Olika stilar Style Manager Välj stil i EndNote genom Edit, Output styles, Open style manager, välj genom att markera en eller flera stilar som ska synas i snabbvalsmenyn. Dina valda stilar syns i en lista i biblioteket: Nya stilar kan tillkomma. Se efter på EndNotes webbsida om du saknar någon. http://www.endnote.com > support & services > update to the latest Styles. Formatera citat och bibliografi i Wordprogram 2007 Formatera kallas processen där Word och Endnote samarbetar för att skapa en referenslista i Word. Formatera en referens 1. Öppna biblioteket i EndNote som innehåller dina referenser. Markera den referens du vill ska ingå i din referenslista. 2. Öppna Word-dokumentet du ska arbeta med. Skriv din text, ställ markören där referensen ska infogas och gör ett mellanslag. 3. Gå till Insert citation, Insert Selected Citation(s). Har du inte förmarkerat en referens i ditt bibliotek kan du istället välja Find Citation. 18
Referenslistan skapas automatiskt med funktionen Cite while you write 4. När man arbetat färdigt med sitt dokument och ska spara, kan man avformatera först. Convert citations and bibliography, Convert to unformatted text. 5. När du nästa gång öppnar dokumentet och vill se referenslistan gör du följande: Öppna dokumentet klicka på Update citations and bibliography. Välj stil om det behövs (se styles.) För att kunna skapa en bibliografi i slutet av varje avsnitt i ditt dokument eller i slutet av varje avsnitt och i slutet av hela dokumentet, krävs att du ställer in detta i den stil du tänker använda. Välj Edit, Output Styles, Open style manager. Kryssa för stilen du vill ändra och välj Edit. Gör sedan ändringarna under Sections: För att Wordprogrammet och Endnote ska kunna samarbeta behöver du också tala om för Word vart du vill ha avsnitten med bibliografin i slutet. Du lägger in en avsnittsbrytning där du vill att bibliografin ska börja. Sätt markören i texten där du vill ha avsnittsbrytningen, går till fliken Sidlayout i Wordprogrammet och väljer Brytningar, Löpande. Avformatera UNFORMAT referenserna 1. Klicka på Convert citations and bibliography välj Convert to unformatted citations. Dokumentet blir nu helt avformaterat. När du avformatterar försvinner bibliografin i slutet och det enda som syns är citaten i texten, som dock ändrar utseende, t.ex. "{Smith, 1999 #25}". Siffran bakom fyrkanten visar Record number d.v.s. vilken referens som motsvarar referensen i ditt bibliotek. På detta sätt kan man se att formatteringen fungerat. Det kan vara att föredra att jobba i ett avformaterat läge för att sedan formatera enligt en viss stil när man har skrivit klart. 19
2. Formatera dokumentet genom att välja stil under menyn Style. Klicka på Update citations and bibliography så kommer citaten och bibliografin att se ut som vanligt. Edit citations Ändra aldrig direkt i en citering använd Edit citations. Med denna funktion kan du ta bort författare eller om du vill särskilja citeringar åt, lägga till specifika sidnummer. OBS fungerar inte på alla stilar. Fungerar ej om citeringen är numerisk. För att ta bort en referens ur bibliografin måste du markera citatet inne i texten, klicka på Edit citation. Se till att rätt referenser är markerade i rutan Citations in document, därefter Remove. Ta bort fältkoder/remove field codes Convert citations and bibliography Om du inte hittar exakt passande stil så kan du använda en stil som är så lik den du vill ha som möjligt. När du har skrivit ditt arbete färdigt så väljer du Convert citations and bibliography, Convert to plain text följ instruktionerna du får att spara en kopia. När fältkoderna är borta så har du ett vanligt word dokument i vilket det är enkelt att ändra i. Viktigt är dock att du alltid har en kopia av det formaterade dokumentet. Detta går inte att ångra. Infoga fotnot För att infoga fotnoter måste man använda funktionen Referenser och Infoga fotnot i Wordprogrammet. 1. Placera markören där fotnoten ska vara i texten. Använd Wordprogrammets Infoga fotnot under fliken Referenser. Markören kommer att flyttas längst ner på sidan intill fotnoten. 2. Klicka på Insert citation(s) från Endnote fliken och välj ett alternativ att föra in din referens. 3. Stilen du valt, t.ex. APA 5th, för dokumentet avgör hur din fotnot kommer att se ut. Är du inte nöjd med utseendet måste du öppna Endnoteprogrammet och under menyn Edit och Output styles leta reda på stilen du valt och klicka på Edit för att göra ändringar. Klicka på menyn Footnotes och Templates. Under rullgardinsmenyn finns tre alterntaiv: 20
1. Same as bibliography 2. Same as citations 3. Using footnote format Du kan nu välja om du vill att fotnoterna ska se ut som hänvisningarna i texten, som litteraturlistan eller om du vill skapa ett eget utseende via tredje alternativet. Vill du inte ha en litteraturlista i slutet av dokumentet måste du också välja det sista alternativet för att kryssa ur rutan Include citations in bibliography. Har du valt det sista alternativet och vill skapa ett eget utseende får du klicka på Reference types och välja en sådan samt Insert field för att välja vilka fält i referensen t.ex. författare och årtal, som ska synas i fotnoten. Under rubriken Repeated citations från föregående bild väljer du hur hänvisningarna ska se ut om de upprepas. Subsequent Footnote är beroende av att du fyllt i en särskiljande titel i fältet Short titel i själva referensen. Annars väljer t.ex. stilen APA endast författarnamnet. Om samma referens upprepas kan du välja att den ska utgå eller ersättas. Samma sak om du har samma källa men inte samma referens. Traveling Library Om flera kollegor samarbetar kan man utnyttja Traveling library. Exempelvis person nr 1 skriver en text med infogade referenser. Dokumentet sparas i formaterat skick och skickas som en bilaga till person nr 2. Person nr 2 fortsätter att skriva på texten och infogar i sin tur referenser. Om person nr 2 vill spara just de referenser som finns i dokumentet och göra ett bibliotek av det så kan man från Word, verktyg gå till Export to Endnote. Det är att rekommendera att skapa ett nytt bibliotek. Person nr 2 sparar dokumentet i formaterat skick, skickar tillbaka till person nr 1 som också kan skapa ett Traveling library. Det är viktigt att man arbetar i samma style, och har samma version av Endnote. Det enklaste kan vara att bara skicka det formaterade dokumentet mellan sig med tillförda citeringar. 21
12. Skapa en bibliografi/litteraturlista utan tillhörande textdokument Det kan finnas tillfällen då du vill skapa en bibliografi över dina referenser utan att du har ett tillhörande textdokument. Print Preview: Enklaste sättet är att öppna ditt bibliotek under File välj print preview, skriv ut. Tänk på att stilen styr utseendet på bibliografin. Copy formatted eller dra markerade referenser till ett Worddokument 1. Markera de referenser du vill ha i bibliografin. 2. Välj style under Edit, output styles 3. Edit, copy formatted el. Ctrl C 4. Gå till word, öppna ett dokument. 5. I word, gå till redigera, klistra in eller välj ctrl V direkt. 6. Alt. Dra dina markerade referenser till ett öppnat worddokument genom att hålla nere Ctrl-tangenten när du drar referenserna från ditt bibliotek. Exportera referenser: 1. Klicka på Edit, output styles 2. Välj stil 3. Markera dina referenser som ska ingå i din bibliografi 4. Gå till File, export 5. Välj var du vill spara din fil, namnge den och välj vilket format den ska sparas i Subject bibliography: 1. Öppna ditt bibliotek. 2. Gå till TOOLS, Subject bibliography. 3. Välj det fält som du vill ska vara huvuduppslag tex author 4. Klicka OK. 5. Klicka select all. OK 6. Man får nu en referenslista/bibliografi utifrån det fält som man valt. OBS Det är problem med referenser som inte har författare om man väljer detta som huvuduppslag. Sök fram de referenser som inte har författare och lägg till "Anonymous" i författar fältet. OBS detta ger en lista med alla författare i biblioteket. För att få en kortare lista så kan man välja year under subject menyn. Man får då en lista sorterad efter år. Och under varje år en referens lista utifrån förste författaren. 22
13. Lägg till bilder och filer Lägg till bilder i biblioteket 1. Öppna ditt bibliotek. 2. Öppna den referens i biblioteket där du vill ha din bild, gå ner till fältet som heter figure. 3. Gå till References, figure, insert figure. Navigera dig fram till den fil där bilden ligger. Klicka på den. 4. I caption fältet namnger man bilden så att den senare är sökbar. 5. Man kan bara lägga in en bild i detta fält Sätt in bilder i texten 1. Välj var i texten du vill ha en bild. 2. Gå till verktyg i Word och hitta Find figures. 3. Sök reda på den bild du vill importera och klicka på Insert. Lägg till filer i biblioteket 1. Öppna en referens i biblioteket. Eller gör en helt ny och välj Chart or table. 2. Högerklicka eller välj från References, File attachements. 3. Välj Attach file. 4. Leta fram den fil du vill ha och välj den. Den hamnar nu i referensen under figure. 5. Namnge filen i Caption-.fältet OBS det kan bara finnas ett objekt i fältet figure. Vill man ha fler filer så lägger man dem i File attachments. Placera filer i texten 1. Öppna biblioteket med filen. 2. Välj var i texten du vill ha filen 3. Gå till verktyg i Word och Find figures 4. Sök reda på den fil du vill importera och klicka på Insert 23
För frågor och hjälp vänd er till Umdac support tel: 786 63 00 eller Universitetsbiblioteket Maria Nyman 786 94 91 Sofia Pemer 785 85 32 maria.nyman@ub.umu.se sofia.pemer@ub.umu.se Bibliotekets egen sida http://www.ub.umu.se/skriva/referenshantering/endnote Alfasoft AB som distribuerar EndNote tar också emot supportfrågor www.alfasoft.se/support.html FAQ hittar du på www.endnote.com/support / Flödesschema över Endnote: 24