Personalkontoret Gun Klang Datum Dnr Sid 2014-07-07 2014KS324 1 (5) 6 Avtalsvillkor, Allmänna- och särskilda kontraktsvillkor 6.1 ALLMÄNNA KONTRAKTSVILLKOR 1 Upphandling enligt Lag (2007:1091) om offentlig upphandling Efter att Östhammars kommun genomfört upphandling enligt lag (2007:1091) om offentlig upphandling har Kommunen och Leverantören träffat ett avtal innebärande att Leverantören förbundit sig att på de villkor som anges i detta Avtal till Kommunen sälja tjänster inklusive eventuella varor ( Tjänsten ). Leverantören har förklarat sig ha all erforderlig kunskap och alla erforderliga resurser för att leverera Tjänsten. 2 Parternas åtagande Leverantören åtar sig att utföra uppdraget i enlighet med givet anbud. Kommunen åtar sig att, på de villkor som anges i detta avtal, till Leverantören betala för levererade och godkända tjänster. Parterna åtar sig att ansvara för att de som undertecknar beställningar, tilläggsavtal etc. har erforderlig behörighet. 3 Förbehåll Oberoende av detta Avtal äger Kommunen alltid rätt att beställa Tjänster, som detta Avtal omfattar där Leverantören inte kan tillgodose Kommunens behov, från annan leverantör. 4 Garantier Leverantören garanterar - att denne innehar gällande och heltäckande försäkring(ar) avseende all verksamhet som omfattas av detta Avtal. Leverantörens försäkringsskydd ska på Kommunens anmodan kunna uppvisas. - att utan ersättning från Kommunen åtgärda brister i uppdraget orsakade genom avvikelser från avtalad specifikation. Sådant arbete ingår i överenskommen ersättning och ska av Leverantören utföras utan oskäligt uppehåll. 5 Uppdragets genomförande Leverantören ska utföra uppdrag enligt detta Avtal med största omsorg, enligt överenskommen specifikation och tidsplan samt på ett i övrigt fackmannamässigt sätt. Uppdrag ska vidare alltid utföras professionellt, med iakttagande av god sedvänja inom branschen och med tillvaratagande av Kommunens intresse. Leverantören är skyldig att utan skäligt dröjsmål byta ut personal vilken kommunen anser sakna erforderlig kompetens eller med vilken beställaren anser sig ha samarbetssvårigheter. Parterna har därvid överenskommit att bevisbördan åläggs Leverantören att visa att uppdraget har utförts på ett fackmannamässigt sätt. Leverantören äger inte motta eller inhämta direktiv avseende uppdragets genomförande från annan än Kommunen. 6 Pris Leverantören äger rätt till betalning för utförda och av Kommunen godkänd(a) Presta-tion(er) enligt överenskommet pris. Priset för leveranser ska vara enligt anbudspris (bilaga 4). I priset ingår löner, arbetsgivaravgifter, semesterersättningar, övriga skatter och avgifter, lokaler (egna lokaler) samt eget arbetsmaterial, förberedelser, telefon etc. Ersättning för resor och traktamenten ingår i priset. Priset täcker även eventuella kostnader som kan relateras till start av verksamheten. Angivna priser i bilaga 4, anbudspris, ska gälla minst ett år från avtalsperiodens början. Prisjustering ska aviseras beställaren minst 30 dagar innan de är avsedda att träda i kraft. Begärda prisförändringar kan endast vidtagas efter godkännande av beställaren. Postadress Besöksadress/Reg.office Telefon Telefax Org. nummer Bankgiro Box 66 Stångörsgatan 10 Nat 0173-860 00 Nat 0173-175 37 03-212000-0290-01 233-1361 Fakturaadress 742 21 Östhammar Int +46 173 860 00 Int +46 173 175 37 V.A.t. No Plusgiro Box 106 www.osthammar.se kommunen@osthammar.se SE-212000-0290 1 31 70-6 742 21 Östhammar
2 (5) Kan överenskommelse ej träffas om begärd prisjustering, äger båda parter rätt att frånträda kontraktet i sin helhet med tre månaders varsel. Under uppsägningstiden gäller ursprungligt pris. Prisjusteringar får göras högst en gång per år. För det fall Leverantörens allmänna prisnivå avseende Tjänst(er) som omfattas av detta Avtal är lägre än i detta Avtal överenskomna priser ska alltid dessa lägre priser tillämpas vid avrop från Kommunen utan att detta behöver regleras särskilt. 7 Fakturering På fakturan ska tydligt framgå utförd Tjänst, mängd, á-pris, leveransställe samt avtalets diarienr. Är fakturan inte specificerad ska en följesedel medfölja fakturan. Fakturerings- och expeditionsavgifter får inte debiteras. Betalning för av Kommunen mottagen och godkänd faktura ska erläggas inom 30 dagar efter mottagen faktura. Vid försenad betalning äger Leverantören rätt till ränta enligt räntelagen (1975:635) på fakturerat ostridigt belopp. För det fall Kommunen helt eller till någon del inte anser sig betalningsskyldig enligt fakturan äger Kommunen rätt att innehålla det omstridda beloppet. För det fall parterna är oense endast om viss del av det fakturerade beloppet ska Kommunen erlägga betalning med det ostridiga beloppet inom den i angivna tiden ovan. Faktura skickas månatligen till följande adress: Östhammars kommun, Box 106, 742 21 Östhammar. Referensnummer OK112000001 ska alltid anges på fakturan. 8 Personal Leverantören ansvarar för, och åtar sig att tillse, att Leverantörens personal som utför Tjänst(er) eller annat arbete som omfattas av detta Avtal alltid innehar erforderlig kunskap och erfarenhet för uppdragets genomförande. Tillfogas någon skada till följd av att Leverantören eller av Leverantören anlitade/anställda personer bryter mot detta Avtal och Kommunen är skyldig att utge skadestånd till den skadelidande eller annan ersättning ska Leverantören ersätta Kommunen för utgivet belopp samt övriga kostnader som föranletts skadeståndskravet. 9 Underleverantörer Leverantören får endast anlita underleverantör att genomföra hela eller viss del av uppdraget efter Kommunens uttryckliga och skriftliga godkännande såvida det inte är fråga om arbetsuppgifter är av rutinmässig art eller av mindre betydelse för uppdraget. Om underleverantör anlitats ansvarar Leverantören alltid gentemot Kommunen för underleverantören som för Leverantörens egen del enligt detta Avtal. 10 Sekretess De handlingar, dokument och uppgifter i övrigt som leverantören tagit del av för att fullfölja sitt uppdrag är belagda med sekretess även efter det att Avtalet i övrigt upphört att gälla mellan parterna. 11 Meddelanden/Kontaktpersoner Samtliga Meddelanden mellan parterna för detta Avtal ska för att vara giltiga ske skriftligen och skickas till följande adresser. För Kommunen: Östhammars kommun Att: Box 66 742 21 Östhammar Telefonnummer: 0173-86 e-postadress: @osthammar.se För Leverantören: Att:
3 (5) Adress: Telefonnummer: e-postadress: 12 Överlåtelse av avtalet Leverantören äger inte rätt att utan Kommunens skriftliga medgivande helt eller delvis överlåta Avtalet till någon tredje part. Leverantören äger inte utan kommunens föregående skriftliga tillåtelse överlåta fordringar eller andra anspråk (inklusive bland annat krav på skadestånd) hänförliga till detta Avtal till någon tredje part. 13 Ändringar och tillägg Ändringar och tillägg till detta Avtal ska för att vara giltiga vara skriftliga och undertecknade av för respektive parts behörig(a) person(er). 14 Force Majeure Part ska vara befriad från påföljd för underlåtenhet att fullgöra åtaganden enligt detta Avtal om underlåtenheten har sin grund i omständighet(er) utanför parts kontroll som förhindrar parts fullgörande av åtaganden enligt Avtalet. Omständigheter som befriar part från fullgörande av åtaganden enligt detta Avtal ska bland annat vara krig eller krigsfara, uppror eller upplopp, mobilisering, eller oförutsedda militärinkallelser av större omfattning, rekvisition, terrorism, omfattande brand eller översvämning, valutarestriktioner, arbetsmark-nadskonflikt där inte part själv är föremål för eller vidtar sådan konflikt samt ändrade anslag eller direktiv från statsmakterna. För att vara befriad från påföljd åligger det den part vars fullgörande hindras att snarast skriftligen Meddela den andra parten om hindret. Förhindrad part ska vidta skäliga ansträngningar för att mildra omfattningen och effekten av hindret samt återuppta fullgörandet av åtaganden som förhindrats så snart detta praktiskt kan ske. Då förhindret pågått i mer än trettio (30) dagar äger den part vars åtaganden inte varit förhindrade rätt att omedelbart skriftligen säga upp avtalet helt eller till de delar vars fullgörande varit förhindrade med iakttagande av en (1) månads uppsägningstid. 15 Skadestånd Har Kommunen sagt upp avtalet enligt 17 eller hävt Avtalet enligt 18 äger Kommunen rätt till skadestånd motsvarande samtliga Kommunens kostnader i samband med uppsägning eller hävning. Har Leverantören sagt upp eller hävt Avtalet till följd av att Kommunen i väsentligt hänseende brutit mot Avtalet äger Leverantören rätt till skadestånd för liden skada högst uppgående till det negativa kontraktsintresset. Krav på skadestånd ska ha meddelats Kommunen inom ett (1) år från att Avtalet upphört att gälla mellan parterna vid äventyr av att Leverantören därefter inte längre äger göra gällande några krav på skadestånd hänförligt till Avtalet. 16 Prevision Kommunen har med skatteverket avtalat om ett förebyggande samarbete, som benämns prevision. Prevision innebär att samtliga entreprenörer, i alla led, som kommer att delta i kommande avtal ska kontrolleras med avseende på registrering av mervärdeskatt, arbetsgivaravgifter, innehav av F-skatt samt eventuella skatteskulder. Leverantören ska ansvara för att denna kontroll kan genomföras. 17 Uppsägning Anser part att den andra parten inte tillfredställande fullgör sina åtaganden enligt Avtalet ska den missnöjde parten skriftligen meddela den andra parten detta med angivande av på vilket/vilka sätt part anser att den andra parten inte fullgör/fullgjort sina åtaganden enligt Avtalet. Den andra parten äger då snarast, dock senast inom fyra (4) veckor från att sådant meddelande mottagits,
4 (5) vidta rättelse. Har rättelse inte vidtagits inom den föreskrivna tiden äger den missnöjde parten omedelbart säga upp Avtalet i förtid med tre (3) månaders uppsägningstid. Uppsägning av Avtalet ska för att vara giltig ske i Meddelande till den andra parten. Förutom vad som anges i stycket ovan äger Kommunen alltid rätt att omedelbart säga upp Avtalet och/eller avrop enligt Avtalet med tre (3) månaders uppsägningstid om 1. Leverantören väsentligt misskött avrop 2. Leverantören brutit mot Avtalet 3. Leverantören inleder ackordförfarande, försätts i likvidation eller konkurs eller eljest kan antas vara på obestånd 4. väsentlig förändring vidtagits eller kommer att vidtas avseende Kommunens organisation Kommunen äger rätt att under uppsägningstiden beställa Tjänst(er) från annan leverantör. Har Kommunen sagt upp Avtalet ska Leverantören redovisa samtliga levererade Tjänster enligt Avtalet i en slutrapport till Kommunen. Vidare ska Leverantören, om Kommunen så begär, till Kommunen överlämna kopia av samtliga med anledning av Avtalet framtagna handlingar senast när Kommunen fullgjort sin betalningsskyldighet. 18 Hävning Part äger rätt att omedelbart häva Avtalet om den andra parten i väsentligt hänseende brutit mot Avtalet. Part äger vidare rätt att omedelbart häva enskilt/enskilda avrop om den andra parten i väsentligt hänseende brutit mot vad som överenskommits om visst avrop. Hävning av Avtalet och/eller avrop ska för att vara giltig ske i skriftligt meddelande till den andra parten. Utöver vad som anges i stycket ovan äger Kommunen alltid rätt att omedelbart häva Avtalet om Leverantören lämnat oriktiga uppgifter i anbudet eller på annat sätt i samband med upphandlingen och dessa uppgifter inte varit av oväsentlig betydelse vid bedömningen av tilldelningen av detta Avtal. 19 Omförhandling Part äger rätt att kalla till omförhandling om förutsättningarna för avtalets innehåll väsentligt förändrats. 20 Tvist Tvist angående tolkning eller tillämpning av detta Avtal och därmed sammanhängande frågor ska avgöras av svensk allmän domstol på Kommunens hemort med tillämpning av svensk rätt. 6. 2 SÄRSKILDA KONTRAKTSVILLKOR 21 Sociala krav Leverantören får inte i sin näringsverksamhet diskriminera någon på grund av kön, etnicitet, trosbekännelse, funktionshinder eller sexuell läggning eller av sådana skäl otillbörligt särbehandla arbetstagare eller arbetssökande. Leverantören ska följa de deklarationer och konventioner som undertecknats av Sverige inom områdena mänskliga rättigheter, arbetsrätt och miljöhänsyn. 22 Tillgänglighet Anbudsgivaren ska från och med avtalsstart bedriva fullständig verksamhet. Företagshäl-sovården ska ha god fysisk tillgänglighet för de kommunanställda, innebärande tillhandahållande av företagshälsovård i Östhammars tätort. Företagshälsovård ska ges utifrån de behov som föreligger och bokningarna ska ligga som grund för när leverantören måste befinna sig i Östhammar. Leverantören ska vara tillgänglig för mottagning, rådgivning och tidsbokning mellan kl. 08:00-17:00 alla vardagar. Anbudsgivarens verksamhet ska vara likvärdigt nåbar under hela året, även under lågintensiv arbetsperiod. Chefer ska kunna kontakta anbudsgivaren via telefon och e-post för kontakt om tidsbokning. Beställningsblankett för uppdrag upprättas tillsammans, köpare och
5 (5) anbudsgivare. Chefer ska kunna kontakta anbudsgivaen via telefon och e-post för kontakt om tidsbokning. Anbudsgivaren ska även kunna tillhandahålla telefonrådgivning och stöd för chefer. Avbokning ska kunna ske under kontorestid, helger och kvällar genom e-post eller telefonsvarare. 23 Uppföljningsmöten Anbudsgivarens kundansvarige, eller motsvarande, ska sex gånger per år delta i avstämningsmöten med representanter från kommunens personalkontor utan det debiteras som utförd tjänst. Avstämningsmötena avser ge en möjlighet till ömsesidigt informationsutbyte och utveckling av de avtalade tjänsterna. 24 Statistik Leverantören ska minst fyra gånger per år redovisa en tydlig och lättförståelig sammanställning i elektronisk form som ska innehålla statistik på övergripande-, verksamhets- och enhetsnivå och per utnyttjad tjänst med specifikation över: - Antal timmar - Kostnad - Avropade tjänster - Vilka yrkeskategorier som utfört avropade tjänster - Vem som utfört tjänsterna hos leverantören - Om insatserna som företagits varit av främjande eller förebyggande karaktär. - Statistik ska vara jämförbar över tid. Anbudsgivaren ska kunna redovisa statistik på begäran och utforma denna enligt beställarens önskemål. All redovisning och statistik ska vara kostnadsfri. 25 Debitering Tjänsterna för professioner under punkt 3.2 beställs efter behov till fastställt pris enligt basutbudet och faktureras efter utfört uppdrag och faktisk utförd tid månadsvis. Priset för utbildning tas ut för faktisk tidsåtgång efter anlitad kompetens, se del 4 (grå del, anbudspris). Priset ska omfatta förberedelse och presentation om inget annat överenskom-mits. Avbokning som görs per e-post eller telefonsvarare senast 24 timmar före bokad tid ska inte faktureras. Journaler från tidigare företagshälsovårdsleverantör ska på begäran kostnadsfritt övertas av anbudsgivaren. Journaler ska på begäran kostnadsfritt överföras till ny leverantör senast en månad efter avtalstidens slut.