Granskning av skötselavtal inom fritids- och kulturnämnden

www.pwc.se Revisionsrapport Lisa Åberg och Sandra Marcusson Granskning av skötselavtal inom fritidsoch kulturnämnden Sölvesborg kommun

Innehållsförteckning 1.1. Bakgrund... 1 1.2. Revisionsfråga och revisionskriterier... 1 1.3. Metod... 1 2.1. Rutiner för att upprätta och bevaka avtal...3 2.1.1. Avtalstyper...4 2.2. Insyn och uppföljning...4 Sölvesborg kommun

1. Inledning 1.1. Bakgrund Fritids- och kulturnämnden i Sölvesborgs kommun har fått till uppgift av kommunfullmäktige att främja fritids-, kultur-, biblioteks- och musikskoleverksamheten i kommunen. Nämnden ansvarar därigenom för fritidsgårdsverksamheten i kommunen, upplåtelse av lokaler och anläggningar till föreningar och organisationer, fördelning av bidrag till föreningar och organisationer samt lotteritillståndsgivning. Det finns cirka 170 föreningar av olika slag i Sölvesborgs kommun vars arbete och organisation ska uppmuntras och stimuleras genom fritidsoch kulturnämnden stöd. Ett sätt att främja föreningslivet är till exempel att upplåta diverse anläggningar, lokaler och tomter till föreningar genom skötselavtal av olika slag. Dessa avtal mellan kommun och utförare är viktiga dokument för reglering av uppdrag och utgångspunkt för förnyelse och en eventuell uppsägning. Betydande merkostnader kan uppstå till följd av bristande ordning och kontroll vad gäller sådana avtal. De förtroendevalda revisorerna i Sölvesborgs kommun har utifrån en bedömning av väsentlighet och risk givit i uppdrag att granska hanteringen av skötselavtal inom fritidsoch kulturnämnden. 1.2. Revisionsfråga och revisionskriterier Granskningen har utgått från att besvara följande övergripande revisionsfråga: Är fritidsoch kulturnämndens interna kontroll av skötselavtalen tillräcklig? Den övergripande revisionsfrågan har besvarats utifrån följande revisionskriterier: Finns kommunövergripande rutiner för att skriva, bevaka och följa upp avtal? Finns avtalsregister upprättade? Hur ser fritidsoch kulturnämndens rutiner för att skriva avtal ut? Hur regleras insynen i verksamheten som berörs? Sker uppföljning av det som överenskommits i avtalet? Hur sker uppföljning till fritidsoch kulturnämnden? 1.3. Metod Granskningen har genomförts genom intervjuer med berörda handläggare, dokumentstudier och viss ärendegranskning. Vi har intervjuat fritidsoch kulturnämndens presidium, fritidsoch kulturchefen och två medarbetare som arbetar med fritidsoch kulturfrågor. Vidare har vi granskat dokument såsom Sölvesborg kommun 1 av 7

nämndens reglemente, delegationsplan för fritidsoch kulturnämnden samt gällande skötselavtal. Rapporten har sakavstämts av fritidsoch kulturchefen. Sölvesborg kommun 2 av 7

2. Iakttagelser 2.1. Rutiner för att upprätta och bevaka avtal Sölvesborgs kommun har inte beslutat om kommunövergripande, dokumenterade rutiner för att skriva, bevaka och följa upp de avtal som tecknas. Enligt de intervjuade är det dock uttalat i kommunorganisationen att samtliga förslag till avtal ska godkännas av kommunens jurist innan avtalen behandlas politiskt. Fritids- och kulturnämnden har inte heller några särskilda dokumenterade rutiner för att upprätta och bevaka nämndens skötselavtal. Vid tidpunkten för granskningen har nämnden tio skötselavtal med olika föreningar i kommunen. Nämndens reglemente reglerar att fritidsoch kulturnämnden har rätt att utarbeta skötselavtal på max tre år för anläggningar eller lokaler som lyder under nämndens ansvar. Av intervjuerna framkommer att fritidsoch kulturchefen i samråd med kommunjuristen arbetar fram avtalsförslag. Avtalen upprättas i största möjliga utsträckning utifrån en mall som fritidsoch kulturnämnden har tagit fram för avtal. Detta innebär att avtalen skrivs på likartat sätt och att samtliga avtal inom en viss avtalstyp ser liknande ut och har ungefär samma innehåll. Avtalsmallen innehåller följande avtalspunkter: Nyttjanderättsobjekt, definitioner mm Syfte och användning Upplåtelsetid Nyttjanderättsavgift och driftbidrag Objektets skick Renhållning Ordning och säkerhet Nyttjanderättsobjekt, definitioner m.m. Drift och underhåll samt ersättning för drift och underhåll Förelägganden, tillstånd m.m. Försäkring och skador Fastighetsskatt Överlåtelse, upplåtelse och inteckning Underrättelseskyldighet Återställning Tillträde m m Förelägganden, tillstånd m m Försäkring och skador Ändringar och tillägg Avtalsexemplar Varje avtal skannas in och diarieförs i nämndens ärendehanteringssystem. Originalavtalen förvaras i pärmar i brandsäkra dokumentskåp hos nämndsekreteraren. I ärendehanteringssystemet sker bevakning av respektive avtal. När ett nytt avtal har upprättats och undertecknats sätter nämndsekreteraren en bevakning på ärendet i diariet. Det innebär att digitala påminnelser går ut via e-post till fritidsoch kulturchefen och nämndsekreteraren i god tid innan avtalet löper ut. Förvaltningen för ett manuellt avtalsregister. Av detta framgår när respektive avtal går ut. Sölvesborg kommun 3 av 7

2.1.1. Avtalstyper Fritids- och kulturnämnden har treåriga skötselavtal med idrottsföreningar vad gäller skötsel av kommunala idrottsanläggningar. Inom denna typ finns avtal med Mjällby AIF om Strandvallen, med Sölvesborgs GoIF om Svarta Led och med Sölvesborgs United om Ringaslätt. Föreningarna svarar för den dagliga skötseln av de kommunala idrottsplatserna och avtalen består av en bidragsdel och en driftdel med angivna belopp för respektive del. Kommunen står för driftskostnaderna, vilka betalas av fastighetsavdelningen som i sin tur internfakturerar fritidsoch kulturnämnden månatligen. Varje månad utbetalar fritidsoch kulturnämnden ett bidrag till föreningen för skötseln av anläggningen. Av intervjuerna framkommer att förvaltningen ett par gånger om året kontrollerar hur mycket driftkostnaderna har uppgått till. Efter årets slut sker en slutreglering av avtalet. Om driftkostnaderna då har överstigit de budgeterade så får föreningen sin bidragsdel för kommande år reducerad med mellanskillnaden. För de kommunala idrottsplatserna/anläggningarna står kommunen för periodiskt underhåll och eventuella investeringar genom fastighetsavdelningen. Medel till detta tilldelas från fritidsoch kulturnämndens budget. Fritids- och kulturnämnden har också avtal med Hälleviks hamnförening och Sölvesborgsvikens båtklubb för skötsel av kommunala hamnar. I dessa skötselavtal står föreningarna för de löpande intäkterna och kostnaderna och fritidsoch kulturnämnden står för periodiskt underhåll genom fastighetsavdelningen. Nämnden står också för eventuella investeringar men kapitalkostnader delas eller läggs helt på föreningen. Nämnden har också ett antal skötselavtal av mindre omfattning. Här kan till exempel nämnas avtal med en stugägarförening om att lägga ut och ta in en kommunal badbrygga, liksom avtal med en hembygdsförening om städ och skötsel av kommunal badplats. Vidare finns avtal för skötsel av sportfiske i Grundsjön, skötsel av vandringsleder på Hanö och för städning av konsthallen. 2.2. Insyn och uppföljning De intervjuade upplever insynen i föreningarnas verksamhet och ekonomi som god. Flera av de föreningar som nämnden tecknat skötselavtal med får också någon form av annat föreningsbidrag. Detta innebär att förvaltningen exempelvis är insatta i föreningarnas ekonomiska läge. För skötselavtalen avseende idrottsanläggningarna och hamnarna sker, som ovan nämnts, löpande kontroller av driftskostnader. Nämnden har inga dokumenterade rutiner för vilken uppföljning som ska ske av avtalen. Enligt de intervjuade följs skötselavtalen avseende idrottsanläggningarna upp och utvärderas kontinuerligt under året. Uppföljningen är inte formaliserad utan sker i dialog med föreningarna på möten, genomgångar ute på anläggningarna och via mejl och per telefon. De övriga skötselavtalen följs upp genom träffar med företrädare för föreningarna varje år. Av intervjuerna framkommer att nämnden strävar efter att skriva så kallade goda avtal med föreningar, som syftar till att föreningen ska känna att den får stöd och uppmuntran från kommunen. Det finns inga sanktionsmöjligheter inskrivna i avtalen som nämnden kan åberopa om föreningen inte gör det som avtalet reglerar. Nämnden har inte har någon Sölvesborg kommun 4 av 7

formaliserad uppföljning av att föreningarna genomför de åtaganden som avtalen reglerar. Enligt de intervjuade gör fastighetsavdelningen dock besiktningar ute på anläggningarna. De intervjuade upplever att medborgare och berörda föreningar är nöjda med nämndens hantering. Fritids- och kulturnämnden får uppföljning av avtalshanteringen i samband med årsbokslutet. Det är främst ordföranden och fritidsoch kulturchefen som har de löpande kontakterna och mötena med föreningarna. Av intervjuerna framkommer att det finns en stående punkt på nämndens dagordning för information från föreningslivet. Inom ramen för nämndens formaliserade internkontrollarbete har det inte skett någon uppföljning av skötselavtalen. Sölvesborg kommun 5 av 7

3. Revisionell bedömning Vi bedömer att fritidsoch kulturnämndens interna kontroll av skötselavtalen huvudsakligen är tillräcklig. Vi bedömer dock att nämnden, för att ytterligare stärka den interna kontrollen, bör kvalitetssäkra avtalshanteringen genom att dokumentera rutinerna för att upprätta, bevaka och följa upp skötselavtalen. Nedan utvecklar vi bedömningen utifrån revisionskriterierna. Finns kommunövergripande rutiner för att skriva, bevaka och följa upp avtal? Sölvesborgs kommun har inte fastställt några kommunövergripande rutiner för att skriva, bevaka och följa upp avtal. Vi noterar dock att det inom kommunorganisationen informellt gäller att samtliga förslag till avtal ska godkännas av kommunens jurist innan de behandlas politiskt. Finns avtalsregister upprättade? Fritids- och kulturnämnden har ett manuellt avtalsregister. Granskningen visar att samtliga skötselavtal diarieförs och bevakas genom ärendehanteringssystemet. Vid tidpunkten för granskningen har nämnden tio skötselavtal. Enligt vår bedömning är denna hantering ändamålsenlig. Hur ser fritidsoch kulturnämndens rutiner för att skriva avtal ut? Granskningen visar att fritidsoch kulturförvaltningen upprättar förslag till skötselavtal i samråd med kommunjuristen och att avtalen i största möjliga utsträckning följer en särskild mall. Vi bedömer dock att fritidsoch kulturnämnden behöver kvalitetssäkra upprättandet av avtal genom att dokumentera rutiner för hur avtal ska skrivas, vad i avtalen som ska följas upp, vilken metod för uppföljning som ska gälla, på vilka intervall uppföljning ska göras och vilken uppföljning som ska delges den politiska nivån. Uppföljning av efterlevnaden av upprättade avtalsrutiner kan med fördel planeras in som granskningsmoment i nämndens interna kontrollplan. Hur regleras insynen i verksamheten som berörs och hur sker uppföljning av det som överenskommits i avtalet? Vi konstaterar att nämndens insyn i verksamheten inte formellt regleras genom avtalen, men att såväl nämnd som förvaltning upplever sig ha god insyn. Vidare konstaterar vi att nämnden bedriver en kontinuerlig uppföljning av avtalen genom en löpande dialog med berörda föreningar. Nämnden har också en ändamålsenlig, dokumenterad uppföljning av driftskostnader. Vi rekommenderar att befintliga mallar för fritidsoch kulturnämndens skötselavtal utvecklas till att även omfatta en klausul som anger vilken uppföljning av avtalsefterlevnaden som nämnden avser göra under avtalstiden. Enligt vår bedömning bör avtalsmallen också innehålla information om nämndens Sölvesborg kommun 6 av 7

sanktionsmöjligheter om föreningen inte fullgör sina åtaganden samt vilka hävningsgrunder som ska gälla. Beträffande avtalsefterlevnad vill vi understryka vikten av att nämnden systematiskt följer upp att föreningen fullgör sina uppgifter enligt träffat avtal, liksom övriga regler och riktlinjer som föreningen har att följa för sitt åtagande. Hur sker uppföljning till fritidsoch kulturnämnden? Vi noterar att nämnden formellt följer upp avtalshanteringen i samband med årsbokslut. Nämnden får också löpande information om hanteringen av skötselavtal från ordföranden och förvaltningen på sammanträdena. Som ovan nämnts bedömer vi att dokumenterade rutiner bör upprättas som anger vilken uppföljning som ska delges den politiska nivån. 2015-01-15 Lisa Åberg Projektledare Fredrik Ottosson Uppdragsledare Sölvesborg kommun 7 av 7