Plats och tid: Sessionssalen, kommunhuset, Jokkmokk, klockan 10.00-15.50. Ajourneringar: 11.55-13.00 och 14.15-14.30 Beslutande ledamöter och tjänstgörande ersättare: Robert Bernhardsson (s), ordförande Birgitta Siljelöf (s) Sven Holmqvist (s) Anette Ek Lindqvist (s) Ann Enberg (s) Viktor Segerström (v) Henrik Blind (mp) Roland Boman (fjk) Kajsa Boman (fjk) Jonas Wiandt (fp) Karin Vannar (sv) Övriga närvarande: Anders Nygårds, kommunchef Marcus Sjaggo, sekreterare Erik Fagerström, teknisk chef, 137-139 Conny Öhman, gatuchef, 137-139 Ulrika Larsson, Vatten- och Miljöbyrån, 137-139 Kristina Holmgren, bibliotekschef, 140 Annika Almqvist, ekonomichef, 141-142 Marianne Engan, personalchef, 145 Gunilla Nyberg, integrationssamordnare, 152 Tid och plats för justering: Onsdagen den 14 oktober 2015 kl. 8.00 i kommunhuset i Jokkmokk Paragrafer: 135-155 Underskrifter: Sekreterare... Marcus Sjaggo Ordförande... Robert Bernhardsson (s) Justerande... Jonas Wiandt (fp) Birgitta Siljelöf (s) ANSLAG / BEVIS,
2 Organ: Kommunstyrelsen : 2015-10-12 Datum för anslags Datum för anslags uppsättande: 2015-10-15 nedtagande: 2015-11-06 Förvaringsplats för protokollet: Kommunhuset, Jokkmokk Underskrift:... Marcus Sjaggo
3 Innehållsförteckning. Ärenden markerade med * hölls bakom stängda dörrar 135 Val av justerare 136 Godkännande av föredragningslistan 137 Dnr 2015:780 ABVA (allmänna bestämmelser för vatten och avlopp) för Jokkmokks kommun 138 Dnr 2014:965 VA-taxa för Jokkmokks kommun 139 Dnr 2015:722 Förslag till VA-områden för Kvikkjokk och Kåbdalis 140 Dnr 2015:263 Biblioteksplan för Jokkmokks kommun 2015-2016 141 Dnr 2014:781 Frågan om eventuell kommunal förlusttäckning för Nordenskiöldsloppet 142 Dnr 2015:435 Tertialrapport 2 för 2015 143 Dnr 2015:782 Ansökan om medfinansiering av Leader Polaris 2020 144 Dnr 2015:783 Förslag om hur begreppen policy och riktlinje används i kommunens styrdokument 145 Dnr 2015:784 Förslag till samverkan med Gällivare kommun inom löneadministrationen 146 Dnr 2015:441 Bygdemedelsansökan- Mattisuddens byamän, upprustning av Mattisgården 147 Dnr 2014:972 Bygdemedelsansökan- Jokkmokks styrkelyftsklubb, inköp av löpband 148 Dnr 2015:189 Bygdemedelsansökan- Jokkmokks pistolklubb, investering i skyttesimulator
4 149 Dnr 2015:193 Bygdemedelsansökan- Jokkmokks ridklubb, investering i maskiner 150 Dnr 2015:773 Förslag till förändringar i kommunstyrelsens reglemente gällande arbetsutskottets arbetsuppgifter 151 Val av ledamot till minoritetsspråksgruppen 152 Information om flyktingverksamheten i Jokkmokks kommun 153 Anmälan av delegationsbeslut 154 Övriga anmälningsärenden 155 *Kommunstyrelsens ordförande och kommunchefen informerar*
5 135 Val av justerare Kommunstyrelsen beslutar att till justerare utse Jonas Wiandt (fp) och Birgitta Siljelöf (s). Ärendet Justering av protokollet från dagens sammanträde äger rum onsdagen den 14 oktober klockan 8.00.
6 136 Godkännande av föredragningslistan Kommunstyrelsen beslutar att godkänna utsänd föredragningslista.
7 137 Dnr 2015:780 ABVA (allmänna bestämmelser för vatten och avlopp för Jokkmokks kommun) Kommunstyrelsen beslutar föreslå kommunfullmäktige besluta att anta ABVA med tillhörande informationsdokument till fastighetsägare enligt förslaget. Ärendet Vattentjänstlagen innehåller vissa regler om hur en allmän Va-anläggning ska användas. I 21 återfinns en övergripande bestämmelse som anger ramen för fastighetsägarens användning av den allmänna anläggningen. Fastighetsägaren får exempelvis inte i avloppet släppa ut vätskor, ämnen eller föremål som kan inverka skadligt på ledningsnätet eller anläggningens funktion eller på annat sätt medföra skada eller olägenhet. Enligt 23 vattentjänstlagen kan kommunen fastställa ytterligare föreskrifter/bestämmelser för användningen av den allmänna Vaanläggningen. De allmänna bestämmelserna utgör en form av normgivning som kommunen bestämmer ensidigt, d.v.s. det krävs inte något avtal med fastighetsägaren för att bestämmelserna ska bli bindande. De allmänna bestämmelserna bör innehålla regler om förbindelsepunkters lägen och om anslutning till den allmänna Va-anläggningen. Vidare innehåller bestämmelserna regler om användningen av den allmänna anläggningen. Teknisk chef Erik Fagerström och gatuchef Conny Öhman föreslår: Att kommunfullmäktige antar ABVA med tillhörande informationsdokument till fastighetsägare enligt förslaget. Ärendets beredning Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut 2015-09-28. 92. Tjänsteskrivelse från teknisk chef Erik Fagerström och gatuchef Conny Öhman. Förslag till ABVA för Jokkmokks kommun. Kopia till Kommunfullmäktige
8 138 Dnr 2014:965 VA-taxa för Jokkmokks kommun Kommunstyrelsen beslutar föreslå kommunfullmäktige besluta att anta VA-taxan enligt förslaget. Ärendet Vattentjänstlagens 34 anger att Va-avgifternas belopp och hur avgifterna ska betalas ska framgå av en taxa och att kommunen får meddela föreskrifter om Va-taxan. Det totala avgiftsuttaget får inte överstiga de kostnader som är nödvändiga för att ordna och driva Va-anläggningen, och fördelningen av avgiftsuttaget ska ske utifrån vad som är skäligt och rättvist. Teknisk chef Erik Fagerström och gatuchef Conny Öhman föreslår: Att kommunfullmäktige antar VA-taxan enligt förslaget. Ärendets beredning Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut 2015-09-28, 93. Tjänsteskrivelse från teknisk chef Erik Fagerström och gatuchef Conny Öhman. Förslag till VA-taxa för Jokkmokks kommun. Överläggningar i kommunstyrelsen Ordförande föreslår att VA-taxan antas. Kopia till Kommunfullmäktige
9 139 Dnr 2015:779 Förslag till VA-områden för Kvikkjokk och Kåbdalis Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar föreslå kommunstyrelsen besluta föreslå kommunfullmäktige besluta att anta verksamhetsområden för Kåbdalis och Kvikkjokk enligt förslaget. Ärendet En allmän Va-anläggnings verksamhetsområde är det område inom vilket vattenförsörjning och avlopp (spillvatten, dagvatten) har ordnats eller ska ordnas genom anläggningen. Kommunen ska fastställa verksamhetsområdet med dess gränser. Av beslutet ska framgå vilka fastigheter som ingår i området. Ett verksamhetsområde kan vara begränsat till att bara gälla för en viss eller vissa vattentjänster. Det kan alltså finnas olika verksamhetsområden för en och samma Va-anläggnings anordningar för vattenförsörjning, spillvattenavlopp och dagvattenavlopp. Fastighetsägarna är avgiftsskyldiga för den vattentjänst inom vilkens verksamhetsområde fastigheten ligger. Va-huvudmannen är enbart skyldig att ordna med den vattentjänst eller de vattentjänster som verksamhetsområdet avser. Till grund för att etablera ett verksamhetsområde över en bebyggelse ska ligga en behovsprövning av vattentjänsten. Fastighetsägare som vill att fastigheten införlivas i kommunalt verksamhetsområde och är oense med kommunen om behovet, kan vända sig till länsstyrelsen för att få den att förelägga kommunen att ta in denna i verksamhetsområdet. Kommunen kan sen i sin tur överklaga länsstyrelsens beslut till Statens Va-nämnd. Kommunen ska alltid vara beredd att ta ställning till om det finns behov av att utvidga verksamhetsområdet inom kommunens gränser. Bestämmelserna i vattentjänstlagen, ABVA och Va-taxa gäller enbart inom verksamhetsområdet. Utanför verksamhetsområdet finns inga skyldigheter eller rättigheter för varken Va-huvudmannen eller fastighetsägaren. Om en Va-anslutning ändå genomförs till den allmänna Va-anläggningen, så regleras detta genom avtal mellan Va-huvudmannen och fastighetsägaren. Kommunen måste för sin planering och uppföljning av den allmänna Vaverksamheten hålla ordning på verksamhetsområdena. Informationen om vad som enligt kommunens beslut gäller för de olika verksamhetsområdena ska finnas samlad hos kommunen på ett sådant fortsättning
10 139 fortsättning sätt att myndigheter, fastighetsägare och andra har möjlighet att enkelt få reda på det aktuella läget. Det finns ingen skyldighet att informera länsstyrelsen om verksamhetsområdet. Ett verksamhetsområde får inskränkas enligt 9 vattentjänstlagen så att det inte omfattar en bebyggelse som uppenbarligen saknar behov av allmänna vattentjänster. Huvudmannen kan bli ersättningsskyldig för den skada som inskränkningen orsakar fastighetsägaren, men får vid ersättningsbestämningen tillgodoräknas de åtgärder som huvudmannen har vidtagit, d.v.s. nödvändiga kostnader för omställningsarbetet och nyanläggningar som krävts för de enskilda lösningarna. I detta ingår inte värdet av de delar av den allmänna anläggningen som fastighetsägaren tar över. Kommunens beslut om vilka områden som ska ingå i verksamhetsområdet är ett strategiskt beslut som får betydande konsekvenser och därför behöver beredas på ett tydligt sätt i samråd mellan planavdelningen, miljökontoret och Va-huvudmannen. Detta sker lämpligen inom ramen för Va-planeringen i en förvaltningsövergripande arbetsgrupp. I arbetsgruppen görs en gemensam bedömning av om det finns behov att ordna vattenförsörjning eller avlopp i ett större sammanhang med hänsyn till människors hälsa eller miljön enligt 6 vattentjänstlagen. Vaplaneringen ger möjlighet att prioritera mellan olika områden i kommunen där utökning av verksamhetsområdet behöver övervägas. Vahuvudmannen behöver bidra med kunskap om möjliga tekniska lösningar för allmänna vattentjänster och möjlighet till finansiering genom Va-avgifter enligt normaltaxa eller behov av särtaxa. I de flesta kommuner bereds ärendet i kommunstyrelsen för beslut i kommunfullmäktige, ibland efter yttrande från miljönämnd och teknisk nämnd eller Va-huvudmannens styrelse. Teknisk chef Erik Fagerström och gatuchef Conny Öhman föreslår: Att kommunfullmäktige antar verksamhetsområden för Kåbdalis och Kvikkjokk enligt förslaget. Ärendets beredning Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut 2015-09-28, 94. Tjänsteskrivelse från teknisk chef Erik Fagerström och gatuchef Conny Öhman. Förslag till VA-områden för Kvikkjokk och Kåbdalis. Kopia till Kommunfullmäktige
11 140 Dnr 2015:263 Biblioteksplan för Jokkmokks kommun 2015-2016 Kommunstyrelsen beslutar föreslå kommunfullmäktige besluta att anta biblioteksplanen, samt att uppmana kultur- och fritidsnämnden att se över tillgängligheten för biblioteket. Ärendet Biblioteksplanen är ett politiskt dokument. Via biblioteksplanen kan det skapas beredskap för morgondagens krav och förutsättningar och biblioteken kan bli stimulerade och lustfyllda mötesplatser för kunskap och upplevelse. Biblioteksplanen har funnits mellan år 2008-2012, det är nu dags att revidera den. Kommunfullmäktiges beslutade 2015-06-15, 45, att återremittera biblioteksplanen för att kompletteras med ett kapitel om det tillgängliga biblioteket för att om möjligt se över öppettiderna. Kultur- och fritidsnämnden har sedan dess sett över biblioteksplanen och reviderat den med följande: 1.1 Folkbiblioteksverksamheten i kommunen Under 2014 hade folkbiblioteketen i kommunen 6,0 fysiska besök per invånare, en ökning med 0,9 sedan 2013, och 7,6 lån per invånare, en ökning med 0,4 sedan 2013. Utlåningen av audiovisuella medier (bland annat ljusböcker och DVD) fortsätter att öka. 1.5.1 Det tillgängliga biblioteket En RFID-märkning av mediebeståndet vid länets folkbibliotek ska vara genomförd senast 2016. Eftersom vi då kommer kunna erbjuda låntagarna möjlighet att själva låna ut och återlämna sina medier frigörs tid för personalen och vi kan utöka öppettiderna fr.o.m. januari 2017. Biblioteket arbetar också för att 24-timmarsbiblioteket ska utvecklas, detta för att öka tillgängligheten och servicen till låntagaren. Genom webbsidan bibbo.se är biblioteket tillgängligt för besökarna dygnet runt. fortsättning
12 140 fortsättning Kultur- och fritidsnämnden beslutade 2015-09-09, 76, att skicka biblioteksplanen för 2015-2016 till kommunfullmäktige med förslag till ändringar. Ärendets beredning Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut 2015-09-28, 110. Kultur- och fritidsnämnden beslut 2015-09-09, 76 Kommunfullmäktiges beslut 2015-06-15, 45. Kommunstyrelsens beslut 2015-06-01, 93. Kultur- och fritidsnämndens beslut 2015-04-15, 23. Överläggningar i kommunstyrelsen Ordförande föreslår att biblioteksplanen antas samt att uppmana kulturoch fritidsnämnden att se över tillgängligheten för biblioteket. Kopia till Kommunfullmäktige
13 141 Dnr 2014:781 Frågan om eventuell kommunal förlusttäckning för Nordenskiöldsloppet Kommunstyrelsen beslutar att bevilja förlusttäckning med högst 500 000 kronor under förutsättning att villkor uppfylls i enlighet med ekonomichefens skrivelse. Ärendet Under längre tid pågår diskussioner i samhället och bland föreningar att Nordenskiöldsloppet, världens första och tuffaste skidtävling på 22 mil/220 km från Jokkmokk till Kvikkjokk och tillbaka ska återuppstå och köras på originalsträckan från 1884. Förutsättningar för genomförandet av loppet bedöms som lovande: 1) Historien: Världens första skidtävling fanns i Jokkmokk. Ingen trodde att det var möjligt att klara 22 mil på skidor inom ett dygn som den stora upptäcktsresanden E.A. Nordenskiöld hade hävdat att hans grupp hade gjort. 2) En helt ny dimension av utmaning för skidåkare och ultraidrottare: 22 mil ( är du lika tuff som de som åkte 1884? ) ska attrahera nya målgrupper, t.ex. ultralöpare från hela Europa att besöka Jokkmokk och Norrbotten. Nordenskiöldsloppet har jättestort potential som varumärke. Ett detaljerat koncept bifogas. Ett koncept för Nordenskiöldsloppet har utvecklats, Föreningsalliansen, JSK skidor, Destination Jokkmokk, Kultur & Fritid m.m. har ställt sig positivt till att utreda möjligheterna genom en förstudie. Förstudien ska omfatta: 1) Omvärlds- och potentialanalys gällande idrott, turism och det lokala & regionala näringslivet: - Potential för ultraskidtävlingar: Vasaloppsåkare/långloppsåkare, ultralöpare, elitmotionärer. - Potential för turism: Hur många nya besökare attraherar evenemanget? Hur många gästnätter skapar evenemanget? Räcker den befintliga infrastrukturen för att genomföra evenemanget på hög nivå? - Potential för det lokala och regionala näringslivet: Vilka intäkter kan förväntas? Vilka tjänster och produkter är relevanta för evenemanget? 2) Uppbyggande av kontakter och stödnätverk lokalt, regionalt, nationellt och internationellt. 3) Säkerställning av finansiering för ett 3-års-projekt via projektmedel, sponsorer och intäkter från tävlingsavgifter. fortsättning
14 141 fortsättning 4) Uppbyggande av kontakter med media och möjliga sponsorer. 5) Utredning av tekniska frågor som sträckan, infrastruktur för övernattningar osv. 6) Uppbyggande av ett lokalt projektnätverk som inkludera ideella föreningar och lokala företag. 7) Tekniska frågor gällande genomförandet: - Spårpreparering, spårmarkering och vägvisning, räddningstjänster, vätske- och matkontroller, tidtagning, funktionärer från ideella föreningar osv. 8) Dokumentation av historiska bakgrunden. Kommunstyrelsen beslutade 2014-09-08, 96, att en förstudie gällande genomförbarhet av Nordenskiöldsloppet på originalsträckan enligt beskrivning ska genomföras under förutsättning att länsstyrelsen beviljar regionala medel för förstudien. Förstudien ska pågå i 6 månader och börja omedelbart när länsstyrelsen beviljar regionala medel, att en avstämning görs efter att omvärlds- och potentialanalysen gjorts gällande idrott, turism och det lokala- och regionala näringslivet, samt att bygdemedel söks för 50 % av verksamheten, eller 227 500 kronor, 100 000 kronor för 2014, 127 500 kronor för 2015. Kommunstyrelsen beslutade 2015-09-07, 115, att uppdra till arbetsutskottet att utreda en eventuell kommunal förlusttäckning på upp till 500 000 kr för loppet. Ekonomichef Annika Almqvist har utrett ärendet och föreslår följande bland annat följande villkor: Stödmottagande organisation ska vara bildad och godkänd av kommunstyrelsens arbetsutskott innan tävlingen genomförs. Erforderliga avtal ska vara klara och godkända av kommunstyrelsens arbetsutskott innan tävlingen genomförs. Plan med målsättningar och budget för genomförandet ska vara godkänd av kommunstyrelsens arbetsutskott innan tävlingen genomförs. Beslutet gäller för en tävlingsomgång, antingen år 2016 eller år 2017. Stödet utfaller endast om en förlust uppstår i arrangerandet av själva tävlingen och gäller inte för kostnader i samband med exempelvis bolagsbildning eller andra indirekta kringkostnader. fortsättning
15 141- fortsättning Om kommunstyrelsens arbetsutskott finner det lämpligt ska representant från kommunen, under tiden fram till dess att tävlingen är avslutat, beredas plats i styrelse/styrgrupp för arrangerande organisation. Kommunen ska vara synlig i marknadsföringssammanhang inför och under tiden tävlingen pågår. Ärendets beredning Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut 2015-09-28, 98. Tjänsteskrivelse från ekonomichef Annika Almqvist daterad 2015-09-28. Kommunstyrelsens beslut 2015-09-07, 115. Kommunstyrelsens beslut 2014-09-08, 96. Tjänsteskrivelse från miljöstrateg Wolfgang Mehl. Kopia till Ekonomichef Annika Almqvist Utvecklingschef Jonas Sukloed
16 142 Dnr 2015:435 Tertialrapport 2 för 2015 Kommunstyrelsen beslutar föreslå kommunfullmäktige besluta att uppmana samtliga nämnder till att vara restriktiva med sina inköp och vara allmänt återhållsamma, samt att i övrigt godkänna tertialrapporten. Ärendet Jokkmokks kommun upprättar två tertialbokslut per år. Båda dessa rapporter behandlas i kommunfullmäktige. Den första tertialrapporten är enklare än den andra som upprättas utifrån lagens krav. Den första tertialrapporten redovisar till exempel ingen måluppfyllelse. Den är inte heller underlag för revision vilken den andra är. Båda delårsrapporterna är mycket enklare och inte lika omfattande och inte lika rik på information som årsredovisning är. Syftet med att lyfta upp en delårsrapport till kommunfullmäktige är att eventuella större budgetavvikelser blir kända för kommunfullmäktige. Tanken är då att det ska vara möjligt för kommunfullmäktige att fatta beslut som gör att de eventuella negativa budgetavvikelserna kan förändras så att de inte ska uppstå sett i ett helårsperspektiv. Utifrån detta resonemang har Jokkmokks kommun bestämt att den viktigaste delårsrapporten ur ett ekonomiskt styrningsperspektiv är den första tertialrapporten under varje år. Jokkmokks kommun redovisar ett positivt resultat uppgående till 0,4 miljoner kronor för tidsperioden januari till och med augusti år 2015. Det budgeterade resultatet för samma tidsperiod uppgår till 4,7 miljoner kronor. Det innebär att det redovisade resultatet är 4,3 miljoner kronor sämre än budgeterat. Att budgeterat resultat är högre i augusti än vid årsskiftet beror på periodiseringar och när i tid kostnaderna uppstår. Totalt har semesterlöneskulden minskat med 3,4 miljoner kronor sedan årsskiftet. Investeringarna har inte genomförts i den omfattning som beslutats i budgeten. Prognosen för helåret 2015 indikerar ett negativt resultat på 1,9 miljoner kronor, vilket är 3,2 miljoner kronor sämre än budgeterat resultat. Den största negativa budgetavvikelser finns inom socialnämnden men även fortsättning
17 142- fortsättning barn- och utbildningsnämnden och kommunstyrelsen visar på underskott gentemot budget. För finansieringen prognosticeras en positiv budgetavvikelse. Ärendets beredning Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut 2015-09-28, 97. Tertialrapport 2 per 2015-08-31 och prognos till 2015-12-31, upprättad 2015-09-28 av ekonomichef Annika Almqvist. Överläggningar i kommunstyrelsen Ordförande föreslår att samtliga nämnder uppmanas till att vara restriktiva med sina inköp och vara allmänt återhållsamma, samt att i övrigt godkänna tertialrapporten. Kopia till Kommunfullmäktige
18 143 Dnr 2015:782 Ansökan om medfinansiering av Leader Polaris 2020 Kommunstyrelsen beslutar att medfinansiera Leader Polaris 2020 med ca 1,4 miljoner kr fördelat på en 7-års period fram till år 2023, samt att uppdra till ekonomichefen att utreda hur vi ska finansiera Jokkmokks kommuns del i projektet. Ärendet Under föregående programperiod, mellan åren 2009-2014 omfattade Leader Polaris kommunerna: Kiruna, Gällivare, Jokkmokk, Överkalix och Kalix. Området var till ytan Sveriges näst största leaderområde och totalt beviljades ca 45 miljoner kr i projektstöd fördelat på 75 st. projekt av varierande storlek. 14 st. projekt var kommunspecifika för Jokkmokk och ytterligare 12 st. var kommunövergripande, det vill säga de berörde även andra kommuner inom utvecklingsområdet Leader Polaris. Under hösten 2014 har Leader Polaris tagit fram en ny utvecklingsstrategi som kommer att vara styrande för arbetet under åren 2016-2023. Ingående kommuner i Leader Polaris 2020 är: Gällivare, Överkalix och Jokkmokk. Leader Polaris 2020 har, av Jordbruksverket, beviljas en totalbudget på 40 miljoner kr att använda till lokala utvecklingsprojekt. För att få bedriva verksamhet finns det en undre gräns på 34 miljoner kr för utvecklingsområdets totala budget. Leader Polaris 2020 ansöker om medfinansiering från Jokkmokks kommun om 1,4 miljoner kr fördelat på en 7-års period fram till år 2023. Ärendets beredning Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut 2015-09-28, 99. Skrivelse från Leader Polaris inkommen 2015-09-15. Kopia till Leader Polaris Ekonomichef Annika Almqvist
19 144 Dnr 2015:783 Förslag om hur begreppen policy och riktlinje används i kommunens styrdokument Kommunstyrelsen beslutar att definiera begreppen policy och riktlinje i enlighet med personalchefens förslag. Ärendet Idag har vi en mängd policys och riktlinjer inom Jokkmokks kommun förutom personalpolitiska programmet. En del dokument beslutas av politiken och andra av tjänstemännen. Ingen har ett helhetsgrepp. Cheferna har svårt att veta vad som gäller och att det finns policys i olika frågor. Tydligast idag är nog det personalpolitiska programmet där alla Polices/riktlinjer finns samlade i ett dokument. Det skulle vara önskvärt att vi definierade vilken typ av dokument som ska ligga på politikernivå och vilka som ska ligga på tjänstemannanivå. Ett förslag kan vara att vi definierar begreppen: -Policy = kommunens förhållningssätt inom ett specifikt område (vad) -Riktlinje/rutin = styrande och vägledande för den enskildes handläggning av ett ärende (hur) Polices beslutas på politikernivå och riktlinjer/rutiner på tjänstemannanivå. Om vi hade alla olika policydokument samlade i ett dokument typ som personalpolitiska programmet och riktlinjer samlade under dessa blir vi tydligare utåt i organisationen. Om alla dokument beslutsdaterades och att det dessutom framgår vilken avdelning/funktion som ansvarar för framtagande av respektive handling får vi en kvalitetsförbättring. Man kan med fördel utse en samordnare som gör en översyn av nuvarande policys/riktlinjer för att kategorisera dessa i den ena eller andra boxen, ta reda på om gamla policys är giltiga idag, som såg till att nya dokument hamnar rätt på intranätet, döps rätt så de blir lättare att hitta och som dessutom skickar ut nya policys eller uppdaterade policys till berörda personer. fortsättning
20 144 - fortsättning Utöver detta kan samordnaren se till att vi får enhetliga dokument märkta med till exempel Jokkmokks kommuns logga genom att ta fram en mall som alla ska använda. Kanske vi ska vara tydliga utanför Jokkmokks kommun till våra kommunmedborgare om vilka policys och riktlinjer som finns. Genom ovan nämnda så får vi tydlighet, vi uppnår enhetlighet och vi får också effektivitets- och kvalitetsvinster. Även beslutsvägarna blir snabbare om riktlinjer/rutiner beslutas på tjänstemannanivå. Personalchef Marianne Engan föreslår kommunstyrelsen att besluta om att vi definierar begreppen policy och riktlinje enligt förslaget ovan. Ärendets beredning Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut 2015-09-28, 100. Tjänsteskrivelse från personalchef Marianne daterad 2015-09-15. Kopia till Personalchef Marianne Engan
21 145 Dnr 2015:784 Förslag till samverkan med Gällivare kommun inom löneadministrationen Kommunstyrelsen beslutar att Jokkmokks kommun ställer sig positiv till att samverka med Gällivare kommun inom löneadministrationen, att ge kommunchefen i uppdrag att förhandla detta med facket och efter det teckna avtal med Gällivare kommun, samt att uppdra till personalchefen att tillsammans med socialchefen säkerställa att erforderliga förberedelser inom socialnämndens system Time Care genomförs senast första kvartalet 2016. Ärendet Direktionen i Lapplands Kommunalförbund (LKF) tog i början av år 2014 ett beslut om att de fyra kommunerna inom LKF ska samverka inom olika områden. Att samverka inom löneadministrationen var ett område som diskuterades och som inte prioriterades bland de tre högst prioriterade områden vid den tidpunkten. Jokkmokks och Gällivares kommuner har utifrån sårbarhets- och ekonomiska faktorer ändå påbörjat en utredning om samarbete inom lönefunktionerna i syfte att säkerställa löneutbetalningar till våra medarbetare varje månad. Vi har identifierat uppgifter som är lämpliga för samverkan vilka framgår av bilagan. Nu är vi i ett läge där vi ska formalisera samverkan genom att upprätta avtal och vill därför få ett skriftligt besked om att vi ska fortsätta med detta arbete. Idag har Jokkmokks kommun 2,4 tjänster inom löneadministration. Gällivare kommun har sex tjänster. Naturligt blir då att Jokkmokks kommun köper en löneadministrativ tjänst av Gällivare kommun för att minska sårbarheten. Vi räknar med att vi behöver köpa tjänster motsvarande en tjänst på 0,3 av Gällivare kommun och därmed kan Jokkmokks kommun minska antalet tjänster motsvarande 1,0 tjänst. Ingen person blir uppsagd då tjänsten under en tid varit vikariat på vakant tjänst. fortsättning
22 145- fortsättning Vi planerar att köpa tjänsten av Gällivare från och med den 1 januari 2016. Ett arbete med att automatisera de manuella tidrapporterna pågår hos socialtjänsten och hinner de inte utföra detta arbete till den 1 januari 2016 så kan vi inte avsluta vikariatet på den vakanta tjänsten på lönesidan förrän socialtjänsten har löst det tekniska i denna fråga. En konsekvens blir att besparingen blir mindre än beräknat för år 2016. Personalchef Marianne Engan föreslår kommunstyrelsen att besluta om att Jokkmokks kommun ska samverka med Gällivare kommun och teckna avtal om köp av tjänster inom det löneadministrativa området. Ärendets beredning Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut 2015-09-28, 145. Tjänsteskrivelse från personalchef Marianne daterad 2015-09-14. Överläggningar i kommunstyrelsen Personalchef Marianne Engan informerar att uppdraget att säkerhetsställa de erforderliga förberedelserna inom Time Care kommer först att hinna genomföras under första kvartalet 2016 pga. att konsulterna inte har möjlighet att göra det innan årsskiftet. Vidare så informerar personalchefen att Vision vill ha på sig till fredag den 16 okt att ge ett definitivt svar vad de anser om förslaget. Kopia till Kommunchef Anders Nygårds Personalchef Marianne Engan
23 146 Dnr 2015:441 Bygdemedelsansökan- Mattisuddens byamän, upprustning av Mattisgården Kommunstyrelsen beslutar att tillstyrka bygdemedel med 158 044 kronor. Ärendet En bygdemedelsansökan på 126 435 kr har inkommit från Mattisuddens byamän. Medlen ska gå till en upprustning av Mattisgården med bl.a. installation av ny köksutrustning, inköp av nya konferensmöbler samt grävning av värmekulvert för energieffektivisering. Kommunstyrelsen beslutade 2015-06-01, 82, att remittera ärendet till kultur- och fritidsnämnden för ett utförligt yttrande. Ann Enberg, chef för fritidsfunktionen, har på uppdrag av kultur- och fritidsnämnden yttrat sig över ansökan. Positivt är att föreningen tänker på energiförbrukningen av att använda sig av bergvärmen även till tvättstugan. Viktigt är att renoveringen kommer till ett slut då uthyrningen av lokaler är en viktig inkomstkälla. Mattisuddens byamäns kalkyl känns lågt räknad, eftersom offerterna är nästan två år gamla, även de egna arbetena känns lågt, då det gamla köket ska plockas ut först och sedan tillkommer montering och uppsättning av nya köket, så föreningen har gjort bedömningen att ansöka om 158 044 kronor. Ann Enberg föreslår kommunstyrelsen bevilja bidrag med 158 044 kronor. Ärendets beredning Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut 2015-09-28, 102. Tjänsteskrivelse av Ann Enberg, chef för fritidsförvaltningen, daterad 2015-06-29. Kommunstyrelsens beslut 2015-06-01, 82. Bygdemedelsansökan inkommen 2015-04-17. Kopia till Länsstyrelsen Sökande Kommunsekreterare Marcus Sjaggo
24 147 Dnr 2014:972 Bygdemedelsansökan- Jokkmokks Styrkelyftsklubb, inköp av löpband Kommunstyrelsen beslutar att återremittera ärendet till kultur- och fritidsnämnden för att återigen utreda ärendet efter att tydlig investeringsplan har inkommit från föreningen, att be kultur- och fritidsnämnden redovisa de föreningsbidrag som föreningen får årligen, samt att be kultur- och fritidsnämnden ta reda på och sedan meddela kommunstyrelsen om fler föreningar har planerat för större investeringar som det kan behövas bygdemedel för. Ärendet En ansökan om bygdemedel på 258 525 kr har inkommit från Jokkmokks styrkelyftsklubb. Medlen ska användas till inköp av nya löpband till föreningens gym då de gamla börjar bli utslitna. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade 2014-11-17, 153, att remittera ärendet till kultur- och fritidsnämnden för yttrande med förslag på tillstyrkan eller avstyrkan av ansökan. Samtidigt begärde länsstyrelsen att styrkelyftsklubben skulle komma in med kompletteringar till ansökan. Dessa kompletteringar har nu inkommit. Kultur- och fritidsnämnden beslutade 2015-02-16, 10, att tillstyrka Jokkmokks Styrkelyftsklubbs ansökan. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade 2015-05-11, 41, att återremittera ärendet till kultur- och fritidsnämnden för ett mer utförligt yttrande. Ann Enberg, chef för fritidsfunktionen, har på uppdrag av kultur- och fritidsnämnden yttrat sig över ansökan. Jokkmokks Styrkelyftsklubb är Jokkmokks kommuns största förening med 1514 medlemmar, av dessa är 195 i åldern 13-20 år enligt senaste ansökan om föreningsstöd. Föreningen har en personal som sköter städningen m.m. fortsättning
25 147- fortsättning 2014 gjorde klubben en vinst med 67 777 kr mot 2013 då vinsten var 50 067 kr. Klubben är den största och aktivaste föreningen i kommunen och erbjuder friskvård och träningsmöjligheter året om sju dagar i veckan mellan kl. 05.00-21.00. Slitaget på anläggningen är stort, föreningen har därför ett behov av att byta ut sina löpband kontinuerligt. Kommunstyrelsens föreslås att tillstyrka ansökan. Kommunstyrelsen beslutade 2015-09-28, 147, att till kommunstyrelsens sammanträde begära in kompletterande uppgifter om tidigare beviljade bygdemedel samt investeringsplan för framtida träningsutrustning. Föreningen har skickat in sådana kompletteringar. Ärendets beredning Komplettering från Jokkmokks Styrkelyftsklubb daterad 2015-10-08. Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut 2015-09-28, 103. Tjänsteskrivelse av Ann Enberg, chef för fritidsförvaltningen, daterad 2015-06-29. Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut 2015-05-11, 41. Komplettering från Jokkmokks styrkelyftsklubb. Kultur- och fritidsnämndens beslut 2015-02-16, 10. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslut 2014-11-17, 153. Bygdemedelsansökan från Jokkmokks styrkelyftsklubb inkommen 2014-11-10. Överläggningar i kommunstyrelsen Ordförande föreslår att ärendet återremitteras till kultur- och fritidsnämnden för att återigen utreda ärendet efter att tydlig investeringsplan har inkommit från föreningen. Birgitta Siljelöf (s) föreslår att kultur- och fritidsnämnden redovisar de föreningsbidrag som föreningen får årligen. Henrik Blind (mp) föreslår att kultur- och fritidsnämnden tar reda på och sedan meddelar kommunstyrelsen om fler föreningar har planerat för större investeringar som det kan behövas bygdemedel för. Kopia till Sökande Kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidschef Conny Enström
26 148 Dnr 2015:189 Bygdemedelsansökan- Jokkmokks pistolklubb, investering i skyttesimulator Kommunstyrelsen beslutar att återremittera ärendet till kultur- och fritidsnämnden för att utreda ansökan igen då kompletteringen har inkommit. Ärendet En ansökan om bygdemedel på 475 475 kr har inkommit från Jokkmokks pistolklubb. Medlen ska användas till inköp av en ny skyttesimulator, denna behövs för att kunna följa de krav som gäller på tävlingar och anordna riksomfattande tävlingar enligt reglementet. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade 2015-05-11, 42, att remittera ärendet till kultur- och fritidsnämnden för ett utförligt yttrande. Ann Enberg, chef för fritidsfunktionen, har på uppdrag av kultur- och fritidsnämnden yttrat sig över ansökan. Under 2014 har föreningen haft verksamhet 4 dagar i veckan/vecka med 6-10 ungdomar/dag. Idag köper föreningen ett antal timmar från FAJ:s personalpool för arbetet med barn och ungdomar. Idag är det ett starkt ökande intresse för skytteverksamheten vilket gör att klubben måste utveckla verksamheten. Klubbens verksamhet hjälper barn och ungdomar på många sätt, skytte kräver ordning och regler men också koncentration, motivation, ansvar, räkna, mål och att kunna ta det lugnt vilket hjälpt många barn och ungdomar som har speciella behov. Ansökan kan delas upp i två delar. Den första delen är skyttesimulator som kommer stimulera fler barn och ungdomar att vilja pröva skytte, simulatorn används för olika skytte som fågel, hare, vildsvin, älg och björn, anläggningen kan även användas för att ta jägarexamen. Den andra delen är 10 elektroniska måltavlor för att få ett bättre skytteresultat, med de nya måltavlorna kan det anordnas riksomfattande tävlingar, om föreningen beviljas bidrag blir Jokkmokks Pistolklubb den första föreningen med dessa måltavlor och det gäller även simulatorn. Kommunstyrelsens föreslås att tillstyrka ansökan. fortsättning
27 148- fortsättning Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade 2015-09-28, 104, att till kommunstyrelsens sammanträde begära in kompletterande uppgifter om ungdomsverksamhetens omfattning. Till dagens möte har ingen sådan komplettering inkommit. Ärendets beredning Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut 2015-09-28, 104. Tjänsteskrivelse av Ann Enberg, chef för fritidsförvaltningen, daterad 2015-06-29. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslut 2015-05-11, 42. Bygdemedelsansökan från Jokkmokks pistolklubb inkommen 2015-03-04. Kopia till Sökande Kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidschef Conny Enström
28 149 Dnr 2015:193 Bygdemedelsansökan- Jokkmokks ridklubb, investering i maskiner Kommunstyrelsen beslutar att ej bevilja bidrag förrän ansökan kompletteras med ett innehåll. Ärendet En ansökan om bygdemedel på 99 400 kr har inkommit från Jokkmokks ridklubb. Ansökan avser investeringar i maskiner som fyrhjuling och baltrailer. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade 2015-03-09, 12, att remittera ansökan till kultur- och fritidsnämnden för yttrande. Kultur- och fritidsnämnden beslutade 2015-04-15, 30, att ställa sig positiv till att bevilja bidrag. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade 2015-05-11, 43, att återremittera ärendet till kultur- och fritidsnämnden för ett mer utförligt yttrande. Ann Enberg, chef för fritidsfunktionen, har på uppdrag av kultur- och fritidsnämnden yttrat sig över ansökan. Efter kontakt med den tidigare vice ordförande så är föreningen i stort behov en fyrhjuling. Några mer uppgifter har jag inte fått fram. Ansökan som föreningen lämnat in innehåller inte mer än formuläret, ingen offert och inget annat som kan underlätta arbetet med ansökan. Kommunstyrelsen föreslås att ej bevilja bidrag förrän ansökan kompletteras med ett bättre innehåll som motiverar ett positivt beslut. Ärendets beredning Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut 2015-09-28, 105. Tjänsteskrivelse av Ann Enberg, chef för fritidsförvaltningen, daterad 2015-06-29. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslut 2015-05-11, 43 Kultur- och fritidsnämndens beslut 2015-04-15, 30. fortsättning
29 149- fortsättning Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut 2015-03-09, 12. Bygdemedelsansökan från Jokkmokks ridklubb inkommen 2015-02-02. Kopia till Sökande
30 150 Dnr 2015:773 Förslag till förändringar i kommunstyrelsens reglemente gällande arbetsutskottets arbetsuppgifter Kommunstyrelsen beslutar att återremittera ärendet till arbetsutskottet för ytterligare beredning. Ärendet Kommunstyrelsen beslutade 2015-09-07, 124, att arbetsutskottet får ett särskilt uppdrag att arbeta med Jokkmokks vintermarknad som utvecklingsområde med fokus på strategiarbete för att kunna möta arrangemangets framtida utmaningar och möjligheter, att arbetsutskottet även ska arbeta med att utveckla, förnya och initiera nya arrangemang som kan ses som viktiga för kommunen, samt att uppdra till kommunsekreteraren att se över kommunstyrelsens reglemente gällande arbetsutskottet namn och uppgifter. Kommunsekreterare Marcus Sjaggo har berett ärendet. Undertecknad har fått i uppdrag av kommunstyrelsen att se över kommunstyrelsens reglemente gällande arbetsutskottets namn och uppgifter efter att kommunstyrelsen gett arbetsutskottet i uppgift att särskilt arbeta med att utveckla, förnya och initiera arrangemang inklusive Jokkmokks vintermarknad. Arbetsutskottet föreslås byta namn till kommunstyrelsens arbets- och tillväxtutskott. Det har funnits önskemål från utskottets ledamöter att även personalfrågorna ska lyftas fram bland de arbetsutgifter som utskottet redan har. Här har undertecknad föreslagit ett förtydligande i reglementet då det skulle bli ett väldigt långt namn på utskottet om ordet personal även lades till. Skulle kommunstyrelsen och kommunfullmäktige välja att ändra reglementet enligt förslaget så måste även en översyn av kommunstyrelsen delegationsordning göras. Ärendets beredning Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut 2015-09-28, 109. fortsättning
31 150- fortsättning Tjänsteskrivelse från kommunsekreterare Marcus Sjaggo daterad 2015-09-18. Kommunstyrelsens beslut 2015-09-07, 124 Överläggningar i kommunstyrelsen Henrik Blind (mp) föreslår att ärendet återremitteras till arbetsutskottet för ytterligare beredning. Ajournering Mötet ajourneras kl 14.15-14.30 under ärendets beredning. Kopia till Kommunstyrelsens arbetsutskott
32 151 Val av ledamot till minoritetsspråksgruppen Kommunstyrelsen beslutar att ånyo bordlägga ärendet. Ärendet Sven Holmqvist (s) har avsagt sig uppdraget som ledamot i minoritetspråksgruppen. Kommunstyrelsen beslutade 2015-09-07, 130, att bordlägga ärendet. Ärendets beredning Kommunstyrelsens beslut 2015-09-07, 130. Kopia till Kommunstyrelsen
33 152 Information om flyktingverksamheten i Jokkmokks kommun Kommunstyrelsen beslutar att lägga informationen till handlingarna. Överläggningar i kommunstyrelsen Integrationssamordnare Gunilla Nyberg informerar kommunstyrelsen om flyktingsituationen i kommunen.
34 153 Anmälan av delegationsbeslut Kommunstyrelsen beslutar att lägga ärendet till handlingarna. Ärendet Inga beslut har anmälts till sammanträdet.
35 154 Övriga anmälningsärenden Kommunstyrelsens beslutar att lägga redovisade anmälningsärenden till handlingarna. _ Ärendet Nedanstående delgivningar anmäls till sammanträdet. 1. Från Länsstyrelsen -Beslut om bygdemedel med 2 290 000 kr till projektet Ny kulturskola -Beslut om bygdemedel med 400 000 kr till projektet IFU- Integration för unga -Beslut att om interimistiska förbud mot åtgärder inom planerade naturreservat vid Karats i Jokkmokks kommun -Inspektionsrapport hos Överförmyndaren i Jokkmokks kommun 2. Från AB Jokkmokkshus -Styrelseprotokoll daterad 2015-08-18 3. Från socialnämnden -Tertialbokslut för perioden januari-augusti 2015 4. Från barn- och utbildningsnämnden -Tertialbokslut för perioden januari-augusti 2015 -Verksamhetsrapport från huvudmannen för läsåret 2014/2015 5. Från kommunchef Anders Nygårds -Riktlinjer för betalkort för Jokkmokks kommun
36 155 Kommunstyrelsens ordförande och kommunchefen informerar Kommunstyrelsen beslutar att lägga informationen till handlingarna. Överläggningar i kommunstyrelsen Kommunstyrelsens ordförande Robert Bernhardsson (s) och kommunchef Anders Nygårds informerar om den senaste tidens arbete.