1 (1) Datum 2014-10-29 Vår referens Josefin Haugthon Planeringssekreterare Josefin.Haugthon@malmo.se Tjänsteskrivelse Riktlinje för timavlönade SOFS-2014-463 Sammanfattning Samtliga förvaltningar ska under 2014 ta fram en särskild handlingsplan i syfte att minska andelen timavlönade timmar och antalet timavlönade medarbetare. Stadsområdesförvaltning Söder har tagit fram ett förslag på handlingsplan för att minska andelen timavlönade inom avdelningen för vård-och omsorg på förvaltningen. Förslag till beslut föreslås besluta att anta handlingsplanen för minskning av andelen timavlönade. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse SoN 141126 Riktlinjer för timavlönade Riktlinje timavlönade G-Tjänsteskrivelse Riktlinje timavlönade Beslutsplanering s arbetsutskott 2014-11-12 2014-11-26 Ansvariga Annika Andersson, HR-chef SIGNERAD
Typ av dokument Handlingsplan Beslutat av Fastställelse 2014- Ansvarig Avdelningschef vård och omsorg Revideras December 2015 Följs upp Vid delårs- och årsbokslut Handlingsplan för minskning av andelen timavlönade i stadsområdesförvaltning Söder Syfte har fått uppdraget av kommunstyrelsens arbetsgivarutskott att ta fram en särskild handlingsplan i syfte att minska andelen timavlönade timmar och antalet timavlönade medarbetare. Handlingsplanen är upprättad utifrån de fastställda riktlinjerna kring timavlönade. Bakgrund Malmö stad har en hög andel timavlönade medarbetare. Deras arbetade tid omräknat till heltid motsvarade ca 1 200 medarbetare per månad under 2013. I Malmö stads budget 2014 framhålls särskilt målsättning att minska andelen timavlönade timmar mot bakgrund av mål kring kvalitet i verksamheten, arbetsmiljön och möjlighet till heltid/önskad tjänstgöringsgrad. I budgeten framgår att målet är att halvera andelen timavlönade timmar till förmån för fastare anställningar. Handlingsplanen för stadsområdesförvaltning Söder har tagits fram i samverkan mellan arbetsgivaren och fackförbundet Kommunal. Kartläggning av omfattningen av timavlönade timmar I stadsområdesförvaltning Söder arbetar timavlönade medarbetare främst inom avdelningen för vård och omsorg. Inom avdelningen finns en bemanningsenhet som organiserar de timavlönade som arbetar i verksamheten. Bemanningsenheten rapporterade för perioden 2013-01-01 2013-08-31 att 35 095 arbetstimmar utförts av timavlönade. För motsvarande period 2014 utfördes enligt enhetens statistik 19 564 timmar. En avsevärd minskning av timavlönade timmar har alltså skett mellan 2013 och 2014. Det ska dock tilläggas att perioderna inte är helt jämförbara eftersom perioden 2013-01-01 2013-08-31 till större delen gäller stadsdelsförvaltning Fosie, medan perioden 2014-01-01 2014-08-31 gäller stadsområdesförvaltning Söder. En jämförelse mellan andelen timavlönade timmar i juli 2013 med andelen timavlönade timmar i juli 2014 bekräftar den minskning som bemanningsenhetens statistik visar, se tabell 1.
Tabell 1: Andel timavlönade i procent av all närvaro SoF Söder Juli 2013 Juli 2014 SoF Söder 18,4 % 9,5 % SoFS avd. Bistånd vård och omsorg 0,00 % 0,0 % SoFS avd. Individ- ooch familjeomsorgen 0,6 % 0,0 % SoFS avd. Områdesutveckling 3,5 % 2,4 % SoFS avd. Vård och omsorg 24,1 % 12,8 % SoFS Ekonomiavdelning 0,0 % 0,0 % SoFS Förvaltningsledning 0,0 % 0,0 % SoFS HR-avdelning 0,0 % 0,0 % SoFS Kommunikationsavdelning 0,0 % 0,0 % Hindrande strukturer för att minska timavlönade timmar och antalet timavlönade Hindrande strukturer för att minska andelen timavlönade timmar kan vara: Att timavlönade inte är flexibla genom att de exempelvis endast vill arbeta i en specifik arbetsgrupp eller vissa veckodagar. Detta gör att det är svårt att minska antalet timavlönade eftersom det krävs fler personer för att utföra samma antal timmar. Ett sätt att minska beroendet av timavlönade timmar kan vara att använda alternativa arbetstidmodeller. Men alternativa arbetstidsmodeller kräver en lång arbetsprocess och konsensus i arbetsgruppen, vilket försvårar möjligheten att pröva alternativa sätt att organisera arbetstiden. Bristande kompetens när det gäller schemaläggning och planering. Detta gör att schemaläggningen inte blir optimal och att timavlönade arbetar för att kompensera för den bristande planeringen. Att timvikarierna själva lägger in de tider som de är tillgängliga i systemen Vikariebanken och Time Care Pool. Det händer att vikarier som inte registrerat sig som tillgängliga trots allt är tillgängliga när chefer ringer och vill boka dem. Konsekvensen blir att det behövs fler timavlönade. Tradition och/eller kultur påverkar när verksamheten bokar in timavlönade, till exempel att timavlönade bokas för planerad frånvaro. Ett sätt att minska andelen timavlönade är att månadsanställa vikarier på deltid. Men om dessa deltidsanställda vikarier behöver arbeta utöver den överenskomna deltiden innebär det ökade kostnader för verksamheten. Detta eftersom ersättning för mertid utbetalas. Mätbara delmål 2014 Under våren 2014 har avdelningen för vård och omsorg påbörjat ett arbete för att minska timavlönade timmar. Detta har gjorts främst genom så kallade överanställningar, det vill säga att verksamheterna månadsanställt extra resurser. Satsningen har resulterat i den kraftiga minskningen av antalet timanställda som presenterats i tabell 1. Rekommendationen om en minskning med 20 % av andelen timavlönade timmar som anges i Budget 2014 har redan uppnåtts. Stadsområdesförvaltning Söders målsättning är att andelen timavlönade timmar ska
röra sig runt 7 % och verksamheten har befunnit sig på denna nivå under flera månader 2014, se diagramet nedan. Nivån 7 % ses som lämplig eftersom statistik visar att det motsvarar den frånvaro som inte går att planera för, exempelvis korttidssjukfrånvaro och vård av barn. För denna typ av frånvaro behöver verksamheterna den flexibilitet som timavlönade timmar ger. För att bibehålla en nivå runt 7 % med timavlönade timmar kommer förvaltningen att arbeta vidare med att: Fortsätta månadsanställa/överanställa personal. Analysera varför och när verksamheterna tar in timavlönade. Fortsätta med strategiska uppföljningar av statistik. Arbeta för en god frisknärvaro. Mätbara delmål inför 2015 För att bibehålla nivån med 7 % timavlönande under 2015 ska stadsområdesförvaltning Söder fortsätta att använda bemanningsenheten. Bemanningsenheten arbetar idag med att ersätta korttidsbehovet inom vård- och omsorgsverksamheten och två bemanningsplanerare är verksamheten behjälplig med detta. Beställningar av timavlönade görs till bemanningsenheten som sedan tillsätter kvalificerade timavlönade genom systemet Time Care Pool (TCP). Bemanningsenheten rekryterar timanställda som kan täcka korttidsbehovet. Enheten säkerställer även kompetensen (undersköterska eller studerande till undersköterska) samt följer upp och utvärderar kontinuerligt de timanställdas prestation under anställningstiden. Bemanningsenheten arbetar strategiskt med att följa upp behovet ute i verksamheterna genom den bokningsstatistik som tas fram ur TCP varje månad. Uppföljningen gör att man kan lyfta långvariga korttidsbehov som verksamheten kan åtgärda genom att exempelvis månadsanställa.
Under 2015 kommer förvaltningen att fortsätta utveckla stadsområdesförvaltning Söders bemanningsenhet i riktning mot högre kvalitet vilket i sin tur förväntas skapa större nöjdhet bland cheferna. Samarbetet mellan TCP och cheferna kommer att fördjupas så att förvaltningen regelbundet kan utvärdera användingen av timavlönade och genom det höja kvaliteten för brukarna. Förvaltningen kommer också att arbeta vidare med att säkerställa kompetensen i TCP genom att ställa krav på exempelvis utbildning för att det i sin tur ska höja kvaliteten i vård- och omsorgsverksamhet. För att bibehålla en nivå runt 7 % timavlönade timmar kommer förvaltningen att arbeta vidare genom: Månadsuppföljningar av timavlönade. Analysera varför och när verksamheterna tar in timavlönade och tydliggöra när timavlönade ska bokas (exempelvis vid korttidsfrånvaro). Att arbeta för en högre frisknärvaro i verksamheterna. Kompetenshöjande- och/eller utbildningsinsatser för att uppnå adekvat utbildningsnivå Stadsområdesförvaltning Söders avdelning för vård och omsorg ska säkerställa att rätt kompetens tas in vid nyrekrytering. Genom att använda en tydlig kravprofil som tagits fram genom analys av verksamheternas behov kan det säkerställas att rätt kompetenskrav ställs och att brukarna kan säkras en god omvårdnad av kvalificerad personal. Vid behov ska vårdbiträden valideras till undersköterskor. Åtgärder Stadsområdesförvaltning Söders avdelning för vård och omsorg har tagit beslut om följande åtgärder: Avdelningschef, enhetschefer och sektionschefer kommer i samarbete med HRavdelningen att kartlägga förvaltningens korttidsbehov. En kartläggning av tillgänglighetsgrad hos de timavlönade som idag är kopplade till bemanningsenheten ska genomföras eftersom låg tillgänglighetsgrad kan hindra en minskning av antalet timavlönade. Arbeta vidare med de verksamheter där det bokas många timavlönade men som inte motsvarar ett korttidsbehov utan ett behov av en längre personalplanering. Möjliggöra stöd och utbildning till de cheferna som enligt statistiken har ett behov. Samverka med fackförbundet Kommunal gällande timavlönade och den strategiska planeringen. Utbildningsinsatser för avdelningschef, enhetschefer och sektionschefer i statistikoch uppföljningsverktyget KOLL. Utbildningsinsatser i personalplanering och schemaläggning för sektionschefer. Åtgärden har påbörjats under hösten 2014 och ska fortsätta under år 2015. Följande utbildningsinsatser kommer att genomföras under hösten 2014: o Allmänna bestämmelser om anställning och arbetstider 15/10 och 23/10
o Arbetstidsmodeller och delaktighetsprocessen 3/11 och 6/11 o Analys av personaldata - verktyg för att planera och följa upp 12/11 och 24/11 Uppföljning och analys Stadsområdesförvaltning Söders avdelning för vård och omsorg ska arbeta vidare med uppföljning och analys genom att: En gång i månaden ska verksamheterna gå igenom statistik från statistik- och uppföljningsverktyget KOLL tillsammans med en ekonom. Statistiken ska lyftas i samtliga ledningsgrupper samt på sikt även vid arbetsplatsträffarna (APT). Samtliga chefer inom vård och omsorg ska en gång per månad erhålla bokningsstatistik från TCP. Varje verksamhet ska sätta upp SMART-mål för att uppnå 7 %. Varje verksamhet ska följa upp och utvärdera resultat och utförda åtgärder. Jämföra genomsnittet av timavlönade timmar för perioden juli-december 2013 med genomsnittet av timavlönade timmar för perioden juli-december 2014. Stadskontoret följer upp förvaltningarnas mål vid varje delårs- och årsbokslut samt följer och analyserar resultatet av arbetet med handlingsplanerna för att identifiera eventuella behov av kommunövergripande åtgärder.
SIGNERAD 2014-08-20 Malmö stad Stadskontoret 1 (2) Datum 2014-08-19 Vår referens Liselott Nilsson HR-direktör Tjänsteskrivelse liselott.nilsson@malmo.se Riktlinje timavlönade STK-2014-665 Sammanfattning För att stödja nämnderna i arbetet med att nå målet kring att minska andelen timavlönade timmar har förslag till riktlinjer kring timavlönade tagits fram. Stadsområdesnämnderna, sociala resursnämnden och förskolenämnden anmodas ta fram handlingsplaner med mätbara delmål Nämnderna bör fastställa sina handlingsplaner senast i november 2014. Förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsgivarutskott föreslås besluta att fastställa riktlinjer kring timavlönade att anmoda stadsområdesnämnderna, sociala resursnämnden och förskolenämnden att ta fram handlingsplaner med angivande av mätbara delmål för 2014 respektive 2015 för att minska andelen timavlönade timmar och antalet timavlönade medarbetare till förmån för ökad kvalitet i verksamheten och tryggare anställningar. Nämndens handlingsplan bör fastställas i november 2014 att uppdra åt stadskontoret att utöka uppföljningen av målet till varje delårs- och årsbokslut att uppdra åt stadskontoret att analysera resultatet av nämndernas arbete för att identifiera eventuella behov av kommunövergripande åtgärder Beslutsplanering Arbetsgivarutskottet 2014-08-26 Ärendet För att kunna erbjuda Malmöborna en hållbar god service är det av avgörande betydelse att Malmö stad kan rekrytera, utveckla och behålla engagerade medarbetare med rätt kompetens. Våra medarbetare ska erbjudas goda anställningsvillkor, möjlighet till arbete på heltid eller önskad tjänstgöringsgrad samt en god arbetsmiljö. Malmö stad har fortfarande en hög andel timavlönade medarbetare. Deras arbetade tid omräknad till heltid motsvarade ca 1 200 medarbetare per månad under 2013. Andelen arbetade timmar av timavlönade medarbetare i relation till antal arbetade timmar totalt varierade mellan yrkesgrupperna, högst var den bland vårdbiträden, 39 %, vårdare, 16 %, barnskötare, 13 % och undersköterskor, 8 %.
2 (2) De åtgärder som hittills genomförts, bl a utredning kring kommungemensam vikariepool, förslag till kommungemensam korttidsbemanningsenhet samt uppföljning av nämndernas arbete med att finna modeller för en effektiv och kvalitetssäkrad korttidsbemanning har hittills inte minskat beroendet av timavlönade medarbetare. Att organisera och bemanna verksamheten på ett hållbart sätt är ett chefsansvar. En hållbar resurs- och bemanningsplanering är en förutsättning för en god arbetsmiljö och för att rekrytera medarbetare med rätt kompetens. Arbetet med att öka grundbemanningen och finna bra modeller för korttidsbemanning behöver intensifieras för att kunna minska andelen timavlönade medarbetare. I Budget 2014 framhålls särskilt målsättningarna att minska andelen timavlönade timmar generellt mot bakgrund av mål kring kvalitet i verksamheten, arbetsmiljö och möjlighet till heltid/önskad tjänstgöringsgrad. I budgeten framgår att målet är att halvera andelen timavlönade timmar till förmån för fastare anställningar. För att stödja nämnderna i arbetet med att nå målet har förslag till riktlinje kring timavlönade tagits fram, innehållande uppdraget att ta fram mål och särskild handlingsplan i de nämnder som har en stor andel timavlönade. Nämndernas bör fastställa sin handlingsplan senast i november 2014. Ansvariga Jan-Inge Ahlfridh Stadsdirektör
Stadskontoret Riktlinjer timavlönade För att kunna erbjuda Malmöborna en hållbar god service är det av avgörande betydelse att Malmö stad kan rekrytera, utveckla och behålla engagerade medarbetare med rätt kompetens. Våra medarbetare ska erbjudas goda anställningsvillkor, möjlighet till arbete på heltid eller önskad tjänstgöringsgrad samt en god arbetsmiljö. Malmö stad ska vara ett föredöme som arbetsgivare och stärka bilden av Malmö stad som en attraktiv arbetsplats. I Budget 2014 framhålls särskilt målsättningen att minska andelen timavlönade timmar mot bakgrund av mål kring kvalitet i verksamheten, arbetsmiljön och möjlighet till heltid/önskad tjänstgöringsgrad. I budgeten framgår att målet är att halvera andelen timavlönade timmar till förmån för fastare anställningar. Malmö stad har en hög andel timavlönade medarbetare. Deras arbetade tid omräknad till heltid motsvarade ca 1 200 medarbetare per månad under 2013. Andelen arbetade timmar av timavlönade medarbetare i relation till antal arbetade timmar totalt varierade mellan yrkesgrupperna, högst var den bland vårdbiträden, 39 %, vårdare, 16 %, barnskötare, 13 % och undersköterskor, 8 %. En tidsbegränsad anställning som innebär att medarbetaren är timavlönad ska endast tillämpas i begränsad utsträckning. För att minska omfattningen både vad gäller andelen timavlönade timmar och antal timavlönade medarbetare ska anställningar som är planerade att pågå tre veckor eller längre och som omfattar minst 40 % av den för motsvarande heltid gällande arbetstiden, vara månadsavlönade (gäller HÖK). Handlingsplan och uppföljning Riktlinjen omfattar alla förvaltningar. Stadsområdesförvaltningarna, sociala resursförvaltningen samt förskoleförvaltningen ska under 2014 ta fram en särskild handlingsplan i syfte att minska andelen timavlönade timmar och antalet timavlönade medarbetare. Handlingsplanen bör behandlas i nämnden senast i november 2014. Handlingsplanen ska innehålla en kartläggning av omfattningen av timavlönade timmar samt beskrivning av eventuellt hindrande strukturer för att minska timavlönade timmar. Handlingsplanen ska utifrån målsättningen i Budget 2014 innehålla mätbara delmål för 2014 respektive 2015. För 2014 bör delmålet sättas till att antalet timavlönade timmar ska minska med minst 20 %. Vidare ska i handlingsplanen framgå behov av kompetenshöjande- och/eller utbildningsinsatser för att uppnå adekvat utbildningsnivå.
2 (2) Handlingsplanen ska också beskriva vilka åtgärder som planeras och hur uppföljningen ska genomföras. Uppföljning och analys ska göras utifrån olika perspektiv; kvalitet i verksamheten, bemanning, organisering och ekonomi. Arbetet med handlingsplanen ska ske i samverkan med berörda fackliga organisationer. För att underlätta uppföljning, analys och bemanningsplanering finns IT-stöd i form av Koll HR Produktiv resurs, åtkomligt via Komin. Arbete pågår med ytterligare ett ITstöd Koll HR Timrapporter, som beräknas finnas tillgängligt inför arbete med DR2. Produktiv resurs visar den faktiska närvaron omräknad till heltidsresurser baserat på månadsanställda (tillsvidare- och tidsbegränsat anställda), timavlönade samt eventuell extra närvaro. Även frånvaro kan följas upp fördelad på olika orsaker. Timrapporter visar ett antal olika nyckeltal, t ex andel timavlönade i förhållande till månadsanställda och också vikarier i relation till frånvaro. Stadskontoret följer upp förvaltningarnas mål vid varje delårs- och årsbokslut samt följer och analyserar resultatet av arbetet med handlingsplanerna för att identifiera eventuella behov av kommunövergripande åtgärder.