NÄR GOLFKLUBB Sid 1 (5) Styrelsemöte med När Golfklubb den 24 augusti 2013, kl 10.00, klubbhuset När Golfklubb. Närvarande: Helen Nordenson, Marie Gahnström, Anders Lyander, Ronny Dellevik, Anders Pettersson, Ulf Norlén och Anette Keiler Arvedson. Anmält förhinder: Mikael Thorén 1. Mötets öppnande: Helen Nordenson öppnade mötet med att hälsa alla välkomna. 2. Justerare: Anders Lyander valdes att jämte ordförande justera protokollet. 3. Anmälan övriga frågor att behandlas: Mötestider, regelpromenad, årsmötet. 4. Fastställande av dagordningen: Fastställdes. 5. Föregående protokoll: Inga kommentarer, godkändes och lades till handlingarna. 6. Kommande möte: Styrelse/planering... 14 september... 10-16... När Golfklubb Styrelsemöte... 3 oktober... 18.00... När Golfklubb Årsmöte... 2 november... 15.00... När Golfklubb Konstituerande... 2 november 7. Ekonomi: Berth Svensson, Reko, tillfrågad och åtar sig att göra bokslut, pris 10-15 000 kr, Anders L kommer att vara med. Anders L redovisade ekonomin. Följande frågor kom upp vilka Anders L tar reda på till nästa möte: Hur bokförs sponsringen varor och tjänster, vem följer upp detta? Övriga kostnader, stor post? Kortfristiga skulder? Intäkter +90 000 kr och kostnader -478 000 kr, jämfört med förra året. På papper ser ekonomin bra ut. Anders L ska undersöka om vi kan få ner räntan på lånen hos Sparbanken Gotland. Anders L ska även ta in pris på att lägga ut löpande bokföring och löner. Anders L ska undersöka vad som krävs för att övergå från brutet räkenskapsår till kalenderår. 8. Information från ordförande och andra ledamöter respektive ansvarsområde Personal/Kansli/Banan: Birgitta Jönsson kommer att hoppa in extra i kansliet när Britt har semester etc. Emmy slutar sista augusti, Pernilla och Jesper slutar sista september. Restaurang: Helen träffar restaurangen 25 augusti, angående förlängning av kontraktet samt hyran. Shop: Helen skulle haft möte i veckan med Fredrik Ström nu framskjutit. Banan: Ulf Norlén, Anders Pettersson och Göran Karlsson har träffat Frank Fredriksson från Rainbird rörande bevattningen. Den behöver bl a kompletteras med nya rör. Fredriksson kommer att lämna ett kostnadsförslag. Datorstyrning av bevattningen fungerar inte, datorn måste ses över. Dammarna är rensade och vatten är påfyllt. 16:e hålet föreslås att det byggs en kulle plus bunker. Flera säger att vår bana påminner om en Skotsk hedbana, så vår marknadsföring är inte helt fel. Omslopningen kommer Paul att ansvara för med hjälp av Göran Hermes från SGF. De banor som ska slopas om är Visby GK, Gotska GK samt När GK.
Fastighet: Ronny har fått fram fastighetskartan och ritningar för beredningsbod. Spaljéjobbet är inte aktuellt. Ronny undersöker tillsammans med Göran vad som behöver underhållas och kan byggas under vintern. Styrelsens förslag till valberedningen är att Fastighetskommittén läggs ner och att Ronny från styrelsen och Göran Karlsson ansvarar för underhållet och kallar in ideella krafter när något behöver göras. Hemsidan: Anette finns på När vecka 37 och vill då uppdatera hemsidan tillsammans med Helen och Marie. Regelpromenaden finns på hemsidan, behöver pålysas att den finns. Sponsring/Marknadsföring: Anette vill ha bättre koll på fakturorna som kommer till klubben när det gäller sponsring och marknadsföring. Sponsordagen den 28 september kl 13.00. Dagen är en VIP-dag för sponsorer. Sponsorer kan köpa till biljetter till denna dag för 950 kr/st. Tommy Wahlgren kommer som konferenciär denna kväll. Inbjudan ska skickas ut senast sista augusti. Helen gör det tillsammans med kansliet. Tävlingar: Valberedning jobbar på med att få fram en ordförande till nästa år. Flera ledamöter avgår och kommer inte att ställa upp till omval. Vi får alla hjälpas åt att hitta folk till tävlingskommittén. Kåks: Kåksarna vill gärna vara golfvärdar nästa säsong. Kåksarna vill ha en dialog med tävlingskommittén inför nästa säsong om vilka tävlingar kåksarna ska vara med på osv. Veteraner: Alf Möllerström har lämnat en muntlig rapport. Allt har fungerat bra och de vill fortsätta jobba med samma upplägg nästa år. De är öppna för förändringar men vill då ha en dialog under höst/vinter om något ska förändras. Frågor: Varför betalar de endast 50 kr? Kan veteranerna spela onsdagstävlingar i juli istället för tisdagar? Junior- och ungdomsverksamhet: En Verksamhetsplan presenterades och godkändes, bifogas protokollet. Den 18 september är det planerad en träff med Gumbalde GK för att diskutera samarbete inom juniorverksamheten. I planen ingår ett förslag att arvodera Susanne Johansson som koordinatör. 9. Övriga frågor: Kommittédagen 24 augusti: Inga ordförande hade möjlighet att komma så därför ställdes den in. Valberedningen: Anders Kraft informerade om valberedningens jobb och vem som har tackat nej respektive ja. Det behövs mera folk så kom gärna med förslag. Uppföljning Verksamhetsplanen för 2012/13: Tas upp vid nästa möte. Sid 2 (5) Tidplan Årsmöte 2 november: Budgetmöte sept.... Göran, Britt, Anders, Atte och Helen. 29 september... Material till Verksamhetsberättelsen vara inlämnat till kansliet eller Marie. 15 oktober... Kallelsen skickas ut per mail (post till dem som ej har mail). Mötet 14 september Samtliga funderar över mål, strategi och aktiviteter inför kommande verksamhetsår inom sina respektive ansvarsområden. Mötestider: Diskuterades hur bäst förlägga styrelsemöten under vintern. Se på möjligheten att utnyttja skype och telefon etc.
Sid 3 (5) 10. Mötets avslutande: Helen avslutade och tackade samtliga för deras engagemang. Vid protokollet 2013-08-24 Marie Gahnström Helen Nordenson Anders Lyander Sekreterare Ordförande Justerare
Sid 4 (5) Verksamhetsplan Juniorer 2013/14 Bakgrund Enligt Svenska Golfförbundet har alla Sveriges golfklubbar möjlighet att ta hjälp av en juniorkonsulent för att ta fram en verksamhetsplan för juniorverksamheten. Därför har När GKs styrelse beslutat att anlita Susanne Johansson, Gotlands juniorkonsulent, för att tillsammans med Micke Thorén, Anders Pettersson, Emmie Pettersson och Helen Nordenson ta fram nedanstående plan. Ändamål och vision är densamma för hela klubben och visar klubbens riktning. Resten av dokumentet gäller juniorverksamheten och hur den tänker arbeta för att bidra till klubbens ändamål och vision. Ändamål 1 i stadgarna Golfklubben har som ändamål att verka för att medlemmarna kan utöva golfspel på Närs golfbana i enlighet med idrottens verksamhetsidé och enligt regler fastställda av Svenska Golfförbundet. Vision När GK ska ge en golf och naturupplevelse utöver det vanliga genom att vara en golfklubb i tiden med en bana, som passar in i naturen. Klubben är till för klubbens medlemmar, gäster och samarbetspartners. Värdegrund Gemenskap: Golf på När GK ska vara enkelt, lustfyllt, utvecklande och kännetecknas av en god gemenskap. Vision juniorverksamheten Vi vill skapa en levande juniorverksamhet. Mål, strategier, aktiviteter Mål 1 Mål 2 Till 15 januari ska vi ha engagerat 1 juniorledare + 5 eldsjälar i juniorverksamheten. Aktivt leta bland medlemmar för att hitta engagerade föräldrar. Informera vid årsmötet om verksamhetsplanen och på hemsidan. Helen Nordenson/Micke Thorén nov 2013 Aktivt kontakta och uppmuntra de föräldrar som har juniorer att engagera sig. Micke Thorén och Anders Pettersson, jan 2014 Ta fram lista över juniorer från medlemsregistret Emmie Pettersson, aug 2013 2 ledare deltar i golfens ledarutbilding 1 Micke Thorén, mars 2013 Klubbens pro ska delta i minst 2 planeringstillfällen och därigenom bättre utnyttja hans insatser och tjänster. I samband med förlängning av nuvarande kontrakt inkludera prons engagemang i juniorverksamheten Möte med Fredrik Ström. Skriva in i kontraktet krav på planeringsschema senast 1 april, antal träningstimmar och medverkan i juniorkommitténs arbete. Helen Nordenson, nov/dec 2013 Mål 3 Samarbete/utbyte med Gumbalde GK inför säsongen 2014. Informera Gumbalde GK om vårt intresse av samarbete Möte med Gumbalde GKs styrelse och junioransvarig Helen Nordenson, aug 2013 Nytt i september för att konkretisera samarbetet. Micke Thorén m fl, jan 2014 Mål 4 Samarbete med andra idrottsföreningar och föreningar. Lista föreningar, som kan vara intresserade av samarbete Kontakta Gotlands Idrottsförbund för register på idrottsföreningar i närområdet.
Sid 5 (5) Ta fram ett erbjudande till aktuella föreningar som att bjuda in medlemmar att prova på golf under våren 2014. Micke Thorén, mars 2014 Mål 5 Efter säsongen 2014 ska När GK ha minst 5 aktiva juniorer i verksamheten. Informera om vår juniorverksamhet. Prova på golf gratis maj-juni 2014, affischer i När Bodi, Ljugarn Konsum och närliggande anslagstavlor. Micke Thorén, mars 2013 Organisation Styrelsen godkänner verksamhetsplanen och budget. Styrelsen utser inom sig en ledamot som ansvarar för kontakterna med juniorkommittén. Juniorkommittén ska inom klubben tillvarata ungdomars intressen, anordna träningar, tävlingar och social samvaro. Kommittén skall årligen uppdatera denna verksamhetsplan vilken särskilt skall stimulera ungdomsgolfen inom klubben. Kommittén ska upprätta en kalender över seriespel, tävlingar, träningar och övriga förekommande aktiviteter samt informera om dessa och aktuella händelser på hemsidan. När GK har ett samarbete med Gute Golfskolor som sköter klubbens tränarfunktion. Juniorkommitté Se mål 1. Styrelse 2012/13 Tränare Juniorkonsulent Helen Nordenson, Ulf Norlén, Marie Gahnström, Anders Lyander, Anette Keiler Arvedson, Anders Pettersson, Micke Thorén, Ronny Dellevik Fredrik Ström, Martin Munkhammar Förslag kontakta Susanne Johansson om arvodering för visst antal timmar för samordning. Resurser Tid Juniorkommittén Delta i juniorkommittémöten och vid specialaktiviteter Styrelse Tränare Föräldrar, medlemmar Närvara vid specialaktiviteter. Delta i minst 2 juniorkommittémöten samt ansvara för träningsaktiviteter. Hjälpa till vid tränings och speldagar samt specialaktiviteter. Ekonomiska Enligt godkänd budget som täcker in alla aktiviteter i denna verksamhetsplan. Utrustning Klubben kommer att inskaffa ett visst antal klubbor. Lokaler Juniorerna har tillträde till klubbrummet och cafeterian. Godkänd av När GKs styrelse 2013-08-24