Sid 1(8) PROTOKOLL Kårstyrelsemöte 10 12/13 Måndagen den 17 december 2012 klockan 15.00 Plats: Musikrummet, Nymble *= bilaga finnes. Närvarande Denise Fuglesang Emma Fogleström Henrik Jonhed Johan Persson Oscar Mo Anna Persson Linn Efsing Sara Emilsson Sara Blomqvist Per-Viktor Bryntesson Sara Karlsson Douglas Victor Cedrum Victor Olsson Marianne Fjelberg Olivia Lindegren Axel Hammarbäck Sebastian Ols Fabian Wahlgren Charlotte Permin-Fager Ivy Wang Martin Koskela Christian Virtala Emilia Wallin Ordförande Vice ordförande Ledningsgruppen: Chef för Utbildningsinflytande Ledningsgruppen: Chef för Utbildningsinflytande Ledningsgruppen: Mottagningssamordnare Ledningsgruppen: Studiesocialt ansvarig Ledningsgruppen: Evenemangschef Ledningsgruppen: Projektledare Nobel Nightcap Ledningsgruppen: Projektledare Armada Ledningsgruppen: Chefredaktör Osqledaren Ledningsgruppen: Kommunikationschef Ledningsgruppen: Näringslivschef Kanslichef Medlem Medlem Medlem Medlem 1. Formalia 1.1 Mötets öppnande Mötesordförande Denise Fuglesang förklarar mötet öppnat 15:05. 1.2 Mötets behöriga utlysande* Kallelse skickades ut tisdagen den 11 december. För kallelse se bilaga. att finna mötet behörigt utlyst. 1.3 Val av mötesordförande Denise Fuglesang nominerar sig själv till mötesordförande. att välja Denise till mötesordförande.
Sid 2(8) 1.4 Val av sekreterare Denise Fuglesang nominerar Emma Fogelström till sekreterare. att välja Emma Fogelström till mötessekreterare. 1.5 Val av justerare Denise Fuglesang nominerar Oscar Mo till justerare. att välja Oscar Mo till justerare. 1.6 Anmälda förhinder Robin Norström har anmält förhinder och kommer inte att närvara. 1.7 Adjungeringar Emma Fogelström yrkar på att ge Ivy, Emilia, Martin och Christian yttranderätt. att bifalla Emmas yrkande. 1.8 Fastställande av föredragningslista att godkänna dagordningen. 1.9 Föregående protokoll Protokoll från Kårstyrelsemöte 7,8 och 9 är inte utskrivna eller påskrivna och kan därför inte läggas till handlingarna. 1.10 Anmälningsärenden Inga anmälningsärenden. 2. Rapport 2.1. Rapport på verksamhetsplanen* Ledningsgruppen Matrisen är inte uppdaterad sedan förra mötet eftersom det var så kort tid emellan. Skillnaden är att styrelsen via Johan Persson har skrivit kommentarer om de punkter som börjar nå sin deadline. Johan understryker vikten av att verkligen titta på, speciellt, de rödmarkerade punkterna tills dess att juluppehållet är över. Styrelsen vill ha återkoppling med handlingsplaner till nästa rapportmöte så att styrelsen kan lyfta detta redan vid nästa KF. 2.2. Vice ordförande* Emma Fogelström Johan: Julöverlämningen är svår, dokumentera gärna bättre än vi gjorde! Se till att samla in allt material som används under passen. Vad är tanken med samarbetsavtalet med Quarnevalen? Emma: Det finns inte så mycket detaljer än så länge men de är väldigt måna om att öka samarbetet, och vill mest ha saker nedskrivna för att undvika missförstånd. Sara: Hur följer man upp ägardirektiven till Kårbokhandeln? Emma: Man måste ju såklart bevaka punkterna under året, angående frågan om profilkläder som de fick som direktiv förra året så känner de att de inte har resurser till att driva det projektet men är öppna för att sälja produkter om vi kan ta fram dem. 2.3. Kanslichef* Charlotte Permin-Fager
Sid 3(8) Sara: Hur går implementeringen med Hogia? Charlotte svarar att det finns lite problem med barnsjukdomar men som börjar ordna upp sig. Implementeringen ligger i fas! Johan: Vad tycker våra hyresgäster om att det händer så mycket i huset? Charlotte svarar att det har funnits irritation både hos Kårbokhandeln och IT-SC pga dålig kommunikation. Allt går att lösa genom att prata med varandra! Inga klagomål efter NNC. Oscar: Vad utmynnade mötet i som du hade med brandkonsulten? Charlotte svarar att det primära syftet var att reda ut hur många gäster vi fick ha på NNC. En mer utredande utredning skulle behövas för att ta reda på hur mycket folk vi kan ha i huset och eventuellt öka intäkterna. Just nu får man vara 1500 personer inomhus och 300 personer utomhus om man använder hela huset. Oscar: Vad händer annars med brandrond och brandrutiner? Charlotte svarar att det var första gången de gick rond utan några större anmärkningar. Nya, lättare dokument underlättar. Sara: Är det tydligt för LG vad man får och inte får göra? Axel: Nej inte särskilt... Oscar: Kanske kan LG få följa med på brandronderna? Det tycker jag vore väldigt lärorikt! Charlotte föreslår att vi gör detta under överlämningen så att det inte tar jättemycket tid. Axel: Asnice att miljöpolicyn är på G, hur omfattande kommer den vara? Charlotte svarar att den kommer vara väldigt omfattande, vilket är anledningen till att det tar tid. Vi är beroende av KTH och Akademiska Hus som har ställt in möten tidigare, nytt möte bestämt i januari. 2.4. Mottagningssamordnare* Sara Karlsson&Christian Virtala Anna: Hur har det gått med utvärderingarna? Hur många svar fick ni? Sara svarar att alla sektioner utom 2 svarade på MR-utvärderingen. Nollans utvärdering svarade 617 st på och svaren var generellt positiva. Johan: Jag har en fråga till Christian! Kan du utveckla mer om någon mottagningsgrupp? Christian berättar att han just nu mest fokuserar på MI men att de har börjat titta på arbetsbeskrivning och utforming av grupp. Det kommer vara 3 personer och posterna kommer att lysas på hemsidan så fort som möjligt. Oscar: Har ni satt något datum för sista ansökan? Christian svarar att MI är 15-16 februari där det vore bra att de är, också bra om det går att presentera dem på första MR den 1 februari. 2.5. Chefredaktör Osqledaren* Axel Hammarbäck Oscar: Ingen fråga egentligen, men julkalendern är sjukt kul och fortsätt med OLTV, det är något roligt på gång! Sara: Vad tänker du angående annonsförsäljningen? Axel säger att samarbetet med Tomat inte fungerar så som man önskar. Har pratat lite med Universum som är sugna på att hjälpa till. Skulle gärna vilja se över alternativen för att hitta något bättre. Oscar: Bra att jämföra Tomat med något annat. Sara: Prata gärna med SU som inte heller är så förtjusta i Tomat, tillsammans kan man nå en bredare studentskara. Johan: Hur gör man för att skapa mer debatt på campus? Kan du inte fundera på det här tillsammans med din redaktion? Hugi har ju t.ex skrivit en bra debattartikel, hur får man fler att göra det? Axel har inte riktigt funderat över möjligheten att öppna upp Osqledaren som debattforum för allmänheten. 2.6. Kommunikationschef* Sebastian Ols Henrik: Vad menas med att hålla serviceavtalet? Sebbe berättar att det i dagsläget betyder att information ska skickas automatiskt till företaget så att de automatiskt kan fylla på toners osv. Detta fungerar inte i dagsläget. Denise: Kan du utveckla om THS-infofilmen? Sebbe har sett en rolig tecknad film som han vill ta inspiration ifrån. Denise: Men vad kommer den ha för syfte? Sebbe tänker sig att primära syftet är att marknadsföra vad THS gör och är.
Sid 4(8) Sara: Axel, deltar du i INFARK? Nej inte direkt, det finns inga motsvarigheter som sysslar med tidningar i INFARK. 2.7. Näringslivschef* Fabian Wahlgren Två saker att tillägga, vi vinner över Chalmers i antal svar på enkäten och vi har fått jättepositiv respons från Vattenfall angående sponsrad kurslitteratur i Kårbokhandeln! Linn: Hur går det med NG? Har ni påverkats av avhoppen? Fabian säger att det är klart att det påverkar gruppen men att anledningarna till avhoppen var omöjliga att undvika. Det är bara att gilla läget och göra det bästa av situationen Anna: Vad blev det för avtal med studentkortet till slut? Fabian berättar att de kommer sälja ur vår produktportfölj mot att de får våra adresser direkt ur Upright. Vi kommer fortfarande ha Mecenatkortet som kårleg men det kommer finnas en liten kårlogga även på studentkortet. Sara: Kul att se hur du har lagt upp LG:s struktur! Det är något som organisationen verkligen borde fundera ordentligt över. Denise: Det är jättebra om alla funderar över detta. Vad skulle en organisationsförändring betyda för organisationen? Vad skulle vara bättre och vad skulle vara sämre? Hur skulle man göra om man fick börja om från början? Hur går det med StudentInc och Studentity? Fabian berättar att StudentInc vill ha pubar och att det är skönt att vi börjar komma överens med många organisationer som THS tidigare har haft dåliga relationer till. Sara: Hur gick workshopen om lokalbokningen? Det gick jättebra, företaget är positiva till förslaget och vi skulle kunna ha ett system färdigt i mellandagarna. Svenne och Johan verkade försiktigt positiva men är även de överens om att det behövs en husansvarig. Systemet har mycket potential och det skulle enkelt gå att lägga in kortbetalning till exempel. 2.8. Evenemangschef* Victor Olsson Hade tentapub i helgen, det var väldigt mycket folk och brandlarmet gick två gånger. Både polisen och tillståndsenheten var här, ändå omsatte vi mer än förra gången. 800 betalande gäster. Johan: Betyder det alltså att hälften av gästerna inte är KTH-studenter? Ja, och det märktes eftersom det försvårade vakternas arbete. De flesta betalande är studenter från andra universitet och andra städer. Sara: Alltså, det här med brandlarmet? Hur gör vi för att det ska funka? Victor berättar att brandlarmet inte lät på plan 2 vilket betyder att ingen gick ut. Som tur väl var så hade vi extra vakter som kunde hjälpa till. Timers i matsalen hade slagits på. Möte med Lena (KTH) imorgon för att diskutera frågan. Henrik: Hur fungerade det med nya staket och tält? Victor: JÄTTEbra, jättestor skillnad på ordningen i kön. Ingen kan smita förbi kön och ingen behöver frysa. Nästa problem att ta tag i är garderoben. Linn: Vad sa tillståndsenheten? Victor: De var jättenöjda och extremt imponerade av ordningen, speciellt med tanke på verksamhetens storlek. Oscar: Jag hörde på flera håll att de flesta var ganska positiva och tyckte att det sköttes snyggt. Victor håller inte med, något måste göras åt brandlarmet annars kommer det vara farligt om det går på riktigt. Steg 1 är att gästerna måste höra att det tjuter. Ska även försöka fixa en brandutbildning till personalen. Henrik: Du sa att polisen var här också? Victor berättar att polisen kör förbi ofta, men de var inte ens inne i huset och det var inga problem med dem. Johan: En fråga om sångartäfvlan, det är ju en traditionsbunden tävling, men om det går så mycket back och inte intresserar så många personer, ska man göra det för görandets skull? Ta med den tanken till nästa år även om några få sektioner inte kommer uppskatta det.
Sid 5(8) Emilia: Sångartäfvlan behöver ju PR redan under våren och det kanske är därför uppslutningen var dålig? Det är ett kul koncept om man bara får ut det mer till sektionerna. Denise tycker att man kanske kan ålägga vissa sektioner att vara ansvariga för marknadsföring mm? Victor tror att man kanske behöver ta entré om man ska ha liknande arrangemang då materialet kostar mycket pengar. Baren säljer alltid dåligt när man har konserter. Denise: Hur är stämningen i programgruppen? Victor säger att det blir bättre och bättre ju mer man tvingar dem att umgås med varandra Marknadsföringsgruppen kommer nog göra en stor skillnad, i dagsläget finns det kommunikationsmissar så att de inte förstår varandra. 2.9. Head of THS International* Izla Unesi &Ivy Wang Ivy har inte hunnit fixa så mycket innan tentorna men är nu jättetaggad på 2013 nu! Hon har hunnit träffa international student office. Mottagningen känns bra, många lokaler är redan bokade och samarbete med SU är satt. 2.10. Cheferna för utbildningsinflytande* Sara Blomqvist & Per-Viktor Bryntesson Denise: Vad har vi för take på HSV-utvärderingen? Sara och PV säger att det har tagit väldigt mycket tid från lärare osv. I RUBIK har de pratat om detta och där har vissa sagt att lärosätet inte har tid med deras frågor för att HSV tar så mycket tid. Riktigt så illa har de inte upplevt det på KTH. Sara: Hur har det fungerat för de studenter som har varit delaktiga? För vissa har det fungerat jättebra och för andra har det fungerat jättedåligt. Sara: Om jag hade varit vanlig student så hade jag inte förstått så mycket att arbetsprocessen, korta deadlines. Vi kanske borde ge feedback på hela processen hur KTH driver sina utvärderingar. Johan: Den här utbytesenkäten har ganska många svaranden. Fick ni någon indikation på hur många som varit utomlands och hur många som inte varit det? Ca 60/40%. Denise: Hur går det med doktoranderna? Sara säger att de gör väldigt mycket, de har en jättebra styrelse men det är lite svårt att veta vad hennes roll där är. Hon har diskuterat det med Fredrik som inte hade reflekterat över det så mycket. Denise: Upplever du att de tycker att de får gehör för sina frågor? Sara: Nej inte direkt men vi gör vårt bästa. Det är svårt för oss som kommer från grundutbildningen att sätta oss in i specifika frågor. De är väldigt intresserade av att lära av andra sektioner och skapa klubbmästerier och mottagning osv. Johan: När man läser era rapporter läser man mycket bra, pedagogisk meritering, poängrestriktionen mm. Man märker att vi har inflytande. Bygger det på att vi tjatar på KTH eller för att KTH bryr sig om att utvecklas själva? PV: Det är lite både och. Det kanske är så att någon från kåren har planterat idén någon gång, men just nu är det KTH som är drivande i t.ex pedagogiska meriteringen. Sara: Det är svårt att säga tycker jag. Det är verkligen inte så att KTH inte vill utvecklas. PV: Vi skulle kunna jobba mycket mer med att plantera egna frågor, vi är ganska bra på att stoppa direkt dåliga frågor alt. slipa frågor som redan lyfts. Denise: Vad har ni för tankar om vårprojekt? Sara: Vi har inte hunnit sitta ner alla tre och spåna tillsammans. Det är en del av de saker som står i VPn som vi absolut ska driva. Träffade bl.a. en jätteengagerad person som vill jobba med jämtälldhetsfrågor. 2.11. Projektledare THS Armada* Olivia Lindgren Oscar: Jättekul med sådan utveckling på nöjdhet bland kunder! Vad beror det på? Olivia: Vi har jobbat väldigt mycket med förra årets feedback och att utveckla saker hela tiden. Oscar: Lite frågor om ARG (även till Fabian), hur har det funkat (såhär efter ett halv- resp helår)? Olivia: Allt funkar bra under mötena men mellan mötena finns det för mycket uppgifter som ingen orkar ta tag i. Oscar: Det verkar ju ändå som att det går framåt! Det känns framförallt som att du, Fabian, får ut mer än vad man fick för något år sedan.
Sid 6(8) Oscar: Boka ett möte med Mia redan nu för att förändra rutiner så att allt löser sig på enklaste möjliga sätt och hon slipper bli irriterad över alla fakturor. Oscar: Hur gick det? Vad får vi för resultat? Olivia: Svårt att säga ännu men vi har i alla fall skrivit ut mycket mindre i år och det är ju i alla fall miljöpositivt. Om jag får gissa; kanske en liten extra vinst. 2.12. Studiesocialt ansvarig* Douglas Victor Har lite saker att tillägga som inte är så roliga. Lena är väldigt upprörd för att det inte har gått bra ute på campus, gäller i dagsläget endast tentapubar. Detta ska diskuteras med Lena imorgon. Sara: Innefattar detta Nymble? Alla sektioner? Douglas: Allt utom Nymble, överservering och dålig kontroll av kårlegitimation. Johan: Jätteroligt med föreningarna, det verkar gå bra! Också kul att du funderar över din post, tänk lite efter jul och kom tillbaka med ett resonemang! Denise: Hur går det med Hur mår teknologen?? Förut kändes det som att du gjorde mycket ensam, har de andra kårerna tagit till sig det mer? Douglas: Just nu väntar vi bara på sista materialet från Umeå för att kunna skicka ut det. Blev också lite nyfiken på det du skrev om Arkitektur... Douglas berättar att MBA har sökt tillstånd för att få ställa upp baracker på den gamla platsen. Detta har nekats flera gånger men har nu till slut godkänts. Linn: Sektioner överlag, har de mycket kontakt med dig? Vad kontaktar de dig om? Douglas säger att det inte är så mycket kontakt med sektionerna, förutom ang. soprum och lite småfrågor. Främst när det gäller tillstånd, Akademiska Hus, MBA. Denise: Jättekul med en idrottsnämnd! Linn: Vad är nästa steg för att säkra tillstånden? Douglas: Alla måste bli bättre på att kolla legitimation och kårlegitimation. Emma: Kanske dags att starta upp Klubbmästarråd igen? Douglas: Ja, men på kort sikt blir det nog svårt eftersom att KMR fungerar så bra. 2.13. Projektledare NobelNightcap* Det gick bra, det var jättekul, idag är det tackfest! Marianne Fjelberg Henrik: Kul att ni kom upp i A-budget!!! Vad kan man se om resultatet? Marianne säger att det ska VÄLDIGT mycket till för att vi ska gå back. Linn: Vad var det som gick sönder? Mattan i musikrummet, lite sladdar, vi hade demonterat tälten lite för mycket... Mest småsaker PV: Hur mycket har ni betalat för krossade och förlorade glas? Marianne håller på att undersöka det nu. Sara: Hur lär vi oss av logistikproblemen så att de inte händer igen? Elproblemen kommer ju förhoppningsvis inte dyka upp igen. Papperslistor går extremt mycket långsammare. Köpa in numpads till datorerna. Vore bra att budgetera mer tält med gasolvärmare längs hela trottoaren eller köra flera ingångar men då kan det bli lite rörigt. Victor rekommenderar också att utbilda personalen mer i förväg. Linn: Vad är stämningen hos alla som engagerat sig? Marianne: De allra flesta har varit nöjda och glada. Vi har varit tydliga från början att det är mycket att göra under natten. Diskteamet är kanske inte så jättenöjda men det är ganska förståeligt, det är kanske inte så kul. Ska skicka ut utvärderingsenkät i veckan. Henrik: Hur funkade städlogistiken? Stannade värdarna kvar? Marianne: Många gick hem, jag borde nog lagt mer krut på den som var ansvarig för städningen. Det hände väldigt mycket första dagen men när folk väl börjat gå hem så är det svårt att få tillbaka folk...stora bitarna gick fort men småsaker som fortfarande är
Sid 7(8) kvar. Man är så himla tacksam över de fantastiska personerna som ställer upp och städar och hjälper till intill det sista! Denise: Hur många kommer på tackfesten? 120-130 stycken, de som inte städade får inte komma Sara: Hur lär vi oss av det? Hur blir vi bättre på organisationsfrågor? Marianne har fått tips av Jenny som hade samma problem. En task-force som inte var där på kvällen utan som kom efter festen fanns som förslag men Marianne hittade inget sätt att motivera folk till att vara med i en sådan grupp. Tror att det skulle vara värt att typ betala folk som var pigga och glada. Johan: Biljetter till nästa års NNC? Om alla kårer är med på det... Martin: Hur får man vidare informationen både till nästa kår (KI) och till THS nästa gång? Två testamenten, ett att ge till KI och ett att spara på THS. Förhoppningsvis kommer också KC och RC finnas kvar i huset Kommittén gör även de fullständiga testamenten. Axel: Får man komma på tackfest om man har fixat den inofficiella förfesten? Svar: Nej. PV: Hur många pristagare kom? Marianne: 6 stycken! Kobilka finns fotograferad! 2.14. Ordförande* Denise Fuglesang Oscar: Hur har planerna gått med överlämningen och hur har det gått hittills? Denise: Det har varit jättesvårt att hitta dagar när alla kan vara med, men det blir nog bra ändå! Vi har haft julmys och ett välkomstpass hittills samt att de nya har sprungit runt i Nymble. Linn: Det var ju tal om att ha någon sektionsutbildning/or-internat? Blir det av? Denise: Troligtvis i februari, hänger lite på Osqvik. Oscar: Framtidens organisation, tog du upp det på OR2 igen? Denise: Vad jag vet är det ingen sektion som har diskuterat det, jag förstår att det är väldigt svårt att ha den helhetssynen. Skulle vara intressant att diskutera detta och fokusera på det under internatet. 3. Beslutsuppföljning 3.1. Styrelsebeslut* Styrelsen väljer att inte gå igenom beslutsuppföljningen. 3.2. Styrelsens actions points Styrelsen väljer att inte gå igenom action points. 4. Stadfästelse av delegationsbeslut 4.1. Stadfästelse av eventuella presidiebeslut Det finns inga presidiebeslut att stadfästa. 4.2. Stadfästelse av eventuella studeranderepresentationsbeslut Det finns inga studeranderepresentationsbeslut att stadfästa. 4.3. Stadfästelse av eventuella projekt- och föreningsbeslut Det finns inga projekt- och föreningsbeslut att stadfästa. 5. Valärenden
Sid 8(8) 5.1. Val av fanborgsansvarig 2014 Denise Fuglesang Henrik undrar hur processen har gått till. Emilia: Det handlar mycket om att man kollar efter den som är engagerad och drivande i fanborgen. Axel ut 17:10 Enligt PM för fanborg ska personen utses av kårstyrelsen efter förslag från sittande fanborgsansvarig. att välja Nathalie Sahlström till fanborgsansvarig för 2014. 6. Övrigt 6.1. Övriga frågor Inga övriga frågor. 6.2. Sammanfattning till hemsidan Emma skriver en sammanfattning till hemsidan. 6.3. Nästa möte Nästa möte är i januari 2013. 6.4. Val av nästkommande mötesordförande Denise Fuglesang nominerar Johan Persson till nästkommande mötesordförande. att välja Johan Persson till nästkommande mötesordförande. 6.5. Mötets avslutande Mötesordförande Denise Fuglesang avslutar mötet kl 17:13. Vid protokollet Emma Fogelström Mötessekreterare Justerare Denise Fuglesang Mötesordförande Oscar Mo Justerare