FÖREDRAGNINGSLISTA. Kårstyrelsemöte 10 12/ Formalia. 2. Rapport. Föredragingslista Kårstyrelsemöte KSm10 12/ Sid 1(2)

Transkript

1 Föredragingslista Kårstyrelsemöte KSm10 12/ Sid 1(2) FÖREDRAGNINGSLISTA Kårstyrelsemöte 10 12/13 Måndagen den 17 december 2012 klockan Plats: Kröken, Nymble * = bilaga finnes. 1. Formalia Mötets öppnande Mötets behöriga utlysande* Val av mötesordförande Val av sekreterare Val av justerare Anmälda förhinder Adjungeringar Fastställande av föredragningslista Föregående protokoll Anmälningsärenden 2. Rapport Rapport på verksamhetsplanen* Vice ordförande* Kanslichef* Mottagningssamordnare* Chefredaktör Osqledaren* Kommunikationschef* Näringslivschef* Evenemangschef* Head of THS International* Cheferna för utbildningsinflytande* Projektledare THS Armada* Ledningsgruppen Emma Fogelström Charlotte Permin-Fager Sara Karlsson Axel Hammarbäck Sebastian Ols Fabian Wahlgren Victor Olsson Izla Unesi Sara Blomqvist & Per-Viktor Bryntesson Olivia Lindgren

2 Föredragingslista Kårstyrelsemöte KSm10 12/ Sid 2(2) Studiesocialt ansvarig* Projektledare NobelNightcap* Ordförande* Douglas Victor Marianne Fjelberg Denise Fuglesang 3. Beslutsuppföljning Styrelsebeslut* Styrelsens actions points 4. Stadfästelse av delegationsbeslut Stadfästelse av eventuella presidiebeslut Stadfästelse av eventuella studeranderepresentationsbeslut Stadfästelse av eventuella projekt- och föreningsbeslut 5. Valärenden 5.1. Val av fanborgsansvarig Övrigt Övriga frågor Sammanfattning till hemsidan Nästa möte Val av nästkommande mötesordförande Mötets avslutande

3 Till: THS styrelse För kännedom: THS medlemmar THS arvoderade THS sakrevisorer THS Valberedning THS personal Inspektor KALLELSE Kårstyrelsemöte 10 12/13 Måndagen den 17 december 2012 kl , Kröken, Nymble Föredragningslista och samtliga handlingar finns tillgängliga den 13 december Dags för årets sista rapportmöte, innan det blir dags för julledighet. Vill du vara med och lyssna på vad som hänt sedan sist så är du hjärtligt välkommen! Stockholm 11 december 2012 Denise Fuglesang Ordförande THS Välkommen!

4 Medlemskap Kärnvärden och värdegrund Halvårsuppföljning av matrisen med styrelsens kommentarer Nyckel för färgkoder: =Slutförd, =Påbörjad, =Ej påbörjat/bör påbörjas snarast Avsnitt i VP Mål i VP Konkretiserade mål Kommentar Nyckeltal Utarbeta en värdegrund bestående av kärnvärden, åsiktsdokument och arbetsprinciper KS: Ta fram åsiktsdokument och arbetsprinciper (dec) Vad innebar åsiktsdokument för detta? Kolla med Ivan/Elias Arbetsprinciper brainstorm för att ta fram? Kärnvärdena ska återspeglas i THS kommunikation mot medlemmarna under året i syfte att förmedla en enhetlig självbild KomC & OL: Ta fram verktyg för LG att sprida kärnvärdena inom hela THS, C och L. Arbetas med kontinuerligt. Bör snarare vara en arbetsprincip? Under året dokumentera hur värdegrunden använts för att kunna utveckla verktyget KomC & OL: Halv- och helårsrapport Hur har detta använts under året? Öka antalet medlemmar Ordf: Dokumentera antalet medlemmar/ sektion, avstämning OR med fokus medlemmar (nov) Jobbas med kontinuerligt? Skapa bättre verktyg för uppföljning? Bör flyttas till arbetsprincip? Man bör tänka på hur vi behåller medlemmar? Antal medlemmar: 8724 st (7396 st) Tydliggöra innebörden av ett medlemskap och dess förmåner samt verka för fler förmåner KomC, NC: Arbetar med detta, definerar medlemskap (nov) Fler förmåner (feb) Tydligt visa vad ett medlemskap innebär Fler förmåner? Nedprioriterat?

5 En kommunicerande kår Öka antalet stödmedlemmar och utveckla stödmedlemskapet tillsammans med KTH alumni Ordf: Diskussion med KTH Alumni. KS: Definiera stödmedlemskap (konferens 3, feb). Diskussion påbörjad. Ta fram ramar efter jul. Undersöka alternativa rekryteringssätt för stödmedlemmar. Exempelvis alumnmiddagar och jubileum på THS Lokalt och Centralt KS: Görs i samband med definiering av stödmedlemskap (konferens 3, feb) Frågan är snarare vem äger denna fråga inom LG? Finns det? All verksamhet inom THS ska motiveras till att ta in medlemmarnas åsikter LG: Informerar om detta på råd och liknande (okt) Information har gått ut till råd samt centralt engagerade personer om att utvärdera evenemang och ta in åsikter. Antal likes på facebook: 3470 st (3417 st) Det ska både synliggöras och tydliggöras vem inom THS organisation som ansvarar för olika frågor För THS medlemmar tydliggöra vem som skall kontaktas i olika frågor KomC: Förslag på förbättring, internt (dec) KomC: Förslag på förbättring, externt (dec) Plan för detta? Plan för detta? Antal followers på twitter: 202 st (181 st) Antal besökare på hemsidan: Augusti st September 47,188 st Oktober 42,421 st En betydande del av THS förtroendevaldas tid ska läggas på kommunikation av sitt arbete och hur arbetet passar in i THS syfte. Kunskap ska spridas om THS verksamhet och THS synlighet ska öka. KomC: Kartläggning av kommunikationskanaler (okt) Undersöka att sätta upp Tvskärmar överallt. Mycket arbetas med här. Frågan är kanske om vi ska synas mer? Att synas mer innebär att ta tid från det vardagliga arbetet

6 IT och webb Det ska etableras strukturer för tvåvägskommunikation med ortscampi KomC: Halvårsuppföljning Har detta prioriterats extra? Vad säger Ortscampi? Samarbetet mellan all verksamhet inom THS Centralt som berör kommunikation ska öka Det tydliggörs vem som ansvarar för THS IT-system Det utreds hur THS ska förvalta, vidareutveckla och nyutveckla system KS & KP: Skall skapa förutsättningar för detta. (dec) KC: Göra en nulägesanalys om vilka ITsystem som används i dagsläget. (dec) KC: Se över de olika möjligheterna att ta in en ITansvarig. Ta fram en upphandlingsstrategi för ITsystem (dec) Hur har detta samarbete gått? Kanske aktuellt att involvera Armada från start i detta nu när ny projektgrupp väljs? Om det är så vi vill göra? Kommer detta genomföras under 12/13? Kommer detta genomföras under 12/13? De kommunikationsmedel som finns ska var tillgängliga för alla delar av organisationen System för att enkelt ta in åsikter från medlemmarna ska driftsättas KomC: Kartläggning av kommunikations-kanaler (okt) KomC: Förslag på hur detta skulle kunna göras (dec) Kartläggning gjord. Hur ser det ut med vidare arbete? Några planer om detta?

7 Lokalt & Centr alt - enad En samordnande och stödjande organisartion Ett verktyg för att annonsera val till poster inom hela THS Centralt ska tas fram KS: Tydliggöra strategi, se till att den följs (sept) Kårstyrelsen samlar in processkartor över valförfaranden. Systemet fungerar (just nu iaf). Bra arbeta alla som varit inblandade i detta arbete! Utveckla medlemsregistret för att möjliggöra digitala val KS: Kontrollera medlemsmappning mellan program och sektioner (okt) Alla förtroendevalda inom THS, lokalt som centralt ska ges möjlighet till att under sociala former träffa andra med liknande förtroendeuppdrag LG: Ska ge förutsättningar för sådana former. Plan färdig (nov) Detta är snarare en arbetsprincip än ett mål som går att uppnå. Man skulle kanske inventera detta? Alla förtroendevalda inom THS, lokalt som centralt, ska erbjudas en utbildning eller introduktion relevant för det förtroende de fått samt deras plats, nytta och funktion i organisationen i stort KS: Skapar förutsättningar för utbildningar och introduktion för alla förtroendevalda. Plan färdig (okt) Som ovan. Svårt att täcka in alla. Det ska snarare vara en arbetsprincip att utbildning ska föreligga engagemang! Antal genomförda utbildningar: 10 st (3 st) Råden på THS ska ha tydliga syften som riktar rådsverksamheten och effektiviserar denna KS: Sammanställer tydliga syften för samtliga råd inom THS (dec) Formulär upprättat. När sker sammanställning? All verksamhet inom THS centralt ska ha THS som tydlig avsändare KomC: Pressflik på hemsidan, mallar, loggor etc (feb) Hur går detta arbete?

8 Restaurang och eventverksamhet THS Lokalt - Framtidens organisation All verksamhet inom THS lokalt ska uppmuntras att ha THS som avsändare för att framgå att de är en del av THS Det ska inrättas kommunikationskanaler för frågor mellan THS Lokalt och KTH för att säkerställa att THS har en enad och tydlig front mot KTH i alla frågor. KomC: Pressflik på hemsidan, mallar, loggor (feb) LG: Informera om hur man använder dessa vid alla råd. CFU, KomC, SS: I råd ta fram processkartor för hur man driver en gemensam fråga (nov) Mycket jobb med KR här. Är mallarna klara? Kan de sättas i bruk? Processkartor klara? En översyn av sektionsorganiseringen ska initieras i syfte att göra organisationen mer dynamisk vid förändringar inom KTH. Ordf KS: Lyfta frågan i OR1, reflektera i THS lokalt styrelse OR2. KS diskuterar på konferens 2 med högt till tak. Diskussion i vår med kårstyrelsen THS Restaurang-, Café- och interncateringkoncept ska definieras och kommuniceras inom organisationen KS: se över restaurang- PM (okt). KC: Dokumentera restaurangkoncept tillsammans med RC (dec). KS: Uppdatera PM (jan) Strategi diskuterad, nya dokument om visioner för restaurang- och caféverksamhet ska tas fram. THS Restaurang och Café ska utvecklas för att ta emot mycket beställningar på extern catering samt flera externa och interna event i Nymble. Speciellt fokus ska läggas på att utreda och om möjligt skapa de förutsättningar som behövs för att erbjuda den catering THS lokalt efterfrågar Utvärdering i MR och OR (okt). Fokus på konstruktiva förändringar. KS, KC, RC ansvarar för delegation av förändringar och implementation. Diskussion påbörjad i Ordföranderådet. Intern och extern catering ska till nästa år delas upp i budgeten för att styra fördelningen mellan intern och extern catering.

9 THS Fastigheter Arbete med att skapa förutsättningar för ökad pubverksamhet i Nymble ska fortsätta. Detta med mål i att på sikt bedriva daglig pubverksamhet i Nymble KS, EC: Strategi tas fram för hur man kan nå målen (sept). Daglig verksamhet kommer inte kunna bedrivas med dagens organisation. Vidare diskussioner om vilken verksamhet vi vill ha på lång sikt bör föras! Antal genomförda pubar: 10 Antal genomförda övriga event: 14 Under verksamhetsåret 2011/2012 gjordes stora framsteg för fler enskilda evenemang i Nymble. Under 2012/2013 ska fokus ligga på att kontinuerligt utvärdera alla event för att ge fortsatt kvalitativ utveckling. RC, EC: undersöker vilka utvärderingssätt som är lämpliga (okt). Utvärderingar görs. Detta är snarare en arbetsprincip! Programgruppen ska erbjuda s.k. profilpubar i Nymble, pubar där programgruppen sköter baren samtidigt som olika verksamheter inom THS Lokalt och Centralt har möjlighet att profilera sig. KS, EC: Strategi tas fram för hur man kan nå målen (sept). Är problemen att det inte finns folk som vill ha profilpubar eller att vi inte har arbetskraft nog? Antal genomförda profilpubar: 0 Nymbles lokaler ska hållas attraktiva och rutiner för kortsiktig bokning och uthyrning ska vara översiktliga och lättillgängliga EC, SS, KårX/KC, RC: Definiera bokning, kontakt, bilder, regler etc. Anpassa därefter (dec). Nymbles lokaler bör alltid vara attraktiva! Arbetsprincip Bokningssystem tas fram under våren.

10 Näringslivsverksamhet Klassning klar i januari! En klassning av Nymbles lokaler skall utföras med syfte att tydliggöra lokalens långsiktiga användning. Exempel på klassning kan vara THS Föreningsrum och THS Studierum SS, EC: Projektplan för klassificering av Nymble (sept) Syftet med Osqvik skrivs in i PM för THS Fastigheter Under verksamhetsåret skall syftet med Osqvik definieras och fastigheten anpassas därefter KS: Definiera syftet med Osqvik (sept). KC: plan för anpassning (nov). Ett projekt med mål att tillskapa och omvandla ytor inom kårhuset har initieras i samarbete med KTH. Under verksamhetsåret skall skisser tas fram och projekteringen påbörjas KS: kontakt med KTH:s Campusarkitekt (sept), projektplanering (jan). Förslag framtaget. Hur göra nu? Skapa förutsättningar för ökad kommunikation och umgänge mellan THS Centralts näringslivsverksamheter Skapa förutsättningar och incitament för ökad kunskapsöverföring inom organisationen, både mellan THS Centralts olika grupper, men även mellan THS Centralt och Lokalt KS & vordf: Öka budgetanslag för gemensamma aktiviteter. PLA & NC rapporterar (nov) PLA & NC: Tas upp i NR/MäR, uppmuntra gemensamma projekt. (sept) Bra integration mellan grupperna. Den bör fortsätta naturligt utan att stå i vp längre! Plan för detta? Är det otydligt? Antal verksamhetsöverskr idande arrangemang: 1

11 THS Utbildning Nationellt påverkansarbete Undersöka intresset för att driva gemensamma näringslivsprojekt mellan THS Centralt och Lokalt, samt starta upp sådan verksamhet om intresse finns THS centrala näringslivsverksamheter ska gemensamt ansvara för att ta fram en lämplig arbetsstruktur för hur THS bör arbeta med produktsponsring i Nymble och kostnadsminskningar PLA & NC: Utreds på NR/MäR (okt) KS: Ger riktlinjer för vad som är ok (aug). PLA & NC: Ger förslag på hur man kan arbeta med detta (okt) Diskussioner förs. Kan denna punkt anses färdig? Antal genomförda gemensamma projekt: 0 Påbörjat ett antal projekt inom kostnadsminskande avtal. Inväntar PM/dokument från KS. THS under året ska delta i SFS arrangemang (fullmäktige, medlemsträffar etc.) i syfte att lära om organisationen Ordf: deltagande i SFSbootcamp (aug/sept). Delegation: deltagade i SFS-Fum (maj) Arbetas med kontinuerligt när tillfälle ges. Antal SFSarrangemang vi deltagit i: 1 THS ska ta fram en strategi för sitt arbete inom SFS KS: sätta ramar för val av SFS delegation (okt), välja delegation (nov). Delegation: prioritera frågor att stödja och driva (inför SFS-Fum). PM klubbat. Nu ska delegation väljas. Allt påverkansarbete ska samlas under THS Utbildning som ska byggas till ett starkt socialt, kompetent och kommunikativt forum för frågor kring utbildningskvalitet CFU: tar fram konkreta mål (aug) - Gemensamma frågor i UR - Kommunikation via sociala medier - Kårens Dag - Artiklar i OL - Påverkansvecka i vår - Närvara vid sektionernas studienämnder Arbetet rullar vidare? Antal utbildningstillfällen : 0 Antal möten med studentrepresentant er: 1 Antal medlemmar i facebookgrupp: 66 st Antal behandlade

12 studenträttsfall: 4 Beskrivningar för THS Utbildnings verksamhet ska tas fram i syfte att öka kontinuitet och enighet i organisationen En standard för THS kommunikation med KTH i påverkansarbetet ska utvecklas och implementeras THS arbete med påverkansarbete ska göras tillgängligt och synligt för att öka medlemmarnas intresse för frågorna. Syftet är att öka samtliga medlemmars beställarkompetens kring utbildning CFU: Tar fram beskrivningar (VT) KomC & CFU: Tar fram en processkarta som beskriver vägarna att gå i påverkansarbete (nov) implementerad (feb) CFU: Genomföra påverkansvecka i vår (vår) - Kommunikation via sociala medier (kontirnuerligt) Artiklar i OL (kontirnuerligt) Deadline flyttad till vårterminen pga för hög arbetsbelastning för CFU. Bra projekt för vårterminen när de kommer vara 3 personer. Processkartorna är färdiga och lämnade till KomC för sammanställning När är processkartor klara? Mycket händer, mycket planeras. Påverkansvecka viktigt! Antal OL-artiklar: 2 Antal likes på facebook: 170 st (165 st) THS ska delta brett och kunnigt i alla tjänstetillsättningsprocesser CFU: ansvarar för att rapportera från samtliga TFN varje rapportmöte. Representanter är tillsatta i de centrala grupperna Hur det ser ut på skolnivå är inplanerat att diskuteras i Utbildningsrådet Representation i CTFN: 13/22 möten

13 För mottagningen i tiden Miljöpolicy THS Visionsarbete THS ska under verksamhetsåret 2012/2013 formulera en konkret 5- årsvision väl förankrad i organisationen samt i linje med vår omgivning. Visionen ska ligga till grund för verksamheten de åren den omfattar och det skall byggas strukturer för att följa upp visionens progression. KS: Väljer grupp som fixar innan KF1, uppföljning till KS (okt) (dec) (jan) klart KF4 Workshops genomförda. Gruppen bör komma till styrelsen under tidig februari och presentera sina idéer! THS ska se över det existerande dokumentet PM: THS Miljöpolicy och ta fram en ny miljöpolicy som behandlar både resursanvändande och avfallshantering KC, KS: KC ansvarar för PM uppdateras (VT). KS: Nytt PM/Policy färdigt att antas (apr). Deadline framflyttad till våren pga att KC har mycket annat just nu THS verksamhet ska anpassas till den framtagna miljöpolicyn KS ser över vilkas ansvar som berörs (feb). KC ansvarar för ansvarsfördelning inom av fastigheter. En wellpappkompressor likt de som KTH använder har beställts till Nymble THS ska under verksamhetsåret påbörja en utvärdering av mottagningen för att identifiera mottagningens syfte och nytta samt dess styrkor och svagheter MS: Avstämning i MR (sept/okt), rapport (nov) Börjat diskutera användandet av Nymble under mottagningen och hur och vad en mottagningsbokning egentligen är och kan användas till tillsammans med MS Under MR11 kommer utvärderingen av mottagningen diskuteras, där kan flera av mottagningens styrkor och svagheter identifieras. Syftet med mottagningen är sammanställt.

14 THS relation till KTH Universitetets kultur Verka för att KTH arbetar vetenskapligt med utvecklingsarbete, framför allt vad gäller utbildningens genomförande Fokus i påverkansarbete CFU: Aktiv bevakning av ECE-skolans projekt med pedagogisk meritering, aktivt arbete i resursfördelningsutskottet Chefer för utbildningsinflytande har deltagit i, och aktivt lyft frågan för diskussion i möten och arbetsgrupper som berör frågan KTH:s utvecklingsplan innehåller, efter remissrunda, även Pedagogisk meritering Har klarheten ökat i denna fråga? Vad kan göras? Identifiera strukturer som försvårar fokus på utbildningen och studenten vid KTH CFU: Utreder vart sådana strukturer finns (nov) förslag på förbättring (mars) Arbetet är på gång och förväntas vara klar när? Bör få ta sin tid, förhoppningsvis är det klart i vår? THS ska initiera en process för en policy om studentinflytande på KTH, där KTH sammanfattar sin relation till THS samt syftet och ambitionen med studentinflytande Ordf: Tydligör öppenhet för samarbetet med KTH. Presentera THS VP för KTH-LG/US. CFU: Jämförelser inom RUBIK. KS: Diskutera på vad man kan vinna/förlora genom policyn.

15 Sektionslokaler Fysisk miljö THS proaktivt ska verka för att perspektiv viktiga för studenterna prioriteras i pågående och kommande projekt VO & SS: aktivt deltagande i MBA-möten (löpande under året) Löpande arbete. Bör kanske inte vara i verksamhetsplanen längre? Utveckla och definiera samarbetet mellan KTH:s miljö- och byggnadsavdelning (MBA), THS Centralt samt THS Lokalt. Det ska vara tydligt vem som har ansvar för en lokal, vilka krav som gäller och vem man ska vända sig till med frågor SS: Tar fram tidsplan (sept) för utredning vem som ansvarar för sektionslokaler. Presenteras för sektionerna på MBAs stormöte i vår (feb). Lokalpärm status? THS ska bevaka utvecklingen av MBA:s nytillsatta arbetsgrupp som ska utreda lokalbehov vid de olika skolorna, för att se till att relevant studentinflytande finns på plats SS: aktiv kommunikation med MBA i frågan löpande under året. Återrapportering varje rapportmöte. THS har blivit inbjudna att delta i arbetsgruppen när den blir mer konkret, är i dagsläget mer i idéstadiet Undersöka och kartlägga THS sektionslokaler samt undersöka sektionernas organs behov av ytterligare lokaler i driften av sin verksamhet. Kvalitativ data och information ska insamlas, dvs. inte enbart antalet studenter och medlemmar som allokerats per sektionslokal utan även hur grupperna nyttjar lokalerna och under vilka perioder KS & SS: Utredning av användning av sektionslokaler (sept). Projektplan & utförande under tidig höst. Underlag klart? Hur ska detta hållas uppdaterat? Ska man ha en lokalinventering per år? Som sektionerna måste göra? Rutiner ska fastställas för hur detta underlag hålls aktuellt och hur THS ska bemöta KTH i dessa frågor SS: Utveckla rutiner för att hålla underlag uppdaterade (våren) Se ovan.

16 Inresande studenter Utresande studenter Utvärdera hela utlandsstudieprocessen från idé till tillgodoräknande efter avslutad resa CFU, THS I: Skapa och skicka enkät i utvärderingssyfte till minst 100 studenter som rest utomlands - för att belysa KTH:s brister. Enkät utskickad? Svarsfrekvens? Arbeta för en större trygghet gällande tillgodoräknande av de kurser man läst KS, CFU, THS I: Utred hur THS kan jobba med detta strategiskt: vilka kommunikationsvägar etc. (okt) Påverkansarbetet verkar löna sig i denna fråga! KTH vill skicka ut studenter och förstår att de måste arbete för att skapa bättre förutsättningar! Utvärdera vilka stödfunktioner KTH erbjuder och bör erbjuda under studietiden i annat land THS bor under verksamhetsaret 2012/2013 utreda fragan med KTH och ta reda pa vad det finns for strategi kring integration av inresande studenter. Vems ansvar ligger integrationen pa och vilken fordelning av ansvaret finns mellan KTH och THS, centralt som lokalt. KP & THSI: Utvärdera THSI struktur och anpassa efter vad KTH vill THS ska göra.(sept) Ordf & THSI: Möte med KTH om deras syn på THSI och vad THS har för ansvar. (sept) Strukturen för THSI lämnar i dagsläget inte tid till att undersöka denna fråga. Förhoppningsvis kommer den organisationsförändringen som är planerad till VT att råda bot på detta. (KTH har uppmärksammats om problemet) Vad händer här i vår? Ordförande och Head of THS International har deltagit i två möten med KTH och diskussionen har påbörjats. Något mer angående detta? Antal medlemmar i THS International facebook-grupp: 1148 st (1109 st)

17 Rapport inför kårstyrelsemöte 10 12/13 Vice ordförande, Emma Fogelström Sid 1(1) ARBETSRAPPORT 4, KSM Vice Ordförandes rapport Aktuellt just nu I måndags fick jag gå på bal på slottet (nåja, stadshuset) och det var alldeles alldeles underbart, nästan lika underbart som efterfesten! ;) Tofsbärandet gick precis som inövat och bäst på Nobelmenyn var efterrätten. Kontrakten för caféombyggnaden är signerat och bygget drar igång nu i dagarna. Fram till efter tentapuben kommer de endast arbeta i källaren eller inne i cafét och det kommer alltså inte störa resten av verksamheten. KTH har skrivit beslutsunderlag för vår medfinansiering (5,6 mkr) som ska till beslut i Universitetstyrelsen inför årsskiftet. Vi har fått parkeringstillstånd för 2013 och börjat dela ut dem. Första dagen när vi satt i puben blev vi bara av med några fåtal, så kanske är det inte lika stor efterfrågan som vi trodde? Det verkar hur som helst som att det inte är omöjligt att få några fler om tillstånden tar slut. Gruppdynamik och organisationsfrågor Det är snart dags för överlämning och vi har planerat in ett gäng pass för hela gruppen samt lite roliga aktiviteter. Julöverlämningen är svår eftersom att det finns så otroligt lite tid att spela med men det ska nog bli bra ändå! Via Charlotte fick vi reda på att det kommit upp lite frågeställningar hos personalen angående vilka styrelsen är, vad vi gör osv. Vi borde bli bättre på att träffa personalen så att de också känner sig sedda och hörda! För att råda bot på personalens osäkerhet höll jag och Denise en kortare presentation av styrelsens arbete och vilka vi är samt gav lite utrymme för frågestund i slutet. Det togs emot med lite varierad entusiasm men det är nog ett steg på vägen i alla fall. Samarbeten och kontakter Kårbokhandeln har haft årsstämma där jag representerade THS, årsredovisningen presenterade och godkändes och styrelsen fick ansvarsfrihet. Angående årsredovisningen så hade bolaget ett positivt resultat på ca 130tkr, men vad man ska komma ihåg är ju att vi beslutade att efterskänka räntan på 95tkr vilket ju ger ett egentligt betydligt lägre resultat. Kårbokhandeln diskuterar just nu ganska mycket Kistabokhandelns vara eller icke vara då den går sämre än den i Nymble. Jag har träffat Anders Lundgren tillsammans med Denise och Robin och presenterat det förslag som vi fick av Marge arkitekter. Han verkade positiv till att öka antalet studieplatser och framförallt öka kvalitéten på dem och det verkar absolut som att de kan tänka sig att vara med och finansiera projektet. Jag och Denise har träffat Quarnevalen via Anna och Arthur och diskuterat lite mer angående vårt samarbete. De har ett förslag om att vi ska skriva ett samarbetsavtal så att man vet vad man kan förvänta sig av varandra, och vi tycker att det låter som en bra idé. I dagsläget står endast några ganska ospecifika rader i reglementet vad vi vet Resonemang OJ vad tiden går fort nu! Precis som jag skrev i förra rapporten så känns det som att tiden inte kommer räcka till men det är nog bara att acceptera och göra det bästa av tiden som är kvar. Nobelbanketten och NNC var grymt roligt och jag är riktigt imponerad av Marianne och hela hennes projektgrupp!

18 TITEL Charlotte Permin-Fager Kanslichef Tekniska Högskolans Studentkår Sid 1(2) RAPPORT ARBETSRAPPORT KANSLICHEF Löpande verksamhet Ekonomi 1. Utbildning för det nya lönesystemet sker den 17/12. Vi parallellkör både gamla och nya systemet så att ingen info går förlorat. 2. Likviditeten är fortsatt god och framtida utgifter och amorteringar ligger i fas. 3. Lånen för ombyggnationen och säkerhetssystemet är förhandlade och klara med en ränta på 2,2% (värt en applåd!) 4. Bankomaten inväntar mötesdatum med berörda parter från bla SEB för att diskutera möjligheten om att få en ny maskin installerad. Personal 1. Ordf. och v.ordf närvarade vid vårt personalmöte för att bla presentera vilka som är styrelsemedlemmar, berätta hur organisationen fungerar och svara på andra frågor som personalen hade. 2. Julen närmar sig och alla ser fram emot lite ledighet. Café och Restaurang 1. Alla av restaurangens personal har nu genomfört Stad-utbildningen 2. Cafét har nu flyttat upp sin verksamhet till restaurangen. Restaurangen öppnar sina dörrar kl för cafégäster. Mellan kl kommer sallader och mackor mm säljas i Puben. Detta innebär ändrade och förlängda arbetstider för personalen för att kunna tillgodose servicegraden. 3. Sämre intäkter dessa veckor då flera större arrangemang påverkar verksamheten bla DoPExpo och förberedelser och efterdyningar av NNC. 4. Personalen var på plats under NNC både i köket, service och disken och en del arbetade ända fram till dagen efter! Personalens reflektioner återkopplas till NNC för framtida arrangemang. 5. Efterdyningarna från större arrangemang påverkan arbetsmiljön för personalen. Mycket tid läggs på att lokalisera, återställa och städa. Detta är något som måste diskuteras och dokumenteras för framtida arrangemang. 6. Café och restaurangen stänger den 14 december och öppnar åter den 7 januari. Många övertidstimmar ska kompenseras under denna period. Fastighet 1. Alla möbler, porslin, dörrar är nu inventerade och fotograferade. Varje åverkan på dörrar mm skall hädanefter fotograferas och dokumenteras för försäkringsåtgärder samt polisanmälan. 2. Husets brandingenjör har genomfört en enkel utvärdering av huset för antalet personer som får vistas i de olika delarna. En större utredning bör genomföras, där man mäter bla takhöjd, luftmängd och utrymningsflödet, för att eventuellt kunna öka personantalet. 3. Wellpapps komprimeraren står nu på plats på lastkajen. Fastighetsskötaren är ansvarig för att instruera hur den fungerar. Samtlig wellpapp ska komprimeras.

19 TITEL Charlotte Permin-Fager Kanslichef Tekniska Högskolans Studentkår Sid 2(2) Projekt Nya projekt på gång Café ombyggnationen: I skrivande stund byggs temporära väggen upp vid cafét. Cafét och RNs förråd töms på innehåll/inventarier som ska sparas. Tysta arbeten kommer ske under denna vecka, och rivningsarbetet kommer påbörjas den 17 december. Larm och inpassering: Förhandlingen är nu klar och kåren kommer byta system till Bravida. KTH kommer ombesörja den tekniska hanteringen via deras larmbord. Installering av nya kortläsare mm kommer ske under jan/feb Dessa kortläsare är kompatibla med KTHs framtida campuskort. Bokningssystem: En workshop har genomförts för att diskutera behoven och rutiner kring samtliga lokaler i Nymble och Osqvik. För att kåren ska bli mer effektiv och professionell i sitt arbete med att hyra ut lokalerna, så krävs det bättre resurser än vad som finns idag. Läs mer under resonemang. Osqviks tak: Arbetet med taket är igång men kraftigt försenat bla på grund av snökaoset och hög arbetsbelastning. Vatten har läckt ner på golvet i sov loftet under längre period vilket orsakat skador på trägolvet. Detta kommer bytas ut samtidigt som taket renoveras. Ev kommer även målning av väggarna att ske under denna välbehövda renovering av Osqvik. Pub och plan 3: Diskussionerna fortsätter för att hitta realistiska och genomförbara lösningar för att förbättra ytorna bland annat med ljudabsorbenter bättre studieplatser mm. Nästan klara projekt Golvsprickor: Avvaktar nästa förbättringsåtgärd i dec. Ventilation: Ingen respons på förlikningsförslaget ännu. Reflektion Det har nu gått ett år sedan jag började som kanslichef och många reflektioner och idéer florerar, inte bara hos mig utan bland både personalen och studenterna. Det känns betryggande att se hur vår säkerhetsberedskap sakta men säker tar form med utförliga brandrutiner, krisplaner och nytt larmsystem. Jag har en förhoppning om att med hjälp av ett bra system, kunnig personal och en ökad medvetenhet så kommer säkerheten för alla som vistas i huset att öka. Miljötänket går sakta framåt men får tyvärr ligga på is under denna intensiva vinter. Flera inbokade möte med berörda parter har ställts in. Nya tag i vår. Det är positivt att se hur organisationen intar en mer affärsmässig roll och att en långsiktighet finns med i verksamhetsplaneringen bland annat genom: Ombyggnationen av cafét så kommer kåren få en bättre ekonomi och stärka sin roll som aktör på campus. Att förbättra uthyrningsrutinerna och prissättningen på våra lokaler. Utöka verksamhetsgraden genom bland annat externa aktörer på kvällarna. Men, för att säkerställa den professionella nivån som krävs behöver styrelsen tillsätta en Husansvarig. Idag uppstår allt för många misstag, feltolkningar, ovetskap på grund av att ingen har ansvaret. Detta skapar onödig irritation, merarbete för många i huset och framför allt uppfattas organisationen som amatörmässig. Husansvarig skulle arbeta som en länk mellan intern och extern verksamhet, hitta sponsorer till huset (tex. nya mikrougnar, finansiering vid ombyggnationer mm)

20 Rapport inför kårstyrelsemöte 10 Mottagningssamordnare, Sara Karlsson och Christian Virtala Sid 1(1) ARBETSRAPPORT 4, KSM10 Mottagningssamordnares rapport Aktuellt projekt/utveckling Utvärderingen av mottagningen som genomfördes med ettan är klar och alla sektioner har fått sin del av utvärderingen. Sista mottagningsrådet hölls 3/ och de flesta sektioner deltog. Under detta möte gick vi igenom utvärderingen och utvärderade mottagningsrådet och hur samarbetet under året har gått. Sammanställningen av denna utvärdering är inte klar än. Framförallt har vi haft överlämning. Överlämningen och planeringen för nästa år går jättebra. Vi håller på att definiera vad mottagningssamordnare ska göra nästa år och hur en mottagningsgrupp bör se ut. Samarbeten och kontakter Vi har träffat Aino Collmar som arbetar på info-center. Anio och vi har planerat inför nästa års mottagningsinternat och ett preliminärt schema finns klar. Mottagningsinternatet kommer bli mycket mer interaktivt och mer diskussioner kommer hållas mellan studenter och personal på KTH. Vi har även träffat Lena Edvardsson och under vi har också bokat in möten med Doris Serrato och Studenthälsan så Christian ska få träffa de personer på KTH som mottagningssamordnaren arbetar mycket med. Resonemang Sara: Jag är så glad att jag har en efterträdare som är så taggad och som vill göra mottagningen 2013 ännu bättre. Överlämningen går jättebra och helt enligt planerna. Jag är väldigt nöjd med mitt år och jag har verkligen lärt mig otroligt mycket och haft jättekul med alla människor som jag har lärt känna. Det känns lite tråkigt att det snart är slut men jag börjar känna mig redo att lämna över. Christian: Jag känner att jag börjar komma in i Ledningsgruppen på ett väldigt bra sätt. Jag känner mig otroligt välkommen och är verkligen taggad inför mottagningen Det känns otroligt skönt i allmänhet när det kommer till överlämningen då all dokumentation är otroligt organiserad, all information finns tillgänglig och jag får de absolut bästa förutsättningarna att förbättra mottagningen. Det känns verkligen otroligt roligt med allt, det har aldrig varit roligare att gå till jobbet.

21 Rapport inför kårstyrelsemöte 10 Chefredaktör Osqledaren, Axel Hammarbäck Sid (2) Sid 1(2) FÖRSÄTTSBLAD Ledningsgruppens rapporter till kårstyrelsen Varför rapportera? Anledningen till att ledningsgruppen rapporterar till kårstyrelsen är för att kårstyrelsen är intresserade av vad ledningsgruppen gör. Kårstyrelsen i sin tur ska rapportera till kårfullmäktige hur den centrala verksamheten fortlöper. Dels utifrån verksamhetplanen men även de delar som inte tas upp där. Därför är ledningsgruppens rapporter uppdelade på samma sätt. Matrisdelen För att enkelt kunna följa hur arbetet med verksamhetsplanen fortlöper har en matris skapats för att enkelt kunna följa utvecklingen under ett år. Matrisen är uppbyggd med en del direkt hämtad ur verksamhetsplanen, en del där målen ur verksamhetsplanen är utlyfta, en del där kårstyrelsen tillsammans med ledningsgruppen har konkritiserat hur man ska uppfylla målen samt en del där ledningsgruppen rapporterar på varje punkt hur arbetet fortlöper. UB-verksamhet Under denna del av rapporten ska all verksamhet som inte har direkt koppling till verksamhetsplanen rapporteras. Här är fokus mer på postspecifika frågor och personliga resonemang och känslor. Vad saknar du för att kunna förbättra din verksamhet? Allt i kursiv text är givetvis förslag på vad du kan skriva om, inget obligatoriskt har du egna idéer skriv gära dom J Att tänka på när du skriver din rapport Att bertätta om ditt arbete är viktigt, låt det ta den tid det behöver! För att kårfullmäktige och kårstyrelsen ska kunna ge dig rätt förutsättningar för att utveckla och förbättra din verksamhet behöver du lyfta fram den informationen. Tänk på att mottagaren kanske inte är lika insatt som du, använd ett enkelt språk. När kårfullmäktige skall läsa handlingarna inför deras möten är handlingarna ganska långa och tänk därför på din rapport som en sammanfattning av ditt arbete, skriv kort och koncist så kan man föra en diskussion på rapportmötet. Din rapport är en offentlig handling så tänk på vad du skriver i den, känsliga saker direkta arbetsledningsfrågor gällande din grupp kan diskuteras på sittande möte utan att skrivits i din rapport. Hur/var/när sparar jag min rapport? Din rapport skall sparas BÅDE pdf och word-fil i mappen för KSMY i respektive doc och pdf-mapp för gällande handlingarmapp.

22 Rapport inför kårstyrelsemöte 10 Chefredaktör Osqledaren, Axel Hammarbäck Sid (2) Sid 2(2) ARBETSRAPPORT 4, KSM10 Chefredaktören för Osqledarens rapport Aktuellt projekt Kortfattat om aktuella projekt exempelvis nästa nummer, kampanjer etc OL#2 kom ut för någon vecka sedan, med bra resultat! Stabil #2. Fått en del bra feedback och varma ord asfett! Har redaktionsmöte för nästa nummer samma kväll som rapportmötet. Miljötema på #3 hojta om ni har några idéer på artiklar eller liknande. Annars är julkalendern igång för fullt, vilket var en spontan idé vi fick under valvakan i Nymble, och sedan bara körde vi. Folk verkar gilla den, och det känns som att det kommer bli en stående grej i Osqledarens produkt. Funderar lite smått på om man tjäna pengar på den, genom att företag typ spexar till sig och gör något kul i en/några av luckorna. Men det får vara en idé till framtiden nu är vi ju redan halvvägs till jul. Gruppdynamik och organisationsfrågor Kortfattat om exempelvis gruppen, typ nya idéer på hur man arbetar, hur går arbetet med redaktionen? Etc Det går fortsatt bra, folk är taggade. Det var ett tag sedan vi gjorde något tillsammans, så vi får ta och styra en vinterfest eller något. Har haft lite informella avstämningar med några av undercheferna för att se hur de tycker att det går, och innan årsskiftet tänker jag att det vore najs med en slags halvårsrapport till hela redaktionen för att se hur det gått hittills och hur folk tycker att det är att vara med i redaktionen för att kunna ändra på det som är mindre bra. Samarbeten och kontakter Kortfattat om exempelvis samarbetet med komchef, tomat, sektioner, THS centralt, REFTEC?, KTH etc Allt okej här. Tror jag skrev att jag skulle ta fram en rapport över hur ekonomin är till det här mötet men det hade jag glömt innan jag satte mig att skriva denna rapport och den skrivs på väg till London, så jag hinner tyvärr inte med det just nu. Men det känns som en passande grej att göra till halvårsavstämningen när det är kirrat rapporterar jag hur läget är. Ekonomi Kortfattat om det ekonomiska läget, annonsförsäljning etc Annonsförsäljningen går okej gick aningen bättre för #2 än för #1, om ändå marginellt. Har med Oscar börjat kolla på om Universum kan vara en potentiell samarbetspartner, vilket han driver just nu. Ska bli intressant att se vad det blir av det. Resonemang Syftet med denna rubrik är att resonera kring din abretssituation, vad är roligt, vad är mindre roligt, har du förutsättningar för att uppnå dina mål? Vad funkar bra, vad funkar dåligt? Jobbet är fortfarande otroligt kul. Det var ju inte särskilt länge sedan jag skrev den förra rapporten, så stressgrejen och tröttheten ligger kvar, och har inte blivit mindre sedan sist vi sågs och det är väl det enda som är tråkigt med jobbet. Ska försöka att få så mycket som möjligt gjort under den kommande veckan, så att jag kan ta det lugnt ett tag. London blir fett, också!

23 Rapport inför kårstyrelsemöte 10 Kommunikationschef, Sebastian Ols 13 december 2012 Sid 1(2) ARBETSRAPPORT 4, KSM10 Kommunikationschefens rapport Aktuellt projekt Kortfattat om aktuella projekt exempelvis brandbook, kampanjer etc VP:n Inte hunnit ta tag i så mycket från VP:n tyvärr. Har fokuserat på att styra upp andra projekt istället. Hemsidan Andra mötet gick av stapeln för inte så länge sedan. En kravspecifikation och en tidsram med deadlines är satt. 30:e april är datumet! KR-projektet En del grejer har gjorts men gruppen har valt att börja med arbetet igen i januari. Vi har satt en tidsram och deadlines. Brandbook Rekryteringsplanen fortsätter ta form. En från OL-redaktionen är intresserad av att peta i grafiska profilen med mig. Vi ska försöka titta närmare på det i vår i samband med hemsidans redesign. THS-infofilm Har rekryterat en tecknare och en manusförfattare för att hjälpa mig förverkliga denna film. Nu fattas det bara att rekrytera en eller två filmare för att hjälpa till. Söker alla medlemmar från inom OL-redaktionen. THS Kopiatorn OfficeNetwork, de vi hyr skrivaren från, har tagit kontakt med mig för att styra upp vårt samarbete nu när en ny person har tagit över oss som kund. Han föreslår att vi uppgraderar maskin. Han har gett mig offert på 3 nya skrivare som är bättre än den vi har nu och sänker vår kostnad per år med några tusenlappar. Det innebär dock ett förnyat 5 årskontrakt och jag har sagt till honom att vi inte är sugna att skriva på ett sådant förrän vi vet att serviceavtalet kan hållas från deras sida. Han har gått med på det och de arbetar nu mycket med skrivaren för att försöka få allt att funka. Får hoppas att det blir gjort. Gruppdynamik och organisationsfrågor Kortfattat om exempelvis gruppen, typ nya idéer på hur man arbetar, hur går arbetet med gruppen? etc Funkar bra. Samarbeten och kontakter Kortfattat om exempelvis samarbetet med OL, KTH, råd, REFTEC externa parter etc. OL samarbetet går bra. Tar in fler och fler personer från redaktionen till mina projekt. Infark 2 gick av stapeln på KTH! Det var väldigt nyttigt att jämföra varandras arbetssitutationer, grafiska profiler, hemsidor, organisationsstrukturer, rekryteringsstrategier och en massa annat. Ekonomi Kortfattat om det ekonomiska läget etc

24 Rapport inför kårstyrelsemöte 10 Kommunikationschef, Sebastian Ols 13 december 2012 Sid 2(2) Har i princip använt upp hela min budget nu med köp av profilkläder och nya toapratare (ännu inte uppsatta). Har budget kvar för att köpa in giveaways och har fått tips från Emma att köpa in THS-pennor. Har också budget kvar för en hel del utskrifter på kopiatorn. Resonemang Syftet med denna rubrik är att resonera kring din abretssituation, vad är roligt, vad är mindre roligt, har du förutsättningar för att uppnå dina mål? Vad funkar bra, vad funkar dåligt? Det känns som att jag saknar tid. Måste strukturera mitt arbete mer om jag ska kunna genomföra det jag vill under mitt år (har bifogat en liten lista jag har gjort). Att få igång hemsidan och KR-projektet är nog det svåraste då det kräver tid efter kl17 och att alla andra har tid.

25 Rapport inför kårstyrelsemöte 10 Näringslivschef, Fabian Wahlgren Sid 1(3) ARBETSRAPPORT 4, KSM10 Näringslivschefens rapport Gruppdynamik och organisationsfrågor Sedan senaste rapportmötet har vi haft julbord med hela THS Näringsliv, vi har haft lite utvärderingsmöte i N4 och NX har haft middag inför NNC. Tråkigt att många inte kunde komma på NG-julbordet pga snökaos så att de inte kom fram. Men det blev ändå lyckat Eftersom vi låter verksamhetsåret för CaseClub fortsätta ligga på kalenderår, så är vi för närvarande mitt uppe i försök att rekrytera en ny grupp som kan driva CaseClub under nästkommande år. Vi kommer göra en utvärdering till alla medlemmar i NG för att se hur folk mår, om de tycker arbetet är roligt och hur de tycker om sättet vi arbetar på. Planen är att skicka ut den direkt efter tentorna. Samarbeten och kontakter Avtalet med Studentkortet är signerat och ivägskickat. Så nu påbörjar de kopplingen mellan våra respektive Upright-system. Vi har haft en workshop med diverse LG-personer + Charlotte, Johan & Svenne ang lokalbokningsrutiner som skickats över till Digital Information. Vi ska ha ett telefonmöte och stämma av mer, efter det kommer de med en detaljoffert och avtalsförslag. Troligen i nästa vecka. Enkäten som vi och Chalmers kår har gjort är nu utskickad till alla studenter. Förhoppningsvis får vi bra respons på den! ARG-minglet gick bra, under omständigheterna. Och vi hade ett mycket bra ARG-möte hos Telia den 4e dec. Vi ska för övrigt försöka ha fler ARG-möten utanför stockholm kommande år, nu har vi haft alla (utom JätteARG) i Stockholm. Student Inc. har påbörjat diskussion om möjligheten att kunna ha startup-pubar i Nymble. Jag, Peter och Victor ska ha möte med dem på fredag. Aktuella event Företag Eventtyp Datum Teknikföretagen Mingelkväll 26/11 THS Näringsliv ;-) Entrepreneurial 28/11-29/11 Networking Week Studybuddy Monterplats 28/11 Svevia Frukostutdelning, DKV15 29/11 CocaCola Monterplats 5/12 Unga Forskare Lunchföreläsning 5/12 Unionen Monterplats, KTHB 6/12 Ekonomi Inga konstigheter. Vi ligger över budget hittills i intäkter och under budget i utgifter. Så det går bra

26 Rapport inför kårstyrelsemöte 10 Näringslivschef, Fabian Wahlgren Sid 2(3) Resonemang Lokalfrågan ENW Har vart väldigt mycket paperwork, mail och admin-jobb nu efter ENW. Så två veckor med väldigt lite kontakt med NG (eftersom de dessutom tentapluggar) och liknande. Men det är bara att gilla läget, en del pappersarbete är kul det också ENW gick mycket bra! Vi hade fortfarande runt 20% av platserna lediga tyvärr, men det var mycket annat som hände den veckan. Tror att de var det som avtaggade många studenter. Men besökarna var nöjda och kvällarna flöt på väldigt smidigt och smärtfritt. Vi har väldigt mycket testamenterat kring ENW som vi lärt oss. Bland annat att man inte ska ta betalt självkostnad från startups. Bättre att hitta finansiering från Vinnova, banker, branschorganisationer, myndigheter och liknande. Inkubatorer, startups och liknande ska inte behöva betala för att delta. Mycket roligt med vårt första forskningsevent nu också. Det var väldigt roligt och bra uppslutning! Lokaler & LG/personal När vi hade workshopen kring lokalbokningssystem och rutiner, så kom verkligen alla problem fram till slutledningen vi har ingen som är ansvarig för det här På något sätt måste lokalfrågorna förtydligas och ansvaret för lokaler behöver struktureras upp. Det bästa vore naturligtvis att ha en person i LG som är ansvarig för våra fastigheter. Men om det inte är möjligt av ekonomiska/strukturella/formella skäl så måste det verkligen styras upp ordentligt. Om någon felanmäler till Svenne att ljudet i lilla gasque inte funkar, vem är ansvarig för att fixa det? Och inom vilken tidsram? Vem ser till att våra lokaler är attraktiva för uthyrning? Syftet med många av lokalerna är ju att de ska hyras ut regelbundet. Personligen tycker jag att man kunde kasta om lite i LG, och lösa många problem då. Ett förslag är enligt nedan, där man har enheter för Näringslivs & kommunikationsfrågor, Utbildningsfrågor samt fastighetsoch föreningsfrågor. Då kan enhetsordförandes roller funka till 50% som att arbetsleda och stötta enheten, och 50% med att jobba med typ kostnadsminskande avtal, övergripande utbildningsfrågor eller att jobba med våra fastigheter och lokaler. Tänk då att ett samarbete mellan fastighetschef och näringslivschef leder till fler kostnadsminskande avtal, så sparar man redan där in på löner och liknande för hela personalen. Och i och med att man göra om Näringslivschefens roll till en som är ansvarig för ALLT näringslivsarbete och en som är ansvarig för att leda THS Näringsliv, så får man dessutom ett bättre och mer enhetligt THS näringsliv, med en ansvarig som kan jobba mer operativt med just de frågorna. Och inte lägga tid på lokalbokningssystem eller kostnadsminskande avtal utan fokusera på det man ska, dvs sin grupp. Detsamma gäller för många poster, framför allt kanske evenemangschef och studiesocialt ansvarige. Anyhow, enough ranting. Tycker bara det känns som att detta varit ett uppenbart och återkommande problem så länge men att man alltid undvikit att ta tag i det för att det är en jobbig och tidskrävande fråga som ingen äger

27 Rapport inför kårstyrelsemöte 10 Näringslivschef, Fabian Wahlgren Sid 3(3) Ordförande Vice Ordförande Näringslivschef (och kommunikation/marknadsföring) Chef för utbildningsinflytande Fastighetschef Ansvarig för THS Näringsliv Ansvarig för utbildningspåverkan Programgruppens ordförande Projektledare för THS Armada Ansvar för utbildningspåverkan med arbetslivsintegrerande fokus Mottagningssamordnare (har grupp som sköter även int. mottagning) Kommunikationschef Head of THS International (ansvarar ej för int mottagning) Sektionslokals- och kårföreningsansvarig Chefredaktör för Osqledaren Ansvarig för skyddsombuds- och jämställdhetsfrågor

28 Rapport inför kårstyrelsemöte 10 Evenemangschef, Victor Olsson 22 oktober 2012 Sid 1(2) ARBETSRAPPORT 4, KSM10 Evenemangschefens rapport Gruppdynamik och organisationsfrågor Sedan senaste rapport har det inte hänt så mycket kring Programgruppens struktur då vi har haft intensiva helger med stora evenemang och NNC i huset. Däremot har jag och Vice Evenemangschefen (VE) haft intervju och valt ut en ny Marknadsföringskoordinator (MK) som kommer att börja aktivt jobba med att bilda den nya nämnden/grupp inom programgruppen. Det är fortfarande väldigt oklart hur strukturen av denna grupp kommer att se ut men det är någon MK, VE och jag kommer att jobba tillsammans med infor att börja rekrytering i början av nästa termin. Med bildande av denna grupp förväntar vi oss att den extern/intern kommunikationen om vår organisation och evenemang kommer att öka vilket kommer att påverka verksamheten på ett mycket positivt sätt. Utöver detta har en ny Klubbmästare och Vice Klubbmästare valt av medlemmarna i NKM. Då jag inte själv väljer dessa personer försökt jag göra mitt bästa för att ställa rätt frågor och påbörja rätt diskussioner så att den mest lämpade person blev vald. Med detta har jag också satt krav på de nuvarande klubbmästare och vice att planera en ordentlig överlämning som jag kommer att se över till viss del så att de ny valda inte ska behöva hitta på hjulet som dessa poster ha behövt göra i så många år. Samarbeten och kontakter Jag har som tidigare haft mycket kontakt med NNC, speciellt nu när själva eventet skulle genomföras. Utöver det har jag varit involverad i arbetet med det nya lokalbokningssystemet tillsammans med många andra i LG och personalen. Sammarbetet har resulterat i en övergripande vy av hur vi vill att lokalbokningssystemet och våra rutiner kring lokalerbokning ska se ut. Det som återigen blev mycket tydligt var vårt behov av en person som har ansvar för förvaltningen och utveklar av våra lokaler, t.ex. en husansvarig. Detta är bl.a. pga. att arbetsuppgifterna som rör våra lokaler är alldeles för ut sprida bland delar av LG och personalen och faktumet att vi har ingen som har tiden eller rollen att se till att våra lokaler hålls i form och uppdaterade. Aktuella event Kortfattat om det event som händer/har hänt, gärna punktform Event som har genomförts: - KlubbNymble 30/11: ca. 700 gäster, gäst DJs var mycket uppskattade - Sångartävflan 1/12: ca gäster/deltagare, mycket uppskattad och väl genomfört av RN och NKM - Bar Nymble Event som kommer: - Tentapub Nymble 15/12 - Extern Klubb Bring the Noise 25/12

29 Rapport inför kårstyrelsemöte 10 Evenemangschef, Victor Olsson 22 oktober 2012 Sid 2(2) Ekonomi Kortfattat har våra event gått mycket bättre än förväntade över lag. Dock har våra senaste Bar Nymble minskat omsättningsmässigt men det är inte förvånande med faktumet att huset har varit stängt pga. NNC så våra gäster inte förväntar sig att vi har öppet. Klubb Nymble gick mycket bättre än förra gången även när vi hade ungefär lika många gäster vilket är mycket intressant då det tyder på att kundkrätsen till Klubb Nymble har dragit flera utanför KTH som är eventuellt mer köp starka. Sångartävflan, som varje år, har varit en förlust affär med den långa försäljningen och höga tekniska kostnader. Resonemang På den senaste tiden har det varit mycket fokus på att genomförra våra evenemang så bra som möjligt men samtidigt hjälpa NNC där jag har kunnat. Nu nar sista Tentapuben för terminen är här kommer det vara mycket intressant hur våra investeringar i kravallstaket och tält kommer att påverka eventet och våra gästers upplevelser. Tillsammans med vaktchefen har vi diskuterat och resonerat mycket kring hur evenemangen på Nymble kan förbättras och utvecklas logistiskt sätt och många av våra hamnar på frågor kring vad THS till av eventverksamheten. Om man då följer VPn ser man en tydlig riktning som eventverksamheten ska emot men i verkligheten av vi alldeles får många andra typer av verksamheter som också ska prioriteras. Detta leder till den åtalade lokalbristen som har tvingat några av våra verksamheter att kompromissa och inte nå de mål som har sätts av VPn. Vi kan tyvärr inte ha allt som skulle vilja utan att bygga ett till kårhus i princip och därför är det extremt viktigt att Styrelsen tar en ställning oavsett vad de är så att arbetet kring våra verksamheter inte behöver hamna i konflikt med varandra och göra arbetet svårare än vad den behöver vara.

30 Rapport inför kårstyrelsemöte 10 Head of THS international Izla Unesi Sid 1(2) FÖRSÄTTSBLAD Ledningsgruppens rapporter till kårstyrelsen Varför rapportera? Anledningen till att ledningsgruppen rapporterar till kårstyrelsen är för att kårstyrelsen är intresserade av vad ledningsgruppen gör. Kårstyrelsen i sin tur ska rapportera till kårfullmäktige hur den centrala verksamheten fortlöper. Dels utifrån verksamhetplanen men även de delar som inte tas upp där. Därför är ledningsgruppens rapporter uppdelade på samma sätt. Matrisdelen För att enkelt kunna följa hur arbetet med verksamhetsplanen fortlöper har en matris skapats för att enkelt kunna följa utvecklingen under ett år. Matrisen är uppbyggd med en del direkt hämtad ur verksamhetsplanen, en del där målen ur verksamhetsplanen är utlyfta, en del där kårstyrelsen tillsammans med ledningsgruppen har konkritiserat hur man ska uppfylla målen samt en del där ledningsgruppen rapporterar på varje punkt hur arbetet fortlöper. UB-verksamhet Under denna del av rapporten ska all verksamhet som inte har direkt koppling till verksamhetsplanen rapporteras. Här är fokus mer på postspecifika frågor och personliga resonemang och känslor. Vad saknar du för att kunna förbättra din verksamhet? Allt i kursiv text är givetvis förslag på vad du kan skriva om, inget obligatoriskt har du egna idéer skriv gära dom J Att tänka på när du skriver din rapport Att bertätta om ditt arbete är viktigt, låt det ta den tid det behöver! För att kårfullmäktige och kårstyrelsen ska kunna ge dig rätt förutsättningar för att utveckla och förbättra din verksamhet behöver du lyfta fram den informationen. Tänk på att mottagaren kanske inte är lika insatt som du, använd ett enkelt språk. När kårfullmäktige skall läsa handlingarna inför deras möten är handlingarna ganska långa och tänk därför på din rapport som en sammanfattning av ditt arbete, skriv kort och koncist så kan man föra en diskussion på rapportmötet. Din rapport är en offentlig handling så tänk på vad du skriver i den, känsliga saker direkta arbetsledningsfrågor gällande din grupp kan diskuteras på sittande möte utan att skrivits i din rapport. Hur/var/när sparar jag min rapport? Din rapport skall sparas BÅDE pdf och word-fil i mappen för KSMY i respektive doc och pdf-mapp för gällande handlingarmapp.

31 Rapport inför kårstyrelsemöte 10 Head of THS international Izla Unesi Sid 2(2) ARBETSRAPPORT 4, KSM10 Head of THS Internationals rapport Gruppdynamik och organisationsfrågor Samarbeten och kontakter ESN Det är inte så mycket som har hänt kring ESN den här månaden. Vi får våra SIM-kort via ESN och nu är de i diskussion om vi ska fortsätta med Tele2 eller inte. Det har varit ett antal olika operatörer som har hört av sig till mig, där jag har nekat deras erbjudande för att vi får SIM-kort från ESN och en bra summa pengar per aktiverat kort. KTH Språkkommitten Den är nu över, vi hade en liten avslutningsmiddag. Språkkommittéen kommer inte att finnas kvar på samma sätt den har gjort i år. I-gruppen pga snöstorm och förseningar i SL-trafiken missade jag det senaste mötet. REFTEC -RUBIK RUBIK ganska snart. Här på THS. Internationella Rådet (IR) Det var tänkt att vi skulle ha ett sista möte i december innan jag slutar, fast det blev inte av. Aktuella event Internationella faddrar 194 faddrar totalt. Det kommer att bli jätteroligt att sätta ihop studenterna med utbytesstudenterna, Mottagningen Rullar på i 180. Vi har fortfarande ingen mottagningsansvarig. Men planeringen känns som att den snart är klar! Ekonomi Resonemang Min sista arbetsrapport. Ett helt år har gått så fort. Jag har haft det så otroligt roligt, lärt mig massor av nytt. Träffat folk från nästan hela världen på en och samma plats. Och jag avlutar detta med en bild av mig när jag blev vald och OH JÄÄÄVLAAR!!

32 Rapport inför kårstyrelsemöte 10 Chefer för Utbildningsinflytande Sara Blomqvist & Per-Viktor Bryntesson Sid 1(2) ARBETSRAPPORT 4, KSM10 Chefer för utbildningsinflytandes rapport Aktuella projekt/frågor Enkäten om utbytesstudier skickades ut till ungefär 5700 studenter för ungefär två veckor sedan och vi har hittills fått 305 svar, vi hoppas få upp svarsfrekvensen genom ett påminnels . Bearbetning av resultatet till någon form av rapport kommer att påbörjas efter jul och enkätsvaren kommer troligtvis att kompletteras med intervjuer. Vi har träffat Johan Gerdin och Maria Lindencrona som jobbar med handläggning av anställningsärenden och diskuterat rutiner för studentrepresentation i tjänsteförslagsnämnder och anställningsutskott. Vi ska tillsammans hålla en utbildning för studenter i februari. Relaterat till detta jobbar vi också på att förbättra och få koll på hur representationen av studenter i skolornas tjänsteförslagsnämnder ser ut. Som ett första steg har vi kontaktat handläggarna för respektive tjänsteförslagsnämnd för att efter julupphållet kunna träffa de studienämnder som ligger under varje skola och komma fram till ett bra arbetssätt. Per-Viktor har tagit plats i en arbetsgrupp som ska jobba med framtagandet av en pedagogisk portfölj, nästa möte kommer att ske den 4:e februari. Till dess ska gruppen sätta sig in i pedagogiska portföljer från lärosäten som kommit längre i processen (UU, Chalmers och LTH). Läsningen av rapporter för HSV-utvärderingen har fortgått. Nu innan jul kommer KTH att skicka in sina självvärderingrapporter till Högskoleverkets utvärdering. Den sista delen i utvärderingen är intervjuer med studenter, SFS agerar där kontakt mot HSV men vi ska efter juluppehållet hitta studenter som vill ta del i detta. Priset för Årets Lärare kommer att delas ut av Denise och Sara Mazur från Ericsson på diplomeringen den 18:e december. Arbetsgruppen för policy för studentinflytande har träffats ännu en gång och i jan/feb kommer det att finnas ett dokument som kan gå ut på remiss till fler delar av THS och KTH. Vi har förberett för överlämning/inskolning, men däremot inte hunnit smygstarta så mycket med PÖLpass. Samarbeten och kontakter Vi har haft UR 3. THS visionsgrupp kom förbi och fick input kring visionen, i övrigt ägnades mötet åt en workshop kring kommunikation. Dels pratade vi om rollen som studentrepresentant, hur man kommunicerar i del olika fora man verkar i, vad som är bra att tänka på. Dels pratade vi om kommunikation som i synliggörande och marknadsföring av studienämndernas arbete. Det var mycket givande diskussioner och under synliggörande och marknadsföring var även KR med. Sara har tillsammans med ordförande Denise följt med KTHs ledningsgrupp på deras årliga internat, som i år hölls i Bryssel. Temat var EU-frågor, då EU spelar en stor roll i KTHs forskningssatsningar och - finansiering. Vi fick lära oss en hel del om olika projekt som pågår och hur KTH ska positionera sig i förhållande till dessa. Som student är det svårt att hänga med i dessa områden och vissa av föredragen var väldigt svåra att relatera till, men jag tycker ändå att det är värdefullt att få en inblick. Många av de möten vi går på handlar inte bara om utbildning utan hela KTHs verksamhet, och det är bra att ha en bakgrundsbild av verksamheten. RUBIKs tredje träff för året hålls hos THS i helgen (fre-lör). Förutom en del överlämning och lära känna de nytillträdda (CFU och internationellt ansvariga från andra kårer) ska vi fokusera på studiebevakning på

33 Rapport inför kårstyrelsemöte 10 Chefer för Utbildningsinflytande Sara Blomqvist & Per-Viktor Bryntesson Sid 2(2) masternivå. Detta är något som verkar brista på många lärosäten och är också en av de frågor som UR i höstas lyfte som en av de mest prioriterade att jobba med. Förhoppningsvis kommer vi fram till bra saker att ta med till det arbetet i vår. Sara har representerat på Doktorandsektionens styrelsemöte och Educational group. Ett jättekul projekt som sektionen driver är en gemensam introduktionskurs för alla doktorander på KTH. Man har kommit ganska långt och utformat innehåll för kursen samt presenterat för prodekanus och Forskningsansvarigas råd (FA) och fått ett positivt mottagande. Tanken är att kursen ska hållas 1-2 gånger per år och att doktorandsektionen även ska anordna sociala aktiviteter i anslutning till kursen. Påverkansarbete Vid det senaste Utbildningsutskottet (UU) tog frågan om läsårsförläggningen upp för andra gången i höst. Ett principbeslut för hur terminerna ska se ut lades redan i juni, att terminerna ska ha 20 veckor vardera, hur många undervisningsdagar som ska finnas i varje period etc. Vid förra UU i oktober presenterade schemaläggningen två förslag, men inget av dem överensstämde med principbeslutet, varför frågan fick tas upp igen nu i december. När det nya förslaget, som stämde exakt med principbeslutet, kom ut visade det sig att det fanns undervisningsdagar utlagt i mellandagarna kring jul, och att tiden som faktiskt skulle gå att använda till undervisning var väldigt snett fördelad mellan de olika perioderna. För att rätta till detta föreslog vi för UU att rekommendera till rektor att göra en justering i principbeslutet som möjliggör en mer flexibel indelning av perioderna så att det kan anpassas efter hur storhelgerna ligger varje år. Detta efter att ha varit i kontakt med Åsa Gustafsson på utredningsavdelningen för att få koll på hur CSNs regler för studiestöd ser ut. UU höll med vårt förslag och rektor har ändrat i principbeslutet. Värt att notera är dock att detta inte påverkar att examination i period två från och med nästa läsår kommer att ligga efter jul, detta gäller fortfarande. Vi har samtalat med Axel att skriva något om saken så att medlemmarna får veta nyheterna. Vid samma UU presenterades ett förslag på hur man ska arbeta med att implementera målrelaterade betygskriterier i alla kurser. I dagsläget är det upp till varje examinator att välja om man vill sätta upp sådana kriterier för varje betyg eller inte, i de flesta kurser sker det inte. Förslaget från arbetsgruppen var att man ska testa i några kurser av olika karaktär där det finns lärare som är intresserade av detta, stöd i arbetet ska ges av ECE-skolan. Vi tycker att detta är jätteviktigt, och att det måste få ta lite tid att implementera. På sikt kommer detta att leda till högre kvalitet i examination. Frågan om poängrestriktionen fortsätter, men det har börjat lossna. GA var positiva till vårt förslag om kommunikation med studievägledarna och studenter i frågan och några har tillochmed satt upp riktlinjer likt de vi la fram tidigare i höst - det ser ljust ut för fortsatt påverkan i vår. Resonemang Sara Blomqvist Jag ser fram emot överlämning och även lite julledigt just nu. Överlämningen kommer ju att bli mycket av en inskolning för oss alla tre att jobba tillsammans, vilket känns kul. Det har varit en väldigt lärorik höst och nu i halvtid gäller det att lägga upp en bra plan för hur våren ska se ut så att man hinner med allt man vill. Per-Viktor Bryntesson Det känns som att tiden från förra rapportmötet har flugit iväg. Det har varit väldigt skönt att komma i hamn med Årets Lärare och att Poängrestriktionsfrågan börjar lossna så smått. Tyvärr har inte överlämningen kommit igång så mycket som jag hoppades att den skulle, mycket på grund av att tentaperioden inte är över än, men då har jag det att se fram emot. Det ska bli väldigt roligt att i samråd med Sara och Emilia lägga upp vårens arbete och spika vilka projekt som är värda att dra igång nu när vi har den extra arbetskraften.

34 Rapport inför kårstyrelsemöte 10 Projektledare Armada, Olivia Lindgren Sid (2) Sid 1(2) ARBETSRAPPORT 4, KSM10 Projektledare för Armadas rapport Gruppdynamik och organisationsfrågor Projektgruppen har störst fokus på tentaveckan, men där emellan har jag utvärderingsmöten med dem. Samtidigt som Martin har haft många möten med dem också. Både jag och Martin har diskuterat organisationsstrukturen och vad som skulle kunna förbättras. Det finns många nya idéer och nu är det upp till Martin och hitta en bra kombination av de nya idéerna med organisationsstrukturen och vad som fungerat bra tidigare år. I övrigt går överlämningen bra, vi har sedan ARG-mötet haft paus på överlämningen, p.g.a. tentaveckan och fortsätter igen på måndag. Samarbeten och kontakter NR4 är genomfört och Martin fick delta på sitt första NR-möte. Vi genomförde vision+5-ws och utvärderade vad som varit bra med NR under hösten. Företagsutvärderingen är klar med 52 svarande företag, i jämförelse med förra årets 66 svarande företag. What overall rating do you give the Armada fair 2012? 25% 8% 67% Avarage Good Very good What overall rating do you give the Armada fair 2011? 33% 1% 11% 55% Average Good Less good Very good Utöver detta så fick vi denna statistik: - Bra mässa Proffsigt genomförd och genomarbetad på alla sätt! - Stäng gärna mässan klockan den andra mässdagen. - Alla utom ett företag tyckte att de träffade rätt studenter för deras företag. - För lite plats att sitta i loungerna. - Däremot gav över 80% av de svarande företagen högsta betyg för loungerna. - Över hälften av de svarande företagen går på banketten för att lära känna nya studenter. - Hälften av de svarande företagen tyckte att studenterna var bra förberedda och hälften tyckte att studenterna var knappt förberedda.