PROTOKOLL. Kårstyrelsemöte 9 09/10. Tisdagen den 16 november kl , L31, Drottning Kristinas väg 30

Transkript

1 PROTOKOLL Kårstyrelsemöte 9 09/10 Tisdagen den 16 november 2009 kl , L31, Drottning Kristinas väg 30 Närvarande: Kårstyrelsen Tobias Porserud Jana Emmerich Kristoffer Renholm Måns Östberg Per Stånge Ordförande Vice ordförande Ledamot Ledamot Ledamot Övriga Marianne Fridborn Kanslichef, ut Joakim Lundblad Lotsen Kommunikation

2 1 Formalia 1.1 Mötets öppnande Mötesordförande Per Stånge förklarar mötet öppnat 18: Mötets behöriga utlysande Kallelse se bilaga Kårstyrelsen beslutar finna mötet behörigt utlyst. 1.3 Val av mötesordförande Kårstyrelsen väljer Per Stånge till mötesordförande. 1.4 Val av sekreterare Kårstyrelsen väljer Kristoffer Renholm till sekreterare. 1.5 Val av justerare Kårstyrelsen väljer Tobias Porserud till justerare. 1.6 Anmälda förhinder Annika Blix har anmält förhinder. 1.7 Adjungeringar Kårstyrelsen beslutar adjungera Joakim Lundblad från Lotsen Kommunikation med närvaro- och yttranderätt. 1.8 Fasställande av föredragningslistan Föredragningslista se bilaga Kårstyrelsen önskar diskutera Kommunikationsarbete.

3 Kårstyrelsen önskar diskutera ombyggnationen av Nymble. Kårstyrelsen önskar behandla punkt 4 direkt efter punkt 2. Kårstyrelsen beslutar fastställa föredragningslistan med ovan ändringar. 1.9 Föregående mötesprotokoll Tidigare protokoll finns ej klara Anmälningsärenden Inga anmälningsärenden förekommer. 2 Stadfäste av delegationsbeslut 2.1 Stadfästelse av presidiebeslut Inga beslut har fats sedan senaste möte. 2.2 Stadfästelse av studeranderepresentanter Inga beslut har fats sedan senaste möte. 2.3 Stadfästelse av ev. projekt- och föreningsbeslut Inga beslut har fats sedan senaste möte. 4 Diskutionspunkter 4.1 Restaurangens organisationsform Kårstyrelsen diskuterar frågan.

4 3 Beslutspunkter 3.1 Ny hemsida projektanställning* (0910-KS-09001) Yrkande se bilaga Specifickation se bilaga Tobias Porserud yrkar THS styrelse bemyndigar presidiet projektanställa personal till förarbete, underhåll och efterarbete under perioden då en ny hemsida konstrueras. Kårstyrelsen beslutar bifalla Tobias Porseruds yrkande. 3.2 Ny hemsida offert* (0910-KS-09002) Offert se bilaga Per Stånge yrkar presidiet bemyndigas teckna avtal i enlighet med inkommen offert angående en levande hemsida. styrelsen upplöser nödvändiga medel ur dispositionsfonden. Kårstyrelsen beslutar bifalla Per Stånges yrkanden. 3.3 Motionssvar till KF: CL-sektionens färg* (0910-KS-09003) Motion bilaga Måns Östberg yrkar Per Stånge ges i uppdrag skriva motionssvar i enlighet med styrelsens diskution.

5 Kårstyrelsen beslutar bifalla Måns Östbergs yrkande. 5 Övrigt 5.1 Övrigt Kommunikationsarbete Joakim Lundberg går igenom kommunikationsarbetet Ombyggnationen av Nymble Kårstyrelsen diskuterar frågan. 5.2 Nästa möte Nästa möte äger rum den 24 november Val av nästkommande mötesordförande Måns Östberg utses till nästkommande mötesordförande. 5.4 Mötets avslutande Mötesordförande Per Stånge avslutar mötet 20:38.

6 Vid protokollet: Kristoffer Renholm Sekreterare Justeras: Per Stånge Mötesordförande Tobias Porserud Justerare

7 Till: THS styrelse För kännedom: THS medlemmar THS arvoderade THS sakrevisorer THS Valberedning THS personal Inspektor KALLELSE Kårstyrelsemöte 9 09/10 Måndagen den 16 november 2009 kl , Campus Valhallavägen Föredragningslista och samtliga handlingar finns tillgängliga 12 november Stockholm 30 september 2009 Tobias Porserud Ordförande THS Välkommen!

8 FÖREDRAGNINGSLISTA Kårstyrelsemöte 09 09/10 Måndag 16 november 2009 kl , Seminariesal L31, KTH Campus 1. Formalia 1.1. Mötets öppnande 1.2. Mötets behöriga utlysande 1.3. Val av sekreterare 1.4. Val av justerare 1.5. Anmälda förhinder 1.6. Adjungeringar 1.7. Fastställande av föredragningslista 1.8. Föregående protokoll 1.9. Anmälningsärenden 2. Stadfästelse av delegationsbeslut 2.1. Stadfästelse av ev. presidiebeslut* Tobias Porserud 2.2. Stadfästelse av ev. studeranderepresentationsbeslut Daniel Båtsman 2.3. Stadfästelse av ev. projekt- och föreningsbeslut Annika Tängmark

9 3. Ärenden för beslut 3.1. Ny hemsida projektanställning Tobias Porserud 3.2. Ny hemsida offert Tobias Porserud 3.3. Motionssvar till fullmäktige CL-sektionens färg. Per Stånge 4. Diskussionspunkter 4.1. Restaurangens organisationsform Per Stånge 5. Övrigt 5.1. Övriga frågor 5.2. Nästa möte 5.3. Val av nästkommande mötesordförande 5.4. Mötets avslutande

10 YRKANDE KÅRSTYRELSEMÖTE 9 09/10 Bemyndigande av presidiet projektanställa personal Bakgrund THS styrelse för i skrivande stund diskussioner huruvida THS bör göra en ny hemsida eller inte. Utlåtanden från kunniga inom området har gjorts och en del av kontentan är ett större förarbete behövs göras för hemsidans resultat ska bli tillfredställande. Förarbetet innebär bland annat inhämtande och presenterande av teknisk data såsom besökstatistik från den idag befintliga hemsidan samt intervjuer av användare för se behov av innehåll etc. Utöver detta krävs ett omfande arbete med testning och support för installation på befintlig server samt driftsarbete av den nya hemsidan. Detta kräver en stor, kvalitativ arbetsinss under koncentrerade och bestämda tidsramar. Ett arbete som är omöjligt kräva av en ideellt arbetande student. THS bör projektanställa personal som utför ovan nämnda arbete för öka sannolikheten för uppnå goda resultat i tid. Yrkande Med anledning av ovanstående yrkar jag:. THS styrelse bemyndigar presidiet projektanställa personal till förarbete, underhåll och efterarbete under perioden då en ny hemsida konstrueras. Stockholm 12 november 2009 Tobias Porserud

11 Specifikation av arbetsuppgifter vid projektanställning Här kommer en sammanfning på vad jag skulle kunna göra under min projektanställning för sammanställa specar och en utförlig beställning av hemsidan. Summan blir 35 h. Extra tillval på 8 h presenteras också. Innehåll/använding Specificera nuvarande användare av hemsidan, ledningsgrupp, föreningar, kanslipersonal med mera, samt resonera något om vilka potentiell borde vara användare samt dessas redaktörsroller. (1 h) Relevanta problem med använda dagens hemsida (främst tekniska/användbarhetsproblem, men också oklarheter i redaktionell användning och orsaker till detta) som input i design- och implementeringsarbetet för den nya hemsidan. (2 h) Sammanställning och inventering av befintlig information och information som saknas (vilket framkommer i det interaktiva designarbetet). Kategorier av innehåll, ett förslag till kategoriindelning av det material som tidigare kommunicerats från THS (webb och tryck) och som skulle kunna finnas på den nya hemsidan och hur man skulle kunna dela in det. Kalender, eventkalenderns användning och potentiell använding. Viss historik om hur man kommunicerar i dagsläget (en mindre analys av sektionernas och andra relevanta gruppers användning av hemsidor och andra informationskanaler) (6 h) Scenarior för hur hemsidan skulle kunna användas Studentfackligt arbete, till exempel i doktorandfrågor hur skulle THS vara betjänta av använda hemsidan där? Sammanställning av en handfull liknande scenarior inom olika områden av THS verksamhet (2 h) Designskiss Jag visade en designskiss för Tobias och Kristoffer vid möte 12/11. Jag skulle arbeta med testa och utveckla en eller två sådana skisser dels på vanliga medlemmar och dels engagerade medlemmar och utforska några olika designlösningar för hur hemsidan borde byggas upp för vara användbar för såväl redaktörer som vanliga användare. I detta ingår ha designskiss klar till brainstormingmötet med leverantören samt förberedelser för detta, med motiveringar till centrala designbeslut. (8 h) Jag skulle kunna tänka mig presentera skissen eller skisserna direkt för leverantören av hemsidan, för stödja dem under utvecklingsprocessen, uötver brainstormingmötet (5 h, tillval) Testning Hemsidan skulle under utveckling och skissning behöva testas dels av representanter för THS engagerad personal och THS målgrupper. Jag skulle se till ordna miljö för testning och sammanställning av dessa resultat och kommunicera dessa till leverantören av hemsidan. (2 checkup-möten och användartestning och återkoppling av resultaten från dessa, à 5 h, 10 h) Support för installation på befintlig server Teknisk support med hjälp av webbgruppen till utvecklaren för kunna lägga in och använda befintlig server ( vid användandet. (3 h)

12 Plan för implementationsarbete När hemsidan väl är på plats på serven kommer det krävas konkret driftsarbete och en förvaltningsplan för hemsidan, samt framtagande av rutiner för skötsel, överlämning med mera. Jag skulle ta fram rutiner och sammanställa viss dokumentation om hur hemsidan sköts tekniskt och ett mindre introduktionsmaterial (skärmfilmande instruktionsfilmer) för hur vanliga moment på hemsidan utförs samt se till ta hand om det material som lotsen och leverantören tillhandahåller i samband med tankar kring hemsidan. Jag förutsätter leverantören av kommunikationsplform presenterar material för hur hemsidan bör användas i kommunikationssyfte (5 h). Om intresse finns skulle jag kunna filma de presentationer och workshops leverantören har, för användade internt, om okej med leverantören (3 h). Sammanställning Specifikation av nuvarande och önskvärda redaktörer på hemsidan Relevanta problem med dagens hemsida och hur de skulle på verka utformning av framtida hemsida Inventering av information och kategorisering av innehåll Designskisser (på papper) utvecklade i samarbete med medlemmar och engagerade på THS med motiveringar av centrala designbeslut. Testning i samband med de två leveransererna, samt återkoppling, totalt Teknisk support till leverantör för kunna installera sidan på THS befintliga server Förvaltningsplan och utbildningsmaterial för hemsideuppdatering Summa Tillval: Ytterligare kontakt med leverantören Tillval: Filmning av workshops och presentationer av leverantören, för internt bruk Summa med tillval 1 h 2 h 6 h 8 h 10 h 3 h 5 h 35 h 5 h 3 h 8 h Leverans Arbetet kommer ju till stor del utföras under processens gång. Den deadline som diskuteras är 20 jan. Detta skulle innebär följande tidplan (exklusive tillval): November: Specifikationsarbete inför brainstormingmöte 17 h. December: Testning och support under implementationsprocessens gång 10 h. December - Januari:, Sjösättning och support till leverantör inför drift, dokumentationsarbete 8 h. Linus Ericsson Webmaster, THS , lericsso@kth.se

13 THS en levande webbplats Lotsen Kommunikation är specialiserat på hjälpa företag och organisationer med en effektivare kommunikation, ofta med det kommunikativa mötet som grund. Vi strävar alltid efter finna kreativa och innovativa lösningar på era specifika kommunikationsutmaningar. Vi har ett unikt kontaktnät till vår hjälp. Den som väljer Lotsen Kommunikation får en lojal, hängiven och kostnadseffektiv samarbetspartner. THS digitala ansikte mot omvärlden Som ett led i arbetet med lägga en ny grund för THS kommunikationsstrategi har Lotsen Kommunikation och THS tillsammans diskuterat THS webbplats och dess roll i kommunikationsarbetet. Det har bland annat framkommit webbplatsen som den ser ut idag upplevs som svåröverskådlig och komplicerad för såväl besökare som för de som publicerar innehåll på hemsidan. THS webbplats bör utgöra hjärtat i THS dagliga kommunikationsarbete och fungera som en koordinationspunkt för all information och kommunikation som rör verksamheten. Vi på Lotsen Kommunikation gör dessutom bedömningen THS i betydligt större utsträckning skulle kunna använda hemsidan för skapa kontaktytor mot medlemmar och potentiella medlemmar, inhämta åsikter samt uppmuntra till delaktighet och engagemang. För uppnå detta behöver THS hemsida å ena sidan vara ett lättanvänt verktyg för THS ledningsgrupp, och å andra sidan en genomtänkt, kvalitativ och lättillgänglig informations- och kommunikationskanal för så väl nya som återkommande besökare. På förfrågan från THS har Lotsen Kommunikation tagit fram en offert på utvecklingen av en ny hemsida. 1

14 Offererade kostnader Hemsida - Brainstormingmöte och innehållsplanering - Webbdesign - Leverans i 3 avlämningar med två mellanliggande feedback-perioder under vilka slutprodukten successivt korrigeras till slutgiltig avlämning Total kostnad ,- Lagstadgad mervärdessk, 25%, tillkommer på ovan angivna priser. Avslutning Vi är mycket glada för vårt samarbete hittills och hoppas Ni finner idéerna och våra reflektioner kring THS webbplats intressanta. Vid eventuella frågor eller funderingar litar vi på Ni hör av Er till oss. Med vänliga hälsningar LOTSEN KOMMUNIKATION AB Joakim Lundblad Joakim Lundblad Lotsen Kommunikation AB Adress: Stora Hoparegränd 5 SE Stockholm Vxl: +46(0) Direkt: +46(0) Fax: +46(0) Mobil: +46(0) joakim@lotsenkommunikation.se Hemsida: 2

15 Motion: Färgändring Bakgrund Sektionen Civilingenjör och Lärare har tidigare haft en röd färg stadgad som inte var i enlighet med den färg som användes för reella syften. På senaste sektionsmötet beslutades denna färg skulle ändras till den som faktiskt används vilken betyder den därmed bör ändras i THS reglemente också. Därför yrkar jag THS reglemente punkt Sektionen för Civilingenjör och Lärare (CL) ändras från Sektionsfärg: svart, S 9000-N och röd, S 1085-Y90R till lyda Sektionsfärg: svart, S9000-N och röd, S 0298-R04B. Stockholm, Frida Morberg, KF-ledamot Sektionen för Civilingenjör och Lärare