Visma Eget Aktiebolag Välkommen till storfamiljen för småföretagare
Välkommen till Visma Eget Aktiebolag För att ge dig en överblick av programmets funktioner presenterar vi på följande sidor hur det är uppbyggt och fungerar. Tips och råd om ditt program hittar du på vismaspcs.se/support, där du kan få svar på dina frågor dygnet runt. Som kund hos Visma Spcs har du även en egen sida Min sida som du når direkt från programmet. Där hämtar du senaste versionen av programmet, får tillgång till internettjänster, nyheter med mera. För att dra nytta av alla fördelar med Min sida och för att börja arbeta med internettjänsterna måste du skapa ett konto. Det gör du enkelt på www.vismaspcs.se/minsida-reg Min sida Logga in För att ladda ner senaste versionen av ditt program och få personligt anpassad information om den eller de produkter du använder måste du vara inloggad. Min sida innehåller även: Meddelanden Som inloggad får du personligt anpassad information som rör de program och tjänster du har från Visma Spcs. Visma Infoline Dagliga nyheter om företagande, redovisning, skatter och ekonomi. Nyhetsarkiv Sök efter tidigare publicerade nyhetsartiklar. Menyn Via huvudmenyn tar du dig enkelt vidare till exempelvis webbutiken och supportsidorna. Tips och aktuellt Råd och tips om hur du använder dina program och tjänster på bästa sätt. Vi påminner också om viktiga händelser som rör ditt ekonomiarbete. Ekonomifakta/Skattekalender Viktiga belopp och procentsatser samt snabb överblick över alla viktiga datum för skatte- och momsdeklarationer under året. Vismas internettjänster Härifrån når du direkt de internettjänster du är ansluten till och kan enkelt ansluta dig till övriga tjänster. Inspireras av andra Här kan du bland annat ta del av andra företagares tips och idéer. 2
Arbeta med Visma Eget Aktiebolag/Börja så här Arbeta med Visma Eget Aktiebolag I nedanstående illustration får du en översiktlig bild över arbetsflödet i Visma Eget Aktiebolag, från det förberedande arbetet med grunduppgifter fram till årsredovisningen. Använd gärna den här schematiska bilden som referens när du läser innehållet i häftet. Kassabok Fakturering Grunduppgifter Löpande rutiner Moms Årliga rutiner Årsrutiner Deklaration Årsredovisning Inventarielista och automatiska avskrivningar Rapporter/Utskrifter Börja så här Installera programmet 1. Starta installationen genom att dubbelklicka på filen som du har hämtat från Visma Spcs hemsida. 2. Välj Installera. En guide leder dig genom installationen. 3. Slutför installationen. En programikon läggs till på ditt skrivbord. 4. Starta programmet och aktivera ditt program. 3
Grunduppgifter Grunduppgifter Första gången du öppnar programmet startar en guide som hjälper dig att fylla i ett antal grunduppgifter om ditt företag. Dessa uppgifter används bland annat när du gör registreringar i kassaboken och skapar fakturamallar. Uppgifterna kommer också att användas vid färdigställandet av årsredovisningen och andra viktiga handlingar kring din bokföring och deklaration. Innan du börjar med det löpande arbetet kan du även ange ingångsvärden från föregående år. Första året du använder programmet lägger du in ingångsvärdena manuellt. Kommande år flyttar programmet automatiskt över alla nödvändiga uppgifter från gamla till nya inkomstår. Exempel på grunduppgifter I guiden anger du bland annat uppgifter om: Företagets startdatum Räkenskapsår Momsredovisningsperiod Företagsuppgifter Vissa in- och utbetalningstyper Bankkonton och girokonton Betalningsvillkor och övriga fakturainställningar Ingångsvärden Om du fyller i samtliga uppgifter i guiden kan du vara säker på att de dokument som du kan skriva ut från programmet innehåller de uppgifter som lagen kräver. Företagsuppgifter Underlag för val av in- och utbetalningstyper De företagsuppgifter som läggs in här kommer att visas på fakturorna. Här anges även uppgifter om bolagets aktier och om du har revisor eller ej. För att få hjälp med vilka in- och utbetalningstyper som ska finnas med i kassaboken får du i guiden ett antal frågor att ta ställning till. Ingångsvärden I ett nystartat företag finns det få ingångsvärden att lägga in i regel bara uppgifter om kassa, bankkonto och girokonto. Nästa steg: Kassabok 4
Löpande rutiner Kassabok I Visma Eget Aktiebolag behöver du inte hålla reda på tusentals nummer i kontoplaner eller fundera över om ett belopp ska skrivas in i debet eller kredit. Det enda du registrerar löpande under året i kassaboken är de utbetalningar du gör och de inbetalningar du får. Ange datum, belopp samt om betalningen gäller kassan, bankkontot eller girokontot. Därefter tar programmet hand om resten och ser till att din bokföring uppfyller alla krav som myndigheterna ställer. I kassaboken kan du också registrera överföringar mellan Kassa, Bankkonto och Girokonto. Transaktioner i kassaboken Några exempel på transaktionstyper: Inbetalningar - Försäljning - Ränteinkomst - Övriga inkomster Utbetalningar - Köp av råvaror och förnödenheter - Köp av inventarier, maskiner m m - Lön m m - Övriga externa kostnader - Inte avdragsgilla utgifter Överföringar mellan konton Kassaboksöversikt De allra flesta in- och utbetalningstyper i programmet kan du själv välja att ha med eller ta bort från listorna. På så sätt behöver du inte se betalningstyper som du aldrig använder och listan blir mer överskådlig. Översikten visar samtliga poster som skapats i kassaboken. För varje post finns följande uppgifter: Kassaboksnummer Datum Typ av in-/utbetalning Text som angetts på kassaboksposten Belopp som påverkar Kassa/Bankkonto/Girokonto Ny utbetalning För varje in- och utbetalning du ska registrera visas en förklarande text om vad in-/utbetalningstypen används till. Genom att klicka på den gröna länken får du ytterligare information om in- och utbetalningstyper. Kassaboksöversikt Genom att göra urval i kassaboksöversikten får du en bättre överblick över kassaboksposter som hör till en viss period. Du kan också göra urval på typ av betalning, t ex välja att endast visa inbetalningar. Överföring Om du skriver in en tydlig kommentar i fältet Text blir det en bra minnesanteckning för framtiden om varför överföringen gjordes. Nästa steg: Fakturering 5
Löpande rutiner Fakturering Faktureringen görs i en färdig mall som, på bildskärmen, ser ut precis som den utskrivna fakturan kommer att göra. När du lämnat grunduppgifter om ditt företag och i övrigt följt programmets anvisningar om fakturor, ser programmet till att dessa kommer att innehålla de uppgifter som momslagens regler för fakturor föreskriver. När betalningen för fakturan kommer in registrerar du den som inbetald i kassaboken. Det gör du enkelt genom att hämta upp fakturan från en lista och sedan spara kassaboksposten. Därmed är fakturan bokförd som inbetald. Du kan också skapa kontantfaktura för kontantförsäljningar. Programmet är anpassat för de regler som gäller vid fakturering av arbetskostnader, så kallat husarbete (RUT / ROT). En särskild fakturatyp används vid sådana husarbeten och du får då hjälp med att räkna ut vad kunden ska betala exklusive skattereduktion. Fakturering I arbetet med fakturering kan du bland annat: Skapa fakturor i en standardiserad mall Skriva ut fakturor Bokföra fakturor som betalda via fakturaöversikten eller kassaboken Skapa påminnelser Skapa kreditfakturor Fakturaöversikt Fakturaöversikten visar samtliga fakturor som skapats. För varje post finns följande uppgifter: Fakturanummer Mottagare Fakturadatum Förfallodatum Belopp Status Ny faktura Fakturaöversikten Via knappen Bokför som betald skapas en inbetalning av fakturan automatiskt till kassaboken. Fakturan och kassaboksposten blir på så sätt sammankopplade och risken att du registrerar något fel vid betalningen minimeras. I momsspecifikationen ser du tydligt momssatsen, moms i kr samt priset exklusive och inklusive moms. Fakturainställningar På fliken Faktura under Företagsinställningar har du möjlighet att hämta in en företagslogotyp som du vill ska visas på dina fakturor. Nästa steg: Moms 6
Löpande rutiner Moms Du kan redovisa moms till Skatteverket per kvartal, per månad eller per helår. När du i programmet valt att redovisa momsen per kvartal eller per månad använder du en s k skattedeklaration för din momsredovisning. Redovisar du momsen årsvis lämnar du en momsbilaga i samband med den vanliga inkomstdeklarationen. Du kan hela tiden se hur mycket ingående respektive utgående moms som registrerats för varje momsperiod. Dessutom ser du om företaget ska betala eller få moms tillbaka. När du registrerat alla händelser för en period, är det dags att lämna in skattedeklarationen till Skatteverket. Skattedeklarationen uppdateras automatiskt så fort du sparat en kassabokspost. Detta innebär att du inte behöver göra några speciella rapporter eller journaler för att en momsperiod ska avslutas. Arbetsgång för moms i skattedeklarationen Vid månads- och kvartalsmoms utför du följande steg i arbetet med moms: Ange löpande dina in- och utbetalningar Skattedeklarationen uppdateras automatiskt I momsöversikten visas, för respektive period, belopp för in- och utgående moms samt moms att betala/få tillbaka Markera skattedeklarationen som inlämnad Bokför momsen som betald eller återbetald Arbetsgång för årsvis momsredovisning Vid årsvis momsredovisning utför du följande steg i arbetet med moms: Ange löpande dina in- och utbetalningar Momsbilagan uppdateras i samband med skapandet av inkomstdeklarationen Lämna in momsbilagan till Skatteverket tillsammans med inkomstdeklarationen Momsöversikt När en skattedeklaration är markerad som inlämnad kan du inte längre göra några nya registreringar i kassaboken för den aktuella perioden. Detta minimerar risken att du gör någon justering i de kassaboksposter som hör till en redan inlämnad skattedeklaration. Skattedeklaration Moms betalas Med knappen Bokför som betald/återbetald kan du hämta in momsperioder som ännu inte är betalda. En utbetalning skapas och fylls i med rätt belopp och du får även ett förslag på text. Programmet fyller med automatik i rätt belopp i rätt fält på skattedeklarationen. Nästa steg: Inventarielista och automatiska avskrivningar 7
Löpande rutiner Inventarielista och automatiska avskrivningar Varje gång du registrerar en utbetalning för ett inköp av inventarium, uppdateras samtidigt programmets inventarielista. På så vis skapas en inventarieförteckning som företaget enligt skattereglerna är skyldig att ha. När du har kompletterat med ett par uppgifter om inköpet avgör programmet vilka inventarier som får bokföras som en kostnad direkt och vilka som ska skrivas av enligt en avskrivningsplan. Årets avskrivningar på inventarier beräknas av programmet i samband med att du gör deklarationen. Det enda du behöver göra är att registrera själva inköpet av inventarier resten gör programmet automatiskt efter standardiserade metoder. Ett aktiebolag som följer K2-reglerna vid sin årsredovisning ska ha ett register över bolagets anläggningstillgångar, dvs sådana tillgångar som inte skrivs av i sin helhet direkt vid inköpet. Programmets inventarielista har en sådan uppläggning att det uppfyller reglernas krav. Funktioner för inventarier Köp av inventarier Försäljning av inventarier Utrangering av inventarier Inventarielista Inventarielistan har främst tre uppgifter i programmet: Ger underlag för beräkning av avskrivningar Fungerar som en förteckning över de maskiner och inventarier som företaget äger Sköter alla bokföringsåtgärder vid försäljning Automatiska avskrivningar Programmet beräknar med automatik årets avskrivningar på inventarier: Beräknas enligt de regler som gäller för K2 Förenklad hantering av räkenskapsenliga avskrivningar Köp av inventarie Inventarielista Med knappen Utrangera kan du ta bort inventarier som blivit oanvändbara och inte längre används i företaget. I inventarielistan får du en tydlig förteckning över vilka maskiner och inventarier som företaget äger. Du kan se när de köpts, inköpspris och användningstid. Avskrivningar När du köper inventarier anger du hur lång användningstiden är. På så sätt ser programmet till att avdrag bokförs direkt eller läggs upp på en avskrivningsplan. Här får du en bra överblick över årets avskrivningar och det planenliga restvärdet vid årets slut. Nästa steg: Årsrutiner 8
Årliga rutiner Årsrutiner Programdelen Årsrutiner använder du framförallt när inkomståret är slut. Här kan du bland annat göra periodiseringar av inkomster och utgifter samt ange skattemässiga justeringar för deklarationen. Du anger även uppgifter om lager, marknadsvärdet på värdepapper samt företagets tillgångar för direktpensioner. Programmet ser till att värdena hanteras på rätt sätt i bokföringen och i årsredovisningen för aktuellt år. Exempel på poster att kontrollera vid årsskiftet Kundfordringar Leverantörsskulder Uppgifter om lager Löneskatt och fastighetsskatt m m Avskrivningar på inventarier, byggnader m m Skattemässiga justeringar Dessutom kan du, i den här programdelen, se hur programmet beräknat årets avskrivningar på inventarier, maskiner, patent m m. Avskrivningarna beräknas automatiskt och görs med lika stora belopp varje år. Under Årsrutiner finns de funktioner som i regel bara behöver användas en gång om året, inför deklaration och årsredovisning. Kundfordringar Leverantörsskulder På sidan kundfordringar ser du tydligt vilka fakturor som du inte fått betalt för vid årets slut. Skattemässiga justeringar För att bokföringen av leverantörsskulderna ska bli korrekta anger du vilken typ av kostnad som skulderna gäller. Du ser tydligt vilket fält på INK2S som de skattemässiga justeringarna kommer att redovisas på. Programmet anger automatiskt uppgifter om skattemässiga justeringar. Om dessa måste ändras kan du göra det i sista kolumnen. Nästa steg: Deklaration 9
Årliga rutiner Deklaration I programdelen Deklaration kan du inkomstplanera genom att avsätta och återföra periodiseringsfonder samt beräkna årets bolagsskatt. Du kan välja mellan olika inkomstalternativ och därefter fyller programmet i deklarationsblanketterna för aktiebolaget. Efter att du skapat deklarationen kan du granska de ifyllda deklarationsblanketterna INK2, INK2R och INK2S. Om företaget redovisar momsen årsvis så visas även momsbilagan. När deklarationen är klar ska du låsa deklaration och bokföring för det aktuella året, så att du inte av misstag ändrar några uppgifter. Därefter kan du skriva ut en komplett ifylld deklarationsblankett och skicka till Skatteverket. Du kan även lämna deklarationen elektroniskt via en SRU-fil. I programmet finns funktionen Redovisningskontroll. Den hjälper dig att ytterligare öka kvaliteten på den bokföring, deklaration och årsredovisning som du skapar med hjälp av programmet. Välj hur du vill skapa deklarationen Du kan skapa deklarationen på två olika sätt: Välj bland olika inkomstalternativ - Största möjliga avsättning till periodiseringsfond, ingen frivillig återföring - Ingen ny avsättning till periodiseringsfond, ingen frivillig återföring - Ingen ny avsättning till periodiseringsfond, max frivillig återföring - Ange egna belopp för avsättning/återföring till periodiseringsfonder Låt programmet föreslå och skapa deklarationen Årsavslut och inlämning av deklarationen Funktioner för att avsluta året: Låsa bokföring och deklaration Utskrift av färdigställd deklaration Skapa SRU-fil till Skatteverket Välj hur du vill skapa deklaration Deklaration INK2 Analys av inkomstplanering Via analysen får du en överblick över de olika alternativens utfall av resultat och bolagsskatt. Alternativ 1 innebär att programmet gör största möjliga avsättning till ny periodiseringsfond och ingen frivillig återföring. Alternativet ger största möjliga skattekredit, men också den största schablonintäkten nästa år. Blankett INK2 fylls i automatiskt efter de val du gjort i inkomstanalysen. Nästa steg: Årsredovisning 10
Årliga rutiner Årsredovisning Alla aktiebolag måste enligt lag upprätta en årsredovisning efter varje räkenskapsår. I detta program får du hjälp att göra årsredovisningen för företaget enligt de så kallade K2-reglerna för mindre aktiebolag. Om du gått igenom och lämnat nödvändiga uppgifter i programmets Årsrutiner är balans- och resultaträkning i årsredovisningen redan klara. Innan du skapar årsredovisningen anger du ett antal uppgifter så att programmet kan upprätta förvaltningsberättelsen och tilläggsupplysningar i noterna. När årsredovisningen är klar kan du låsa och skicka iväg den till Bolagsverket. När du låser årsredovisningen skapar programmet en pdf-fil som innehåller en komplett årsutskrift av bokföring, deklaration och årsredovisning för aktuellt inkomstår. Arbetsgång Årsredovisning Arbetet med årsredovisningen utgör följande steg: Ange uppgifter om revisor anlitas av bolaget Kontrollera jämförelsetal från föregående år Ange uppgifter för förvaltningsberättelse Komplettera tilläggsupplysningar för noter Ange uppgifter för årsstämma Skapa årsredovisning Inlämning och låsning av årsredovisning Översikt årsredovisning Den skapade årsredovisningen innehåller följande delar: Fastställelseintyg Förvaltningsberättelse Resultaträkning Balansräkning Noter m m Protokoll från årsstämma Skapa årsredovisning Resultatdisposition Om styrelsen i stämman har beslutat att aktieutdelning ska ske, anger du belopp för årets utdelning per aktie här. Översikt årsredovisning noter Programmet skapar automatiskt de flesta noter som behöver lämnas i årsredovisningen. Ett fåtal kompletterande uppgifter kan dock behövas, t ex Medelantal anställda. Via ett enkelt knapptryck kan du låta programmet skapa hela årsredovisningen. Översikt årsredovisning RR Årsredovisningen visas på bildskärmen precis som den kommer att se ut vid utskrift. 11
Tack för att du har valt att vara avtalskund hos Visma Spcs. Det är för din skull vi målmedvetet arbetar vidare med att förenkla företagandet. Rolf Dahlberg, vd Visma Spcs AB Avtalet som ger dig mer! Nya versioner alltid uppdaterad Tjänster för dig med avtal Supporten till din tjänst Rabatt på program och utbildningar Lagar och regler ändras ständigt, vilket påverkar ditt program. Med Visma Spcs serviceavtal får du tillgång till nya programversioner så snart en förändring har gjorts, funktioner lagts till eller förfinats. Uppdateringarna hämtas direkt via vår hemsida. Du kan förenkla ditt företagande ytterligare genom att använda ett antal smarta internettjänster. Det gör du direkt via internet eller ännu hellre som en integrerad funktion i ditt program. Exempel på vad du kan göra är: kreditupplysningar, sköta dina backuper, skicka sms och rapportera reseräkningar och arbetstider. Läs mer på vismaspcs.se/ produkter. Ibland kör man fast och behöver hjälp. Det får du direkt av vår support, som nås på telefon eller e-post under kontorstid och dygnet runt via vår hemsida. För supporten är ingen fråga för enkel och våra medarbetare har gedigen programkunskap att dela med sig av. Med Visma Spcs serviceavtal får du köpa följande program till reducerat pris: Visma Analys Visma Anläggningsregister Visma Bokslut Visma Koncern Visma Revision Visma Skatt Visma Skatt Proffs Du får också 20 procent rabatt på våra lärarledda utbildningar som omfattar allt från teoriutbildningar till fördjupningskurser i specifika funktioner. Så här når du oss Supportavdelningen Avtalsavdelningen Försäljningsavdelningen Utbildningsavdelningen Telefon 0470-70 62 00 E-post support@vismaspcs.se Hemsida www.vismaspcs.se/support Telefon 0470-70 62 50 E-post avtal@vismaspcs.se Telefon 0470-70 61 00 E-post sales@vismaspcs.se Hemsida www.vismaspcs.se/ produkter Telefon 0470-70 61 50 E-post utbildning@vismaspcs.se Hemsida www.vismaspcs.se/utbildning Visma Spcs butiker Göteborg Malmö Stockholm Växjö Första Långgatan 7, 413 27 Göteborg Neptuniplan 9, 211 18 Malmö Kungsbron 18, 111 22 Stockholm Sambandsvägen 5, 352 36 Växjö Telefon 031-10 29 90 Telefon 040-693 13 10 Telefon 08-23 31 10 Telefon 0470-70 61 00 E-post butiken.gbg@vismaspcs.se E-post butiken.malmo@vismaspcs.se E-post butiken.sthlm@vismaspcs.se E-post butiken.vxo@vismaspcs.se Sommaröppettider juni augusti se www.vismaspcs.se www.vismaspcs.se Systemkrav Internetanslutning Operativsystem: Windows 8, 7, Vista eller XP För fullständiga systemkrav se vismaspcs.se