Gösta Ljungberg 31 mars 2014

VARFÖR GÅR IT UPPHANDLINGAR FEL OCH VAD KAN DU GÖRA ÅT DET? FRUKOSTSEMINARIE Gösta Ljungberg 31 mars 2014

Agenda Vad brukar gå fel vid IT upphandlingar? Vad kan man göra åt det? Sammanfattning Frågor och diskussion

Vad brukar gå fel vid och efter IT upphandlingar? Passar inte verksamhetens behov Kontraktsklausuler leder till onödigt höga priser Förhandlingen leder fel Dyrare än tänkt Leveransförsening Besparingen realiseras inte Lösningen motsvarar inte förväntan 2014-03-30 4

Framgångsrika IT upphandlingar kräver tre huvudkomptenser Framgångsrika IT upphandlingar Nyckelområden att bemästra Kravställning Facilitering Verksamhetskunskap Nyckelområden att bemästra Business case Förhandling Kommersiell kravställning Nyckelområden att bemästra Förändringsledning Processförändring Vinstrealiseringsanalys Kravkompetens Upphandlingskompetens Införandekompetens

Vem? Finns det någon som kan allt detta? Inköp? Verksamheten? IT? Nej! Hur gör vi då? Bygger ett team? Hur får vi teamet att fungera snabbt? Utveckla en metodik (med några variationer) 7

IT upphandlingens faser och fokusområden IT upphandlingar har flera faser och för framgång krävs fokus under hela perioden Strategi Upphandling Implementation Användning 8

Strategifasen Högnivåkrav Köpa eller göra själv Investeringsbeslut (Business case) Strategi Upphandling Implementation Användning 9

Upphandlingsfasen Upphandlingsstrategi Upphandlingsunderlag Förhandling Kontraktering Uppdatering av business case Strategi Upphandling Implementation Användning 10

Implementationsfasen Utveckling Överlämning Utbildning, utrullning och processförändring Verifiering av business case Strategi Upphandling Implementation Användning 11

Användningsfasen Kontinuerliga förbättringar Verifikation att alla vinster i business case är uppnådda Strategi Upphandling Implementation Användning 12

Verktygen Köpa eller tillverka Kravvisualisering Investeringsbeslut Business case Utvärderingsmodeller 13

Current Capability Köpa-eller-tillverka beslut Det finns flera användbara standardmodeller De bör anpassas utifrån företagets strategier High Potential for external cooperation or source external Subject to evaluation of Company uniqueness Source internal and strengthen Source external as commodity on best price performance Depends on need for capability and level of strategic vulnerability Low Low Strategic Importance Commodity Core Competitive High 14

Ett viktigt moment är att välja nivå på kravställningen Fördelar Tydligt Jämförbara bud Enkel acceptans Nackdelar Tar tid Leverantörerna blir styrda Ingen extra innovation Fördelar Öppnar för den bästa lösningen Utnyttjar leverantörernas expertis Nackdelar Svårbedömda anbud I leverantörens våld Detaljerade krav Högnivåkrav 16

Det finns ofta ett förväntansgap mellan önskemål och lösning Varför får vi inte den lösning vi efterfrågat? Kund eller Verksamheten Varför vet de inte vad de vill ha? Leverantör eller IT Lösningen är prototyper eller kravvisualisering 17

Visuell kravställning ger en tydlig bild av lösningen och förbättrad förankring i organisationen Verksamhetsprojekt En visuell modell av lösningen ger samma överblick till alla intressenter En visuell modell är lättare att kommunicera till både verksamhet och IT En visuell modell ger en översikt över förhållandet mellan scope, processer och system Metoden ger högre kvalitet på leverans, lägre kostnader och minskad projekttid

Hur det fungerar i praktiken 1. Bryt ned scope i funktionella områden 2. Identifiera processer för varje område 3. Kartlägg flödet för varje process 4. Skapa prototyp för att visuellt beskriva önskad funktionalitet 5. Iterativ process för att prioritera krav & uppdatera prototyp 6. Kraven genereras av verktyg eller manuellt

Få vinster realiseras av sig själv Upphandlingar bör stödjas av ett formaliserat underlag för investeringsbeslut business case Skapas i strategifasen Används under upphandling och förhandling Styrmedel under implementationen Verktyg för att identifiera ytterligare möjligheter samt om implementeringen är fullt genomförd 21

Investeringsbeslut Business case Vad Ett business case är en utvärdering av en investerings totala affärsnytta och inkluderar både finansiella och icke-finansiella nyttoeffekter och omkostnader Syfte Beslutsunderlag utvärderar att affärsnyttan uppväger kostnaden för investering Effektrealisering - verktyg för identifiering och uppföljning av mål Investeringsbeslut Business case + Effekt realisering

Business case i praktiken Data för business case kommer ofta från ekonomisystemen har ofta fel format och behöver bearbetning Säkra tillgång till företagets controller för att tolka ekonomidata beställa rapporter verifiera det färdiga business caset Använd verktyg Excel vanligast och fyller de flesta behov dokumentera noga så att det kan lämnas över till förvaltning hårdkoda aldrig värden använd länkar från inmatningsfält Anpassa till investeringsbeslutet undersök hur mallen för investeringsbeslut ser ut innan data modellen fastställes förankra i styrgruppen

Ett business case kan och bör användas för analys över tid 150 100 Break Even 50 0-50 År 1 År 2 År 3 År 4 År 5-100 -150 Cost Benefits Cumulative effect

Vem är mest slipad? Kan vi lära av LOU? I förhandlingar möter man leverantörer som är expert på området med sin egen lösning i åtanke Ofta hamnar man i underläge och kan lätt hamna i felaktiga kompromisser i en förhandling Använd en objektiv utvärderingsmodell Tydliga krav med skall- och börkrav definierade Fastställda kriterier för utvärdering 26

Objektiv utvärdering bör vara en bas Frågorna i anbudsformuläret bryts ner i en hierarkisk modell och varje nivå tilldelas viktning ner till de enskilda frågorna. Poängsättning görs utifrån fastställda nivåer Kvalitetssäkra bedömningar genom granskningar av annan person Område Viktning Delområde Viktning Kontraktsvillkor 5-20 % Huvudavtal x % Bilagor (t.ex. SLA) x % Pris 35-60 % Leverans x % Tjänst x % Lösning 35-60 % Funktion 1 x % Funktion 2 x % Samarbete 0-10 % Kemi x % Innovation x % 27

Täcker verktygslådan problemen? Passar inte verksamhetens behov Kontraktsklausuler leder till onödigt höga priser Förhandlingen leder fel Dyrare än tänkt Leveransförsening Besparingen realiseras inte Lösningen motsvarar inte förväntan 2014-03-30 29

Upphandlingskostnad Upphandlingarna kommer att kosta mer men Extra kostnad 30

Upphandlingarna kommer att kosta mer men vad händer om vi räknar med att 1 av 10 upphandlingar misslyckas och inte levererar sina fördelar? 31

Upphandlingarna kommer att kosta mer men vad händer om vi räknar med att 1 av 10 upphandlingar misslyckas och inte levererar sina fördelar? eller om 2 av 10 inte gör det eller att alla inte levererar fullt värde eller blir dyrare? 32

Slutsats Hur undviker man dåliga upphandlingar Fokusera på alla faser från strategi till användning Tillsätt rätt team Bygg en verktygslåda och använd den Investera i upphandlingarna för att tjäna mer 33

Kursen Upphandling av IT-system Kurslängd 3 dagar Kursmål Att ge insikter i hur upphandling av IT-system och tjänster genomförs för att öka kursdeltagarnas förmåga att genomföra eller deltaga i framgångsrika ITupphandlingar. Kursinnehåll Hur upphandling genomförs Upphandlingsprocessen inklusive kravställning Kontrakt Förhandlingsteknik

Schema för Upphandling av IT-system Tid Dag 1 Tid Dag 2 Tid Dag 3 09:00 Upphandlingsprocessen 09:00 SLA och nuläge 09:00 Förhandlings-teknik Kaffe Kaffe Kaffe Strategi och RFI Anbud, utvärdering och förhandling 11:30 Lunch 11:30 Lunch 11:30 Lunch Förhandlings-teknik 12:30 RFP 12:30 IT-avtal 12:30 Förhandlings-teknik Kaffe Kaffe Kaffe Visualisering av krav och tjänstebeskrivning IT-avtal och summering 16:30 Slut 16:30 Slut 16:00 Slut Förhandlings-teknik

För mer information Gösta Ljungberg Norrmalmstorg 14 Mobil: 0733-10 4770 E-mail: gosta.ljungberg@paconsulting.com 37