Hundby tomtägareförenings styrelses svar på skrivelse från Carin Hallqvist, Lars Hallqvist samt Sten Pedersen. Styrelsen vill inledningsvis tacka för er skrivelse som pekar på ett personligt engagemang för Hundbys bästa. Vi har valt att kommentera era samtliga synpunkter där vi finner att vissa kan hänföras till sakliga synpunkter samt andra troligtvis på bristande information. Svaret är upplagt så att er synpunkt kommer först samt att styrelsen kommentarer kommer därefter. I slutet på dokumentet sammanfattar vi våra ståndpunkter. Skrivelsen samt kommentarerna delges samtliga medlemmar i ett kompletterande utskick inför årsmötet. Till styrelsen för Hundby Tomtägarförening 2015-04-07 Fondavsättning i bokslut efter beslut på årsmöte 2014: Det krävs att grunderna för en fondavsättning ska finnas i stadgarna för att få göra sådana. Finns inte hos vår förening och därför är beslutet från stämman 2014 ogiltigt. Styrelsens svar: I stadgarna anges inte att vi skall ha en fond. Dessutom så anger stadgarna inte heller att vi inte får besluta om en fond. Syftet med ordet fond hänför sig till ett förslag från medlemmar i föreningen som på årsmötet 2014 hade önskemål om att föreningen skulle skaffa sig en ekonomisk buffert för oförutsedda utgifter. I Hundby tomtägareförenings stadgar 6 anges Styrelsen har rätt att under pågående verksamhetsår besluta om extra utdebitering av avgift om extraordinär och ej förutsägbar kostnad uppstår på grund av skada på föreningens egendom. Likaså har styrelsen rätt att besluta om extra utdebitering om kostnader för gemensamma tjänster som ej kunnat förutses uppstår. I detta fall togs behovet om en ekonomisk buffert upp av föreningsmedlemmar. Föreningens högsta beslutade organ är årsmötet. Årsmötet beslutade den 3 maj 2014 att föreningen skulle upprätta en fond dvs en ekonomisk buffert för oförutsedda utgifter. Vi hävdar att beslutet är giltigt. Om ordet fond på något sätt sticker ut så kan vi efter beslut på stämman kalla det reservkapital, ekonomisk buffert. Skäl till att det inte finns i stadgarna är bland annat: Föreningen består av 64 fastigheter som enligt köpehandlingar från 1967, förrättning och föreningens stadgar, har skyldighet att erlägga kostnader för de anläggningar som är uppförda för områdets behov. Kostnader som beräknas och betalas per räkenskapsår. Om föreningen debiterar större belopp än vad som behövs för året så uppstår en vinst i verksamheten och denna beskattas.
Kallelse till årsmöte: Om beslut om nya stadgar ska tas så ska det finnas en punkt på dagordningen som anger detta och stadgar där föreslagna ändringar framgår ska bifogas kallelsen. Om beslut ska tas om utdikning ska det finnas en punkt på dagordningen som anger detta och ett förslag till beslut från styrelsen ska bifogas kallelsen. Styrelsens svar: Kommentaren är riktig och en ny kallelse kommer att skickas ut till medlemmarna innehållande ovanstående. Årsredovisning: Redovisad budget för 2014 skiljer sig från den på årsmötet godkända budgeten för 2014 sekundära vägar 1000 angivet 5000 beslutat Diverse 12300 angivet 6500 beslutat Slutsumman får då en differens på 1800 mot beslutad budget. Styrelsens svar: Ett träd från allmänningen föll på en privat tomt. Styrelsen beslutade att ta kostnaden för att transportera bort detta träd för en kostnad av 4.000 kr. Kostnaden togs från anslaget sekundära vägar. Kostnaden är nu justerad vilket innebär att sekundära vägar anges till 5.000 kr samt att diverseposten blir 8.300 kr. En differens på 1.800 kr har uppkommit som en konsekvens av stämmans beslut att dels minska den extra avgiften på 1.800 kr till 1.500 kr (Dessa 300 kr minskar intäkterna med 19.200 kr) dels att ta bort kostnadsposten för dikningsprojektet med 21.000 kr. Differensen uppmärksammades inte under stämman vilket medförde att styrelsen var tvungen att ta ställning till hur den skulle behandlas. Vi valde då att lägga differensen som en extra kostnad på diverse vilket då ökade från 6.500 kr till 8.300 kr. Inget styrelsearvode bokfört. Varför är det ej utbetalt? Styrelsens svar: Styrelsen införde ett nytt system för utbetalning av arvode, vilket baserar sig på deltagande vid styrelsemötena. Den enskildes arvode delas upp i delar i förhållande till antalet möten man deltagit på. Arvodets storlek kan inte beräknas förrän efter 2015 års årsmöte. Budget för 2015 har många frågetecken: Årsavgiften höjd med 500 utan motion eller motivering från styrelsen Styrelsens svar: Styrelsen avlämnar ett förslag avseende budget till årsmötet att ta ställning till. Detta är inget motionsärende. Budgeten är relaterad till föreslagen
verksamhetsplan. Budgeten kommer att kompletteras med notisar, som tar upp kostnaderna mer i detalj. Hydroforen är budgeterad med samma belopp som förr. Hur påverkar det nya vattensystemet kostnaderna? Vilka skillnader i kostnader och beräknade reparationer får vi av den utförda renoveringen och uppgraderingen? Elkostnader för hydroforen är ungefär 13000/år och då återstår 30000. Till vad? Styrelsens svar: Elkostnaderna är beräknade till 16.000 kr. Utdrag från budget kommentarer. Hydroforen dricksvatten, not 1: Budgeten är detsamma som 2014. Vi räknar med minskade kostnader för kemikalier men dock ökade kostnader för el då vi nu har fler enheter som skall försörjas med el. Som vi påpekar i verksamhetsberättelsen för 2014 så har det varit oförutsedda utgifter för just vattenförsörjningen under inledningen av 2015. Dessutom ingår sedan ca 3 år tillbaks i tiden en ersättning till 3 personer a 1.500 kr som tar hand om Vattenverket. Om dessa personer inte tar hand om Vattenverket så skulle vi behöva betala externa företag för dessa insatser. Väsentliga händelser efter årsskiftet 2014. (utdrag från verksamhetsberättelsen) I februari månad 2015 fick styrelsen information om att Vattenverket inte fungerade tillfredställande. Den nya anläggningen fungerade inte fullt ut pga. att järnfiltret inte fungerade tillfredställande (gammal del som inte bytts ut). Effekten blev att glasröret med dess ultra ljus blev nedsmutsat av järnet. Det innebar att vi var tvungna att investera i ett nytt filter till en kostnad av 60.000 kronor. Denna investering gjordes med ekonomiska medel från 2014 års överskott samt 15.000 kronor från de fonderade medlen. Under mars månad upptäcktes det dessutom att innertaket i Vattenverket var ruttet, vilket innebar att en mindre investering gjordes för att kunna byta ut det ruttna taket. Paviljongen 15000, innefattar det mer än målarfärg? Styrelsens svar: Utdrag från budget. Dansbana, not 2: Förutom el för Paviljongen/dansbanan så omfattas beloppet även av investeringar av material för att kunna nyttja Paviljongen under hela året. I verksamhetsplanen anger vi t.ex. nyårsfirande. Investeringen omfattar bl.a. isolerande nålfiltsmatta för golvet, presenning, plast m.m. Det köptes utemöbler till paviljongen 2014 för 10000. Behövs det ytterligare 18000 för samma ändamål? Styrelsens svar: Utdrag från budget. Utemöbler, not 3: Många delar av Hundbys allmänna tillgångar såsom, Paviljongen, bryggor, Vattenverk, möbler m.m. har haft en lång livstid. I samband med detta har vi haft/har vi behov av nyinvesteringar. Under 2014 städade vi upp bland våra gamla och ofta ruttna utemöbler. I samband med detta slängde vi samtliga
utemöbler vid boulebanan och Paviljongen. Dock finns det fortfarande ett behov att komplettera utemöblerna vid Boulebanan och Paviljongen. Aktiviteter 38000 är väldigt högt. Vad innehåller beloppet för planer? Höjningen är på ca 30000 och det är mer än 10 % av totalbudgeten! Styrelsens svar: Aktiviteter, not 4: Den största delen av kostnaden omfattas av en investering avseende hjärtstartare, upphängningsanordning samt halvdocka att träna på avseende HLR d.v.s. hjärt- och lungräddning. Utbildningen kommer att genomföras av medlemmar i föreningen som är sjuksköterskor eller personer utbildade genom Röda Korset. Detta är ett led i styrelsen arbete avseende Risk och Krishantering. Hundby har idag en äldre befolkningsstruktur, vilket innebär en ökad risk för hjärt -och kärl sjukdomar. Fondavsättningen ska tas bort eftersom den är otillåten. Styrelsens svar: Se vårt svar under den inledande punkten fondavsättning. Slutsats: 2014 var överbudgeterat med ca 45000, 2015 överbudgeteras med minst 50000 och då borde en sänkning föreslås istället för den ej motiverade höjningen av årsavgiften. Styrelsens svar: Slutsatsen är felaktig. Se våra tidigare svar under bl.a. Väsentliga händelser efter årsskiftet 2014, budgetnotiser, m.m. Budgeten är balanserad utifrån angiven verksamhetsplan för 2015. En reflektion: Vi har alltid varit medvetna om att vi har tre stora men nödvändiga kostnadskällor. Källor som om varje fastighet skulle sköta detta på egen hand skulle vara ännu dyrare för var och en. El, vatten och sopor. En jämförelse några år bakåt kan ibland skapa perspektiv på nuet: 2009 stod kostnaderna för dessa 3 delar för 82 % av budgeten. 2011 var det 78 % och för 2015 presenteras dessa kostnader till 54 % av budgeten. Inga stora projekt ingår i någon av nämnda årens budgetar. Lägger vi pengarna på rätt saker (och det stadgarna ålägger oss att göra) idag är väl en berättigad fråga? Styrelsens svar: Var och en kan alltid göra sina egna reflektioner. Styrelsen anser inte att det är särskilt relevant att jämföra med historien. Omvärlden förändras. Styrelsens uppgift är att vara i nuet och även fundera på framtiden. Styrelsen har under det gångna året fått se hur historien kommit ikapp Hundby i förhållande till bristen på behövliga investeringar. Exempel är Vattenverket där små investeringar tidigare gjorts men med åren har driftsäkerheten
minskat. En rejäl satsning gjordes under 2014. Än dock visar det sig att gamla delar rasar samman som måste bytas ut. Gamla möbler har sett sina bästa dagar, vilket inneburit att vi bytt ut en del av dessa. Nu ät det dags att byta ut resten. Åldersstrukturen har ändrats alltfler blir äldre och risken ökar för hjärt- och kärlsjukdomar. Vi pekar på åtgärder med investeringar i både hjärtstartare och utbildning i HLR. Med den förändrade befolkningsstrukturen så blir det fler och fler som har svårt att utföra olika tjänster under våra arbetsdagar, trots personliga anpassningar av arbetsuppgifter. Den troliga utvecklingen är att vi kommer att behöva köpa fler och fler tjänster för att vårda och utveckla Hundby. Om vi inte gemensamt vårdar Hundby så kommer även värdet på våra fastigheter att minska. Samtliga medlemmar i Hundbys Tomtägareförening måste reflektera över vilket Hundby man vill ha. Ett nedslitet, ovårdat, ekonomiskt billigt Hundby eller ett minisamhälle som präglas av omtanke, personlig säkerhet, glädje och naturupplevelser. För det senare så behövs det bl.a. ekonomiska investeringar. Valet är ditt. Sammanfattning: 1. En ny kallelse görs till samtliga medlemmar 2. Till budgeten tillförs det notisar 3. Resultaträkningen justeras 4. Komplettering i verksamhetsberättelsen 5. Skrivelse skickas ut från tre medlemmar 6. Samtliga åtgärder görs för att förbättra informationen inför årsmötet