Styrdokument, plan Miljökontoret 2016-02-10 Christer Björklund 08-590 973 72 Dnr Fax 08-590 819 30 MN/2016:20 Christer.bjorklund@upplandsvasby.se Behovsutredning 2017-2019 Nivå: Miljönämndens styrdokument Antagen: Miljönämnden den Reviderad: Giltig t.o.m. 2017-04-30 Ansvarig ägare: Kontorschef
2/13 Inledning Enligt miljötillsynsförordningen (SFS 2011:13) ska det hos den operativa tillsynsmyndigheten finnas en utredning om tillsynsbehovet för myndighetens hela ansvarsområde enligt miljöbalken. Utredningen ska avse en treårsperiod och den ska ses över årligen eller efter behov. Ett register ska också föras över de verksamheter som behöver återkommande tillsyn. Register för miljönämndens tillsynsobjekt uppdateras kontinuerligt i kontorets ärendehanteringssystem. Utifrån behovsutredningen och registret ska tillsynsmyndigheten inför varje verksamhetsår göra en samlad tillsynsplan. Miljönämnden ska besluta om behovsutredning och tillsynsplan. I livsmedelslagen anges att kontrollmyndigheten ska ha den kompetens och de resurser som krävs för att utföra kontroll så att lagstiftningen följs inom alla led i livsmedelsproduktionen. Kontrollen ska vara utformad för att säkerställa likriktning och kvalitet. För att klara kraven i lagstiftningen är det viktigt att den operativa kontrollmyndigheten beskriver behovet av offentlig kontroll inom livsmedelskedjan. Kraven på kontrollen finns bland annat i EU-parlamentets och Rådets förordning nr 882/2004. Den operativa kontrollmyndigheten ska ta fram en årlig kontrollplan som ska fastställas av miljönämnden. Enligt alkohollagen ska kommunerna upprätta en tillsynsplan för verksamheten som planeras under året. Krav på behovsutredning finns egentligen inte. Miljönämnden har valt att komplettera behovsutredningen att omfatta hela nämndens verksamhet. Behovsutredningen omfattar all tillsyn och ärendehandläggning som ingår i miljönämnden uppdragsområde enligt reglementet förutom naturskolan. Inom samtliga delar ingår även information och rådgivning till verksamhetsutövare, kommuninvånare samt andra kontor och myndigheter.
2/13 Sammanfattning och bedömning Miljönämnden ska årligen fatta beslut om behovsutredning och tillsynsplan/kontrollplan för myndighetens hela ansvarsområde. Behovsutredningen ska vara treårig och ligga till grund för den tillsynsplan/kontrollplan som tas fram för året. Övergripande Den största risken för att miljönämnden inte ska kunna utföra hela myndighetsutövningen är tillgång till kompetent personal. Det är idag svårt att få in vikarier vid sjukfrånvaro, föräldraledigheter och mellan vakanser. Miljökontoret märker också av det ökade trycket från Kontoret för samhällsbyggnad. Miljöbalken inkl. fysisk planering Behovsutredningen visar att det saknas 2 årsarbetskrafter inom området under 2017 för att klara hela tillsynsuppdraget och medverkan i kommunens planarbete. Livsmedel Inom livsmedelslagens område visar behovsutredningen att miljönämnden har tillräckliga resurser för att bedriva den tillsyn och kontroll som ligger inom nämndens ansvarsområde. Alkoholtillsyn, tillsyn av folköl och tobak, lotteritillstånd samt receptfria läkemedel Inom området visar behovsutredningen att miljönämnden har tillräckliga resurser för att bedriva den tillsyn och kontroll som ligger inom nämndens ansvarsområde. övergripande och administration Här redovisas allmänna som är gemensamma. De har lagts ut på respektive ämnesområde. Uppgifterna går inte att prioritera bort och är inte alltid förutsägbara i förväg. Administrativa köps in centralt och genomförs av Stöd & Process. Kontoret har märkt av att en centraliserad administrativ funktion innebär att fler administrativa utförs av handläggare istället för dokumentcontroller, nämndsekreterare eller assistent.
3/13 Tillsyn av miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd Mål för tillsynen Övergripande mål Tillsynen ska säkerställa syftet med miljöbalken och dess följdlagstiftning. Tillsynsmyndigheten ska därför kontrollera att lagstiftningen och att meddelade villkor i tillstånd följs. Myndigheten ska också vidta de åtgärder som behövs för att åstadkomma rättelse men även arbeta förebyggande genom rådgivning, information och liknande för att skapa förutsättningar för att miljöbalkens syfte och ändamål tillgodoses. Lokala mål Med utgångspunkt från kommunfullmäktiges fyra perspektiv och mål har miljönämnden fastställt mål och inriktning för arbetet under en treårsperiod. Under 2016-2018 har miljönämnden särskilt prioriterat nedanstående mål som till stora delar har bäring i de nationella miljömålen. Nämnden ska skapa goda förutsättningar för en bra förskole- och skolmiljö som bidrar till att öka barnens lärande. Nämnden ska verka för en sund inomhusmiljö i bostäder och offentliga miljöer. Nämndens tillsyn ska bidra till att uppnå miljökvalitetsnormerna för vatten Nämnden ska bedriva ett systematiskt tillsynsarbete Ansvarsfördelning inom tillsynen Miljönämnden ska bedriva tillsyn med stöd av miljöbalken och dess följdlagstiftning samt enligt tillämpliga EU-förordningar. Ansvarsområdet är brett och omfattar bland annat tillsyn av miljöfarlig verksamhet, hälsoskydd, förorenad mark, kemiska produkter och biotekniska organismer, avfall och producentansvar, skötsel av jordbruksmark och skyddade områden. I miljötillsynsförordningen och i 26 kap miljöbalken regleras vilka ansvarsområden som kommunen har. De flesta av dessa ligger på miljönämnden i enlighet med nämndens reglemente. Miljönämnden har utöver det tillsynsansvaret för ett antal större tillståndspliktiga miljöfarliga verksamheter eftersom tillsynen har överlåtits från länsstyrelsen till kommunen. Samverkan Andra kommuner Miljönämnden samverkar med grannkommunerna i Norrort. Samverkan sker genom regelbundna träffar i olika nätverk på chefsnivå och handläggarnivå. Norrortskommunerna omfattar Upplands Väsby, Upplands Bro, Järfälla, Sigtuna och Sollentuna. Regional samverkan Miljönämnden är medlem i Miljösamverkan Stockolms län. Genom deltagande i miljösamverkan kan kommunerna gemensamt ta fram underlag för tillsyn, genomföra seminarier och projekt. På så sätt ökar samsynen mellan kommunerna i regionen samtidigt som det blir effektivare för alla att gemensamma checklistor och handläggningsrutiner tas fram. Samverkan med centrala myndigheter I de fall centrala myndigheter som till exempel Kemikalieinspektionen, Naturvårdsverket eller Jordbruksverket anordnar nationella projekt så ska miljökontoret i Upplands Väsby överväga
4/13 att delta. Dessa projekt är viktiga att delta i för att få kompetensutveckling och samsyn med andra kommuner. Befogenheter och resurser för tillsyn Befogenheter Miljönämndens befogenheter inom miljöbalkens område regleras i huvudsak i 26 kap miljöbalken. Tillsynsmyndigheten ska dessutom, genom rådgivning och information skapa förutsättningar för att balkens syfte och ändamål ska kunna tillgodoses. Kompetenskrav och utbildning Inspektörerna har högskoleutbildning som är relevant för att kunna utföra och vidareutveckla arbetet. Kompetensutveckling sker kontinuerligt genom deltagande i Miljösamverkan Stockholms olika projekt och seminarier, genom deltagande i Kemikalieinspektionens, Naturvårdsverkets eller andra centrala myndigheters tillsynsvägledning eller nationella projekt samt genom Länsstyrelsens tillsynsvägledning. Kompetensutveckling sker även intern på kontoret och genom internt anordnad utbildning. Kompetens hos enskilda medarbetare tas upp på medarbetarsamtalet en gång per år. Miljökontoret har en aktuell kompetensutvecklingsplan för kontoret som visar på kompetensbehov inom respektive ämnesgrupp och vilka kompetenshöjande åtgärder som sker under året. Kompetensplanen är även nedbruten på handläggarnivå. Beräkning av resurser Miljönämnden använder sig av SKL:s modell för beräkning av planerbar tid. En heltidsanställd i Upplands Väsby kommun har en teoretiskt faktisk arbetstid på ca 1755 timmar per år när helgdagar, klämdagar och tid för raster är borträknad. När egen och gemensam tid räknats bort kvarstår 1400 timmar till planerad, händelsestyrd tillsyn samt övergripande arbete. Personlig tid Kommentar Timmar Semester Snitt 28 dagar/person 203 Sjukdom, rehab Snitt sjukfrånvaro/år, längre frånvaro borträknad 22 Tillfällig Beräknad på faktisk tid för 2014 40 föräldraledighet (VAB) Gemensam tid Egen fortbildning och 40 utbildning för att arbetstagaren ska klara av tillsynsarbetet Trivsel/friskvård 18 Summa 355 Planerbar tid Faktisk arbetstid personlig och gemensam tid 1400
5/13 Beräkning av tid för olika förekommande Miljökontoret har för att få fram behovet använt sig av kommunens I-tid system för att få en uppfattning om rimligheten i de tider som satts för olika. Kontoret har även använt sig av statistik för att få fram volymer av antal ärenden/år och erfarenhet av hur lång tid tillsynen tar där det inte föreligger fasta årliga avgifter baserade på en riskbedömd tid för respektive verksamhet. Behov av tillsynsresurser 2017-2019 miljöbalken Miljönämnden behöver totalt ca 17080 timmar under 2017 för tillsyn enligt miljöbalken om hela tillsynsuppdraget ska kunna genomföras. Behovet motsvarar ca 10,5 årsarbetskrafter fördelat på de två ämnesgrupperna miljöskydd och hälsoskydd. Kontoret har idag 14280 tim./ 10,2 årsarbetskrafter för att utföra arbetet inom miljöbalkens område. För att klara myndighetsutövningen inom kontoret och behålla ett viktigt arbetssätt med kontoret för samhällsbyggnad behöver kontoret inrätta ytterligare 2 tjänster. Arbetsgrupp Befintlig personal inför 2016, årsarbetskrafter Resursbehov År 2017 2018 2019 Miljöskydd 5,5 5,8 5,8 5,8 Hälsoskydd 2,8 3,9 3,9 3,9 Fysisk planering 1,9 2,5 2,5 2,5 Summa årsarbetskrafter 10,2 12,2 12,2 12,2 Här följer en uppdelning av befintliga resurser och behov för 2016 uppdelat på respektive grupp. Hälsoskydd Typ av tid Tim/år Antal årsarbetskrafter 1743 ( 1164 (inte 611 ( (inte Inom resp. ämnesområde 1015 (inte 910
6/13 Övergripande Totalt behov 5443 3,9 Befintlig personal, 3920 2,8 tim. och åa Differens 1523 1,1 Kommentar Om vi ska utföra hela vårt tillsynsuppdrag inom hälsoskydd så behöver vi utöka personalresursen med 1,1 tjänst. Miljöskydd Typ av tid Tim/år Antal årsarbetskrafter 2720 ( 660 (inte 1930 ( 620 (inte Inom resp. ämnesområde (inte Övergripande 2150 Totalt behov 8080 5,8 Befintlig personal, 7591 5,4 tim. och åa Differens 489 0,3 Kommentar Handläggare från miljöskyddsgruppen administrerar kontorets ärendehanteringssystem vilket är tidskrävande. Det är främst miljöskyddsgruppen som får prioritera om sin ordinarie tillsynsverksamhet när takten på Kontoret för samhällsbyggnad ökar. Fysisk planering Typ av tid Tim/år Antal årsarbetskrafter 0 ( (inte 950
7/13 1730 ( 390 (inte Inom resp. ämnesområde 490 (inte Övergripande Totalt behov 3560 2,5 Befintlig personal, 2668 1,9 tim. och åa Differens 892 0,6 Kommentar Kommunen har sedan många år ett framgångsrikt och etablerat arbetssätt i samband t.ex. framtagande av detaljplaner, översiktsplaner, planprogram etc. Genom det arbetssättet har kontoret en efterfrågad roll och vi kommer in tidigt med våra synpunkter i planprocessen. När kommunen bygger stad och resurser skapas på Kontoret för samhällsbyggnad innebär det en ökad medverkan även för miljökontoret. Kontoret förväntas delta i samma omfattning som tidigare. Miljökontoret har hittills prioriterat medverkan i planprocessen för vi ser vikten av arbetet men det har inneburit att den ordinarie miljö- och hälsoskyddsverksamheten har fått prioriterats om. Resultatet framöver om inte miljökontoret kan utöka sina resurser blir att vi inte kommer kunna medverka i samma grad som vi gjort tidigare och det kommer betyda att vi kommer in senare när möjligheten att påverka blir mindre. Livsmedelskontroll Mål för kontrollen Övergripande mål De övergripande målen för livsmedelslagstiftningen, är att: Konsumenterna har trygga livsmedel, förtroende för kontrollverksamheten och en god grund för val av produkt. Med trygga livsmedel menas säkra livsmedel och att konsumenterna inte blir lurade. Företagen har tilltro till kontrollen och upplever den som meningsfull. De samverkande kontrollmyndigheterna har en optimal samverkan och förtroende för varandras sätt att ta ansvar för sin respektive del i livsmedelskedjan. Kontrollverksamheten är riskbaserad, rättssäker, effektiv och ändamålsenlig. Lokala mål Miljönämnden har separata livsmedelsmål som är nedbrutna från de nationella livsmedelsmålen och implementerade i styrkortet.
8/13 Behörighet och ansvar Nationell och lokal myndighet Livsmedelsverket är den nationella behöriga myndigheten för livsmedelskontroll i Sverige, enligt 18 i livsmedelsförordningen (2006:814). Miljönämnden är, enligt 11 livsmedelslagen (2006:804) och 23 livsmedelsförordningen (2006:813) behörig myndighet för kontrollen i kommunen. Ansvarsfördelning mellan myndigheterna Ansvaret för den offentliga kontrollen av livsmedelsanläggningar i Sverige fördelas enligt 23 livsmedelsförordningen (2006:814). Något förenklat gäller att miljönämnden är ansvarig myndighet för livsmedelskontrollen inom kommunen. Livsmedelsverket är behörig myndighet för större industriella animalie- och fiskberedningsanläggningar samt primärproducenter. Samordning För att livsmedelskontrollen ska vara effektiv och likvärdig mellan statliga, regionala och kommunala myndigheter ställer lagstiftningen krav på samordning mellan myndigheter. Inom kontrollen finns tillfällen och händelser då den nationella och den kommunala kontrollen har beröringspunkter. För att kontrollen då ska vara effektiv finns en ansvarsfördelning enligt följande: Matförgiftningsutredningar sker i samarbete mellan kommunerna, smittskyddsläkare, Länsstyrelsen och i speciella fall även Livsmedelsverket. RASSF (rapid Alert System for Food and Feed) vidarebefordras från Livsmedelsverket till berörd kommun. Uppföljning sker av Livsmedelsverket. Andra kommuner Miljönämnden samverkar också med grannkommunerna i Norrort. Samverkan sker genom regelbundna träffar i olika nätverk på chefsnivå och handläggarnivå. För livsmedelskontrollen samverkar hela Norrort d.v.s. Sigtuna, Upplands Bro, Järfälla, Lidingö, Ekerö, Srmh, Danderyd, Solna, Sundbyberg, Vallentuna, Sollentuna och Österåker. Regional samverkan Miljökontoret deltar i de länsmöten som anordnas varje år av representanter för Länsstyrelsen och Livsmedelsverket Miljönämnden är medlem i Miljösamverkan Stockolms län. Genom deltagande i miljösamverkan kan kommunerna gemensamt ta fram underlag för tillsyn, genomföra seminarier och projekt. På så sätt ökar samsynen mellan kommunerna i regionen samtidigt som det blir effektivare för alla att gemensamma checklistor och handläggningsrutiner tas fram. Befogenheter och resurser för kontrollen Kontrollmyndighetens befogenheter Miljönämndens befogenheter inom livsmedelsområdet regleras huvudsakligen i livsmedelslagen (2006:804) och i livsmedelsförordningen (2006:813). Enligt 20 livsmedelslagen har kontrollmyndigheten rätt att få upplysningar, ta del av handlingar och få tillträde till områden, lokaler och andra utrymmen.
9/13 Kontrollpersonal Livsmedelsgruppen har 2 årsarbetare för att utföra kontroll enligt livsmedelslagen. Varje årsarbetare förutsätts utföra planerad kontroll. Utöver detta utförs extra offentlig kontroll, registreringar, handläggning av klagomål samt ge råd och information. Kompetens och utbildning Inspektörerna har högskoleutbildning som är relevant för kontrollområdet. Generell kompetensutveckling sker i första hand genom deltagande på Livsmedelsverkets kurser. Dessutom sker andra kompetensutvecklande insatser intern och extern. Kompetens hos enskilda medarbetare tas upp på medarbetarsamtalet en gång per år. Miljökontoret har en aktuell kompetensutvecklingsplan för kontoret som visar på kompetensbehov inom respektive ämnesgrupp och vilka kompetenshöjande åtgärder som sker under året. Kompetensplanen är även nedbruten på handläggarnivå. Behov av kontrolltid 2017-2019 Miljönämnden behöver totalt ca 2800 timmar för kontroll och tillsyn enligt livsmedelslagstiftningen, vilket motsvarar 2 årsarbetskrafter. Enligt de beräkningar som genomförts så har livsmedelsgruppen i nuläget tillräckligt med resurser. För beräkning av resurser har samma planerbara tid 1400 tim./handläggare använts. Livsmedel Typ av tid Tim/år Antal årsarbetskrafter 1055 ( 408 (inte 371 ( 344 (inte Inom resp. ämnesområde (inte Övergripande 725 Totalt behov 2903 2 Befintlig personal, 2800 2 tim. och åa Differens 103 0 Kommentar Tillräckligt med resurser finns för livsmedelskontrollen.
10/13 Tillsyn enligt alkohollagen, tobakslagen, lagen om lotteriverksamhet och receptfria läkemedel Mål för tillsynen Övergripande mål Tillsynen ska säkerställa syftet med alkohollagen, lagen om receptfria läkemedel och lotterilagen och dess följd-lagstiftningar. Tillsynsmyndigheten ska därför kontrollera att lagstiftningarna och att meddelade villkor i tillstånd följs. Myndigheten ska också vidta de åtgärder som behövs för att åstadkomma rättelse men även arbeta förebyggande genom rådgivning, information och liknande för att skapa förutsättningar för att lagarnas syfte och ändamål tillgodoses. Lokala mål Med utgångspunkt från kommunfullmäktiges fyra perspektiv och mål har miljönämnden fastställt mål och inriktning för arbetet under en treårsperiod. Under 2016 har miljönämnden särskilt prioriterat nedanstående mål. Nämnden ska verka för att tobaksförsäljning till ungdomar under 18 år minskar Ansvarsfördelning inom tillsynen Miljönämnden ska bedriva tillsyn med stöd av alkohollagen, lagen om receptfria läkemedel och lotterilagen vilket regleras i nämndens reglemente. Ansvarsområdet är brett och omfattar bland annat tillsyn av serveringsställen för alkohol, detaljhandel för folköl och tobak samt receptfria läkemedel och tillsyn över lotteriverksamhet. Enligt 9 kap alkohollagen (2010:1622) har länsstyrelsen tillsynen inom länet och kommunerna har tillsynen av efterlevnaden av servering av alkoholdrycker tillsammans med polismyndigheten samt tillsyn över detaljhandeln med folköl. Kommunerna ska upprätta en tillsynsplan som ska ges in till länsstyrelsen. Kommunen är också skyldig att delge länsstyrelsen, Folkhälsomyndigheten samt polismyndigheten samtliga beslut som fattas enligt alkohollagen. Enligt Lag (2009:730) om handel med vissa receptfria läkemedel har Läkemedelsverket tillsynen enligt lagen och är den myndighet som har rätt att fatta beslut enligt lagen. Kommunerna ska enligt lagen bedriva kontroll över efterlevnaden av lagen. Samverkan Andra kommuner Miljönämnden samverkar med andra kommuner i länsstyrelsen nätverk för alkoholhandläggare. Regional samverkan Alkoholhandläggaren är medlem i nätverket alkoholhandläggarnas förening. Där sker samverkan mellan alkoholhandläggare i hela landet. Samverkan med centrala myndigheter I samband med tillsynsinsatser i kommunen deltar olika myndigheter som Skattemyndigheten, länsstyrelsen, polismyndigheten, Tullverket, Brandkåren Attunda.
11/13 Befogenheter och resurser för tillsynen Tillsynsmyndighetens befogenheter Miljönämndens befogenheter inom alkoholhandläggarens område regleras i huvudsak i alkohollagen, Lagen om handel med vissa receptfria läkemedel och lotterilagen. Tillsynsmyndigheten ska dessutom, genom rådgivning och information skapa förutsättningar för att lagarnas syfte och ändamål ska kunna tillgodoses. Tillsynspersonal Livsmedelsgruppen (alkoholtillsynen) har 1 årsarbetare för att utföra kontroll enligt alkohollagen, lagen om receptfria läkemedel och lotterilagen. Handläggaren ska utföra planerad tillsyn. Utöver detta utförs extra tillsyn i samband med brister och ärendehandläggning i samband med tillståndsansökningar. Kompetenskrav och utbildning Handläggaren har högskoleutbildning som är relevant för att kunna utföra och vidareutveckla arbetet. Kompetensutveckling sker kontinuerligt genom deltagande i olika kurser, seminarium och nätverksträffar. Kompetensutveckling sker även intern på kontoret och genom internt anordnad utbildning. Kompetens hos enskilda medarbetare tas upp på medarbetarsamtalet en gång per år. Behov 2017-2019 Miljönämnden behöver totalt ca 1400 timmar för tillsyn enligt alkohollagen, lagen om receptfria läkemedel och lotterilagen, vilket motsvarar 1 årsarbetskrafter. Enligt de beräkningar som genomförts så har livsmedelsgruppen tillräckligt med resurser. Alkoholhandläggarens område Typ av tid Tim/år Antal årsarbetskrafter ( 325 (inte ( (inte Inom resp. ämnesområde (inte Övergripande 104 350 162 400 Totalt behov 1341 0,96 Befintlig personal, 1400 1,0 tim. och åa Differens + 59 + 0,04
12/13 Kommentar Det finns ett litet överskott inom alkoholhandläggarens område, men det är så försumbart att det kan vara inom felräkningsmarginalen., övergripande (inte fakturerbart) Det här omfattar samtliga övergripande som förekommer på miljökontoret för att nämnden ska kunna fullfölja sitt uppdrag. Det är som Verksamhetsplanering Kvalitetsarbete Revisioner Register och arkivvård Fakturering Arbete med styrdokument Nämndrelaterat arbete Informationsinsatser/ Dataservice och tekniskt arbete Ecos It-samordning/best. Av konton etc. Allmänna kontorsgöromål Arbetsplatsträffar Medarbetarsamtal/lönesamtal Rekrytering Handledning vid exjobb/nyrekrytering Enskilda uppdrag Interna/ Kommungemensamma projekt Tidsregistrering (I-tid) Allmänt stöd, d.v.s. stöd mina arbetskamrater Vissa av na är förutsägbara men många gånger uppkommer från annat håll i kommunen där kontoret ska medverka som införande av e-arkiv, framtagande av hanteringsanvisningar m.m. Kontorets administrativa, förutom 20 % assistent och fakturahantering, sköts sedan 2011 av Stöd & Process. Enligt överenskommelse betalar miljönämnden för 65% dokumentcontroller 40% nämndsekreterare 20% ekonomicontroller 50% Väsby Direkt Kontoret har märkt av att en centraliserad administrativ funktion innebär att fler administrativa utförs av handläggare istället för dokumentcontroller, nämndsekreterare eller assistent.