Ekonomihandboken Riktlinjer för representation, gåvor och förmåner Beslutad av: Universitetsdirektör Per Brolin Datum: 2016-12-01 Dnr: 2016/6448-1.1 Författare: Ekonomiavdelningen Datum: 2016-12-01
Innehållsförteckning Inledning... 3 Beloppsgränser och skatteregler... 3 Representation... 3 Extern representation... 3 Intern representation... 4 Representation i hemmet... 5 Interna utbildningar, informationsmöten och konferenser... 6 Arbetsmåltider privat utgift, förmånsbeskattning eller inte?... 7 Förmån av fri kost i samband med tjänsteresa... 8 Representation och andra driftskostnader gentemot studenter... 8 Jubileum och invigningar... 9 Måltider i samband med interna kurser och konferenser... 9 Konferenser med externa deltagare... 9 Redovisning av representation... 9 Gåvor... 10 Gåvor till externa parter... 10 Gåvor och uppvaktning till anställda... 10 Personalvård...10 Övriga förmåner...11 Medlemsavgifter 11 2 (12)
1. Inledning Representation ingår som ett naturligt led i universitets kontakter med omvärlden och är viktig för att inleda och upprätthålla goda förbindelser med olika samarbetspartners, finansiärer och andra intressenter nationellt och internationellt. Representationen består oftast i kostnader för mat, dryck, olika typer av arrangemang och gåvor. Kostnaderna ska stå väl i proportion till typen av representation. All representation ska ha direkt anknytning till och vara av betydelse för Linnéuniversitetets ordinarie verksamhet och den får bara ske i den omfattning det är motiverat. Universitetets verksamhet finansieras till stor del av skattemedel. Detta medför ett särskilt ansvar för att medelsanvändningen kan motiveras och att universitetet skall kunna visa att kostnaderna har en klar och tydlig verksamhetskoppling. Detta gäller inte minst representationskostnader. Vid all intern och extern representation där måltid med dryck ingår ska alltid alkoholfria alternativ erbjudas deltagarna. Riktlinjer för representation gäller all verksamhet oberoende av finansiering och var representationen äger rum, det vill säga såväl inom Sverige som vid tjänsteresor utomlands. Representationen kan rikta sig utåt till externa företrädare och samarbetspartners eller inåt mot universitets personal. Ett grundläggande syfte med riktlinjerna är att universitets anställda inte ska behöva riskera att beskattas vid sin medverkan vid representation eller som mottagare av gåvor. All typ av representation skall godkännas av respektive verksamhetsansvarig chef. Om riktlinjerna inte följs ska attest ske av närmast överordnad chef, t ex dekan, förvaltningschef eller rektor. I samråd med ekonomichef beslutas om eventuell åtgärd i form av återbetalning/löneavdrag eller förmånsbeskattning när detta kan vara aktuellt. 2. Beloppsgränser och skatteregler Riksskatteverket har utfärdat regler och rekommendationer för avdragsrätt, momsavdrag med mera. Närmare information finns på skatteverkets hemsida www.skatteverket.se. Observera att Linnéuniversitetet har fastställt högsta tillåtna belopp som i vissa fall avviker från vad som är högsta tillåtna avdragsgilla beloppet enligt skatteverkets regler. Då teaterbesök eller andra arrangemang förekommer i anslutning till representationsmåltid räknas kostnaden för detta in i totalkostnaden för representationstillfället. Detsamma gäller t ex uppvaktning med gåvor som sker vid representationstillfället (gäller endast vid extern representation). Lunch och middag kan räknas som separata representationstillfällen även om de sker samma dag. 3 (12)
Kostnad för dricks utöver ordinarie serveringsavgift ersätts ej vid representation i Sverige. Vid restaurangbesök/representation utomlands kan i undantagsfall dricks lämnas om det inte ingår i serveringsavgiften och är lämpligt enligt kulturen i det landet. Beloppet får inte överstiga 5 % av representationskostnaden och ska rymmas inom beloppsgränsen. 3. Representation 3.1 Extern representation Den externa representationen riktar sig mot företrädare för andra högskolor och universitet, företag, offentlig sektor eller andra organisationer, som ett uttryck för sedvanlig gästfrihet. Representationen ska ingå som ett naturligt led i Linnéuniversitetets kontakter med omvärlden (till exempel med andra högskolor, universitet, enskilda forskare, företag eller liknande) och den ska rikta sig till personer, som tillsammans med företrädare för Linnéuniversitetet överlägger i frågor, som har ett omedelbart samband med Linnéuniversitetet verksamhet. Det kan exempelvis vara diskussioner om projektsamarbete, affärsförhandlingar och gästföreläsningar. Representationen ska normalt ske på någon av de orter, där parterna har sin verksamhet. Ersättning för deltagande av Linnéuniversitetets representants eller svensk gästs make/maka medges undantagsvis och då med särskild motivering. Antalet representanter från Linnéuniversitetet ska vara väl avvägt i förhållande till antalet gäster. Det är arbetsgivarens skyldighet att visa att utgiften är att betrakta som representation som inte ska förmånsbeskattas. Underlag avseende aktiviteten är alltså nödvändiga för att kunna fastställa det. Kostnaden för extern representation får uppgå till högst 700 kronor per person exklusive moms. Speciellt att notera är att: Öl och vin får ingå i representationskostnader, när representationen sker utanför arbetstiden, i den mån det ryms inom beloppsramen. Tillåtet är 1-2 glas vin eller 1 starköl per person. Endast i undantagsfall, t ex vid besök av utländska gäster, kan sprit ingå i kostnaden för representation. Representationsbeloppet avser pris inklusive serveringsavgift, entréavgift till restaurang och liknande kostnader, men exklusive mervärdesskatt. Högsta belopp för momsavdrag är 90 kronor/person. Det innebär att när beloppet vid representation överstiger 90 kr exklusive moms får endast ingående moms på detta belopp konteras mot ingående momskontot. Andra enklare måltidsutgifter som förfriskningar mm får högst uppgå till 100 kr/person (momsavdrag för 60 kr). Andra utgifter än måltider vid representation (t ex teaterbiljetter) är tillåtet med högst 350 kr/person (momsavdrag för 180 kr). De momsavdrag som får göras varierar beroende på vad som ingår i representationen och vilken momssats som gäller. För ytterligare information om momsavdrag och kontering hänvisas till bilagan: lathund representation och gåvor. 4 (12)
Särskilda regler för styrelsesammanträden Som avdragsgill representationskostnad räknas inte heller måltider i samband med styrelsesammanträden. Avdrag får vid styrelsesammanträden endast avse enklare förtäring och maximalt 60 kr per person. Måltider i samband med styrelsesammanträden är skattepliktiga för mottagaren, se avsnitt 3.5 om arbetsmåltider. 3.2 Intern representation Med intern representation avses måltider, annan förtäring eller vissa andra utgifter i samband med informationsmöten, personalfester och liknande. En förutsättning för att något ska betraktas som intern representation är att det i huvudsak är fråga om interna möten för myndighetens verksamhet där förtäringen ingår som en naturlig del i den pågående aktiviteten. Det är arbetsgivarens skyldighet att visa att utgiften är att betrakta som representation som inte ska förmånsbeskattas. Underlag avseende aktiviteten är alltså nödvändiga för att kunna fastställa det. Till representation räknas inte kostnader gentemot studenter för måltider eller av annat slag, se avsnitt 3.6 Kostnaden för intern representation får uppgå till högst 600 kr/person exklusive moms. Värt att notera är att: Öl och vin får ingå i representationskostnader, när representationen sker utanför arbetstiden, i den mån det ryms inom beloppsramen. Tillåtet är 1-2 glas vin eller 1 starköl per person. Representationsbeloppet avser pris inklusive serveringsavgift, entréavgift till restaurang och liknande kostnader, men exklusive mervärdesskatt. Högsta belopp för momsavdrag är 90 kronor/person + ytterligare 180 kr/person för utgifter av lokalhyra/underhållning. Det innebär att när beloppet vid representation överstiger 90 kr/270 kr exklusive moms får endast ingående moms på dessa belopp konteras mot ingående momskontot. Andra enklare måltider som förfriskningar mm får högst uppgå till 100 kr/person exklusive moms. Högsta belopp för momsavdrag är här 60 kr/person, vilket innebär att endast ingående moms på denna del får konteras på ingående momskonto. Intern representation som sker i form av t ex gemensam jullunch eller annan personalfest får endast utnyttjas två gånger per anställd och år. Vid personalfester för anställda får lokalhyra och underhållning ingå i representationskostnaden. Enligt Linnéuniversitetets regler är beloppsgränsen vid personalfest totalt 850 kr/person, varav 600 kr avser måltiden och 250 kr kringkostnader som hyra av lokal, underhållning mm. Andra utgifter än måltider vid intern representation (t ex teaterbiljetter) är tillåtet med högst 350 kr/person Måltider i samband med informationsmöten med personalen, interna kurser och planeringskonferenser (t ex diskussioner om budgetering, personalfrågor) är tillåtna under vissa förutsättningar. De får t ex inte hållas regelbundet med kortare mellanrum och dokumentation skall finnas som gör det möjligt att i efterhand bedöma om mötet är intern representation. Se avsnitt 3.4. 5 (12)
För ytterligare information om momsavdrag och kontering hänvisas till bilagan: Lathund representation och gåvor. Om inte kriterierna för tillåtna måltider är uppfyllda (intern/extern representation, intern utbildning, informationsmöten, interna konferenser, personalfest) är måltidskostnaden av privat natur och ska förmånsbeskattas. Se avsnitt 3.5 om arbetsmåltider mm Universitetet bjuder anställda på kaffe. Kostnaden bärs av respektive enhet. Övriga skattefria personalvårdsförmåner beslutas enligt ansvar i delegationsordningen. Med personalvårdsförmån avses förmån av mindre värde som inte är ersättning för direkt utfört arbete utan avser enklare åtgärder, vilka syftar till att skapa trivsel i arbetet eller liknande och som i regel tillhandahålls på arbetsplatsen. Kostnader i samband med akademisk högtid (mat, lokal, underhållning mm) är inte jämställt med intern representation utan räknas som verksamhetskostnad. Det innebär att hela beloppet är avdragsgillt och att det inte heller kan bli aktuellt med någon förmånsbeskattning. 3.3 Representation i hemmet Vid representation i hemmet gäller samma belopp per person som vid extern/intern representation. Räkning ska ställas till den som ska teckna representationskostnaderna och åtföljas av originalkvitton och notering om vilka som varit gäster och vilken organisation de företräder. Representation i hemmet medges endast undantagsvis och då med särskild motivering. 3.4 Interna utbildningar, informationsmöten och konferenser Vid interna en-dags-utbildningar är det tillåtet med lunchmåltid om detta ingår som en naturlig del. Det kan sägas vara en naturlig del om utbildningen sträcker sig över hela dagen där man gör ett avbrott för lunch. Däremot inte om en halv-dagsutbildning avslutas med lunch. Även lunch under informationsmöten kan vara tillåtna om det ingår som en naturlig del. Mötet ska vara beslutat av verksamhetschefen, rikta sig till alla anställda på enheten/institutionen eller avdelningen och inte förekomma mer regelbundet dvs. högst 2 gånger per termin. Det kan sägas vara en naturlig del om informationsmötet sträcker sig över största delen av arbetsdagen där man gör ett avbrott för lunch. Däremot inte om ett t ex. två-timmarsmöte avslutas med lunch. Ibland kan det finnas behov för verksamhet att på avskild plats kunna arbeta med olika frågeställningar. Då interna konferenser förläggs utanför Linnéuniversitetets lokaler ska följande anvisningar tillämpas. Samma regler gäller även för konferenser i Linnéuniversitetets lokaler. ett detaljerat program över kursen/konferensen ska upprättas i samband med planering av konferensen. Programmet ska bifogas verifikatet på konferenskostnaderna. minst 6 timmar per hel dag ska utgöras av konferenstid (restiden får räknas in till den del som sker under normal arbetstid). Om konferensen är förlagd till normalt ledig dag, gäller tidskravet som om dagen vore arbetsdag. Den lediga dagen ersätts enligt gällande avtal. 6 (12)
gemensamma arrangemang för samtliga konferensdeltagare och vars syfte är att skapa bättre sociala kontakter får betalas med medel som förvaltas av Linnéuniversitetet. Vid planering av eventuella arrangemang ska återhållsamhet gälla. Aktiviterer bör inte innehålla för stora inslag av personlig natur, då detta kan ses som privata kostnader. Aktiviteter som SPA-behandlingar, whisky-/vin- /ölprovningar är inte lämpliga. Enskilda aktiviteter ska betalas av respektive person personligen. Sådana aktiviteter bör väljas som tjänar syftet med konferensen och riktar sig till samtliga deltagare Samma beloppsgränser som vid intern representation dvs 600 kr per person. Vin eller starköl får förekomma endast i samband med middag eller vickning och vid högst ett tillfälle under konferensen, med 1-2 glas vin alternativt 1 starköl. I övrigt får inte alkoholdrycker betalas med universitetsmedel. Interna konferenser som följer anvisningarna ovan ger rätt till ersättning för eventuella resor i samband med konferensen enligt gällande regler för tjänsteresor. Även vid styrelsearbete kan det vara tillåtet med måltider utan att detta föranleder förmånsbeskattning för styrelsemedlemmarna, under förutsättning att upplägget och planering motsvarar de regler som finns för intern konferens. Dokumentation av internutbildning, informationsmöten och internkonferenser ska bifogas faktura eller begäran om kostnadsersättning. Dokumentationen kan för internutbildning vara program och deltagarförteckning, för informationsmöte dagordning/program/resultat från mötet i form av exempelvis minnesanteckningar och för konferens program och resultat. 3.5 Arbetsmåltider privat utgift, förmånsbeskattning eller inte? Om den anställde erhåller måltid i samband med aktiviteter som är upptagna i detta dokument dvs. extern/intern representation, intern utbildning, informationsmöte eller intern konferens är det normalt en skattefri måltid för den anställde. Om däremot kriterierna inte är uppfyllda och man blir bjuden på måltid skall detta tas upp som en skattepliktig förmån av måltid. Generellt sett gäller att mat som äts i samband med arbetet betalas av den anställde. Om mat betalas av arbetsgivaren och som ersätter ett ordinarie mål mat blir det att betrakta som en förmån. Även lunch som avser baguette, landgång, mindre sallader etc. räknas som lunch och ska förmånsbeskattas. Däremot omfattas inte frisk- och personalvårdande utgifter av mindre värde t ex. kaffe, fika, frukt. Normalt sett beräknas förmånsvärdet på skatteverkets schablonbelopp för måltidsförmån (2014 är schablonbeloppet 84 kr), men om måltiden är mer lyxbetonad så beräknas förmånen på faktisk kostnad. Exempel på måltider som ska förmånsbeskattas är måltider i samband med: Arbetsmöten som avslutas med lunch Arbetsluncher man träffas över lunch för att diskutera arbete Ledningsgruppmöten, olika rådsmöten, nämndsmöten etc. 7 (12)
Kortare internutbildningar, informationsmöten som avslutas med måltid Styrelsemöten Aktiviteter, resor etc. tillsammans med studenter där måltid ingår Observera att måltiden även om det föranleder förmånsbeskattning kan vara tillåten. I dessa fall gäller att: Det ska vara fråga om internt arbete (ej allmänna diskussioner ) Prefekt/motsvarande ska alltid ha godkänt kostnaden i förväg Lunchen ska intas på campusområdet (Växjö) eller motsvarande närmaste restaurang (Kalmar) På fakturan/kvittot eller särskild bilaga för arbetslunchen ska framgå syftet med måltiden och namn på deltagare. I vissa fall kan det bli aktuellt för deltagarna att återbetala utgifter för måltider eller andra aktiviteter. Detta gäller t ex i följande fall, om: Vin ingår i extern/intern representation utöver Linnéuniversitets riktlinjer d.v.s. 1-2 glas vin eller 1 starköl Sprit ingår i representationen Vin/öl ingår i representation, konferens eller på annat sätt under arbetstid Intern eller extern representation där kriterierna inte är uppfyllda t ex. det finns ingen tillräcklig anknytning till Linnéuniversitetets verksamhet, sker inte samband med extern förhandling/aktivitet, personer som deltar från Linnéuniversitetet har inget direkt samband med förhandling/aktivitet. Kriterierna för intern konferens/utbildning är inte uppfyllda Kostnader för middag/måltider i samband med disputationer är privata utgifter och ska bekostas av den anställde Personalaktiviteter där inslaget av personlig natur är för stor eller aktiviteten är olämplig av annat slag Ej tillåtna gåvor till anställda, se avsnitt 4.2. 3.6 Förmån av fri kost i samband med tjänsteresa Kost som arbetsgivaren står för och som den anställde inte behöver betala för, fri kost, är som huvudregel en skattepliktig förmån. Detta gäller oavsett om man får den fortlöpande eller endast vid särskilda tillfällen såsom under tjänsteresa, kurser, konferenser, studieresor. Förmån av fri kost är skattepliktig även i samband med resor utomlands. Med kost avses i detta sammanhang allt som kan ätas och drickas. Traktamente erhålls för tjänsteresa med minst en övernattning och som är längre än 50 km från ordinarie verksamhetsort. På Linnéuniversitetet räknas både Växjö och Kalmar som ordinarie verksamhetsort oavsett på vilken ort man är tjänstgöringsplacerad. För mer detaljerad information finns Beslut om ersättning vid tjänsteresa för arbetstagare vid Linnéuniversitetet Dnr 2010/3127 Traktamentet ska täcka de ökade levnadskostnaderna under tjänsteresan, dvs. högre måltidskostnader än vanligt och div. småutgifter. Om arbetsgivaren betalar för måltiderna under tjänsteresan får den anställde lägre traktamente. 8 (12)
Reglerna om vad som gäller i olika fall när den anställde får fri kost i samband med tjänsteresa kan sammanfattas enligt följande: Minskning av traktamente Förmånsbeskattning Ingen kostförmån Med kostförmån Fri kost under tjänsteresa Ja Ja Hotellfrukost som ingår i hotellpriset Kost på allmänna transportmedel som ingår obligatoriskt i priset Extern representation Ja Nej Ja Nej Nej Nej Vid registrering i primula ska man ange om man har fått måltider och om dessa inte är skattepliktiga Ingen kostförmån eller är skattepliktiga: Med kostförmån. Fria måltider till en anställd vid t.ex en extern utbildning eller konferens som Lnu betalar ska redovisas som en skattepliktig kostförmån. Vid representation i samband med tjänsteresa gäller att traktamentet minskas, men måltiden förmånsbeskattas ej. För resor inom Sverige som är mer än 50 km från ord. verksamhetsort och längre än 6 timmar utbetalas ett skattepliktigt lönetillägg om 100 kr. Fria måltider minskar ej storleken på tillägget. Men samma regler för förmånsbeskattning gäller. 3.7 Representation och andra driftskostnader gentemot studenter Representation eller andra kostnader av personlig karaktär gentemot studenter är normalt sett inte tillåtna, stor restriktivitet gäller. När det gäller mat/måltider är endast enklare förtäring, dvs. ej lunch/middag, tillåtet. Exempel på enklare förtäring är kaffe, fralla/kaka d.v.s. inget som kan ersätta en vanlig lunch/middag. Andra kostnader kan vara nödvändiga och/eller ingå i kursen, t ex. rese- logi- eller inträdeskostnader vid studiebesök mm. Vad som gäller och vilka kostnader som är tillåtna bör vara väl känt, beslutat i förväg och ingå i kursplanen. Aktiviteterna bör även vara väl avvägda och relevanta för utbildningen. Undantag ska alltid vara godkända i förväg av prefekt och helst även ingå i kursplaneringen när det gäller måltider. I universitetets baskontoplan finns särskilda kostnadskonton upplagda i kontoklass 558* för redovisning av kostnader gentemot studenter. 9 (12)
3.8 Jubileum och invigningar Vid jubileer och invigningar kan det finnas intresse av att uppmärksamma detta med någon form av förtäring. Vid sådana arrangemang ska följande anvisningar tillämpas. medel som förvaltas av Linnéuniversitetet får användas för att bekosta förtäring vid jubileer som är en betydande milstolpe i Linnéuniversitetets verksamhet. syftet gör att Linnéuniversitetets lokaler normalt ska användas vid sammankomsten. vid jubileer och invigningar får inbjudas de anställda som är berörda samt företrädare för i sammanhanget viktiga externa samverkanspartners såsom finansiärer, representanter för byggherren och kunder. Kostnaden per person bör inte överstiga beloppet för intern representation såvida inte särskilt rektorsbeslut föreligger. 3.9 Måltider i samband med interna kurser/konferenser Måltider mm i samband med interna kurser och interna konferenser ses som driftskostnader. Det betyder att hela momsen får lyftas. Interna kurser och konferenser räknas som internt även om externa personer deltar, givet att syftet är internt för verksamheten. Regler för hur interna konferenser ska utformas finns beskrivna i avsnittet 3.4 3.10 Konferenser med externa deltagare Vid konferenser som Lnu anordnar med eller tillsammans med externa deltagare, t ex samarbetsprojekt, workshops eller liknande, gäller att samtliga kostnader räknas som driftskostnader och inte faller under riktlinjerna för representation eller interna konferenser. Det viktiga för bedömningen är att se till syftet med sammankomsten. 3.11 Redovisning av representation Oberoende av var representationen äger rum ska verifikationen innehålla uppgifter om: Datum för representationstillfället Måltidens benämning (lunch, middag etc.) Ändamålet med representationen Namn på samtliga deltagande personer, (eller en väl definierad grupp t ex studenter i viss årskurs eller program) Namn på myndighet, företag eller organisation som gästerna företräder Momsen ska vara specificerad på restaurangnotan och andra eventuella kvitton* 10 (12)
Då representationskostnaderna avser kaffe med bröd vid interna sammankomster kan deltagarnas namn ersättas med uppgift om antalet personer som deltagit per institution, enhet eller sektion. *Om verifikationen inte är en regelrätt faktura utan t ex ett kassakvitto ska det av kvitto framgå namn och organisationsnummer på säljaren. Dessutom ska momsen vara specificerad. Om inte detta framgår på kvittot ska ett skrivet kvitto begäras. 4. Gåvor Gåvor kan delas in i tre kategorier; reklamgåvor, representationsgåvor samt gåvor till anställda. 4.1 Gåvor till externa parter Gåvor till externa parter kan ges i form av reklamgåvor eller representationsgåvor. Reklamgåvor är artiklar utan personlig karaktär och av förhållandevis obetydligt värde ur Linnéuniversitetets sortiment. Representationsgåvor kan överlämnas då för Linnéuniversitetet viktiga avtal tecknas eller värdefullt samarbete inleds eller avslutas. De kan även överlämnas i samband med betydelsefulla invigningar och jubileer. Exempel på sådan gåva kan vara blommor, fruktkorg, bok eller liknande. Utgift för gåva i samband med dödsfall räknas också som representationsgåva. Begravningsblommor vid dödsfall kan inte ersättas med inbetalning till fond då en sådan betraktas som donation, vilket inte är tillåtet. Beloppsgränsen för representationsgåva är 400 kronor exkl moms. Högsta belopp för momsavdrag är 180 kronor/person. Detta innebär att när beloppet vid representationsgåvor överstiger 180 kr får endast 45 kr konteras mot ingående momskontot. 4.2 Gåvor och uppvaktning till anställda Gåvor till anställda jämställs i princip med ersättning för utfört arbete. En gåva som grundar sig på arbetsprestation är alltid skattepliktig för mottagaren. Undantag från detta är i princip julgåva, jubileumsgåva och minnesgåva. Samtliga övriga gåvor eller uppvaktningar i form av gåvor till anställda är att anses som lön och ska beskattas hos den anställde. Enda undantagen från detta är uppvaktningar i samband med avslut av tjänst och vid anställds längre tids sjukdom. Samtliga avdragsgilla respektive skattefria belopp nedan är s k gränsbelopp, vilket innebär att om beloppet överskrids beskattas detta från första kronan. Vid användning av universitetsmedel till andra gåvor eller uppvaktningar än enligt nedan, utan rektors skriftliga medgivande, blir den som tecknat utbetalningen personligen betalningsansvarig för Linnéuniversitetets kostnader. 11 (12)
Julgåva, jubileumsgåva och minnesgåva från arbetsgivare är under vissa förutsättningar skattefria. Skattefriheten gäller inte gåvor som lämnas i pengar. Som pengar anses enligt skatteverkets allmänna råd även andra betalningsmedel såsom check, postväxel och presentkort som kan bytas mot pengar. Julgåva Julgåva av mindre värde är skattefri. I Skatteverkets allmänna råd anges följande En julgåva bör anses vara av mindre värde om värdet inte överstiger 450 kr inkl mervärdesskatt. I detta belopp ingår inte eventuell frakt. Sedvanlig jubileumsgåva Sedvanlig jubileumsgåva till anställd är skattefri. Med jubileumsgåva avses gåva till anställda när företaget firar en betydande milstolpe i Linnéuniversitetets verksamhet, t ex 50- eller 100-års jubileum etc. Jubileumsgåva är skattefri under förutsättning att gåvans värde inte överstiger 1350 kr inklusive moms. Rektor fattar särskilt beslut när det gäller jubileumsgåvor. Minnesgåva Med minnesgåva avses gåva av minneskaraktär som lämnas till varaktigt anställda i samband med att den anställde uppnår en viss ålder (t ex 50 år), efter viss anställningstid (30 år eller mer) eller när en anställning upphör. I Skatteverkets allmänna råd anges att Med varaktigt anställda i samband med minnesgåva bör anses anställda med en sammanlagd anställningstid som uppgått till minst sex år. På Lnu gäller följande: Vid minnesgåvor efter 30 års anställning finns ett särskilt sortiment som ska användas. Vid anställds pensionsavgång finns ett särskilt sortiment som ska användas. Vid 50-årsuppvaktning får gåva köpas för max 1000 kr exkl moms. Gåvor vid uppvaktningar Gåvor vid uppvaktningar utöver julgåva, jubileumsgåva eller minnesgåva är ej avdragsgilla och skattepliktiga för mottagaren från första kronan. Undantag från denna regel är gåvor av mindre värde (under 400 kr inkl moms) i samband med avslut av anställning, anställds dödsfall eller efter längre tids sjukdom. Uppvaktning av anställda övriga kostnader Vid uppvaktning av anställda vid jämna födelsedagar (30, 40,50 och 60 år) vid avslut av tjänst och pensionsavgång är det tillåtet att kostnader för t ex smörgåstårta, tårta eller andra mindre utgifter betalas av Lnu. Kostnaden får maximalt uppgå till 60 kr per anställd. Samma regel gäller vid uppvaktning på institution vid disputation. 12 (12)