Revisionsrapport Uppföljning placeringspolicy för pensioner

Sida 1(1) Datum Revisionen Till: Kommunstyrelsen För kännedom: Kommunfullmäktiges presidium Revisionsrapport Uppföljning placeringspolicy för pensioner KPMG har av s revisorer fått i uppdrag att gör en uppföljning av tidigare granskning av placeringspolicy för pensioner. Syftet med granskningen är att bedöma om åtgärder är vidtagna i enlighet med de rekommendationer som lämnades efter den tidigare granskningen. Revisionen konstaterar att i enlighet med rekommendationerna så har det politiska inflytandet ökat i stiftelsen. Genom att tillsätta lekmannarevisorer i stiftelsen skulle kommunfullmäktige även få ett kontrollinstrument. Vi föreslår därför att kommunfullmäktige överväger att utse lekmannarevisorer i stiftelsen. Vi vill även framhålla att lekmannarevisorer finns i många andra pensionsstiftelser. Revisionen önskar att kommunstyrelsen lämnar synpunkter på de slutsatser som finns redovisade i rapporten senast den 19 augusti 2016. Av svaret bör det framgå vilka eventuella åtgärder som ska vidtas och när de beräknas vara genomförda. Vad gäller lekmannarevisorer i stiftelsen ser vi framemot att diskutera detta med kommunfullmäktiges presidium vid nästa träff. Med vänliga hälsningar Bertil Wiklund Ordförande Postadress Revisionen 872 80 Kramfors E-post kramfors.kommun@kramfors.se Besöksadress Torggatan 2 Telefon 0612-800 00 Fax 0612-157 57 Hemsida www.kramfors.se Organisationsnr 212000-2429

Uppföljning placeringspolicy för pensioner Revisionsrapport Advisory KPMG AB 13 april 2016 Antal sidor: 11 Rapport pensionsplaceringar.docx

Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Bakgrund 3 3. Syfte 3 4. Avgränsning 3 5. Revisionskriterier 4 6. Ansvarig styrelse 4 7. Metod 4 8. Projektorganisation 4 9. Kommunens inflytande i stiftelsen 4 10. Placeringar 6 10.1 Placeringsriktlinjer 6 10.2 Placeringar 7 11. Rapport till kommunstyrelse och kommunfullmäktige 8 Rapport pensionsplaceringar.docx

1. Sammanfattning Vi har av s revisorer fått i uppdrag att göra en uppföljning av revisionsrapporten Placeringspolicy för pensioner. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2015. Revisionen anser det angeläget att göra en uppföljning av de åtgärder som vidtagits med anledning av ovanstående granskning. Revisionen bedömer att det finns en risk att beslutade åtgärder inte genomförts fullt ut i enlighet med nämndernas svar. Det finns också en risk för att vidtagna åtgärder inte fått avsedd effekt. Det är även väsentligt att fattade beslut genomförs samt att det finns rutiner för att säkra att så sker. Sammanfattningsvis ser vi positivt på att stiftelsens styrelse numera omfattar flera politiskt valda ledamöter. Vi anser även att återrapporteringen till kommunstyrelse, kommunfullmäktige och allmänheten har förstärkts. Vi har under avsnitt 11 lämnat några förslag till förbättringar. Vi konstaterar att det däremot inte har det inte skett några förändringar av placeringsriktlinjerna såsom vi rekommenderade. Baserad på vår uppföljning lämnar vi följande rekommendationer: Om pensionsmedlen hade förvaltats i kommunens egen balansräkning så hade det skett utifrån kommunfullmäktiges fastställda föreskrifter, se 3 a 8 kap KL. Kommunfullmäktige har vad vi uppfattat inte överlämnat några riktlinjer avseende förvaltningen i stiftelsen till utsedda ledamöter. Vi rekommenderar, i likhet med vår tidigare rapport, att kommunstyrelsen ser över hur kommunens styrning av stiftelsen kan förstärkas, se avsnitt 9. Vid vår tidigare granskning rekommenderade vi att se över ändamålet med stiftelsen för att möjliggöra att söka gottgörelse ur stiftelsen under åren 2025 2030 när pensionsutbetalningarna beräknas vara som störst. Vi kvarstår vad gäller denna riktlinje, se avsnitt 9. Att kommunstyrelsen för stiftelsen räkning genomför en analys över hur Finansinspektionens föreskrifter påverkar och hur de krav som ställs ska klaras. Vi vill såsom även Finansinspektionen påtalade i sitt slutliga svar på anmälan uppmärksamma de nya föreskrifter för placeringsriktlinjer och konsekvensanalyser för pensionsstiftelser som gäller från den 1 januari 2016 (FFFS 2015:11), se avsnitt 9. Vid vår föregående granskning framförde vi några förslag till förändring av placeringsriktlinjerna i syfte att minska riskerna i stiftelsen. Vi upprepar därför vår rekommendation att kommunstyrelsen överväger att ge de av fullmäktige utsedda styrelseledamöter i uppdrag att se över placeringsriktlinjerna. Vilka punkterna är framgår av avsnitt 10.1. Enligt placeringsriktlinjerna ska dessa ses över vid behov, dock minst vart tredje år. Eftersom senaste riktlinjerna är daterade 2012-01-23 så konstaterar vi att detta borde ha skett senast i början av år 2015. Vi anser att kommunstyrelsen som en del av uppsiktsplikten bör följa hur stiftelsen efterlever de formella kraven, se avsnitt 10. Rapport pensionsplaceringar.docx 1

Vi rekommenderar att förvaltaren/rådgivaren utvärderas regelbundet, förslagsvis vart tredje till femte år, se avsnitt 10.1. Vi rekommenderar att utvärderingen sker utifrån det långa avkastningsmålet nu när stiftelsen har verkat ett antal år, se avsnitt 10.2. Vi anser att uppföljningen bör omfatta samtliga limiter och övriga angivna begränsningar vad gäller risker inklusive de etiska riktlinjerna. Vi rekommenderar att fonden för Handelsbanken flexibel ränta fördelas utifrån senast kända faktiska fördelningen för att möjliggöra en mer rättvisande avstämning mot allokeringsriktlinjerna, se avsnitt 10.2. Vi anser att stiftelsen inte valt fonder fullt ut utifrån de etiska riktlinjerna vilket ska göras enligt placeringsriktlinjerna det är möjligt. Det finns även indexfonder med etisk inriktning, så det undantaget i placeringsriktlinjerna bör kunna prövas i samband med att riktlinjerna ses över, se avsnitt 10.2. Rapport pensionsplaceringar.docx 2

2. Bakgrund Vi har av s revisorer fått i uppdrag att göra en uppföljning av revisionsrapporten Placeringspolicy för pensioner. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2015. Revisionen anser det angeläget att göra en uppföljning av de åtgärder som vidtagits med anledning av ovanstående granskning. Revisionen bedömer att det finns en risk att beslutade åtgärder inte genomförts fullt ut i enlighet med nämndernas svar. Det finns också en risk för att vidtagna åtgärder inte fått avsedd effekt. Det är även väsentligt att fattade beslut genomförs samt att det finns rutiner för att säkra att så sker. 3. Syfte Syftet med granskningen är att bedöma om åtgärder är vidtagna i enlighet med de rekommendationer som lämnades efter den tidigare granskningen. Vi har därför granskat om om om om de upplysningar som lämnas i årsredovisningen är tillräckliga för att ge läsaren en tydlig bild av kommunens pensionsförpliktelser och hur dessa finansieras. kommunen har övervägt att pensionsstiftelsen ska ingå i den sammanställda redovisningen. kommunen har genomfört en analys för stiftelsens räkning om hur finansinspektionens föreskrifter påverkar och hur det krav som ställs ska kunna uppfyllas. kommunstyrelsen har sett över hur kommunens styrning och uppföljning kan förstärkas. Vi har även granskat om kommunstyrelsen följer upp att de etiska riktlinjerna efterlevs. 4. Avgränsning Granskningen omfattar de rekommendationer som lämnades vid förra granskningen. Vår uppföljning av placeringar avser den rapport som kommunstyrelsen behandlade vid sammanträdet 2016-02-16 1 med förvaltarens sammanställningsrapport från 2016-01-25. 1 27 Rapport pensionsplaceringar.docx 3

5. Revisionskriterier Vi har bedömt om rutinerna uppfyller Interna regelverk 6. Ansvarig styrelse Granskningen har avsett kommunstyrelsen. Rapporten är saklighetsgranskad av Stefan Billström, ekonomichef. 7. Metod Granskningen har genomförts genom: Dokumentstudie av relevanta dokument Intervjuer med berörda tjänstemän 8. Projektorganisation Granskningen har genomförts av Lena Medin, certifierad kommunal revisor, och Sven Höglund, senior manager FRM (Financial Risk Management). 9. Kommunens inflytande i stiftelsen Kommunfullmäktige fattade i februari 2011 beslut om att bilda en pensionsstiftelse. I oktober samma år fattade fullmäktige beslut om stadgar och placeringsriktlinjer för stiftelsen. Fullmäktige utsåg i enlighet med stadgarna som arbetsgivarens representanter i stiftelsen tre ledamöter och en suppleant. Övriga ledamöter utsågs av kommunens samverkansråd. Fullmäktige fastställde även placeringsriktlinjer i samband med stiftelsens bildande. I vår tidigare rapport från 2013 hänvisade vi till placeringsriktlinjer, daterade 2011-06-29, som fastställdes av fullmäktige 2011-1031. Vid granskningen beaktades dock en förändring av fördelningen gällande strategisk och taktisk allokering som var beslutad men inte inskriven i ovanstående riktlinjer. Inför denna granskning har vi tagit del av riktlinjer daterade 2012-01-23 där vi tolkar att enda förändringen är beslutet om förändrad fördelning. Vi noterar dock att trots den tidiga dateringen av riktlinjerna att dessa inte överlämnades till oss i samband med 2013 års granskning. Rapport pensionsplaceringar.docx 4

Efter att stiftelsen har bildats är det stiftelsens styrelse som fattar beslut om förändringar i såväl stadgar som placeringsriktlinjer. Det innebär att kommunfullmäktiges beslut 2 om att ändra i stadgarna för att utöka styrelsen till åtta ordinarie ledamöter (två politiskt tillsatta med en från majoritet och en från oppositionen, två tjänstemän samt fyra arbetstagarrepresentanter) inte är giltigt då kommunfullmäktige inte var beslutsföra i frågan om stadgeändringen. Det innebär även att en av de utsedda ledamöterna från såväl arbetsgivare- respektive arbetstagarsidan får anses vara adjungerad i styrelsen till dess stadgarna formellt är ändrade. Problem skulle uppstå om styrelsen inte är enig i en viss fråga då det av något beslut inte framgår vilka av ledamöterna som är ordinarie respektive adjungerad. Enligt uppgift är ändringen av styrelsens storlek nu beslutat och anmäld stadgeändringen anmäld till länsstyrelsen. Ändringar av placeringsriktlinjer ska inges till Finansinspektionen för godkännande. Vad vi förstår anmäldes ändringen av placeringsriktlinjerna som skett under år 2012 till Finansinspektionen först i slutet av år 2014. Riktlinjerna godkändes efter komplettering med stresstest och utredning om förväntad avkastning och risk samt svar på ett antal frågor om bl.a. riskkontroll. Ärendet avslutade av Finansinspektionen i december 2015. Noteras att vid val av styrelseledamöter ska detta anmälas till Finansinspektionen för en lämplighetsprövning, en bedömning som baseras både på utbildning, erfarenhet och skötsamhet m m. Kommentar Vi vill med detta avsnitt belysa att om pensionsmedlen hade förvaltats i kommunens egen balansräkning så hade det skett utifrån kommunfullmäktiges fastställda föreskrifter, se 3 a 8 kap KL. Det inflytande som kommunfullmäktige har att påverka stiftelsens förvaltning är att utse ledamöter i stiftelsens styrelse och lämna uppdrag till dessa. Det är därför positivt att det politiska inflytandet har ökat jämfört med vår tidigare granskning då samtliga av kommunfullmäktige utsedda ledamöter var tjänstemän. Kommunfullmäktige har vad vi uppfattat inte överlämnat några riktlinjer avseende förvaltningen i stiftelsen till utsedda ledamöter. Vi rekommenderar i likhet med vår tidigare rapport att kommunstyrelsen ser över hur kommunens styrning av stiftelsen kan förstärkas. Vid vår tidigare granskning rekommenderade vi att se över ändamålet med stiftelsen för att möjliggöra att söka gottgörelse ur stiftelsen under åren 2025 2030 när pensionsutbetalningarna beräknas vara som störst. Vi kvarstår med denna rekommendation. 2 130 2015-10-26 Rapport pensionsplaceringar.docx 5

Vi upprepar även vår rekommendation att kommunstyrelsen genomför för stiftelsen räkning en analys över hur Finansinspektionens föreskrifter påverkar och hur de krav som ställs ska klaras. Några av de påpekande som framkom vid skriftväxlingen i samband med anmälan om nya placeringsriktlinjer hade enligt vår bedömning kunnat förutses vid sådan analys. Vi vill såsom även Finansinspektionen påtalade i sitt slutliga svar på anmälan uppmärksamma de nya föreskrifter för placeringsriktlinjer och konsekvensanalyser för pensionsstiftelser som gäller från den 1 januari 2016 (FFFS 2015:11). 10. Placeringar 10.1 Placeringsriktlinjer Såsom framgår ovan så är det styrelsen för stiftelsen som fastställer placeringsriktlinjerna. Kommunfullmäktiges Riktlinjer för hantering av finanser och medelsförvaltning omfattar inte längre stiftelsens förmögenhet, och några andra riktlinjer har såsom vi uppfattat inte lämnats till stiftelsen genom de av fullmäktige utsedda styrelseledamöterna. Vid vår tidigare granskning bedömde vi att placeringsriktlinjerna för stiftelsen var ändamålsenliga om än kortfattade och i viss mån ostrukturerade. Vi lämnade dock några förslag i syfte att ytterligare begränsa riskerna: Som mål för förvaltningen bestämma ett index motsvarande normalfördelningen i portföljen. I Handelsbankens rapport finns en sådan jämförelse. Det kan dock underlättas om jämförelsen görs med officiella index, t.ex. OMX. Fördelningen av aktieplaceringar på olika marknader regleras i placeringsriktlinjerna. I samband med att limiter för utländska aktier sätts bör limiterna för valutaexponering ses över, på så sätt att valutalimiterna inte ger oavsedda indirekta begränsningar i aktieexponering. Vi får uppfattningen utifrån riktlinjerna att det inte får finnas någon valutaexponering beträffande räntebärande värdepapper. Eftersom även svenska aktörer emitterar i utländsk valuta så skulle vi gärna se att begränsningen tydligare framgår. Det framgår inte av tabellen över motpartsrisker om limiterna avser per emittent eller per kategori. Om det är per emittent bedömer vi att ett par limiter kan vara i det högre riskintervallet. Utöver ovanstående punkter från vår tidigare granskning föreslår vi även att punkterna under rubriken förvaltningsverksamhetens inriktning mappas mot tabellen på tillåten allokering. Rapport pensionsplaceringar.docx 6

Kommentar Enligt svaret på revisionsrapporten har kommunstyrelsen konstaterat att revisonen har bedömt placeringsriktlinjerna som ändamålsenliga. Synpunkten att det finns ytterligare möjligheter att begränsa riskerna har inte kommenterats i svaret. Någon ändring har inte heller skett i linje med våra rekommendationer. Vår bedömning är att ovanstående punkter fortfarande är relevanta. Vi rekommenderar därför att kommunstyrelsen överväger att ge de av fullmäktige utsedda styrelseledamöter i uppdrag att se över placeringsriktlinjerna. Enligt placeringsriktlinjerna ska dessa ses över vid behov, dock minst vart tredje år. Eftersom senaste riktlinjerna är daterade 2012-01-23 så konstaterar vi att detta borde ha skett senast i början av år 2015. Vi anser att kommunstyrelsen som en del av uppsiktsplikten bör följa hur stiftelsen efterlever de formella kraven. Vi rekommenderar även att förvaltaren/rådgivaren utvärderas regelbundet, förslagsvis vart tredje till femte år. 10.2 Placeringar Följande kommentarer är utifrån den rapport som pensionsstiftelsen lämnades till kommunstyrelsen 2016-02-16. Den förväntade avkastningen i stiftelsen är 6,4 % årligen. Målet är utifrån en historik på 17 år som ger real avkastning i olika tillgångar som sedan konverteras till nominell avkastning med Riksbankens inflationsmål. Det är enligt vår bedömning en etablerad om än inte en avancerad metod. Målen blir dock höga i relation till nu rådande lågräntemiljö, särskilt på räntesidan. Det är därför viktigt att jämföra med index och göra periodiska utvärderingar. Utvärdering bör ske efter en period på fem till tio år mot det långa avkastningsmålet. Vår beräkning pekar på att stiftelsen har en årlig avkastning på 5,4 %, vilket kan ses som relativt gott med tanke på ränteläget. Däremot noterar vi att avkastningen jämfört med index är svag i stort sett alla år. Det saknas en utvärdering av avkastningsmålet i rapporten. Enligt placeringsriktlinjerna ska fonder som placeras i flera olika tillgångsslag fördelas mellan de olika tillgångsslagen vid avstämning görs mot riktlinjer för placering. Fonden Handelsbanken Flexibel ränta är inte fördelad i kort respektive lång ränta såsom riktlinjerna föreskriver. Fonden redovisas i sin helhet under långa räntor. Vi saknar i rapporten uppföljning av följande punkter som framgår av placeringsriktlinjerna: Aktuell volatilitet Uppföljning av limiten för exponering av utländsk valuta Uppföljning av limiterna vad gäller motpartsrisker där vi bl.a. noterar att Handelsbanken Flexibel ränta utgör drygt 20 % av portföljen medan placeringsriktlinjerna anger gräns på 15 % per fond. Rapport pensionsplaceringar.docx 7

Det framgår inte av rapporten om stiftelsen följer de etiska riktlinjerna. Vår bedömning är, även om fondernas kompletta namn inte framgår, att de inte har en etisk inriktning. Enligt uppgift sker val av fonder främst utifrån kriteriet att fonden ska ha låga avgifter, och eftersom etiska fonder oftare har en dyrare förvaltningsavgift så har dessa valts bort. Placering har också i skett i indexfonder som inte omfattats av de etiska riktlinjerna. Kommentar Vi rekommenderar att utvärderingen sker utifrån det långa avkastningsmålet nu när stiftelsen har verkat ett antal år. Vi anser att uppföljningen bör omfatta samtliga limiter och övriga angivna begränsningar vad gäller risker inklusive de etiska riktlinjerna. Vi rekommenderar att fonden för Handelsbanken Flexibel ränta fördelas utifrån senast kända faktiska fördelningen för att möjliggöra en mer rättvisande avstämning mot allokeringsriktlinjerna. Vi anser att stiftelsen inte valt fonder fullt ut utifrån de etiska riktlinjerna vilket enligt placeringsriktlinjerna ska göras där det är möjligt. Det finns även indexfonder med etisk inriktning, så det undantaget i placeringsriktlinjerna bör kunna prövas i samband med att riktlinjerna ses över. Att kostnaden för fonden ska ha företräde framför den etiska bedömningen är vi tveksamma till om det är förenligt placeringsriktlinjerna. Om så är avsikten bör detta i så fall förtydligas i riktlinjerna, men då är frågan vilket värde de etiska riktlinjerna har. 11. Rapport till kommunstyrelse och kommunfullmäktige I vår tidigare rapport rekommenderade vi att kommunstyrelse och kommunfullmäktige får regelbundet rapporter för att kunna bedöma om målen med förvaltningen klaras. Vi ansåg även att återrapporteringen bör vara ett underlag för att bedöma om riktlinjerna efterlevs. Vi konstaterar att i enlighet med svaret så har informationen i delårsrapporten per augusti och årsredovisningen förtydligats vad gäller pensionsförpliktelserna och deras finansiering. Årsredovisningen och delårsrapporten är dock den enda formella informationen som lämnas till kommunfullmäktige. Vad gäller vår rekommendation att ta in stiftelsen i den sammanställda redovisningen så avvaktar kommunen tydlig vägledning från Rådet för kommunal redovisning. Rådet har sedan vår granskning gjordes inte lämnat några förtydligande i frågan. Till kommunstyrelsen lämnas tre gångar per år en rapport från förvaltaren tillsammans med en uppföljning mot riktlinjerna. Vi har kommentarerat och lämnat rekommendationer avseende rapporten till kommunstyrelsen under avsnitt 10.2. Rapport pensionsplaceringar.docx 8

Kommentar Vi ser positivt på att informationen till både kommunfullmäktige och kommunstyrelsens har förstärkts. Vi har också noterat att information också regelbundet publiceras på kommunens hemsida vilket vi ser mycket positivt på. Vi bedömer att informationen till kommunfullmäktige och allmänhet skulle kunna bli ännu bättre och mer lättläst genom att se över layouten, t ex tabeller istället för löpande text för vissa delar. Vi anser vidare att utvärdering av målet kan bli tydligare samt att även ett avsnitt om bedömning av risk och efterlevnad av riktlinjerna vore värdefullt. Datum som ovan KPMG AB Lena Medin Certifierad kommunal revisor Lars Skoglund Auktoriserad revisor Rapport pensionsplaceringar.docx 9