Kontek Lön Årsrutiner 2014/2015

Kontek Lön Årsrutiner 2014/2015 Innehållsförteckning Sida Inledning - inför arbetet med årsrutinerna... 2 Fakta om belopp och procentsatser 2015... 3 Nyheter i Kontek Lön/Sesam version 2015.00 (2014.51)... 6 Avsluta inkomstår 2014... 16 Förbereda inkomstår 2015... 20 Arkivering... 23 Checklista avsluta 2014 och förbereda 2015... 23 Kontek Support Öppettider inför Julhelgerna Supporten har öppettider enligt nedan: 23 december 08:00-16:30 29 december 09:00-16:30 30 december 08:00-16:30 2 januari 08:00-16:00 5 januari 09:00-13:00 Support tel: 0372-89 000 Mailadress: support@kontek.se

Inledning inför arbetet med årsrutinerna För att underlätta rutinerna kring årsskiftet har vi tagit fram detta speciella årshäfte. Det innehåller information som hjälper dig att avsluta inkomstår 2014 och komma igång med 2015. Detta dokument gäller både Kontek Lön och Kontek Lön Sesam. I denna dokumentation har vi valt att först förklara hur du avslutar inkomstår 2014 och hur du sedan förbereder inkomstår 2015. Det finns dock inget som hindrar att du först förbereder inkomstår 2015 och sedan avslutar 2014. I Kontek Lön kan du arbeta med två inkomstår samtidigt. När du installerat den nya programversionen kan du starta upp år 2015. Via rutinen Välj år, som finns under Årsrutiner i menyraden, väljer du vilket inkomstår du vill arbeta med. Till vänster om företagsnamnet, i knappraden, kan du se vilket inkomstår du befinner dig i. En vanlig fråga till oss är ska jag installera den nya versionen innan jag tar ut kontrolluppgifterna? Ja, det ska du. Utseendet på kontrolluppgifter är årsbundet. För att få rätt utseende på kontrolluppgiften och på filen för redovisning, måste du först uppdatera till den nya årsversionen. Sist i den här dokumentationen finns en checklista som anger de moment du bör genomföra för att avsluta inkomstår 2014 och förberereda inkomstår 2015. Om du vill kan du pricka av momenten i checklistan efterhand som de blir klara! Har du brutet räkenskapsår? Om du vill skriva ut rapporter för din årsredovisning, t ex rapporten Medeltal anställda & löner, och har brutet räkenskapsår (dvs har uppgifter som avser inkomstår 2013) måste du skriva ut rapporterna före uppstart av inkomstår 2015. När inkomstår 2015 startas kommer 2013 års uppgifter att flyttas till Arkiverat år. Rapporter kan endast skrivas ut gemensamt för de två öppna åren. Information till dig som är arbetsgivare inom Svenska Kyrkan Du som är arbetsgivare i Svenska Kyrkan, dvs är en församling, samfällighet eller stift och som redovisar pensionsgrundande händelser till Kyrkans pensionskassa, kan använda löneprogrammets branschanpassade rapporteringsfunktion. Funktionen beskrivs inte i det här Årshäftet. Som hjälp för denna redovisning finns hjälpredan Kyrkans Pensionskassa som du hittar i löneprogrammet under menyalternativet Internet Hjälpredor. Rapportering av 2014 års uppgifter ska göras mellan den 15 till 29 januari 2015. 2

Fakta om belopp och procentsatser 2015 Arbetsgivaravgifter för födda 1950-1988 Det totala värdet av de lagstadgade arbetsgivaravgifterna är oförändrade. Delavgifterna har dock en ändring då arbetsmarknadsavgiften har sänkts, men den allmänna löneavgiften har höjts med motsvarande procentenhet. 31,42 % Arbetsgivaravgifter för födda 1989 För 2015 består avgiften av ålderspensionsavgift och en fjärdedel av övriga avgifter. 15,49 % Regionalt stöd Även under 2015 kommer det regionala företagsstödet att ligga på 10 % av avgiftsunderlaget. Regionalt stöd för födda 1989 eller senare är begränsat till 5,28 %. Det maximala avdraget på arbetsgivaravgifterna kvarstår och blir 7100 kronor per månad, vilket ger ett årligt avdrag med 85 200 kronor. Arbetsgivaravgifter för födda 1938 1949 Endast ålderspensionsavgiften (som är oförändrad) ska betalas för dessa personer. 10,21 % Arbetsgivaravgifter för företag utan fast driftställe i Sverige 21,27 % födda 1950 1988 12,96 % födda 1989 24,26 % (särskild löneskatt på vissa förvärvsinkomster) Egenavgifterna För dig som är egen företagare och bedriver verksamheten i enskild firma eller handelsbolag blir egenavgifterna för 2015. 28,97 % (vid 7 dagars karenstid i sjukförsäkringen) 3

Basbeloppen 2015 Prisbasbeloppen beräknas av SCB och fastställs av regeringen varje år. Inkomstbasbeloppet beräknas av Pensionsmyndigheten och fastställs sedan också av regeringen. Prisbasbelopp 44 500 kr Förhöjt prisbasbelopp 45 400 kr Inkomstbasbelopp 58 100 kr Statslåneräntan per 30 november 2014 är fastställd till 0,90% Skattefria kilometerersättningar samt traktamenten 2015 Egen bil i tjänsten Kilometerersättning för körning med egen bil i tjänsten är oförändrad. 1,85 kronor per km Förmånsbil i tjänsten Kilometerersättning för körning med förmånsbil i tjänsten är oförändrad. 0,65 kronor per km (dieseldriven) 0,95 kronor per km (bensindriven och övriga drivmedel) Skattefria traktamenten Schablonbeloppet för inrikes traktamente är oförändrat för 2015. 220 kronor (helt dagtraktamente) 110 kronor (halvt dagtraktamente) 154 kronor (efter tre månader, hel dag) 110 kronor (nattraktamente) Måltidsavdrag Traktamente Helt fri kost Lunch & middag Lunch el middag Frukost Helt dagtraktamente 198 kr 154 kr 77 kr 44 kr Halvt dagtraktamente 99 kr 77 kr 39 kr 22 kr Efter 3 månader 139 kr 108 kr 54 kr 31 kr 4

Förmåner 2015 Kostförmån Förmånsvärdet av fria måltider är förändrade. 215 kronor helt fri kost (samtliga måltider) 86 kronor (lunch eller middag) 43 kronor (frukost) Bostadsförmåner (ej semesterbostad) Förmånsvärdet, som fastställs varje år av Skatteverket, avser hyra av omöblerad bostad inkl värme men exkl hushållsel. Följande värdering gäller vid beräkning av skatteavdrag och arbetsgivaravgifter samt vid redovisning på kontrolluppgift. (Vid inkomsttaxeringen gäller marknadsvärdet.) Region Förmånsvärde/kvadratmeter kr/år kr/månad Stor-Stockholm 1167 97 Stor-Göteborg 1085 90 Övriga kommuner > 75 000 invånare 1022 85 Övriga kommuner 932 78 Utanför tätort och dess närområde 840 70 Semesterbostad värderas normalt till marknadsvärdet dvs hyrespriset på orten. 5

Nyheter Kontek Lön/Sesam version 2015.00 (2014.51) Register Schemamall Utskrift av schemaprognos presenterar även antal arbetsdagar I register Schemamall finns möjlighet att beställa utskrift. En förändring är införd för utskriften Schemaprognos (per dag och per månad). Nu skrivs även antal arbetsdagar ut. Tidigare angavs endast antal schematimmar. 6

Register Personal Flik Allmänt Ny anställningsform Gymnasial lärlingsanställning Den nya anställningsformen som tillkom den 1 juli 2014, Gymnasial lärlingsanställning, har lagts till i listan Anställningsform. Om du skriver ut ett Arbetsgivarintyg för en person som har denna anställningsform, kommer intyget vid punkt 3 att markeras med en bock vid Tidsbegränsad anställning. För övrigt finns ingen annan funktionalitet i Kontek Lön för anställningsformen. Flik Semester Semesteravtalets namn kompletteras med avtalets mallnummer Har du ringt till vår support någon gång och haft en fråga om semester? Då har vår support förmodligen frågat dig vilken mall den anställdes semesteravtal har. För att ta reda på det har du behövt kontrollera namnet på den anställdes semesteravtal i Personalregistret, flik Semester och därefter letat upp semesteravtalet under Semester > Avtalsdefinitioner för att kunna utläsa mallnumret. När man skapar ett semesteravtal i Kontek Lön utgår man ifrån en semestermall. Det finns 15 olika mallar att utgå ifrån och dessa börjar på mall 100 till mall 510. Genom att veta vilken semestermall avtalet bygger på vet vår support en hel del om hur semester beräknas enligt mallen utan att behöva fråga dig. Så för att underlätta för dig och vår support har vi valt att komplettera namnet på dina semesteravtal med avtalets mallnummer. Mallens nummer kommer anges inom parentes efter semesteravtalets namn. 7

Flik Årsuppgifter m.m AFA (Fora) nytt fält Kod för deltidspension Ett nytt fält har tillkommit som heter Kod för deltidspension. Fältet är viktigt för dig som rapporterar individuella löneuppgifter för arbetare till Fora och som dessutom enligt kollektivavtalet ska göra avsättning för deltidspension. Fora behöver den här uppgiften för beräkning av premier och avsättning för deltidspension. Storleken på premien varierar för de olika avtalsområdena. I Kontek Lön har vi därför lagt till fältet Kod för deltidspension. Koden som du anger här kommer att inkluderas i filen som du skapar för de individuella lönerna för arbetare. Tänk på att fältet kan snabbuppdateras! Du snabbuppdaterar via Meny-knappen i Personalregistret, välj Snabbuppdatera personalfält. Välj att uppdatera fältet Kod för deltidspension AFA, i Nytt värde anger du koden som gäller för ditt avtal samt gör urval på de anställda eller den kategori som ska uppdateras. Om du tillhör ett avtal som innehåller deltidspensionsförmånen gäller denna för ALLA arbetare oavsett ålder. På nästa sida finns en förteckning från Fora som visar vilka avtal som innehåller överenskommelse om deltidspension! 8

Avtal innehållande deltidspension samt Kod som anges i Kontek Lön. De anställdas barn kan sparas med personnummer som inte är komplett I Personalregistret under Meny-knappen finns alternativet Bevakning av föräldraledighet. Här finns möjlighet att lagra uppgifter om de anställdas barn. Fördelen med att lagra barnen är att föräldraledighet manuellt kan registreras för ett angivet barn, vilket innebär att Kontek Lön har full kontroll på när föräldraledigheten ska övergå till ej semestergrundande. Att lagra uppgift om barnens personnummer är frivilligt. Uppgiften kan utelämnas helt. Men om man väljer att ange personnummer, har tidigare krav varit ett fullständigt korrekt personnummer även de fyra sista siffrorna. Många av våra användare har önskat att kunna lagra år, månad och dag för att veta ålder på barnet, men har velat utelämna de fyra sista siffrorna. För att göra detta möjligt har vi tagit bort kontrollen på personnumret som anges. Det är numera möjligt att lagra de fyra sista siffrorna som nollor t ex. 9

Löneperiod - Räkna lön Procentsats som används för beräkning av Engångsskatt visas När du registrerar lönearter i Räkna lön som ska beskattas med engångsskatt, t ex bonus eller retroaktiv lön, genereras löneart 903 Engångsskatt. Vi har nu kompletterat lönearten för Engångsskatt att redovisa vilken procentsats som har använts för beräkning av skatteavdraget. Den aktuella procentsatsen visas som en del av benämningen. Enligt nedan exempel har Engångsskatt beräknats med 30%, se löneart 903. Även i Personalregistret på flik Skatter syns procentsatsen som kommer användas för beräkning av engångsskatt. 10

Löneperiod Rapporter Arbetsgivardeklaration Ny ruta införd ruta 99 Total sjuklönekostnad Företag har sedan tidigare haft möjlighet att ansöka om ersättning för höga sjuklönekostnader. Denna ansökan har gjorts till Försäkringskassan på blankett 7015. Beslut har tagits om att förenkla ansökningsförfarandet. Man har därför kompletterat Arbetsgivardeklarationen med ruta 99 Total sjuklönekostnad. Utbetald sjuklön inklusive arbetsgivaravgift redovisas varje månad till SKV. Uppgiften lämnas sedan från SKV till Försäkringskassan som en gång om året pröva rätten till ersättning. Ersättningen tillgodoförs arbetsgivaren genom kreditering på skattekontot. Ersättning för höga sjuklönekostnader innebär att arbetsgivare får kompensation för den del av sjuklönekostnaden som överstiger en viss andel av arbetsgivarens totala lönekostnad. Ersättning ska kunna lämnas med högst 250 000 kronor per arbetsgivare och år. I Kontek Lön finns fortfarande rapporten Sjuklönekostnader kvar (finns under Årsrutiner). Det är den här rapporten som har använts som underlag för att göra ansökan direkt till Försäkringskassan på blankett 7015. Ansökan för sjuklönekostnader för år 2014 måste göras på blanketten. Men från och med 2015 kommer utbetald sjuklön inklusive arbetsgivaravgift att redovisas på din Arbetsgivardeklaration, vilket innebär att du själv inte behöver göra någon ansökan alls. Allt kommer ske automatiskt, och om du är berättigad till ersättning, erhålls denna genom kreditering på ditt skattekonto. Så här presenteras sjuklönekostnad på Arbetsgivardeklarationen: 11

Övriga rapporter Semesterskuld delsummerar även på Nivå 4 Semesterskuldlistan som finns under Semester > Semesterskuld (listan en rad per anställd) ger sedan tidigare en delsummering per kostnadsställe om detta har valts som första sorteringsbegrepp. Delsummering görs nu även om du har valt den fjärde konteringsnivån Bokföring-nivå 4 som första sorteringsbegrepp. Arbetsgivarintyg När du utfärdar Arbetsgivarintyg ska detta skrivas under och ett namnförtydligande ska anges. Underskrift och namnförtydligande krävs på Arbetsgivarintygets samtliga sidor. En liten förbättring har därför gjorts i formuläret. Ett nytt fält Utfärdat av har tillkommit. Här lagrar du namnet på den person som utfärdar och ska skriva under intyget. Namnet som skrivs i fältet kommer att ligga kvar när du går in i rutinen nästa gång och ändras först när du anger något annat namn. Namnet genereras på Arbetsgivarintygets samtliga fält för Namnförtydligande och minskar ditt manuella arbete med intyget. 12

Årsrutiner SN Lönestatistik / SCB Redovisning till SCB kräver att förmåner särredovisas För lönestatistiken som efterfrågas för september använder Svensk Näringsliv (SN) och Statistiska centralbyrån (SCB) en gemensam postbeskrivning för rapportering av löneuppgifter på individnivå. Det finns dock några små skillnader i vad som efterfrågas vid denna redovisning beroende på om du ska redovisa till SN eller till SCB. SCB har from år 2014 aviserat att man vill ha in separat uppgift för förmåner. Värdet av dessa ingår redan i styrkod 055 Andra förmåner och ersättningar. Nu vill man komplettera med styrkod 057 Därav förmåner, som ska särredovisa värdet av förmåner från styrkod 055. Den här uppgiften efterfrågas inte av SN. I Kontek Lön kan du skapa fil för redovisning av lönestatistiken och redovisa såväl till SN som till SCB eftersom filerna i stort sett ska se ut på samma sätt. Om filen innehåller en uppgift som inte efterfrågas kan mottagaren bortse från denna uppgift. Det gör alltså inget att den nya styrkoden 057 finns med när du redovisar filen till SN. När du uppdaterar programversionen kommer styrkod 057 att läggas till på Konteks mall (Lönestatistik standard). Styrkoden kommer även att läggas till på dina egna mallar som har redovisningsperiod som stäcker sig över en månad. SCB efterfrågar from år 2014 även uppgift om antal semesterdagar, styrkod 600. Eftersom den här uppgiften sedan tidigare har efterfrågats av SN finns den redan på våra standardmallar, och förmodligen även på dina egna skapade mallar. Men du som redovisar till SCB på egen mall bör ändå för säkerhets skull kontrollera att mallen som du använder innehåller styrkod 600. Ny styrkod 057 har tillkommit Kontrollera att styrkod 600 finns även för rapportering till SCB! 13

Tänk även på.att nya yrkeskoder (grundat på SSYK 2012) har införts 2014 och att dessa måste ses över för all personal oavsett om du redovisar till SN eller till SCB. De gamla yrkeskoderna uppdateras INTE via programversionen. Yrkesbeskrivningarna är förändrade på ett sådant sätt att de inte rakt av kan översättas till de nya koderna, därför är det här en registervård som du måste utföra manuellt. Fältet för yrkeskod finns i Personalregistret, flik Årsuppgifter m.m. Skapa fil - ange om du skapar fil till SN eller till SCB Formuläret där du skapar filen har förändrats. Du anger nu om fil ska skapas till Svenskt Näringsliv eller till SCB. Anledningen till denna förändring är bland annat att mottagarna kräver olika postlängd i filen. Fil till Svenskt Näringsliv ska ha en postlängd på 400 tecken och fil till SCB ska ha en postlängd på 300 tecken för att godkännas. Genom att du väljer mottagare för filen kommer den att skapas med rätt postlängd. När det gäller fil till SCB ska du ange om det för respektive CFAR-nummer (arbetsställe) finns avtal om separat helglön för anställda med timlön. Formuläret ser ut enligt nedan. De CFAR-nummer som finns för dina anställda presenteras i listan. Markera de CFARnummer där det finns avtal om helglön. Den här markeringen kommer att påverka filen och ge den information som SCB behöver angående om helglön finns i avtalet (bockat= Ja, en etta skapas i filen eller ej bockat= Nej, en tvåa skapas i filen). Egna anteckningar 14

Kontrolluppgift skapa fil Val Diskettfack tas bort I formuläret där du skapar fil för KU har valet för Diskettfack tagits bort. Detta val innebar en hårdstyrning till platsen A: som vi upplever sällan finns i datorer längre. Alternativen som kvarstår är Gemensam mapp (ett eller flera företag) där du som användare själv kan välja plats där din KU-fil ska lagras, samt Aktuell företagsmapp (ett företag) som hårdstyrt väljer sökvägen till företagsmappen för det företag du är inloggad i. CSR-förfrågan skapa fil Tydligare val för de olika filformaten Tidigare har det tredje alternativet haft benämning Diskettfack (ett eller flera företag). Denna benämning har nu ändrats till Mobilt media (gammalt format). Om du väljer att skicka din CSR-förfrågan via någon typ av mobilt media måste filen skapas med det gamla filformatet. Avser du att skicka din CSR-förfrågan via internet ska filen skapas med ett annat filformat (som följer XML-standard). Det här formatet fungerar endast då överföring görs via internet. Den nya benämningen tydliggör att det inte endast handlar om vald plats där filen skapas, det handlar om val av filformat. Urval fler alternativ har tillkommit Urval på e-postadresser samt markering för lönespec via e-post I vissa programrutiner eller på rapporter kan du behöva göra urval för att endast få med de personer du önskar. Vi har kompletterat listan för urval så att du nu kan göra urval på e-postadresser samt om markering finns för att skicka lönespec via e-post. 15

Avsluta inkomstår 2014 Börja med att uppdatera till programversion 2015.00. Uppdateringsfil samt instruktioner finns på vår hemsida www.kontek.se. På vår hemsida börjar du med att Logga in, och klickar därefter på Support, klicka på Support Kontek Lön (WIN), och därefter på Uppdateringar. Här hittar du programversion 2015.00. Att arbeta med kontrolluppgifterna När du ska arbeta med kontrolluppgifterna väljer du Årsrutiner i menyraden och alternativet Kontrolluppgift i menyn. 1. Lägg in eventuella kopplingar Om du har lagrat värden för kontrolluppgiften via Egen statistik på löneart eller via lönefälten L01-L08 (L01-L16 om du har Sesam) i Personalregistret, kan dessa värden överföras till kontrolluppgiften genom rutinen Kopplingar. Du kan använda dig av koppling för att överföra belopp till ruta 20, 21, 22, 25, 31, 32, 35 och 37, för att kryssmarkera ruta 48 samt för att överföra text till ruta 65 och 70. Övriga rutor (uppgifter) utöver ovan nämnda redovisas med automatik, dvs utan koppling, på kontrolluppgiften. 2. Granska kontrolluppgifterna Via rutinen Granska/Komplettera kan du se kontrolluppgifterna per anställd. Du har möjlighet att manuellt komplettera vissa uppgifter (vita rutorna) på den anställdes kontrolluppgift. Obs! Rutorna 08 och 09 Anställningstid fylls endast i vid anställning del av år. Om personen har flera anställningsperioder under året hämtar löneprogrammet automatiskt månaden från den första anställningsperioden och slutmånad från den sista anställningsperioden. Anställd som har betalat skuldränta till sin arbetsgivare och som ska redovisas på KU 25 (SKV 2336) noteras av programmet genom att i övre delen skriva ut texten Ränteuppgift finns! Du når avsedd kontrolluppgift genom att klicka på knappen KU 25. Annan kontrolluppgift än den vanliga? Om du har anställda som ska redovisas på annan kontrolluppgift än på KU10 (SKV 2300), ska du markera rutan Redovisas på annan kontrolluppgift. Kontrolluppgifter med denna markering kommer: ej att medtas vid utskrift av ordinarie kontrolluppgifter ej att medtas när filen skapas ej att ingå i slutsummeringen För att skriva ut underlag som hjälp för att fylla i t ex KU13 eller KU14 väljer du Underlag annan KU. 16

3. Skriv ut kontrolluppgifterna Via rutinen Utskrift skriver du ut kontrolluppgifterna till de anställda. Kontrolluppgifterna bör skrivas ut i två exemplar varav det ena lämnas till den anställde (inkomsttagaren) och det andra behålls av arbetsgivaren för arkivering. Exemplar till inkomsttagaren skrivs ut på Konteks limspec eller på vitt papper Arkivexemplaret skrivs lämpligast ut på vitt papper Kontrolluppgifterna kan även sändas till de anställda via e-post, på samma sätt som lönespecifikationerna. 4. Skapa fil för redovisning till Skatteverket Detta görs via rutinen Skapa fil. Kontrolluppgifter från flera företag kan samlas på samma fil. Om filen innehåller kontrolluppgifter sedan tidigare erhålls informationen Filen finns redan. Ska befintlig fil skrivas över eller utökas? För att lägga till flera företag i filen ska du besvara frågan genom att välja Utöka. 5. Skicka filen med kontrolluppgifterna via Internet Du som har tillgång till Internet, har en e-legitimation och avser att använda Skatteverkets filöverföringstjänst för redovisning av kontrolluppgifterna, väljer nu rutinen Skicka fil via Internet. För att komma till Skatteverkets filöverföringstjänst klickar du på knappen Internet. När du kommer in på Skatteverkets hemsida ska du logga in. Därefter följer du Skatteverkets anvisningar. När du använder Skatteverkets filöverföringstjänst för redovisning av kontrolluppgifterna är det två filer som ska lämnas: INFO.KU (innehåller uppgifterna om medielämnare) KURED (innehåller kontrolluppgifterna) Om du inte har tillgång till Internet kan du redovisa kontrolluppgifterna på mobilt medium (diskett, CD eller DVD). Datamediet ska förses med yttre märkning (etikett) som ska innehålla följande: Texten KU Texten Produktion Namn, adress och telefonnummer till kontaktperson Person-/organisationsnummer för medielämnaren Observera! Det här är sista året som SKV tar emot redovisning av kontrolluppgifter på mobilt medium. När du ska redovisa kontrolluppgifter för inkomstår 2015 måste du använda filöverföring. Kontrolluppgifterna ska vara insända till SKV senast den 31 januari 2015. Om du redovisar på diskett/cd/dvd skickar du den till Skatteverkets Inläsningscentral, Enhet 4300, 839 86 Östersund. (Inga brev eller meddelanden får bifogas datamediet). Skatteverket skickar alltid ett bekräftelsebrev om att datamediet är mottaget och inläst. Det är viktigt att du kontrollerar uppgifterna i bekräftelsen. Bekräftelsen skickas inom 10 dagar från det att Skatteverket erhållit ett datamedium. Om du inte får någon bekräftelse ska du kontakta Skatteupplysningen 0771-567 567. Fördelen med att använda filöverföringstjänsten på Internet är att du får en kvittens omgående på skärmen! 17

Att arbeta med Fora AFA-försäkringar Om du är arbetsgivare inom något av de tre elektrikeravtalen är det mycket viktigt att du har angivit Speciellt avtal för arbetarna. Fältet finns i Personalregistret på flik Årsuppgifter. Uppgiften redovisas i filen med löneuppgifter för arbetare. Anger ditt kollektivavtal att du ska göra avsättning för deltidspension då ska du se till att Kod för deltidspension är angiven för arbetarna inom detta avtal. Fältet finns i Personalregistret på flik Årsuppgifter. Koden redovisas i filen med löneuppgifter för arbetare. Du hittar Foras uppmärkningskoder för respektive kollektivavtal genom att söka på koder deltidspension på www.fora.se. Har du arbetare som är 65 år eller äldre och där anställningen fortfarande kvarstår, finns möjlighet att fortsätta tjäna in till Avtalspension SAF-LO om ni har ett avtal om detta. För att få med en sådan anställd i redovisningen till Fora ska markering göras i Personalregistret på flik Årsuppgifter. Bockrutan visas endast fr o m det år den anställde fyller 65 år. Markeras om avtal finns om fortsatt inbetalning till Avtalspension SAF-LO! När du ska arbeta med underlaget för AFA-försäkringarna och Avtalspension SAF-LO som du ska rapportera till Fora väljer du Årsrutiner i menyraden och alternativet Fora AFAförsäkringar. 1. Skriv ut underlaget för rapporteringen till Fora Via rutinen Utskrift underlag skriver du ut rapporten som dels ger ett underlag för Arbetarlöner (individuella) och dels Totala lönesummor för tjänstemän (i vissa fall även för arbetare). Underlaget Fora - Arbetarlöner (individuella) Här redovisas samtliga arbetare, födda 1932 eller senare, med inkomstuppgift. De individuella löneuppgifterna för arbetare ger underlag för både de slutliga premierna för avtalsförsäkringarna och underlag för Avtalspension SAF-LO. Redovisning av dessa uppgifter kan göras via fil, mer info kommer vid punkt 3. Om arbetaren har slutat och avgångsdatumet avser föregående år kommer löneprogrammet att automatiskt sätta slutdatum, på underlaget och i filen, till 2014-01-01. (Foras system tillåter inte datumuppgift som avser annat år än det aktuella inkomståret.) Underlaget Fora - Totala lönesummor Uppgifterna ligger till grund för premier och avgifter som arbetsgivaren ska betala. Här visas de totala lönesummorna som ska rapporteras till Fora (manuell rapportering). Lönesumman Samtliga tjänstemän med lön upp till 7,5 pbb ska endast redovisas om Fora efterfrågar denna lönesumma! Obs! Totala lönesummor ska inte rapporteras för arbetare om företaget har avtal om Avtalspension SAF-LO. 18

2. Vill du stämma av underlaget... kan du skriva ut en avstämningslista som redovisar varje person med de lönedelar som ingår i underlaget för de individuella arbetarlönerna och totala lönesummorna. Rapporterna för detta ändamål skriver du ut via rutinen Avstämningslista. 3. Skapa fil för Arbetarlöner (individuella) Detta görs via rutinen Skapa fil. Det är uppgifter för Arbetarlöner (individuella) som skapas i filen. Om företaget endast har tjänstemän eller inte har Avtalspension SAF- LO för sina arbetare, hoppar du över att skapa fil. Filen får endast innehålla ett företag/avtal. 4. Kontrollera filen När du har skapat filen kontrollerar du filen via rutinen Kontroll av fil. Kontrollen kan du även utföra direkt när du har skapat filen (vid punkt 3). 5. Rapportera slutliga löner till Fora Rapportering görs på www.fora.se. Här rapporterar du de totala lönesummorna för tjänstemän (manuell rapportering) samt de individuella arbetarlönerna genom att överföra fil (manuell rapportering är möjlig även här, men fil rekommenderas). För vissa avtal efterfrågas endast de totala lönesummorna för arbetare. Om företagets försäkringsavtal inte omfattar Avtalspension SAF-LO lämnas aldrig individuella löner för arbetarna. I dessa fall bifogar du inte någon fil utan rapporterar de totala lönesummorna för arbetare på samma sätt som för tjänstemän. Redovisningstidpunkt Slutliga löneuppgifter ska rapporteras till Fora mellan den 7 och 31 januari 2015. Skriv ut rapporter Årssammandrag för arkivering på individnivå Under Årsrutiner i menyraden finns Årssammandrag. Denna årsrapport är avsedd i första hand för arkivering på individnivå efter avslutat kalenderår. Rapportens första del innehåller de konstanter som har varit aktuella under inkomståret. Därefter redovisas de anställda med uppgifter som t ex bruttolön, förmån, skatt m.m. för inkomstår 2014. Om du importerar schema från ett försystem kan du vänta med utskrift av Årssammandragen till efter januarilönen 2015. Detta om du vill att redovisningen av Arbetade timmar och Arbetade dagar på Årssammandraget ska vara komplett. I januarilönen importeras normalt schema som avser december (vilket uppdaterar Arbetade timmar och Arbetade dagar för december 2014). Semesterskuld per 31 december Om du inte redan har skrivit ut en total semesterskuld per den sista december kan det vara lämpligt att göra det nu. Semesterskulden beräknar värde för kvarvarande och sparad semester enligt aktuella semestersaldon i Personalregistret. Det innebär att du inte kan erhålla en korrekt semesterskuld per den sista december i efterhand (alltså när du har hunnit fastställa löner för 2015 och de anställda har tagit ut semester). 19

Förbereda inkomstår 2015 När du har installerat den nya årsversionen kan du starta upp inkomstår 2015 och påbörja arbetet med att förbereda det nya inkomståret. Följande beskrivning ska utföras innan du räknar den första lönen på det nya inkomståret. 1. Ta en säkerhetskopia Denna säkerhetskopia ger dig möjlighet att ångra att inkomstår 2015 är startat. Kopian kan även sparas som årskopia på inkomstår 2014. 2. Starta nytt år För att starta ett nytt inkomstår väljer du Årsrutiner i menyraden och alternativet Starta nytt år i menyn. I samband med att du startar inkomstår 2015 sker följande: Anställdas inkomstuppgifter för år 2013 kommer att sparas under Arkiverade år. Personer med avgångsdatum under år 2013 (eller tidigare) kommer att sparas under Arkiverade år. I Företagsregistret uppdateras konstanterna som finns på flik Uppdateras av Kontek med de nya värden som gäller för år 2015. Lönearter med status Borttages och som inte är använda senaste året (2014) raderas. Personer födda 1949 sätts automatiskt till den arbetsgivaravgift som gäller för denna åldersgrupp födda 1938-1949. Personer födda 1988 sätts automatiskt till full arbetsgivaravgift. Personer födda 1949 sätts automatiskt till skattetabellens kolumn 3. Säkerhetskopiera Arkiverade år Om du har arbetat med Kontek Lön under år 2013 har detta inkomstår lagrats under Arkiverade år i samband med att du startade nytt år. Det är nu lämpligt att du tar en säkerhetskopia på samtliga arkiverade år, ett år i taget. I rutinen Säkerhetskopiera klickar du på knappen för Inställningar. Här kan du sedan välja ditt Arkiverade år, ett i taget, och skapa en säkerhetskopia. 20

3. Läs in CSR-svar Oavsett om du hämtar svarsfilen via internet eller om du har fått CSR-svaret på din diskett, CD eller DVD ska den användas för uppdatering av skatteuppgifterna i Personalregistret. För att läsa in CSR-svaret väljer du Årsrutiner i menyraden och alternativet CSR-svar i menyn. Ange sökvägen där du har sparat svarsfilen. När rätt sökväg och fil är angiven kan du skriva ut en Kontrollista på svarsfilen samt välja att Uppdatera. 4. Registervård Företag Arbetsgivaravgifter Kontek Lön version 2015.00 uppdaterar de lagstadgade arbetsgivaravgifterna för det nya inkomståret. Du kontrollerar %-satserna genom att gå till flik Lagst.avgifter. (För födda 1989- om ni är ett företag utan fast driftställe i Sverige görs uppdatering av avgiften manuellt). Inkomstgräns idrottsutövare (belopp) Denna punkt gäller endast ideell förening som betalar ersättning till idrottsutövare. Det nya årets inkomstgräns, ett halvt prisbasbelopp, uppdateras också automatiskt. Du kontrollerar uppgiften på fliken Lagst.avgifter. 5. Registervård Schemamallens Fridagskalender Om du använder schemamallar i Kontek Lön kräver Fridagskalendern en viss registervård varje år om företaget har helt eller delvis arbetsfria dagar utöver (eller helt avvikande) de helgdagar som Kontek bevakar. Via Schemamallen och vid delen för Fridagskalender klickar du på knappen med en röd pil för att registervårda arbetsfria dagar. 6. Registervård Personal Bilförmåner För anställda med tjänstebil (bilförmån) ska månadsvärdet räknas om enligt gällande statslåneränta, prisbasbelopp och listpris. Har du lagrat uppgifterna om bilmärke, modellkod, drivmedel, nybilspris och eventuell extrautrustning får du en automatisk uträkning av bilförmånsvärdet i löneprogrammet. Kom ihåg att kontrollera/justera eventuella nettolöneavdrag för förmånsbilen! 21

Engångsskatt Procentsatserna för engångsskatt förändras ofta efter årsskiftet. Har du anställda där underlaget för engångsskatt sköts manuellt måste procentsatserna ses över. Tips! Aktuella procentsatser finns i våra hjälptexter. För att direkt nå tabell för engångsbelopp som visar inkomstintervall med respektive procentsats, kan du ställa markören i fältet Årslön/% och trycka på tangenten F1. 7. Registervård Lönearter Ändringar i lokala eller centrala avtal kan medföra att lönearter behöver ses över och ändras. Exempel: Lönearter för fackavgift Övriga lönearter med fasta värden i beräkningsformeln Du som har valt att lägga in fasta värden för antal, a-pris eller belopp på lönearter via egna konstanter gör eventuella förändringar i Företagsregistret på fliken Konstanter som Uppdateras av användaren. Lönearter som innehåller konstanter som Uppdateras av Kontek behöver inte ändras. Dessa värden uppdaterades i samband med att du installerade årsversionen. Om du använder funktionen Collectum i löneprogrammet och om de anställda som följer ITP 2 har rörliga lönedelar som är pensionsmedförande, kan du redan i januari rapportera ny årslön (då det nya snittet av rörlig lön räknas fram). Ersättning för jour, OB-tillägg, beredskap, skiftformstillägg samt restid hämtas från föregående år (2014) och kan då också rapporteras redan från januari. Om de anställda senare under året får en lönerevision, ska den nya årslönen rapporteras per lönerevisionsdatumet för dessa. 22

Arkivering Årsrapporterna Avslutningsvis, för att runda av arbetet med årsskiftet, så har du nu ett antal årsrapporter som ska arkiveras: Kontrolluppgifterna Underlaget för redovisningen till Fora (AFA-försäkringarna och Avtalspension SAF-LO) Listan som du skriver ut i samband med inläsning av CSR-svar Årssammandrag (på individnivå) Årskopia (säkerhetskopia på programmet) Säkerhetskopior som bör arkiveras: Säkerhetskopia Årskopia på det avslutade inkomståret 2014 Säkerhetskopia Kopior på samtliga Arkiverade år Checklista avsluta 2014 och förbereda 2015 Arbetsmoment i årsskifteshanteringen Sidhänvisning Uppdatera till version 2015.00 16 Lämna kontrolluppgifter till anställda 16-17 Redovisa kontrolluppgifter till SKV 17 Rapportera slutliga uppgifter till Fora 18-19 Skriv ut Årssammandrag (per individ) 19 Skriv ut Semesterskuld per sista december 19 Säkerhetskopiera inkomstår 2014 20 Starta inkomstår 2015 20 Säkerhetskopiera Arkiverade år 20 Läs in CSR-svar 21 Kontroll/underhåll i register 21-22 Arkivera rapporter + s-kopior 23 Klart X Datum 23