Varberg och Falkenbergs kommuner Plats och tid Sammanträdesrum Albertina, Norrgatan 16, kl. 13:00-14:45 ande Ersättare - ej tjänstgörande Lena Carlbom, ordförande, Falkenberg (C) Ulla Svensson, vice ordförande, Varberg (S) Ingemar Andersson, Varberg (C) Ingegerd Rönnbäck, Falkenberg (S) Rune Samuelsson, Falkenberg (M) Madelene Thomsen, Varberg (M) Malin Kjellberg, Varberg (S) Anna Bresche, Falkenberg (S) Övriga deltagande Utses att justera Margareta Rothell, chef överförmyndarförvaltningen Annika Källberg Haknert, sekreterare Britt Skogqvist, handläggare Ingegerd Rönnbäck Sekreterare Annika Källberg Haknert Paragraf 7-32 Ordförande Lena Carlbom Justerande Ingegerd Rönnbäck Organ Sammanträdesdatum 2015-03-02 BEVIS/ANSLAG Justering har tillkännagivits genom anslag Överförmyndarnämnden Datum för anslags Datum för anslags uppsättande 2015-03-16 nedtagande 2015-03-31 Förvaringsplats för protokoll Överförmyndarnämndens kansli, Norrgatan 16 Underskrift Annika Källberg Haknert
Öfn 7 Ordförandebeslut - det finns inget beslut att rapportera.
Sekretessärende som beslutas av nämnd i mars 2015 Öfn 8 Samtycke till försäljning av bostadsrätt, ärende nr 3862 Överförmyndarnämnden beslutar i enlighet med förvaltningens förslag. Öfn 9 Samtycke till försäljning av fastighet, ärende nr 586 Överförmyndarnämnden beslutar i enlighet med förvaltningens förslag. Öfn 10 Föreläggande vid vite, ärende nr 339 hänskjuta ärendet samt bestämmande av generella vitesbelopp till nästa sammanträde. Öfn 11 Samtycke till placering, ärende nr 570 Överförmyndarnämnden beslutar i enlighet med förvaltningens förslag. Öfn 12 Samtycke till ansökan om uttag, ärende nr 412 Överförmyndarnämnden beslutar i enlighet med förvaltningens förslag.
Öfn 13 Samtycke till egendomens fördelning vid arvskifte, ärende nr 3272 Överförmyndarnämnden beslutar i enlighet med förvaltningens förslag. Öfn 14 Samtycke till upprättande av skuldebrev med panträtt i fastighet, ärende nr 3562:2 Överförmyndarnämnden beslutar i enlighet med förvaltningens förslag. Öfn 15 Samtycke till upprättande av skuldebrev med panträtt i fastighet, ärende nr 3562:3 Överförmyndarnämnden beslutar i enlighet med förvaltningens förslag. Öfn 16 Förtydligande av uppdragets omfattning och förvaltarens redovisningsskyldighet, med anledning av förvaltarens begäran om nämndens ursäkt, ärende nr 699/1003 Överförmyndarnämnden beslutar i enlighet med förvaltningens förslag. Öfn 17
- Höja arvodet avseende sluträkningen i ärendet, när det gäller delen sörja för person, med anledning av gode mannens extra ordinära insatser. - Arvodet bestäms till 8 timmar á 200kr.
Öfn 18 - teckna personuppgiftsbiträdesavtal för Netpublicator. - Godkänna risk- och sårbarhetsanalys Netpublicator - Överförmyndarnämnden ledamöter ska erhålla läsplattor där såväl underlag inför sammanträden som protokoll ska finnas tillgängliga. Varbergs kommun har tecknat ett avtal med Netpublicator Apps AB. Avtalet gäller programmet Netpublicator som används för möteshandlingar. Netpublicator är en så kallad molntjänst. Molntjänst innebär att exempelvis processorkraft, lagring och funktioner tillhandahålls av leverantör som tjänster över Internet. Den som använder en molntjänst för personuppgiftsbehandling är personuppgiftsansvarig för behandlingen även om den utförs av molntjänstleverantören eller dess underleverantörer. Leverantören och alla underleverantörer som anlitas för behandlingen är den personuppgiftsansvariges personuppgiftsbiträden. Det är den personuppgiftsansvarige som ansvarar för att personuppgiftslagen och andra lagar följs. Innan en molntjänst tas i bruk ska den personuppgiftsansvarige bl.a. göra en riskoch sårbarhetsanalys för att bedöma om det är möjligt att anlita molntjänstleverantören för behandling av de tänkta personuppgifterna. Resultatet finns redovisat i bilagan Risk- och sårbarhetsanalys Netpublicator. När det behandlas känsliga personuppgifter, t.ex. uppgifter om hälsa, brottsuppgifter och sekretesskyddade uppgifter, kräver Datainspektionen att det ska finnas stark autentisering vid överföring av uppgifter i öppet nät och att uppgifterna ska skyddas med kryptering. Netpublicator uppfyller dessa krav. Överväganden teckna personuppgiftsbiträdesavtal för Netpublicator. godkänna risk- och sårbarhetsanalys angående Netpublicator samt att besluta om att överförmyndarnämndens ledamöter ska erhålla läsplattor där underlag till sammanträden samt protokoll ska finnas tillgängliga.
Öfn 19 Övriga ärenden - Det finns inget beslut att fatta. På förekommen anledning tas frågan upp varför sammanträdet som varit fastställt till den 23 februari har flyttats till den 2 mars 2015. Lena Carlbom och Margareta Rothell blev kallade till ett budgetmöte i Falkenberg den 23 februari 2015, vilket har föranlett att ändring av sammanträdesdag skett. I fortsättningen ska sammanträdesdagarna hållas. Sammanträden under 2015 är bestämda att hålla kl 13:00 i sammanträdesrum Albertina, Norrgatan 16 i Varberg följande dagar; 30 mars, 27 april, 25 maj, 15 juni, 31 augusti, 28 september, 26 oktober, 30 november samt 14 december.
Öfn 20 - En telefonlista på samtliga nämndsledamöter ska upprättas och distribueras till ledamöterna. På förslag från Ingegerd Rönnbäck beslutas att en telefonlista över samtliga nämndsledamöter ska upprättas och distribueras till ledamöterna i nämnden.
Öfn 21 Övriga ärenden - Det finns inget beslut att rapportera. Det har vid tidigare sammanträde tagits upp fråga kring huruvida en ställföreträdare som har ett uppdrag som revisor i Falkenbergs kommun kan anses vara jävig. Eftersom den gemensamma överförmyndarnämnden ska granskas av Varbergs kommuns revisorer uppkommer ingen jävsituation för ställföreträdaren.
Öfn 22 -det finns inget beslut att rapportera. Ingegerd Rönnbäck undrar huruvida revisionsrapport från 2014 avseende Falkenbergs kommun har tillställts Överförmyndarnämnden. Revisionsrapporten ska tas upp i kommunfullmäktige i april och ska dessförinnan ha tillställts överförmyndarnämnden. Margareta Rothell och Lena Carlbom har inte hört något kring detta. Lena Carlbom undersöker frågan.
Öfn 23 - Det finns inget beslut att rapportera. Lena Carlbom och Margareta Rothell informerar nämnden att de finns ett förslag på att 900.000kr av överförmyndarnämnden i Falkenbergs underskott från 2014 ska följa med till kommande år. Frågan är ännu inte avgjord. Ärendet har överlämnats till tjänstemän inom ekonomifunktionen för att föra en vidare diskussionen kring detta.
Öfn 24 - Det finns inget beslut att rapportera. Fråga kring hur nämndsledamöterna ska redovisa sin begäran om arvode för nämndsammanträde uppkommer. Sammanfattningsvis kommer tillsvidare de ledamöter från Falkenberg som begär reseersättning att fylla i en blankett för detta vid varje nämndsammanträde. Denna blankett vidarebefordras av nämndsekreteraren till arbetsgivarenheten i Falkenberg tillsammans med närvarolista där ersättning för sammanträdet redovisas. För ledamöter från Varbergs kommun meddelar de nämndsekreteraren i de fall de yrkar reseersättning. Arvode för detta samt för sammanträdet redovisas av nämndsekreteraren till lönekontoret. I de fall det är aktuellt med arvode för kurstillfällen mm lämnas ifyllda blanketter för detta till nämndsekreteraren för vidarebefordran till respektive kommuns lönekontor/arbetsgivarenhet efter att ordföranden attesterat reseräkningen.
Öfn 25 - Förtydliga att ersättningsregler för ställföreträdare 2014-12-17, gäller från och med den 1 januari 2015. På förekommen anledning beslutar överförmyndarnämnden om förtydligande att ersättningsregler till ställföreträdare daterade 2014-12-17 gäller från och med den 1 januari 2015.
Öfn 26 - Det finns inget beslut att rapportera. Margareta Rothell informerar överförmyndarnämnden om att E-tjänster som tagits fram tillsammans med kommunerna i Hylte, Laholm och Halmstad kommer att lanseras den 18 mars 2015.
Öfn 27 - förnärvarande är det inte aktuellt att nämndsledamöterna blir medlemmar i Föreningen Sveriges Överförmyndare. Margareta Rothell informerar nämnden om att Föreningen Sveriges Överförmyndare (FSÖ) har kommit ut med information kring föreningen och om de årliga studiedagarna. Medlemsavgiften är 500kr/person. Studiedagarna kommer i år att hållas i Uppsala i slutet av augusti. Avgiften till studiedagarna är lägre för medlemmar. det förnärvarande inte är aktuellt att nämndsledamöterna blir medlemmar i FSÖ.
Öfn 28 - Det finns inget beslut att rapportera Margareta Rothell informerar nämnden om att det kommit en inbjudan till föreläsning den 25 mars angående LSS som arrangeras av FUB i Falkenberg. Föreläsningen hålls i Kyrkans hus på Sandgatan i Falkenberg. Margareta Rothell har vidarebefordrat informationen till respektive nämndsledamot som om de vill gå på föreläsningen själv anmäler sig direkt till arrangören.
Öfn 29 - Det finns inget beslut att rapportera. SKL har en utbildning som riktar sig till bl a ledamöter i överförmyndarnämnder och tjänstemän på överförmyndarförvaltningar. Jan Wallgren ska hålla en motsvarande kurs den 16-17 april. Eftersom kurstillfället på SKL:s kurs den 4-6 mars var fullbokad ska Ingegerd Rönnbäck anmälas till Jan Wallgrens kurs den 16-17 april.
Öfn 30 - Det finns inget beslut att rapportera. Margareta Rothell och Lena Carlbom informerar överförmyndarnämnden om att det enligt samverkansavtalet som är upprättat mellan kommunerna är Varbergs kommun som i egenskap av värdkommun för nämnden har att fastställa budgeten för överförmyndarnämndens verksamhet efter samråd med Falkenbergs kommun. Fortsättningsvis blir det således enklare att följa upp budgeten eftersom den nu är samlad på ett ställe.
Öfn 31 - Det finns inget beslut att rapportera Fråga kom upp på mötet kring handhavande av de underlag till sammanträde samt protokoll som nämndsledamöterna förnärvarande erhåller i pappersform. Handlingarna innehåller känsliga uppgifter och sekretessbelagda uppgifter som inte ska spridas vidare. Diskussion kring hur handlingarna när sammanträdet har varit ska hanteras. De ledamöter som vill behålla handlingarna till dess att protokollet har justerat tar hem handlingarna och ansvarar själva för dessa. Ledamöterna kan själv strimla handlingarna. I åtminstone Falkenberg finns möjligheten att gå till kommunens serviceavdelning och lämna in handlingarna för strimling. De ledamöter som vill lämna ifrån sig handlingarna direkt gör detta till tjänstemännen på överförmyndarnämnden som i dagsläget får hantera strimling av handlingarna. Efter att överförmyndarnämnden tagit läsplattor i bruk kommer troligtvis hantering av beslutsunderlag och protokoll i pappersform att upphöra.
Öfn 32 - Sekretessärenden ska inte publiceras på respektive kommuns hemsida. Överförmyndarnämndens protokoll innehåller mycket känsliga och sekretessbelagda uppgifter. Med anledning av detta finner överförmyndarnämnden att det inte är lämpligt att dessa publiceras på respektive kommuns hemsida även om de först maskar de känsliga och sekretessbelagda uppgifterna. Protokollen hålls efter att de har justerat tillgängliga på överförmyndarförvaltningen. sekretessärenden inte ska publiceras på respektive kommuns hemsida. I det fall det finns ett intresse att ta del av handlingarna får vederbörande vända sig till överförmyndarförvaltningen i aktuellt ärende. En sekretessprövning görs innan handlingarna lämnas ut.